WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Comment les gens sont recrutés ?

Comment fonctionne le processus de recrutement ?

Tout cela dépend de l'entreprise et des méthodes qu'elle utilise pour débaucher des candidats à un poste. Cependant, la plupart des grands employeurs ont un processus formel à suivre pour recruter et embaucher de nouveaux employés.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place un puissant logiciel de Gestion des Ressources Humaines qui facilite tout le processus de recrutement d'employés.

Étapes du processus de recrutement

Avant d'embaucher un candidat pour un poste, une entreprise suit un processus de recrutement par étapes. Il existe trois phases essentielles dans ce processus, à savoir la planification, le recrutement et la sélection des employés.

Même si le processus de base est le même, il peut y avoir quelques changements lorsque l'ensemble du processus de recrutement se déroule à distance.

La planification

La planification des ressources humaines consiste pour une entreprise à déterminer combien d'employés elle souhaite embaucher et les compétences qu'elle exige de ces employés. Ensuite l'entreprise doit comparer ses besoins au nombre attendu de candidats compétents sur le marché du travail.

Le recrutement

L'étape de recrutement a lieu lorsque l'entreprise essaie d'atteindre un bassin de candidats par le moyen des offres d'emploi, de recommandations d'emploi, d'annonces, de recrutement sur les universités, etc. Les candidats qui répondent à ces offres sont ensuite convoqués à des entretiens et à d'autres méthodes d'évaluation. Les employeurs peuvent vérifier les antécédents des employés potentiels, ainsi que leurs références.

La sélection 

La sélection des candidats est le processus par lequel un employeur évalue les informations relatives à l'ensemble des candidats générées pendant la phase de recrutement. Après évaluation des candidats, l'entreprise décide lequel se verra offrir le poste.

Le logiciel performant de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de digitaliser les entretiens d'embauche et facilite la sélection de candidats pour un poste à pourvoir.

Types de recrutement

Certaines entreprises engagent un spécialiste du recrutement pour trouver des candidats, surtout pour les postes à haute responsabilité. D'autres entreprises utilisent les sites de réseaux sociaux et LinkedIn pour recruter, en plus des moyens traditionnels de recrutement comme la publication d'annonces d'offres d'emploi dans les journaux.

Cependant, beaucoup de recruteurs, en particulier les grandes entreprises, font l'impasse sur le recrutement actif de candidats, mais affichent les postes à pourvoir sur leur site web.

La demande d'emploi

La façon dont les candidats postulent à un emploi dépend également de chaque entreprise. Parfois certains recruteurs utilisent des systèmes de suivi des candidatures pour recevoir les demandes d'emploi et pour filtrer et sélectionner les candidats à interviewer.

Dans d'autres cas, les candidats doivent envoyer un CV et une lettre de motivation par courrier électronique. Quelques employeurs préfèrent encore que les candidats postulent en personne.

Dans le cadre du processus de recrutement, il se pourrait que les candidats soient appelés à passer un test d'évaluation des talents afin de vérifier si leurs antécédents correspondent aux besoins de l'entreprise. Les candidatures et les résultats des tests seront étudiés et les candidats retenus seront invités à un entretien d'embauche.

L'entretien d'embauche

Tout au long du processus d'entretien, les candidats peuvent passer plusieurs entretiens avant de recevoir une offre d'emploi ou un avis de refus. Dans le cadre du processus de recrutement, les entreprises vérifient également les antécédents, les références et éventuellement la solvabilité des candidats.

Le candidat peut recevoir une proposition d'emploi en fonction des résultats de ces vérifications ou les vérifications peuvent être effectuées avant que l'entreprise ne présente une offre d'emploi au candidat qu'elle a choisi pour le poste.

Voici donc les étapes du processus de recrutement, qui varieront en fonction des stratégies de recrutement de l'entreprise. Rappelez-vous que chaque entreprise a sa stratégie de recrutement, il est donc important de mener une recherche d'emploi à facettes multiples et de vous assurer que vous recherchez un emploi là où les recruteurs peuvent vous trouver.

Publier des offres d'emploi sur les sites Web des entreprises

La plupart des grandes entreprises, et de nombreuses petites entreprises, publient les offres d'emplois sur leur site web. Les candidats peuvent rechercher des emplois, consulter les listes d'offres et postuler en ligne. Les demandeurs d'emploi peuvent configurer des agents de recherche d'emploi qui les informent par courrier électronique des nouvelles ouvertures. Certaines entreprises organisent également des entretiens en ligne.

Publier des emplois en ligne

Les entreprises qui recrutent activement des candidats ne se contenteront pas de publier des offres d'emploi sur leur site web, mais aussi sur des tableaux d'affichage et d'autres sites d'emploi. Les offres d'emploi peuvent être publiées sur des sites d'emploi généraux et/ou sur des sites spécialisés.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, peut s'interconnecter au site web d'une entreprise pour récupérer les demandes d'emplois des candidats pour un poste.

Utilisation de LinkedIn

Les employeurs peuvent publier des annonces de postes vacants sur LinkedIn, le site de réseautage professionnel. En outre, les recruteurs peuvent faire des recherches sur LinkedIn pour trouver des candidats à recruter. Les groupes LinkedIn sont également utilisés par les entreprises pour publier des offres d'emploi et trouver des candidats.

Recrutement via les médias sociaux

Les entreprises utilisent de plus en plus les réseaux sociaux pour trouver des candidats à l'embauche sur Facebook, Twitter et d'autres sites de réseaux sociaux, ainsi que pour enquêter sur les candidats qu'elles envisagent d'embaucher. Elles peuvent utiliser des applications Facebook pour faire du recrutement ou avoir une page Facebook destinée aux carrières dans l'entreprise. Sur Twitter, les employeurs peuvent tweeter des annonces d'emploi et rechercher des candidats pour leur recrutement.

Le processus de demande d'emploi

Voici des informations sur l'ensemble du processus de candidature, y compris les demandes d'emploi, les CV et les lettres de motivation, les tests des candidats, leurs antécédents et leurs références.

Le processus d'entretien

Le processus d'entretien ne se résume pas à être convoqué pour un entretien d'embauche, à faire un entretien et à obtenir une offre d'emploi. Dans certains cas, il est complexe et peut impliquer beaucoup d'entretiens.

Le processus de recrutement

Le processus de recrutement comprend plusieurs étapes, dont la candidature à un emploi, l'entretien, les tests de recrutement, la vérification des antécédents et les offres d'emploi, ainsi que des astuces et des conseils pour chaque étape du processus d'embauche.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Une introduction rapide au Suivi et à l'Evaluation de Projets et Programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles

Le Suivi-Evaluation (S&E) est un outil puissant pour le changement transformationnel et l'apprentissage.

Lorsqu'un plan de Suivi-Evaluation solide est incorporé dans un projet à un stade précoce, il guide le projet dans la bonne direction dès le premier jour. Le Suivi et l'Evaluation agissent comme un catalyseur pour mobiliser les ressources, améliorer les performances du projet, atteindre les bénéficiaires prévus, assurer la responsabilité et la transparence vis-à-vis des donateurs, des parties prenantes et des bénéficiaires, et maximiser l'impact du projet, souvent dans le respect des normes de qualité établies, des délais prévus et du budget alloué.

Le Suivi et l'Evaluation vont de pair et sont mis en œuvre de manière continue tout au long de la vie d'un projet. Cependant, il est utile de comprendre chaque terme séparément, afin d'avoir une compréhension approfondie des fonctions, de leur interconnexion et de leur place dans le cadre d'un projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de gérer les activités menées au sein d'un ou plusieurs projets.

Qu'est-ce que le suivi ?

En termes simples, le Suivi est une activité continue qui commence et se termine avec un projet. Le Suivi implique la collecte et l'analyse de données et d'informations sur une base régulière afin d'identifier les modèles, les changements et les progrès au sein de l'intervention de développement en cours, par rapport aux cibles, indicateurs et objectifs prédéterminés.

Comme le Suivi est effectué par des membres de l'équipe interne, il leur donne un aperçu de première main du projet pour réviser les stratégies si nécessaire et prendre des décisions de gestion éclairées.

Le Suivi  aide l'équipe du projet à discerner si ses apports et ses ressources sont adéquats pour mettre en œuvre les activités. Il leur permet également de suivre la façon dont les activités sont mises en œuvre et de déterminer si elles génèrent les résultats escomptés. En outre, le Suivi  permet à l'équipe d'identifier les lacunes dans la mise en œuvre et de formuler des solutions pour les corriger au fur et à mesure qu'elles se présentent. L'équipe de projet est en mesure de vérifier la conformité des activités du projet avec les normes établies et de discerner l'efficacité ou l'inefficacité de l'utilisation des fonds et des ressources alloués.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'avoir les statistiques, les statuts et les états d'avancement des projets et leur évaluation en représentation graphique.

Qu'est-ce que l'Evaluation ?

L'Evaluation, quant à elle, a lieu à des intervalles spécifiques du cycle de vie d'un projet. Contrairement au suivi, l'Evaluation a une vue d'ensemble et examine plus en profondeur les résultats, l'impact et l'objectif global du projet, ainsi que leur signification. 

En d'autres termes, l'évaluation utilise des données (y compris des données de suivi) pour déterminer l'efficacité de la conception et de la mise en œuvre du projet, la pertinence des buts et des objectifs du projet, l'efficacité de l'utilisation des ressources, les stratégies du projet, les politiques organisationnelles, le domaine opérationnel, la qualité des résultats, la durabilité de l'impact du projet, etc.

L'Evaluation cherche à comprendre comment et pourquoi l'intervention a si bien fonctionné ou pourquoi elle a échoué et propose des solutions pour l'améliorer. L'Evaluation permet ainsi de dresser un tableau plus complet et de fournir des informations et des recommandations crédibles pour permettre aux organisations d'intégrer les leçons apprises dans leur processus de prise de décision pour leur croissance et leur succès à long terme.

Suivi-Evaluation pour l'apprentissage et l'amélioration des performances

Le Suivi-Evaluation (S&E) est une fonction de gestion continue qui permet de déterminer si des progrès ont été accomplis dans la réalisation des résultats escomptés, de repérer les goulets d'étranglement dans la mise en œuvre et de mettre en évidence les effets inattendus (positifs ou négatifs) d'un plan d'investissement, d'un programme ou d'un projet ("projet/plan") et de ses activités.

Les processus de planification, de Suivi et d'Evaluation constituent l'approche de la gestion axée sur les résultats (GAR), qui vise à faciliter la prise de décision en vue d'atteindre des objectifs explicites (voir GAR). La planification permet de se concentrer sur les résultats qui comptent, tandis que le suivi et l'évaluation facilitent l'apprentissage à partir des succès et des défis passés et de ceux rencontrés pendant la mise en œuvre.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a mis en place un logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes sécurisé avec une gestion des utilisateurs configurable par profil.

Les éléments d'un Système de Suivi  qui, s'il est développé avec toutes les parties prenantes clés, encouragera la participation et l'appropriation d'un projet/plan sont les suivants :

•  (a) Les cadres de résultats ou cadres logiques qui sont des outils permettant d'organiser les résultats escomptés, c'est-à-dire les changements de développement mesurables. Les cadres de résultats servent de base à l'élaboration du plan de suivi et d'évaluation et les deux doivent être cohérents l'un avec l'autre ; 
• (b) le plan de Suivi-Evaluation, qui contient une description des fonctions requises pour collecter les données pertinentes sur les indicateurs fixés et les méthodes et outils nécessaires pour ce faire. Le plan de S&E est utilisé pour organiser systématiquement la collecte de données spécifiques à évaluer, en indiquant les rôles et les responsabilités des parties prenantes du projet/plan. Il garantit que les informations pertinentes sur les progrès et les performances sont collectées, traitées et analysées régulièrement afin de permettre une prise de décision en temps réel, fondée sur des données probantes ; 
• (c) les divers processus et méthodes de suivi (tels que la collecte et l'examen réguliers des données sur les intrants et les extrants, le suivi participatif, le suivi des processus) et d'évaluation (y compris l'évaluation d'impact et thématique, les enquêtes, l'analyse économique de l'efficacité ; et 
• (d) le système d'information de gestion, qui est un dépôt organisé de données (souvent géoréférencées) pour aider à gérer les informations numériques clés liées au projet/plan et à l'analyse.

Ce qu'il faut savoir sur les Systèmes de Gestion de Documents d'entreprise, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents.  Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Vous en avez assez de chercher dans le fouillis actuel de documents de votre entreprise des fichiers qui pourraient se trouver n'importe où sur l'ordinateur d'un employé, dans un classeur ou dans l'éther d'un serveur de l'entreprise ? Il est temps d'envisager sérieusement d'adapter un Système de Gestion des Documents d'Entreprise (GDE) pour mettre de l'ordre dans ce chaos.

Cependant, tous les Systèmes de Gestion de Documents d'Entreprise ne sont pas créés égaux, c'est pourquoi nous allons vous expliquer quelles sont les caractéristiques à rechercher. Nous vous expliquons également les avantages des Systèmes de Gestion de Documents d'Entreprise, leur fonctionnement et nos choix parmi les meilleurs outils disponibles.

Logiciel de GED développé par WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est numéro 1 en matière d'archivage et de gestion électronique de documents.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents d'entreprise (SGDE) ?

Un Système de Gestion de Documents d'Entreprise est un type de logiciel qui permet aux utilisateurs de créer, stocker, partager, organiser et gérer une grande variété de documents. C'est un moyen de réduire considérablement l'utilisation du papier et d'accroître l'efficacité en numérisant et en organisant les documents et en automatisant les processus courants liés à ces documents.

Les Systèmes de Gestion de Documents d'Entreprise sont particulièrement répandus dans les secteurs de la santé et de l'administration public, mais ils gagnent en popularité à mesure que d'autres secteurs se rendent compte de leur utilité pour organiser la paie des employés, les documents fiscaux, les factures des fournisseurs, etc. Les employeurs se rendent compte des coûts inutiles du stockage des documents physiques. Les dossiers papier peuvent occuper jusqu'à 15 % de l'espace de votre bureau, ce qui représente une charge énorme. Il est donc logique que les entreprises se tournent de plus en plus vers les GED pour les aider à réduire ces risques.

Caractéristiques d'un bon système de gestion de documents d'entreprise

Si vous envisagez de mettre en place un Système de Gestion de Documents d'Entreprise pour conserver vos fichiers, il existe quelques caractéristiques clés que vous devez rechercher avant d'investir dans un nouveau système. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive, mais des éléments de base qui vous aideront à démarrer.

Intégration facile

Un bon Système de Gestion de Documents d'Entreprise peut s'intégrer facilement à tous les systèmes existants dont vous disposez. En 2020, l'entreprise moyenne utilisait 137 applications différentes, et l'employé moyen en utilisait plus de huit dans son travail quotidien. La mise à jour de ces autres systèmes dans le seul but d'assurer la compatibilité avec votre nouveau SGDE peut entraîner des coûts indésirables, en particulier si vous envisagez de grands systèmes existants essentiels aux opérations, comme un PGI. Ces problèmes ne se poseront pas avec un GED qui s'intègre facilement à vos systèmes logiciels actuels.

Fonctions de catégorisation

Les différents Systèmes de Gestion de Documents d'Entreprise peuvent avoir différentes fonctions de catégorisation qui vous permettent d'organiser vos documents. Vous devez trouver le système qui convient le mieux à votre flux de travail. Beaucoup utilisent des balises d'indexation et des métadonnées pour optimiser l'organisation.

Fonction de recherche puissante

L'une des fonctions les plus élémentaires, mais aussi les plus utiles, d'un Système de Gestion de Documents d'Entreprise est la fonction de recherche. Il est indispensable de pouvoir trouver rapidement et facilement ce que l'on cherche, mais cela peut représenter un défi surprenant pour de nombreuses entreprises. Une enquête récente a révélé que 49 % des employés avaient du mal à trouver des documents. Veillez donc à ce que le système que vous choisissez dispose non seulement d'une fonction de recherche, mais aussi de fonctionnalités, comme la possibilité d'ajouter des métadonnées aux fichiers, qui contribuent à cette capacité de recherche.

Logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est doté d'une puissante fonctionnalité de recherche avancée multicritère.

Historique des modifications

Un bon Système de Gestion de Documents d'Entreprise doit également conserver l'historique des documents, afin de vous permettre de savoir qui a apporté quelles modifications et quand. Ceci est particulièrement utile pour le maintien du contrôle des versions. Cette même enquête a également révélé que 33 % des employés avaient des problèmes avec le contrôle des versions des documents.

Capacités de partage facile

Une autre caractéristique à rechercher est la possibilité de partager des documents instantanément avec n'importe qui dans votre organisation. Vous devez être en mesure de trouver et d'envoyer facilement des documents au sein d'un même service ou entre services, si nécessaire. Peut-être plus important encore, le bon Système de Gestion des Documents d'Entreprise améliore votre capacité à partager des fichiers avec des clients externes - ou des patients. Un bon GED vous permet de partager des fichiers en toute sécurité, en veillant à ce que votre organisation soit conforme à la loi ou à toute réglementation spécifique au secteur.

Caractéristiques de sécurité

Un rapport de 2018  a révélé que 41 % des entreprises ont des fichiers contenant des informations sensibles ouverts à chaque employé - une menace de sécurité majeure quand on parle de dossiers médicaux, d'informations sur les cartes bancaires, etc. Et les violations de données ne font que devenir plus fréquentes. En 2019, le nombre de violations de données signalées a augmenté de 54 % par rapport à l'année précédente. En 2020, le nombre de brèches a diminué, mais il y avait encore 8,4 milliards de dossiers laissés vulnérables. Veillez donc à choisir un système de gestion des documents d'entreprise doté de fonctions de permissions intégrées qui vous permettent d'ajouter de la sécurité à tout document.

Automatisation du flux de travail

Une fonctionnalité essentielle à surveiller est l'automatisation, en particulier l'automatisation des factures. Un rapport de 2019 de l'Institute of Finance and Management a révélé que l'automatisation des comptes fournisseurs doublait à peu près l'efficacité, permettant aux entreprises de traiter deux fois plus de factures dans le même laps de temps. Ce sont des gains importants si l'on considère que la plupart des organisations prennent en moyenne environ 12 jours pour traiter une facture. Recherchez donc un Systèmes de Gestion des Documents d'Entreprise capable d'automatiser les principaux processus liés aux documents que vous répétez régulièrement. Le logiciel doit pouvoir prendre en charge des tâches telles que le traitement des factures et l'acheminement des approbations, les paiements électroniques, la génération des documents de paie ou fiscaux, ou toute autre tâche d'approvisionnement à paiement.

Avantages de l'utilisation d'un Système de Gestion Documentaire d'Entreprise

Maintenant que vous savez quelles sont les caractéristiques à rechercher, il est utile de savoir comment ces caractéristiques se traduisent en avantages. Avec l'amélioration de l'efficacité et la réduction des coûts d'un SGED, vous vous demanderez pourquoi vous n'avez pas commencé à en utiliser un plus tôt. Voici quelques-uns des avantages de l'utilisation d'un Système de Gestion des Documents d'Entreprise :

1. Rester organisé

Selon l'étude 2019 sur l'état de la communication et de l'engagement des employés, 58 % des employés sont stressés par une utilisation inefficace et incorrecte des outils de communication ; 36 % ont déclaré ne pas savoir où trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Un Système de Gestion des Documents d'Entreprise résout ce problème. Savoir où trouver les documents et les ressources dont vous avez besoin est essentiel pour maintenir l'efficacité des opérations quotidiennes. De plus, le fait d'avoir tout organisé et prêt à l'emploi peut également rendre les audits futurs aussi faciles que possible.

2. Faciliter une meilleure collaboration

En 2015 que 75 % des équipes inter fonctionnelles étaient dysfonctionnelles - ne parvenant pas à respecter le budget, le calendrier et les attentes - souvent en raison d'un manque d'organisation systémique. Le fait de pouvoir trouver et partager rapidement et efficacement des documents au sein d'un système intégré à l'échelle de l'entreprise permet aux employés de collaborer plus facilement au sein des services et entre eux. En outre, l'accès à distance aux documents est de plus en plus important, car de plus en plus d'employés travaillent à domicile.

Logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est sécurisé par la gestion des accès utilisateurs et une configuration par profil. Il est aussi doté d'une fonctionnalité de traçabilité qui permet d'identifier les activités effectuées en son sein ainsi que les acteurs concernés.

3. Assurer la sécurité des documents essentiels

Les fonctions de sécurité intégrées d'un Système de Gestion des Documents d'Entreprise permettront de garder vos fichiers en sécurité - ce qui est particulièrement essentiel pour les groupes qui maintiennent la conformité à l'industrie. Une enquête menée en 2019 par la National Small Business Association a révélé que la préoccupation numéro un des petites entreprises était de naviguer dans les nouvelles technologies et de garder leurs informations en sécurité.

4. Gagner du temps

Les fonctions d'automatisation, de partage et de recherche d'un Système de Gestion des Documents d'Entreprise peuvent faire gagner un temps considérable à tous les membres de votre entreprise. Selon une enquête réalisée en 2012, les travailleurs de l'information passaient en moyenne 4,5 heures par semaine à rechercher des documents et 3,5 heures supplémentaires à classer et organiser des documents. Si votre groupe n'a pas mis à niveau ses systèmes de flux de travail depuis 2012, vous pourriez perdre une journée chaque semaine pour une organisation qui pourrait être rationalisée par un GED.

5. Économies d'argent

Les gains de temps, ainsi que tous les autres avantages d'un SGED, se combinent pour vous aider à économiser de l'argent. Et les tâches automatisées contribuent également à éliminer les cas d'erreur humaine, qui peuvent être coûteux.

Comment fonctionne un système de gestion de documents d'entreprise ?

Un Système de Gestion des Documents d'Entreprise fonctionne en fournissant une interface logicielle où les employés d'une entreprise peuvent créer, distribuer, modifier et stocker des documents. En gros, les processus construits autour d'un SGED se présentent comme suit :

1. Saisir ou créer un document : Que vous ayez besoin de créer un nouveau document texte ou que vous souhaitiez numériser un fichier papier, votre système doit être doté d'une reconnaissance optique de caractères (OCR) intégrée qui peut aider à numériser tout document et à le rendre lisible par une machine - une nécessité pour travailler avec des factures AP.

2. Stockez le document : Souvent, un document est créé directement à sa place, sans étape de classement supplémentaire. Il est facile de décider qui peut accéder au document et de renforcer la sécurité si nécessaire.

3. Distribuez le document : Une fois que votre document est dans le système, le SGED devrait soit l'acheminer automatiquement là où il doit aller, soit vous devriez pouvoir le partager selon les besoins avec les personnes qui ont les autorisations nécessaires.

4. Modifiez le document : Créez des documents vivants qui peuvent être modifiés directement dans le système de gestion des documents d'entreprise. Permettez à plusieurs personnes de travailler en même temps sur un même document ou utilisez les fonctions de contrôle de version intégrées, comme l'historique des modifications, pour garder la trace des itérations.

5. Approuver le document : Le SGED peut aider à automatiser les processus d'approbation - les approbations de documents compliquées peuvent devenir aussi simples que de cocher une case.

Quelle est la prochaine étape ? Choisir le bon système de gestion de documents d'entreprise

Les Systèmes de Gestion de Documents d'Entreprise sont un excellent moyen de s'organiser et d'optimiser l'efficacité de votre entreprise. Plus besoin de chercher des documents perdus sur l'ordinateur ou pire, dans un classeur ou une pile sur le bureau de quelqu'un. Un SGED de qualité permet d'économiser du papier, de réduire les coûts et le temps de travail.

Logiciel d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est facile à utiliser, automatise des tâches telles que le traitement des factures, la création de documents RH pour les employés, le paiement des fournisseurs par le biais de transfert automatique.