WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Il s'agit de la collecte et de l'analyse systématiques et régulières d'informations permettant de suivre l'évolution de la mise en œuvre du programme par rapport à des cibles et des objectifs préétablis. Il vise à répondre à la question "avons-nous tenu nos promesses ?".

Le suivi : clarifie les objectifs du programme, relie les activités et leurs ressources aux objectifs, traduit les objectifs en indicateurs de performance et fixe des cibles, collecte régulièrement des données sur ces indicateurs, compare les résultats réels aux cibles.

Et rendre compte des progrès aux responsables et les alerter en cas de problème.

Le suivi fournit des informations sur la situation d'une politique, d'un programme ou d'un projet à un moment donné (ou au fil du temps) par rapport aux cibles et aux résultats respectifs. Le suivi se concentre en particulier sur l'efficacité et l'utilisation des ressources.

Si le suivi fournit des informations sur les activités et les résultats, et signale les problèmes à résoudre en cours de route, il est descriptif et peut ne pas être en mesure d'expliquer pourquoi un problème particulier a surgi, ou pourquoi un résultat particulier s'est produit ou ne s'est pas produit.

L'évaluation traite des questions de cause et d'effet. Il s'agit d'évaluer ou d'estimer la valeur, l'utilité ou l'impact d'une intervention et elle est généralement effectuée de manière périodique - peut-être annuellement ou à la fin d'une phase d'un projet ou d'un programme.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

ÉVALUATION

Il s'agit de l'évaluation objective d'un projet, d'un programme ou d'une politique en cours ou récemment achevé, de sa conception, de sa mise en œuvre et de ses résultats. Elle répond à la question "Que s'est-il passé en conséquence ?".

L'évaluation analyse les raisons pour lesquelles les résultats escomptés ont été ou n'ont pas été atteints, évalue les contributions occasionnelles spécifiques des activités aux résultats, examine le processus de mise en œuvre, explore les résultats non intentionnels, fournit des leçons, met en évidence les réalisations importantes ou le potentiel du programme et propose des recommandations d'amélioration.

L'évaluation porte sur la pertinence, l'efficacité, l'efficience et la durabilité d'une intervention. Elle fournit des preuves de la raison pour laquelle les objectifs et les résultats sont ou ne sont pas atteints et aborde les questions de causalité.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

L'IMPORTANCE DU SUIVI ET DE L'ÉVALUATION

Le suivi et l'évaluation (S&E) aident les personnes impliquées dans tout type de projet à évaluer si les progrès souhaités sont atteints.

Le S&E profite aux acteurs clés impliqués dans le développement communautaire de la manière suivante :

 Pour les exécutants de projets (c'est-à-dire une équipe de relations communautaires de l'entreprise, un partenariat entreprise/ONG ou une fondation d'entreprise), le S&E peut améliorer la gestion. En surveillant les progrès par rapport aux objectifs définis, un gestionnaire de projet peut évaluer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et à partir de là, déterminer les changements à apporter au projet. Cela permet à son tour d'améliorer la façon dont les choses sont faites dans l'organisation du projet.

Pour les entreprises, qu'elles exécutent un projet ou qu'elles le soutiennent par le biais d'un partenariat ou d'un financement, le S&E peut être utilisé pour démontrer les progrès réalisés à la direction interne et aux parties prenantes externes. En interne, des résultats mesurables peuvent justifier la poursuite du financement et clarifier le retour sur investissement des efforts de développement communautaire auprès des dirigeants et des actionnaires. En externe, les résultats du suivi et de l'évaluation peuvent démontrer l'engagement et la compétence en matière de développement communautaire, et ainsi aider une entreprise à conserver sa licence sociale d'exploitation. Cela permet aux entreprises de prendre des décisions judicieuses concernant les grands projets entrepris et de savoir où investir.

Pour les membres de la communauté et les ONG, la participation au S&E est une occasion d'influencer la conception et l'exécution des projets de développement communautaire. En outre, en fournissant un retour d'information sur le fait que les programmes atteignent des objectifs conformes aux besoins et aux souhaits de la communauté, le suivi et l'évaluation constituent un puissant mécanisme de responsabilisation.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Analyse des ressources humaines : Définition, exemple, tableau de bord des mesures RH et statistiques RH prédictives, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Définition : L'analyse des ressources humaines ( HR Analytics) est définie comme le domaine de l'analyse qui traite de l'analyse des personnes et de l'application du processus analytique au capital humain au sein de l'organisation afin d'améliorer les performances des employés et de les fidéliser.

L'analytique RH ne recueille pas de données sur les performances de vos employés au travail, mais a pour seul objectif de fournir un meilleur aperçu de chacun des processus de ressources humaines, en recueillant des données connexes et en les utilisant pour prendre des décisions éclairées sur la façon d'améliorer ces processus.

Par exemple, en utilisant l'analytique RH, vous pouvez répondre aux questions suivantes concernant le système RH de l'organisation :

• Quel est le taux de rotation de vos employés ?
• Savez-vous lesquels de vos employés quitteront votre organisation dans l'année ?
• Quel pourcentage de la rotation du personnel correspond à une perte regrettée ?

La plupart des professionnels des ressources humaines seront facilement en mesure de répondre à la première question pour leur organisation. En revanche, il sera plus difficile de répondre aux deux autres questions, surtout si vous ne disposez pas de données détaillées à ce sujet.

Afin de répondre aux deux autres questions, vous devrez, en tant que professionnel, combiner différentes données et les analyser en profondeur. Les ressources humaines ont tendance à collecter une bonne quantité de données mais ne savent pas comment les utiliser. Eh bien, voici la réponse ! Utilisez-les dès maintenant pour analyser votre capital humain et prendre des décisions éclairées. Dès qu'une organisation commence à analyser ses problèmes de personnel à l'aide des données collectées, elle s'engage dans l'analytique RH active.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'enregistrer les absences, organiser la couverture des membres du personnel et numériser les notes de maladie, les formulaires d'auto-certification et les notes d'hôpital.

Les 5 principaux types d'analyse RH que tout responsable des ressources humaines devrait connaître

Il va sans dire que les employés sont un atout et un élément vital pour le succès de toute organisation. Je peux affirmer sans aucun doute que toute entreprise capable d'attirer les bonnes ressources, de gérer l'acquisition de talents et d'utiliser ses ressources de manière optimale s'engage sur la voie du succès à long terme.

Voici les 5 analyses RH que tout manager doit connaître :

1. Le taux de rotation des employés : D'énormes investissements sont impliqués lorsqu'il s'agit de ressources humaines et cela est vrai pour toute entreprise ou organisation. L'analyse du taux de rotation des employés est le processus d'évaluation du taux de rotation de votre personnel. L'analyse du taux de rotation des employés permet de prévoir l'avenir et de réduire le taux de rotation des employés. L'analyse historique du taux de rotation des employés correspond aux données collectées dans le passé et indique le taux de rotation des employés depuis le début de l'emploi. Les données prédictives et historiques sont toutes deux importantes pour l'analyse du taux de rotation des employés.

2. Compétence : Sans aucun doute, le succès de toute entreprise dépend dans une certaine mesure du niveau d'expertise des employés et de leurs compétences. L'analyse des compétences fait référence au processus de gestion des talents qui vous aide à identifier les compétences essentielles de votre personnel.

Une fois que vous savez quelles sont ces capacités, vous pouvez les définir comme référence et les comparer aux compétences de votre personnel et mesurer les écarts éventuels.

3. La culture organisationnelle : La culture est non seulement difficile à cerner, mais aussi à changer. Ce sont souvent les règles collectives tacites, les systèmes et les modèles de comportement humain qui constituent la culture de votre organisation ou de votre entreprise.

L'analyse de la culture organisationnelle est un processus qui consiste à évaluer et à mieux comprendre la culture de votre lieu de travail. Lorsque vous savez quelle est la culture de votre organisation, vous pouvez alors évaluer et suivre les changements que vous pouvez observer. Le suivi des changements de culture permet de comprendre les signes précurseurs de la toxicité de la culture.

4. La capacité : C'est vrai, la capacité affecte les revenus. L'objectif de l'analyse de la capacité est de déterminer l'efficacité opérationnelle de votre personnel. Par exemple, dans une organisation spécialisée dans la conception de vêtements, les gens passent trop de temps en réunions et discussions au lieu de consacrer ce temps à des tâches plus rentables, ou encore les individus sont trop décontractés dans leurs tâches ? Cette analyse comportementale est une analyse de capacité qui détermine la capacité de croissance des individus.

5. Le leadership : Un mauvais leadership est aussi bon que pas de leadership du tout. Un mauvais leadership coûte de l'argent, du temps et des départs d'employés. La rétention des employés dans une telle organisation devient extrêmement difficile et empêche l'entreprise de réaliser son plein potentiel. L'analyse du leadership permet d'analyser et de décortiquer les différents aspects de la performance du leadership sur un lieu de travail afin de découvrir le bon, le mauvais et le pire ! Les données peuvent être collectées par le biais d'une recherche qualitative et d'une recherche quantitative en utilisant un mélange des deux méthodes comme les enquêtes, les sondages, les groupes de discussion ou la recherche ethnographique.

Logiciel d'analyse RH

Les logiciels d'analyse RH sont essentiels pour assurer le suivi de votre personnel. Il permet de rassembler et de conserver des données sur différents sites, départements, rôles, etc. Voici quelques avantages clés de l'utilisation d'un logiciel d'analyse RH :

• Facilité d'utilisation : Ces outils ou plateformes sont très conviviaux et ne nécessitent pas de longues sessions de formation ou de certifications. Vous pouvez utiliser des vidéos de démonstration ou des vidéos d'aide si vous rencontrez des problèmes.
• Analyse des données : Les données sont rassemblées de manière centralisée et affichées sur des tableaux de bord. Vous pouvez consulter les données historiques et actuelles en fonction de plusieurs paramètres tels que l'ancienneté, les rôles, les rapports, etc. Cela aide les responsables à prendre des décisions en connaissance de cause.
• Nouvelles fonctionnalités : Ces outils ou logiciels sont fréquemment mis à jour avec de nouvelles fonctionnalités en termes de convivialité, de sécurité, de reporting, etc. Vous pouvez personnaliser votre plateforme pour qu'elle reflète les couleurs de votre marque, vos besoins et vos exigences.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique, permet de gagner du temps, désencombrer votre bureau, sécuriser vos documents confidentiels, gérer les congés et les maladies, développer votre entreprise et votre personnel.

Exemple d'analyse RH

Pour commencer avec l'analytique RH, un responsable des ressources humaines doit cartographier et collecter toutes les données pertinentes. Par exemple, supposons que vous souhaitiez mesurer l'impact de l'engagement des employés sur les performances financières de l'organisation.

Vous aurez besoin des données sur l'engagement des employés et des données sur la performance financière de votre organisation pour tirer des conclusions à partir de ces données statistiques. En tant qu'organisation, assurez-vous de déployer une enquête sur l'engagement des employés une fois par an. Cela vous permettra de recueillir les données les plus récentes sur l'engagement de vos employés sur le lieu de travail.

Les principaux domaines de travail peuvent être analysés sur la base des résultats de ces données collectives. Pensez à tout ce que vous pourriez faire avec ce type de statistiques ! Il est presque impossible de regarder de côté lorsque vous disposez d'un trésor de données qui peut vous aider à faire des prédictions futures avec précision.

Et cela ne s'arrête pas là, vous pouvez faire des prédictions dans différents domaines performants et non performants de votre organisation. Qu'il s'agisse de tirer une conclusion sur l'allocation du budget pour la formation des employés ou de prédire quel nouvel employé deviendra le plus performant. L'éventail est large !

Tableau de bord analytique RH

Le tableau de bord des métriques RH est un élément important de la planification et de la stratégie des ressources humaines. C'est un outil qui constitue la base d'une prise de décision éclairée au sein de l'organisation, en particulier pour le département des ressources humaines et les autres parties prenantes. Avant d'aller plus loin, nous allons d'abord aborder les bases. Voici les 3 principales fonctions d'un tableau de bord RH :

1. Suivre le capital humain : Des rapports réguliers permettent aux RH de garder une trace des activités qui se déroulent dans l'organisation et parmi les employés en suivant les principales mesures de la main-d'œuvre. Les nouvelles tendances peuvent être anticipées et les problèmes émergents peuvent être traités avant qu'ils n'aient un impact négatif sur l'entreprise.

2. Aider les RH à être plus performantes : Un tableau de bord des métriques RH aide les managers à être plus performants sur leur lieu de travail. Le rapport peut informer les managers de tout changement ou développement significatif au sein des équipes. Par exemple, si le département de la comptabilité est confronté à une forte rotation des employés, les managers seront plus enclins à mettre l'accent sur la rétention des employés et à garder à l'esprit les risques liés au temps nécessaire pour remplacer un employé qui démissionne.

3. S'attaquer aux zones à problèmes : Le tableau de bord des métriques offre également un excellent moyen de s'attaquer aux zones problématiques avec une plus grande transparence. Dans une organisation, les RH accorderont une plus grande attention si le système est transparent et connu de tous, le tableau de bord des indicateurs RH aide à réguler cette transparence puisque la réputation des RH sera en ligne.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre un espace de stockage illimité dans un environnement numérique sécurisé, pour faciliter la gestion des dépenses, des factures et de la facturation.

Tendances prédictives de l'analytique RH - 2022

Voici quelques tendances en matière d'analytique RH qui seront importantes en 2022 :

• L'IA et l'automatisation dans le recrutement : Avec l'avènement de l'intelligence artificielle (IA) et de l'automatisation dans les RH, le recrutement va connaître un véritable bouleversement. Nous verrons des assistants vocaux et des assistants de chat établir le premier contact et le contrôle des candidats. Ils seront également utilisés pour distinguer les bonnes candidatures ou les CV des faux.
• Intégration et formation virtuelles : Les programmes d'intégration et les formations deviendront plus virtuels et interactifs. Cela sera principalement dû aux progrès massifs de la technologie de l'intelligence artificielle, du traitement du langage naturel ( TLN ) et de l'apprentissage machine ( AM ).
• Gestion des performances : Les évaluations et la gestion des performances deviendront plus détaillées et personnelles en raison des analyses détaillées que les outils d'analyse RH fournissent. Cela facilitera non seulement le recrutement, mais aussi la planification de la relève et le cheminement de carrière.

• Rapports prédictifs : Une analyse approfondie de la main-d'œuvre permettra d'identifier les risques d'attrition et de prendre des mesures préventives pour y remédier. En outre, elle permettra d'identifier les forces et les faiblesses des employés, ce qui aidera à concevoir des équipes plus efficaces.

Avantages de l'analyse RH

L'analyse RH aide votre organisation à devenir plus stratégique, les données vous aident à résoudre les problèmes actuels et à mieux planifier les activités futures. Examinons quelques-uns des avantages qu'offre l'analytique RH :

• Améliorez votre processus de recrutement

L'acquisition de talents est un élément clé de votre processus RH, c'est une activité qui se déroule tout au long de l'année. Qu'il s'agisse de recruter pour une nouvelle fonction, une équipe plus importante ou un nouveau rôle, votre équipe TA est toujours occupée. Trouver le bon candidat est toujours une tâche, et lorsqu'il le fait, on ne peut qu'espérer que tout se passe bien et qu'il rejoigne effectivement l'organisation. Combien de candidats rejoignent effectivement l'organisation, combien abandonnent à quel stade ? Quels sont les sites d'emploi qui fonctionnent le mieux pour vous ? Combien de candidats devez-vous contacter pour clore un poste ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions que vous pourriez chercher à résoudre grâce à l'analyse. Ces données vous aideront à avoir une vue d'ensemble et à combler les lacunes qui causent des retards.

• Réduire l'attrition

La fidélisation des employés devient de plus en plus difficile, surtout avec la jeune main-d'œuvre qui n'a pas peur de changer fréquemment d'emploi. Menez des entretiens de départ, recueillez des données, examinez les raisons, les modèles et trouvez un moyen d'arrêter le taux d'attrition. Les analyses RH vous aideront à identifier les facteurs qui contribuent à l'attrition et les mesures correctives à prendre pour l'éviter à l'avenir.

• Améliorer l'expérience des employés

Il est impératif que les managers et les représentants des RH rencontrent régulièrement les employés pour comprendre quels sont les facteurs qui affectent l'expérience des employés de manière positive ou négative. Il s'agit d'une étape cruciale pour améliorer l'expérience des employés. De nombreuses organisations ne réalisent pas que l'expérience des employés commence dès l'embauche. Votre première interaction avec un candidat avant l'embauche est aussi importante que tout autre processus lié aux RH. L'expérience des employés est la somme des expériences qu'un employé ressent tout au long de son parcours. Chaque étape, chaque comportement et chaque expérience comptent.

• Rendez votre personnel productif

Les niveaux de productivité connaissent toujours des hauts et des bas, et une multitude de facteurs influent sur ce phénomène. Cela va de l'infrastructure des bureaux à l'environnement de travail, en passant par les managers et les coéquipiers, et la satisfaction au travail, entre autres. Recueillir des données sur ce qui affecte la productivité vous fournira certainement des données pour prendre des mesures correctives. L'engagement des employés est un facteur clé qui affecte la productivité de la main-d'œuvre, cherchez à améliorer l'engagement. Vous pouvez commencer par mettre en œuvre quelques idées et activités relatives à l'engagement des employés pour augmenter le taux.

• Améliorez le traitement des talents

Les processus relatifs aux talents ne concernent pas seulement la pré-embauche, l'embauche ou les évaluations annuelles des performances, mais ils sont bien plus que cela. Vous devez prendre en compte la formation, les activités récréatives et le conseil, entre autres. Bien que chaque organisation soit unique, certains processus doivent être standardisés, par exemple les entretiens individuels réguliers, les réunions à un niveau supérieur, etc. Les RH devraient toujours surveiller leurs processus de gestion des talents, identifier les défis et les goulets d'étranglement éventuels, puis y remédier. L'idéal est de rencontrer les employés, mais nous comprenons que ce n'est pas toujours possible ou faisable. La réalisation d'enquêtes auprès des employés est une bonne idée, car elle permet de recueillir leurs commentaires et leurs suggestions, de les améliorer et de leur faire savoir qu'ils sont entendus. Les enquêtes auprès des employés ne doivent pas être uniquement des enquêtes de départ, faites-les pour voir ce qu'ils pensent des avantages sociaux, comment est l'expérience des employés dans votre organisation, quels changements ils aimeraient voir pour l'améliorer, etc.

• Gagner la confiance des employés

Grâce à la solution de gestion des ressources humaines, vous avez accès à des données qui vous permettent de voir ce qui se passe dans l'organisation et comment les employés le perçoivent. Lorsque vous êtes armé de données, cela vous permet de réparer ce qui est supposé être cassé et d'améliorer les processus futurs. En effet, il est possible de voir clairement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Lorsque vous apportez des changements aux processus pour les améliorer et en introduire de nouveaux, vos employés le remarquent. Ils savent que leurs commentaires sont appréciés et que l'équipe de direction en tiendra compte. Ceci est crucial pour établir et maintenir la confiance des employés, un élément essentiel pour un engagement élevé des employés, leur réussite et les pourcentages de rétention des employés.

L'analyse des RH ne signifie pas l'achat d'un logiciel coûteux, la mise en place d'une énorme équipe ou de longs processus. Vous pouvez commencer modestement - avoir des conversations avec les employés, enregistrer leurs réponses, ajouter les managers dans la boucle, impliquer diverses fonctions, établir un plan, le partager avec tout le monde et s'y engager. Le partage des données est crucial pour s'assurer que tout le monde les connaît, les comprend et propose des idées pour améliorer l'expérience des employés. Utilisez les données pour lancer des initiatives, remédier aux problèmes existants et apporter des changements positifs dans l'organisation. L'analyse RH vous aidera à surveiller et à améliorer l'engagement des employés, leur fidélisation, leur bien-être, leur productivité, leur expérience et leur culture d'entreprise.

Que faut-il entendre par système de gestion électronique de documents (GED) ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Qui a besoin d'une GED ?

L'anarchie documentaire est encore une source de perte de temps, d'énergie et de ressources pour de nombreuses organisations. La difficulté de trouver et de partager des documents est toujours l'un des principaux irritants et défis de la vie quotidienne de nombreux travailleurs. Mais pour certaines entreprises, c'est un véritable obstacle à la conquête de nouveaux marchés et à une expansion efficace. De mauvaises procédures d'émission et de contrôle des documents peuvent les empêcher de se conformer à des normes comme ISO 9001 et ISO 13485. Parallèlement, une structure de sécurité inadaptée à la sensibilité des données que vous contrôlez peut entraîner des failles dans le système, avec de graves répercussions sur le plan commercial et sur la réputation de l'entreprise.

La plupart des outils d'archivage numérique (comme un simple Google Drive) peuvent apporter des avantages immédiats à une entreprise en pleine croissance en structurant votre stockage de manière plus raisonnable et en ayant accès à des zones partagées pour la coopération documentaire. Mais ils ne sont pas tous conçus pour faire face à tous les types de défis commerciaux - ou pour " grandir " dans ces défis avec vous.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet à tout utilisateur d'archiver à long terme des documents électroniques et d'y accéder instantanément, à n'importe quel moment et de manière totalement sécurisée.

Comment choisir la bonne GED

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un système de gestion électronique de documents (GED) ?  Cela dépend des degrés de maîtrise, de coopération et de souplesse que vous souhaitez atteindre.

Cependant, il existe deux caractéristiques essentielles de la GED que vous devez toujours rechercher :

1. Des flux de travail simples à configurer 

Vous pouvez faciliter la collaboration (même à distance) et vous assurer que toute votre équipe, où qu'elle soit dans le monde, travaille sur le bon document et la bonne version. Un bon SGDE comportera des processus d'approbation et des contrôles de révision pour rationaliser le flux de travail et garantir la productivité de votre équipe. 

2. Contrôle intuitif des versions des documents

Toutes les révisions et ébauches d'un document doivent être capturées et gérées avec précision. Vous devez être en mesure d'utiliser le contrôle automatique des versions des documents et l'audit sur différents appareils. L'ensemble de l'équipe doit avoir accès à des informations actuelles et précises, car cela garantira la sécurité de votre documentation et maintiendra l'intégrité des données.

6 questions pour vous aider à choisir le bon système de gestion électronique des documents 

1. Dois-je le faire moi-même ?

L'un des premiers choix auxquels vous pouvez être confronté est de choisir entre l'installation d'une solution de GED tierce spécialement conçue et une approche de type "DIY" (en utilisant des applications de partage de fichiers comme Google Drive, Dropbox ou Box).

Les plateformes de partage de fichiers comme Google Drive ou OneDrive offrent des capacités de collaboration et de gestion de documents multiplateformes décentes et conviviales. Elles sont faciles à mettre en place et peuvent être "peu coûteuses" ou "gratuites" (du moins, au début). Cependant, ils peuvent aussi rapidement devenir inadéquats pour une entreprise en pleine expansion confrontée à des exigences complexes en matière de contrôle et de stockage des fichiers. 

C'est particulièrement vrai pour les entreprises qui génèrent et collaborent sur des volumes croissants de documentation technique dans différents formats, ou qui accumulent des données sensibles sur leurs clients.

2. SharePoint est-il la solution ?

Pour ceux qui ont des besoins plus complexes, SharePoint peut sembler être un bon choix, car il vous permet de concevoir et de construire une solution qui répond précisément à vos besoins. Cependant, la création d'une solution SharePoint suffisamment avancée pour répondre à des besoins formels en matière de gestion documentaire nécessitera probablement un temps considérable de la part des développeurs et même l'assistance d'un spécialiste pour la conception, la mise en œuvre et la maintenance.

Par conséquent, pour développer votre propre système de gestion de documents, vous devez vous demander si vous pouvez le rendre assez sophistiqué et sécurisé pour vos objectifs à un coût réaliste. Et même si vous y parvenez, quel type de maintenance devra-t-il assurer pour rester opérationnel à long terme ?  

Pour de nombreuses entreprises, le choix d'un système de gestion des données propriétaire spécialement conçu résout ces problèmes, en éliminant le casse-tête de la conception, du développement et du support du système. Cette option vous permettra de vous concentrer sur les tâches essentielles que sont la gestion de vos propres produits et le service à vos clients.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de réduire les coûts d’impression en entreprise, mais aussi les coûts liés au stockage des archives.

3. Sur site ou en mode cloud ?

Une solution de gestion documentaire tierce peut vous offrir des fonctionnalités de GED hautement sécurisées, configurables et sophistiquées tout en vous déchargeant du casse-tête des spécifications et du développement. Mais faut-il choisir une installation sur site ou une solution SaaS en mode cloud ?

Les solutions sur site exigent que vous utilisiez vos propres serveurs et votre propre stockage, ce qui signifie que vous devrez toujours effectuer votre propre maintenance. Mais vous pouvez, peut-être, être plus sûr que toutes vos données sont en sécurité et sous votre contrôle. Parmi les inconvénients, citons les coûts initiaux élevés et le temps d'installation et d'apprentissage.

De manière générale, les solutions basées sur le cloud sont plus souples et plus flexibles. Mais si vous utilisez une solution basée sur le cloud, comment est-elle configurée ? Bénéficiez-vous d'un service dédié tel qu'un serveur privé virtuel ou partagez-vous des ressources ? Les fichiers sont-ils cryptés lorsqu'ils sont en transit ? Qu'en est-il de la sécurité du centre de données, de la sauvegarde et de la redondance ?

Quelle que soit la solution que vous choisissez, si vous vous assurez qu'elle est conçue pour vous aider à stocker et à traiter les informations conformément aux normes rigoureuses de la norme ISO 27001, vous aurez la certitude que l'entreprise avec laquelle vous traitez est capable d'assurer les plus hauts niveaux de sécurité des données.

4. Avez-vous besoin d'une gestion ou d'un contrôle des documents ?

Il s'agit d'une distinction importante, qui touche au cœur de ce que vous pouvez exiger de votre GED. La gestion des documents est une affaire de facilité et de souplesse dans le stockage, la localisation, la mise à jour, le suivi et le transfert des documents. La maîtrise des documents consiste à mettre en place des priorités d'accès, une sécurité, des capacités d'audit, une gouvernance des versions, un protocole de révision, d'approbation et d'émission. Toutes les organisations n'ont pas besoin d'atteindre les plus hauts niveaux de contrôle des documents - le genre de niveaux qu'une entreprise aérospatiale ou pharmaceutique pourrait être tenue de respecter - mais beaucoup auront besoin de plus que ce qu'une solution Google Drive de base peut supporter.

5. Ai-je besoin que mon GED soit évolutif ? 

Ces considérations devraient inclure bien plus que la capacité d'étendre l'espace de stockage ou d'ajouter des sièges à un coût raisonnable. Il s'agit de pouvoir répondre à des exigences plus complexes en matière de traitement des documents avec les bons outils au bon moment pour votre entreprise. Lors de la création de votre entreprise, vous pouvez simplement avoir besoin d'un dépôt sécurisé et interrogeable et d'un espace de collaboration pour que vos équipes commencent à travailler collectivement sur des idées. Mais au fur et à mesure que ces idées se transforment en plans commerciaux réels, en opportunités et en échéances, vous pouvez avoir besoin que votre SGD fonctionne davantage comme un système de gestion de la qualité. Pour ce faire, vous aurez peut-être besoin d'outils plus sophistiqués de contrôle des documents et de "contrôle des phases", ou encore de la possibilité de produire des "fichiers techniques" vérifiables répondant à des spécifications précises.

Le choix d'un système de gestion documentaire capable de s'adapter à la complexité de vos besoins peut vous éviter de vous enliser dès le départ dans des exigences de documentation conçues pour des entreprises plus grandes et mieux établies. Mais il peut aussi vous donner la possibilité de mettre en place rapidement une approche plus contrôlée lorsque vous commencez à penser à obtenir la certification ISO ou à prouver votre conformité aux réglementations.

6. Le coût m'inquiète-t-il ?

Bien sûr. Mais sachez que les solutions les moins chères peuvent exiger des compromis en matière de contrôle des documents et d'évolutivité, tandis que les meilleures solutions les plus chères peuvent entraver votre agilité à des moments cruciaux de l'évolution de votre entreprise.

Les solutions soi-disant bon marché comme Dropbox et OneDrive peuvent rapidement devenir coûteuses lorsque vous passez à leur version Entreprise, car vous devez ajouter des sièges et davantage de stockage. Dans le même temps, les efforts que vous déployez pour trouver des solutions de contournement pour les solutions génériques - afin que les signatures numériques et autres intégrations fonctionnent comme vous le souhaitez - peuvent alourdir vos frais généraux. 

Mais le coût des meilleurs logiciels de gestion de la qualité peut être vraiment prohibitif pour les entreprises en phase de démarrage : les contrats de trois ans minimum à plus de 10 000 euros par an ne sont pas rares. De plus, le type de procédures opérationnelles normalisées et de processus de contrôle des documents qu'ils peuvent vous demander de mettre en œuvre peut ne pas convenir à une entreprise en plein mode d'idéation.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux entreprises d'améliorer la productivité de leurs collaborateurs.

Conclusion

Il est fréquent que les décisions en matière de GED soient prises en fonction de ce qui semble le plus facile à réaliser rapidement et à moindre coût - pour que les organisations se rendent compte des limites de leurs choix par la suite. D'autres choisissent les solutions les plus robustes et les plus rigoureuses qu'ils peuvent trouver (pour les bonnes raisons), pour se sentir ensuite freinés par leur manque de souplesse lorsque les réalités commerciales se font sentir.

La création d'une liste d'exigences (les éléments qu'un produit doit avoir, devrait avoir, pourrait avoir et n'aura pas encore) vous aidera à hiérarchiser ce qui est important pour vous maintenant tout en pensant à ce qui deviendra significatif à l'avenir. Les démonstrations et les essais de solutions de GED potentielles sont également un bon point de départ. Ils peuvent vous aider à déterminer ce dont vous avez réellement besoin et ce avec quoi vous pouvez travailler.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).