WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Qu'est-ce que la gestion des ressources humaines ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Qu'est-ce que la gestion des ressources humaines en termes simples ?

La GRH couvre tous les éléments de la gestion des personnes au sein de votre organisation - avant même que vous n'affichiez la description du poste et après qu'une personne ait quitté son poste au sein de votre entreprise. La gestion des RH intervient lorsque vous embauchez une personne, lorsque vous la formez et l'encadrez et lorsque vous la renvoyez, la mettez à pied ou lui donnez une promotion. Elle intervient également lorsqu'une personne décide de démissionner.

La GRH ne se limite pas au traditionnel service des RH, même si ces professionnels clés jouent évidemment un rôle important. Ces processus fonctionnent comme des vrilles, s'étendant du département central des RH à l'ensemble de l'organisation. Les responsables des départements et des équipes, ainsi que tous les autres employés, peuvent avoir au moins un petit rôle à jouer dans la gestion des RH, même s'il s'agit simplement de s'assurer que leurs propres formulaires sont remplis et exacts.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Quels sont les principaux domaines ou tâches liés à la gestion des ressources humaines ?

La gestion des ressources humaines peut être divisée en une série de rôles et de responsabilités. La manière exacte dont ils sont répartis dépend de la personne qui les définit, mais la plupart des définitions couvrent les mêmes responsabilités générales. Voici un aperçu de la façon dont vous pouvez diviser la gestion des ressources humaines en domaines majeurs.

1. Le recrutement et l'embauche

C'est l'une des premières choses auxquelles beaucoup de gens pensent lorsqu'on parle de ressources humaines. La gestion des RH dans cette catégorie consiste à identifier les postes à pourvoir, à trouver les bonnes personnes pour ces postes et à embaucher ces candidats. Parmi les tâches les plus importantes de cette catégorie figurent les suivantes :

• la création de descriptions de poste précises et utiles
• la publication d'annonces pour les postes à pourvoir
• la gestion des systèmes de suivi des candidats et autres outils de recrutement des RH
• l'examen des CV et des candidatures
• Travailler avec les responsables du recrutement pour réduire le nombre de candidatures et effectuer les vérifications nécessaires.
• Intégration des nouvelles recrues

2. La formation et le développement

La gestion des ressources humaines peut également couvrir la formation et le développement. Il n'est pas nécessaire que le département RH soit directement responsable de ces questions. Dans certaines organisations, par exemple, les RH assurent l'orientation et la formation de base à l'entreprise avant de confier la formation des nouvelles recrues à leurs services respectifs.

Cependant, une GRH forte tient compte du fait que la formation et le développement doivent se faire par le biais de processus et de politiques définis. Cela permet de s'assurer que chacun a accès aux ressources appropriées et que les formations requises, telles que les modules de conformité ou les certifications annuelles, ne sont pas négligées.

Voici quelques tâches sur lesquelles la GRH pourrait se concentrer dans ce domaine :

• Travailler avec les PME pour développer et/ou mettre en œuvre des programmes de formation
• Aider les managers et autres dirigeants à mettre en place des programmes de coaching et de développement.
• Fournir une formation RH appropriée au personnel de direction ou exécutif.
• Assurer le suivi des formations obligatoires ou des heures de formation continue et veiller à ce que tout le personnel respecte ces exigences.

3. Gestion de la performance

La gestion des performances peut faire référence à un large éventail d'initiatives. Les programmes de coaching et de mentorat, par exemple, peuvent relever de cette catégorie. À la base, la gestion des performances est le processus qui consiste à fixer des objectifs pour l'entreprise, l'équipe et l'individu et à travailler avec chaque employé pour l'aider à atteindre ces objectifs. Les performances de chaque employé sont comparées à ces objectifs à des périodes déterminées - généralement sur une base annuelle, lorsque les employés sont évalués et que des augmentations sont accordées le cas échéant.

La gestion des ressources humaines comprend à la fois l'acte de gestion des performances et l'acte de supervision de cette gestion. Les organisations peuvent avoir mis en place des politiques et des paramètres que les dirigeants doivent respecter, ce qui crée une surveillance et contribue à réduire le favoritisme et d'autres problèmes potentiels.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de gérer en toute efficacité tout le processus de recrutement des entreprises.

4. Rémunération

Après le recrutement et l'embauche, la rémunération est l'autre domaine auquel la plupart des gens pensent lorsqu'ils définissent les RH. La gestion des ressources humaines est impliquée dans la fixation et la gestion de la rémunération qui va du salaire des employés aux programmes d'avantages sociaux. Voici quelques éléments qui peuvent entrer dans cette catégorie :

• La gestion des échelles salariales et des informations sur les salaires pour l'organisation
• Administrer ou aider à l'administration de divers avantages sociaux.
• Fournir aux employés des informations sur les avantages sociaux
• aider la direction à gérer les demandes de congés, de vacances et de congés de maladie
• Administrer des programmes 
• Travailler avec d'autres personnes pour mettre en œuvre et gérer le suivi du temps des employés, les horaires et les solutions de paie, notamment en s'assurant que les horaires des employés et la paie correspondent à chaque période de paie.

5. L'analyse d'entreprise

L'analyse d'entreprise couvre un large éventail de compétences et de tâches. Mais là où elle croise la GRH, c'est généralement dans la planification de l'attrition et de la succession. Il s'agit d'aider une organisation à comprendre la quantité de travail qu'elle doit accomplir, le moment où ce travail doit être effectué et le nombre de personnes dont elle a besoin pour répondre à cette demande.

Vous savez que tous vos employés ne resteront pas dans l'entreprise, vous pouvez donc utiliser des données sur l'attrition et la demande pour déterminer le nombre de nouveaux employés dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir. L'analyse d'entreprise aide les RH et les autres équipes à lancer le processus d'embauche de ces personnes avant d'en avoir besoin, afin qu'elles soient intégrées et prêtes à assumer des charges complètes lorsque la demande augmentera.

6. Technologie RH

C'est un domaine dont les gens ignorent souvent qu'il fait partie de la GRH. Pourtant, sans technologie, la plupart des processus RH modernes s'arrêtent - ou du moins, ne progressent que très lentement.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise.

La technologie RH peut inclure :

• Les systèmes d'information RH. Toutes ces données sur les employés et les emplois doivent être conservées quelque part et, à moins que vous ne soyez une entreprise de deux ou trois personnes, une feuille Google ne suffira pas. Les systèmes d'information RH permettent de s'assurer que les employés, les responsables et les autres intervenants peuvent accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, tout en conservant des informations confidentielles dans des bases de données protégées.
• Analyse des données RH. Les grandes organisations peuvent s'appuyer sur des systèmes qui les aident à produire des rapports et à analyser les données RH. Cela facilite l'analyse des activités, les décisions d'embauche, la détermination des fourchettes de salaires appropriées et la prise d'autres décisions commerciales.
• Logiciel de planification. La planification manuelle est un dinosaure de la gestion des ressources humaines. Il prend beaucoup de temps, limite la flexibilité et laisse presque toujours à désirer. De nombreuses organisations se tournent vers les logiciels de planification pour respecter les délais des projets, s'assurer que tout le monde respecte les exigences en matière de formation ou gérer les horaires quotidiens des employés.
• Portails d'employés. De nombreuses entreprises réalisent qu'une grande partie de la GRH peut être gérée par les employés eux-mêmes. Vous n'avez pas besoin d'un représentant des RH expérimenté pour saisir la nouvelle adresse d'un employé, par exemple, et si le personnel peut récupérer ses propres bulletins de paie ou ses relevés d'avantages sociaux sur un portail, cela réduit les demandes auprès du bureau des RH.

Comme vous pouvez le constater, la gestion des ressources humaines couvre de nombreux domaines. Et ce, qu'il s'agisse d'une petite entreprise dont plusieurs employés se partagent les tâches de RH ou d'une grande société disposant d'un département RH dédié.

Les logiciels de planification des employés, les outils de gestion de projet et les autres technologies de GRH peuvent changer la donne pour toute entreprise. 

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comment effectuer une analyse financière lors de la gestion d'un projet et programme en suivi-évaluation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Lorsque les gestionnaires de projet effectuent une analyse financière, ils le font pour déterminer si un projet sera une entreprise rentable et s'il justifie un investissement financier. L'analyse financière ne doit pas seulement être effectuée lors de la planification d'un projet, mais à chaque étape du projet. Il est du ressort du gestionnaire de projet d'être à jour avec les finances du projet sur la base des estimations initiales, et de garder un œil sur celles-ci pendant toute la durée du projet.

Avant de lancer un nouveau projet, il est essentiel de procéder à une analyse financière adéquate pour déterminer si le projet sera financièrement viable ou non. Pour ce faire, il y a plusieurs façons de procéder.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Commencez par une analyse coûts-avantages

L'analyse coûts-avantages (ACA) en gestion de projet est l'évaluation des coûts par rapport aux avantages du projet proposé. Elle offre également une base de référence sur laquelle comparer les projets et évaluer ceux dont les avantages sont supérieurs aux coûts, afin de savoir lesquels poursuivre.

En dressant la liste de toutes les dépenses prévues pour le projet et des avantages attendus, le gestionnaire de projet peut calculer ce qui suit :

• Le retour sur investissement ( RSI ). Il s'agit de comparer la valeur du bénéfice qui peut être obtenu d'un projet par rapport au coût de l'investissement, sous forme de pourcentage. Plus le pourcentage est élevé, meilleur est le retour sur investissement.
• Analyse du délai de récupération. Il s'agit de la manière la plus simple d'examiner une ou plusieurs idées de projet, car elle calcule le temps nécessaire pour récupérer le capital du projet. Elle se calcule comme suit : Le coût du projet divisé par le flux de trésorerie annuel est égal à la période de récupération.
• Taux de rendement comptable (TRC). Le TCR fournit une estimation rapide des bénéfices nets du projet sur l'ensemble de sa durée de vie, et permet de comparer plusieurs projets différents. Il peut être calculé comme suit : La RAR est égale aux entrées de trésorerie annuelles moins l'investissement initial d'amortissement.
• Valeur actuelle nette (VAN). La VAN représente la différence entre la valeur actuelle des liquidités et la valeur qu'elles auront à l'avenir, ou la somme de la valeur actuelle des flux de trésorerie (positifs et négatifs) pour chaque année associée à l'investissement, qui est ensuite actualisée afin d'être exprimée en valeur monétaire actuelle. En gestion de projet, elle est utilisée pour calculer si le bénéfice attendu d'un projet est supérieur aux coûts d'investissement actuels. La valeur actualisée nette est déterminée de la manière suivante :
• Taux de rendement interne (IRR). La méthode IRR d'analyse financière tient compte de la valeur temporelle de l'argent, ce qui permet au gestionnaire de projet de trouver le taux d'intérêt qui correspond au rendement financier attendu du projet. Une fois ce taux connu, il peut être comparé aux taux qui pourraient être obtenus en investissant ailleurs afin de déterminer si le projet est financièrement viable.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de faire fonctionner ensemble la conception et l’exécution du projet.

Créer une estimation du projet

Une fois que le projet a été jugé viable grâce au processus d'analyse coûts-avantages, une estimation doit être faite au début du projet et peut être réalisée en utilisant les modèles d'estimation suivants :

• Le temps et les matériaux. Ce type d'estimation est utile lorsqu'il est difficile d'estimer la portée complète du projet et que l'accent est mis sur le temps passé et les matériaux utilisés.
• Estimation à prix fixe. Il s'agit d'un prix fixe total pour le projet, indépendamment de la quantité d'effort appliquée au projet.
• Analyse des réserves. Il s'agit d'un budget mis de côté pour les dépassements ou les risques imprévus.
• Coût de la qualité. Il s'agit de la somme d'argent nécessaire pour s'assurer que le projet est bien fait, en vérifiant les bogues ou les erreurs pendant le projet et en les corrigeant, en plus des coûts en temps et en matériel.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Suivre l'évolution du projet

Le chef de projet doit identifier les écarts de coûts par rapport au budget et gérer ces écarts en comparant régulièrement les sommes dépensées avec le montant budgété et en en rendant compte aux principales parties prenantes. Il est important d'établir une compréhension de la manière dont ces progrès seront mesurés et rapportés.

1. Analyse de la valeur acquise ( AV). Méthode largement utilisée par les chefs de projet, la valeur acquise permet de comparer périodiquement les coûts budgétisés aux coûts réels pendant le projet. Elle associe les activités programmées du projet à des estimations de coûts détaillées pour chaque activité, et prévoit l'achèvement partiel d'une activité, lorsque certains des coûts associés ont été payés et d'autres pas.

2. Le calendrier budgétaire. Les coûts sont liés aux étapes du projet, chaque activité ayant une date de début et de fin. Il est donc possible de déterminer combien d'argent sera dépensé à une date donnée au cours du projet. Cela permet de déposer le capital du projet à des intervalles stratégiques tout au long du projet, afin que les fonds soient disponibles et gérés en fonction du calendrier des activités.

3. Variance du calendrier ( VC ). Le chef de projet doit savoir si le projet respecte le budget par rapport au calendrier. La différence entre le calendrier prévu et l'avancement réel est la variation du calendrier. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

L'analyse post-projet

Une fois le projet terminé, il convient de procéder à une analyse financière post-projet afin de déterminer sa rentabilité. La marge bénéficiaire mesure le bénéfice d'un projet par rapport à ses recettes, et comporte trois paramètres principaux de marge bénéficiaire :

1. La marge bénéficiaire brute. Il s'agit du revenu total moins les coûts du projet, comme le temps et les matériaux.

2. La marge bénéficiaire d'exploitation. Elle mesure les recettes moins les coûts du projet avec les dépenses d'exploitation.

3. La marge bénéficiaire nette. Il s'agit des recettes moins toutes les dépenses, y compris les intérêts et les impôts.

Lorsque l'on compare les pertes ou les profits réels du projet avec l'estimation initiale effectuée au début du projet, des écarts peuvent apparaître. Une analyse des écarts consiste à étudier la différence entre ce qui s'est réellement passé et ce qui était prévu, et à étudier les raisons de ces écarts.

Si le projet a été considéré comme un échec financier avec une marge bénéficiaire négative, il est facile pour les gestionnaires de projet de tomber dans l'un ou l'autre de ces sophismes :

1. Le "sophisme des coûts irrécupérables". Il s'agit du cas où les gestionnaires de projet ou les parties prenantes pensent que, si l'on investit davantage dans un projet qui a échoué, celui-ci se rétablira. Or, cela conduit généralement à des résultats financièrement catastrophiques.

2. Le "sophisme de l'engagement". Il s'agit du cas où des personnes sont tellement attachées à un projet qu'elles ne veulent pas admettre leur défaite, au point de porter atteinte à leurs finances, à leur réputation et à leur entreprise.

Les chefs de projet qui réussissent savent quand il faut admettre qu'un projet est une perte financière, et tirer les leçons des échecs et des erreurs. De nombreux chefs de projet procèdent à un examen des "enseignements tirés" à la fin de chaque projet pour cette même raison. Les connaissances et l'expérience acquises lors des projets précédents s'avéreront très précieuses pour la réussite des projets à venir.

Savoir faire une analyse financière avant, pendant et après un projet est une compétence clé dont les chefs de projet de tous les secteurs d'activité ont besoin s'ils veulent prendre des décisions judicieuses concernant la viabilité du projet et s'assurer que le projet est réalisé dans les délais, dans les limites du champ d'application et du budget.

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Qu'est-ce que la gestion des documents et comment peut-elle réduire les coûts ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Un pas dans la bonne direction serait de mettre en œuvre un système de gestion des documents (SGD) qui créerait un réseau de flux de travail numériques sans papier.

Dans ce billet, nous allons expliquer ce qu'est un système de gestion documentaire et comment sa mise en œuvre peut aider votre entreprise à accroître sa productivité et à réduire ses coûts.  

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de de contrôler qui peut consulter, ou modifier, ou supprimer un document.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

Un système de gestion documentaire, souvent abrégé en SGD, est un logiciel ou un ensemble de logiciels qui stocke, catalogue et gère les données capturées à partir de documents.  Il peut être aussi basique qu'un disque partagé sur votre serveur ou un disque de stockage en nuage, ou assez avancé pour lire des documents et exécuter des flux de travail automatisés complexes basés sur le contenu et le contexte du document.  

Comme il existe un large éventail de solutions qui peuvent toutes tomber dans la catégorie générale des "systèmes de gestion de documents", il est important de ne pas confondre le logiciel ou la solution particulière choisie avec le concept de gestion de documents lui-même.  

Comment fonctionne un système de gestion de documents

La première étape de l'utilisation d'un système de gestion documentaire consiste à convertir les documents physiques en documents numériques à l'aide du scanner largement disponible sur les imprimantes multifonctions ( IMF ) de la plupart des fabricants. 

Le rôle de la GED est ensuite d'agir comme une plateforme électronique capable d'organiser tous ces différents types de documents de manière centralisée. Au lieu de conserver les documents papier dans un classeur et d'obliger les employés à fouiller dans les dossiers pour obtenir des informations, ceux-ci ont un accès immédiat aux informations dont on a besoin dans un format numérique. 

Dans un SGD, les documents sont catalogués pour être stockés et récupérés à l'aide de métadonnées ou de données capturées par reconnaissance optique de caractères (ROC).  Les métadonnées sont des champs d'index clés du document que vous avez définis, tels que le nom du fournisseur, le numéro de commande, la date, etc.  La reconnaissance optique de caractères (ROC) permet au logiciel de lire le document et de convertir la plupart ou la totalité du texte en données consultables.

Les systèmes de gestion de documents peuvent également améliorer la productivité en rationalisant ou en automatisant les flux de travail. Une fois que les documents sont capturés électroniquement, ils peuvent être distribués électroniquement pour approbation et traitement. 

Par exemple, la plupart des entreprises exigent que les notes de frais des employés soient approuvées par le responsable avant d'être traitées et payées.  Si vous utilisez une GED, le rapport de dépenses peut être automatiquement distribué au responsable et approuvé électroniquement depuis n'importe quel endroit disposant d'un accès à Internet. 

Un autre bon exemple serait celui de votre service des comptes créditeurs. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de capturer, stocker et récupérer les documents de manière à faire gagner du temps, à donner une visibilité sur les révisions et à rassurer sur la sécurité.

Comment un système de GED peut réduire les coûts

En plus des gains de productivité, une GED élimine de nombreux coûts fixes.

• Les documents que vous recevez par voie électronique n'ont plus besoin d'être imprimés, ce qui réduit les coûts d'impression.
• Les documents physiques que vous recevez encore peuvent être scannés, sauvegardés électroniquement et éliminés, ce qui élimine le besoin de classeurs et de stockage à long terme. Une armoire de classement moyenne occupe environ six pieds carrés d'espace de bureau, ce qui représente un coût de 60 à 107 dollars par an.
• En plus de vos classeurs sur place, de nombreux documents sont déplacés chaque année vers un entrepôt à long terme, soit ailleurs dans vos locaux, soit hors site, moyennant un coût supplémentaire.
• Enfin, à un moment donné, un service de déchiquetage est engagé pour éliminer les vieux documents ou les documents qu'il est inutile de conserver.

Un système de gestion des documents élimine tous ces coûts fixes.

Considérations technologiques

Un système de gestion documentaire peut être hébergé sur site ou dans le nuage.  Voici quelques éléments à prendre en compte pour décider de l'approche la plus adaptée à votre organisation :

• Quelle est l'approche de votre entreprise vis-à-vis des autres technologies employées ?
• Disposez-vous actuellement de l'infrastructure nécessaire pour héberger vos applications d'entreprise et votre courrier électronique en interne, ou utilisez-vous des services en nuage ?
• Quelle est votre stratégie de sauvegarde des données ?
• De quelle accessibilité aux documents avez-vous besoin (avez-vous du personnel à distance ou mobile) ?
• Quel niveau de sécurité exigez-vous pour le stockage des documents ?

Pour plusieurs raisons, la tendance est de privilégier les solutions basées sur le cloud computing plutôt que d'investir et d'héberger une infrastructure sur site.  Voici quelques-unes des plus importantes.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.

Problèmes éventuels liés à la mise en œuvre d'une GED

Jusqu'à présent, il est clair que la gestion numérique des documents peut générer de la valeur pour les petites entreprises comme pour les entreprises. Mais ce qui retient la plupart des entreprises de mettre en œuvre une GED n'est pas seulement l'incertitude sur la valeur qu'elle représente. Les problèmes de mise en œuvre peuvent souvent l'emporter sur d'autres considérations lorsqu'il s'agit de modifier des flux de travail documentaires établis de longue date.

Les trois facteurs de risque majeurs lors de la mise en œuvre d'un système de GED :

• Le facteur humain

Pour être couronnée de succès, la mise en œuvre d'un système de GED doit être bien planifiée, avoir un but précis et être assortie de responsabilités spécifiques. Tous ces facteurs dépendent du professionnalisme et de la préparation de l'équipe impliquée. Si vos collaborateurs ne comprennent pas pourquoi un changement est effectué et comment il les affecte, ils seront moins enclins à adhérer pleinement au nouveau processus, ce qui compromettra la réussite du déploiement de votre GED.

• Le facteur système 

Examinez comment les fonctions possibles de la GED s'appliqueront dans votre système. Par exemple, des flux de documents très complexes nécessitent une programmation de GED tout aussi complexe.  La complexité de vos processus d'entreprise existants déterminera la complexité de la mise en œuvre d'un SGD. Il est impératif de confirmer que vous disposez d'une capacité de réseau et de stockage suffisante avant de donner le feu vert.

• Le facteur fournisseur 

Les fournisseurs de solutions de GED fonctionnent parfois sans cahier des charges défini ou acceptent des projets trop importants ou trop complexes pour leur logiciel.  Veillez à préparer un cahier des charges et un plan de mise en œuvre détaillés avec le fournisseur que vous avez choisi. Un fournisseur de SGD compétent et expérimenté peut faire la différence entre détecter un piège potentiel avant le lancement et trébucher dessus après avoir tenté de déployer votre nouveau SGD et vos processus commerciaux numérisés.

En répondant à ces préoccupations avant la mise en œuvre, vous pouvez vous assurer que le processus de mise en œuvre est fluide, efficace et simple. La clé d'un déploiement réussi consiste à recueillir des informations détaillées et précises sur votre système actuel, puis à concevoir la solution qui vous permettra d'atteindre vos objectifs.

Devriez-vous investir dans la gestion des documents ?

La mise en œuvre d'une GED basée sur le cloud computing présente de nombreux avantages en termes de résultat final. Alors que les employés négligents ou inattentifs peuvent perdre, égarer ou endommager des documents papier, les documents numériques sont plus difficiles à manipuler par erreur. L'indexation par mots-clés et la reconnaissance optique de caractères permettent aux employés de rechercher des documents en fonction de leur contenu et de leurs métadonnées, comme la date de création du document ou son créateur.

Les utilisateurs de GED sont également plus flexibles et plus sûrs, ce qui permet aux organisations de traiter et de récupérer des fichiers en dehors de l'environnement traditionnel de bureau centralisé. Il permet une croissance durable de l'entreprise tout en incitant à des décisions de ressources humaines économes en coûts, comme l'externalisation de processus spécifiques.

Compte tenu de tous ces avantages et du fait que le principal inconvénient de l'utilisation d'un SGD est le coût initial unique de la mise en œuvre, nous avons du mal à ne pas recommander un SGD à tous nos clients.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).