Les 7 raisons de repenser l'architecture globale de la gestion documentaire ! présentées par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique.
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Découvrez pourquoi vous devez repenser l'architecture de votre système d'information dans le cadre d'un projet de gestion documentaire.
Les entreprises ont largement intégré les logiciels de gestion électronique de documents (GED). Les avantages sont bien connus : accessibilité, collaboration, sécurité.... Dans les grandes organisations, il semble cependant que les solutions se multiplient car chaque service se soucie de ses propres objectifs, préférences et spécificités.
A long terme, ces choix peuvent non seulement imposer des limites en termes d'évolution, mais aussi créer des risques sur la cohérence et l'intégrité des données. En effet, il ne faut pas perdre de vue que la gestion documentaire est un sujet qui concerne tous les départements d'une organisation, et qui a un impact non seulement sur la communication interne mais aussi externe.
Repenser l'architecture globale de votre système d'information sous l'angle de la gestion documentaire vous permet d'évoluer réellement vers des processus dématérialisés. Elle offre également une fluidité dans les échanges entre les processus et augmente leur cohérence. Enfin, c'est l'occasion d'aller au-delà du stockage et du classement des documents, en réévaluant le rôle de chaque logiciel et en ajoutant de nouvelles fonctionnalités.
Focus sur 7 bonnes raisons de repenser la gestion documentaire dans une architecture unifiée pour en multiplier les bénéfices.
Être prêt pour le cloud
La question de l'architecture reste un sujet sensible pour de nombreuses organisations. Placer tous les documents de l'entreprise dans le cloud suscite encore des interrogations. Pourtant, le passage au cloud permet, dans de nombreux cas, de sécuriser les données. Il offre une structure rigoureuse, un meilleur contrôle de l'emplacement des documents et un cadre strict pour les opérations telles que les transferts ou les flux d'approbation. La génération de documents "as a service" présente également des avantages en termes de fiabilité et d'accessibilité.
Aujourd'hui, les entreprises se retrouvent souvent dans des contextes hybrides où les plateformes de cloud coexistent avec des solutions hors cloud. Il en va de même pour les documents et contenus avec la complexité et les risques que cela engendre. Disposer d'une architecture centrale capable d'évoluer vers un fonctionnement en mode cloud est donc aujourd'hui indispensable.
Centraliser la génération de documents
Un projet conçu de manière globale permet également de mettre en place une gestion uniforme de la génération de documents. Dans les grandes entreprises, il n'est pas rare de voir plus de 10 moyens différents, actifs, de générer des fichiers PDF. Outre les coûts de licence qui s'additionnent, chaque changement dans les styles graphiques ou dans les données de l'entreprise génère un projet de mise à jour de grande envergure.
Si les informations telles que les logos, les adresses sont gérées en un seul endroit, elles peuvent être utilisées pour générer des documents pour tous les départements. Factures, contrats, devis, brochures bénéficient d'une source d'information unique. Tout changement dans le style maison de l'entreprise devient facile et rapide à déployer.
Lancer des actions de marketing
L'utilisation d'un composant centralisé de génération de documents permet d'utiliser des espaces libres qui peuvent, tout en respectant la charte de l'entreprise, être utilisés par exemple par le marketing pour mettre en avant des produits ou services annexes, ou des actualités de l'entreprise sur des documents tels que les factures ou les bons de livraison.
Sans toucher aux processus, sans impacter l'entreprise, cela offre la possibilité d'utiliser les espaces vides sur les documents pour pousser du contenu pertinent pour les clients. Cette technique, largement utilisée par les télécoms, est très efficace et rentable.
Réduire les coûts
La propension de chaque département à s'équiper de ses propres outils génère bien sûr des coûts importants.
Outre les frais de licence, la mise en place d'une architecture globale de gestion documentaire permet de réduire considérablement les coûts de maintenance. En effet, l'entreprise a l'opportunité d'optimiser la gestion des ressources de support informatique ainsi que de l'équipe de développement. Tous se concentrent sur l'optimisation d'un seul système.
Réduire les risques
De nombreuses entreprises ont déjà été confrontées à une situation critique d'un point de vue commercial ou juridique en raison d'un manque d'efficacité des processus documentaires. Perte de documents, erreurs de version, problèmes de conformité, sont autant de problèmes qu'une architecture unifiée pourrait facilement éviter. L'objectif est également d'améliorer le contrôle d'accès et d'effectuer un audit régulier.
Elle permet aussi de se prémunir contre le départ d'un collaborateur ayant toutes les compétences sur une solution, pour les seuls besoins de son service. Vous aurez l'opportunité de créer une équipe de taille raisonnable au sein du service informatique et ainsi avoir du renfort.
Intégrer la signature électronique
Parmi les outils complémentaires à la GED, la signature électronique est l'un des outils essentiels pour mener une organisation vers la dématérialisation.
La mise en place d'un workflow numérisé et automatisé, notamment pour la signature des contrats, vous rend plus rapide et plus sûr. En moins d'une heure, un document peut être signé par plusieurs directeurs et renvoyé à un client. Chaque participant reçoit un exemplaire signé à la fin du processus. Le document n'est pas modifiable, ne passe pas plusieurs fois par scan et copies... La signature électronique offre la garantie qu'aucune modification n'a été apportée aux termes du document.
L'archivage numérique
Une architecture globale assure un accès durable à l'information et augmente la valeur de l'information. Elle permet d'envisager, dans le cadre d'un projet d'entreprise, de classer et d'indexer les documents, ce qui permet d'accélérer et de faciliter la recherche, et de réduire les risques de perte ou de détérioration.
Pour cela, la condition essentielle de réussite est une classification des documents qui répond à des règles strictes, valables pour tous les employés. Celles-ci seront définies grâce à une analyse approfondie des flux documentaires de chaque service.
Parmi les autres avantages tangibles de la mise en place de règles d'archivage communes, citons la gestion de la durée de validité des documents par des dates d'expiration.
En conclusion
Sauver un projet d'architecture globale, c'est prendre le risque de ne pas pouvoir évoluer dans un environnement toujours plus complexe, diversifié et concurrentiel. La transformation numérique est partout, et l'environnement documentaire a considérablement évolué ces dernières années.
Alors que les entreprises se concentrent avant tout sur la croissance de leur activité et les processus qui peuvent y contribuer, il semble qu'à terme, la réussite passe aussi par la mise en place d'une véritable stratégie métier de la gestion documentaire et de ses outils capables de servir l'ensemble des collaborateurs.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
