WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

La numérisation de documents présente t-elle des avantages pour votre entreprise? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

En numérisant vos documents pour en faire des fichiers numériques, vous débloquez de sérieux avantages pour votre organisation. Lisez ce qui suit pour découvrir les avantages de base et les avantages étendus.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est un logiciel indispensable pour vous permettre d'optimiser le flux de travail de votre entreprise.

Avantages de base de la numérisation de documents

1. Réduire les coûts, augmenter la productivité et améliorer l'accès aux informations clés

Ce sont les trois raisons les plus courantes pour lesquelles les gens envisagent de numériser leurs documents. La décision est généralement motivée par une perte de temps dans le classeur ou par l'égarement accidentel de documents.

Une enquête a révélé qu'il faut en moyenne 37 minutes pour retrouver la copie papier d'un document dans un classeur. Ces 37 minutes pourraient être consacrées à aider un client, à réaliser une vente ou à améliorer l'entreprise, mais elles sont plutôt utilisées pour retrouver un seul document.

Le fait de numériser et de localiser vos fichiers dans un système de gestion centralisée des documents vous permet de le faire en moins de 25 secondes.

Non seulement vous pouvez accéder plus rapidement aux informations clés, mais vous n'avez pas non plus à dépenser de l'argent pour stocker les documents (sur site ou hors site), vous n'avez pas besoin d'acheter régulièrement des boîtes ou des classeurs, et vous n'aurez pas à payer les coûts associés à l'impression et à l'envoi des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de favoriser la croissance numérique.

2. Audits, découvertes et conformité plus rapides

Les organisations et les services qui font l'objet d'audits, de demandes de communication de documents et d'enquêtes au titre de la loi sur la liberté d'information ont tout à gagner à numériser leurs documents. Si vous traitez ces demandes, vous savez qu'elles sont souvent très médiatisées et extrêmement sensibles au facteur temps.

Alors comment réduire le temps de recherche des informations ? Des fichiers numériques permettant la recherche de texte. Une stratégie de numérisation devrait être un élément clé du plan d'évaluation des risques de votre organisme. Les dossiers numériques sont faciles à stocker et à rechercher. Ils peuvent vous aider à répondre rapidement aux demandes et à éviter les amendes et la publicité négative.

3. Meilleure conservation des données

Même si les livres rares et les documents anciens sont très utiles pour la recherche, il ne faut pas non plus trop les manipuler.

En numérisant ces objets historiques, ainsi que tout document important mais fragilisé par l'âge, vous préserverez ces informations sous forme numérique. Quel que soit le type de recherche que vous, un employé, un client ou un consommateur effectue, vous n'aurez pas à vous inquiéter de la manipulation de matériaux délicats.

Les fichiers numériques permettent également de conserver vos informations en toute sécurité dans le cas (heureusement improbable) d'un incendie, d'une inondation ou d'une autre catastrophe naturelle.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, comporte des fonctions de communication, telles que l'envoi d'alertes par un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes marquées dessus. 

4. Reprise après sinistre

En parlant de catastrophes naturelles, les dossiers papier sont vulnérables à plusieurs menaces. Les données des systèmes informatiques sont sauvegardées, mais il n'existe aucune sauvegarde pour les documents papier. En raison de l'absence de sauvegarde, la plupart des petites entreprises touchées par une catastrophe naturelle ne s'en remettent jamais. La numérisation de vos fichiers devrait faire partie de votre plan de continuité des activités.

Vous conservez vos dossiers inactifs dans des entrepôts de stockage ? Même les bâtiments de stockage sécurisés dotés de systèmes d'extinction des incendies présentent un risque de détérioration des documents.

En numérisant vos fichiers et en les stockant dans un système de gestion de documents basé sur le cloud (ou en ayant une sauvegarde sur un serveur hors site), vous pouvez rebondir après une catastrophe avec un minimum de perturbations pour vos clients. Les documents électroniques vous permettent de transmettre rapidement tous les fichiers requis à votre compagnie d'assurance ou au gouvernement.

C'est une bonne option même si vous n'êtes pas confronté à une véritable catastrophe. Vous devriez avoir une sauvegarde numérique de vos documents financiers importants, de vos licences, de vos permis, de vos informations fiscales et de tout ce qui est essentiel à la gestion de votre entreprise. Les fichiers numériques signifient que vos informations sont en sécurité, même en cas d'inondation ou d'incendie mineur.

5. Plus d'espace dans votre bureau

C'est un peu évident, mais si vous n'avez pas de boîtes et de classeurs partout dans votre bureau, vous pouvez récupérer et réutiliser cet espace. Avec vos documents papier numérisés et stockés sur un serveur ou dans le nuage, vous constaterez probablement que vous avez plus de place dans votre bureau que vous ne le pensiez. Cela signifie peut-être que si vous manquiez de place à votre bureau, vous n'avez pas besoin de déménager après tout.

Si vous souhaitez déménager dans un nouveau bureau, pourquoi emporter tout ce papier avec vous ? Plus de 30 % des travaux de numérisation que nous recevons sont liés à un déménagement ou à une délocalisation, car le stockage de documents papier dans des locaux de premier ordre coûte cher. (Et si vous déménagez, n'oubliez pas de vous procurer notre liste de contrôle gratuite pour le déménagement de bureaux).

À propos, saviez-vous que plus de 1 000 000 d'images numérisées peuvent être stockées sur une clé USB de 32 Go ? Une clé USB prend certainement moins de place que toutes ces boîtes de dossiers.

Imaginez à quel point votre bureau sera impressionnant et épuré, sans armoires de classement encombrantes ni boîtes partout !

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

6. Une sécurité accrue

Vous stockez peut-être vos dossiers sous clé, mais sont-ils vraiment aussi sûrs qu'ils pourraient l'être ? Les classeurs et les salles d'archives peuvent être laissés ouverts et rien n'empêche vraiment quelqu'un de jeter un coup d'œil.

L'avantage des documents numériques est qu'ils peuvent être protégés par un mot de passe, cryptés et stockés en toute sécurité sur le cloud. Les systèmes fournissent un accès sécurisé en fonction du réseau, des informations d'identification de l'utilisateur et du type de document. Toute l'activité du système fait également l'objet d'un suivi. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de l'accès non autorisé aux dossiers juridiques, aux documents des employés et/ou aux informations sur les clients.

Comment suivre l'utilisation d'un système sur papier ? Vous ne le pouvez pas !

Un autre avantage d'un bon système en nuage est que les données sont sauvegardées régulièrement et surveillées 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cela signifie que vous ne perdrez rien de précieux et que les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent accéder à ces données à tout moment.

Maintenant que nous avons couvert les avantages de base, passons aux avantages étendus.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage une expérience utilisateur de grande qualité. 

Avantages étendus de la numérisation de documents

1. Favoriser la transparence et l'ouverture

Les processus papier peuvent ralentir les affaires et ennuyer les employés. Après tout, y a-t-il quelque chose de pire que de travailler sur une facture ou une demande pour découvrir que quelqu'un d'autre a commencé à travailler dessus il y a une demi-heure ? Ou d'apprendre que vous travaillez sur un document qui date de plusieurs révisions ?

Lorsque chacun peut accéder aux informations dont il a besoin, sans craindre qu'elles soient périmées ou erronées, cela améliore le moral et la productivité. Les documents numériques sont également essentiels pour les équipes distantes ou distribuées, afin que chacun travaille à partir d'une seule collection d'informations.

Et la transparence ne s'arrête pas aux employés - elle est également bénéfique pour vos clients ! Les enregistrements peuvent être utilisés pour améliorer l'expérience client tout en permettant aux employés de fournir des niveaux de service plus élevés. Les documents numérisés sont également très simples à publier en ligne lorsque le partage d'informations est utile et approprié.

Refuser agressivement l'accès aux documents a l'effet inverse. Les employés de valeur, ainsi que les partenaires et les clients, peuvent se sentir déconnectés et moins appréciés.

2. Une meilleure conservation des documents et une meilleure gestion des dossiers

Lorsqu'il s'agit de gérer votre entreprise, vos priorités ne comprennent généralement pas la connaissance du calendrier de conservation de chaque document utilisé par votre entreprise. Par conséquent, une pratique courante dans la plupart des entreprises avec lesquelles nous avons travaillé consiste à mettre les vieux documents dans des boîtes et à les envoyer hors site lorsqu'ils manquent d'espace.

Bien sûr, cela fonctionne techniquement, mais ce n'est pas une bonne stratégie à long terme. La seule partie qui bénéficie de cette situation est la société de stockage de documents. En toute honnêteté, de nombreux documents qui devraient être jetés sont conservés inutilement pendant de nombreuses années. Cela signifie que vos frais pour les sociétés d'entreposage de boîtes ne font qu'augmenter.

Une fois que vous avez numérisé vos documents, les fichiers doivent être classés par type de fichier et par date. C'est tout ce dont vous avez besoin pour créer une certaine organisation, une identification et la capacité de vous conformer à l'obligation de ne pas conserver les dossiers plus longtemps que nécessaire.

Conseil de pro : Nous vous suggérons également de créer une politique de conservation des documents. Si vous avez un calendrier et un système de gestion des documents, vous pouvez définir des règles pour que le système vous rappelle quand supprimer certains documents.

3. Réduisez votre empreinte carbone

La numérisation de documents n'est pas seulement bénéfique pour votre entreprise, mais aussi pour le développement durable et l'environnement. En réduisant votre dépendance au papier, vous diminuez l'empreinte carbone de votre entreprise et vous préservez le papier, les arbres et l'environnement.

Saviez-vous qu'un employé de bureau moyen manipule plus de 10 000 feuilles de papier par an ? En numérisant vos documents, vous pouvez les envoyer par courriel ou y accéder en ligne, ce qui signifie que vous n'avez plus besoin de copier, d'imprimer et/ou d'envoyer des demandes par la poste.

Vous devriez également chercher comment éliminer complètement le papier de votre bureau. Pour commencer, vous pouvez investir dans des scanners pour tronquer le papier au fur et à mesure de son arrivée. Vous pouvez également convertir les formulaires papier en formulaires électroniques. Cela ne permet pas seulement d'éliminer le papier, mais aussi de sécuriser vos informations !

Voilà : neuf avantages que votre entreprise tirera de la numérisation de ses documents. L'idée de ne plus avoir de boîtes ou de classeurs remplis de papier et de bénéficier de tous ces avantages doit être séduisante, non ?

La meilleure chose à faire est de contacter une société de numérisation de documents et de voir si elle peut numériser un échantillon gratuitement. Une bonne société mettra également votre échantillon sur un système de démonstration pour que vous puissiez l'essayer et comprendre réellement les avantages de la numérisation.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

De quelle manière évaluer votre système de gestion des performances RH ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

De plus, une fois le système en place, vous trouverez utile de recueillir des données pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Vous pourrez utiliser ces informations pour apporter les corrections nécessaires.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise.

Test pilote du système de gestion des performances

Lors de l'essai pilote du système, vous mettez en œuvre le système dans son intégralité, du début à la fin, y compris toutes les étapes qui seraient incluses si le système était entièrement mis en œuvre. En d'autres termes, des réunions ont lieu entre le superviseur et l'employé, des données sur les performances sont recueillies, des plans de développement sont conçus et un feedback est fourni.

L'essai pilote permet d'identifier et de corriger rapidement les défauts éventuels avant que le système ne soit mis en œuvre dans toute l'organisation.

Raisons d'effectuer un test pilote

Le test pilote vous permet d'obtenir des informations du point de vue des utilisateurs du système sur son bon fonctionnement, de connaître les difficultés et les obstacles imprévus, de recueillir des recommandations sur la manière d'améliorer tous les aspects du système et de comprendre les réactions personnelles à celui-ci.

En outre, la réalisation d'un test pilote est un autre moyen d'obtenir une acceptation précoce de la part d'un groupe de personnes, celles qui participent au test pilote, qui peuvent ensuite se faire les champions du système de gestion des performances.

Une dernière raison de réaliser un test pilote est que les utilisateurs finaux sont susceptibles d'avoir un taux d'acceptation du système plus élevé, sachant que les parties prenantes de l'entreprise ont eu leur mot à dire dans sa conception, plutôt que d'avoir le sentiment que le système a été créé par le seul département RH.

Sélectionnez le groupe de test pilote

Dans les grandes organisations, il est important de sélectionner le bon groupe d'employés pour le test pilote. En choisissant ce groupe, vous devez comprendre que les gestionnaires qui y participeront doivent être prêts à investir les ressources, y compris le temps, nécessaires à la réalisation du test pilote.

En choisissant le groupe, assurez-vous qu'il est suffisamment grand et représentatif de l'ensemble de l'organisation pour que les réactions du groupe puissent être généralisées au reste de l'organisation. Ainsi, lors de la sélection du groupe, choisissez des emplois similaires à ceux de l'ensemble de l'entreprise, et le groupe sélectionné ne doit pas constituer une exception, que ce soit de manière positive ou négative. 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de gérer en toute efficacité tout le processus de recrutement des entreprises.

Suivi et évaluation permanents du système de gestion des performances

Lorsque la période de test est terminée et que le système de gestion des performances a été mis en œuvre à l'échelle de l'organisation, il est important d'utiliser des mesures claires pour contrôler et évaluer que les choses fonctionnent comme prévu.

Comment évaluer l'efficacité du système ? Comment évaluer la mesure dans laquelle le système est mis en œuvre comme prévu, et comment évaluer la mesure dans laquelle il produit les résultats escomptés ?

Ce qu'il faut mesurer dans votre système de gestion des performances

Les données d'évaluation doivent inclure les réactions au système et les évaluations des exigences opérationnelles et techniques du système.

Par exemple, vous pouvez administrer une enquête confidentielle à tous les employés, leur demandant leurs perceptions et leurs attitudes à l'égard du système. Ce sondage peut être administré au cours des étapes initiales de la mise en œuvre, puis à la fin du premier cycle d'examen pour savoir s'il y a eu des changements.

De plus, en ce qui concerne les résultats du système, vous pouvez mesurer les évaluations de performance au fil du temps pour voir quels sont les effets positifs de la mise en œuvre du système.

Enfin, vous pouvez également interroger les principales parties prenantes, notamment les responsables et les employés qui ont participé à l'élaboration et à la mise en œuvre du système de gestion des performances.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Comment mesurer votre système de gestion des performances

Voici de bonnes mesures que vous pouvez utiliser sur une base régulière pour suivre et évaluer le système :

• Le nombre de personnes évaluées : L'une des mesures les plus fondamentales est le nombre d'employés qui participent effectivement au système. Si les évaluations de performance n'ont pas été effectuées pour certains employés, vous devez découvrir qui ils sont et pourquoi une évaluation de performance n'a pas été effectuée.
• Qualité des données qualitatives sur les performances : Un indicateur de la qualité des données de performance fait référence aux informations fournies dans les sections ouvertes des formulaires d'évaluation. Par exemple, combien l'évaluateur a-t-il écrit ? Quelle est la pertinence des exemples fournis ?
• Qualité des actions de suivi : Un bon indicateur de la qualité du système est de savoir s'il conduit à des actions de suivi importantes concernant les activités de développement et les processus améliorés. Par exemple, dans quelle mesure les actions de suivi impliquent-elles exclusivement le superviseur plutôt que l'employé ? Si c'est le cas, le système ne fonctionne pas comme prévu car les employés ne sont pas suffisamment impliqués. De même, dans quelle mesure les employés ont-ils tiré les leçons de leurs succès et de leurs échecs et les ont-ils appliquées à l'avenir ?
• Réunion de discussion sur la qualité des performances : Vous pouvez distribuer régulièrement une enquête confidentielle à tous les employés pour recueillir des informations sur la façon dont le superviseur gère les réunions de discussion sur les performances. Par exemple, les commentaires sont-ils utiles ? Le superviseur a-t-il mis à disposition des ressources pour que l'employé puisse atteindre les objectifs du plan de développement ? Dans quelle mesure la discussion sur l'évaluation des performances était-elle pertinente pour le travail de l'employé ? Dans quelle mesure les objectifs et les plans de développement ont-ils été discutés ? Dans quelle mesure la manière dont le supérieur hiérarchique fournit un retour d'information encourage-t-il les subordonnés directs à recevoir davantage de retour d'information à l'avenir ?
• Satisfaction du système : Vous pouvez également distribuer une enquête confidentielle pour mesurer les perceptions des utilisateurs du système, tant les évaluateurs que les évalués. Cette enquête peut inclure des questions sur la satisfaction concernant l'équité, l'utilité et l'exactitude.
• Rapport coût/bénéfice global : Une façon assez simple d'aborder l'impact global du système est de demander aux participants d'évaluer le rapport coût/bénéfice global du système de gestion de la performance. Il s'agit d'un type de question de fond qui peut fournir des preuves convaincantes de la valeur globale du système. La question du rapport coût/bénéfice peut être posée en référence à un individu (employé ou manager), à un poste et à une unité organisationnelle.
• Performance au niveau de l'unité et de l'organisation : Un autre indicateur du bon fonctionnement du système est fourni par la mesure des performances au niveau de l'unité et de l'organisation. Ces indicateurs de performance peuvent être la satisfaction des clients vis-à-vis d'unités spécifiques et les indicateurs de performance financière des différentes unités ou de l'organisation dans son ensemble. Il peut s'écouler un certain temps avant que les changements au niveau des performances individuelles et collectives ne se traduisent par des résultats au niveau de l'unité et de l'organisation.

Comment suivre et évaluer un projet (avec des conseils)? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Qu'est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi de projet est le processus qui consiste à superviser et à suivre un projet pour s'assurer qu'il est achevé dans les délais et dans le respect du budget. Il fournit aux gestionnaires de projet un moyen complet de définir la structure du projet en comparant les résultats réels d'un projet à son déroulement prévu, en identifiant les problèmes éventuels et en prenant les mesures nécessaires pour les corriger. Le suivi des projets aide également les entreprises à suivre les priorités, à quantifier les coûts et à allouer les ressources nécessaires au bon déroulement des projets.

Grâce au suivi, les entreprises peuvent rester dans le cadre du projet, maximiser leur retour sur investissement et fournir des résultats de qualité aux parties prenantes. Le suivi des projets devrait être au premier plan de tout processus de planification, car il permet aux entreprises d'évaluer les facteurs qui déterminent le succès global, tels que la performance, la durée et le coût, pendant que le projet se déroule. Il permet également de responsabiliser tous les membres de l'équipe et donne aux chefs de projet la possibilité d'apporter des changements pour maintenir l'efficacité du projet.

Comment mettre en œuvre le suivi du projet

Voici une liste d'étapes à suivre pour mettre en œuvre une stratégie efficace de suivi de projet :

1. Créer un plan ou un schéma

Il est important de commencer par un plan ou un schéma sur la façon dont vous pouvez suivre le projet. Déterminez qui est responsable du suivi du projet, de la réalisation des évaluations et de la communication des résultats importants à la direction et aux parties prenantes. Posez des questions pour déterminer comment le projet est réussi et les meilleurs moyens d'y parvenir. Décidez des flux de travail optimaux et discutez des critères d'évaluation d'une équipe et de l'état d'avancement d'un projet.

2. Fixez des objectifs et des attentes

Pour tout projet, il est nécessaire de fixer des objectifs réalistes. Exposez clairement ces objectifs à tous les membres de l'équipe et assurez-vous qu'ils comprennent les conditions de réussite du projet. Il peut être utile d'organiser régulièrement des contrôles ou des réunions avec l'équipe de projet pour lui fournir un retour d'information et l'aider à comprendre les objectifs à long terme.

Au cours de cette étape, vous devez également identifier les indicateurs clés de performance du projet, ou ICP, qui sont des valeurs mesurables permettant à une entreprise de déterminer dans quelle mesure l'équipe atteint les objectifs du projet. Parmi ces indicateurs, on peut citer le bénéfice net, le coût global ou l'efficacité.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

3. Décidez comment surveiller le projet

Une fois que vous avez déterminé les objectifs d'un projet, il est utile d'en examiner les paramètres, notamment le coût, le calendrier et tous les domaines que les parties prenantes ont identifiés comme importants. Utilisez ces facteurs pour définir les risques potentiels du projet et élaborez un plan pour les gérer efficacement. Au cours de cette partie du processus, décidez comment partager les progrès avec toutes les parties concernées. De nombreux chefs de projet utilisent des rapports d'état pour résumer un projet et son avancement. Partagez ces rapports avec la direction et les principales parties prenantes du projet afin de tenir tout le monde informé tout au long du processus de suivi.

4. Évaluer les rapports

Une fois que vous avez compilé les rapports d'étape, il est essentiel d'évaluer ces données dans le contexte du projet dans son ensemble. Utilisez les données fournies dans les rapports pour les mesurer par rapport aux indicateurs clés de performance définis plus tôt dans le processus. Cette évaluation peut vous donner une idée précise de la manière dont le projet répond aux attentes, ainsi que des domaines à améliorer. Vous pouvez alors déterminer les actions nécessaires pour affiner ces parties du projet.

5. Apporter les améliorations nécessaires

Maintenant que vous avez évalué les données, il est temps d'apporter les améliorations nécessaires au bon déroulement du projet et au respect du budget. Décidez des mesures à prendre pour vous assurer que le projet reste dans les limites prévues. En mettant en œuvre un suivi de projet efficace, vous pouvez continuer à travailler à des améliorations bien avant l'achèvement d'un projet. Vous pouvez également utiliser le suivi de projet pour développer des objectifs continus pour les projets futurs, ce qui vous permettra d'être plus productif à l'avenir.

Conseils pour le suivi d'un projet

Voici quelques conseils utiles à garder à l'esprit lors du suivi d'un projet :

Collecter et suivre les données

Décidez comment vous allez obtenir des informations de votre équipe. Vous pouvez utiliser un système d'auto-déclaration et, en mettant en place des rappels, vous pouvez demander des rapports hebdomadaires, comme pour un devoir à rendre. Vous pouvez également organiser une réunion d'équipe hebdomadaire au cours de laquelle tous les membres de l'équipe rendent compte de leurs progrès. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de disposer d'une méthode établie de suivi des données, qu'il s'agisse d'une feuille de calcul à code couleur ou d'un logiciel de gestion de projet. Après avoir choisi vos méthodes de collecte et de suivi, utilisez-les de manière cohérente afin qu'elles constituent une ressource fiable pendant toute la durée du projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de définir les jalons et les indicateurs clés des projets (ICP).

Faites le point sur l'avancement du projet

Assurez-vous que les membres de l'équipe, la direction et les parties prenantes connaissent tous l'état d'avancement du projet et le travail accompli. Si nécessaire, organisez des réunions supplémentaires pour définir les attentes, les étapes et les délais pour chaque partie du projet. Fournissez des mises à jour régulières afin que chacun comprenne la portée, le budget et le calendrier actuels du projet.

Gérer les attentes

De nombreuses variables peuvent affecter le résultat ou l'orientation d'un projet. Il est important de garder ces réalités à l'esprit tout au long des différentes phases d'un projet et d'intégrer ces incertitudes dans toute stratégie de suivi. Disposer d'un plan prêt à gérer les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent peut considérablement simplifier un projet et le maintenir sur la bonne voie.

Maintenir la flexibilité

Tout au long d'un projet, les plans peuvent changer, et ce n'est pas grave. Soyez prêt à faire les changements nécessaires pour respecter le budget et le calendrier d'un projet. Communiquez les nouvelles attentes à l'équipe et réaffectez le travail si nécessaire. En outre, tenez à jour les documents de suivi du projet et informez les parties prenantes de tout changement important.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).