Système de gestion électronique des documents (SGED) : Un guide complet présenté par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique.
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Dans ce guide, nous expliquons ce qu'est un système de gestion électronique de documents (GED), ses caractéristiques communes et ses avantages pour les entreprises.
Qu'est un système de gestion électronique de documents (GED)?
Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un SGED?
Pourquoi votre entreprise doit-elle utiliser un système de gestion des documents ?
Comment faire adopter votre solution de gestion de documents par l'ensemble de votre entreprise ?
Comment votre entreprise gère-t-elle la multitude de documents et de papiers ?
Il n'est pas rare que les petites entreprises adoptent une approche moins structurée de la gestion des documents. Malheureusement, une telle approche " à l'année " de la gestion des documents peut causer un certain nombre de problèmes au sein de votre organisation.
Selon le rapport de référence 2019 sur la gestion intelligente de l'information :
- 86 % des employés interrogés rencontrent des difficultés pour localiser des dossiers de bureau spécifiques.
- 46 % déclarent que la localisation des fichiers de bureau est difficile et prend du temps.
- 83 % finissent par recréer un document existant parce qu'ils n'ont pas réussi à localiser l'original
- 65% trouvent qu'il est difficile de vérifier, d'approuver et d'utiliser les fichiers et documents de bureau.
Ces problèmes peuvent entraîner une perte de productivité allant jusqu'à 21 %.
Ce chiffre ne tient compte que des pertes monétaires réelles dues à une mauvaise productivité. Le coût est encore plus élevé si l'on prend en compte les pertes potentielles, comme les clients qui se désistent et les opportunités manquées).
Si vous n'avez pas une approche claire et standardisée de la gestion des documents, votre entreprise est probablement en train de perdre du capital et de laisser une tonne de revenus potentiels sur la table.
C'est pourquoi vous avez besoin d'un SGED ou système de gestion électronique des documents.
En quoi consiste un système de gestion électronique des documents (GED) ?
Un système de gestion électronique de documents, ou GED, est un système sur lequel les documents et les fichiers d'une entreprise peuvent être stockés, rappelés, gérés et utilisés si nécessaire.
Mais les caractéristiques d'un bon SGED ne s'arrêtent pas là.
Une GED complète remplit un certain nombre de fonctions, de la gestion des documents et du contenu à l'imagerie numérique et à la conversion des fichiers.
Jetons un coup d'œil rapide à certains des acronymes qui circulent dans le monde de la gestion électronique des documents.
- EDRMS : Système de gestion des documents et des dossiers électroniques
- EDMS : Système de gestion des documents électroniques
- EDM : Gestion des documents électroniques
- ERM : Gestion des documents électroniques
- ERMS : Système de gestion des documents électroniques
- DMS : Système de gestion des documents
- DIP : Traitement des images numériques
- ECM : Gestion du contenu de l'entreprise
- RM : Gestion des documents
- DM : Gestion des documents
Caractéristiques de la GED
Examinons maintenant de plus près certaines des fonctions clés à rechercher dans un système de gestion électronique de documents.
Notez que les systèmes de gestion électronique de documents diffèrent en termes d'orientation, chacun offrant des degrés variables de fonctionnalité dans certains domaines. Néanmoins, la plupart des systèmes modernes de gestion électronique de documents sont généralement dotés des fonctions suivantes.
Stockage des documents
À la base, un SGED agit comme une plaque tournante centralisée pour toute la paperasse qui entre et sort de votre entreprise.
Qu'il s'agisse de feuilles de présence, de demandes de congés payés, de reçus de dépôt direct, de contrats clients, de factures ou de reçus, les systèmes de gestion électronique de documents sont conçus pour regrouper tous les fichiers (numériques et physiques) sous un même toit.
Les fournisseurs de GED proposent généralement des niveaux de stockage différenciés pour les organisations dont les besoins varient.
Il est important de penser à vos besoins futurs en matière de stockage lorsque vous choisissez une GED.
Capture de l'information
Les systèmes de gestion électronique de documents automatisent également le processus de capture de la documentation numérique et physique.
La capture de l'information numérique est assez simple : Le SGED reproduit les documents entrants en vue de leur stockage. Dans certains cas, ce processus peut impliquer la conversion des fichiers entrants dans des formats plus appropriés ou plus efficaces.
La capture d'informations physiques nécessite l'utilisation de la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) et de lecture optique de marques (LOM). Combinées à la technologie de numérisation en masse, les organisations peuvent capturer rapidement de gros volumes de documents manuscrits ou imprimés avec une quasi exactitude.
Les systèmes de gestion électronique de documents créent également des métadonnées pour les documents numériques et physiques lors de leur capture. Ces métadonnées fournissent des informations d'identification supplémentaires pour les fichiers individuels, telles que la date de création, la date des dernières modifications, et bien plus encore.
Structuration et indexation des documents
Lors de la capture d'un document ou d'un fichier, un SGED l'indexe selon une structure hiérarchique générée automatiquement.
Dans le cas le plus simple, il peut s'agir de créer des noms de fichiers séquentiels pour les documents d'une série (par exemple, fichier 001, fichier 002, etc.). La GED peut également automatiser ou rationaliser le processus de création d'arbres de dossiers navigables et intuitifs.
Toujours en ce qui concerne les métadonnées, votre GED doit indexer les fichiers en fonction de la manière et du moment où ils ont été utilisés. Cela permet de retrouver facilement les documents les plus utilisés ou les plus récents, ou les fichiers qui répondent à un certain critère.
Localiser et récupérer des documents
Plus vos fichiers sont indexés et stockés efficacement, plus il sera facile de les localiser et de les récupérer pour les utiliser. La plupart des GED rendent ce processus encore plus facile en fournissant des fonctionnalités de navigation et de recherche conviviales.
En ce qui concerne la recherche de fichiers, il s'agit de naviguer dans les bonnes arborescences de dossiers. Cela signifie qu'une interface utilisateur intuitive est indispensable pour les GED modernes, ainsi qu'un système automatisé intuitif pour la structuration des fichiers, bien sûr.
Les fonctions de recherche sont de plus en plus avancées dans les GED, et ce à bien des égards. Là encore, les noms de fichiers, les métadonnées, etc. générés automatiquement permettent d'obtenir des résultats de recherche plus précis dans le système. Les fonctions de recherche de la plupart des systèmes de gestion documentaire prennent également en compte le contenu des fichiers lors de la recherche d'un terme interrogé.
En outre, de nombreux SGED utilisent désormais l'analyse sémantique pour comprendre la signification du contenu d'un document. Cela peut permettre à votre équipe de trouver facilement des documents, même si elle ne dispose pas d'informations spécifiques sur le document en question.
Octroi de permissions et blocage
Les documents qui entrent et sortent de votre organisation ne sont pas tous destinés à être vus par tout le monde dans votre entreprise.
Avec un GED, vous pouvez facilement définir des autorisations pour des fichiers individuels, ainsi que pour les fichiers qui répondent à certains critères. Certains peuvent ainsi permettre à des équipes de modifier un document donné, alors que le reste de l'équipe ne pourra que le consulter, et que d'autres ne pourront pas y accéder du tout.
Ainsi, vos équipes se concentrent uniquement sur les fichiers et les documents qui leur importent, et vous réduisez les risques de perte ou d'endommagement des fichiers par des personnes qui n'avaient pas besoin d'y accéder en premier lieu.
Communication et collaboration
Votre système de gestion électronique de documents doit permettre à votre équipe de communiquer entre eux à distance et de modifier les documents en collaboration.
En général, les SGED permettent aux propriétaires et aux gestionnaires de documents de s'envoyer des messages, de faire des commentaires sur certaines parties du document et de modifier le document si nécessaire.
Vous pouvez également censurer ou masquer des informations pour des collaborateurs spécifiques en fonction de leurs autorisations et habilitations, ce qui leur permet de se concentrer uniquement sur les informations importantes pour leurs objectifs.
Il est essentiel que la GED que vous choisissez soit agnostique en termes de plateforme, car cela permettra à vos équipes de collaborer sur des documents à partir d'ordinateurs de bureau, de mobiles et de tablettes.
Versionnage
Au fil du temps, les différents documents de votre entreprise subiront un certain nombre de modifications.
Il est essentiel que votre GED conserve un enregistrement clair de ces modifications, et qu'il conserve également des copies de chaque version distincte du document tout au long de son cycle de vie. Les administrateurs doivent également être en mesure de revenir aux itérations précédentes d'un document en cas de besoin.
En outre, l'enregistrement des versions sert de preuve que certaines modifications ont été apportées à un moment précis (et que toutes les parties prenantes étaient d'accord avec ces modifications). Cela peut contribuer à atténuer la confusion ou les malentendus qui peuvent survenir entre les personnes concernées par le dossier en question.
Sécurité et conformité
Les GED modernes offrent un certain nombre de fonctionnalités visant à assurer la sécurité de vos données et à garantir leur conformité.
Comme nous l'avons mentionné, des fonctions telles que l'autorisation et la gestion des versions agissent elles-mêmes comme des sécurités. D'une part, elles minimisent les risques qu'un document tombe entre de mauvaises mains. Si un fichier est accidentellement consulté et modifié (ou, pire, supprimé), les gestionnaires seront facilement en mesure de récupérer le document dans sa forme correcte.
En ce qui concerne la conformité, de nombreuses lois et réglementations (HIPAA, GDPR, etc.) imposent aux entreprises de conserver un enregistrement de leurs documents du début à la fin. Ainsi, le versionnage, etc. ne se contente pas d'aider à fournir une preuve de conformité, il s'agit en fait d'un élément nécessaire de la conformité en soi.
Avantages de l'utilisation d'une GED
Sur la base des fonctions que nous venons d'aborder, vous pouvez probablement comprendre certains des principaux avantages de la migration vers un système de gestion électronique des documents.
Néanmoins, examinons un peu plus en détail comment, spécifiquement, un SGED peut permettre à votre organisation de prospérer.
Productivité et rentabilité accrues
Comme nous l'avons mentionné précédemment, la quantité de ressources consacrées à la capture, au stockage et à la récupération des données peut être considérable.
Comme la GED rend ces processus beaucoup plus faciles et plus efficaces, elle réduit le travail de terrain nécessaire. En retour, vous passerez moins de temps à localiser des documents importants et plus de temps à les utiliser à bon escient.
Ainsi, dès le départ, vous constaterez une augmentation de votre marge bénéficiaire. En fait, certaines entreprises estiment qu'elles réduisent jusqu'à 40 % les coûts liés à la gestion des documents.
Pour aller plus loin, vous pourrez réinvestir le capital économisé dans votre entreprise. Vous pourrez ainsi rationaliser vos processus, vous concentrer davantage sur l'innovation et améliorer le service et l'assistance à la clientèle.
Tout cela, bien sûr, se traduit par des bénéfices et une croissance encore plus importants, et ce, dans un laps de temps encore plus court.
Meilleure adhésion aux processus
Sans un système centralisé sur lequel s'appuyer, il est difficile (voire impossible) de systématiser vos processus de gestion documentaire.
(Et, rappelez-vous : l'approche du " laisser faire " s'est avérée inefficace, même pour les plus petites organisations).
Cependant, un SGED convivial ne sera que cela : Un outil facile d'accès qui permet à vos équipes de suivre à tout moment les procédures opérationnelles standard et les meilleures pratiques de gestion des documents.
Dans certains cas, comme pour le nommage et l'indexation des fichiers, ce processus est presque automatique. En d'autres termes, pour suivre le protocole, il suffit de mettre le processus en marche et de laisser le système opérer sa magie.
Dans des cas plus pratiques, votre logiciel de GED peut faire en sorte que l'utilisateur (vos employés) suive le chemin de moindre résistance lorsqu'il effectue certaines tâches.
Voici quelques exemples :
- L'envoi des mises à jour de fichiers par l'intermédiaire de la GED, plutôt que par e-mail.
- Création de nouvelles factures à partir d'un modèle défini
- Envoi et enregistrement des documents le long de la chaîne de commandement appropriée.
Vous avez tout intérêt à systématiser ces processus et d'autres encore, que vous utilisiez une GED ou non. Mais si vous le faites, ce sera beaucoup mieux pour les affaires.
Amélioration du partage des connaissances
L'adoption d'un système de gestion électronique des documents vous permet de contrôler le flux d'informations au sein de votre organisation. À l'exception des restrictions liées aux autorisations, cela signifie généralement que les données et la documentation peuvent circuler librement d'une équipe à l'autre, ce qui facilite grandement le partage des connaissances.
En raison de la nature centralisée d'un GED, vos employés auront toujours un accès immédiat à la version la plus récente de tout fichier dont ils pourraient avoir besoin.
Il n'est donc plus nécessaire d'envoyer les fichiers dans les deux sens (ou d'attendre que cela se produise) après chaque modification ou changement.
Au contraire, le fichier mis à jour est téléchargé sur le serveur en temps réel, ce qui signifie que votre équipe n'a jamais à attendre pour recevoir le bon fichier lorsqu'elle en a besoin.
Il convient également de mentionner que les GED modernes s'intègrent généralement bien aux outils et logiciels tiers. La communication et la collaboration, et donc le transfert de connaissances, s'en trouvent grandement facilitées, puisque les membres de l'équipe peuvent le faire directement dans l'interface de votre GED.
Amélioration de la préservation des connaissances
En plus de faciliter le partage des connaissances, la GED assure également la préservation des connaissances et des données de l'organisation au fil du temps.
En termes de conformité, cela renvoie à l'importance de la gestion des versions et de l'archivage. Une GED de qualité sera construite de manière à ce que vous deviez respecter les réglementations nécessaires simplement en utilisant l'outil. En revanche, si vous optez pour une solution moins systématisée, vous vous exposez à des violations potentielles à tout moment.
Un GED peut également vous aider à préserver les données organisationnelles après le départ d'un employé. Alors que les connaissances implicites et tacites sont plus souvent hébergées dans des bases de connaissances internes, les connaissances explicites (c'est-à-dire les informations tangibles contenues dans les fichiers et les documents) sont plus importantes pour les processus de gestion des documents.
Fondamentalement, votre GED vous permettra de localiser, d'accéder et d'utiliser tous les documents que les anciens membres de votre équipe ont pu laisser derrière eux. Le reste de votre équipe pourra ainsi reprendre le flambeau là où il s'est arrêté et continuer à avancer dans la bonne direction.
Une assurance qualité garantie
Tout ce que nous avons évoqué jusqu'ici débouche sur un avantage majeur :
L'assurance qualité, pour votre équipe et pour vos clients.
Votre équipe peut travailler en toute confiance, sachant qu'elle a un contrôle total sur les fichiers avec lesquels elle travaille, tout en respectant les mesures de sécurité et de conformité appropriées.
Pour vos clients, vous aurez également garanti la sécurité de leurs données, ce qui signifie qu'ils se sentiront également en confiance lorsqu'ils feront appel à votre entreprise.
De plus, l'optimisation de vos processus de gestion de documents aura un effet d'entraînement qui se répercutera sur l'expérience client en termes de rapidité et de réactivité.
Parce que vous serez mieux à même de trouver, localiser et utiliser les documents selon les besoins, vous finirez inévitablement par servir vos clients plus rapidement et plus efficacement.
Obtenir l'adhésion de vos employés à un GED
Si vous n'avez pas encore fait grand-chose pour systématiser vos processus de gestion documentaire, il ne suffira probablement pas d'appuyer sur un bouton et de regarder votre équipe se mettre au travail.
Vous devrez plutôt sensibiliser vos employés à cette idée afin qu'ils soient en mesure de tirer le meilleur parti du changement à opérer.
Jusqu'à présent, nous avons vu comment l'utilisation d'un système de gestion électronique des documents peut être bénéfique pour votre entreprise.
Mais ce qui est important à ce stade, c'est d'aider vos équipes et vos employés à voir en quoi cela leur sera bénéfique. S'ils ne comprennent pas comment un SGED leur permettra d'être plus productifs, d'être moins frustrés, etc., vous risquez d'être confronté à une certaine réticence lorsqu'ils l'adopteront.
Parlez des différences tangibles qu'un DMS (Système de gestion des documents) apportera à leurs opérations quotidiennes. Définissez les indicateurs clés de performance à atteindre, en étayant votre raisonnement par des études de cas d'organisations similaires ayant atteint des objectifs similaires. Répondez aux plaintes antérieures de votre personnel, en expliquant comment un SGED contribuera à résoudre le problème en question.
Plus vous serez en mesure de convaincre votre équipe des avantages de l'utilisation d'un SGED, plus il sera facile de passer aux étapes suivantes du processus. Obtenez leur adhésion au changement et commencez à les préparer à systématiser vos processus.
Renforcer et améliorer les processus de gestion documentaire au fil du temps
Une fois que vous aurez créé et optimisé vos processus de gestion documentaire, vous devrez veiller à ce que vos employés restent concentrés sur ces processus au fil du temps.
(Dans le cas contraire, ils risquent de revenir rapidement à l'"ancienne façon de faire les choses", ce qui rendra inutiles tous les efforts que vous avez déployés jusque-là).
Il est donc important de reconnaître et d'apprécier les efforts de vos employés, et de célébrer les réussites obtenues grâce à ces efforts.
Cela peut se faire de manière plus structurée (par exemple, en soulignant la croissance de la productivité lors des réunions trimestrielles) ou de manière spontanée (par exemple, lorsqu'un responsable remarque qu'un employé fait preuve des meilleures pratiques absolues).
En plus de renforcer vos processus systématisés de gestion des documents, vous devriez également revoir vos processus définis au fil du temps.
Vous et votre équipe pourrez ainsi identifier ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et ce qui doit être complètement revu.
L'idée est de faire en sorte que votre équipe adopte pleinement des processus de gestion documentaire systématiques, au point que les "anciennes méthodes" appartiennent au passé.
Développer et systématiser les processus de manière collaborative
Il est important d'impliquer vos différents employés dans la création de vos processus de gestion systématique des documents.
La raison en est la suivante :
L'expérience et les connaissances que chacun d'entre eux apporte sont essentielles pour déterminer comment votre organisation doit aborder la gestion des documents en premier lieu.
Ici, votre équipe peut glaner des informations précieuses auprès de votre personnel de base et de direction, telles que :
- Ce que l'équipe fait actuellement (le cas échéant) en termes de gestion systématisée des documents.
- Quels sont les processus de gestion des documents qui doivent être créés et/ou améliorés ?
- Quel outil de gestion électronique des documents convient le mieux à votre organisation ?
Si la gestion des documents s'articule autour de processus similaires dans toutes les organisations, elle se présente de manière très différente d'une entreprise à l'autre.
Cela dit, vous devez garder à l'esprit les questions les plus urgentes pour votre organisation lorsque vous systématisez vos propres processus de gestion de documents.
Déployez votre plan et intégrez vos employés progressivement
La systématisation de vos processus de gestion documentaire ne se fera pas en un clin d'œil.
Il faudra au contraire que toutes les personnes concernées y consacrent du temps et des efforts.
Il est donc essentiel que vous accordiez du temps à vos employés pour qu'ils s'efforcent d'adopter les nouveaux processus dans leurs activités générales.
Cela signifie qu'il faut prévoir des sessions de formation, faciliter la co-création de matériel didactique et d'autres efforts de collaboration, et permettre une pratique simulée avant d'introduire les processus dans le "monde réel".
En outre, vos employés doivent avoir un accès libre à toutes les connaissances organisationnelles relatives à vos processus de gestion de documents.
Des guides de procédures aux instructions pour les logiciels et autres équipements, vos équipes doivent toujours être en mesure de trouver les informations dont elles ont besoin pour approfondir leur compréhension de vos processus de gestion de documents.
Renforcer et améliorer les processus de gestion documentaire au fil du temps
Une fois que vous aurez créé et optimisé vos processus de gestion documentaire, vous devrez veiller à ce que vos employés restent concentrés sur ces processus au fil du temps.
(Dans le cas contraire, ils risquent de revenir rapidement à l'"ancienne façon de faire les choses", ce qui rendra inutiles tous les efforts que vous avez déployés jusque-là).
Il est donc important de reconnaître et d'apprécier les efforts de vos employés, et de célébrer les réussites obtenues grâce à ces efforts.
Cela peut se faire de manière plus structurée (par exemple, en soulignant la croissance de la productivité lors des réunions trimestrielles) ou de manière spontanée (par exemple, lorsqu'un responsable remarque qu'un employé fait preuve des meilleures pratiques absolues).
En plus de renforcer vos processus systématisés de gestion des documents, vous devriez également revoir vos processus définis au fil du temps.
Vous et votre équipe pourrez ainsi identifier ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et ce qui doit être complètement revu.
L'idée est de faire en sorte que votre équipe adopte pleinement des processus de gestion documentaire systématiques, au point que les "anciennes méthodes" appartiennent au passé.
Conclusion de la GED
Il est indéniable qu'une approche ciblée de la gestion des documents est vitale pour votre entreprise, aujourd'hui et demain.
(Après tout, vous ne ferez qu'accumuler de plus en plus de documents au fur et à mesure que votre entreprise se développera, n'est-ce pas ?)
Si vous hésitez encore à vous lancer dans une solution complète de gestion de documents, nous vous proposons une alternative.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
