WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour vous aider à mieux organiser vos projets en automatisant vos tâches tout en centralisant vos données.

Les étapes clés d'un projet de suivi et d'évaluation

Voyons comment les principales étapes du suivi et de l'évaluation sont liées aux étapes clés du cycle de projet.

Étape 1 : Convenir du point de départ

Quel est le contexte pour établir le suivi et l'évaluation ? Idéalement, les décisions concernant le suivi et l'évaluation sont prises au début du programme. Le projet prévu et le contexte dans lequel il se déroulera peuvent n'avoir que quelques qualités de base. Il y a encore quelques décisions cruciales à prendre au début, notamment :

• Qui sont les principaux exécutants ?
• Qui sont les principaux bénéficiaires ?
• Qui finance la réforme et s'agit-il d'une intervention multi-donateurs ?
• Qui fournit les ressources pour le suivi et l'évaluation ?
• Y a-t-il des partenaires supplémentaires ?
• Qui a les compétences et est disponible pour entreprendre le travail de S&E dans l'équipe/l'organisation ?

Ces informations donnent le contexte dans lequel concevoir le suivi et l'évaluation.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Qui doit effectuer le suivi et l'évaluation ?

La responsabilité du suivi et de l'évaluation est répartie entre plusieurs sections au sein de nombreuses organisations multilatérales et bilatérales. Le personnel local du programme, en collaboration avec ses homologues des organisations partenaires locales, est normalement chargé du suivi continu. L'équipe locale est normalement chargée de l'examen des réalisations et des résultats immédiats, mais avec l'aide de consultants externes et de professionnels du suivi et de l'évaluation. Ceux-ci peuvent provenir du service d'évaluation local de l'organisation ou du service d'évaluation central.

L'équipe du programme, quant à elle, est chargée de s'assurer que ses systèmes de suivi et ses résultats d'évaluation offrent des preuves pour l'évaluation de l'impact, elle doit donc comprendre ce qu'est l'évaluation d'impact et comment elle est réalisée. Le gestionnaire de projet (GP) doit avoir le contrôle de ce qui est nécessaire à la mise en œuvre, ainsi que la capacité de démontrer ce qui a été fait, comment cela a été fait, ce qui a été mesuré et quels résultats ont été atteints. Les GP doivent également s'assurer que les évaluateurs et les évaluateurs d'impact seront en mesure d'accéder aux informations dont ils ont besoin sur le projet ainsi que sur un groupe de comparaison ou de contrôle. La responsabilité réelle de la conception varie d'un projet à l'autre et d'une organisation à l'autre. Le GP, quant à lui, doit être conscient des exigences du suivi et de l'évaluation et être capable d'intégrer et de traduire les exigences du suivi et de l'évaluation et de la gestion du programme.

Étape 2 : Identifier l'approche et obtenir un budget

La création d'une stratégie de suivi et d'évaluation est généralement un processus itératif qui implique de nombreuses itérations différentes de la stratégie. Le gestionnaire de programme ne sera pas en charge de toutes les tâches, mais il devra comprendre, influencer, et peut-être faire le choix final. Avant d'obtenir un budget et d'intégrer le tout dans un plan formel, il y a généralement six variables à prendre en compte dans la conception du suivi et de l'évaluation.

Établir un budget de suivi et d'évaluation

Le coût du suivi et de l'évaluation est de plus en plus préoccupant. Alors que les organisations de développement cherchent des moyens plus fiables de mesurer les résultats du développement, les préoccupations concernant les coûts et l'efficacité du suivi et de l'évaluation font surface. Le coût est souvent cité comme un obstacle à la réalisation d'efforts d'évaluation sérieux au-delà de la traditionnelle synthèse de fin de projet. L'idée est que les ressources consacrées au suivi et à l'évaluation seraient mieux utilisées pour l'intervention d'aide elle-même, afin de maximiser les avantages pour les personnes aidées.

Le budget global des activités de suivi et d'évaluation et leur portée pour chaque projet spécifique doivent être proportionnels au volume et à la portée de l'intervention humanitaire évaluée. Les projets plus importants et plus complexes impliquant un grand nombre d'entreprises et/ou de personnes auront généralement des systèmes de suivi et d'évaluation plus étendus et donc plus coûteux. De même, parce que de nouvelles méthodes doivent être développées, un projet innovant peut nécessiter des efforts et des ressources supplémentaires pour le suivi et l'évaluation. Une activité pilote, en revanche, peut nécessiter un travail de suivi et d'évaluation plus intensif sur une période plus courte afin de déterminer s'il convient de la "déployer" à plus grande échelle.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'établir la liste des missions à réaliser, à évaluer le coût de l'exécution de chaque mission et à sélectionner les profils et les ressources nécessaires.

Quel montant faut-il allouer ?

Une fois que les composantes de la conception du suivi et de l'évaluation ont été déterminées, tout doit être chiffré et combiné dans un budget de suivi et d'évaluation. Cela aussi peut être un processus itératif. Le budget doit trouver un équilibre entre les ressources de S&E disponibles et les exigences du cadre et du plan de suivi et d'évaluation qui ont été élaborés.

Qui gère le budget ?

Le budget ne peut pas être administré en un seul endroit ou par une seule personne. Comme mentionné précédemment, plusieurs de ces tâches de suivi et d'évaluation (en particulier le suivi) font partie de la collecte de routine des données sur les activités et les résultats de la réforme et peuvent être effectuées par les partenaires ou l'équipe du projet. Pour assurer une collecte et un enregistrement précis et opportuns des données, des programmes informatiques ou des formations peuvent être nécessaires. Cet argent pourrait être utilisé à d'autres fins. Au lieu d'être financé par le programme, une évaluation d'impact peut être requise et payée par un seul donateur. Tous ces éléments doivent être pris en compte lors de la création d'un budget et des "règles empiriques" pour l'établissement des rapports.

Étape 3 : Mise en œuvre du plan de suivi et d'évaluation

Une fois que l'exécution d'un programme a été approuvée, l'étape suivante consiste à mettre les activités de S&E en action.

Le premier devoir sera de mettre à jour le cadre et le plan de suivi et d'évaluation, ainsi que de compléter un cadre de gestion du programme plus étendu, dans le but de :

• Refléter tout changement dans le calendrier initial.
• Identifier et assigner les tâches et responsabilités de suivi et d'évaluation aux responsables internes du suivi et de l'évaluation.
• Préparer les termes de référence définitifs pour tout consultant externe qui aidera au suivi et à l'évaluation, ainsi qu'une procédure et un calendrier de recrutement.
• S'assurer que les systèmes de rapportage du projet sont liés aux systèmes de suivi et d'évaluation, aux procédures de rapportage et à la documentation.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Quelles sont les tâches clés pour la mise en œuvre du plan de suivi et d'évaluation ?

Le chef de projet a des responsabilités spécifiques de mise en œuvre :

• Les responsables internes du suivi et de l'évaluation seront informés du plan global et de leur rôle essentiel dans les activités de suivi et d'évaluation.
• Choisir et informer des consultants externes pour aider aux évaluations périodiques.
• S'assurer que tout travail d'enquête de base est commencé.
• Si vous utilisez une technique de suivi et d'évaluation quasi-expérimentale, il est nécessaire de planifier l'identification et la constitution de groupes de contrôle, ainsi que la confirmation du principal groupe cible de l'activité de réforme.
• Mettre en place des systèmes de suivi pour saisir et enregistrer les intrants, les activités, les processus et les extrants.
• La collecte de données pour l'évaluation des produits et des résultats se fait régulièrement.
• Collecte régulière de données pour l'évaluation des effets.
• Examiner et mettre à jour le cadre logique.
• Mise en place de forums de parties prenantes.
• Identification d'autres parties qui pourraient être intéressées.
• Création d'une stratégie de communication.

Étape 4 : Analyser les résultats du suivi et de l'évaluation

Les données sont collectées au cours des activités de suivi et d'évaluation tout au long du projet ; l'analyse des données doit donc se faire en parallèle.

Si les responsabilités d'information et d'apprentissage du suivi et de l'évaluation doivent être remplies, il est nécessaire de mener une analyse continue et de débattre des résultats au fur et à mesure qu'ils sont fournis. Les outils nécessaires à l'analyse des données acquises lors des activités de suivi et d'évaluation seront déterminés par la méthodologie utilisée, les types d'instruments de collecte de données utilisés, ainsi que le volume et la nature des données recueillies.

Les données doivent être examinées pour divers groupes, comparées entre groupes et comparées dans le temps.

Une expertise externe peut être nécessaire pour l'analyse des données, à la fois en termes de conseils sur les outils à utiliser et sur la façon dont les données doivent être collectées et conservées, ainsi que pour effectuer l'analyse proprement dite une fois les données acquises. En plus des rapports de suivi et d'évaluation de routine réalisés dans le cadre de la gestion du projet, il y a généralement quatre ou cinq points dans un projet où les résultats doivent être analysés et rapportés.

Les points suivants sont les principaux points d'analyse et de rapport :

• Première étape du travail de base et de cartographie. Si un projet nécessite la réalisation d'une base de référence ou d'un exercice de cartographie, les résultats de ce travail doivent être examinés et rapportés dès que possible car ils créent une base importante sur laquelle le projet sera construit et détermineront souvent les activités qui seront réalisées et celles qui ne le seront pas.
• Phases pilotes ou travaux pilotes. Un projet peut comporter une phase pilote, au cours de laquelle quelque chose est testé auprès d'un petit groupe ou dans un domaine spécifique avant d'être "déployé" auprès d'un public plus large.

Là encore, il est essentiel que les données de suivi et d'évaluation de ce pilote soient analysées de manière approfondie et rapide, car les résultats seront utilisés pour guider l'évolution du projet.

• Examens évaluatifs à mi-parcours ou périodiques. Les principales conclusions du travail d'évaluation périodique, qui commence normalement autour de l'échéance à mi-parcours du projet, doivent être évaluées et rapportées en temps utile, car elles montrent si les résultats du projet sont atteints et si les questions de processus progressent. Les données de ces évaluations à mi-parcours permettent de s'assurer que le plan de suivi et d'évaluation pour analyser les résultats et l'impact du projet est toujours valable. Si les résultats préliminaires indiquent que le projet n'atteint pas ses objectifs, ou qu'il les atteint d'une manière inattendue, le plan de suivi et d'évaluation devra peut-être être revu et modifié dans le cadre des efforts d'évaluation finale du projet. Cet examen des résultats du projet/programme est basé sur les objectifs et les indicateurs, les hypothèses et les chaînes de résultats, ainsi que les données et les informations recueillies par le biais d'un suivi axé sur les résultats.
• Évaluation de fin de projet. Il s'agit généralement de l'étude la plus approfondie, car elle combine tous les éléments ci-dessus tout en procédant à la collecte, à l'analyse et à la communication des données de fin de projet. Si les résultats doivent être traités et communiqués rapidement après la fin du projet, c'est le moment le plus important pour le travail de suivi et d'évaluation. Par conséquent, les ressources doivent avoir été mises en place et les tâches doivent avoir été bien gérées pendant cette période. Du personnel externe - des collègues du service central d'évaluation et/ou des consultants externes - sera toujours impliqué dans cette évaluation. Ne sous-estimez pas le temps qu'il faudra pour compiler les données et les résultats du suivi et de l'évaluation sommative.
• Évaluation post-projet. Parfois, après la fin d'un projet - un an ou plus après - il y a une disposition dans le contrat pour une révision avec l'accent sur l'effet Ceci est généralement fait par un professionnel au sein de l'organisation et/ou des consultants externes qui sont engagés pour faire le travail, développer l'analyse, et fournir les résultats.

Étape 5 : Communiquer les résultats du suivi et de l'évaluation

Bien que les résultats du suivi et de l'évaluation soient souvent communiqués par le biais des systèmes de gestion de projet, comme mentionné ci-dessus, il n'est pas rare qu'ils passent inaperçus, tant en interne qu'en externe. Ceux qui travaillent dans le domaine du suivi et de l'évaluation, en particulier dans les activités d'évaluation d'impact, consacrent souvent beaucoup d'efforts à la conception et à la mise en œuvre des systèmes de suivi et d'évaluation, mais négligent de se demander comment leurs résultats seront utilisés. Il est essentiel de mettre en place un bon plan de diffusion si l'on veut que la pratique du suivi et de l'évaluation remplisse à la fois ses responsabilités d'apprentissage et de preuve, et que ses résultats influencent la réflexion, la politique et la pratique du développement.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de suivre et d'anticiper plus facilement les dérapages qui peuvent survenir en cas de dépassement des délais.

Comment assurer l'inclusion

Il doit y avoir une incitation permanente à la diversité et à l'inclusion qui fonctionne à chaque étape de la conception, de la mise en œuvre et de la gestion de la pratique du S&E d'un projet afin de garantir que les questions et les préoccupations relatives à la diversité et à l'inclusion sont examinées et traitées lorsque cela est possible.

Messages clés

• Dès le départ, le suivi et l'évaluation doivent être complètement intégrés au cycle du projet et aux systèmes de gestion du projet.
• Les GP doivent jouer un rôle important dans la conception et la planification du suivi et de l'évaluation.
• Les GP peuvent ou non être chargés de toutes les responsabilités en matière de suivi et d'évaluation.
• Dès le début du processus, identifiez les questions essentielles que le suivi et l'évaluation devront poser et auxquelles il faudra répondre.
• Avec les représentants des organisations partenaires, les jalons et les plans opérationnels doivent être élaborés en collaboration.
• Une communication efficace peut contribuer à renforcer le soutien à la réforme, à accélérer son acceptation et à assurer sa viabilité à long terme.

Qu'est-ce que l'archivage : Pourquoi est-ce important ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

L'archivage est le processus qui consiste à stocker en toute sécurité des informations inactives, quel que soit leur format (numérique ou papier), que vous n'utilisez plus régulièrement, pour une conservation à long terme. Ces informations sont toujours importantes pour les organisations et doivent être conservées à des fins de référence future ou de conformité réglementaire.

Il est plus facile de localiser, protéger et conserver les documents archivés pendant toute leur durée de vie. Si vous ne le faites pas, cela aura un impact négatif sur le fonctionnement de votre entreprise.

L'archivage des données appropriées permet non seulement d'économiser de l'argent, mais aussi d'apporter de la valeur à votre entreprise.

Dans cet article, nous allons aborder la signification de l'archivage et passer en revue les raisons pour lesquelles cette pratique est essentielle.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.

Qu'est-ce que l'archivage ?

L'archivage est la pratique qui consiste à préserver en toute sécurité des informations inactives sous forme numérique et papier que vous n'utilisez plus régulièrement, afin de les conserver à long terme. Ces informations sont toujours précieuses pour les entreprises et doivent être conservées pour être consultées ultérieurement.

L'archivage est utilisé par les organisations et les entreprises pour répondre aux obligations de conservation des informations et pour garantir que les données sont disponibles en cas de besoin. Par exemple, en cas de désaccord sur une activité commerciale, un contrat ou une transaction financière, les documents d'archives relatifs à cette question peuvent être retrouvés.

Une bonne gestion des archives ne se limite pas à la conservation des informations à des fins historiques et académiques. On ne saurait trop insister sur l'importance des archives dans la bonne gouvernance.

Toute entreprise traite aujourd'hui un volume important de données, et statistiquement, la création de données au sein des entreprises va continuer à croître, d'où l'importance de l'archivage.

L'archivage des données est la technique qui consiste à identifier les données inactives et à les transférer des systèmes de production vers des systèmes de stockage à long terme. Il est imposé par de nombreuses exigences de conformité et de réglementation, mais il peut également être utile lors de la reprise après sinistre et des enquêtes médico-légales.

Chaque institution doit déterminer quand les informations doivent être préservées, où elles doivent être conservées et combien de temps elles doivent être conservées avant d'être détruites.

Pourquoi l'archivage est-il si important ?

Les données sont susceptibles d'être détruites ou endommagées (si elles sont numériques), que ce soit délibérément, accidentellement ou à la suite d'une catastrophe naturelle.

L'archivage aide les entreprises à minimiser les pertes de données, à réduire les dépenses d'exploitation, à améliorer la sécurité des documents, à renforcer la conformité aux diverses lois et réglementations et à fournir des preuves d'audit et juridiques en cas d'incident légal ou d'audit.

À mesure qu'une entreprise se développe, elle génère davantage de données, qui doivent être rigoureusement conservées et contrôlées afin d'être utilisées de manière appropriée. Le suivi de ces données peut être difficile pour les organisations qui n'ont jamais mis en place un système d'archivage.

À l'ère du numérique, toutes les entreprises doivent commencer à préserver les documents pour diverses raisons, telles que les règles gouvernementales, les obligations légales ou simplement parce que les documents ne sont plus nécessaires.

Les conserver en permanence coûte beaucoup de ressources (stockage, main-d'œuvre, etc.) et entraîne une perte de productivité pour les employés, qui doivent continuer à gérer les données même si elles ne sont pas utilisées régulièrement.

Examinons certains des avantages que les entreprises peuvent obtenir en mettant en œuvre une stratégie d'archivage numérique appropriée.

1- Prévenir la perte de données

La perte de documents cruciaux peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise. En effet, selon les estimations, chaque document mal classé coûte 125 dollars, et chaque document perdu coûte 350 à 700 dollars.

Par conséquent, il est essentiel que les informations de votre entreprise soient stockées dans un dépôt centralisé et sécurisé.

Lorsque les données sont conservées, il devient assez simple de remettre ces informations à la disposition des employés.

Si les données ne sont pas stockées dans un lieu centralisé, elles risquent davantage d'être perdues à jamais.

2- Réduire les coûts opérationnels

Comme indiqué précédemment, recréer un document perdu peut coûter jusqu'à 700 dollars. Les organisations s'assureraient qu'aucun document n'est perdu en utilisant une solution.

Plus vous perdez de documents, plus votre entreprise subira de temps d'arrêt.

L'archivage des données réduit le coût du stockage primaire, qui est souvent onéreux. Ces données seront ensuite conservées dans des formes de stockage moins coûteuses.

En outre, le déplacement de ces informations réduira sûrement la taille de la sauvegarde des données.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de capturer, stocker et récupérer les documents de manière à faire gagner du temps, à donner une visibilité sur les révisions et à rassurer sur la sécurité.

3- Une sécurité améliorée

À une époque où les cyberattaques et les violations sont de plus en plus fréquentes, la conservation des documents d'entreprise peut aider les entreprises à conserver la trace de toutes leurs informations tout au long de leur durée de vie.

L'utilisation d'un système numérique pour préserver les documents de votre entreprise vous permet de définir des autorisations précises au sein de votre organisation en définissant qui peut voir quoi.

En outre, les documents papier sont plus susceptibles d'être égarés ou de tomber dans de mauvaises mains. En réalité, les violations de données internes sont plus fréquentes que les violations de données externes.

L'archivage des documents permet de retirer les papiers de la circulation, réduisant ainsi la probabilité d'un piratage ou d'une infection par un logiciel malveillant.

Dans un environnement concurrentiel, l'archivage est essentiel pour assurer la continuité de l'entreprise et garantir le meilleur niveau de performance.

4- Une conformité accrue

L'archivage est également nécessaire pour des raisons juridiques. De nombreuses organisations détruisent par inadvertance des documents qu'elles sont légalement tenues de conserver.

En raison de la conformité réglementaire, certaines organisations sont obligées de conserver des données pendant des périodes spécifiques. N'hésitez pas à consulter ce guide approfondi sur la conservation des documents.

Pour éviter les pénalités et les amendes, les organisations doivent constamment respecter les lois et les règles du secteur. Les organisations peuvent être en conformité avec diverses normes et réglementations si elles ont mis en place un plan complet d'archivage et de conservation.

La loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie et le règlement général sur la protection des données (RGPD) sont deux exemples de règles auxquelles les entreprises peuvent être tenues de se conformer.

En réalité, toutes les entreprises et organisations sont contrôlées d'une manière ou d'une autre à des fins de conservation des dossiers.

Bien que les entreprises liées aux services financiers, à l'énergie et aux soins de santé soient plus fortement réglementées que la plupart des autres types d'organisations, toutes doivent se conformer aux normes de conservation des dossiers.

5- Réclamations juridiques

Dans le cas où votre entreprise est poursuivie par un tiers, qu'il s'agisse d'un client, d'un employé ou d'une autre entreprise, il peut vous être demandé de produire des documents particuliers pour étayer votre dossier.

Cela souligne l'importance de conserver tous les documents à portée de main et en sécurité afin de protéger votre entreprise contre toute action en justice.

Si une entreprise n'est pas en mesure de mettre efficacement la main sur des données au moment où elle en a besoin, elle peut être confrontée à un certain nombre de répercussions importantes, allant de l'embarras à des charges légales ou des amendes substantielles.

Les courriels et autres documents professionnels peuvent être perdus en l'absence d'une solution d'archivage complète, le plus souvent en raison de la destruction involontaire de documents qui auraient dû être conservés.

Cela peut avoir des répercussions importantes pour une entreprise impliquée dans une action en justice.

6- Vérification de l'audit

Un audit consiste à vérifier les documents de votre entreprise pour s'assurer qu'ils sont corrects.

Un système d'archivage est à l'épreuve des audits lorsqu'il peut garantir qu'un document ne peut être modifié ou perdu depuis son entrée dans les archives, en passant par son transport, son stockage final et au-delà.

Les solutions actuelles de gestion de documents ou de gestion de contenu d'entreprise aident activement les organisations à établir des exigences d'archivage à l'épreuve des audits.

La dernière chose que vous souhaitez est d'avoir besoin de documents pour un procès, un contrôle fiscal ou après une catastrophe naturelle et d'apprendre que le stockage de vos archives a été compromis.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de de contrôler qui peut consulter, ou modifier, ou supprimer un document.

La différence entre l'archivage et la sauvegarde

Ces deux termes sont fréquemment utilisés de manière interchangeable, bien qu'ils aient des significations bien distinctes. Tous deux sont considérés comme très importants et doivent faire partie de votre stratégie globale de protection des données.

Si vous avez déjà perdu des données ou si elles ont été endommagées, la sauvegarde est généralement utilisée pour récupérer les données d'origine, tandis qu'une archive est une collection de données historiques qui doivent être conservées à long terme, par exemple à des fins de conformité.

La sauvegarde est le processus qui consiste à s'assurer que vos données sont récupérables sous la forme d'une copie de vos données actives actuelles, ce dont votre entreprise aura besoin si des données sont perdues ou corrompues en toutes circonstances. Les archives sont principalement des instances de données qui ne sont plus utilisées ou actives et garantissent que vos données sont accessibles en cas de besoin.

Les sauvegardes sont des informations en constante évolution qui sont généralement conservées à court terme (de 3 à 6 mois) et qui sont périodiquement écrasées. Parce qu'elles sont conçues pour une récupération rapide, elles ne sont pas le processus idéal pour conserver des données à long terme.

• Sauvegarde
• Archive
• Récupérable
• Accessible
• Copie
• Déplacé
• Modification de
• Inactif
• Equipe courte
• Long terme

Quelle est la différence entre les documents et les archives ?

Tout au long de leurs activités, les gouvernements et les organisations génèrent et accumulent des documents. Les dossiers et les rapports, les cartes, les plans, les budgets, les présentations, le matériel de marketing, etc. en sont des exemples. Beaucoup de ces documents sont supprimés lorsqu'ils ne sont plus utilisables pour des raisons courantes. Les archives sont celles qui ont été conservées en raison de leur importance à long terme.

Les archives sont des collections de documents qui ont été choisis pour une conservation permanente ou à long terme en raison de leur importance culturelle, historique ou probatoire. À la fin de leur cycle de vie, les documents sont soit détruits, soit archivés. Ainsi, toutes les archives sont des documents, mais tous les documents ne deviennent pas des archives.

Outils d'archivage des données

Les avantages et la durée de vie des différentes techniques d'archivage des données et des programmes d'archivage des données varient. La quantité de données traitées n'est qu'un des facteurs qui détermineront la solution optimale d'archivage de données pour votre entreprise.

Les fichiers archivés sont stockés en fonction de leur type. Les documents papier sont généralement stockés dans des armoires spéciales, tandis que les documents électroniques sont souvent archivés à l'aide de diverses méthodes, notamment les bandes, les disques, le cloud et les disques durs.

Les entreprises doivent choisir un support en fonction de leur stratégie d'archivage et de leur budget.

Bande magnétique

Les bandes sont utilisées depuis longtemps pour l'archivage des données. L'inconvénient est le temps qu'il faut pour récupérer les données de ces cassettes lorsque nous en avons besoin. Cependant, en raison de leur faible coût, elles sont toujours utilisées pour l'archivage à long terme et lorsque les données ne sont consultées que rarement.

Cloud

L'archivage dans le nuage combine la puissance et la commodité de la sauvegarde locale des données avec l'évolutivité et la fiabilité du nuage pour permettre l'accès aux données à long terme dans une solution à faible coût qui satisfait fréquemment aux exigences réglementaires et de conformité.

Disque

Les données sont archivées et restaurées plus rapidement sur disque que sur bande. Il est également plus simple de rechercher et de découvrir des données sur des disques.

Disques durs

Les disques durs sont le type de support de stockage le plus répandu, et c'est certainement la première chose qui vient à l'esprit lorsqu'on envisage de stocker une grande quantité de données. Ils sont également rentables.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Votre lieu de travail hybride a besoin d'un logiciel de planification. Mais devez-vous en choisir un pour la planification des employés ou un pour la planification des ressources ? Ce blog couvre les bases pour vous donner une meilleure idée de ce qu'est un logiciel. Poursuivez votre lecture pour en apprendre davantage.

Vous recherchez un logiciel de gestion des horaires pour votre entreprise ? Il y a de fortes chances que vous soyez confronté à l'un de ces problèmes.

• Vos employés ont des difficultés à respecter les délais
• Vous passez des heures à établir des plannings
• Votre organisation connaît de fréquentes ruptures de communication
• Vous modifiez constamment les plans pour répondre aux demandes.

Ou peut-être êtes-vous confronté à tous ces problèmes. Naturellement, vous voulez un logiciel qui vous aide à gérer tous ces problèmes et bien plus encore.

Si vous avez fait quelques recherches, vous avez peut-être rencontré deux types de logiciels. L'un qui gère la planification des employés et l'autre qui gère les ressources. En creusant davantage, vous avez peut-être remarqué que les deux remplissent des fonctions étrangement similaires. Le dilemme se pose alors : quelle solution choisir ? 

La clé pour faire un bon achat pour votre lieu de travail hybride est de connaître toutes vos options et de comprendre leurs cas d'utilisation. 

Voici tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de planification des employés et de planification des ressources pour prendre une décision d'achat judicieuse. Plongeons dans le vif du sujet.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre à ses utilisateurs l'externalisation et le soutien en matière de ressources humaines, afin qu'ils puissent consacrer plus de temps à l'élaboration et au perfectionnement des compétences de base de leur entreprise.

Qu'est-ce qu'un logiciel de planification des employés ?

Un logiciel de planification des employés fait exactement ce que son nom suggère. Il est doté de fonctions de planification qui gèrent le temps et la présence des employés sans trop d'intervention humaine. Ces solutions éliminent les obstacles que vous pouvez rencontrer lorsque vous essayez de planifier les employés. Elles permettent également de : 

• Attribue les heures supplémentaires
• Ajuster les demandes d'affectation de dernière minute
• Supprime la confusion des employés
• Suivre la répartition des quarts de travail 

Le bon logiciel prendra efficacement en charge des tâches telles que le suivi des quarts de travail, les échanges de quarts, les tendances, les attentes des employés en matière de quarts, etc. Il fournira aux gestionnaires des données en temps réel sur les horaires. Avec des données aussi précises, il leur est plus facile d'optimiser le temps des travailleurs. Il rend également l'élaboration des horaires plus pratique grâce à une technologie intuitive.

Maintenant que vous avez une bonne idée des logiciels de planification des employés, examinons certains de leurs avantages.

Quels sont les avantages des logiciels de planification des employés ?

Le logiciel de gestion des horaires des employés rationalise les opérations

Le suivi des horaires des employés n'est qu'un aspect d'une solution de planification des employés. Mais s'assurer que les quarts de travail sont couverts efficacement est une tâche tout à fait différente. L'application de planification des employés peut vous faciliter la tâche.

Le logiciel vous aide à obtenir des informations essentielles sur les horaires des employés, leur efficacité, etc. et contribue à rationaliser les opérations grâce à des solutions fondées sur des données. Quel impact ? Selon l'enquête sur le retour sur investissement des clients, les organisations qui utilisent ce type de logiciel ont constaté une augmentation de 88 % de la couverture des équipes.

Il réduit les coûts des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires sont souvent le résultat d'une mauvaise planification des horaires. Mais un logiciel de planification des quarts de travail peut vous aider à les gérer.

Grâce à ce logiciel, vous pouvez planifier les horaires en fonction des besoins spécifiques des employés. Cela permet également d'accroître la satisfaction des employés et de réduire les coûts de main-d'œuvre.

Le logiciel de planification des employés réduit la charge de travail du gestionnaire

En tant que gestionnaire, vous pouvez passer jusqu'à 20 % de votre temps à établir les horaires des employés en fonction des besoins de l'entreprise. La raison en est évidente. Les processus de planification manuels sont difficiles à suivre, délicats à mettre à jour et difficiles à gérer. C'est là que le logiciel de planification des employés peut vous faire gagner un temps précieux. 

Le logiciel propose des modèles de planning, des capacités d'affectation automatique, et bien plus encore. Il dispose également d'un tableau de bord analytique dédié pour mieux planifier les affectations des employés. Ainsi, naturellement, il réduit la charge de gestion et libère du temps.

Maintenant que vous savez tout sur le logiciel de planification des horaires des employés, découvrons les capacités du logiciel de planification des ressources.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de préparer l’avenir de l’entreprise en identifiant les successeurs potentiels pour tous les emplois-clés.

Qu'est-ce qu'un logiciel de planification des ressources ?

Contrairement à l'idée reçue, la planification des ressources ne se limite pas à la gestion des ressources inanimées. Elle s'étend également à la gestion des ressources humaines pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Elle est donc similaire à la planification des horaires des employés. La principale différence réside dans le fait que la planification des ressources est intrinsèquement centrée sur l'humain et sur les projets.

La planification des ressources ou la gestion des ressources implique l'allocation de ressources pour maintenir les projets sur la bonne voie sans surcharger les employés. Les managers doivent donc savoir comment équilibrer le temps, les coûts et le champ d'action des employés pour obtenir les meilleurs résultats possibles. 

Cette tâche est sans aucun doute difficile, mais un logiciel de planification des ressources peut la rendre plus facile. Il dispose de fonctionnalités telles que la planification des employés, les capacités de prévision et les analyses avancées pour faire de la planification des ressources une expérience plus fluide. Ce logiciel peut même suivre les tendances du travail des employés et les niveaux de compétences sur les projets et fournir des informations aux responsables. Cela les aide à planifier des horaires de travail qui favorisent les objectifs de l'entreprise sans compromettre la productivité des employés.

Quels sont les avantages d'un logiciel de planification des ressources ?

Il simplifie la gestion des projets

Selon une étude, jusqu'à 42 % des responsables utilisent encore des feuilles de calcul pour gérer les employés et les ressources de leur entreprise. 

Mais voilà le problème. Assurer le suivi de travaux complexes tout en gérant et en programmant plusieurs projets à la fois n'est pas une tâche simple. C'est pourquoi les logiciels de gestion des ressources vous facilitent la tâche. Grâce à son interface utilisateur intuitive, vous pouvez visualiser les projets d'un seul coup d'œil et vous assurer qu'ils se déplacent de manière transparente entre les départements. 

En outre, les outils de gestion des ressources disposent de tableaux de bord contenant les détails du projet et du client, afin que tous les membres de l'équipe soient informés de l'avancement des travaux.

Les logiciels de planification des ressources permettent une planification efficace des capacités

Pour planifier efficacement les projets, vous devez connaître les limites de vos ressources. Cela inclut la disponibilité des employés, leurs compétences, leur temps et d'autres facteurs qui évoluent avec le temps. Un outil de gestion des ressources vous aide à suivre toutes les ressources matérielles et immatérielles grâce à des fonctionnalités telles que les tableaux de bord, les analyses et les tendances. Cela facilite non seulement le suivi de ces ressources, mais accélère également leur affectation.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (GRH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de gérer en toute efficacité tout le processus de recrutement des entreprises.

Il améliore l'engagement des employés

L'épuisement professionnel est un effet courant d'une mauvaise planification, et il joue un rôle important dans la diminution de l'engagement au travail. En fait, un rapport a révélé que même ceux qui aiment leur travail sont confrontés à l'épuisement professionnel dans 64 % des cas. En tant que managers, vous pouvez réduire ces cas en gérant les plannings à l'aide d'un outil de gestion des ressources.

Le logiciel peut vous aider à suivre le travail des employés, leurs compétences, les heures consacrées aux tâches, les heures supplémentaires, etc. Il peut vous avertir lorsque les niveaux de travail dépassent les limites. Il peut vous aider à répartir les tâches de manière égale pour éviter qu'un employé ne soit trop sollicité. Cela aide les employés à rester engagés de façon constante au travail et à donner le meilleur d'eux-mêmes.

Le résumé

Le logiciel de planification des employés est un outil qui permet de planifier les horaires et de suivre les congés, etc. sur de longues périodes. Un outil de planification des ressources, quant à lui, a pour but de s'assurer que les équipements sont disponibles et alloués de manière optimale. Il s'agit d'un outil axé sur les projets.  

Si vous êtes convaincu d'avoir besoin d'un outil de planification des horaires des employés, tournez-vous vers les solutions Hybride. Cette solution unique est tout ce dont vous avez besoin pour assurer le bon fonctionnement de la configuration hybride de votre organisation. 

En plus des solutions de réservation de bureaux et de salles de réunion, le logiciel vous aide à planifier les horaires de vos employés. Le logiciel de planification vous permet de les partager avec les employés en quelques clics seulement.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).