WEBGRAM

Qu'est-ce que la Gestion des Ressources Humaines ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
Qu'est-ce que la Gestion des Ressources Humaines ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels.
Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Définition et exemples de la gestion des ressources humaines ?

La Gestion des Ressources Humaines est la fonction organisationnelle qui gère toutes les questions relatives aux personnes d'une organisation. Cela comprend, sans s'y limiter, la rémunération, le recrutement et l'embauche, la gestion des performances, le développement de l'organisation, la sécurité, le bien-être, les avantages sociaux, la motivation des salariés, la communication, la gestion des politiques et la formation. 

Apprenez-en davantage sur ce qu'est la gestion des ressources humaines et comment elle fonctionne.

Qu'est-ce que la Gestion des Ressources Humaines ?

La Gestion des Ressources Humaines est une approche stratégique et globale de la gestion des personnes ainsi que de la culture et de l'environnement de travail. Bien menée, elle permet aux employés de contribuer de manière efficace et productive à l'orientation générale de l'entreprise et à la réalisation des buts et objectifs de l'organisation.

Les membres du département fournissent les connaissances, les outils nécessaires, la formation, les services administratifs, le coaching, les conseils juridiques et de gestion, ainsi que la supervision de la gestion des talents dont le reste de l'organisation a besoin pour fonctionner avec succès. 

Autre nom : Gestion du capital humain

Acronyme : GRH

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place un logiciel performant et sur mesure de Gestion des Ressources Humaines afin d'aider les entreprises à avoir un tableau de bord sur leurs ressources et mieux les gérer.

Comment fonctionne la gestion des ressources humaines ?

Les membres du personnel de la GRH sont en partie responsables de veiller à ce que l'organisation ait une mission, une vision et des valeurs globales qui sont partagées et qui donnent une raison générale aux employés de vouloir travailler pour leur organisation. Ces éléments peuvent être une source d'inspiration et aider les employés à sentir qu'ils font partie de quelque chose qui les dépasse.

Les activités supplémentaires parrainées par la GRH peuvent inclure la sensibilisation des employés et de la communauté. Ils sont souvent les mentors et les membres des équipes d'employés qui s'occupent des dons philanthropiques, des activités d'engagement des employés et des événements auxquels participent les familles des employés.

Les fonctions de GRH sont également exercées par les responsables hiérarchiques qui sont directement responsables de l'engagement, de la contribution et de la productivité des membres de leur personnel hiérarchique. Dans un système de gestion des talents entièrement intégré, les responsables jouent un rôle important dans le processus de recrutement et en assument la responsabilité.  On attend désormais de la fonction de GRH qu'elle ajoute de la valeur à l'utilisation stratégique des employés et qu'elle veille à ce que les programmes recommandés et mis en œuvre aient un impact positif et mesurable sur l'entreprise.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de logiciels informatiques en Afrique, est personnalisable en fonction des réalités de chaque entreprise et peut gérer tous types d'agents dans l'organisation.

Les employés qui travaillent dans la GRH doivent également contribuer à protéger leur employeur et leur entreprise contre les poursuites judiciaires et le chaos qui en résulte sur le lieu de travail. Ils doivent faire preuve d'équilibre pour servir toutes les parties prenantes d'une organisation : clients, dirigeants, propriétaires, gestionnaires, employés et actionnaires.

Exigences pour accéder à la gestion des ressources humaines

Les personnes qui souhaitent entrer dans le domaine de la GRH doivent habituellement avoir au moins un baccalauréat en gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe, comme la gestion des affaires. Certains employeurs peuvent également exiger des candidats une maîtrise en administration des affaires, en ressources humaines ou en relations de travail.

Une certification spéciale est parfois nécessaire pour obtenir un emploi en GRH, elle peut aider les candidats à se démarquer, et certains employeurs l'exigent souvent. Plusieurs associations professionnelles proposent ce type de certifications :

  • - La Society for Human Resource Management (SHRM) offre les programmes  Professionnel certifié SHRM et Professionnel certifié sénior SHRM.
  • - Le HR Certification Institute (HRCI) offre plusieurs certifications, dont celle de professionnel associé en ressources humaines, de professionnel en ressources humaines, de professionnel senior en ressources humaines et de professionnel global en ressources humaines. Le HRCI propose également des programmes de micro-crédits sur plusieurs sujets.
  • - WorldatWork propose également plusieurs certifications dans les catégories Compensation, Executive Compensation, Sales Compensation, et Benefits.
  • - L'International Foundation of Employee Benefit Plans propose des certificats dans de nombreux domaines également, notamment les avantages sociaux et les régimes de santé et de bien-être.

La quantité d'expérience requise dépend de la préférence de l'employeur, mais la plupart des postes de gestion de la GRH exigent plusieurs années d'expérience dans le domaine.

Les compétences générales que les employeurs exigent généralement des candidats à la GRH comprennent le leadership, la communication, la prise de décision, l'organisation et les relations interpersonnelles.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet le suivi et la gestion du recrutement de candidats, et la gestion des processus d'entretien, d'embauche et d'emploi.

Principaux points à retenir

  • - La gestion des ressources humaines (GRH) est la fonction d'une organisation qui gère tout ce qui a trait à son personnel.
  • - Le service de GRH permet aux employés de contribuer de manière efficace et productive.
  • - La fonction de GRH a évolué, et on attend souvent d'elle qu'elle apporte une valeur ajoutée à l'orientation stratégique de l'entreprise.
  • - La certification n'est pas nécessaire pour obtenir un emploi dans la GRH, mais elle peut donner un avantage aux candidats.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Les fonctions de suivi-évaluation de projets et programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
Les fonctions de suivi-évaluation de projets et programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet.
Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.


Il existe de nombreuses fonctions différentes liées au Suivi-Evaluation. Certaines sont regroupées sous la rubrique générale du suivi-évaluation, tandis que d'autres interagissent avec le Suivi-Evaluation à des degrés divers, selon les circonstances. Les différentes fonctions décrites, du cycle du projet / programme . Les différentes fonctions décrites, du cycle du projet / programme sont résumées sur différentes étapes. Un projet ou un programme est d'abord identifié et/ou conçu.  Ensuite, il y a une phase de conception, à la suite de laquelle un plan est développé. Ensuite, le projet ou le programme est mis en œuvre. Après cela, il peut être clôturé, étendu, élargi ou repensé. Tous les projets ou programmes ne suivent pas le même cycle, et parfois les différentes étapes se chevauchent ou sont réalisées dans un ordre différent. Par exemple, les informations acquises au cours de la planification ou de la mise en œuvre peuvent conduire à une nouvelle conception du projet ou du programme.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, couvre tout le travail effectué pendant ou après un projet pour définir, sélectionner, collecter, analyser et utiliser les informations. 

Une analyse de situation est une analyse d'une situation dans un lieu géographique ou un secteur. Elle implique normalement une évaluation des défis à relever dans le lieu ou le secteur, et une analyse des personnes qui travaillent actuellement sur ces défis, de ce qu'elles font et des capacités dont elles disposent. Elle implique également une évaluation de l'environnement socio-économique externe. L'analyse situationnelle est généralement effectuée pendant la phase de conception d'un projet ou d'un programme, et contribue à la phase de planification. Dans certaines circonstances, elle peut être utilisée pour aider à identifier des projets ou des programmes. 

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement de systèmes d'informations en Afrique, prend en compte les objectifs globaux et les objectifs spécifiques des projets traités.

Un plan est produit après la conception d'un projet ou d'un programme. Il comprend généralement une description écrite des méthodes de travail, des buts, des objectifs, des activités, des indicateurs, des budgets, etc. Dans les projets simples, les plans comprennent souvent des activités prédéfinies destinées à atteindre les objectifs souhaités. Dans des situations plus complexes, les plans sont élaborés en tenant compte de la nécessité d'une certaine flexibilité tout au long de la période du projet ou du programme. Le Suivi et l'Evaluation sont souvent fortement basés sur la planification, et peuvent conduire ultérieurement à l'ajustement des plans pendant la mise en œuvre. Une évaluation formelle est souvent effectuée à la fin des phases de conception et de planification, avant que l'autorisation ne soit donnée de poursuivre un projet ou un programme. Une évaluation examine de manière critique tous les aspects d'un projet ou d'un programme. Elle vérifie que les méthodes de travail conçues pour atteindre les buts et les objectifs sont réalistes et que le projet ou le programme est susceptible de présenter un bon rapport qualité-prix.

 L'évaluation peut également porter sur la pertinence et/ou la faisabilité du projet ou du programme. Parfois, les évaluations peuvent conduire à la réalisation d'autres travaux de conception ou de planification. Identifier Concevoir Planifier Mettre en œuvre Clôturer / redéfinir. Pour comprendre les changements apportés par un projet ou un programme, il est nécessaire de comprendre quelle était la situation initiale. C'est ce que l'on appelle la base de référence. Les bases de référence peuvent aller de simples exercices informels à de grandes enquêtes coûteuses. Elles constituent une partie importante de nombreux Systèmes de Suivi-Evaluation. Les bases de référence collectent généralement des informations sur les objectifs et/ou les indicateurs du projet ou du programme. Elles sont normalement réalisées au début ou à proximité du début d'un projet ou d'un programme, soit à la fin de la phase de planification, soit au début de la phase de mise en œuvre. Le suivi est la collecte et l'analyse systématiques et continues d'informations sur les progrès d'une intervention de développement. Le suivi est effectué pour s'assurer que les personnes qui ont besoin de connaître une intervention de développement sont correctement informées afin que les décisions de gestion puissent être prises en temps opportun. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afriquepermet d'effectuer plusieurs types d'évaluation de projets ou programmes selon les besoins.

Le suivi est effectué tout au long de la mise en œuvre d'un projet ou d'un programmeIl alimente souvent les évaluations et peut également contribuer à des modifications des plans et des budgets. Parfois, il peut conduire à une nouvelle conception des projets ou des programmes. Un examen peut avoir lieu à tout moment au cours d'un projet ou d'un programme et peut se concentrer sur les points suivants sur tout aspect du travail. Il s'agit d'un terme très imprécis qui a des significations différentes selon les circonstances. La plupart des personnes utilisent le terme pour désigner un exercice qui est un peu moins qu'une évaluation. Un examen peut être régulier ou ad hoc, formel ou informel, large ou étroit, interne ou externe, ou toute combinaison de ces éléments. 

Les revues font partie intégrante de nombreux systèmes de Suivi-Evaluation. Certains projets et programmes ont un examen formel à la fin au lieu d'une évaluation. Un audit est réalisé pour vérifier que les projets ou les programmes respectent les règles, les règlements et les procédures. Les audits portent souvent sur les politiques et pratiques financières. Mais ils peuvent également être réalisés pour examiner d'autres processus tels que la gestion des risques ou la conformité aux réglementations gouvernementales. Les audits diffèrent des évaluations car ils portent sur la conformité plutôt que sur la performance. Ils sont généralement réalisés au cours de la mise en œuvre, mais peuvent également être effectués à la fin d'un projet ou d'un programme.

 Une évaluation est normalement réalisée à un moment important du projet ou du programme. Cela peut être à mi-parcours, à la fin ou un peu plus tard. Les évaluations peuvent également être réalisées lorsqu'un projet ou un programme est sur le point de passer à une nouvelle phase, ou en réponse à une question critique. La plupart des évaluations d'OSC sont réalisées au niveau des projets et des programmes, bien que des évaluations puissent également être réalisées au niveau du pays, de la région ou du secteur. Le but d'une évaluation est souvent d'apprécier la performance d'un projet ou d'un programme par rapport à ses objectifs. L'évaluation d'impact implique l'évaluation systématique des changements à long terme et/ou significatifs - positifs ou négatifs, planifiés ou non planifiés - provoqués par une intervention de développement ou une série d'interventions. L'évaluation d'impact se concentre toujours sur l'impact des interventions, plutôt que sur les activités ou les résultats.

 L'évaluation d'impact peut être effectuée pendant la mise en œuvre d'un projet ou d'un programme, mais elle est le plus souvent réalisée à la fin, voire quelque temps après. Il existe de nombreuses occasions où la recherche peut être utilisée dans le cycle du projet ou du programme. La recherche est souvent menée dans le cadre de la phase d'identification ou de conception. La recherche peut également être menée en parallèle des projets ou des programmes afin de mieux comprendre l'évolution des contextes. Dans le cas de programmes complexes, la recherche peut être commandée pour approfondir une question ou générer des résultats qui peuvent ensuite être utilisés pour améliorer le programme. De plus en plus, les évaluations à grande échelle ou majeures et les études d'évaluation d'impact deviennent indiscernables de la recherche. 

Une approche de la planification et de l'évaluation fondée sur une théorie du changement (TdC) est désormais considérée comme une pratique essentielle pour de nombreux grands organismes, programmes et projets. La plupart des TdC comprennent une description de la manière dont le changement se produit dans un contexte particulier, une description du rôle que jouent une organisation et ses partenaires pour contribuer au changement, et des hypothèses critiques. Une TdC peut être élaborée avant le début d'un projet ou d'un programme, pour alimenter les phases de conception et de planification. Les théories du changement sont également couramment utilisées comme référence pour l'évaluation et l'analyse d'impact.

La différence entre le suivi et l'évaluation 

Le suivi et l'évaluation sont des fonctions différentes qui sont liées l'une à l'autre. Cependant, elles ne sont pas identiques et ont parfois des objectifs et des pratiques différents. Les principales différences sont les suivantes : 
  • - Le suivi est normalement effectué tout au long d'un projet ou d'un programme. -Les évaluations sont effectuées à certains moments, par exemple à la fin d'un projet ou d'un programme, ou à mi-parcours.
  • -Tous les projets et programmes sont suivis, mais certains ne sont jamais évalués formellement. 
  • -Le suivi tend à se concentrer davantage sur les activités quotidiennes et sur le processus d'une intervention. 
  • -L'évaluation a tendance à se concentrer davantage sur les progrès réalisés par rapport aux objectifs et aux buts. 
  • -Le suivi est généralement effectué par le personnel interne du projet, et parfois aussi par les bénéficiaires. 
  • -L'évaluation peut également impliquer ces parties prenantes, mais elle est généralement menée par des évaluateurs ou des facilitateurs externes. 
  • -Le suivi est réalisé par la collecte, l'analyse, le stockage, le partage, le compte rendu, la communication et l'utilisation systématiques d'informations sur une base régulière et continue. 
  • -L'évaluation, quant à elle, comprend souvent des exercices supplémentaires de collecte de données, tels que de grandes enquêtes.
Ces règles ne sont pas universelles, et il y a souvent des exceptions. Il est parfois plus utile de considérer le Suivi et l'Evaluation traditionnels comme les deux extrémités opposées d'un spectre, avec un grand nombre de chevauchements. Par exemple, le personnel du projet peut décider de mener une série d'études de cas sur les bénéficiaires à intervalles réguliers pendant toute la durée du projet, afin d'évaluer les changements dans leur vie. Cela répond aux critères de suivi, car il s'agit d'un exercice continu et permanent, réalisé par le personnel interne. D'autre part, l'exercice vise également à évaluer les changements apportés par le projet, et pourrait donc être compris comme une évaluation. Bien qu'il y ait toujours des exceptions, les différences entre le Suivi et l'Evaluation décrites ci-dessus constituent néanmoins un résumé utile qui s'applique à de nombreux projets et programmes simples.

Le suivi et l'évaluation dans les organisations et les programmes complexes Dans les grands programmes complexes et dans les organisations entières, les distinctions entre le Suivi - l'Evaluation peuvent commencer à s'estomper complètement. Dans les programmes et organisations complexes, les distinctions claires entre le Suivi-Evaluation et d'autres fonctions telles que l'évaluation d'impact, la recherche et l'examen commencent également à s'estomper. Par exemple : 
- la technique du changement le plus significatif (MSC) est une méthodologie conçue pour découvrir des histoires de changement par le biais d'un processus systématique continu qui peut être utilisé pour le suivi, l'examen, l'évaluation ou l'évaluation d'impact ;
- l'évaluation d'impact est souvent réalisée dans le cadre d'une évaluation d'impact, mais peut également être réalisée par le biais d'un suivi d'impact continu ; 
- de nombreuses grandes évaluations et études d'évaluation d'impact utilisent des méthodes et des normes de recherche, et sont souvent impossibles à distinguer des grandes études de recherche. 

En résumé, il est utile de comprendre les principales différences entre le Suivi et l'Evaluation dans les projets et programmes simples, et important de comprendre les différents objectifs et pratiques de chacun. Mais dans les programmes complexes, et au niveau organisationnel, les distinctions ne sont pas toujours aussi claires. Dans ces cas, une adhésion rigoureuse aux définitions formelles peut s'avérer inutile. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

11 avantages et bénéfices des systèmes d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
11 avantages et bénéfices des systèmes d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents.
Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.


Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est un logiciel indispensable pour vous permettre d'obtenir les résultats les plus rapides et les plus précis lors de vos recherches de documents. 

Si votre entreprise dépend d'une variété de documents et d'enregistrements importants, vous pouvez trouver qu'il est difficile de les organiser. C'est là qu'intervient un système de gestion de documents. 

À la base, un Système de Gestion de Documents est un type de logiciel qui capture, stocke, récupère et distribue des documents numériques. Au plus haut niveau, il vous permet de fournir rapidement et facilement aux employés, aux clients et aux fournisseurs les informations dont ils ont besoin, réduisant ainsi les inefficacités pour atteindre vos objectifs.

Mais quels sont les avantages spécifiques d'un Système de Gestion de Documents, et à quoi cela ressemble-t-il pour une entreprise ?

Quels sont les avantages de la gestion des documents ?

L'utilisation d'un outil qui aide à gérer la documentation de votre entreprise présente de nombreux avantages - et les connaître est la première étape pour choisir le bon Système de Gestion de Documents.

 Voici quelques-uns des avantages les plus notables : 

1. Moins d'espace de stockage

Les coûts de stockage des documents papier peuvent s'accumuler rapidement. Après tout, vous devez acheter et faire de la place pour les classeurs, les boîtes et les bacs de rangement. Selon un rapport, le stockage des documents physiques occupe environ 15 % de l'espace de bureau total. Et en moyenne, l'espace de bureau aux États-Unis coûte 285 $ par pied carré. À ce prix-là, c'est beaucoup de budget à allouer au seul stockage des documents.

Un système de gestion de documents étant une solution logicielle, vous pourrez libérer de l'espace et stocker les copies papier nécessaires hors site, dans des endroits plus abordables comme un entrepôt.

2. Sauvegarde/récupération des documents

Non seulement le stockage de documents physiques est coûteux, mais il est également risqué. Un incendie, une inondation, un tremblement de terre ou une autre catastrophe peut détruire des années d'informations précieuses et avoir des conséquences graves pour votre entreprise. Croyez-le ou non, 40 à 60 % des petites entreprises ne rouvrent jamais leurs portes après un sinistre. Malheureusement, cela n'a rien de surprenant : lorsqu'un sinistre survient, il est pratiquement impossible de récupérer les fichiers essentiels.

En stockant électroniquement vos documents dans un Système de Gestion de Documents, en particulier un système basé sur le cloud et hors site, vous pourrez éviter ce problème et sauvegarder et protéger facilement vos informations.

3. Amélioration des flux de travail

Dans une récente enquête de Nintex auprès de 1 000 personnes, 49 % des répondants ont déclaré avoir du mal à trouver des documents, 43 % ont rencontré des obstacles pour partager des documents et 33 ont eu des problèmes avec les versions des documents. C'est beaucoup d'inefficacité.

Rationalisez les flux de travail et faites gagner des heures à votre équipe en plaçant les fichiers dans un système de gestion des documents. Comme le système agit comme un dépôt centralisé facile à utiliser, les employés peuvent trouver rapidement ce dont ils ont besoin, partager facilement les fichiers et déterminer d'un coup d'œil si le document est récent. Cette simplification leur permet de consacrer leur temps à des tâches plus importantes.

4. Favoriser un meilleur contrôle des versions et une meilleure organisation

Même si vous êtes passé au numérique, il peut être difficile de déterminer si le document que vous regardez est la version la plus récente. Rappelez-vous que, selon l'enquête de Nintex, 33 % des travailleurs ont du mal à contrôler les versions. Il est clair que cela peut conduire à la confusion et à la désorganisation.

Un bon système de gestion des documents évite ces maux de tête en suivant les modifications et en fournissant un historique des documents. Ainsi, vous pouvez voir toutes les modifications et avoir toujours accès à la dernière version.

WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, a conçu pour vous le meilleur logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents.

5. Faciliter la conformité réglementaire

Chaque secteur d'activité a des exigences de conformité différentes, et il n'est pas toujours facile de s'y conformer. Par exemple, une étude récente a révélé que 56 % des prestataires de soins de santé ne sont pas conformes au droit d'accès HIPAA. Non seulement ce type de non-conformité vous expose à des problèmes juridiques et à des amendes potentiellement lourdes, mais il peut également nuire à votre réputation et, en fin de compte, affecter vos résultats.

Un système de gestion des documents peut faciliter la mise en conformité avec l'HIPAA, les lois fiscales, l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) et d'autres réglementations fédérales ou nationales. Vous serez en mesure d'organiser et de sécuriser automatiquement les fichiers conformément aux réglementations et de les stocker sans problème.

6. Permet un accès plus large aux documents

L'un des principaux problèmes avec les documents physiques est qu'ils ne peuvent se trouver qu'à un seul endroit à tout moment, et que faire des copies n'est pas toujours efficace ou sûr. Si vous investissez dans un système de gestion de ces fichiers, tous ceux qui ont besoin d'accéder à un document peuvent le faire, sans avoir à attendre que quelqu'un d'autre ait fini de le traiter.

De plus, les membres de l'équipe peuvent cliquer sur ces formulaires à partir de plusieurs appareils tels que des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables ou même des appareils mobiles. Un Système de Gestion de Documents garantit que toutes les personnes qui ont besoin d'accéder aux documents l'ont.

7. Une meilleure sécurité

Cela dit, un accès étendu n'est pas toujours une bonne chose. Dans 41 % des entreprises, plus de 1 000 fichiers contenant des informations sensibles (numéros de cartes de crédit, dossiers médicaux, etc.) sont laissés sans protection et accessibles à tous les employés. ) laissés sans protection et accessibles à n'importe quel employé. Il s'agit là d'un problème majeur, car les problèmes de sécurité peuvent avoir de graves conséquences et vous conduire à la faillite.

Un Système de Gestion de Documents est inestimable pour résoudre ces problèmes. Vous pouvez restreindre l'accès si nécessaire et savoir à tout moment qui a consulté ou modifié un document.

8. Gagner du temps et de l'argent

La gestion des dossiers papier est une activité qui prend du temps et coûte cher. Un Système de Gestion de Documents peut faire gagner du temps et de l'argent, car les employés peuvent l'utiliser pour effectuer des recherches par mot, par phrase ou en texte intégral et trouver rapidement ce dont ils ont besoin. Comme tous les documents sont stockés sur le cloud, vos employés peuvent atteindre leurs objectifs en une fraction du coût et du temps.

9. Intégration aux systèmes patrimoniaux vitaux

À notre époque, il existe plus d'applications et de systèmes logiciels que vous ne pouvez en compter. En fait, en moyenne, les entreprises utilisent environ 130 applications ou outils différents pour accomplir leur travail. Et beaucoup d'entre eux, en particulier ceux qui sont essentiels à une entreprise, seraient coûteux et difficiles à remplacer.

Mais un bon Système de Gestion Documentaire peut facilement s'intégrer aux systèmes existants, évitant ainsi toute perturbation. Les comptes fournisseurs, la logistique, le marketing et tout autre service pourront accéder aux documents et les envoyer facilement, et automatiser un grand nombre de leurs tâches.

10. Facilite la recherche de documents

Dans une enquête McKinsey de 2012, les travailleurs du savoir passaient 19 % de leur temps à chercher des informations, que ces informations soient au format numérique ou non.

Un Système de Gestion Documentaire simplifie la recherche, car il permet aux employés d'accéder à ce dont ils ont besoin à partir d'à peu près n'importe quel endroit, via une simple recherche. Et selon le système que vous choisissez, vous pouvez ajouter des métadonnées et des balises à chaque document pour faciliter le processus de recherche.

11. Augmenter la collaboration

Selon une étude de 2015, 75 % de toutes les équipes interfonctionnelles sont dysfonctionnelles. Les défis en matière de collaboration peuvent en être la cause.

Avec un Système de Gestion Documentaire, les employés de différents services peuvent partager et travailler ensemble sur des documents avec un minimum d'efforts. Par exemple, un employé du marketing peut facilement envoyer une facture par courriel à un collègue de la comptabilité. L'employé de la comptabilité peut payer la facture et ensuite marquer le document comme "payé" afin que tout le monde connaisse son statut.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de localiser, stocker et gérer les documents.  

Le choix du bon système de gestion des documents

La gestion de documents papier, ou même de documents numériques mal organisés, peut entraîner des inefficacités qui font perdre du temps, de l'argent et des maux de tête à votre entreprise. Investir dans un Système de Gestion Documentaire de qualité répondant à vos besoins spécifiques est le meilleur moyen de tuer ces problèmes dans l'œuf. Cependant, trouver cette solution est un autre problème.

Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) la plus performante, votre entreprise gagne du temps et de l'argent en réduisant les erreurs de saisie de données, en créant des flux de travail plus efficaces, et bien plus encore.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Author Name

Formulaire de contact

Nom

E-mail *

Message *

Fourni par Blogger.