7 avantages clés de la documentation des processus en Gestion Electronique de Documents GED développés par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique.
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Quelle est la définition de la documentation des processus ?
La documentation des processus est la méthode qui consiste à capturer en interne toutes les informations nécessaires à la bonne exécution d'un processus métier au sein de votre organisation. Il s'agit d'une activité continue qui doit être réalisée au fur et à mesure de l'élaboration des processus afin de garantir l'obtention du résultat souhaité.
La documentation du processus crée un document de processus : une description détaillée de chaque exigence nécessaire à la bonne exécution d'un processus. Vous devez inclure toutes les informations pertinentes pour que le document soit facile à comprendre et à exécuter.
Si le modèle de processus existe déjà, pourquoi ai-je besoin de la documentation du processus ?
En termes simples, un modèle de processus porte sur le "quoi", tandis que la documentation des processus explique le "comment" et le "pourquoi".
Un modèle de processus est une représentation graphique du processus métier et de son exécution. Il n'inclut pas de détails précis tels que la propriété ou la responsabilité des étapes du processus, ou la durée prévue de chaque étape du processus. Ce niveau de détail peut être ajouté dans la documentation du processus.
Par exemple, une étape dans un modèle de processus est "Créer une demande d'achat", une simple description de la tâche. Dans le document du processus, il y a une description plus détaillée, comme la définition de la date de livraison, des informations de livraison et des spécifications du produit.
Pourquoi dois-je documenter les processus ?
Un document de processus fait office de feuille de route pour votre entreprise. Lorsque vous créez de nouveaux processus ou que vous souhaitez améliorer des processus existants, la documentation des processus sert de guide des meilleures pratiques pour les élaborer et les exécuter.
Les détails contenus dans un document de processus peuvent aider les utilisateurs à comprendre des nuances telles que l'intention ou la raison pour laquelle un processus a été modifié précédemment. Cela peut être particulièrement utile pour prouver que votre organisation répond à des exigences réglementaires spécifiques.
Les raisons de la documentation des processus sont les suivantes
- Améliorer la cohérence - Les processus reproductibles ne doivent pas être redéfinis à chaque fois et sont toujours créés en utilisant la même logique.
- Apporter de la clarté - Réduire l'ambiguïté opérationnelle en spécifiant les tâches exactes nécessaires à la réalisation d'un processus, les personnes responsables et la manière d'effectuer la tâche.
- Référentiel de connaissances - Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, il emporte souvent avec lui sa connaissance des processus. La documentation des processus permet à chacun d'avoir accès à ces informations importantes.
- Formation - La documentation des processus peut servir de guide des meilleures pratiques et constitue donc un excellent outil pédagogique pour les nouveaux employés.
- Amélioration des processus - L'examen des détails dans les documents de processus peut mettre en évidence les goulets d'étranglement et les zones qui pourraient être rendues plus efficaces.
Quels sont les avantages de la documentation des processus ?
La documentation des processus présente plusieurs avantages, qui peuvent à leur tour contribuer à améliorer la satisfaction des employés et des clients.
- Améliorer l'efficacité des processus - Examiner les processus pour s'assurer qu'ils sont exécutés de la manière la plus efficace possible.
- Amélioration de la qualité globale - La documentation de chaque étape peut mettre en évidence les points à améliorer.
- Diminution des coûts - Les processus améliorés permettent de réaliser des économies, grâce à la réduction du temps de construction et à l'amélioration globale des processus.
- Gagner du temps de développement - Une manière standardisée de créer des processus permet de mettre en place plus rapidement de nouveaux processus.
- Élimination des défauts - La documentation du processus vous permet de localiser les défauts et de les rectifier.
- Point de référence unique - Éliminez tout doute en interne grâce à un point de vérité unique.
- Garantir la conformité - En spécifiant précisément comment exécuter les tâches, vous contribuez à respecter les réglementations.
Comment garantir la qualité de la documentation des processus ?
Lors de la documentation des processus, il est important de trouver un équilibre entre rigueur et détail, mais aussi clarté et concision. Cela signifie que vous devez vous assurer que vous n'omettez aucune information importante, mais que vous n'incluez pas d'informations inutiles ou hors sujet.
N'oubliez pas pour qui vous rédigez la documentation du processus. Imaginez que vous accomplissez vous-même la tâche et réfléchissez aux informations qui vous seraient utiles. Il peut s'agir de captures d'écran des aspects les plus complexes qui sont difficiles à expliquer avec des mots seuls.
Il est également utile d'inclure l'objectif ou la motivation de la tâche, car cela explique pourquoi la tâche est exécutée. Ainsi, lors de l'amélioration du processus, les utilisateurs peuvent voir pourquoi le processus a été modélisé de cette manière au départ. Gardez également à l'esprit que la documentation des processus n'est pas une activité ponctuelle. Chaque fois que les processus sont mis à jour, la documentation doit l'être aussi.
Les outils de documentation des processus fournissent souvent un modèle ou des étapes faciles à suivre qui rendent vos documents cohérents, garantissent une bonne qualité et assurent un formatage simple et facile à lire.
Ai-je besoin d'un outil pour la documentation des processus ?
Les logiciels de documentation des processus constituent un moyen efficace de capturer numériquement tous les détails supplémentaires nécessaires à la bonne exécution des processus métier. L'utilisation d'un logiciel vous permet de tirer parti de fonctionnalités intuitives et de vous assurer que chaque étape dispose de la documentation appropriée.
Comment puis-je documenter un modèle de processus que j'ai déjà construit ?
C'est une bonne idée de documenter vos processus au fur et à mesure que vous les construisez. Pendant la modélisation des processus, vous pouvez documenter vos processus et inclure des informations au niveau du processus ainsi que des informations détaillées au niveau des éléments dans votre diagramme.
Une fois votre diagramme de processus et votre documentation terminés, vous pouvez publier la documentation dans le format de votre choix.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
