WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Avantages de l'archivage numérique et de la Gestion Electronique de Documents (GED), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le monde s'efforce de devenir écologique. Et l'une des mesures importantes que les gens prennent consiste à se passer de papier et à mettre la plupart de leurs processus en ligne. L'Archivage Numérique est une solution que les entreprises adoptent et qui répond aux deux objectifs mentionnés ci-dessus. L'Archivage Numérique est le processus qui consiste à convertir une copie papier en une forme numérique. Si vous ne savez pas pourquoi tant d'entreprises adoptent cette technique, vous devez poursuivre votre lecture pour découvrir les avantages de l'Archivage Numérique.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité. 

Aucun risque de perdre des données

Il est facile de perdre vos données lorsqu'elles sont sous forme tangible. Lorsque vous devez vous occuper d'un grand nombre de documents, ce fichier crucial peut être égaré si vous ne le gardez pas en sécurité. Et retrouver des informations dans plusieurs fichiers et dossiers peut être difficile et prendre du temps. Ce n'est pas le cas avec l'Archivage Numérique. Tout est disponible en quelques clics. Et si vous triez bien vos données, vous aurez tout dans des dossiers appropriés. Il y a moins de risques de perdre des données lorsque tout est disponible sous vos yeux. De plus, si vous voulez faciliter votre recherche, il vous suffit de taper dans la barre de recherche et vous aurez accès à ce que vous cherchez.

Un processus écologique

La méthode habituelle de sauvegarde des données consomme beaucoup de ressources. Tout d'abord, vous devez dépenser beaucoup d'argent pour acheter du papier et de la papeterie. L'utilisation de papier n'est pas considérée comme un choix écologique. Utiliser des piles de papier chaque mois n'est rien d'autre qu'un gaspillage de ressources. Vous ne pouvez même pas imaginer combien d'arbres sont coupés pour un seul paquet de papier. Et jeter ces papiers de manière écologique en permanence n'est pas non plus très pratique. Ainsi, lorsque vous passez à l'Archivage Numérique, vous faites un pas vers le respect de l'environnement. L'Archivage Numérique n'implique pas l'utilisation de papiers et d'autres matériaux qui peuvent détruire l'environnement.

Sécurité totale des données

Si vous disposez de nombreuses données confidentielles que vous ne souhaitez pas partager avec d'autres personnes, vous devrez faire preuve d'un peu plus de prudence avec ces informations. Les fichiers et documents tangibles risquent toujours de tomber entre de mauvaises mains. Si vous ne verrouillez pas bien vos documents et ne les gardez pas hors de portée des gens, n'importe qui peut accéder à vos informations importantes, et cela peut constituer une menace à plusieurs égards. Et si vous ne pouvez pas bien protéger ces informations, vous courrez un risque très élevé en permanence. D'un autre côté, l'Archivage Numérique protège vos données. Vous pouvez protéger vos documents et en limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, simplifie le processus de stockage des données, et le stockage hors site des données permet à votre entreprise de gagner un temps précieux.

Un accès plus rapide aux données

Que faites-vous habituellement lorsque vous avez trouvé un document important parmi toutes les données archivées dont vous disposez ? Passez-vous plusieurs minutes, voire des heures, à chercher un seul document ? Oui ? C'est la seule solution dont disposent les gens, et c'est un inconvénient de la méthode physique de classement des documents. Mais si vous cherchez un moyen de gagner du temps pour résoudre ce problème habituel, vous pouvez opter pour l'Archivage Numérique. Tous vos documents et pièces de données seront à votre disposition en quelques clics. Tout est stocké sur le nuage, et l'accès aux nuages est très facile.

Plus simple à gérer

Si vous envisagez de conserver vos documents sous quelque forme que ce soit, vous devrez redoubler de prudence. La qualité du papier se détériore avec le temps. Vous devrez veiller à les stocker dans les meilleures conditions pour éviter qu'ils ne se décolorent ou se fissurent. Tout cela est difficile car la conservation du papier n'est pas possible sans l'utilisation de divers produits chimiques. Et s'il ne s'agit pas de conserver des documents, vous devrez tout de même bien les gérer. Si vous avez des papiers de tailles différentes, vous devrez les couper pour les classer ensemble. Sinon, vous devrez quand même les plastifier, les perforer, puis bien les conserver pour sauvegarder vos données. Mais ce n'est pas le cas avec l'Archivage Numérique. Tout ce que vous avez à faire, c'est de numériser des documents, de les enregistrer dans les bons dossiers et le tour est joué. N'est-ce pas simple ?

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Réduction des coûts globaux

L'Archivage Numérique vous permet de réaliser de nombreuses économies. Parce qu'il n'y a pas d'implication de papiers et de dossiers, vous économiserez sur les coûts d'inventaire et de papeterie. Et si votre entreprise possède plusieurs succursales ou sites, l'Archivage Numérique sera une option idéale pour vous, car vous n'aurez pas à investir dans le transport et l'envoi des données vers d'autres sites. Le coût d'un coursier et d'un fax est presque nul. Un grand nombre de sociétés commerciales optent pour l'archivage des données pour le stockage des fichiers, car cela leur permet d'économiser beaucoup d'argent. Ce procédé simplifie le processus de stockage des données, et le stockage hors site des données permet à votre entreprise de gagner un temps précieux.

Une deuxième chance de récupérer

Que se passe-t-il lorsque vous vous débarrassez de vos fichiers et documents ? Ils disparaissent à jamais, n'est-ce pas ? C'est le problème de la méthode physique de sauvegarde et de conservation des données. Et au cas où vous voudriez récupérer les documents, il est impossible de les récupérer. Mais si vous optez pour l'Archivage Numérique, vous avez encore une chance de récupérer vos données. Lorsque vous optez pour l'Archivage Numérique, vous pouvez protéger vos documents contre toute suppression accidentelle. Cela élimine également les tracas liés à la recherche de sauvegardes. Ainsi, votre travail important ne sera pas affecté même si vous supprimez les documents une fois. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Cependant, les organisations sont confrontées à des pénuries de talents qui les exposent à des risques importants. Les possibilités de carrière sont donc nombreuses pour les professionnels de la gestion de projet qui possèdent les compétences clés dont ces organisations ont besoin. Les recherches montrent que la demande est la plus forte pour les praticiens possédant la combinaison de compétences nécessaire, une combinaison de compétences techniques et de leadership, ainsi qu'un sens aigu des affaires.

Nous allons découvrir les sept compétences essentielles en gestion de projet dont vous avez besoin pour réussir, et apprendre comment affiner ces compétences pour vous démarquer de la concurrence. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, prépare les organisations à répondre face à des situations de projet en constante évolution, à déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, pourquoi cela n'a pas fonctionné et comment cela pourrait être amélioré, et à faire des révisions basées sur des données probantes plutôt que sur des hypothèses.

Les sept compétences essentielles en gestion de projet 

1. Communication efficace 

Du lancement d'un projet aux réunions avec les parties prenantes, les chefs de projet sont constamment en train de communiquer. En fait, les chefs de projet passent 90 % de leur temps à communiquer d'une manière ou d'une autre. Ils doivent donc posséder d'excellentes compétences en matière de communication afin de mener à bien les projets. 

Une mauvaise communication, en revanche, peut conduire à l'inefficacité et au non-respect des délais. La plupart des employés considèrent qu'une mauvaise communication est la principale cause du non-respect des délais d'un projet.

Afin d'atténuer ce risque, les chefs de projet doivent donner la priorité à l'apprentissage d'une communication efficace. Il s'agit notamment de savoir comment aborder les gens, créer des relations significatives avec les collègues et articuler une vision clairement établie de ce que vous souhaitez réaliser. Prendre le temps de réfléchir à ce que vous voulez dire,  et à la façon dont vous voulez le dire, avant de communiquer est un premier pas simple et productif vers le perfectionnement de cet ensemble de compétences.

Le saviez-vous ? La plupart des entreprises considèrent les compétences en communication comme extrêmement importantes, quel que soit le service ou le secteur d'activité. En fait, les employeurs affirment que les " compétences générales " comme celles-ci sont tout aussi importantes que les compétences techniques.

2. Négociation

Qu'il s'agisse de la gestion des ressources, de l'engagement des fournisseurs ou de la gestion des conflits au sein de l'équipe, diriger un projet signifie être constamment impliqué dans des négociations. Un chef de projet efficace est souvent un négociateur habile, capable de faire en sorte que les parties concernées restent satisfaites et travaillent en permanence à un objectif commun.

Les discussions inévitables sur les budgets, la dérive du projet, les ressources et les délais peuvent facilement devenir conflictuelles si elles ne sont pas gérées avec tact. Les chefs de projet avisés savent instinctivement quand et comment appliquer des techniques de persuasion qui encourageront les solutions et éviteront de nuire aux relations professionnelles.

En fonction de la situation, les chefs de projet peuvent choisir d'appliquer différents styles de négociation, et il est important qu'ils soient capables de choisir celui qui sera le plus efficace dans chaque scénario. Alors que certains préfèrent le compromis (qui permet de parvenir à un accord avec la partie adverse), par exemple, d'autres préfèrent la collaboration (qui permet de parvenir à une solution gagnant-gagnant) ou la concurrence (qui permet de contrôler un projet dans une situation gagnant-perdant). Quel que soit le style qu'ils choisissent, savoir comment naviguer efficacement dans ces tactiques de négociation est un outil vital pour les chefs de projet qui réussissent.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, est un outil de gestion de la performance car il permet aux organisations de recueillir, diffuser et utiliser des informations et des données pour améliorer leurs opérations internes et apporter une valeur ajoutée à leur organisation.

3. Planification et gestion du temps

Naturellement, la planification est une facette essentielle de la fonction de gestion de projet. Cependant, si vous savez jongler avec plusieurs calendriers et anticiper les obstacles avant qu'ils ne surviennent, vous augmenterez vos chances de mener à bien vos projets.

Les causes les plus courantes d'échec d'un projet sont liées à une mauvaise planification, et comprennent les changements de priorités au sein d'une organisation (40 %), des exigences imprécises (38 %), des changements dans les objectifs du projet (35 %) et des buts non définis (30 %). Comme le montrent ces données, la gestion du temps est clairement une compétence précieuse à acquérir en matière de gestion de projet.

La première étape d'une gestion efficace du temps pour les gestionnaires de projet commence par la création d'un plan de projet bien défini. Au niveau fondamental, un plan de projet saisit les exigences de l'entreprise et la portée du projet, tout en ordonnant les activités et les ressources, ce qui permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent. 

4. Leadership 

Lorsque vous gérez une équipe ou un projet, il est essentiel de posséder de solides compétences en matière de leadership. En encadrant, guidant et motivant efficacement vos collègues, vous pouvez contribuer à faire avancer un projet et à obtenir un résultat positif. Les leaders forts favorisent également un environnement de travail productif en communiquant régulièrement avec leurs équipes et en aidant leurs employés à développer eux-mêmes d'importantes compétences en gestion de projet.

Les équipes travaillent également plus efficacement lorsque les employés ont le sentiment d'apporter une contribution significative au projet. Vous pouvez aider les membres de l'équipe à se sentir utiles en apprenant à déléguer des tâches, à fournir un retour constructif, à fixer des objectifs et à évaluer les performances individuelles et collectives. Veillez à reconnaître les réalisations des membres de votre équipe afin qu'ils sachent que vous appréciez également leurs contributions. En combinant ces éléments avec votre propre style de leadership, vous pourrez gérer des projets avec succès tout en devenant un leader plus efficace.

5. Expertise technique

Pour réussir, les gestionnaires de projet doivent non seulement posséder les compétences générales susmentionnées, mais aussi le savoir-faire technique nécessaire pour mener les projets à terme. Les chefs de projet qui peuvent "parler la langue" des experts en la matière de leur organisation seront en mesure de communiquer plus efficacement avec leurs équipes et de mieux comprendre les risques inhérents à un projet et les obstacles potentiels.

En outre, une compréhension pratique des logiciels de gestion de projet les plus courants peut avoir un impact positif sur le travail d'un chef de projet. Ces types de programmes sont fréquemment utilisés pour planifier, organiser et communiquer avec les coéquipiers tout en gérant simultanément les ressources, les budgets et les calendriers. Dans le monde d'aujourd'hui, cela signifie que les chefs de projet doivent aussi évoluer constamment, en apprenant à tirer parti des dernières technologies disponibles pour mener à bien un projet. 

6. La gestion des risques

La gestion des risques, qui implique l'identification et la planification des risques potentiels, est une compétence essentielle pour les chefs de projet. Les chefs de projet les plus productifs sont capables d'identifier les risques dès le début d'un projet et d'élaborer des plans d'atténuation appropriés au cas où le risque se produirait effectivement. 

Comme les risques sont, par définition, des événements incertains, il est facile pour les gestionnaires de projet de les ignorer et de supposer qu'ils ne se produiront pas. Mais en connaissant, et en reconnaissant, les impacts positifs ou négatifs que le risque peut avoir sur le projet s'il se produit, les gestionnaires de projet peuvent planifier à l'avance pour éviter des problèmes majeurs qui pourraient autrement faire dérailler un projet.

7. Pensée critique et résolution de problèmes

Si la pensée critique est une compétence que tous les professionnels ont intérêt à acquérir, elle est particulièrement utile dans le domaine de la gestion de projet. Plutôt que d'être réactifs, les meilleurs gestionnaires de projet sont proactifs et utilisent leur esprit critique pour naviguer dans des projets délicats ou ambigus.

En restant objectifs, en analysant les faits et en évaluant les options sans parti pris, les gestionnaires de projet sont capables de résoudre des problèmes complexes pour les organisations tout en obtenant des résultats dans les délais et les budgets impartis.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de comparer les valeurs cibles et les valeurs atteintes sur les indicateurs de performance des projets.

a- Pratiquez, pratiquez, pratiquez : Comme toute nouvelle aptitude, ces compétences prennent du temps à apprendre. Si vous occupez actuellement un poste de gestion de projet, soyez conscient de l'utilisation de ces "outils" dans votre travail quotidien. Si vous n'avez pas encore percé dans le domaine de la gestion de projet, recherchez les occasions d'apprentissage pratique qui vous permettront de les exploiter et de les affiner.

b- Assistez aux événements et aux ateliers du secteur : La participation à des événements locaux et en ligne vous permettra d'apprendre les meilleures pratiques et de vous tenir au courant des dernières tendances en matière de gestion de projet. Soyez toujours à l'affût d'autres occasions de vous impliquer dans la communauté de la gestion de projet. Envisagez de rejoindre des associations professionnelles, qui peuvent être un autre moyen de rencontrer des experts du secteur et d'échanger des connaissances avec eux. 

c- Obtenez un diplôme ou un certificat en gestion de projet : L'une des meilleures façons d'affiner vos compétences en gestion de projet est d'obtenir un certificat ou un diplôme d'études supérieures. 

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Suivi

La planification est effectuée dans les premières phases d'un projet, mais un suivi continu est nécessaire pour s'assurer que le projet respecte le budget et le calendrier, que les ressources sont disponibles et que les avantages attendus peuvent être obtenus. Il peut être nécessaire de modifier les estimations, les délais et les étapes au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Contrôle

Aucun projet n'est exempt de problèmes, mais le chef de projet doit les maîtriser afin qu'ils n'aient pas d'incidence négative sur le résultat final. La phase de contrôle porte également sur la gestion des risques.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de déceler les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets et de les visualiser par secteur d'activités en statistiques et représentation graphique.

Communication

Une bonne communication est l'un des facteurs les plus importants pour la réussite d'un projet. De nombreux problèmes peuvent être évités s'il existe une communication ouverte et honnête entre toutes les personnes impliquées dans un projet, qu'elle soit écrite ou verbale, formelle ou informelle.

Gestion du personnel

Un chef de projet est responsable de la gestion des personnes travaillant sur le projet, ainsi que des tâches et des risques. Dans les projets complexes, il peut y avoir des niveaux distincts de gestion des personnes, mais chaque chef de projet aura une certaine responsabilité vis-à-vis des individus. Cela inclut la motivation des personnes, le feedback constructif, etc.

Phases de la gestion de projet

Initiation

Cette première étape d'un projet définit l'analyse de rentabilité, la justification du projet, qui sera utilisée pour s'assurer que le projet reste sur la bonne voie. Elle indique également les objectifs du projet, la manière dont ils seront atteints et l'étendue des travaux, ce qui est important pour contrôler les demandes de changement ultérieures. Au cours de cette phase, les personnes impliquées dans le projet se verront attribuer leurs responsabilités.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, possède une fonctionnalité médiathèque qui permet d'attacher les images et vidéos illustratives des réalisations sur les projets.

Exigences

La documentation des exigences décrit en détail les objectifs du projet, y compris les délais et les contraintes. Elle doit également définir les critères de réussite du projet et être utilisée pour gérer les attentes des parties prenantes. De nombreux projets utilisent un processus itératif pour parvenir à un accord sur les exigences, bien que certains projets adoptent une approche "agile" de la gestion de projet.

Planification

Le plan de projet comprend des détails sur la manière dont les travaux du projet seront menés, comment ils seront surveillés et contrôlés, comment la communication sera facilitée et des informations sur les coûts et les délais. Mais une fois qu'un projet est en cours, c'est généralement le calendrier du projet qui retient le plus l'attention.

Toutes les tâches doivent être planifiées dans l'ordre le plus efficace possible afin de garantir que les tâches interdépendantes soient achevées au moment voulu et de permettre l'exécution de plusieurs tâches en parallèle. Il existe de nombreux outils de gestion de projet pour faciliter la planification, l'un des plus courants étant le diagramme de Gantt.

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Exécution

La personne ou le groupe chargé de l'exécution d'une tâche devra savoir, en détail, ce que cette tâche implique, ainsi que les dépendances et les délais, et devra également comprendre les critères selon lesquels chaque tâche est considérée comme terminée.

Clôture

Une fois que le produit final a été approuvé, le projet peut être officiellement clôturé et un examen final peut être organisé pour tirer les leçons des succès et des erreurs, et mettre cette expérience à profit pour le projet suivant.

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