WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Le système de gestion électronique des documents, qu'est-ce que c'est ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Cependant, même seul, un système de gestion électronique de documents offre une solution complète pour aider les travailleurs du savoir à organiser et à distribuer efficacement les documents au sein de leur organisation.

Les plateformes de GED contiennent des outils pour :

• Le stockage évolutif et centralisé des documents
• Versionnage, balisage et édition collaborative
• le contrôle d'accès et le balisage
• Gestion des métadonnées et recherche en texte intégral
• des recherches fédérées sur plusieurs ressources et plateformes
• Gestion du cycle de vie des documents et des enregistrements
• Partage de fichiers internes et externes
• Suivi de l'historique des documents et de l'activité du système

En centralisant l'utilisation et l'accès à l'information, la gestion électronique des documents sert de pivot à partir duquel des stratégies de gestion de l'information plus larges, telles que la GED, la gestion des dossiers et l'automatisation des processus métier, peuvent être connectées et déployées.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de de contrôler qui peut consulter, ou modifier, ou supprimer un document.

Caractéristiques communes des GED

Un système de gestion électronique de documents offre un ensemble de fonctionnalités robustes visant à promouvoir la gouvernance de l'information, la transparence et la collaboration au sein de l'entreprise.

• Recherche fédérée

Permettez aux employés autorisés de localiser des fichiers dans les dossiers et les dépôts de documents, avec la possibilité d'effectuer des recherches basées sur le nom du fichier, les métadonnées, le contenu du document et plus encore.

• Annotation de documents

Ajoutez des annotations, des surlignages, des tampons, des zones de texte, etc. à vos documents. Les systèmes de GED avancés offrent également la possibilité d'expurger des informations particulièrement sensibles.

• Sécurité et pistes d'audit

Utilisez des contrôles de sécurité robustes et des balises de document pour vous assurer que les informations ne sont accessibles qu'aux employés, rôles ou services autorisés. Les pistes d'audit permettent de savoir automatiquement qui accède aux informations et à quel moment, afin de garantir la conformité aux réglementations.

• Gestion des dossiers

Stockez les documents en toute sécurité, associez-les à des calendriers de conservation et appliquez des mises en suspens légales, ce qui simplifie la mise en conformité avec les réglementations en matière de tenue de documents et la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie.

• Métadonnées des documents et recherche en texte intégral

Les champs de métadonnées personnalisables - qui peuvent inclure des informations telles que les dates de création, les statuts et plus encore - fournissent un contexte aux documents et facilitent leur recherche. Un système de gestion électronique de documents permet également aux utilisateurs de rechercher un terme dans le texte intégral d'un document lorsque les métadonnées ne suffisent pas.

• Contrôle des versions

Suivez automatiquement les modifications apportées aux documents et aux métadonnées, en créant un historique de l'utilisation des documents afin de maintenir la conformité aux normes de gouvernance. Les fonctions d'archivage et d'extraction permettent de garantir l'intégrité des informations et de rationaliser la collaboration.

• Résilience et évolutivité du cloud

Réduisez les temps d'arrêt du système et soyez prêt à faire face à toute augmentation d'échelle grâce à une GED basée sur le cloud qui s'adapte à vos besoins avec peu ou pas de coûts d'infrastructure ou de maintenance informatique.

• Services de coffre-fort numérique

Les organisations appartenant à des secteurs hautement réglementés, comme la gestion de patrimoine, peuvent conserver leurs documents dans un format inaltérable.

• Accès aux applications mobiles

Tirez parti d'applications mobiles faciles à utiliser pour récupérer et recevoir en toute sécurité des informations de votre dépôt, ce qui augmente la collaboration entre les personnes au bureau et sur le terrain.

• Partage de fichiers externes

L'hébergement sécurisé des fichiers individuels et les portails publics permettent de partager les informations avec des parties externes de manière sûre et pratique.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.

Qui utilise la GED ?

Les organisations commencent généralement à envisager un système de gestion électronique des documents lorsque les temps de réponse aux clients deviennent trop lents, que les services ne disposent pas de la bande passante nécessaire pour résoudre les goulets d'étranglement récurrents, que l'archivage traditionnel devient trop coûteux ou que les risques réglementaires sont exposés après une violation de données ou une amende de conformité.

Pour les organisations qui ont des processus d'affaires définis mais exigeant beaucoup de ressources, une GED est idéale. La gestion documentaire permet aux entreprises de tous les secteurs d'activité d'éviter ce travail fastidieux en éliminant la maintenance manuelle des documents, en faisant gagner un temps précieux au personnel et en augmentant les bénéfices.

Points douloureux courants avant d'utiliser une GED :

• Coûts élevés de la conservation et de l'archivage physiques et/ou externalisés.
• Recherche et récupération de documents qui prennent beaucoup de temps
• Temps de réponse trop longs pour les demandes des clients
• Retards croissants dans les processus métier de base
• Informations compartimentées entre les services et les équipes de projet
• Problèmes de gouvernance de l'information et risques de reprise après sinistre
• Erreurs de collecte de données dues au processus manuel de gestion des documents

Les déploiements de systèmes de gestion électronique de documents sont souvent initiés par le service informatique afin de normaliser les pratiques de gestion de l'information entre les départements qui étaient auparavant incohérentes ou variées. Par exemple, si un service utilise son propre système d'imagerie et qu'une autre équipe conserve des fichiers sur tous les supports, des ordinateurs personnels aux lecteurs en nuage et aux lecteurs partagés non sécurisés, un service informatique avisé peut intervenir et mettre en œuvre un SGED pour normaliser et protéger ces informations.

Plus précisément, les chefs de service qui supervisent les processus de back-office tels que la gestion des RH, la comptabilité et la gestion des contrats (ou d'autres processus répétitifs avec des étapes définies) catalysent souvent le passage à une plateforme de GED. Le lancement d'un projet de gestion documentaire à petite échelle pour un processus spécifique permet de démontrer les gains initiaux qui peuvent être appliqués à d'autres secteurs de l'entreprise.

La mise en œuvre d'un logiciel de gestion électronique de documents est également la première étape recommandée qu'une entreprise peut entreprendre pour lancer des projets de transformation numérique plus importants. Le passage du stockage physique au stockage numérique ouvre la voie au déploiement de solutions d'automatisation des processus et à l'obtention d'analyses approfondies des opérations commerciales.

La gestion des documents expliquée

Découvrez comment votre entreprise peut mieux organiser et sécuriser son contenu grâce à un système de gestion documentaire. Une GED fournit un référentiel centralisé et protégé auquel les employés peuvent accéder de presque partout, tout en augmentant la transparence et l'efficacité dans toute l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de capturer, stocker et récupérer les documents de manière à faire gagner du temps, à donner une visibilité sur les révisions et à rassurer sur la sécurité.

Avantages et retour sur investissement de la GED

Les entreprises qui choisissent une plateforme GED pour numériser leurs archives papier constatent des gains initiaux en réduisant le volume de papier à stocker et en réaffectant les ressources financières et humaines auparavant consacrées à la gestion de la paperasse.

Cependant, les avantages sont bien plus nombreux. En fin de compte, un ensemble robuste d'outils de gestion des documents permet aux organisations de :

• Fournir un seul point d'accès à vos informations

Plus besoin de fouiller dans plusieurs salles de stockage ou systèmes logiciels pour trouver ce dont vous avez besoin. Les utilisateurs peuvent trouver exactement ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin - à travers les référentiels, les dispositifs et les formats de documents.

• Assurez la résilience en temps de crise

Choisissez une GED basée sur le cloud et soyez prêt à faire face à tout ce qui vous arrive, vos informations étant toujours prêtes et sauvegardées 24 heures sur 24.

• Favorisez la collaboration entre les équipes

Des options de balisage étendues, le contrôle des versions, l'édition simultanée de documents et bien d'autres choses encore permettent aux employés de travailler ensemble sur les modifications de documents et de prendre des décisions commerciales plus éclairées.

• Augmentez la transparence dans l'utilisation et la modification des documents

Obtenez une vue d'ensemble de l'utilisation des documents au sein de l'entreprise et gérez les documents à l'aide de calendriers de conservation clairement définis.

• Améliorer la sécurité des documents

Contrôlez l'accès aux informations et réduisez le risque de violation des données, de perte de documents et d'infractions à la réglementation.

• Traitez rapidement les demandes des clients et des services publics

Fournissez un accès instantané et sécurisé aux clients ou aux citoyens avec des portails publics, ou partagez-les sur une base individuelle en utilisant le partage de fichiers sécurisé.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Conception d'un tableau de bord de gestion de projet en suivi-évaluation, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le tableau de bord de votre projet

Si l'idée de créer un tableau de bord vous semble intimidante, considérez cet article comme un modèle pour créer un tableau de bord de gestion de projet. Nous aborderons l'utilité et les avantages des tableaux de bord de gestion de projet, nous nous pencherons sur les indicateurs à inclure et nous montrerons comment les concevoir efficacement.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a mis en place un logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes sécurisé avec une gestion des utilisateurs configurable par profil.

Qui utilise les tableaux de bord pour la gestion de projet ?

Il y a trois groupes principaux qui bénéficient de l'utilisation des tableaux de bord de gestion de projet :

1. Les chefs de projet : Ils montrent la santé et la progression du projet dans un affichage facile à lire.

2. Les membres de l'équipe : Fournit une vue d'ensemble du projet en direct et facilement accessible.

3. Les parties prenantes : Donne une vue d'ensemble de l'état d'avancement du projet, y compris les réalisations importantes.

Il est important de savoir qui est votre public avant de créer le tableau de bord. Vous pouvez en concevoir un qui s'adresse aux trois groupes, mais selon la complexité du projet, il peut être plus judicieux d'avoir deux (ou même trois) tableaux de bord différents pour le même projet. Tout dépend du niveau de compréhension que vous souhaitez offrir à chaque groupe.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de faire fonctionner ensemble la conception et l’exécution du projet.

Comment les chefs de projet utilisent les tableaux de bord

Les tableaux de bord peuvent grandement aider les chefs de projet dans leur rôle, notamment dans le cadre de ces responsabilités clés :

• La planification du projet : Planifier le projet : définir les phases du projet et établir des lignes de base pour la portée, le temps et le budget. Les tableaux peuvent vous aider à visualiser facilement l'ordre et la cadence des étapes du projet.
• Gestion des ressources : Suivez la progression et la charge de travail de chaque employé pour vous aider à identifier et à affecter la bonne personne aux bonnes tâches selon sa propre disponibilité et ses compétences.
• Suivi des projets : Regroupez les données et exécutez des rapports en temps réel pour rendre compte de l'état du projet aux parties prenantes.
• Budgétisation : Suivez le coût du projet pour vous assurer que vous respectez le budget.

Avantages d'un tableau de bord de projet

Les tableaux de bord facilitent la gestion des projets et la rendent plus efficace. Ils permettent aux gestionnaires d'exploiter la puissance de leurs données sans avoir à détourner leur attention du projet lui-même. Voici quatre avantages uniques de l'utilisation d'un tableau de bord de gestion de projet :

• Rationalisez vos données. Les tableaux de bord servent de référentiel unique pour vos données. Certains projets complexes et à grande échelle nécessitent des données provenant de sources multiples, ce qui peut être source de maux de tête lorsqu'elles ne sont pas combinées. Les tableaux de bord peuvent intégrer des informations provenant de sources de données telles que des feuilles de calcul Excel, des CRM, des serveurs SQL, Google Analytics, Google Sheets, etc. Ainsi, vous pouvez suivre des informations qui nécessiteraient normalement de rebondir entre plusieurs plateformes dans une seule vue. Au final, cela vous fera gagner du temps et évitera les inévitables erreurs de saisie manuelle des données.
• Mettez les membres de votre équipe au courant (sans les harceler). Les tableaux de bord améliorent la collaboration, la communication et le travail d'équipe. Lorsque toutes les personnes travaillant sur le projet ont accès aux mêmes données, vous pouvez compter sur le fait que tout le monde a une bonne compréhension de ce qui se passe. La transparence à ce niveau peut également contribuer à prévenir les sentiments de microgestion, car les responsables peuvent vérifier les détails qu'ils souhaitent sans demander aux membres de l'équipe de se prononcer sur les moindres détails. Cela peut contribuer à établir la confiance et la responsabilité, ce qui permet de garantir le bon déroulement du projet.
• Obtenez des mises à jour en temps réel. Avec un tableau de bord, vos données sont constamment mises à jour en temps réel. Vous pouvez même configurer des alertes pour vous signaler toute anomalie dans vos données ou tout élément nécessitant une action immédiate. Les tableaux de bord sont le meilleur moyen de repérer rapidement les problèmes pour remettre votre projet sur les rails. Cela permet également un meilleur contrôle du budget et une meilleure gestion du temps - les principales préoccupations de tout chef de projet.

Obtenez une vue d'ensemble de vos données. Les tableaux de bord sont généralement utilisés pour fournir un aperçu de haut niveau des mesures, mais vous pouvez incorporer des explorations pour fournir plus d'informations sur un tableau ou un graphique spécifique. Vous pouvez accéder aux données granulaires détaillées qui déterminent les chiffres les plus importants pour les parties prenantes. Dans le cas d'un tableau de bord de gestion de projet, vous pouvez utiliser une analyse descendante pour accéder aux détails d'une phase de projet, qu'il s'agisse du budget, des ressources nécessaires ou des membres de l'équipe associés.

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Principales mesures de gestion de projet

Votre tableau de bord ne sera pas efficace s'il ne suit pas les bonnes métriques. Seules les données qui définissent la réussite du projet doivent être incluses. Bien que ces indicateurs varient en fonction de votre public et de vos objectifs, voici quelques exemples d'indicateurs clés de performance basés sur la façon dont les chefs de projet utilisent généralement les tableaux de bord :

• Utilisation des ressources
• Heures de travail prévues et réelles
• Budget prévu par rapport au budget réel
• Pourcentage de tâches achevées
• Tâches de projet en retard
• Problèmes/risques identifiés
• Progression du projet par rapport à la date limite

Considérations relatives à la conception du tableau de bord du projet

Après avoir déterminé les indicateurs à inclure dans votre tableau de bord, l'étape suivante consiste à planifier l'aspect que vous souhaitez donner à votre tableau de bord.

Types de graphiques

Les jauges et les graphiques à puces sont populaires dans les tableaux de bord de gestion de projet pour suivre la progression de votre équipe vers la réalisation d'un objectif. Ils peuvent également être utilisés pour montrer le temps et l'argent que vous dépensez, ainsi que les chiffres prévus. Il n'est cependant pas nécessaire de se limiter à ces types de graphiques spécifiques. Il existe de nombreuses options, et il peut être intéressant d'expérimenter quelques types de graphiques différents avant de s'engager.

Couleurs

Il est important de choisir judicieusement la palette de couleurs de votre tableau de bord. Bien qu'il soit facile de se laisser distraire par toutes les options, la partie la plus importante du tableau de bord est constituée par les données, alors assurez-vous que les gens puissent les lire ! Veillez à ce que les couleurs que vous utilisez mettent en valeur les indicateurs importants que vous souhaitez faire ressortir. Nous vous recommandons d'éviter les couleurs vives, comme le vert citron, le jaune fluo et le rose vif, car les couleurs naturelles sont un peu plus agréables à l'œil. En cas de doute, utilisez un outil gratuit de palette de couleurs et essayez de vous en tenir à cinq couleurs au maximum.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour vous aider à mieux organiser vos projets en automatisant vos tâches tout en centralisant vos données.

Mise en page

Privilégiez un design propre et épuré pour vos tableaux de bord afin que les utilisateurs puissent facilement identifier les modèles et les relations clés dans les données. La lisibilité est essentielle. L'espace blanc permet à l'œil de se reposer et d'enregistrer les informations des graphiques, alors assurez-vous que vos éléments graphiques ne sont pas trop regroupés. Vous voulez que les gens soient capables de parcourir rapidement le tableau de bord et de déchiffrer facilement les informations dont ils ont besoin, afin qu'ils puissent repartir avec des informations exploitables.

Si vous voulez que les membres de votre équipe utilisent réellement votre tableau de bord, ils doivent en retirer de la valeur. En d'autres termes, il doit fournir des informations pertinentes, offrir des perspectives exploitables et s'intégrer harmonieusement dans leur journée. Il n'y a pas de mal à présenter vos données par le biais d'un tableau de bord convivial et visuellement attrayant.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).