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Garder le contrôle de son budget est souvent plus facile à dire qu'à faire. C'est particulièrement vrai aujourd'hui, alors que les organisations sont occupées à rebondir après la pandémie mondiale et à essayer de réaligner les objectifs commerciaux sur une nouvelle façon de travailler. 

Pour les chefs de projet, l'émergence du travail à distance a rendu la gestion du budget des projets encore plus difficile. Le suivi des dépenses de l'équipe et le maintien du contrôle de la visibilité des dépenses sont de plus en plus complexes, et sans les bons outils et processus en place, le respect du budget est presque impossible. 

Heureusement, la gestion du budget ne doit pas être aussi difficile. 

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement de systèmes d'informations en Afrique, permet de définir le coût des ressources nécessaires à la réalisation des activités du projet.

Voici 5 conseils pour vous aider à gérer correctement vos budgets en 2022.

1. Vérifiez et ajustez fréquemment votre budget

Tenir à jour votre budget est sans doute le facteur le plus important en matière de gestion budgétaire de projet. 

Si la pandémie nous a appris quelque chose, c'est qu'il y a du changement à chaque coin de rue, et qu'il est essentiel de rester réactif à ce changement pour réussir. La seule façon d'y parvenir est d'ajuster, d'actualiser et d'examiner fréquemment le budget de votre projet afin de rester sur la bonne voie.

Pour emprunter au monde de la physique, une bonne gestion budgétaire se résume à une chose, et une seule : l'entropie. En bref, l'entropie est une mesure du désordre, et pour atténuer l'entropie et maintenir l'ordre, il faut une source d'énergie tierce (dans ce cas, il faut que vous vérifiiez et ajustiez constamment votre budget). Sans cet effort constant, la seule voie logique est le chaos et le désordre, ou les dépenses excessives et l'échec du projet. 

2. Contrôlez l'utilisation des ressources

L'un des principaux postes de dépenses de votre projet sera la main-d'œuvre. Il s'agira probablement aussi des outils et de la technologie. 

Tout comme le suivi constant de votre budget, une gestion de projet réussie passe par un suivi constant de vos ressources. Examinez régulièrement le nombre de personnes qui travaillent sur votre projet et, si vous dépensez trop, redéfinissez votre stratégie pour ne pas dépasser votre budget. Il en va de même pour votre pile technologique.

En prenant le temps d'examiner les ressources de votre projet, vous vous assurez de les utiliser efficacement. Cela vous aidera également à comprendre si vous avez besoin ou non de ressources supplémentaires pour mener à bien votre projet. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de planifier et d’utiliser ces ressources le plus efficacement possible, afin que votre projet puisse être mené jusqu’à son terme.

3. Impliquez plusieurs parties prenantes

Le travail d'équipe permet de réaliser des rêves. Cela est vrai pour votre projet et pour son budget. Pour vous aider à respecter votre budget, il est important d'impliquer toute votre équipe. Vous favoriserez ainsi une culture des dépenses consciente et saine, où chaque membre de l'équipe prend activement en compte le budget du projet avant d'effectuer un achat. 

Si tout le monde participe à la gestion du budget du projet, vous pouvez réduire les dépenses inconsidérées, accroître la responsabilité et veiller à ce que les dépenses inutiles soient réduites au minimum.

4. Restez concentré sur votre projet

Pour chaque projet, il y a une tendance à ce que des travaux non planifiés s'insèrent dans votre calendrier.

Cette dérive peut entraîner un important changement d'orientation de votre projet, qui se soldera par l'échec de votre budget et de votre projet lui-même. Pour réduire le risque de dérive, il est essentiel de rappeler constamment aux membres de l'équipe l'objectif initial de votre projet.

En fin de compte, le travail non délimité coûte des heures facturables. Il peut également coûter une expertise externe, de nouveaux outils ou toute autre ressource supplémentaire. Si vous n'en avez pas tenu compte dans votre budget, le dépassement est presque garanti.

Bien entendu, pour chaque projet que vous gérez, il est important de prendre en compte les changements inattendus. Si vous en tenez compte dans votre budget, vous pourrez rester ouvert et flexible au changement sans craindre l'échec du projet. 

5. Automatisez votre gestion budgétaire

Pour de nombreux chefs de projet, une grande partie du temps est consacrée au suivi des progrès, à la gestion des prévisions et à l'ajustement des budgets après que les membres de l'équipe ont déposé des demandes de dépenses. 

Cette approche réactive de la gestion du budget peut jouer un rôle dans la réussite ou l'échec d'un projet. Non seulement elle vous fait perdre du temps au détriment de parties plus importantes de votre projet (comme aider les membres de votre équipe à rester dans le cadre du projet), mais elle vous amène à gérer vos budgets de manière réactive plutôt que proactive.

Lorsqu'il s'agit de votre budget, travailler de manière réactive peut être préjudiciable. Après tout, vous devez connaître l'état de votre budget en temps réel afin de pouvoir prendre des décisions éclairées en matière de gestion des changements et naviguer avec succès sur la voie de l'achèvement du projet. 

Pour ce faire, automatisez autant que possible la gestion de votre budget. Il doit être facile pour les membres de l'équipe de remplir des rapports de dépenses dès qu'ils effectuent un achat, par exemple. Vous devez également savoir en temps réel combien il reste dans le budget de votre projet sans avoir à consolider les reçus.

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Une gestion budgétaire de projet réussie requiert la participation de tous

La gestion intelligente du budget d'un projet ne dépend pas uniquement de vous. Elle nécessite la participation consciente de toutes les personnes impliquées dans le projet, qu'il s'agisse des contractants, des employés à temps plein ou des agences externes auxquelles vous faites appel. 

Si vous ne disposez pas d'un budget clair et si vous ne surveillez pas constamment vos dépenses et vos ressources, il est difficile de maintenir les coûts à un bas niveau, de garder les gens sur la bonne voie et de terminer votre projet dans les limites du champ d'application et, surtout, du budget.

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• Créez un plan de projet détaillé
• Vérifier le budget
• Suivre le projet
• Soyez toujours proactif

Bien sûr, la plupart des projets connaissent des aléas, mais le fait d'être bien préparé à toute une série de circonstances possibles peut aider à maintenir les projets sur la voie prévue. Qu'il s'agisse de créer un plan de projet détaillé ou de comprendre les principales surprises qui feront exploser votre budget, vous pouvez apprendre comment budgétiser un projet grâce à ces conseils.

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Créez un plan de projet détaillé

 Chaque élément du plan doit être exposé en détail. Il doit ensuite être examiné et signé par toutes les parties concernées pour éviter toute confusion ultérieure. Le budget doit être soigneusement aligné sur le plan, avec de préférence une marge de manœuvre pour quelques modifications. Si vous rédigez votre premier plan de projet, demandez l'aide d'un membre expérimenté de l'équipe ou d'un mentor. Que vous cherchiez de l'aide en ligne ou auprès d'un collègue, vous n'êtes pas obligé de le faire seul.

Contrôlez le budget

Vérifier régulièrement l'état d'avancement du projet et s'assurer qu'il correspond au budget est un élément important de la maintenance que les chefs de projet devraient mettre en pratique. Recevoir systématiquement des mises à jour pendant les différentes phases du projet, du lancement à la clôture, pour voir si les dépenses sont conformes à la tendance, peut aider à identifier rapidement tout problème. Si une augmentation des coûts se profile à l'horizon, il est important de l'aborder et de la rectifier dès que possible.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet à votre équipe d’atteindre un objectif professionnel.

Suivre le projet

Une partie du travail du chef de projet (et l'apprentissage de la gestion des budgets de projet) consiste à prendre l'habitude de vérifier régulièrement tous les aspects du projet. Cela lui donnera l'occasion non seulement de garder un œil sur le budget, mais aussi de vérifier les tâches et les ressources et de les réaffecter si nécessaire.

Soyez toujours proactif

 Une fois que vous avez appris à gérer les budgets d'un projet, ne vous asseyez jamais et ne vous attendez pas à ce que le projet suive son cours comme prévu sans interférence. Si vous attendez que quelqu'un vous signale un problème ou que, soudainement, à la fin du projet, vous êtes prêt à présenter les produits livrables pour découvrir que vous avez largement dépassé le budget, vous vous retrouverez avec un client très mécontent. Si vous êtes en mesure de reconnaître les domaines problématiques qui siphonnent plus de fonds que prévu, vous serez dans une position plus souhaitable pour maintenir le budget du projet à un niveau gérable.

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Les logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à suivre les budgets

 Grâce à un logiciel de gestion de projet performant, vous pouvez suivre toutes les dépenses engagées dans le cadre d'un projet : employé, service, tâche et élément de travail, ce qui vous permet de mieux contrôler les dépenses pour vous assurer que votre projet respecte le budget. Vous pouvez fixer des taux horaires pour l'ensemble de l'entreprise à un niveau élevé et général ou pour un projet spécifique. Vous pouvez également visualiser les projets et les heures effectives du personnel en temps réel, et analyser le taux d'absorption et l'état de la facturation pour chaque projet, ce qui vous permet de remarquer immédiatement si un projet dévie de sa trajectoire et se dirige vers le dépassement du budget.

Le respect du budget exige une participation active du début à la fin. Commencez par un plan de projet détaillé qui a été examiné par tous les participants. Vérifiez régulièrement l'état du budget et suivez le projet de près. Les chefs de projet doivent être proactifs dans le maintien des dépenses engagées au cours du projet et doivent tenir tous les membres de l'équipe informés de l'état d'avancement en utilisant un système de gestion de projet transparent.

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Bien entendu, il n'est pas facile de favoriser le travail d'équipe sur le lieu de travail dans l'environnement actuel, où une partie, voire la totalité, de votre personnel peut travailler à distance. Cet article propose quelques suggestions d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe que vous pouvez réaliser virtuellement ou en personne avec vos employés. Mais d'abord, examinons de plus près pourquoi il est si important de maximiser l'efficacité de votre personnel par une meilleure collaboration - et comment vous pouvez aider vos employés à promouvoir le travail d'équipe.

Vous constituez des équipes et avez besoin de plus de personnel ? Consultez nos candidats à l'emploi. 

Le monde du sport, source d'inspiration pour la constitution d'équipes

Une discussion sur la constitution d'équipes conduit naturellement à une analogie avec le sport - dans ce cas, nous utiliserons le baseball. Dans une équipe de baseball, tous les joueurs travaillent dans le même but : gagner le match. Mais chaque joueur apporte des talents et des capacités différents pour aider l'équipe à atteindre cet objectif.

Le lanceur et tous les joueurs de position doivent exceller dans leur rôle. (Le manager et les entraîneurs aussi !) C'est une évidence. Le truc, c'est qu'ils doivent le faire ensemble, en harmonie. En combinant leurs forces, ils font quelque chose d'essentiel au succès de l'équipe : Ils comblent les lacunes de leur banc. 

Par exemple, on n'attend généralement pas des lanceurs qu'ils soient de bons frappeurs. Cependant, ces joueurs apprécient et encouragent certainement la production de leurs coéquipiers qui sont payés pour frapper la batte et marquer des points. Et bien sûr, les lanceurs aident leurs coéquipiers qui couvrent les bases ou qui sont dans le champ extérieur en gardant un œil sur les coureurs et en essayant d'empêcher les joueurs adverses de bien frapper la balle. 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (GRH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de favoriser l'esprit créatif et apprendre à travailler en équipe.

Améliorez vos performances grâce au travail d'équipe sur le lieu de travail

Les managers efficaces au bureau, tout comme les managers de baseball efficaces, savent qu'il est important de maintenir l'harmonie au sein de l'équipe et de placer les gens dans des positions où ils peuvent réussir.

En connaissant bien les forces et les faiblesses de chaque employé, les gestionnaires peuvent attribuer les responsabilités de façon plus stratégique. Les différentes tâches sont alors effectuées par des personnes qui excellent dans ces types de tâches - illustrant et soulignant la valeur de la collaboration, du soutien mutuel et de la cohésion de l'équipe. 

Il n'y a peut-être pas de "I" dans équipe, mais il y a très certainement un "nous" dans équilibré. Un travail d'équipe réussi permet d'équilibrer les compétences des employés avec les besoins de l'organisation, ce qui se traduit par une culture organisationnelle plus collaborative et positive.

Soulignez les avantages de la collaboration

Le travail en équipe demande du travail - et devenir plus axé sur l'équipe peut être un ajustement pour les managers et les employés. Certains managers peuvent être plus à l'aise avec la méthode "une personne/un projet" pour définir les fonctions et répartir les responsabilités. Et certains employés peuvent préférer travailler seuls - ou craindre que la collaboration ne les ralentisse.

Les employés qui ont l'habitude de travailler de manière indépendante peuvent également craindre que leur contribution soit négligée ou sous-estimée. Pour atténuer les réserves que peuvent avoir les membres du personnel, soulignez la valeur du travail d'équipe sur le lieu de travail et fixez des directives et des objectifs clairs pour une collaboration accrue. 

Envisagez d'utiliser un cadre ou des critères, comme SMART (spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et limité dans le temps), pour vous aider à lancer vos efforts de renforcement de l'esprit d'équipe et à structurer la fixation de vos objectifs. Par exemple, vous pourriez vous fixer comme objectif de réaliser trois activités de renforcement de l'esprit d'équipe d'une heure au cours des trois prochains mois. (Il s'agit d'un objectif spécifique, limité dans le temps, ainsi que réalisable, mesurable et pertinent, également).

Cette approche peut vous aider à mettre en place un processus de travail en équipe que vous pourrez appliquer à de futures initiatives nécessitant un travail en équipe - comme un projet majeur pour un client important ou le développement d'un nouveau produit ou service pour obtenir un avantage concurrentiel.

Bien entendu, le travail d'équipe ne profite pas seulement à l'organisation ; il peut également améliorer le moral et la camaraderie, accroître la satisfaction au travail et aider les employés à développer leurs capacités et à améliorer leur profil. Le travail en équipe offre aux gens davantage d'occasions de libérer leurs idées créatives et accroît leur sentiment d'appartenance. Veillez donc à souligner également ces résultats positifs.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de renforcer l'attrait du travail par le plaisir de collaborer de manière efficace avec ses collègues.

Découvrez ces méthodes de consolidation d'équipe virtuelle

Un bon travail d'équipe est le fruit de la pratique et de la familiarité. Pensez donc à utiliser des activités de consolidation d'équipe pour favoriser un environnement de travail plus collaboratif. Ces exercices aideront les membres de votre personnel à mieux se connaître en tant que personnes et à renforcer leur confiance mutuelle. La confiance est particulièrement importante pour un travail d'équipe efficace.

Les activités de renforcement de l'esprit d'équipe doivent être l'occasion de développer des compétences et des connaissances tout en s'amusant. Il existe de nombreuses façons d'atteindre votre objectif de renforcement des équipes, même si votre personnel travaille à distance en ce moment. Voici deux idées créatives à envisager :

1. Organisez un jeu télévisé

Que diriez-vous d'un jeu télévisé virtuel ? Utilisez un format populaire, pour partager des informations et des messages de formation de manière attrayante, et regroupez les participants en équipes aléatoires. Tenez-vous-en au contenu que vos employés peuvent appliquer dans leur travail quotidien ou qui se rapporte à votre entreprise et à sa culture.

Si vous êtes partant pour un type d'exercice de consolidation d'équipe plus informel, incluez des faits intéressants sur les employés (avec leur permission, bien sûr). Mettez l'accent sur les histoires positives et les réalisations professionnelles - comme le fait qu'un collègue ait terminé avec succès une course de 5 km pour une œuvre de charité ou le fait qu'un employé ait travaillé pour la première fois dans votre entreprise en tant que stagiaire universitaire. 

Demandez aux coéquipiers de vous soumettre leurs faits à l'avance. Partagez-les ensuite pendant la réunion et demandez aux employés d'essayer de les associer aux bonnes personnes. 

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2. Utilisez les cafés-rencontres virtuels pour faire du brainstorming

Mettez en place un chat mensuel virtuel avec votre équipe où vous favorisez le partage informel d'idées. Préalablement à la réunion, transmettez un ordre du jour comprenant une ou deux questions auxquelles vous souhaitez que votre équipe réfléchisse. À ce stade, vous pouvez par exemple demander : "Comment pouvons-nous réduire le temps passé sur un processus X ?". Ou " Parmi les nouveaux services que nous pourrions offrir à nos clients, quels sont ceux que nous pourrions proposer ? ". Dans la mesure où votre portefeuille le permet, envisagez d'envoyer à vos employés des collations à déguster tout au long de la réunion. 

Ce ne sont là que deux idées faciles à mettre en œuvre, que les membres de votre équipe travaillent au bureau ou à distance. Au fil du temps, vous apprendrez quels types d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe trouvent le plus d'écho auprès de vos employés et les aident à renforcer la confiance et les relations. En plus d'être un moyen efficace de promouvoir le travail d'équipe sur le lieu de travail, les activités de consolidation d'équipe peuvent contribuer à renforcer votre culture organisationnelle.

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