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La gestion du capital humain peut permettre d'atteindre ces deux objectifs.

La gestion active du capital humain nécessite le soutien de la direction et donne les meilleurs résultats lorsqu'elle est effectuée de manière continue. Mais l'effort en vaut la peine, car ce n'est que par une gestion adéquate de la main-d'œuvre que les entreprises peuvent traverser avec succès les changements économiques, augmenter le rendement de leurs investissements en capital humain et obtenir les résultats commerciaux souhaités.

Qu'est-ce que la Gestion du Capital Humain (GCH) ?

La Gestion du Capital Humain (GCH) est un ensemble de pratiques et de processus qu'une entreprise peut utiliser pour acquérir, développer et optimiser sa main-d'œuvre. La GCH offre aux responsables des RH un cadre pour aider les gestionnaires et les dirigeants à aligner les besoins de l'entreprise sur les réalités de la main-d'œuvre en se concentrant sur l'augmentation de la valeur de chaque employé.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, aide les entreprises à acquérir, développer, gérer et optimiser leur main-d'œuvre.

Associé à un logiciel, la GCH aide les responsables administratifs et commerciaux à répondre à des questions importantes.

Soutien administratif :

• Quels sont les postes que nous devons pourvoir en premier ?
• Comment pouvons-nous rationaliser nos processus et améliorer la prestation de services RH ?
• Comment pouvons-nous améliorer l'engagement des employés au quotidien ?
• Soutien stratégique :
• Qui sera récompensé par une promotion cette année ?
• De quelles compétences aurons-nous besoin pour réaliser notre plan triennal ?
• Qui sera notre prochain vice-président, et comment pouvons-nous optimiser la planification de la relève ?

3 aspects fondamentaux de la gestion du capital humain

Acquisition de talents : Les ressources et les processus nécessaires pour acquérir de nouveaux talents afin de contribuer à la réalisation d'un objectif commercial. Voici quelques-uns des domaines qu'elle examine et mesure :

Coût par acquisition

• le temps nécessaire pour pourvoir un poste
• Productivité des recruteurs
• Qualité des recrutements
• Efficacité de l'intégration
• Diversité des recrutements
• Compétitivité des offres
• L'expérience du candidat
• Force des sources de recrutement
• L'image de marque de l'employeur

Toutes ces mesures et d'autres indicateurs de performance clés aident les décideurs à améliorer les pratiques et les processus d'acquisition. Elles permettent également de déterminer s'il est préférable de pourvoir les postes à temps plein, à temps partiel ou sous contrat.

Gestion des talents : Une fois la main-d'œuvre acquise, le prochain aspect essentiel de la GCH est la gestion et le développement : Comment développer chaque employé pour accroître sa fidélité et sa productivité. Voici quelques-uns des domaines qu'elle mesure et examine :

• Les taux de participation aux programmes de formation
• Dépenses de formation par employé
• Tendances en matière de promotion
• Taux de fidélisation
• Taux de rotation du personnel
• Performance des employés
• Performance de l'équipe
• Retour sur l'investissement dans le développement

Ces mesures et d'autres indicateurs de performance clés aident les décideurs à comprendre leur culture et à améliorer les programmes et pratiques de développement.

Optimisation de la main-d'œuvre : Cet aspect plus stratégique de la Gestion des Ressources Humaines aide les entreprises à concentrer leurs efforts sur la main-d'œuvre afin de maintenir la satisfaction des clients, d'augmenter la rentabilité et de maintenir les flux de trésorerie face à des conditions économiques changeantes. Les meilleures idées pour contrôler les coûts ou améliorer les processus proviennent souvent des employés de première ligne, il est donc utile de s'assurer que les ressources humaines sont en place pour soutenir les périodes de croissance rapide.

Les pratiques et processus d'optimisation sont également déployés lors de la planification des besoins futurs en main-d'œuvre ou lors de la vérification préalable d'une fusion ou d'une acquisition.

• Examinez les modèles de comportement et de communication pour repérer les cas d'épuisement professionnel ou de faible productivité.
• Réduire les taux d'attrition en identifiant les risques de rétention.
• Identifiez les employés les plus performants et les moins performants
• Présélectionnez les employés potentiels de manière objective, sans erreur humaine ni parti pris.
• Mesurez l'efficacité des différentes sources de recrutement
• Évaluez le sentiment et l'engagement des employés afin de repérer les bons et les mauvais managers.
• Prévoir les besoins en capacité et en recrutement
• Déterminez s'il faut recruter des talents externes ou internes.
• Déterminer ce qui motive réellement les performances des employés

Pourquoi la gestion du capital humain est-elle importante ?

La Gestion du Capital Humain permet d'aligner et de mesurer les deux actifs les plus importants d'une entreprise : les personnes et le capital. Il s'agit d'un processus important qui permet aux entreprises de disposer des bonnes Ressources Humaines au bon moment pour atteindre leurs objectifs commerciaux actuels et futurs.

Du point de vue des employés, la Gestion du Capital Humain est importante car c'est la façon dont ils s'engagent avec l'entreprise pour faire progresser leurs compétences et leurs responsabilités et développer leur carrière. Il est surprenant de constater qu'un plus grand nombre d'employés quitteront une entreprise s'ils pensent qu'il n'y a pas de possibilité d'évolution de leur carrière qu'en raison de la rémunération.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, rend le processus de recrutement plus efficace pour le recruteur tout en offrant une excellente expérience aux candidats.

Qu'est-ce qu'un logiciel HCM ?

Les logiciels HCM sont une suite d'applications qui aident les entreprises à acquérir, développer, gérer et optimiser leur main-d'œuvre. Il est unique car chaque personne au sein de la main-d'œuvre utilise chaque jour un aspect de la suite. Le logiciel HCM offre les fonctionnalités suivantes :

Des données centralisées sur la paie et les Ressources Humaines : Le fait de disposer de toutes ces informations en un seul endroit permet de rationaliser les processus et d'accéder à des données en temps réel pour permettre un meilleur contrôle des coûts et des analyses plus solides.

Recrutement automatisé : Rend le processus de recrutement plus efficace pour le recruteur tout en offrant une excellente expérience aux candidats.

Développement et rétention des talents : Offre aux RH des moyens de créer des plans d'apprentissage et de fixer des objectifs, tandis que les employés peuvent obtenir des certifications et être récompensés et reconnus pour leurs performances afin que l'entreprise puisse retenir davantage ses meilleurs talents.

Gestion du temps, des présences et des avantages sociaux : Les capacités de libre-service pour les tâches courantes, telles que le remplissage des fiches de présence ou la demande de congés, permettent aux employés et aux responsables d'effectuer eux-mêmes une grande partie de ces tâches quotidiennes sans impliquer les ressources RH.

Rapports et analyses : Avec des rapports standard dans des domaines tels que la conformité et la possibilité de créer vos propres rapports, le logiciel HCM donne aux responsables RH la possibilité de voir les relations entre la performance du personnel et la performance financière pour prendre de meilleures décisions.

Les systèmes de gestion des ressources humaines sont souvent utilisés par les professionnels des RH pour enregistrer, gérer et analyser les effectifs. 

Les systèmes RH sont également utilisés pour décrire le processus d'examen des besoins futurs en matière de main-d'œuvre et d'élaboration de plans qui s'alignent sur les objectifs commerciaux à long terme.

Les enjeux de la gestion du capital humain

Une pratique active de Gestion du Capital Humain n'est pas seulement bonne pour le service des RH. Elle nécessite le soutien de la haute direction, mais en retour, elle rapporte des dividendes à l'ensemble de l'organisation.

Alors pourquoi est-il si difficile d'améliorer les principaux indicateurs de performance de la main-d'œuvre et de devenir plus compétitif pour les meilleurs candidats ? Voici quelques défis courants en matière de Gestion du Capital Humain et des conseils pour les surmonter :

Problème : Les silos de données sont l'ennemi. Lorsque les informations de gestion du capital humain résident dans de multiples systèmes, il est extrêmement difficile, long et coûteux d'obtenir une vue précise de votre personnel qui couvre tout ce dont les dirigeants ont besoin pour prendre des décisions importantes en la matière.

Conseil : Moins vous avez de systèmes de gestion des ressources humaines, plus il est facile de centraliser vos données, de les partager avec les décideurs et d'être agile et confiant dans les décisions relatives aux effectifs.

Problème : il n'est pas utilisé assez fréquemment. De nombreuses entreprises adoptent des pratiques de gestion du capital humain au cours du processus de budgétisation annuel, puis les mettent de côté. Ou bien, les performances des employés ne sont officiellement évaluées qu'une fois par an. Cette approche ponctuelle conduit à des décisions réactives concernant la main-d'œuvre lorsque les choses changent au cours de l'année.

Conseil : les hauts dirigeants devraient examiner les données RH chaque mois, et les managers devraient développer leurs employés chaque semaine.

Problème : Pas de temps pour le développement des employés. Les employés ne disposent pas de suffisamment de temps pour acquérir de nouvelles compétences ou élaborer un plan de carrière. Lorsque des mesures de réduction des coûts sont nécessaires, l'un des premiers éléments à être supprimé est le programme de formation des employés.

Conseil : Développez des programmes d'apprentissage et des parcours de carrière qui présentent un équilibre entre les contenus de formation payants et gratuits. Reconnaissez et récompensez les employés qui terminent leurs programmes de développement, et accordez-leur quelques heures par mois pour apprendre et se développer.

6 avantages clés de la gestion du capital humain

Les avantages du développement de pratiques de Gestion du Capital Humain, et de l'utilisation de logiciels pour mettre en œuvre ces pratiques sont nombreux et cohérents.

Il est important de souligner que la GCH n'est pas uniquement destinée aux grandes entreprises. Les petites entreprises sont confrontées aux mêmes défis que les grandes sociétés, peut-être à une échelle moindre. Cependant, la perte des meilleurs talents dans une petite entreprise a un impact plus direct sur les performances de l'entreprise que dans une grande entreprise.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet le libre-service aux employés pour les tâches courantes, telles que le remplissage des fiches de présence ou la demande de congés.

Il existe certains avantages clés de la gestion des ressources humaines qui s'appliquent quelle que soit la taille de l'entreprise :

1. Les RH deviennent un partenaire commercial plus stratégique : Grâce au logiciel de gestion des ressources humaines et aux données dont ils disposent, les professionnels des RH contribuent de manière plus stratégique aux décisions de l'entreprise en matière de main-d'œuvre, tout en aidant à éliminer les cloisonnements entre les départements afin d'améliorer la communication et la culture organisationnelles globales.

2. Augmenter la satisfaction des employés : Les entreprises qui investissent dans le développement professionnel de leurs employés sont récompensées par des niveaux plus élevés de satisfaction des employés. 

3. Des taux de rétention plus élevés : Les possibilités d'évolution de carrière sont au cœur des préoccupations des employés lorsqu'ils décident de rester dans une entreprise ou de commencer à chercher un emploi. Les capacités de cheminement de carrière de HCM aident les employés à voir leur avenir et augmentent la fidélité.

4. Des employés plus engagés : Avec un engagement envers le développement professionnel et des preuves de mobilité professionnelle ascendante au sein de la main-d'œuvre, la gestion des ressources humaines peut aider à créer des employés plus productifs et plus engagés.

5. Un recrutement plus efficace : Les employés sont la meilleure source pour recommander les meilleurs talents à votre organisation. Lorsque les employés se sentent valorisés par leurs employeurs, ils sont plus enclins à recommander des personnes à l'entreprise, de sorte que les recruteurs et les responsables du recrutement n'ont pas à passer en revue des piles de CV pour pourvoir un poste.

6. Des évaluations de performance plus significatives : La relation entre le manager et l'employé se renforce grâce à des conversations constantes et fréquentes sur les performances et la réalisation des objectifs. Grâce au retour d'information continu sur les performances que l'on trouve dans les solutions HCM, les managers et les employés peuvent travailler ensemble pour obtenir de meilleurs résultats.

Choix d'un Système de Gestion Documentaire : 7 fonctionnalités incontournables, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous savez désormais qu'il n'est pas négociable de disposer d'un moyen d'organiser les innombrables fichiers qui constituent la base de vos activités. Mais si vous vous aventurez dans les eaux des Systèmes de Gestion de Documents, ou si vous cherchez à remplacer le système que vous possédez déjà, il peut être difficile de savoir exactement ce qu'il faut rechercher. Heureusement, nous avons élaboré ce guide utile. Lisez la suite pour découvrir les caractéristiques essentielles d'un Système de Gestion de Documents.

Qu'est-ce que la Gestion de Documents ?

Pour résumer, la Gestion Documentaire est le système par lequel une entreprise organise numériquement tous ses documents (électroniques et papier), y compris les contrats, factures, reçus, accords, etc. Le système implique généralement une architecture pour organiser les fichiers, tels que des dossiers, des catégories et des balises, afin de faciliter le stockage et la recherche des documents, le tout en un seul endroit.

Quelles sont les caractéristiques d'un Système de Gestion de Documents ?

Chaque  Système de Gestion de Documents est différent, et certains peuvent être adaptés pour répondre aux particularités de secteurs spécifiques. Cependant, certaines fonctionnalités doivent être standard. Voici quelques-uns des éléments que tout Système de Gestion de Documents devrait avoir.

1. Une fonction de recherche robuste

Comme les entreprises doivent jongler avec une multitude de documents critiques à tout moment, il est important de pouvoir trouver ce que vous cherchez, et de le trouver rapidement. Cependant, une récente analyse a interrogé 1 000 employés de différents secteurs d'activité et a révélé que 49 % des travailleurs avaient du mal à trouver des documents. C'est pourquoi les fonctions de recherche sont si importantes dans un bon  Système de Gestion des Documents

Un système doit pouvoir utiliser des métadonnées pertinentes, comme le numéro de facture, le nom du fournisseur, la date, etc. pour retrouver facilement le document que vous recherchez. Certains systèmes ont également une fonction de marquage qui vous permet d'organiser et d'étiqueter les documents par catégorie, comme "facture" et "contrat". Cela vous aide à voir facilement tous les documents d'un type ou d'un sujet particulier pour une référence facile.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est doté d'une puissante fonctionnalité de recherche avancée multicritère.

2. Accès hiérarchisé ou avec autorisation

Même s'il est utile d'avoir tous vos fichiers en un seul endroit pour un accès facile, vous ne voulez pas que ces fichiers tombent entre de mauvaises mains. Certains documents contiennent des informations sensibles qui doivent être protégées. Par exemple, les prestataires de soins de santé doivent garder les dossiers médicaux privés, non seulement pour préserver la confidentialité du médecin et du patient, mais aussi pour respecter les réglementations. Par ailleurs, il se peut que vous ne souhaitiez pas que certains employés accèdent à des documents qui ne devraient être accessibles qu'à un petit nombre de personnes.

En tant que tel, le Logiciel de Gestion de Documents doit fournir un moyen d'organiser et de sécuriser les fichiers afin que seules les personnes ayant les bonnes autorisations sur leurs comptes puissent y accéder. À un niveau de base, le logiciel doit fournir des droits d'accès généraux, c'est-à-dire que tout le monde dans l'entreprise peut voir les fichiers, mais personne d'autre. Mais ce qui est encore mieux, c'est l'accès hiérarchisé qui garantit que seules les personnes appartenant à certains groupes, comme les cadres ou le personnel des ressources humaines, peuvent consulter les documents.

3. Historique des modifications

Comme le dit le vieil adage, la seule constante dans la vie est le changement. Pour une entreprise, garder la trace de ces changements - en particulier pour les documents - est un défi nécessaire. En effet, selon l'enquête de Nintex, 33 % des employés ont du mal à gérer les versions. Un  Système de Gestion des Documents est un outil essentiel pour surmonter cet obstacle.

Soyez à l'affût des logiciels qui fournissent un historique détaillé des modifications : quelle était la modification, qui l'a effectuée et quand. Ces données sont essentielles pour maintenir le contrôle des versions et s'assurer que les membres de l'équipe ne travaillent qu'à partir de la version la plus récente d'un document.

4. Accès mobile

En fonction de vos besoins, l'accès mobile est une autre fonctionnalité à rechercher dans un Logiciel de Gestion de Documents. Bien que de nombreuses personnes préfèrent gérer la majeure partie de leur travail sur un ordinateur de bureau, l'accès mobile peut être utile pour les tâches rapides telles que l'approbation ponctuelle de factures ou de contrats.

5. Intégration avec les plates-formes existantes

Quelle entreprise n'aimerait pas disposer de la technologie la plus récente et la plus performante pour l'aider à accomplir ses tâches ? En réalité, les anciens logiciels constituent souvent l'épine dorsale des opérations, et leur remplacement serait une entreprise de grande envergure. L'ajout d'applications et d'outils pour gérer des fonctions spécialisées peut être utile, mais les employés peuvent perdre plus de 30 minutes par jour à passer d'une application à l'autre.

Tout Logiciel de Gestion Documentaire digne de ce nom peut éviter ces maux de tête en s'intégrant à ces systèmes existants. L'objectif n'est pas d'aller à contre-courant et de rendre vos autres systèmes inutiles, mais de travailler avec ce que vous avez, en fournissant la solution la meilleure et la plus rentable.

6. Automatisation du flux de travail

Il n'y a jamais assez de temps dans une journée, donc tout ce qui permet d'économiser cette précieuse ressource est une aubaine pour les entreprises. Lorsqu'il s'agit d'un logiciel de gestion de documents, cela signifie que les fonctions d'automatisation des flux de travail sont indispensables.

Des choses comme les approbations par paliers ou le traitement automatisé des factures peuvent faire gagner beaucoup de temps et d'argent. En fait, selon un rapport de 2019, les départements de comptes fournisseurs qui ont mis en œuvre l'automatisation ont traité environ deux fois plus de factures par employé à temps plein que les organisations qui avaient moins d'automatisation. 

Ces chiffres soulignent à quel point des flux de travail efficaces peuvent être puissants, et pourquoi l'automatisation est une fonction si importante dans un système de gestion des documents.

7. Basé sur le cloud

L'une des difficultés de la Gestion des Documents est de s'assurer que les gens peuvent y accéder quand ils en ont besoin. Certains fichiers peuvent encore être physiques et stockés dans une armoire, d'autres peuvent être numériques mais enregistrés sur un serveur sur site auquel les employés ne peuvent pas accéder facilement à distance. Et comme un grand nombre d'entreprises et de secteurs se tournent vers le travail à distance, il est plus important que jamais que tous vos documents se trouvent en un seul endroit et soient accessibles de n'importe où.

Un Logiciel de Gestion de Documents basé sur le cloud vous permet de travailler et de communiquer de manière plus transparente avec des équipes internationales et des employés à distance. En effet, un rapport récent a révélé que le personnel comptable pouvait gagner jusqu'à 15 heures par semaine en utilisant le cloud.

Avantages de la gestion des documents

Maintenant que nous connaissons certains des composants indispensables d'un Système de Gestion de Documents, récapitulons certains des avantages qui vont de pair avec ces fonctionnalités :

Gain de temps

Que vous tiriez parti d'un référentiel central basé sur le cloud, que vous tiriez le meilleur parti de l'automatisation ou que vous utilisiez une fonction de recherche de qualité, un Système de Gestion de Documents peut faire gagner des heures par jour à n'importe quelle personne. Et ce temps s'additionne. Même en gagnant une heure par jour (dans l'hypothèse d'une semaine de travail standard de 40 heures), vous économisez 260 heures par personne et par an, soit plus de 32 jours par an !

Plus de sécurité

Un rapport récent a révélé qu'au premier trimestre 2020, 4 milliards d'enregistrements ont été laissés exposés à des failles de sécurité, soit une augmentation de 273 % depuis 2019. Grâce aux paramètres de permissions et à l'accès hiérarchisé, les systèmes de gestion de documents fournissent cependant une couche de sécurité essentielle pour les documents sensibles.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, vous protège contre les cas de perte, de vol ou de dégradation de données.

S'adapte à votre entreprise

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous prendrez en charge encore plus de documents et de dossiers que ce que vous jonglez actuellement. Heureusement, l'architecture numérique créée par un logiciel de gestion de documents est facilement extensible. C'est particulièrement vrai si vous optez pour un outil basé sur le cloud computing : il fonctionnera sur des serveurs hors site et ne nécessitera pas l'intervention d'une équipe informatique interne dédiée.

Un flux de travail plus efficace

Les Logiciels de Gestion Documentaire vous permettent d'automatiser toutes sortes de processus, qu'il s'agisse du traitement des factures, de l'approbation des documents, de l'accès des fournisseurs aux documents essentiels à leur compte via un portail en libre-service, etc. Quel que soit le secteur d'activité, vous serez en mesure de rationaliser les flux de travail, libérant ainsi le personnel pour qu'il se consacre aux projets qui comptent vraiment.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

4 avantages d'un Système de Gestion Electronique des Documents et des Dossiers (SGEDD), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Vous voulez révolutionner la façon dont vous gérez votre entreprise ? Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur un SGEDD et comment en créer un pour votre entreprise.

Ces piles de papier éparpillées dans votre bureau ne semblent peut-être pas coûter cher à votre entreprise, mais vous seriez surpris.

Une étude a révélé qu'en moyenne, 7,5 % des documents papier sont complètement perdus et que 3 % sont mal classés. Et la maintenance d'un seul classeur à quatre tiroirs coûte environ 2 000 dollars par an en termes d'heures de travail.

La façon dont nous traitons les documents aujourd'hui est totalement différente de ce qu'elle était il y a 20 ans. Nos signatures électroniques et nos Systèmes d'Archivage Electroniques ne ressemblent en rien aux rangées de dossiers rangés dans les classeurs. Il n'y a aucune raison de rester coincé dans les anciennes façons de faire.

Si vous ne disposez pas d'un Système de Gestion des Documents et des enregistrements électroniques (SGDE), vous perdez probablement beaucoup d'argent sans vous en rendre compte.

Cela vient du fait que des documents précieux se perdent dans l'éther, ou que vos employés passent beaucoup de temps à traiter des documents alors qu'ils pourraient faire autre chose. Nous allons vous aider à comprendre comment utiliser le SGED pour rationaliser votre entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

Vue d'ensemble : Qu'est-ce qu'un Système de Gestion Electronique des Documents et des Dossiers ?

Un SGEDD est un processus que les organisations utilisent pour organiser toutes les informations importantes dans un emplacement central.

Les organisations utilisent souvent un SGEDD (également appelé système de Système de Gestion Electronique des Documents ou SGED) non seulement pour faciliter la localisation des documents et des enregistrements, mais aussi pour le contrôle des documents et la gestion avancée des enregistrements.

Le système crée une piste d'audit indiquant qui a accédé à certaines informations, comment et quand elles ont été modifiées, et toute autre information pertinente.

Les solutions logicielles intègrent toute la gestion actuelle des documents d'entreprise dans un système de dossiers électroniques centralisé et transparent, parfois hébergé dans le cloud pour plus de commodité et un accès facile.

4 caractéristiques clés d'un SGEDD

Un SGEDD est plus qu'un simple système de classement électronique, c'est un élément fondamental de la gestion de votre entreprise.

1. Le stockage des documents

Il s'agit de l'objectif le plus fondamental des systèmes de données électroniques. Dans toute organisation, la paperasse a tendance à s'accumuler au fil du temps, ce qui rend difficile de trouver le permis que vous avez obtenu il y a un an ou le dossier d'un employé.

Un SGEDD reçoit les données de l'utilisateur ou classe automatiquement la paperasse électroniquement, plaçant toute cette documentation en un seul endroit pratique afin qu'elle ne prenne pas de place sur vos étagères ou dans des dossiers divers répartis sur les différents ordinateurs de votre organisation.

2. Trier et catégoriser

Un élément clé d'une bonne gestion des documents est de s'assurer que toute la paperasse est en ordre et peut être trouvée facilement et rapidement. Un SGEDD trie et catégorise les documents afin qu'ils puissent être retrouvés en quelques clics seulement. Cette seule fonctionnalité permet à une organisation d'économiser des centaines, voire des milliers d'heures de travail.

3. Sécurité

Certains documents sont très sensibles, et le fait d'avoir des informations organisationnelles vitales sur une étagère ou dans un dossier informatique non sécurisé est une recette pour le désastre. Un SGEDD garde tout en un seul endroit centralisé et empêche les utilisateurs non autorisés d'y accéder.

La plupart des logiciels de SGEDD permettent à l'administrateur de définir différentes autorisations pour différents fichiers, de sorte qu'une personne qui a besoin d'accéder à un fichier n'obtienne pas les clés du royaume.

4. Communication

Un SGEDD dispose souvent de fonctions de communication, telles que l'alerte d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées. Certains systèmes peuvent permettre aux utilisateurs de s'envoyer directement des messages par le biais du système, ou même d'annoter des documents professionnels.

4 avantages d'un SGEDD

La Gestion des Documents peut ne pas sembler être la partie la plus importante de votre entreprise, mais ces quatre avantages expliquent pourquoi elle peut avoir un impact si important sur le fonctionnement de votre organisation.

1. Une meilleure sécurité

À l'ère du numérique, il est difficile de préserver la sécurité des informations. Vous devez faire face à de nombreuses menaces de la part de personnes du monde entier qui veulent voler des informations sensibles. Un SGEDD veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

Et en suivant les modifications apportées aux documents, un SGEDD peut alerter les gestionnaires de toute modification non autorisée afin qu'ils puissent rétablir le document dans sa forme précédente.

Un SGEDD permet également de s'assurer que les entreprises sont en conformité avec les lois et règlements exigeant la sécurité des informations, comme l'HIPAA avec les dossiers médicaux et le GDPR pour la protection des données des citoyens.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

2. Des opérations mieux organisées

Les entreprises doivent être organisées, il est difficile de fonctionner si vous ne l'êtes pas. Lorsque toute votre documentation est organisée, vous ajoutez un vernis de professionnalisme à votre organisation.

L'état d'esprit de chacun s'en trouve amélioré, car il est plus facile de travailler quand on a l'impression que tout est à portée de main. Comme le dit le vieil adage, un bureau encombré est le signe d'un esprit encombré. En rationalisant votre documentation, vous faites un grand pas vers la rationalisation de votre entreprise dans son ensemble.

3. Une meilleure accessibilité

Vos employés pourront accéder aux documents beaucoup plus facilement grâce à un SGEDD. Ils n'auront plus à fouiller dans des piles de papiers dans une boîte en carton rangée dans un placard, ni même à chercher sur plusieurs ordinateurs un fichier caché quelque part dans un dossier aléatoire.

Au lieu de cela, ils disposeront d'un système centralisé qu'ils pourront utiliser pour localiser un dossier en quelques clics seulement. Cela facilite leur travail et leur permet de se concentrer sur des tâches plus importantes.

4. Une efficacité accrue

Lorsque tous vos documents sont organisés et accessibles, votre entreprise est plus efficace et donc plus productive. Vos employés passeront moins de temps à saisir manuellement des données et à rechercher les documents nécessaires.

De plus, vous dépenserez moins d'argent en frais de gestion de documents, car tout est numérique et de nombreux processus sont automatisés.

Questions fréquemment posées sur le SGEDD

Quel est le coût d'un SGEDD ?

Il est impossible de dire combien coûtera un système, car cela dépend de la nature de votre entreprise, de la quantité de documents que vous devez organiser et des fonctions supplémentaires dont vous avez besoin. En règle générale, le montant que vous dépenserez pour un SGEDD dépendra des éléments suivants

• Le logiciel que vous choisissez
• Le nombre d'heures de travail que vous consacrez à son fonctionnement
• La quantité de données que vous voulez gérer
• Les outils de soutien que vous voulez
• Les intégrations
• Sauvegarde
• Formation au SGED pour votre équipe
• Support client
• Si votre système nécessite un administrateur à temps plein ou à temps partiel.
• Mises à jour futures

Comment savoir si j'ai besoin d'un SGDE ?

Si vous êtes une organisation de taille moyenne ou grande, vous avez besoin d'un SGED. Une organisation de taille raisonnable aura des océans de documents, et beaucoup de ces documents seront sensibles ou auront des ramifications légales, vous devez donc avoir un système sécurisé pour les gérer.

Le seul cas où un SGEDD n'est pas nécessaire est celui d'une entreprise d'une ou deux personnes ne possédant pratiquement aucun document. Mais c'est une situation rare, et même dans ce cas, vous pouvez opter pour une option de SGED gratuite pour couvrir vos besoins.

Il y a de fortes chances que vous ayez des documents qui mériteraient d'être protégés, ne serait-ce que parce qu'ils contiennent des informations personnelles identifiables que des pirates pourraient voler.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est un système centralisé qui permet aux entreprises de localiser un dossier en quelques clics seulement.

Comment savoir quel SGDE choisir ?

Déterminer le type de SGED qui conviendra à votre entreprise est plus délicat et nécessite une consultation avec votre personnel sur la documentation dont vous disposez et sur la façon dont elle devrait être organisée. Plus précisément, vous devez savoir

- La quantité de données que vous avez (en gigaoctets).

- Si vous avez des documents qui nécessitent une protection spéciale 

- Combien d'utilisateurs auront besoin d'accéder au système

- Quels seront vos besoins futurs en matière de croissance

- Si vous pouvez faire appel à votre personnel pour gérer le système ou si vous souhaitez faire appel à un administrateur système tiers.

Avec ces informations en main, vous pouvez examiner les options de SGED. 

Il est temps de vous débarrasser une fois pour toutes de votre paperasserie

Si vous lisez ces lignes, il est probable que vous en ayez assez du chaos et de l'encombrement du "système" de documentation de votre organisation, si l'on peut l'appeler ainsi. C'est un signe qu'il est temps d'arrêter de remettre à plus tard.

Réservez un peu de temps dans les semaines à venir pour commencer à traiter ce problème, à mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion documentaire et à identifier un logiciel capable d'organiser le désordre. Vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer.

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