WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents ? Et pourquoi est-il utile ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Qu'est-ce que les Systèmes de Gestion de Documents (SGD) ?

Ce sont systèmes qui proposent une multitude d'options, de fonctions et de capacités supplémentaires, ce qui leur a valu d'autres noms et désignations tels que gestion de contenu d'entreprise (ECM), gestion de l'information d'entreprise (EIM) et gestion intelligente de l'information (IIM).De nombreux systèmes de gestion de documents vont au-delà des fonctionnalités de base pour inclure des flux de travail liés aux documents. 

Le terme de gestion documentaire fait souvent référence à une stratégie globale sur la manière dont une entreprise stocke, gère et suit ses documents électroniques.

Logiciel d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet  d'organiser, de sécuriser, de stocker, de capturer, de numériser et d'étiqueter des documents.

Comment fonctionne un Système de Gestion de Documents ?

Un Système de Gestion de Documents a trois fonctions principales : la capture, le stockage et la distribution de documents. Encore une fois, dans sa définition la plus élémentaire, un système de gestion de documents devrait au moins faire ces trois choses correctement.

Les Systèmes de Gestion de Documents doivent capturer des documents de n'importe quelle source

Un système de gestion de documents doit permettre de saisir des documents et des fichiers provenant de sources diverses. Certaines sources peuvent inclure :

• Scanner, capturer et numériser à partir de fichiers papier.
• Courriels et pièces jointes
• Applications externes telles que CRM ou ERP
• Contenu généré par l'utilisateur et enregistré nativement dans le système de gestion de documents.

Une fois que les documents sont chargés dans le SGD à partir de n'importe quelle source, le SGD doit offrir un moyen d'indexer et de classer ces documents souvent avec des métadonnées.

Les systèmes de gestion documentaire doivent servir de référentiel central

L'une des fonctions de base d'un Système de Gestion Documentaire est de servir de plaque tournante le dépôt central pour les fichiers de l'entreprise. De nombreux systèmes de gestion documentaire de base nécessitent un projet de migration massive pour transférer tous les documents essentiels à l'entreprise dans le système.  

Le logiciel d'Archivage et de gestion intelligente et avancée de documents de WEBGRAM, (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, se connecte aux référentiels existants en appliquant des métadonnées et des relations aux documents stockés dans d'autres systèmes.

La sécurité de l'information doit être l'un des aspects du stockage. Un lieu de stockage central permet de protéger les informations de l'entreprise contre les acteurs malveillants. Grâce à des permissions dynamiques avancées, les organisations peuvent contrôler qui a accès à certains documents ou catégories de documents.

Les Système de Gestion de Documents doivent faciliter la recherche et la récupération des documents.

Un Système de Gestion de Documents doit permettre aux utilisateurs de trouver facilement les informations. Grâce aux métadonnées, tous les fichiers sont étiquetés de manière à pouvoir être trouvés par une multitude de paramètres. Par exemple, les métadonnées d'une facture peuvent être étiquetées de la manière suivante :

• Parties à la facture
• Dates importantes
• Le montant
• Unité commerciale ou département
• Description des services rendus ou des produits achetés

Avec toutes ces informations attachées aux métadonnées du document, les recherches donnent de meilleurs résultats et les utilisateurs peuvent récupérer les documents plus rapidement et plus simplement. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, possède la meilleure fonction de recherche avancée  et multicritère de documents.

A quoi servent les systèmes de gestion de documents ?

Un Système de Gestion Documentaire est utilisé pour organiser, sécuriser, numériser et classer automatiquement les documents de l'entreprise, afin d'en faciliter l'accès, la modification et le partage. À l'origine, les Systèmes de Gestion de Documents sont nés lorsque les entreprises ont cherché à s'éloigner d'un bureau basé sur le papier avec des chemises en papier et des classeurs. Depuis lors, la Gestion des Documents a pris une place plus centrale dans la pile technologique de l'entreprise, facilitant les flux de travail et reliant des référentiels disparates en un hub central.

Quels sont les types de systèmes de gestion de documents ?

Il existe plusieurs types de Systèmes de Gestion de Documents, en fonction de leur classification.

Système de Gestion Documentaire dans le nuage ou sur site

À quoi ressemble votre environnement informatique préféré : basé sur le cloud, sur site ou hybride ?

Les Systèmes de Gestion de Documents basés sur le cloud stockent vos fichiers dans le cloud, ce qui les rend accessibles partout où il y a une connexion Internet.

Certaines entreprises peuvent avoir besoin d'une gestion de documents sur site, où les fichiers sont stockés sur un serveur local. Cela peut être nécessaire lorsque certaines réglementations imposent un stockage local ou lorsque certains pays exigent la souveraineté des données, par exemple.

Une GED hybride permet de combiner les deux options.

Système de Gestion de Documents basé sur des dossiers ou sans dossier

Certains Systèmes de Gestion de Documents sont basés sur des dossiers, c'est-à-dire qu'ils utilisent simplement les structures traditionnelles de dossiers et de sous-dossiers au sein du système.

Quelles sont les principales caractéristiques d'un système de gestion de documents efficace ?

Comme nous l'avons mentionné, un système de gestion de documents peut avoir plusieurs caractéristiques qui permettent de mettre en place des pratiques de gestion de l'information plus intelligentes. Voici quelques-unes des principales caractéristiques à explorer dans un SGD :

La recherche : Un SGD efficace aide les utilisateurs à trouver des documents et des informations sur la base d'identifiants de documents, de métadonnées, de relations et de contenu.

Métadonnées : 93% des travailleurs sont incapables de trouver un document parce qu'il a été mal nommé ou classé. Dans une GED, comme les informations sont étiquetées avec des métadonnées en fonction de ce qu'elles sont, la même information peut être recherchée et trouvée en utilisant différents critères selon le cas d'utilisation. Des informations uniques apparaissent dynamiquement là où elles sont nécessaires, sans doublon.

Intégrations : De nombreux Systèmes de Gestion de Documents s'intègrent à d'autres systèmes et référentiels d'entreprise - courrier électronique, dossiers réseau, CRM, ERP, ECM hérités et autres.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de la fonctionnalité de traçabilité qui permet de suivre toutes les actions menées au sein du logiciel par qui et quand.

Prise en charge de la conformité réglementaire : Si vous opérez dans un secteur réglementé, un système de gestion de documents peut contribuer à réduire le risque de non-conformité. Les utilisateurs peuvent automatiser les pistes d'audit et gérer les informations et les flux de travail associés conformément aux règles de conformité.

Évolutivité : Lors du choix d'un Système de Gestion de Documents, une entreprise doit prêter attention à l'évolutivité de ce système. Au-delà des besoins actuels, il faut trouver un Système de Gestion Documentaire doté de fonctions avancées permettant de faire face à la croissance ou au changement des entreprises.

Sécurité : Un SGD doit offrir des fonctions de sécurité robustes, telles que des fonctions d'autorisation et de contrôle d'accès, des pistes d'audit, une authentification fédérée, un cryptage des fichiers d'entreprise en transit et au repos, une détection des intrusions, une prévention des pertes de données, une haute disponibilité, etc.

Facilité d'utilisation : Puisqu'un SGD devient une technologie de base pour l'entreprise, il est important que l'expérience utilisateur soit excellente avec une accessibilité facile, peu ou pas de temps d'arrêt et des fonctionnalités simples à utiliser. Les employés doivent pouvoir accéder facilement aux fichiers, les gérer et y naviguer.

Collaboration : Une GED doit permettre aux utilisateurs de partager et de collaborer facilement sur des documents, grâce à des fonctions telles que la Gestion de Documents de projet, le suivi des tâches, les flux de travail, la co-création et le partage aisé de documents entre utilisateurs.

Intelligence du contenu : Certains Systèmes de Gestion Documentaire avancés font appel à l'intelligence artificielle. L'intelligence artificielle peut aider à classer les documents en renseignant les champs de métadonnées, à rechercher certaines données dans les fichiers et à séparer les données critiques de l'encombrement.

Flux de travail : La gestion manuelle des processus quotidiens n'est pas une bonne utilisation du temps. Une GED avec automatisation des flux de travail permet de garantir la cohérence en vérifiant que chaque étape d'un processus métier est respectée. Les flux de travail automatisés rationalisent les processus commerciaux courants, comme l'approbation des contrats, le contenu contrôlé et la facturation, en envoyant une notification lorsqu'une tâche doit être traitée.

Travail à distance : Une GED basée sur le cloud permet aux utilisateurs d'accéder aux fichiers depuis n'importe où et souvent depuis n'importe quel appareil - ce qui permet de travailler à distance n'importe où : au bureau, à la maison, à l'aéroport, à l'hôtel, au café... n'importe où.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un système de gestion documentaire ?

Un SGD doit rendre le travail plus facile, plus productif et plus efficace, en épargnant au personnel des heures de tâches fastidieuses et l'exaspération de ne pas trouver rapidement les documents dont il a besoin. Les principaux avantages sont les suivants :

Productivité accrue

Lorsque les employés passent moins de temps à chercher des documents ou à s'occuper de tâches manuelles et répétitives, ils ont plus de temps à consacrer à des tâches à valeur ajoutée.

Diminution des risques de sécurité

La sécurisation des informations et l'application de contrôles d'accès dynamiques réduisent les risques et l'exposition à la sécurité des informations. En cas d'incendie ou d'inondation imprévus, la reprise après sinistre est simple lorsque les documents sont stockés dans le cloud.

Amélioration des mesures de conformité

Les exigences de conformité pour de nombreux documents commerciaux peuvent être compliquées et difficiles. Une GED aide les organisations à éviter les amendes, les licences révoquées ou même la responsabilité pénale en automatisant les documents clés pour répondre aux exigences réglementaires.

Recherche de documents rapide et facile

Selon Forrester, les employés passent en moyenne 18 minutes à chercher un document. Une GED basée sur les métadonnées permet de trouver rapidement et facilement le bon document.

Collaboration améliorée

Une GED facilite le partage d'informations et la collaboration, en permettant aux documents provenant de différentes sources d'être accessibles depuis plusieurs endroits. Les utilisateurs peuvent partager des documents, surveiller les flux de travail, co-rédiger des documents et bien plus encore

Comment développer un cadre de suivi-évaluation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet.  Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, fait interagir les bénéficiaires, les bénévoles, les administrateurs, les organisations partenaires ou les bailleurs de fonds.

Idéalement, rédigez votre cadre avant le début de votre projet afin de vous assurer que vous collectez les données appropriées dès le départ.

Ce dont vous aurez besoin

• Utilisez un outil de planification

Soyez clair sur ce que vous essayez d'atteindre. La plupart des organisations sont animées par un sens clair de l'objectif et de la mission partagée, mais cela n'est pas toujours consigné sur papier. Cela peut entraîner des problèmes lorsque vous décidez des données à collecter pour votre évaluation.

Vous pouvez utiliser un triangle de planification ou une théorie du changement pour commencer.

• Décrivez vos résultats

Les résultats sont les biens, produits et services que vous fournissez. Si vous avez développé un Triangle de planification, vous pouvez générer une liste de résultats en examinant vos objectifs. Vos objectifs décrivent un domaine de travail planifié - vos résultats sont tous les biens, produits et services qui relèvent de ces domaines.

Exemple

Les produits comprennent des séances de soutien individuel et des cours de mathématiques et d'alphabétisation.

Définir des indicateurs de résultats

Les indicateurs de production sont des éléments d'information spécifiques que vous recueillez pour suivre et rendre compte du travail que vous avez fourni. Les indicateurs de sortie vous donnent des informations sur :

• les résultats que vous avez fournis
• à qui vous les avez fournis
• si les personnes ou les organisations auxquelles vous les avez fournis sont satisfaites et pensent que votre travail est de bonne qualité.

Certains résultats vous intéresseront plus que d'autres. Fixez des priorités réalistes pour la mesure et essayez de limiter le nombre d'indicateurs de résultats que vous définissez.

Exemple

Produit (le bien, le service ou le produit fourni) Indicateur (que mesurerons-nous ?)

Séances de soutien individuel - Nombre de séances organisées

• Lieu des sessions
• Nombre de personnes soutenues
• Profil des personnes aidées (âge, sexe, origine ethnique, sexualité, handicap, antécédents professionnels)
• Niveau de satisfaction des utilisateurs

De nombreux bailleurs de fonds et commissaires demandent des informations spécifiques sur le profil des personnes auxquelles vous fournissez vos services. Il peut s'agir de l'âge, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'origine ethnique ou des croyances religieuses. Plus important encore, vous aurez besoin de ces informations pour comprendre si votre service est accessible ou non à toutes les personnes que vous souhaitez atteindre.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de définir des indicateurs pour les projets et de définir les statuts et états d'avancement des projets.

Décrivez vos résultats

Les résultats sont les changements qui résultent de votre travail.

Si vous avez développé un Triangle de planification, vous pouvez générer une liste de résultats en décomposant vos objectifs spécifiques. Examinez vos objectifs spécifiques, qui décrivent les grands domaines de changement que vous prévoyez de réaliser, et notez tous les changements individuels liés à ces domaines. 

Assurez-vous de:

• de définir clairement vos résultats. Évitez les résultats vagues tels que "les utilisateurs du service se sentent plus autonomes". Que signifie cette autonomisation pour les utilisateurs ? Quels sont les changements qui en résultent pour eux ? Plus vos résultats sont faciles à comprendre, plus ils seront faciles à mesurer.
• de décrire des changements uniques. Les résultats composites contenant plus d'une idée sont difficiles à mesurer.
• de ne pas formuler de changements importants et complexes. Par exemple, au lieu d'un résultat "amélioration du bien-être", demandez-vous si vous voulez dire amélioration du bien-être physique, mental ou émotionnel.

Les résultats doivent décrire les changements que vous souhaitez créer, et non le travail que vous réalisez. Faites attention à ne pas rédiger des résultats qui concernent l'accès à vos services. Si vous organisez des ateliers de formation, par exemple, il n'est pas vraiment utile de mesurer le résultat "accès accru aux ateliers de formation". Cela ne vous dit rien sur ce qui a changé pour les gens grâce à votre travail. Il peut y avoir une exception à cette règle si vos utilisateurs sont très difficiles à engager, et que le fait de les faire accéder à un service signifie un réel changement pour eux. C'est le cas, par exemple, des sans-abri qui n'ont jamais eu accès à un centre de jour et qui se sentent mal à l'aise à l'intérieur.

Une bonne pratique consiste à inclure les résultats négatifs possibles dans votre cadre. Cela vous aidera à vérifier que votre travail n'a pas d'effets indésirables. 

Examinez quels résultats sont prioritaires pour la mesure, il est peu probable que vous puissiez consacrer du temps à mesurer tout ce qui change. Les résultats prioritaires peuvent

• être au cœur de votre travail
• représenter le "résultat final" d'une chaîne de petits changements
• débloquer d'autres résultats
• être utiles pour attirer des financements ou rendre compte aux financeurs existants.

Exemple

Les résultats comprennent : l'amélioration des compétences en mathématiques, l'amélioration des compétences en lecture et en écriture, l'amélioration des compétences en matière de recherche d'emploi, l'amélioration de la confiance en soi lors des entretiens.

Définir des indicateurs de résultats

Les indicateurs de résultats sont des éléments d'information spécifiques et mesurables que vous pouvez recueillir pour suivre l'évolution de votre travail. Ils vous indiquent si vous atteignez ou non vos résultats et dans quelle mesure le changement s'est produit.

La définition d'indicateurs de résultats est très utile pour décider ce qu'il faut mesurer et ce qu'il ne faut pas mesurer. La rédaction d'une liste claire d'indicateurs facilitera grandement l'élaboration d'outils de collecte de données (tels que des questionnaires).

Passez en revue votre liste de résultats prioritaires et réfléchissez bien aux informations que vous devez recueillir comme preuve du changement.

Vos indicateurs de résultats doivent :

• Etre exprimés dans un langage neutre. Ils peuvent être formulés comme "niveau de", "nombre de", "type de" ou "fréquence". Contrairement aux résultats, les indicateurs de résultats ne doivent pas utiliser un mot qui indique un changement, comme "augmenté" ou "amélioré". En effet, vous devez collecter les données avant de savoir si l'augmentation ou l'amélioration prévue s'est produite ou non.
• Etre adaptés à votre contexte. Il existe des banques d'indicateurs en ligne, mais elles ne sont utiles que si les indicateurs sont adaptés au type de travail que vous effectuez, aux personnes que vous soutenez et aux changements que vous souhaitez créer. Réfléchissez bien à vos résultats. Quels sont les signes qui indiquent que vous avez réussi ? Comment pouvez-vous savoir si vous avez progressé ? Les réponses à ces questions constituent généralement de solides indicateurs.
• Une bonne pratique consiste à définir au moins deux indicateurs pour mesurer chaque résultat. En élaborant vos indicateurs, vous pouvez :
• Combiner des chiffres (données quantitatives) et des descriptions ou des récits (données qualitatives) pour vous donner une image plus complète de ce qui a changé.
• combiner différentes perspectives. 
• Combinez les indicateurs subjectifs et objectifs. Cela peut donner une image plus solide de l'existence ou non d'un changement. Par exemple, si nous voulions savoir si les personnes travaillant dans des organisations bénévoles avaient amélioré leurs compétences en matière de demande de subventions, nous pourrions leur demander dans quelle mesure elles se sentiraient confiantes pour faire une demande de subvention plus importante. Cela nous donne un point de vue subjectif sur la réalisation ou non du résultat. Une mesure plus objective pourrait être le pourcentage de demandes acceptées (bien que d'autres facteurs puissent également l'influencer).

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, couvre tout le travail effectué pendant ou après un projet pour définir, sélectionner, collecter, analyser et utiliser les informations. 

Planifiez comment mesurer les résultats secondaires

Certains des résultats les plus importants de votre travail peuvent être des résultats " doux " - des changements internes dans la façon dont les gens se sentent ou pensent, impossibles à observer directement. Par exemple, l'amélioration de l'estime de soi, de la confiance, du bonheur ou de la satisfaction au travail.

Pour définir des indicateurs de résultats non techniques, réfléchissez à la manière dont vous pourriez déterminer si le résultat a été atteint. Vous pourrez peut-être mesurer des changements de comportement observables, ce que l'on appelle parfois des "indicateurs indirects". Par exemple, lorsque la confiance en soi augmente, vous pouvez constater des changements dans la façon dont les gens parlent, s'habillent ou se comportent avec les autres. Les indicateurs de confiance en soi peuvent être : la disposition à établir de nouveaux contacts sociaux ; l'aisance avec laquelle ils parlent dans un groupe ou font une présentation.

Testez soigneusement les connaissances et la sensibilisation

Le simple fait de demander aux gens s'ils pensent en savoir plus qu'avant ne vous donnera pas nécessairement des informations significatives ou précises ; il est préférable de définir des indicateurs plus ciblés. Par exemple, dans le cadre d'une campagne visant à mieux faire connaître les installations de recyclage locales, vous pouvez définir des indicateurs permettant de savoir si les gens savent ou non où recycler les différents matériaux, plutôt que de leur demander leur "niveau de sensibilisation".

Examiner et classer par ordre de priorité vos indicateurs de résultats

Après avoir rédigé vos indicateurs de résultats, vous pouvez vous retrouver avec une longue liste d'informations à collecter. Réfléchissez bien à vos priorités en matière de mesure. Quels résultats sont les plus importants à prouver ? Si vous avez défini un grand nombre d'indicateurs pour chaque effet, quels sont les plus intéressants ou les plus révélateurs ?

Demandez-vous si vous recueillez déjà des informations qui pourraient être utilisées pour le suivi. Par exemple, si vous utilisez des échelles et des outils validés, comme l'outil de conseil CORE, vous pouvez utiliser le score comme indicateur de la santé mentale globale.

Vérifiez votre liste d'indicateurs de résultats. Vous donneront-ils des informations précises sur vos résultats ? Si vous recueillez des preuves par rapport à vos indicateurs, sera-t-il facile pour quelqu'un d'extérieur de trouver des failles dans vos données ou de les écarter ? Vos indicateurs serviront de base aux questions de votre questionnaire, aux sujets de vos groupes de discussion et aux calendriers de vos entretiens ; il est donc important de vous assurer qu'ils mesurent ce que vous avez l'intention de mesurer.

Déterminez si vous devez prouver l'impact

Votre impact (les effets généraux ou à long terme de votre travail) peut être difficile à prouver. Il faut du temps pour mesurer un changement dans le temps, et un certain nombre d'acteurs et de facteurs différents seront impliqués dans la création de changements significatifs à long terme.

Pour suivre l'impact de manière significative, vous devez être en mesure de démontrer le rôle que votre travail a joué dans la création d'un changement à plus long terme. Cela implique de comprendre le rôle joué par d'autres organisations et des facteurs plus larges (attribution). Cela implique également de comprendre l'ampleur du changement qui se serait produit si votre organisation n'avait pas existé (ce que l'on appelle parfois le contrefactuel ou le poids mort).

La prise en compte de ces questions nécessite souvent une approche plus sophistiquée de l'évaluation et un plan de recherche plus détaillé. En général, la mise en évidence de l'impact à long terme de votre organisation nécessitera plus de temps, de compétences et de ressources que la mise en évidence de vos résultats.

Cependant, vous pouvez décider de définir des indicateurs pour suivre votre impact si vous pensez pouvoir mesurer les changements à long terme de manière significative. Dans ce cas, examinez votre déclaration d'impact et réfléchissez aux indicateurs pour lesquels vous devrez collecter des informations.

Planifiez votre suivi de processus

Pour comprendre pourquoi votre projet apporte des changements, vous devez identifier les facteurs qui comptent vraiment dans votre façon de faire les choses - vos processus. Il peut s'agir d'examiner la manière dont vous fournissez certains résultats, ou d'autres aspects de votre travail tels que vos relations avec d'autres agences ou la manière dont le personnel et les bénévoles travaillent ensemble.

Il peut être utile de définir des indicateurs spécifiques pour les processus. 

Voici quelques exemples :

• l'importance du travail en équipe
• l'étendue et le type de réunions avec d'autres agences
• le niveau et la qualité des contacts avec les médias.

Terminer le cadre

Pour compléter votre cadre d'évaluation, vous devrez décider de vos méthodes de collecte d'informations. 

7 fonctionnalités des logiciels RH qui simplifient certaines pratiques sur le lieu de travail, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Pratiques sur le lieu de travail

Les départements RH sont souvent pris par des processus quotidiens tels que le recrutement, la formation, la gestion des performances, etc., et il ne leur reste plus de temps pour s'occuper du bien-être des employés. Et c'est un fait, quelle que soit l'efficacité de votre entreprise, si les employés ne sont pas satisfaits de votre culture d'entreprise, tous vos efforts risquent d'être vains.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place le meilleur logiciel de Gestion des Ressources Humaines qui permet de faire l'évaluation qualitative des performances des employés afin de déterminer s'ils sont aptes à bénéficier de primes.

Selon une étude Gallup, "Seuls 30 % des employés déclarent se sentir engagés dans leur travail. Plus de 50 % des employés ont déclaré qu'ils n'étaient pas engagés, et près de 20 % des employés ont déclaré qu'ils étaient "activement désengagés"." Bien que cette statistique ne sonne pas bien, tout n'est pourtant pas perdu. La plupart des employeurs et des responsables des Ressources Humaines sont maintenant sur le qui-vive pour trouver des moyens de stimuler la satisfaction des employés et de constituer une main-d'œuvre heureuse. Après tout, le bonheur et la satisfaction des employés sont essentiels pour disposer d'une main-d'œuvre motivée et performante.

L'utilisation de logiciels RH pour gérer les processus liés aux employés est en hausse. Grâce à l'innovation dans la technologie des RH, les entreprises sont en mesure de répondre aux exigences de base pour rationaliser et gérer les processus liés aux employés. Mais la portée de la technologie ne se limite pas aux besoins de base. 

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, est allé au-delà, en proposant une solution simplifiée et sur mesure qui peut être intégrée dans les pratiques quotidiennes du lieu de travail.

Pratiques sur le lieu de travail

Voici 7 fonctionnalités des logiciels RH qui simplifient certaines pratiques sur le lieu de travail :

FICHE DE TEMPS

• feuille de temps

Les feuilles de temps sont utilisées pour suivre l'état d'avancement des projets et enregistrer le temps de travail des employés. Elles enregistrent le nombre d'heures qu'un employé consacre à un projet afin de produire avec précision une facture ou de traiter la paie. Les entreprises qui utilisent régulièrement les feuilles de temps bénéficient de multiples avantages : réduction des coûts, meilleure visibilité de l'état d'avancement du projet, facturation précise au client, maintien de relations de travail transparentes entre le client et l'entreprise.

Remplir des feuilles de temps est devenu plus facile que jamais. L'outil peut être personnalisé avec les champs et les listes déroulantes nécessaires pour permettre aux employés de remplir les feuilles de temps en moins de 2 minutes. Pourquoi ne pas adopter ce moyen le plus simple de suivre, de gérer et de rendre compte du temps des employés ?

Les feuilles de temps faciles à utiliser permettent de suivre les activités des employés, d'identifier les employés qui perdent du temps au travail et de permettre aux dirigeants de prendre des décisions éclairées sur les performances des employés. L'utilisation régulière des feuilles de temps aide même les responsables à encourager les employés à travailler de manière productive pendant chaque heure de la journée.

OPTION CHAT

• chat

La communication est la clé pour connecter les gens et encourager un environnement de travail collaboratif. Les employés peuvent communiquer entre eux par téléphone, par courrier électronique ou en personne, mais rien ne fonctionne mieux que la messagerie instantanée. L'option de chat (ou plus communément appelée outil de messagerie) permet de partager des idées et des fichiers en temps réel, ou même d'entamer une conversation rapidement et en privé.

Les organisations fournissent un outil de messagerie pour permettre aux employés de se connecter instantanément à toute personne de leur entourage professionnel immédiat, chaque fois que cela est nécessaire.

Assurez-vous que la fonction de chat fournie par votre fournisseur de logiciels RH peut également être utilisée par les employés distants. Utilisez l'outil pour créer des groupes de discussion et contrôler qui peut voir ou envoyer des messages dans ces groupes.

L'option de chat permet à une équipe de rester synchronisée. L'idée est de permettre aux employés de collaborer dans des forums ouverts ou simplement de discuter ou de prendre des nouvelles dans des messages privés. Il n'est donc plus nécessaire d'organiser des réunions de rattrapage formelles qui font perdre du temps. Cette fonctionnalité du logiciel est idéale pour maintenir le contact entre des équipes internationales.

ANNUAIRE D'ENTREPRISE

Un annuaire d'entreprise est une source d'informations de base sur tous les employés travaillant actuellement dans un bureau.

• Annuaire d'entreprise

Dans les organisations de taille moyenne à grande, il n'est pas possible de connaître tout le monde personnellement. Pourtant, les gens peuvent avoir besoin d'entrer en contact avec d'autres personnes travaillant dans différents départements. Que vous souhaitiez entrer en contact avec le directeur des Ressources Humaines ou le chef des ventes, il est assez facile de parcourir l'annuaire de l'entreprise pour obtenir leurs informations, comme leur adresse électronique, leur numéro de contact personnel, leur numéro de poste, leur superviseur, leur numéro d'employé, leur département, etc.

MON ASSISTANCE

• PRÉSENCE

Avec des problèmes tels que le poinçonnage par collègue et la perte des registres de présence, les entreprises s'efforcent de trouver un moyen de gérer la présence des employés de la manière la plus simple possible.

L'enregistrement des présences via des systèmes biométriques ou dans les registres de l'entreprise est de la vieille école. À une époque où les téléphones portables sont presque indissociables des personnes, les employés attendent avec impatience de vivre une expérience numérique sur leur lieu de travail également. Un logiciel de gestion des présences qui permet aux employés de rester connectés à partir de leur appareil portable et de marquer leur présence en 2 clics dès qu'ils entrent dans les locaux de l'entreprise est appréciable. 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet la gestion des disponibilités, congés et absences du personnel.

FEEDBACK

Le feedback n'est jamais surfait. Grâce au feedback, les employés apprennent à connaître leurs forces, leurs faiblesses, leurs problèmes de comportement et la façon dont leur performance est perçue par les autres sur le lieu de travail.

Le feedback pulsé est un phénomène qui a suscité un immense intérêt de la part des employés et des employeurs ces derniers temps. Le cycle de feedback rapide est l'avantage le plus populaire.

Les employés peuvent donner leur feedback sur n'importe quelle personne. Il est rendu visible sur la page de carrière de la personne. Il est possible d'attribuer une note, d'écrire un commentaire et de contrôler la visibilité.

LIENS RAPIDES ET DOCUMENTS

• liens-rapides-et-documents

La gestion de la conformité consiste à s'assurer que les personnes suivent un ensemble de règles. Les employés doivent connaître les règles qu'ils doivent respecter.

Fournissez à vos employés des liens et des documents accessibles 24h/24 et 7j/7. Ces documents peuvent contenir les politiques de l'entreprise, le document de politique RH, les règles de congé de modification, la liste des vacances et plus encore.

À retenir :

Une bonne expérience pour les employés = de bonnes performances pour les employés = des résultats positifs pour l'entreprise.

Dans un monde numériquement progressif, chaque organisation devrait tirer parti des solutions technologiques RH pour améliorer l'expérience des employés et créer un environnement de travail positif, basé sur la technologie. La main-d'œuvre reste ainsi satisfaite, engagée et motivée. Et un lieu de travail heureux stimule la productivité de la main-d'œuvre, et améliore les chances d'attirer et de retenir les meilleurs talents. Utilisez la technologie et les outils pour améliorer l'expérience des employés sur le lieu de travail.