WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Toute entreprise possède des informations vitales qu'elle ne peut se permettre de perdre. Des catastrophes peuvent survenir et affecter vos ordinateurs, entraînant une perte de données. Malheureusement, plus de 50 % des petites et moyennes entreprises ne disposent pas d'un système de sauvegarde adéquat. Mais elles ne sont pas conscientes du danger qui les guette. Personne ne sait quand une urgence peut survenir, même un accident peut entraîner des problèmes pour l'entreprise.  C'est pourquoi une sauvegarde fiable des données est vitale.

La sauvegarde fait référence au processus de stockage des données sur un autre support distinct et pas seulement sur le stockage primaire. Cela vous aide à récupérer les données en cas de défaillance ou de vol du matériel principal.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre la possibilité de faciliter les processus de gestion des documents pour l’utilisateur.

Une fiabilité accrue

L'avantage le plus important des services de sauvegarde et de récupération des données est une fiabilité accrue. La sauvegarde à distance s'effectue de différentes manières. Certaines mettent à jour quotidiennement, tandis que d'autres prévoient des horaires de mise à jour. Cette sauvegarde s'effectue sur Internet et vous permet de récupérer les fichiers que vous souhaitez à tout moment.

Une société qui choisit d'effectuer une sauvegarde complète signifie qu'elle garantit toutes les informations contenues dans l'ordinateur, y compris les applications installées et les systèmes d'exploitation. Une autre option est une sauvegarde partielle où vous demandez les dossiers et les fichiers que vous voulez sauvegarder. Cela rend l'ensemble du processus de récupération des données rapide et facile.

Protection de la réputation d'une entreprise

Si, dans certains cas, les temps d'arrêt sont inévitables, les services de sauvegarde gérés vous aident à les éviter. De longues périodes de ralentissement ou d'absence d'activité affectent votre réputation et peuvent nuire à vos chances de réussite dans votre domaine. Avec un plan de sauvegarde, votre entreprise est protégée et vous pouvez avoir l'esprit tranquille.

Au cours de la dernière décennie, de nombreuses entreprises se sont passées de papier. L'évolution de la technologie a transformé le mode de fonctionnement des entreprises. La plupart des entreprises stockent leurs documents sur des ordinateurs.

Assistance professionnelle

Si vous souhaitez sauvegarder vos données et que vous appréhendez de le faire vous-même, demandez l'aide d'une société informatique proposant ces services. Cela garantit que le travail est effectué de manière professionnelle et que vos données sont en sécurité. La sauvegarde est effectuée à distance, ce qui simplifie le processus de sécurisation des données. Une fois le système mis en place, tout le reste se fait automatiquement.

Une sécurité accrue

Le fait de savoir que les données de votre entreprise sont stockées en toute sécurité vous rassure et vous donne un sentiment de sécurité. Le mieux est de faire en sorte que les données soient mises à jour chaque jour et à une heure précise. Vous pouvez vous reposer sur vos lauriers et vous concentrer sur d'autres activités en sachant que toutes vos données vitales sont accessibles en cas de panne de vos ordinateurs et de votre système informatique. Les outils de cryptage sont utilisés sur les logiciels et le matériel et protègent vos données contre la consultation par des personnes non autorisées.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de réduire les coûts, d'améliorer vos processus d'affaires et d'augmenter votre productivité.

Le versionnage des données est fait de manière parfaite

Certaines choses ne peuvent pas être faites à la perfection manuellement. Le versionnage des données doit être effectué sans erreur et c'est pourquoi vous devez faire appel à une société de sauvegarde des données pour vous aider à préserver les versions séquentielles de vos données essentielles. Vous obtenez une valeur réelle lorsque vous travaillez avec des dossiers et des fichiers correctement sauvegardés.

Tout est intact et il n'y a pas de fautes de frappe qui peuvent modifier la signification originale des données avec l'aide d'un fournisseur de services de récupération de données.

Vous économisez de l'argent et du temps

L'achat de supports de sauvegarde pour votre entreprise est certainement coûteux et doit toujours être entretenu et mis à niveau de temps en temps. Cela signifie que vous passez du temps à faire fonctionner les lecteurs et les systèmes de sauvegarde au lieu de travailler dans d'autres domaines de votre entreprise. En externalisant ces services, vous économisez de l'argent et du temps, ce qui se traduira par une augmentation des revenus avec le temps.

Sécurité de vos données

Vos fichiers critiques sont cryptés avant d'être transférés vers le centre de données hors site pour la sauvegarde. Ils sont protégés, et la société informatique travaille pour vous afin de garantir que tous les fichiers sont sauvegardés et transférés en toute sécurité.

Les ressources informatiques sont mieux gérées

En externalisant les services de sauvegarde, votre équipe informatique interne peut se concentrer sur d'autres tâches et être plus productive. Outre la sécurisation des données de votre entreprise, un fournisseur de services de sauvegarde et de récupération des données permet à vos employés de travailler rapidement et efficacement. La sécurité des données de l'entreprise est bien prise en charge, et vos employés n'ont plus qu'à se concentrer sur leur travail.

Causes courantes de perte de données

Les principales causes de perte de données dans une entreprise sont les mêmes dans presque toutes les entreprises. Certaines personnes pensent qu'une fois qu'elles ont enregistré leurs données dans un ordinateur, elles sont en sécurité et peuvent toujours y accéder. Il est essentiel de faire sauvegarder ses données car la perte de données est imprévisible. Voici quelques-uns des facteurs qui affectent la sécurité de vos données et entraînent des dommages permanents.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'assurer un accès sécurisé aux informations et de protéger les documents contre les risques de sinistres.

• Suppression accidentelle

La suppression accidentelle est l'une des causes courantes de perte de données.  Toute personne qui utilise une technologie sans papier peut admettre avoir perdu ou corrompu ses précieuses données par erreur à un moment donné.

• Problèmes de chargement ou de synchronisation des données

Il est important de charger ou de synchroniser des données volumineuses sur différentes plateformes. Cependant, le processus de chargement peut rencontrer des problèmes entraînant la perte ou la corruption de données.

• Menaces d'initiés

Il est possible qu'un employé mécontent d'une entreprise décide de procéder à une suppression massive de données. Le temps que l'entreprise découvre que les données ont disparu, cela risque de prendre du temps et, sans sauvegarde, ces données ne seront jamais récupérées.

Comme vous pouvez le constater ci-dessus, les services de sauvegarde et de récupération des données auront un impact sur votre entreprise de différentes manières.  Trouvez une entreprise ayant une bonne réputation afin d'être sûr qu'elle vous aidera à récupérer vos données en cas de sinistre. Un excellent prestataire de services conservera vos fichiers et les restaurera rapidement en cas de besoin. Tirez parti des technologies avancées et votre entreprise en bénéficiera de nombreuses façons.

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Avantages d'un système de gestion des performances des ressources humaines, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La confiance, le soutien et une collaboration animée sont les éléments qui rassemblent les équipes au sein d'une même organisation. Les managers sont chargés de combler les écarts entre les départements, les équipes et les employés pour s'assurer que tout le monde s'entend bien.

Si l'objectif et le but sont partagés, les efforts de l'organisation doivent l'être aussi. C'est là que la gestion des performances entre en jeu. Les avantages de la gestion des performances pour les organisations sont multiples. Non seulement elle est essentielle au développement des employés, mais elle contribue également à l'établissement de relations significatives au sein de l'organisation.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise.

Dans toute organisation, les dirigeants doivent préparer les nouveaux managers et les managers en place, de manière continue et régulière, à donner et à recevoir du feedback, à utiliser les systèmes de gestion des performances et à établir des liens avec leurs employés.

AVANTAGES DE LA GESTION DES PERFORMANCES

Les organisations qui comptent sur le développement des employés pour atteindre leurs objectifs investissent dans des systèmes de gestion des performances. La gestion des performances consiste à évaluer les performances des employés en fonction d'objectifs, de normes et d'un code de conduite prédéterminés. Il existe différents types de systèmes de gestion des performances que les organisations utilisent en fonction de leurs besoins. Il peut s'agir d'évaluations basées sur des indicateurs clés de performance, comme un objectif trimestriel de visiteurs mensuels du site web, d'auto-évaluations ou même d'évaluations des ressources humaines.

Discutons de certains des avantages de la gestion des performances :

1. CONNEXION DES EMPLOYÉS

Pour comprendre les avantages de la gestion des performances, il est important de se concentrer sur l'employé dont les performances sont évaluées. Tout d'abord, c'est l'employé qui devrait tirer profit du feedback du manager. Il est essentiel d'établir un lien avec les employés si les managers veulent les aider à s'améliorer en tant que professionnels. Ils peuvent contribuer plus honnêtement s'ils savent que leurs supérieurs sont investis dans leur apprentissage.

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2. RETENIR LES MEILLEURS TALENTS

Lorsque les managers sont à l'écoute de leurs employés, ils établissent des rapports et des relations de travail durables avec eux. Cela aidera les organisations à conserver les meilleurs talents, car les employés seront plus enclins à exprimer ce dont ils ont besoin pour faire un meilleur travail. Les organisations ne se limitent plus au travail, elles s'attachent à cultiver les talents et à s'entraider pour atteindre leurs objectifs. Se concentrer sur une vision commune et travailler ensemble pour atteindre les objectifs sont quelques-uns des avantages indirects de la gestion des performances.

3. TRAVAILLER SUR LE DÉVELOPPEMENT DES EMPLOYÉS

La gestion des performances consiste à identifier les domaines à améliorer, à évaluer les forces et les faiblesses et à aider les employés à atteindre des performances optimales. Si un manager reconnaît que son employé a besoin d'acquérir une nouvelle compétence sur le lieu de travail, la gestion des performances est la plate-forme où il peut élaborer un plan d'action. Ensemble, les managers peuvent travailler avec les employés pour identifier les compétences qui les aideront à progresser dans leur rôle. Cela conduira finalement à une amélioration des performances et à de meilleurs résultats.

4. COMPRENDRE LES PRÉOCCUPATIONS DES EMPLOYÉS

Les employés ont souvent des préoccupations concernant la gestion du temps, la charge de travail ou les obstacles à la communication, entre autres. Les avantages d'un système de gestion des performances incluent la possibilité d'écouter vos employés. Lorsque les managers comprennent les difficultés de leurs employés, ils sont mieux équipés pour trouver des solutions. Les performances peuvent être affectées par des raisons telles que des conflits d'équipe. La gestion de ces conversations et la recherche de solutions sont des aspects essentiels de la gestion des performances.

5. COMMUNIQUER LES ATTENTES

Les managers peuvent profiter de cette occasion pour communiquer ou revoir leurs attentes vis-à-vis des employés. Il est important de vérifier si les employés atteignent les objectifs ou s'ils sont sur la bonne voie. Il se peut qu'ils l'aient perdu de vue en raison d'un manque d'orientation ou de motivation. Communiquer les attentes les aide à réévaluer leurs rôles et responsabilités, à examiner leur style de travail et à changer les choses qui doivent être améliorées.

Informer les managers des avantages d'un système de gestion des performances leur donne un point de départ pour leurs conversations avec leurs équipes. 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

SUCCÈS MANAGÉRIAL

Les employés qui accèdent récemment à des fonctions de direction ont besoin de conseils et de mentorat pour gérer des équipes. Quand vient le temps des évaluations de performance, ils ont besoin des outils, des compétences et de l'état d'esprit appropriés pour communiquer avec leurs employés. 

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Comment organiser et gérer les documents de projet en Suivi-Evaluation de projets et programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Il n'est pas nécessaire d'être un grand projet pour que naissent de grandes quantités de connaissances, d'informations et de documents sur le projet. Pourtant, étrangement, la gestion des documents de projet ne figure dans aucune des principales méthodologies de gestion de projet.

Pourtant, la capacité à organiser et à gérer les informations du projet est essentielle. Peut-être pensons-nous que c'est facile. Peut-être pensons-nous que c'est trop ennuyeux. Ou bien nous espérons simplement pouvoir la confier à un administrateur ou à un contrôleur de projet ?

Mais la vérité est que la gestion des documents de projet est tout autant votre responsabilité en tant que chef de projet, que d'autres choses. Elle se situe aux côtés de la planification, de la gestion des risques, du contrôle des coûts et de la gestion de la qualité. Et même si vous choisissez de la déléguer, deux choses seront toujours vraies :

1. Au début de leur carrière, les chefs de projet assument souvent des rôles de contrôle de projet.

2. En tant que chefs de projet à part entière, nous ne pouvons pas nous défaire de la responsabilité finale de la documentation du projet, même si nous déléguons cette responsabilité.

Pourquoi l'ordre et la structure dans la gestion des documents de projet sont-ils importants ?

Nous savons tous que chaque projet est une entreprise unique, avec ses objectifs, ses circonstances et son équipe réunie pour une seule fois. Puis, ils se dissolvent une fois que le projet a atteint ses objectifs.  Ce caractère unique peut amener les chefs de projet à "réinventer la roue" à chaque fois. En conséquence, nous voyons trop souvent des structures et des processus chaotiques.  Cela peut être particulièrement le cas pour les nouveaux chefs de projet.

Les conséquences du fait de réinventer les choses à chaque fois peuvent être graves :

• Les choses peuvent prendre plus de temps
• La qualité peut être réduite
• Les éléments importants ne sont pas traités de manière efficace ou efficiente - ils peuvent même être perdus.  
• Il faut plus de temps pour retrouver les choses
• Par conséquent, cela peut entraver la prise de décision.

L'impact global d'une mauvaise gestion des documents du projet peut avoir un effet négatif sur tous les aspects de votre projet.

Audit du projet

Lorsque votre projet recevra son premier audit, votre gestion documentaire et votre organisation de l'information seront mises à rude épreuve !

Si vous avez l'air organisé et que vous pouvez trouver rapidement les éléments particuliers que les auditeurs demandent, vous n'aurez pas trop de questions plus difficiles.

En revanche, si un manque d'ordre apparaît rapidement, les audits peuvent devenir beaucoup plus pénétrants. Votre gestion documentaire devient alors une question de gouvernance. Et les auditeurs voudront examiner vos systèmes et vos processus.

Gestion de projets multiples

Cela devrait déjà être une raison suffisante pour justifier l'importance d'une documentation de projet organisée. Mais maintenant, imaginez que vous ayez plusieurs projets à gérer en même temps. Ils sont peut-être destinés à des clients différents et peuvent comporter des clauses de confidentialité commerciale.  

Imaginez maintenant à quel point il serait facile de se retrouver dans une situation de contamination croisée de la documentation. Et ne tenez pas compte de la difficulté que vous pourriez avoir à trouver les informations dont vous avez besoin.

Autant de défis à relever

Examinons donc les approches mises en place par les gestionnaires de projet pour atténuer ces problèmes.

Le défi de la gestion traditionnelle des documents de projet

Chaque projet implique l'utilisation de ressources. Et, en retour, il apportera des avantages à l'organisation qui le parraine.  Un projet est toujours complexe et unique. Il implique de convenir avec les gens de ce qu'ils doivent faire et à quel moment. Il existe généralement une interaction entre les différents groupes de parties prenantes et des dépendances entre les activités, que vous devrez gérer.

Alors, voici les défis...

Pour que le projet ne soit pas totalement chaotique, vous devez être organisé pour en faire un succès. Et cela s'applique aux informations, aux données et à la documentation du projet, comme à tout le reste.  

Défi n°1 de la gestion documentaire : la variété

Les types d'organisation de la gestion des documents qui sont appropriés varient selon les différentes

• organisations
• les types de projets
• aspects de chaque projet

Ils dépendront donc des activités que vous entreprenez et de la complexité de l'organisation impliquée dans la mise en œuvre du changement.

Les projets contrôlent généralement toutes leurs activités à l'aide d'une documentation quelconque.  Même si les interactions se font en personne, nous assurons généralement un suivi par le biais de notes pour confirmer tout accord sur ce qui sera fait, et à quelle date.  

Défi n° 2 de la gestion documentaire : la documentation commerciale

Bien sûr, lorsque nous en venons à penser aux interactions commerciales avec les fournisseurs ou les entrepreneurs, pour l'achat d'équipements et de services, cela devient plus complexe. Avec les accords commerciaux, nous générons beaucoup de documentation. Et il faudra conserver les contrats, les documents d'appel d'offres, les garanties et les dossiers financiers.

Défi n°3 de la gestion des documents : contrôler les documents

Certains documents auront des exigences spécifiques. Par exemple, la certification des matériaux et les résultats des tests doivent être stockés de manière à être incorruptibles. Et, dans certains projets, nous devons les conserver pendant une période spécifique, pour répondre aux conditions réglementaires. Un projet bien mené crée donc beaucoup de documentation. 

À l'époque où nous n'avions pas encore d'ordinateurs personnels, une partie entière de l'équipe de projet, dans le cadre d'un projet complexe, était affectée à la gestion de ces documents. Le rôle de bibliothécaire de projet était courant.  De nos jours, il arrive fréquemment que le chef de projet ou le PMO (voir ci-dessous) crée une structure de dossiers pour stocker sa documentation.

Types de documentation de projet

La documentation de projet se décline en différents niveaux de complexité, que nous pourrions décrire comme suit :

• Faible complexité
• Complexité moyenne
• Complexité élevée

Chacun de ces niveaux présente ses propres défis en matière de gestion des documents de projet.

Documentation de projet de faible complexité

Certains documents sont faciles à gérer. Il s'agit simplement de la collecte de preuves, telles que :

• des courriels
• images
• notes de réunion
• devis de fournisseurs
• fiches d'information sur les produits

Nous nous contentons généralement de stocker ce type d'informations, sans contrôle de version.

Documentation de projet de complexité moyenne

D'autres documents de projet se comportent différemment.  Les documents de complexité moyenne sont des choses comme :

• Les dossiers commerciaux
• Mandats et chartes de projet
• les calendriers, les programmes et les plans de ressources.  

Dans ce cas, nous utilisons souvent des modèles pour nous assurer que nous abordons les bons points. Les fichiers résultants devront être soumis à un contrôle de version au fur et à mesure que nous les construisons, que nous les approuvons et que nous les révisons si des changements interviennent dans le projet.  

Cela rend les dossiers de projet plus compliqués et encombrés par de nombreuses versions.  Il existe également des risques accrus de :

• Se référer à la mauvaise version
• Ne pas renommer un fichier et éditer ou modifier une version qui devrait être conservée (peut-être une version signée de l'analyse de rentabilité)
• endommager la piste d'audit des documents clés.

Documentation de projet très complexe

Les documents les plus complexes de votre projet sont les suivants

• le calendrier du projet
• les registres de risques et de problèmes
• les journaux des modifications.

Nous utilisons généralement ces documents de contrôle pour suivre les activités prévues et réelles du projet. Ils sont essentiels pour le rôle de gestion du gestionnaire de projet. Et ils sont tout aussi essentiels à la bonne gouvernance.

Par conséquent, nous nous référons souvent à ces documents. Et nous les mettons à jour régulièrement : parfois quotidiennement, voire plus fréquemment.  Par conséquent, le grand nombre de versions de ces documents peut poser des problèmes majeurs. En particulier, il est difficile de s'assurer que l'on consulte ou que l'on travaille sur la dernière version. Et si des modifications sont apportées à la mauvaise version, il peut s'avérer très difficile d'y remédier.

La gestion de la documentation du projet et votre méthodologie de gestion de projet.

Les chefs de projet ont développé de nombreuses méthodologies de gestion de projet au fil des ans. Elles visent à établir une cohérence dans notre approche de la réalisation des projets.  

Il existe donc de nombreuses méthodologies différentes et aucune n'est vraiment universelle. Elles fonctionnent toutes mieux sur certains types de projets - et moins bien sur d'autres. La plupart d'entre nous en apprennent certaines dans le cadre de notre développement professionnel et elles nous encouragent à suivre des processus définis lorsque nous réalisons nos projets.  Il n'est donc pas surprenant qu'elles identifient souvent - et parfois précisent - la documentation que nous devons collecter, créer et travailler au fur et à mesure que nous avançons dans les processus.

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