WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Systèmes de Gestion de Documents : Toutes les informations sur la GED, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

 La collecte, la distribution, le stockage, le traitement et l'archivage des documents sont des processus fixes qui font partie de la gestion quotidienne des documents dans les organisations. Et n'oubliez pas : L'effacement et la recherche de documents.

Il est clair que les processus basés sur le papier constituent un obstacle à ce stade - ils demandent beaucoup de temps, manquent de clarté, en plus de tous les autres inconvénients du support papier. La gestion numérique des documents peut vous aider dans ce domaine et vous permet de faire un grand pas en avant dans la transformation numérique. Vous pouvez lire ci-dessous comment fonctionne un Système de Gestion de Documents (SGD), ce qu'il faut noter et quels avantages il apporte à l'entreprise.

Les fonctions du logiciel SGED

Situation initiale - Gestion des documents

Le stockage manuel des informations dans des dossiers papier est extrêmement chronophage et constitue une activité plutôt démotivante pour les employés. En même temps, il ralentit votre entreprise. Les longs délais de transport et d'attente ralentissent inutilement les processus commerciaux et retardent les tâches et processus ultérieurs. Souvent, il y a aussi un manque de transparence concernant les processus et les contenus actuels. Les informations ne peuvent pas être trouvées immédiatement, ce qui limite l'accès à l'information - même lorsqu'une réaction rapide est requise. Un Système de Gestion de Documents numériques, en revanche, aide votre entreprise à faire les bons choix.

Vos avantages grâce à la gestion numérique des documents

Le Système de Gestion Documentaire offre de nombreuses solutions prêtes à l'emploi, telles que la gestion des contrats, la gestion des commandes, le traitement des factures entrantes, la gestion du personnel et bien plus encore.

• - Plus de transparence : stockage structuré des informations et des documents
• - Plus d'efficacité dans les processus : localisation facile et transfert rapide des informations.
• - Meilleure coopération : la conservation centralisée des données facilite l'utilisation commune des documents
• - Traçabilité élevée : grâce à la gestion des versions et à la journalisation.
• - Respect des SLA en toute sécurité : grâce à la gestion des délais avec plusieurs niveaux d'escalade.
• - Formation rapide : même les nouveaux employés peuvent travailler en toute sécurité avec le système après une brève introduction.
• - Plus de flexibilité : l'information est disponible partout, 24 heures sur 24.
• - Maintenance réduite : grâce à l'administration centrale
• - Sécurité élevée : grâce à un concept de droits finement gradué et à une journalisation détaillée.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux membres de l'équipe de collaborer où qu'ils se trouvent. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur des documents et coordonner leurs activités d'édition et de révision.

Définition : Qu'est-ce que la Gestion de Documents Numériques (GDN) ?

Exemples de gestion de documents

En principe, il existe quatre types différents de GED. Dans une certaine mesure, la courte histoire de la gestion documentaire apparaît à travers cette différenciation. En même temps, les avantages et les inconvénients des quatre procédures de GED apparaissent clairement.

Le serveur de fichiers comme GED par rapport aux Systèmes de Gestion de Documents assistés par base de données.

Le stockage des documents dans des emplacements structurés en arborescence, par exemple sur des serveurs de fichiers, des lecteurs de réseau, des boîtes de réception et autres, remplace un problème par un autre : Un problème de papier pour un problème numérique. Cela signifie que les documents disparaissent dans des structures d'index peu claires. Et le stockage des documents à lui seul exige de la discipline - d'une structure de dénomination convenue pour les fichiers à l'emplacement de stockage adéquat en passant par le balisage, si ce dernier est possible. En règle générale, ce type de logiciel de GED s'avère inadéquat pour la gestion quotidienne des documents.

L'utilisation de tels systèmes en remplacement d'un Système de Gestion Documentaire est contre-productive. Le contenu des documents n'est souvent pas consultable, les métadonnées sont absentes, sans parler des flux de travail, des versions, etc. Seuls les noms de fichiers et les chemins de répertoires servent de supports d'information.

Systèmes de Gestion de Documents monolithiques vs. GED en tant que service

Les Systèmes de Gestion Documentaire actuels fonctionnent selon le schéma suivant : Un document est compilé, certaines informations du document sont sélectionnées, un ID de document est attribué. Le document et les métadonnées sont stockés dans une base de données. Le grand avantage : Grâce à l'ID du document, le document reste clairement identifiable et n'est pas perdu dans la GED. L'inconvénient : Pour accéder à la GED, vous devez installer un logiciel de GED sur l'ordinateur local.

Toutefois, l'exception confirme la règle. Cela signifie qu'il existe des Systèmes de Gestion de Documents qui fournissent à l'utilisateur un client web de GED basé sur un navigateur pour le travail quotidien. L'installation d'un logiciel sur l'ordinateur local est donc superflue.

Cela s'applique également à un SGD dans le nuage. Le DMS est alors accessible via le navigateur de votre choix : A tout moment, partout, même via un Smartphone/tablette. Cependant, un DMS dans le nuage apporte également de nombreux autres avantages : Comme pour tant d'autres offres de logiciels en tant que service (SaaS), le prestataire de services prend également en charge la maintenance du Cloud-DMS, et assure idéalement le fonctionnement sans faille du Système de Gestion Documentaire ; ainsi, par exemple, le prestataire effectue des sauvegardes régulières et automatisées. Ainsi, un système de gestion de documents dans le Cloud a également des coûts informatiques associés plus faibles. Toutefois, à ce stade, tout dépend de la conception des contrats de service en fonction du contenu. La durée de vie des services, le nombre d'utilisateurs, le volume de données utilisé, etc. sont parmi les facteurs les plus importants qui déterminent les coûts de la GED en nuage.

Selon le Système de GED utilisé, la Gestion Electronique des Documents a diverses autres fonctions. Les fonctions importantes et fréquemment utilisées de la GED sont les suivantes : La sécurité des révisions, le versionnage, l'archivage, les exigences de conformité en matière de protection de la vie privée, les flux de travail, les autorisations basées sur les groupes et bien d'autres encore. Un système de gestion de documents simplifie et accélère considérablement le travail quotidien, en particulier pour les organisations distribuées, c'est-à-dire les entreprises ayant plusieurs sites.

Qu'est-ce qu'un document dans le contexte de la GED ?

En définitive, un document stocké dans un système de GED, contient plus d'informations que le simple contenu du document.

Les informations supplémentaires accompagnant le document sont décrites comme des métadonnées. Celles-ci sont également attribuées au document, par exemple

• - Numéro et nom du projet
• - la date de création
• - la version
• - le statut
• - Centre de coûts
• - Vérificateur, etc.

Ces métadonnées peuvent être soit obtenues automatiquement à partir du document, soit ajoutées au SGD par un balisage manuel. Lorsqu'elles sont effectuées de manière cohérente et uniforme, elles contribuent à accélérer la recherche de documents. En outre, les documents d'un processus peuvent être résumés dans des dossiers, également appelés fichiers électroniques, sans autre forme de procès. À ce stade, il est clair qu'un système de gestion documentaire devient très vite le Saint Graal de l'information.

Logiciel de GED développé par WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est numéro 1 en matière d'archivage et de gestion électronique de documents.

Pourquoi la gestion des documents ?

Les Systèmes de Gestion Documentaire contemporains permettent de réduire considérablement la durée des processus et le temps de préparation des documents dans l'entreprise. Par conséquent, un système de GED soutient les processus d'entreprise de toutes sortes. Bien entendu, cela nécessite une GED supportée par une base de données. Certains groupes d'utilisateurs ont accès aux documents qui les concernent dans la GED, quel que soit le lieu.

En outre, un Système de Gestion Documentaire doit également accompagner, améliorer et simplifier d'autres processus d'entreprise. Par exemple, les processus RH, le traitement des factures entrantes, les processus P2P, etc. 

Comment fonctionne un système de gestion de documents numériques ?

Les documents ou d'une manière générale : L'information est disponible sous deux formes différentes dans les entreprises : Déjà électronique ou encore sous forme de papier. Ces informations doivent d'abord être saisies dans le système de gestion des documents - mais comment cela fonctionne-t-il et que se passe-t-il ensuite dans le SGD ?

Saisie des informations dans le système de gestion des documents

Selon le type de support, l'enregistrement des documents peut prendre différentes formes dans le SGD. Si l'information est déjà disponible sous forme électronique, les Systèmes de Gestion Documentaire contemporains sont capables de transférer cette information vers le SGD de manière largement automatique. Pour enregistrer les documents sur papier, un SGD utilise en général un scanner avec reconnaissance optique de caractères (OCR) pour la capture numérique des documents.

Selon le type de document - ou plus généralement : Type d'information - certains formats existent. Par exemple, les informations qui ont été transférées avec l'un des nombreux formats d'échange de données informatisées (EDI). Par exemple : Factures de vente, connaissements, commandes, avis d'expédition, relevés de compte, spécifications de conception, réclamations d'assurance, etc. t ce sont des données structurées, tout comme les formats EDI.

Systèmes de gestion de documents et données structurées - un duo parfait

L'avantage de ces données structurées pour un SGD est évident : les données sont stockées à un endroit fixe, pour toujours. 

Tant que le créateur de la facture respecte la spécification convenue, il est facile de traiter automatiquement les informations structurées de la facture entrante dans le Système de Gestion des documents. Il est également évident qu'un flux de travail lancé via ce type de support est la clé de voûte de processus commerciaux sans faille.

Distribution de l'information dans le système de gestion des documents

Désormais, tout sera numérique, et les perturbations médiatiques n'auront plus lieu. L'un des grands avantages d'un SGD est que tous les documents et informations sont automatiquement dirigés vers les services compétents de l'entreprise.

L'endroit où les documents et/ou les informations sont finalement transportés est principalement traité par le DMS à l'aide de la catégorisation effectuée. Par le biais d'informations reconnues et sélectionnées, le Système de Gestion des Documents peut déterminer par exemple : Un document est un connaissement, une facture d'entrée ou un contrat, etc.

C'est à ce stade que la GED présente un avantage important : Car désormais, un système de gestion documentaire contemporain peut s'engager dans ce que l'on appelle des flux de travail.

Systèmes de gestion de documents et flux de travail - s'asseoir et laisser faire

Le transport des documents et le traitement des documents dans les différents services peuvent être effectués de manière entièrement électronique avec une GED moderne. Au cours d'un flux de travail, un Système de Gestion Documentaire envoie automatiquement les documents aux processeurs ou aux groupes concernés, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise, à l'aide de paramètres définis (catégorie, projet, numéro de client, etc.). Ce qui est important à ce stade : Ce n'est pas le document lui-même qui est envoyé, mais le lien vers le document concerné dans le système de gestion documentaire. La notification se fait soit dans le système de GED lui-même, soit par e-mail.  Cela présente l'avantage que le document reste accessible à tous les autres employés autorisés pendant toute la durée du flux de travail. Ainsi, les copies de documents appartiennent au passé, tout comme la complexité qui en découle.

Un bon Système de Gestion de Documents se distingue par la possibilité de choisir entre deux types de flux de travail : Les flux de travail ad hoc pour les tâches qui se produisent rarement, et les flux de travail fixes plus complets pour les tâches récurrentes.  La différence entre les deux :  Les flux de travail ad hoc peuvent être créés et mis en place rapidement si nécessaire, mais ils n'ont pas de modèle de processus fixe préalable. Ils sont donc l'outil idéal pour résoudre des tâches simples, qui ne se présentent qu'au cours d'une journée de travail :  Par exemple, vous remarquez pour la deuxième fois que les factures du client XY sont soulevées pendant le traitement. Comme vous utilisez des recettes d'escompte et que vous voulez éviter les frais de rappel, vous et vos collègues de travail pouvez facilement être informés lorsque le cas se produit, via la gestion des documents.

Exemples de flux de travail de la GED

La caractéristique la plus importante de la GED est la classification et le stockage approprié des documents. Comme illustré, des workflows peuvent également être établis dans le Système de Gestion Documentaire. Cela s'applique à tous les documents. Et surtout, en combinant les flux de travail de la GED avec les systèmes ECM ou ERP, des simplifications permettant de gagner du temps peuvent être réalisées.

Tâches et délais - les workflows dans la GED

Un flux de travail simple et très basique, qui peut être mis en œuvre avec un Système de Gestion Documentaire, est le suivi des tâches et des échéances. Il est très facile à réaliser. Dès son arrivée dans la GED, un document est envoyé à un groupe de processeurs - et le document est assorti d'un délai fixe, une "date limite", avant laquelle la tâche liée au document doit être achevée. Si personne ne s'occupe de la tâche dans ce délai, la gestion de l'escalade interviendra. Cela signifie qu’il y aura un rappel sur la situation non résolue. Si aucun des employés concernés ne réagit à la référence au flux de travail GED, des notifications automatiques peuvent par exemple être transmises au chef d'équipe.

Flux de travail GED plus complexes

Bien sûr, des flux de travail plus complets peuvent également être mis en œuvre avec un Système de Gestion des Documents : par exemple, le flux de travail des factures entrantes. Il est facile de reconnaître que ce flux de travail consiste en plusieurs tests factuels et techniques - avec un transfert ultérieur vers un système ERP pour enregistrer la facture et finalement l'archiver.

Logiciel d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de modéliser vos flux de travail en respectant les informations documentées.  

Gestion des documents : Sécurité des documents et des révisions

La description des versions des documents dans le système de GED est certainement l'une des fonctions les plus utiles. Une question qui se pose continuellement dans ce contexte est celle de la sécurité des révisions des documents. Que signifie la sécurité des révisions ? Réponse courte : Vous voulez vous assurer qu'un document n'est pas modifié ou manipulé pendant sa durée de vie dans le système de gestion des documents, sans que cela ne soit perceptible.

Cependant, comment un Système de Gestion des Documents peut-il garantir la sécurité des révisions d'un document ? Un exemple à titre d'illustration : Qui se sentirait capable de prendre un document dans un pool de 1000 documents, et de dire : C'est un document inchangé ?

Pour garantir cela, un SGD moderne dispose de sommes de contrôle. Ces sommes de contrôle, également appelées valeurs de hachage, sont calculées à partir du contenu du document. Ces valeurs de hachage sont claires. Cela signifie : au même contenu du document, la même somme de contrôle. Et un document modifié signifie inévitablement une somme de contrôle différente. Le système DMS se charge de cette tâche en arrière-plan et affiche le statut calculé.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce qu'un Système de Gestion des Ressources Humaines (SGRH) ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Qu'est-ce que le SGRH ?

Le travail des RH est plus complexe et impliqué aujourd'hui qu'il ne l'a jamais été. Il y a tellement de choses qui entrent dans la gestion des informations sur les employés, qui sont utilisées pour tout, du recrutement et de l'embauche à la formation, aux évaluations, et bien plus encore. L'importance et la main-d'œuvre derrière ces tâches font qu'il est essentiel pour les professionnels des ressources humaines de disposer d'un logiciel de gestion des RH pour une gestion plus efficace des informations relatives aux RH.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer le recrutement des candidats, la gestion de la paie, l'approbation des congés, la planification de la relève, le suivi des présences, la progression de la carrière, les évaluations des performances et la gestion globale des informations sur les employés au sein d'une organisation.

C'est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent désormais un SGRH (Système de Gestion des Ressources Humaines) une combinaison de systèmes et de processus qui relie la gestion des ressources humaines et les technologies de l'information grâce à un logiciel RH. Un SGRH peut être utilisé pour le recrutement des candidats, la gestion de la paie, l'approbation des congés, la planification de la relève, le suivi des présences, la progression de la carrière, les évaluations des performances et la gestion globale des informations sur les employés au sein d'une organisation.

L'automatisation des tâches répétitives et chronophages dans le domaine de la Gestion des Ressources Humaines permet de libérer certains des employés les plus précieux de l'entreprise et de se concentrer sur la culture, la fidélisation et d'autres domaines à fort impact.

Quelle est la différence entre le SGRH et le SIRH ?

Le terme SGRH est parfois utilisé comme synonyme de SIRH (système d'information sur les ressources humaines), mais un SIRH est en fait un type de SGRH. Sur le plan fonctionnel, cependant, il n'y a pas de réelle différence dans le type de systèmes proposés sous l'un ou l'autre titre. À une certaine époque, un SGRH était une solution automatisée plus complète pour la gestion des ressources humaines qu'un logiciel étiqueté SIRH ou même GCH, mais le changement de marque de nombreuses entreprises a fait en sorte que les différents titres de logiciels sont généralement indiscernables. Les différences notables sont mentionnées ci-dessous.

Aujourd'hui, un SIRH est conçu pour suivre les données numériques et les informations sur les employés, comme leur horaire ou leur numéro de sécurité sociale. Un SIRH aide également les départements RH à gérer leurs politiques, leurs procédures et les personnes en général. Les tâches au cœur d'un SIRH comprennent les rapports, la formation, le recrutement, la rémunération, l'administration des avantages sociaux, le suivi des données, l'automatisation des flux de travail et les fonctions comptables.

D'autre part, un SIRH est plus robuste et comprend à la fois des technologies informatiques et de gestion des RH. Il traite toutes les mêmes informations qu'un SIRH et un HCM, en plus des informations non quantitatives concernant les employés et les candidats. Parmi les fonctionnalités uniques du SGRH, citons l'accueil, la satisfaction des employés, les performances professionnelles, les analyses, la rentabilité, etc.

Les avantages du SGRH pour une organisation

La gestion des activités RH par un logiciel SGRH est un dénominateur commun aux entreprises qui réussissent ; rares sont les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité, qui ont réussi sans avoir mis en place une forme d'automatisation des RH. L'accessibilité mobile a transformé les départements RH modernes, en mettant l'information et la gestion des tâches au bout des doigts des employés et des managers. Le SGRH a contribué à réduire efficacement la bureaucratie et à "aplanir" de nombreuses organisations.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de gérer les rapports, la formation, le recrutement, la rémunération, l'administration des avantages sociaux, le suivi des données, l'automatisation des flux de travail et les fonctions comptables.

Un SGRH peut aider les grandes organisations et les petites entreprises en démarrage à augmenter leur taux de croissance et leur productivité. Voici quelques exemples d'avantages supplémentaires qu'une organisation peut retirer de l'utilisation d'une plateforme SGRH.

• Les employés peuvent se charger de certaines tâches administratives liées à la saisie de leurs informations personnelles, ce qui permet aux professionnels des RH de récupérer du temps.
• Un SGRH est doté d'une sécurité intégrée, notamment de mesures d'authentification qui limitent l'accès aux utilisateurs autorisés et protègent les données de l'entreprise.
• La plupart des plateformes SGRH permettent aux utilisateurs de personnaliser leur flux de travail en fonction des besoins de leur organisation et d'obtenir la meilleure expérience utilisateur possible.
• Les responsables de l'organisation peuvent programmer des rappels et des courriels automatiques par l'intermédiaire d'un SGRH, ce qui facilitera l'accusé de réception du message et fera gagner du temps aux gestionnaires dans la recherche des réponses.

Fonctions communes des systèmes SGRH

La fonction du département des ressources humaines consiste à suivre les antécédents, les compétences, les aptitudes, les salaires et les réalisations des employés. En remplaçant certains processus par des systèmes SGRH de différents niveaux, on peut répartir les responsabilités en matière de gestion de l'information de façon à ce que la majeure partie de la collecte d'information ne soit pas strictement déléguée aux RH. En permettant aux employés de mettre à jour leurs informations personnelles et d'effectuer d'autres tâches, les informations sont plus précises et les professionnels des RH ne sont pas accaparés.

Chaque module remplit une fonction distincte au sein du SGRH qui contribue à la collecte ou au suivi des informations. Par exemple, l'embauche se fait par le biais du module de recrutement et d'accueil, la performance des employés par le biais du module d'évaluation et de gestion de la performance, et ainsi de suite.

Ces modules du SGRH peuvent aider à :

• la gestion de la paie
• le recrutement et l'accueil
• la collecte, le stockage et l'accès aux informations sur les employés
• la tenue des registres de présence et le suivi de l'absentéisme
• l'évaluation des performances
• Administration des avantages sociaux
• Gestion de la formation
• Libre-service pour les employés
• Planification des employés
• Analyse et prise de décision éclairée

Évaluer le besoin d'une solution SGRH

Avant qu'une entreprise ne prenne une décision concernant la sélection d'une solution SGRH, il est important que l'équipe de direction identifie les besoins de l'entreprise, ses processus et ses objectifs à court et à long terme. Il est essentiel pour la réussite du projet d'impliquer fortement les professionnels des RH dans le processus. Selon la taille et la structure de l'entreprise, il peut être utile d'organiser une réunion à l'échelle de l'organisation ou de choisir des représentants de chaque service pour discuter des objectifs et des options du SGRH.

Voici quelques points à aborder lors de cette réunion pour déterminer si votre entreprise pourrait bénéficier d'une plateforme SGRH :

• Votre département RH est surchargé de travail et n'a pas le temps d'accomplir toutes ses tâches.
• Votre entreprise perd de l'activité et de l'argent à cause d'erreurs de données RH et de conformité.
• Votre personnel est réparti sur plusieurs sites et ne dispose pas d'une plateforme unifiée pour le mettre en relation avec un supérieur hiérarchique direct
• Vous ne disposez pas des mesures nécessaires pour contrôler les employés non engagés et/ou n'avez aucun moyen de suivre les raisons de la rotation du personnel.
• Vos employés n'ont pas la responsabilité et/ou la possibilité de gérer leur propre évaluation de performance.

Sécurité des logiciels de gestion des RH

La sécurité est une préoccupation majeure lorsqu'il s'agit de choisir un Système de Gestion des Ressources Humaines. Les informations stockées dans un SGRH sont très sensibles, y compris les données exclusives de l'entreprise et les volumes d'informations personnelles sur les employés. 

La sécurité interne est également essentielle ; les informations doivent être protégées par des mots de passe dont le niveau d'accès varie en fonction du poste occupé. Si la plupart des entreprises permettent désormais aux employés d'accéder à certaines parties des solutions SGRH, ceux-ci doivent comprendre l'importance de maintenir l'intégrité du système et de protéger la sécurité des informations qu'il contient (c'est-à-dire pas de partage de mot de passe). Des mesures de protection doivent également être mises en place pour interdire rapidement l'accès des employés licenciés aux systèmes.

Comment trouver le bon SGRH pour votre entreprise ?

Choisir et mettre en œuvre le bon SGRH pour votre entreprise peut faire une énorme différence pour sa croissance et son succès futurs. S'il est possible de s'occuper des fonctions RH manuellement, un système automatisé peut contribuer à élever les niveaux de productivité et changer la façon dont votre entreprise est perçue sur le marché moderne. Il est important de se rappeler que ces systèmes ne sont pas "taille unique", cependant ; tout comme chaque entreprise est différente, les systèmes disponibles sur le marché le sont aussi.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, est doté d'une sécurité intégrée, notamment de mesures d'authentification qui limitent l'accès aux utilisateurs autorisés et protègent les données de l'entreprise.

Voici quelques conseils pour identifier le bon SGRH pour votre secteur d'activité et votre organisation :

• Comprendre les caractéristiques de base du SGRH et comment il peut répondre aux problèmes de conformité et aux défis posés par une main-d'œuvre croissante et une structure organisationnelle en évolution.
• Identifiez les points forts de plusieurs fournisseurs et comparez leurs performances.
• Faites vos recherches et découvrez quelle technologie répond le mieux à vos besoins
• Déterminez quel SGRH offre la meilleure expérience utilisateur pour vos employés.
• Évaluez l'entreprise de SGRH dans son ensemble, y compris son service à la clientèle, ses pratiques et son succès, en plus du produit de l'entreprise.

Gestion des Ressources Humaines et Administration du personnel public, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

L'administration du personnel public, en termes simples, consiste à recruter les meilleurs éléments que vous pouvez trouver, et à faire correspondre les meilleures compétences aux priorités de votre organisme public.

LES OBJECTIFS DE L'ADMINISTRATION DU PERSONNEL PUBLIC

1. Recruter, sélectionner et faire progresser les employés sur la base de leurs capacités, connaissances et compétences relatives

2. Offrir une rémunération équitable et adéquate

3. Former les employés selon les besoins pour assurer une performance de haute qualité

4. Le maintien en poste des employés sur la base de l'adéquation de leurs performances, la correction des performances inadéquates et le départ des employés dont les mauvaises performances ne peuvent être corrigées

5. Assurer un traitement équitable des candidats et des employés dans tous les aspects de l'administration du personnel sans tenir compte de l'affiliation politique, de la race, de la couleur, de l'origine nationale, du sexe ou de la croyance religieuse.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place un logiciel de gestion des ressources humaines sur mesure pour aider les entreprises à mieux gérer leurs employés.

Classification des postes

Le regroupement des emplois gouvernementaux en fonction de "leur nature, des qualifications requises, des fonctions exercées et des responsabilités assumées." La classification des postes est utilisée pour assurer aux employés du gouvernement un salaire égal pour un travail égal.

Description de poste

Une liste des tâches requises dans un poste individuel. À partir d'une description de poste, un poste est classé en fonction de ses fonctions et de ses responsabilités, mais pas en fonction de la personne qui occupe le poste. 

Les informations relatives à la description de poste sont de trois types fondamentaux :

Des informations concernant les fonctions du poste, y compris les tâches habituellement confiées au titulaire ;

Les informations concernant les responsabilités du poste, y compris le degré de supervision sous lequel le travail du poste est effectué et ;

La mesure dans laquelle le titulaire exerce les connaissances, les compétences et les aptitudes nécessaires à l'exécution adéquate des fonctions du poste.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de faire l'évaluation des performances des employés et de déterminer s'ils sont aptes à recevoir des primes.

Recrutement

Le processus qui garantit qu'un nombre adéquat de personnes qualifiées postulent pour les postes vacants dans les organisations. Le recrutement comprend la candidature, l'examen et le placement en tant que composantes du processus global de recrutement du gouvernement.

Le recrutement peut également inclure le déplacement d'un employé d'un poste à un autre' au sein d'une agence ou entre deux agences différentes. L'approche moderne du recrutement du personnel public comprend des procédures couramment utilisées dans le secteur privé, telles que :

- L’utilisation des médias,

- L’utilisation des listes de diffusion des établissements d'enseignement et de formation professionnelle,

- La diffusion de brochures, et 

- La création d'un répertoire des carrières du gouvernement.

Sélection

L'essence de la procédure de sélection consiste à déterminer si un candidat donné convient au poste en termes de formation, d'expérience et d'aptitude. Trois sources d'information de base peuvent être utilisées :

- Les formulaires de candidature

- Entretiens

- Les tests

La question de savoir qui fait le choix final de l'emploi parmi les candidats sélectionnés est cruciale. Malgré toutes les techniques, la sélection est une science inexacte.

L'évaluation des emplois

L'évaluation des emplois est le système formalisé permettant de déterminer la valeur relative de tous les emplois au sein d'une organisation. Tous les emplois sont analysés sur la base de descriptions de postes préparées au préalable. Chaque emploi est évalué à l'aide d'un plan d'évaluation des emplois dans le but d'établir soit des taux de rémunération spécifiques pour chaque emploi, soit une fourchette de salaire ou une classe de salaire spécifique pour chaque emploi.

Évaluation des performances

Évaluation des progrès ou de l'absence de progrès d'un employé. Mesurée en termes d'efficacité du travail. Il y a deux raisons principales pour lesquelles les systèmes d'évaluation des performances sont utilisés dans l'administration moderne du personnel, tant dans le secteur public que privé :

- Les évaluations aident à clarifier ce que l'on attend de l'employé et, utilisées correctement, elles renforcent et améliorent les performances de l'employé ;

- Les évaluations aident l'administrateur du personnel à affiner et à valider les méthodes et les techniques de gestion du personnel ;

Établir une base objective pour les décisions relatives au personnel.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux responsables RH de disposer d'une fiche de poste par employé contenant toutes les informations le concernant (ancienneté, diplôme, formation, salaire, type de contrat, missions, congés et absences, etc.)

Les types d'évaluations du rendement comprennent:

- Comparaisons de personne à personne,

- Les registres de production,

- Les barèmes de notation,

- les échelles de notation graphique,

- La méthode de l'incident critique et,

- Les évaluations narratives ouvertes.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et de logiciel de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).