WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

5 raisons de moderniser votre système de gestion documentaire, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

De nombreuses entreprises ont adopté les systèmes de gestion de documents (SGD) pour les nombreux avantages qu'ils offrent aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs :

• Intégration du flux de travail aux processus métier
• Économies grâce au remplacement des équipements obsolètes
• Réduction du nombre de documents papier
• Stockage numérique des documents, avec facilité de récupération et de distribution.

Toutes ces stratégies sont extrêmement intéressantes pour la mise en œuvre d'un système de gestion de documents, mais la technologie et les processus d'entreprise d'aujourd'hui ont considérablement évolué depuis les premières offres de ces systèmes. Cela soulève la question suivante : "Comment fonctionne votre système de gestion documentaire actuel ?"

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, comporte des fonctions de communication, telles que l'envoi d'alertes par un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes marquées dessus.

Les avantages de la mise à niveau de votre système de gestion de documents

Les documents sont un élément essentiel de la conduite des affaires. Il existe un nombre presque illimité de types de documents, avec des fonctions, des voies de distribution, des exigences de conservation et des considérations de sécurité totalement différentes. Voici pourquoi vous devriez mettre à jour votre SGD.

1.     Rationalisation des processus métier

Ce qui constituait hier un flux de travail optimisé peut ne pas suffire dans le climat commercial actuel. Les réglementations telles que l'HIPAA, qui ont un impact sur la confidentialité et la conservation des dossiers médicaux, peuvent être très différentes au fil du temps.

Accomplir davantage de travail tout en réduisant les coûts de main-d'œuvre est un défi pour toute entreprise. Classer, copier et récupérer des documents papier n'est pas une utilisation efficace des compétences du personnel. Les systèmes de gestion de documents transforment le papier en documents numérisés qui peuvent être créés, sauvegardés, distribués et protégés de toute consultation non autorisée à la vitesse de l'électronique.

2.     Une sécurité renforcée

Avec l'évolution de la technologie, les possibilités de partager des documents facilement et rapidement sont également améliorées. Les documents peuvent être scannés par des équipements modernes avec détection automatique du contenu. Cela peut déclencher le routage électronique des documents vers les seules parties autorisées à consulter et à traiter l'information. La distribution et le classement électroniques protégés par le cryptage numérique offrent des niveaux de sécurité et de productivité maximaux.

La technologie d'impression a également progressé de sorte que les documents sensibles qui nécessitent vraiment des documents papier peuvent être acheminés vers une imprimante où seul l'utilisateur autorisé peut les imprimer. Cette opération peut être contrôlée par l'utilisation de codes PIN, de scans d'empreintes digitales ou de cartes d'identité sécurisées, ce qui renforce la sécurité des documents papier, même imprimés.

La conformité aux réglementations en constante évolution, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) et l'HIPAA, constitue un avantage important de la mise en œuvre et de la mise à niveau des systèmes de gestion des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

3.     Améliorations de la technologie d'impression

Les fabricants d'imprimantes mettent continuellement en œuvre de nouvelles technologies qui offrent des imprimantes plus petites, plus rapides et chargées de fonctionnalités supplémentaires. Les équipes de travail n'ont plus besoin d'avoir des imprimantes distinctes pour les différentes tâches ou d'occuper un espace précieux avec plusieurs appareils tels que des imprimantes, des scanners, des photocopieurs et des télécopieurs. Une seule imprimante multifonction de pointe peut tout faire.

En plaçant les imprimantes multifonctions sur le réseau, toutes ces fonctions sont accessibles à tout employé autorisé à utiliser l'équipement. Cela permet d'économiser de l'espace, de l'énergie et des consommables tels que l'encre, les cartouches de toner et les kits de maintenance. Les services d'impression gérés combinent le meilleur de la technologie d'impression et des logiciels de gestion de documents.

4.     Facilité d'accès et de contrôle

L'optimisation du flux de travail garantit que chaque document est acheminé vers les bonnes ressources, à la vitesse du numérique. Les systèmes de gestion de documents améliorent constamment le flux de travail et l'automatisation, en ajoutant des fonctions telles que la confirmation de la livraison, des notifications lorsque les documents arrivent dans votre boîte de réception et des alertes en cas d'échec de la distribution.

De nombreuses entreprises qui mettent en œuvre un SGD sophistiqué ont d'abord mis en place un flux de travail pour gérer plus efficacement les documents électroniques. Même ainsi, il peut être étonnamment facile de prendre du retard dans la numérisation efficace de votre flux de travail. Pour maximiser les avantages d'une GED, le flux de travail doit être revu régulièrement.

La modernisation de votre système de gestion de documents améliorera non seulement l'accessibilité et la fonctionnalité du flux de travail, mais aussi les contrôles de sécurité qui tirent parti des nouvelles technologies telles que l'accès aux imprimantes et les capacités d'impression à distance.

Les systèmes de gestion documentaire mis à jour permettent non seulement de contrôler qui a accès aux documents, mais aussi qui peut accéder à des imprimantes spécifiques.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est un logiciel indispensable pour vous permettre d'optimiser le flux de travail de votre entreprise. 

5.     Stockage en nuage

Le cloud computing et le stockage en nuage sont des tendances dont les entreprises de toutes tailles profitent pour réduire les coûts tout en offrant flexibilité et mobilité.

Les systèmes de gestion de documents antérieurs reposaient sur des serveurs locaux ou des entrepôts de données pour le stockage des documents. Bien que cette méthode soit considérée comme un stockage sécurisé et qu'elle rende les documents accessibles aux employés qui peuvent accéder au réseau de l'entreprise ou au fournisseur de services gérés, elle présente de nettes limitations.

La modernisation de votre système de gestion des documents peut vous permettre de déplacer les documents vers un stockage en nuage, rendant ainsi les documents commerciaux essentiels disponibles de n'importe où, sur n'importe quel appareil. En quelques clics, les responsables de la ville ou du pays peuvent examiner et approuver les bons de commande, ce qui accélère le processus et rationalise la chaîne d'approvisionnement. Tout cela peut être fait à distance avec des appareils mobiles, y compris des ordinateurs portables et des smartphones.

Le stockage en nuage des documents est crypté, sécurisé et toujours disponible.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Les exigences commerciales en matière de Suivi-Evaluation et Gestion de projets et programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Au début de tout projet, le client a une idée de ce que le projet est censé accomplir ; parfois l'idée est vague, parfois clairement définie. Parfois, les avantages sont clairs mais la manière de les obtenir ne l'est pas et, inversement, il arrive que le "comment" soit clair mais que les avantages ne le soient pas.

Quel que soit le type de projet, il y a toujours quelque chose à gagner à prendre le temps de rassembler et d'analyser les besoins de l'entreprise afin de comprendre les principaux avantages et facteurs clés, ainsi que de comprendre autant que possible comment ils seront réalisés dans la pratique. Cela est souhaitable même dans un environnement de projet rapide ou agile où les détails ne sont pas toujours disponibles ou apparemment nécessaires. 

Ne soyez pas tenté de vous lancer trop tôt, sans préparation suffisante, même si vous avez un délai serré (ou surtout si vous avez un délai serré). Il peut être difficile de résister à cette tentation lorsque la direction ou le client exerce une pression, mais se lancer dans un projet sans avoir une idée claire des exigences, des objectifs commerciaux et des avantages peut facilement devenir une perte de temps et d'efforts. Même dans un environnement agile, où le travail est effectué par petites touches, puis les exigences sont revues et adaptées, vous devez toujours savoir ce que vous essayez d'atteindre à chaque itération avant de commencer.

Le logiciel de suivi et d'évaluation des projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement des systèmes informatiques en Afrique, consiste à collecter des données, à suivre les indicateurs clés d'un programme et à évaluer la réalisation de ses objectifs.

Mais la collecte et l'analyse des exigences opérationnelles sont-elles le travail du chef de projet ? 

Peut-être pas en théorie, mais à moins que vous ne travailliez pour une très grande organisation où le rôle de l'analyste commercial est tout à fait distinct, vous devrez peut-être vous impliquer dans ce processus, notamment parce que le client peut avoir besoin d'être guidé vers une solution viable.

Les exigences opérationnelles finalisées représentent un accord entre tous ceux qui ont un intérêt dans le projet (les parties prenantes) et devraient les aider à comprendre la totalité de ce à quoi ils peuvent s'attendre une fois le projet terminé, et assurer que le produit final apporte réellement un avantage à l'entreprise.

Tous les nouveaux projets naissent en réponse à une opportunité ou à un problème commercial mais, trop souvent, les produits livrables du projet ne répondent pas à ce besoin ou ne résolvent pas le problème. C'est souvent parce que les exigences n'étaient pas claires ou inexactes, et cela est vrai qu'elles se présentent sous la forme d'un document long et détaillé ou d'un accord court et rapidement produit dans un environnement agile. La clé du succès d'un projet est de s'assurer que les exigences sont aussi claires et précises que possible au début du projet et, surtout, qu'elles sont modifiées au fur et à mesure que les circonstances changent ou que des informations supplémentaires sont disponibles tout au long du projet.  

Heureusement, il existe des techniques utiles pour recueillir ces informations, comme le brainstorming et le prototypage, par exemple. Mais ne vous contentez pas de parler aux cadres supérieurs, qui peuvent ne voir le projet que de leur propre point de vue ; faites participer les utilisateurs finaux, les experts en la matière et toute autre personne susceptible d'apporter une contribution utile.

Pour un chef de projet, l'identification de tout ce qui contribue à la réussite du projet doit être encouragée (même si cela implique de modifier les plans), car il est ainsi possible d'exercer une certaine influence sur eux. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de répartir les projets par secteur d'activités.

Les gestionnaires de projet n'oublient pas les comportements et les attitudes

Les personnes qui débutent dans le domaine de la gestion de projet s'inquiètent souvent des qualifications à rechercher, de celles qui leur donneront les meilleures chances de développer leur carrière, le plus grand choix possible de secteurs d'activité, les meilleures références pour travailler dans des organisations internationales, ou tout ce qui est important pour leur carrière.

Mais aucune approche unique de gestion de projet ne sera jamais la bonne solution pour tous les projets, car tous les projets sont différents, les entreprises sont différentes et les gens sont différents. Par conséquent, si vous cherchez des moyens d'améliorer votre réussite en tant que chef de projet et, bien sûr, vos perspectives de carrière, la question la plus importante est peut-être de savoir comment développer les compétences personnelles qui auront un impact aussi important sur les résultats du projet que la méthode de gestion du projet.

De nombreux débats sont en cours sur les avantages et les inconvénients des différentes méthodologies de gestion de projet et encore plus sur les avantages des approches "traditionnelles" ou "agiles". Mais concentrons-nous ici sur d'autres compétences qui sont tout aussi importantes pour un gestionnaire de projet, et je ne parle pas seulement des compétences générales.

Il existe toute une série de comportements et de compétences qui ne sont pas naturels pour tout le monde mais qui peuvent avoir un impact sur les résultats du projet. Il n'est pas toujours facile de changer notre comportement naturel dans certaines situations mais de nouvelles façons de se comporter peuvent être apprises tout comme de nouvelles compétences techniques.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'améliorer votre réussite en tant que chef de projet.

Par exemple, comment réagissez-vous aux critiques, aux conflits ou aux échecs ?

Si le projet est critiqué par la direction, réagissez-vous en supprimant ou en réglant le problème uniquement pour apaiser la direction, sans tenir compte de l'impact plus large sur le projet ou l'équipe ? Ou bien adoptez-vous une vue d'ensemble et prenez-vous une décision basée sur le bien du projet dans son ensemble et, bien sûr, influencez-vous ceux qui ont émis la critique pour qu'ils voient votre point de vue ?

S'il y a un conflit au sein de l'équipe, il aura des conséquences négatives sur le projet, tout comme le fait de ne pas respecter un délai ou de dépasser le budget, et pourtant certains chefs de projet choisissent d'ignorer tout conflit. Il n'est pas facile d'aborder les conflits de front, mais au bout du compte, le résultat sera meilleur, tant pour le projet que pour les personnes impliquées ; après tout, qui voudrait travailler dans une équipe, ou sur un projet, avec des tensions sous-jacentes ?

Et qu'en est-il de votre réaction aux revers ? Un délai critique non respecté, un membre clé de l'équipe qui démissionne. Vous pourriez faire faire des heures supplémentaires à tout le monde pour rattraper le retard (bonne chance), ou vous précipiter pour promouvoir ou employer quelqu'un d'autre pour combler le vide, mais une approche calme et mesurée de la situation est susceptible de donner de meilleurs résultats ; les décisions précipitées sous pression sont souvent de mauvaises décisions.

Lorsque nous parlons de la boîte à outils d'un chef de projet, nous devons penser aux méthodes, aux logiciels, aux compétences générales et à d'autres compétences telles que les comportements et les attitudes.

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Que signifie la gestion électronique des documents et des dossiers ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Introduction

Alors que l'ancien terme "système de gestion des documents" (SGD) faisait uniquement référence à la capture et à la gestion des documents électroniques, le système de gestion des documents et des enregistrements électroniques (SGDE) fait référence à un système englobant à la fois les enregistrements physiques et électroniques.

Il est évident que tout bon système d'archivage gérera les documents physiques et électroniques en utilisant les mêmes règles et procédures, car tous deux sont des documents d'entreprise précieux et constituent des preuves de transactions commerciales. Par exemple, un contrat est un contrat, qu'il soit sous forme papier ou électronique, et la loi traite les deux exactement de la même manière. Il vous incombe donc de faire de même.

Optez pour l'électronique plutôt que le papier

À cause des imprimantes, des télécopieurs et des photocopieurs, les documents se présentent souvent sous deux formats, électronique et papier. Par exemple, certains clients impriment un courriel important et le classent ensuite comme un document. Il y a donc une copie électronique dans le serveur de messagerie et une copie papier dans un dossier. Ils peuvent aussi faire la même chose avec des documents électroniques importants créés en Word et Excel. Là encore, il y aura au moins deux copies, une sur papier et une électronique. Ce n'est pas une bonne pratique, surtout avec les documents électroniques, car il peut y avoir des mises à jour et des versions différentes du document électronique qui finissent par être différentes de la copie papier sauvegardée.

Conseil : dans la mesure du possible, ne capturez et ne sauvegardez que la copie électronique. Les duplicatas papier sont inutiles et peuvent être dangereux pour votre organisation.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.

Le bureau sans papier

Le secteur, parfois appelé "Records Management" ou même "Enterprise Content Management" (ECM), prédit l'avènement du bureau sans papier depuis plus de 30 ans et nous attendons toujours. Le problème initial était que la technologie n'était pas à la hauteur. Aujourd'hui, le problème n'est pas la technologie, mais le coût, la culture et la volonté.

Il existe littéralement des centaines de systèmes de gestion électronique de documents (ECM) qui incluent toutes les fonctionnalités requises pour exploiter un bureau véritablement sans papier, mais les clients qui utilisent ces systèmes mettent rarement en œuvre un bureau sans papier, préférant gérer à la fois des documents papier et des documents électroniques. Le choix vous appartient, la technologie est désormais à la hauteur de la tâche.

Stockage local

La plupart des systèmes de GED peuvent capturer des documents électroniques à partir de lecteurs locaux (par exemple, C :), mais c'est une mauvaise pratique de stocker des documents sur votre lecteur local. Toute entreprise bien gérée a des règles strictes concernant l'endroit où les documents électroniques sont créés et stockés et des lecteurs partagés bien gérés avec des structures qui imitent votre système de classification, ou, la façon dont votre entreprise fonctionne.

Conseil : appliquez des règles et des procédures pour empêcher la création et le stockage de documents électroniques sur des lecteurs locaux ou USB. Si vous ne le faites pas, vous n'aurez jamais le contrôle des documents électroniques de votre organisation et vous la mettrez en danger.

Lecteurs partagés

La plupart des systèmes commerciaux de GED ont une option permettant de forcer le stockage des documents électroniques uniquement dans leurs bases de données et non sur des lecteurs partagés. Comme la plupart des choses, cette approche présente des avantages et des inconvénients, mais elle est généralement impopulaire auprès des utilisateurs finaux qui la trouvent trop restrictive et peu flexible. Cependant, cette question relève plus de la culture que de la technologie, et le choix vous appartient.

Les lecteurs partagés sont une ressource à l'échelle de l'entreprise où sont créées et stockées les informations importantes de l'entreprise. La sécurité est normalement appliquée et l'accès et les droits (c'est-à-dire ajouter, modifier, supprimer, etc.) sont généralement contrôlés dans le cadre de politiques définies par le service informatique.

Conseil : assurez-vous que la structure de votre disque partagé est claire, logique, pas trop complexe et bien gérée, sinon vous vous retrouverez avec une masse de doublons et de versions déroutantes. Un système de disques partagés doit également faire l'objet d'une maintenance permanente, sinon il devient fragmenté et peu maniable.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux utilisateurs de stocker, de localiser, de filtrer, de récupérer, de partager et de suivre électroniquement des informations basées sur des documents.

Silos

Nous utilisons le terme "silo" pour désigner une "collection" de documents électroniques. Dans ce contexte, une organisation possède généralement plusieurs silos d'informations. Par exemple, dans SharePoint, dans des lecteurs partagés et dans de multiples autres systèmes qui stockent des documents électroniques. La question des silos multiples par rapport à un silo unique fait l'objet d'un débat permanent dans le secteur. Cependant, la gestion de documents électroniques provenant de sources multiples dans un silo unique reste une chose difficile et coûteuse à réaliser, bien qu'éminemment souhaitable.

Référentiel d'images et de documents

En général, lorsque quelqu'un parle de disposer d'un référentiel d'images et de documents, il s'agit soit d'une approche de la gestion des documents en "silo unique", soit de la base de données de son système de gestion de documents ou de contenu d'entreprise. Dans un cas comme dans l'autre, cela signifie qu'ils disposent de la technologie nécessaire pour stocker et gérer tous les documents électroniques et les images dans un référentiel unique, puis permettre à plusieurs applications d'y accéder.

Check-in et Check-out

Le check-in et le check-out sont des termes couramment utilisés dans les systèmes de gestion de documents. Cela signifie généralement que vous disposez d'un système DMS, EDRMS ou ECM dans lequel tous les documents électroniques sont stockés et où les utilisateurs finaux sont tenus d'enregistrer (ajouter à la base de données) les nouveaux documents et les documents modifiés qu'ils ont créés (par exemple dans Word) et d'extraire (par exemple, ouvrir dans Word) les documents sur lesquels ils souhaitent travailler.

Il existe deux modèles de base (mais de nombreuses variantes ou hybrides) :

1. Tous les documents doivent être enregistrés dans le dépôt du SGEDD et ne peuvent pas être enregistrés sur des lecteurs partagés ; et

2. un modèle mixte dans lequel les documents peuvent être enregistrés directement dans le référentiel ECM ou sur des lecteurs partagés et, généralement après avoir été finalisés et approuvés, enregistrés dans le référentiel ECM en tant que "document".

Versionnage

Le versionnage désigne la pratique consistant à enregistrer et à numéroter chaque version (mise à jour) d'un document électronique. Cela ne signifie pas que le SGEDD prend une copie chaque fois que vous modifiez quelque chose dans Word pendant que vous travaillez, mais qu'il saisit une nouvelle version chaque fois que vous apportez des modifications et que vous enregistrez ensuite votre version finale.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de réduire les coûts et minimiser les erreurs en ce qui concerne les installations de traitement des documents du client et augmente ainsi la rentabilité de l'organisation.

Conseil : Le versionnage repose sur le fait que vous ne modifiez pas le nom du fichier lorsque vous enregistrez une mise à jour. Si vous changez le nom du fichier, le SGEDD le verra comme un "nouveau" document, et non comme une nouvelle "version".

Le maintien des versions est une exigence légale importante. Si, par exemple, votre entreprise est impliquée dans un litige et qu'un juge ordonne la " découverte " d'une série de documents électroniques, l'ordonnance fait référence à toutes les versions, et pas seulement à la version finale publiée.

Conservation

Une entreprise doit avoir et appliquer un calendrier de conservation à tous les documents, et pas seulement aux documents physiques. Cela signifie que vous devez appliquer les mêmes règles de conservation aux documents électroniques qu'aux documents physiques car, aux yeux de la loi, ils sont tous des "documents".

Classification

Une organisation doit avoir et appliquer un système de classification à tous les documents, et pas seulement aux documents physiques. Cela signifie que vous devez appliquer les mêmes règles de classification aux documents électroniques qu'aux documents physiques car, aux yeux de la loi, ils sont tous des "documents".

Demandes

La demande d'un document électronique ou d'une collection de documents électroniques est traitée différemment de la demande de documents physiques. Dans le cas des documents physiques, vous devez physiquement "déplacer" les documents sur le bureau du demandeur. Dans le cas des documents électroniques, ils devraient tous être stockés dans un seul dépôt (base de données) et il suffit de donner au demandeur l'accès à ces documents électroniques stockés (autorisation de lecture ou d'extraction). Vous n'avez pas à "déplacer" quoi que ce soit sur son bureau, il lui suffit de l'ouvrir sur son PC, en accédant au serveur de la base de données via le réseau.

Sécurité

Le système de sécurité de votre entreprise doit s'appliquer aussi bien aux documents électroniques qu'aux documents physiques. Dans les deux cas, vous devez faire respecter le "droit de savoir" en gérant les droits d'accès. Avec les documents électroniques cependant, vous avez des responsabilités supplémentaires. En plus de fournir l'accès, vous devez également contrôler les fonctionnalités (droits) disponibles pour un utilisateur final. Par exemple, peut-il le lire (le visualiser), le modifier (le changer) ou le supprimer (le détruire) ? Ainsi, avec les documents électroniques, vous devez non seulement contrôler qui peut y accéder, mais aussi ce qu'ils peuvent en faire.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet la prévention de la perte de données.

Piste d'audit

Pour des raisons juridiques et de conformité ainsi que pour la gestion des risques, vous devez capturer les enregistrements de toutes les transactions de votre SGEDD. Cela signifie, par exemple, que chaque fois qu'un utilisateur final visualise un document, crée un document, modifie un document ou supprime un document, vous devez capturer l'historique.

L'accès à la piste d'audit doit être strictement contrôlé de sorte qu'un utilisateur final ne puisse pas "effacer" la preuve d'une consultation, d'une modification ou d'une suppression d'un document électronique.

Il sera impossible de respecter la législation en matière de conformité, quelle qu'elle soit, sans mettre en place une fonction de piste d'audit complète et sécurisée.

Résumé

Les documents électroniques créés dans des systèmes de création tels qu'un système de messagerie (par exemple, Exchange) ou des applications comme Microsoft Office constituent la majeure partie des "documents" créés aujourd'hui par les entreprises et les administrations. Selon certaines estimations du secteur, les courriels, par exemple, représentent plus de 80 % de tous les documents commerciaux transactionnels. Il est donc absurde de penser que vous pouvez mettre en place un système de gestion des documents conforme pour votre organisation si vous ne saisissez et ne gérez pas les documents électroniques aussi bien que les documents physiques. La loi considérant que les documents physiques sur papier et les documents électroniques sont des "documents" de poids et d'importance égaux, il est essentiel que vous appliquiez les mêmes règles, processus et procédures aux deux. C'est la raison pour laquelle nous avons besoin de systèmes de gestion des documents et des dossiers électroniques (SGDDE).

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