WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

4 avantages d'un Système de Gestion Electronique des Documents et des Dossiers (SGEDD), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Vous voulez révolutionner la façon dont vous gérez votre entreprise ? Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur un SGEDD et comment en créer un pour votre entreprise.

Ces piles de papier éparpillées dans votre bureau ne semblent peut-être pas coûter cher à votre entreprise, mais vous seriez surpris.

Une étude a révélé qu'en moyenne, 7,5 % des documents papier sont complètement perdus et que 3 % sont mal classés. Et la maintenance d'un seul classeur à quatre tiroirs coûte environ 2 000 dollars par an en termes d'heures de travail.

La façon dont nous traitons les documents aujourd'hui est totalement différente de ce qu'elle était il y a 20 ans. Nos signatures électroniques et nos Systèmes d'Archivage Electroniques ne ressemblent en rien aux rangées de dossiers rangés dans les classeurs. Il n'y a aucune raison de rester coincé dans les anciennes façons de faire.

Si vous ne disposez pas d'un Système de Gestion des Documents et des enregistrements électroniques (SGDE), vous perdez probablement beaucoup d'argent sans vous en rendre compte.

Cela vient du fait que des documents précieux se perdent dans l'éther, ou que vos employés passent beaucoup de temps à traiter des documents alors qu'ils pourraient faire autre chose. Nous allons vous aider à comprendre comment utiliser le SGED pour rationaliser votre entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

Vue d'ensemble : Qu'est-ce qu'un Système de Gestion Electronique des Documents et des Dossiers ?

Un SGEDD est un processus que les organisations utilisent pour organiser toutes les informations importantes dans un emplacement central.

Les organisations utilisent souvent un SGEDD (également appelé système de Système de Gestion Electronique des Documents ou SGED) non seulement pour faciliter la localisation des documents et des enregistrements, mais aussi pour le contrôle des documents et la gestion avancée des enregistrements.

Le système crée une piste d'audit indiquant qui a accédé à certaines informations, comment et quand elles ont été modifiées, et toute autre information pertinente.

Les solutions logicielles intègrent toute la gestion actuelle des documents d'entreprise dans un système de dossiers électroniques centralisé et transparent, parfois hébergé dans le cloud pour plus de commodité et un accès facile.

4 caractéristiques clés d'un SGEDD

Un SGEDD est plus qu'un simple système de classement électronique, c'est un élément fondamental de la gestion de votre entreprise.

1. Le stockage des documents

Il s'agit de l'objectif le plus fondamental des systèmes de données électroniques. Dans toute organisation, la paperasse a tendance à s'accumuler au fil du temps, ce qui rend difficile de trouver le permis que vous avez obtenu il y a un an ou le dossier d'un employé.

Un SGEDD reçoit les données de l'utilisateur ou classe automatiquement la paperasse électroniquement, plaçant toute cette documentation en un seul endroit pratique afin qu'elle ne prenne pas de place sur vos étagères ou dans des dossiers divers répartis sur les différents ordinateurs de votre organisation.

2. Trier et catégoriser

Un élément clé d'une bonne gestion des documents est de s'assurer que toute la paperasse est en ordre et peut être trouvée facilement et rapidement. Un SGEDD trie et catégorise les documents afin qu'ils puissent être retrouvés en quelques clics seulement. Cette seule fonctionnalité permet à une organisation d'économiser des centaines, voire des milliers d'heures de travail.

3. Sécurité

Certains documents sont très sensibles, et le fait d'avoir des informations organisationnelles vitales sur une étagère ou dans un dossier informatique non sécurisé est une recette pour le désastre. Un SGEDD garde tout en un seul endroit centralisé et empêche les utilisateurs non autorisés d'y accéder.

La plupart des logiciels de SGEDD permettent à l'administrateur de définir différentes autorisations pour différents fichiers, de sorte qu'une personne qui a besoin d'accéder à un fichier n'obtienne pas les clés du royaume.

4. Communication

Un SGEDD dispose souvent de fonctions de communication, telles que l'alerte d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées. Certains systèmes peuvent permettre aux utilisateurs de s'envoyer directement des messages par le biais du système, ou même d'annoter des documents professionnels.

4 avantages d'un SGEDD

La Gestion des Documents peut ne pas sembler être la partie la plus importante de votre entreprise, mais ces quatre avantages expliquent pourquoi elle peut avoir un impact si important sur le fonctionnement de votre organisation.

1. Une meilleure sécurité

À l'ère du numérique, il est difficile de préserver la sécurité des informations. Vous devez faire face à de nombreuses menaces de la part de personnes du monde entier qui veulent voler des informations sensibles. Un SGEDD veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

Et en suivant les modifications apportées aux documents, un SGEDD peut alerter les gestionnaires de toute modification non autorisée afin qu'ils puissent rétablir le document dans sa forme précédente.

Un SGEDD permet également de s'assurer que les entreprises sont en conformité avec les lois et règlements exigeant la sécurité des informations, comme l'HIPAA avec les dossiers médicaux et le GDPR pour la protection des données des citoyens.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

2. Des opérations mieux organisées

Les entreprises doivent être organisées, il est difficile de fonctionner si vous ne l'êtes pas. Lorsque toute votre documentation est organisée, vous ajoutez un vernis de professionnalisme à votre organisation.

L'état d'esprit de chacun s'en trouve amélioré, car il est plus facile de travailler quand on a l'impression que tout est à portée de main. Comme le dit le vieil adage, un bureau encombré est le signe d'un esprit encombré. En rationalisant votre documentation, vous faites un grand pas vers la rationalisation de votre entreprise dans son ensemble.

3. Une meilleure accessibilité

Vos employés pourront accéder aux documents beaucoup plus facilement grâce à un SGEDD. Ils n'auront plus à fouiller dans des piles de papiers dans une boîte en carton rangée dans un placard, ni même à chercher sur plusieurs ordinateurs un fichier caché quelque part dans un dossier aléatoire.

Au lieu de cela, ils disposeront d'un système centralisé qu'ils pourront utiliser pour localiser un dossier en quelques clics seulement. Cela facilite leur travail et leur permet de se concentrer sur des tâches plus importantes.

4. Une efficacité accrue

Lorsque tous vos documents sont organisés et accessibles, votre entreprise est plus efficace et donc plus productive. Vos employés passeront moins de temps à saisir manuellement des données et à rechercher les documents nécessaires.

De plus, vous dépenserez moins d'argent en frais de gestion de documents, car tout est numérique et de nombreux processus sont automatisés.

Questions fréquemment posées sur le SGEDD

Quel est le coût d'un SGEDD ?

Il est impossible de dire combien coûtera un système, car cela dépend de la nature de votre entreprise, de la quantité de documents que vous devez organiser et des fonctions supplémentaires dont vous avez besoin. En règle générale, le montant que vous dépenserez pour un SGEDD dépendra des éléments suivants

• Le logiciel que vous choisissez
• Le nombre d'heures de travail que vous consacrez à son fonctionnement
• La quantité de données que vous voulez gérer
• Les outils de soutien que vous voulez
• Les intégrations
• Sauvegarde
• Formation au SGED pour votre équipe
• Support client
• Si votre système nécessite un administrateur à temps plein ou à temps partiel.
• Mises à jour futures

Comment savoir si j'ai besoin d'un SGDE ?

Si vous êtes une organisation de taille moyenne ou grande, vous avez besoin d'un SGED. Une organisation de taille raisonnable aura des océans de documents, et beaucoup de ces documents seront sensibles ou auront des ramifications légales, vous devez donc avoir un système sécurisé pour les gérer.

Le seul cas où un SGEDD n'est pas nécessaire est celui d'une entreprise d'une ou deux personnes ne possédant pratiquement aucun document. Mais c'est une situation rare, et même dans ce cas, vous pouvez opter pour une option de SGED gratuite pour couvrir vos besoins.

Il y a de fortes chances que vous ayez des documents qui mériteraient d'être protégés, ne serait-ce que parce qu'ils contiennent des informations personnelles identifiables que des pirates pourraient voler.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est un système centralisé qui permet aux entreprises de localiser un dossier en quelques clics seulement.

Comment savoir quel SGDE choisir ?

Déterminer le type de SGED qui conviendra à votre entreprise est plus délicat et nécessite une consultation avec votre personnel sur la documentation dont vous disposez et sur la façon dont elle devrait être organisée. Plus précisément, vous devez savoir

- La quantité de données que vous avez (en gigaoctets).

- Si vous avez des documents qui nécessitent une protection spéciale 

- Combien d'utilisateurs auront besoin d'accéder au système

- Quels seront vos besoins futurs en matière de croissance

- Si vous pouvez faire appel à votre personnel pour gérer le système ou si vous souhaitez faire appel à un administrateur système tiers.

Avec ces informations en main, vous pouvez examiner les options de SGED. 

Il est temps de vous débarrasser une fois pour toutes de votre paperasserie

Si vous lisez ces lignes, il est probable que vous en ayez assez du chaos et de l'encombrement du "système" de documentation de votre organisation, si l'on peut l'appeler ainsi. C'est un signe qu'il est temps d'arrêter de remettre à plus tard.

Réservez un peu de temps dans les semaines à venir pour commencer à traiter ce problème, à mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion documentaire et à identifier un logiciel capable d'organiser le désordre. Vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Quelques outils informatiques pour les professionnels du Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le suivi et l'évaluation sont des processus de collecte et d'analyse de données permettant de suivre l'évolution d'un projet et de soutenir la prise de décision. Comme le dit l'adage, ce qui est mesuré est géré. Le suivi et l'évaluation sont essentiels à la réussite de tout projet, car ils impliquent la collecte de données qui donnent un aperçu de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Cela aide les équipes de projet à trouver des moyens d'améliorer la mise en œuvre du projet pour obtenir les résultats prévus.

Le personnel chargé de la gestion et de l'évaluation a la responsabilité de produire des plans de gestion et d'évaluation, de développer des outils de collecte de données, de collecter des données, de développer et de gérer des bases de données, d'analyser des données, de produire des visualisations significatives, de rédiger des rapports et de communiquer les résultats. Pour ce faire, le personnel de Suivi-Evaluation doit posséder un large éventail de compétences et utiliser un certain nombre d'outils informatiques.

Voici les outils les plus importants que tout professionnel de la gestion et de l'évaluation travaillant dans des organisations à impact social (et toute personne responsable des tâches énumérées ci-dessus) doit maîtriser.

Logiciel de collecte de données

L'une des tâches les plus fondamentales dont tout professionnel de la gestion et de l'évaluation est responsable est le développement d'outils de collecte de données. Pour ce faire, il existe des solutions de collecte de données sur ordinateur, en ligne et sur téléphone portable que vous pouvez utiliser.

De nombreuses organisations internationales de développement passent de la collecte de données sur papier à la collecte de données mobiles en raison, entre autres, de leur efficacité, de leur facilité d'utilisation et de leur capacité à collecter différents types de données. Il est donc conseillé d'investir dans l'apprentissage d'un ou plusieurs outils pour développer et déployer des projets de collecte de données mobiles.

WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, a conçu le logiciel numéro 1 de Suivi-évaluation de projets et programmes afin de permettre aux organisations de suivre leurs projets et programmes, d'identifier les problèmes rencontrés, de prévoir les risques et de proposer des solutions appropriées.

Voici les meilleurs logiciels de collecte de données disponibles :

Logiciel de base de données

Pour les organisations qui collectent de gros volumes de données, l'utilisation de bases de données relationnelles puissantes est indispensable. Les bases de données relationnelles permettent d'agréger d'importants volumes de données générés par plusieurs systèmes. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour obtenir une vue à 360 degrés de l'organisation dans son ensemble, des projets aux opérations en passant par l'administration.

Voici les principaux logiciels de base de données utilisés aujourd'hui dans les projets internationaux :

Logiciel de visualisation des données

La visualisation des données est la représentation visuelle des données à l'aide de tableaux, de graphiques et d'autres diagrammes. Plutôt que d'essayer de tirer un sens d'un tas de chiffres, les visualisations facilitent la détection des tendances et des modèles dans les données en les présentant visuellement. Notre cerveau traite les informations visuelles très rapidement ; il détecte facilement les changements de taille, de forme, de position, de quantité et de couleur. La visualisation des données exploite cette capacité pour faciliter l'obtention et la communication d'informations.

Chaque professionnel de la gestion et de l'évaluation est chargé de communiquer les résultats à un large éventail de parties prenantes au projet, dont la plupart n'ont pas nécessairement de bonnes bases en matière de statistiques avancées. L'utilisation de visualisations de données telles que des diagrammes linéaires, des diagrammes à barres, des diagrammes circulaires, des cartes, des diagrammes de Gantt, des nuages de mots et autres garantit que votre présentation est facile à comprendre, visuellement attrayante et attrayante pour toutes les parties prenantes.

Certains des logiciels de visualisation de données les plus populaires sont énumérés ci-dessous :

Logiciels d'analyse statistique des données

Les professionnels des données s'appuient sur des méthodes statistiques d'analyse des données pour découvrir des informations plus approfondies à partir de données quantitatives. Les statistiques nous permettent de résumer les données en mesures significatives ainsi que de déduire et de prédire des phénomènes à partir d'un petit ensemble de données pour une population plus large.

En tant que professionnel du Suivi-Evaluation, vous êtes chargé d'effectuer des analyses statistiques sur les données. Il est donc essentiel qu'en plus de comprendre les méthodes statistiques d'analyse des données, vous sachiez utiliser les logiciels d'analyse statistique.

 Vous trouverez ci-dessous une liste des logiciels d'analyse statistique les plus populaires :

Logiciels d'analyse de données qualitatives

Dans de nombreux cas, les données se présentent sous la forme de descriptions, d'histoires, de vidéos, d'audios et de photos, entre autres formats. C'est ce qu'on appelle des données qualitatives.

En tant que professionnel de la gestion et de l'évaluation, vous devrez utiliser des données qualitatives pour recueillir des informations plus larges qui ne pourraient pas être saisies quantitativement à l'aide de chiffres. Ces scénarios peuvent inclure, entre autres, la capture d'histoires de changements significatifs, l'interview d'informateurs clés et l'observation des participants.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de saisir, stocker, organiser, manipuler, analyser et présenter des données à référence géographique.

Les logiciels d'analyse qualitative les plus populaires sont les suivants :

Logiciel SIG

Un système d'information géographique (SIG) est un système informatique utilisé pour saisir, stocker, organiser, manipuler, analyser et présenter des données à référence géographique.

L'ajout d'informations géographiques à vos rapports enrichit les idées que vous essayez de communiquer en mettant en évidence des modèles et des tendances identifiables dans l'espace.

Parmi les exemples d'application des SIG en Suivi-Evaluation citons l'utilisation de cartes thermiques pour montrer la concentration des cas de choléra, la cartographie des bénéficiaires d'un projet et les caractéristiques de leur foyer, l'utilisation de la télédétection pour surveiller les forêts, entre autres.

Les logiciels SIG les plus populaires sont les suivants :

Logiciels de gestion des données spécifiques au secteur

Il existe des logiciels spécialement conçus pour collecter, gérer, analyser et communiquer des données pour des secteurs spécifiques.

Par exemple, si vous travaillez dans le secteur de la santé, vous devrez peut-être vous familiariser avec le système d'information sanitaire de district (DHIS2). Le DHIS2 est une plateforme puissante pour la collecte, la gestion, l'analyse et la présentation des données de santé. Il est utilisé dans de nombreux pays du monde pour gérer leurs rapports nationaux sur la santé. Les applications comprennent le suivi de la santé des patients, la surveillance des maladies, la cartographie des épidémies.

Les professionnels de l'eau et de l'assainissement dans le secteur de l'eau, de l'assainissement et de l'hygiène (WASH) devront peut-être s'intéresser à mWater, une plateforme de gestion des données pour le secteur WASH. Cette plateforme comprend une application mobile de collecte de données et un portail pour l'agrégation et l'analyse des données.

Logiciels de documentation et de présentation

L'un des domaines où les professionnels passent une grande partie de leur temps est la rédaction de rapports et de présentations de leurs conclusions et recommandations. Pour ce faire, ils doivent utiliser des outils de rédaction de documents et de présentations.

Les outils les plus utilisés sont les suivants :

Les logiciels de communication

En tant que professionnel de la gestion et de l'évaluation, vous travaillez généralement au sein d'une équipe composée d'autres membres du personnel de projet, tels que le personnel de terrain, les chefs de projet et les coordinateurs, entre autres. Vous devez également communiquer avec d'autres parties prenantes, notamment les donateurs et la direction de l'organisation. Vous devez donc être familier avec les logiciels de communication suivants :

Logiciels de stockage en nuage

Les logiciels de stockage en nuage offrent une solution de stockage de fichiers plus sûre qui, dans la plupart des cas, inclut la possibilité de collaborer avec d'autres utilisateurs.

La connaissance de l'utilisation des plates-formes de stockage en nuage et de la collaboration avec d'autres personnes en ligne est très importante pour le travail des professionnels du Suivi-Evaluation, qui doivent travailler avec d'autres membres d'une équipe et assurer la disponibilité et la sécurité des données et des rapports.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, offre la possibilité aux acteurs des projets d'échanger et de partager des données sur l'ensemble des projets et programmes qu'ils gèrent.

Résumé

Les professionnels du Suivi-Evaluation ont de nombreuses responsabilités, notamment la planification des activités de Suivi-Evaluation, la collecte de données, l'analyse, la visualisation, l'établissement de rapports et la communication.

Il existe de nombreux outils logiciels qui peuvent être utilisés pour accomplir ces tâches, comme nous l'avons vu dans cet article. Beaucoup de ces outils sont mis à jour très fréquemment et d'autres outils et normes sont introduits.

Le professionnel de la gestion et de l'évaluation qui réussit est suffisamment polyvalent pour travailler avec un certain nombre d'outils dans les catégories énumérées.

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Les tâches impliquées dans le Suivi-Evaluation comprennent

• La préparation de plans et d'outils pour le suivi-évaluation
• La collecte de données
• Le développement et la gestion de dépôts de données ou de bases de données
• Analyses quantitatives, qualitatives et spatiales des données
• Production de visualisations de données significatives
• Préparation de rapports 
• La communication des résultats aux différentes parties prenantes.

Il existe des possibilités d'utiliser les technologies de l'information dans toutes ces fonctions de gestion et d'ingénierie. Cependant, l'adoption de ces technologies de l'information nécessite une évaluation des coûts et des avantages.

Voici des façons d'intégrer les technologies de l'information dans ces fonctions de gestion et d'évaluation.

Préparation de plans et d'outils pour le Suivi-Evaluation

La première et l'une des plus importantes fonctions de la gestion et de l'évaluation consiste à examiner la conception du projet et à élaborer des plans et des Outils de Suivi-Evaluation. Cela implique généralement une équipe comprenant du personnel de Suivi-Evaluation, des gestionnaires de projet et même du personnel de terrain.

Le domaine clé de l'intégration des technologies de l'information dans cette fonction est la collaboration. Pour accélérer le processus d'élaboration des plans et des outils, on peut utiliser des outils de collaboration documentaire ainsi que des outils de communication d'équipe.

Lorsque des équipes réparties sur plusieurs sites doivent travailler ensemble sur cette fonction, la collaboration en ligne représente un moyen rentable d'atteindre le même objectif de développement d'outils et de plans solides pour le Suivi-Evaluation.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour une évaluation optimisée des projets et programmes, le meilleur logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes.

Voici les meilleurs outils de leur catégorie qui vous aideront dans cette fonction :

Collecte de données

Le personnel chargé du Suivi-Evaluation passe beaucoup de temps à recueillir des informations auprès de différentes parties prenantes, notamment les bénéficiaires du projet, les gardiens de la communauté, les informateurs clés et le personnel du projet, entre autres.

C'est dans la collecte des données que se trouvent la plupart des possibilités d'utilisation des technologies, notamment les suivantes :

Collecter des données à l'aide d'appareils mobiles

La collecte de données mobiles consiste à utiliser des appareils mobiles comme les smartphones et les tablettes pour collecter des données. Avec la collecte de données mobiles, les formulaires sont généralement développés par le biais du navigateur ou à l'aide d'un logiciel informatique et chargés sur les appareils mobiles. Les meilleurs outils de collecte de données mobiles offrent la possibilité de collecter des données hors ligne, puis de les envoyer à un serveur lorsqu'une connexion Internet est disponible. Ces données sont immédiatement agrégées et peuvent être consultées pour des analyses.

De nombreuses organisations de développement international abandonnent les formulaires papier au profit de la collecte mobile de données, et ce pour plusieurs raisons :

• La possibilité de collecter des données riches telles que des photos, des vidéos et des GPS,
• Le rapport coût-efficacité,
• La flexibilité, la capacité de collecter, d'agréger et d'analyser les données en temps réel.
• La capacité d'appliquer des contrôles automatiques de saut et des validations de données qui se traduiront par une meilleure qualité des données, parmi de nombreuses autres raisons.

Les meilleurs logiciels pour développer et déployer des outils mobiles de collecte de données sont les suivants :

Utiliser des capteurs pour la collecte et le suivi des données

Les capteurs sont utilisés pour détecter les changements dans la quantité de certaines propriétés physiques telles que la lumière, la pression ou la température. Ils constituent un moyen objectif et très précis de mesurer les propriétés physiques des objets.

Dans le domaine de l'éducation physique et de l'éducation permanente, vous pouvez utiliser les capteurs de différentes manières, notamment dans les cas suivants :

• Surveiller l'humidité du sol d'une zone à l'aide de capteurs d'humidité du sol
• Utiliser des capteurs de température connectés à l'internet pour surveiller les températures des livraisons telles que les vaccins et le sang.
• Des capteurs d'eau peuvent être déployés dans les pompes à eau d'une communauté pour surveiller les pannes en temps réel

Utiliser l'imagerie satellitaire

Les images satellites sont des photos de la surface de la terre recueillies par des satellites en orbite dans l'atmosphère.

Ces images peuvent être utilisées, entre autres, pour surveiller les cultures ou les forêts.

Utiliser des drones de cartographie

Les drones, également connus sous le nom de véhicules aériens sans pilote (UAV), sont de petits aéronefs qui fonctionnent sans humain à bord. Ces dernières années, les organisations de développement international ont expérimenté les drones dans le cadre de leurs projets, comme la livraison de vaccins et de médicaments essentiels dans des zones reculées.

Les drones peuvent être utilisés en suivi-évaluation pour :

• Fournir une cartographie de haute qualité d'une zone
• Surveiller l'évolution des cultures ou de la couverture forestière
• Surveiller et évaluer les risques de catastrophes

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'avoir une vue d'ensemble sur les moyens financiers déployés pour les projets.

Utiliser des SMS, USSD ou IVR pour la collecte de données.

Lorsqu'il n'est pas possible ou rentable d'atteindre les bénéficiaires d'un projet en les contactant physiquement, il est possible d'utiliser des technologies de téléphonie mobile de base telles que les SMS (Short Message Service), les USSD (Unstructured Supplementary Service Data) et les IVR (Interactive Voice Response).

Les SMS sont utilisés depuis longtemps pour diffuser des messages et collecter des données. Avec l'accès accru à la connectivité mobile dans les zones rurales, les technologies mobiles telles que les SMS offrent la possibilité d'atteindre une population plus large à faible coût.

De même, les questions peuvent être administrées par USSD à l'aide d'un code court mobile unique.

Les réponses vocales interactives, telles que celles utilisées par les opérateurs de téléphonie mobile pour fournir une assistance, peuvent être utilisées pour collecter des données auprès des bénéficiaires.

Lors du choix de ces technologies, il faut tenir compte de leur nature et de leur coût par rapport à d'autres approches telles que les formulaires mobiles de collecte de données.

Les meilleures plates-formes qui peuvent être utilisées pour développer des outils SMS, USSD ou IVR sont les suivantes :

Utiliser les médias sociaux pour collecter des données

Avec des milliards d'utilisateurs actifs dans le monde, les plateformes de médias sociaux telles que Facebook et Twitter offrent la possibilité de collecter de grands volumes de données pour votre projet.

La collecte de données sur les médias sociaux peut être aussi simple que de demander l'avis des utilisateurs des médias sociaux en leur posant directement des questions, ou en partageant un formulaire de collecte de données sur le web. Vous pouvez également utiliser des langages de programmation tels que Python pour explorer des sites de médias sociaux tels que Twitter et analyser les données sur la base de mots clés.

Recueillir des données auprès d'informateurs clés et d'autres parties prenantes à l'aide de formulaires Web

Si votre projet de collecte de données implique des répondants qui ne peuvent pas être facilement contactés en raison d'un emploi du temps chargé, les formulaires web auto-administrés constituent un moyen pratique de les interroger.

Les plateformes qui peuvent être utilisées pour développer des formulaires de collecte de données en ligne sont les suivantes :

Exploiter un centre d'appels et/ou utiliser le CATI

Les centres d'appels sont les mieux utilisés dans les projets à impact social pour diffuser des informations telles que des messages sur la santé reproductive. Cependant, non seulement les appels peuvent être suivis pour collecter des données qui peuvent être utilisées pour surveiller les messages consultés et les services demandés, mais les bénéficiaires peuvent également être appelés dans le but d'administrer un questionnaire CATI (Computer Assisted Telephone Interview).

Outre l'utilisation de tout un centre d'appels, l'entretien téléphonique est également un moyen courant de collecte de données. Au lieu de rencontrer les répondants en personne, les appels peuvent être utilisés pour administrer les enquêtes.

Communiquer les résultats de Suivi-Evaluation aux différentes parties prenantes

Outre la planification des activités de Suivi-Evaluation et la collecte des données, les technologies de l'information peuvent également être utilisées pour la diffusion des informations de Suivi-Evaluation.

Par exemple, des tableaux de bord construits à l'aide de logiciels tels que Microsoft Power BI et Tableau peuvent être utilisés pour donner aux parties prenantes un aperçu des performances du projet. Connectés à des sources de données telles que des bases de données et des plateformes mobiles de collecte de données, ces tableaux de bord peuvent fournir une vue actualisée en temps réel de l'état des indicateurs clés de performance du projet.

Les sites web, les médias sociaux et le courrier électronique peuvent également être utilisés pour diffuser des informations sur l'avancement du projet à différentes parties prenantes telles que les donateurs, les organisations partenaires et le grand public.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre l'avantage de tableaux de bord qui peuvent fournir une vue actualisée en temps réel de l'état des indicateurs clés de performance des projets.

Résumé

Il existe de nombreuses façons pour un projet d'intégrer les technologies de l'information dans ses fonctions de gestion et d'éducation. Les avantages sont nombreux, notamment en termes de temps et de coûts, d'efficacité, de capacité à atteindre les bénéficiaires à grande échelle et de capacité à prendre de meilleures décisions plus rapidement.

Il est toutefois impératif de procéder à une évaluation préalable avant d'adopter une technologie de l'information dans votre organisation. L'accent doit être mis sur les objectifs de suivi-évaluation du projet. La technologie doit venir à l'appui de ces objectifs, et non l'inverse.