WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Comment embaucher la ou les bonnes personne(s) pour votre petite entreprise ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Et c'est une quête lourde de conséquences : engager la mauvaise personne peut coûter six, 15 ou même 27 fois le salaire de base du poste. Vous voulez donc savoir comment embaucher la bonne personne.

Essayer d'égaler les incitations que les moyennes et grandes entreprises lancent sur le marché a d'énormes implications pour les petites entreprises : Comment trouver et attirer des personnes qui défendront votre objectif tout en renonçant à d'éventuelles primes à la signature ou à des collations gastronomiques gratuites ?

Le secret est d'attirer des personnes qui veulent travailler pour votre cause plutôt que pour vos avantages. Bien sûr, vous ne pourrez peut-être pas offrir une salle de sport gratuite à vos employés, mais vous proposez un ensemble d'avantages très différents, plus abstraits, qui attireront le type de personnes que vous voulez réellement embaucher, celles qui croient que ce que vous faites est important et qu'elles atteindront leurs objectifs. Voici quelques conseils sur la façon d'embaucher la bonne personne pour votre petite entreprise. 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, aide les entreprises à la gestion des dossiers des employés, au recrutement, à la gestion du temps et des présences, à l'administration des avantages sociaux, à la rémunération, aux rapports de conformité et d'autres fonctions.

Comment un propriétaire de petite entreprise peut-il embaucher les bonnes personnes ?

Créez une description de poste convaincante

Trop souvent, les descriptions de poste des entreprises ressemblent à un méli-mélo de jargon plutôt qu'à une explication de la nature réelle du poste.

Commencez par réfléchir à ce qui différencie le poste et votre entreprise. Vous n'avez peut-être besoin que d'un "informaticien", mais réfléchissez bien à la culture de votre entreprise et au type de personne qui pourrait s'y intégrer. Pensez aux employés que vous avez déjà et à la façon dont une autre personne s'intégrera idéalement à eux.

Ensuite, faites en sorte que la description attire l'attention et soit intéressante. Cela vous aidera à vous démarquer du jargon et à attirer des candidats qualifiés qui correspondent mieux à vos valeurs, et vous fera gagner du temps en éliminant les personnes qui ne conviennent pas. 

N'oubliez pas que vous ne voulez pas seulement un corps chaud devant un ordinateur. Vous voulez une personne dynamique et intelligente, et la façon d'atteindre ce type de personne est d'attirer son attention avec quelque chose de convaincant.

Cherchez ceux qui sont ou aiment les petites entreprises

Un recrutement efficace ne commence pas par une offre d'emploi - il faut entretenir votre réseau d'entrepreneurs passionnés et de ceux qui les aiment. Faites appel aux universités locales qui proposent des programmes d'entrepreneuriat. Recherchez les sociétés de capital-risque locales. 

Parlez à d'autres propriétaires de petites entreprises, non pas pour les recruter, mais pour vous connecter à leur réseau de personnes dans le domaine des petites entreprises. Ils comprendront que vous ne cherchez pas seulement un comptable, mais un comptable qui connaît et aime les petites entreprises. N'oubliez pas qu'il est beaucoup plus facile d'enseigner de nouvelles compétences à quelqu'un que de lui inculquer une nouvelle attitude.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, possède une configuration personnalisable en fonction des besoins de votre entreprise, du nombre d'employés, de la structure de paiement, des déductions fiscales, etc.

Jouez sur les limites des moyennes et grandes entreprises

La plupart des postes dans les moyennes et grandes entreprises offrent des algorithmes fixes pour les congés, les horaires de travail et les avantages. Ne pas avoir cela - ou l'avoir sous une forme plus flexible ou non traditionnelle - attire le type de personnes qui recherchent cette flexibilité. 

Tirez parti du fait que vous pouvez offrir à quelqu'un la possibilité d'entrer dans votre organisation pendant la phase de démarrage à trajectoire élevée. Cela vous aidera à attirer les personnes ayant une mentalité de fondateur, des personnes qui veulent contribuer activement à façonner l'avenir de votre entreprise. Intégrez à la description de poste le fait que les nouvelles recrues contribueront à définir la vision et auront un impact profond dès le début.

Faire connaître votre offre d'emploi aux bons candidats

Publier des offres d'emploi sur Indeed ou LinkedIn est coûteux, alors créez votre plan pour partager l'offre d'emploi à d'autres endroits. Vous pouvez et devez publier la description de l'offre sur votre site web, mais il vous faudra encore y attirer du trafic. Voici quelques conseils pour attirer l'attention sur votre annonce :

• Partagez sur tous les médias sociaux où vous êtes présent. Envisagez d'ajouter une image d'accompagnement pour attirer davantage de regards et peut-être plus de partages.
• Recrutez massivement parmi vos réseaux sociaux et professionnels immédiats. Il y a de fortes chances que vos pairs soient en mesure de vous recommander une bonne personne.
• Partagez l'offre d'emploi avec les collèges communautaires et les universités proposant des programmes de commerce.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet à une entreprise de bien comprendre sa main-d'œuvre tout en restant conforme aux lois fiscales et aux réglementations du travail en constante évolution.

Nous avons donc une réserve de candidats. Que faire maintenant ?

Félicitations, c'est l'heure des entretiens !

Maintenant que vous allez commencer à rencontrer les personnes qui ont envoyé leur CV, il est temps de vous rappeler ce qui fera de votre relation employeur-employé (et en fait, de toute relation humaine) une relation positive et productive :

1. La confiance mutuelle

Faites-vous confiance à cette personne pour bien travailler dans votre entreprise ? Et cette personne a-t-elle confiance dans le fait que travailler pour vous sera positif et l'aidera à aller dans le sens de ses ambitions ?

2. Vulnérabilité et ouverture

Vous n'êtes pas obligés de vous raconter tous vos secrets, mais vous devez être en mesure de parler ouvertement de vos attentes et de communiquer de manière efficace et fonctionnelle.

3. Singularité de l'objectif

Travaillerez-vous tous deux vers les mêmes objectifs ? Comprendront-ils, soutiendront-ils et amélioreront-ils votre vision et vous aideront-ils à y parvenir ?

Trois domaines pour évaluer l'adéquation entre l'entreprise et la culture

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer la structure des salaires, les déclarations fiscales, les dossiers des employés, les données de présence, les salaires et les comptes bancaires des différents employés.

Motivation

Déterminez ce qui motive et anime votre candidat, tant sur le plan intrinsèque qu'extrinsèque. Cela signifie que vous devez lui poser des questions importantes, telles que :

• Quel est votre but dans la vie, et comment cela s'intègre-t-il dans le tableau d'ensemble ?
• Imaginez votre éloge funèbre. Que dirait-on de vous ?
• Qu'est-ce qui donne un sens à votre vie et à votre travail ?

Évaluez si leurs réponses correspondent aux opportunités que vous pouvez offrir, et soyez honnête avec vous-même et avec eux. 

Exécution

Cette personne sera-t-elle capable de s'acquitter du rôle pour lequel elle postule, en particulier si le rôle change et si votre entreprise évolue et se développe ?

Un excellent moyen d'évaluer cet aspect est de donner à votre candidat un exemple de projet reflétant les tâches de son rôle potentiel. Vous aurez ainsi l'occasion de tester ses capacités dans le monde réel.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre aux entreprises les fonctions de planification de la rémunération et de gestion des performances.

Vue d'ensemble

Embaucher en partant du principe qu'un candidat restera avec vous pour toujours est une façon dépassée d'aborder le recrutement. En général, les gens occupent un poste pendant deux ou trois ans avant de le quitter. Et dans l'esprit de l'après-récession, tout le monde reconnaît que les carrières sont éphémères.

Soyez donc totalement honnête et franc sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas fournir, et sur les questions qui vous donnent une idée précise de la trajectoire de carrière à long terme d'un candidat.

Les relations

Une partie essentielle du processus d'entretien consiste à découvrir comment cette personne aime travailler avec d'autres personnes, en particulier avec vous. Elle passera au moins 40 heures de sa vie éveillée chaque semaine dans une relation avec vous et les autres membres de votre entreprise. Voici quelques questions que vous pouvez leur poser pour savoir comment ils interagissent avec les autres :

• Quel type de relation voulez-vous avoir avec vos pairs ? Avec vos dirigeants ? Avec ceux qui vous rendent des comptes ?
• Qu'est-ce qui vous ennuie chez les autres ?
• Qu'est-ce qui vous aide à établir des relations solides avec les autres ? 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, est utilisé pour gérer, maintenir et automatiser les paiements des employés dans une organisation.

Sachez ce que vous ne pouvez pas demander

Rappelez-vous que lorsque vous essayez d'embaucher la bonne personne pour votre petite entreprise, il y a certaines questions que vous ne pouvez pas poser lorsque vous interviewez des candidats pour un poste. Cependant, nous ne donnons pas de conseils juridiques - consultez un expert en RH ou un avocat pour vous assurer que vous posez les bonnes questions.

L'embauche peut être un processus long et parfois difficile, mais n'oubliez pas que la bonne personne se présentera, il vous suffit d'être assez patient pour l'attendre et assez ouvert pour la trouver.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Différence entre le logiciel de suivi et d'évaluation de projets et programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le suivi et l'évaluation sont deux outils de gestion qui permettent de garder le contrôle sur les activités commerciales et d'améliorer le niveau de performance. Le suivi est un processus organisé de supervision et de vérification des activités entreprises dans le cadre d'un projet, afin de déterminer s'il est capable d'atteindre les résultats prévus ou non. Par contre, l'évaluation est un processus scientifique qui permet de mesurer le succès du projet ou du programme par rapport aux objectifs fixés.

La principale différence entre le suivi et l'évaluation est que le suivi est une activité continue, réalisée au niveau fonctionnel de la gestion, tandis que l'évaluation est une activité périodique, réalisée au niveau de l'entreprise. Pour en savoir plus sur ces deux notions, consultez l'article présenté ci-dessous.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Définition de la surveillance

Le suivi est le processus systématique d'observation et d'enregistrement, sur une base régulière, des activités menées dans le cadre d'un projet, afin de s'assurer que ces activités sont conformes aux objectifs de l'entreprise.

Le suivi tient compte de l'utilisation optimale des ressources, pour aider les gestionnaires à prendre des décisions rationnelles. Il permet de suivre l'évolution et de vérifier la qualité du projet ou du programme par rapport aux critères fixés et de contrôler le respect des normes établies.

Les informations recueillies dans le cadre du processus de suivi permettent d'analyser chaque aspect du projet, d'en mesurer l'efficacité et d'ajuster les apports lorsque cela est nécessaire.

Définition de l'évaluation

L'évaluation est définie comme une analyse objective et rigoureuse d'un projet en cours ou achevé, afin d'en déterminer la signification, l'efficacité, l'impact et la durabilité en comparant le résultat à un ensemble de normes. C'est le processus qui consiste à porter un jugement de valeur sur le niveau de performance ou la réalisation d'objectifs définis.

En bref, l'évaluation est un processus qui permet d'apprécier, de tester et de mesurer de manière critique la conception, la mise en œuvre et les résultats du projet ou du programme, à la lumière des objectifs. Elle peut être menée à la fois de manière qualitative et quantitative, afin de déterminer la différence entre le résultat réel et le résultat souhaité.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Principales différences entre le suivi et l'évaluation

La différence entre le suivi et l'évaluation peut être clairement établie sur les bases suivantes :

1. Par suivi, on entend un processus de routine qui examine minutieusement les activités et les progrès du projet et qui détermine également les déviations qui se produisent pendant la réalisation du projet. En revanche, l'évaluation est une activité périodique qui permet de tirer des conclusions sur la pertinence et l'efficacité du projet ou du programme.

2. Alors que le suivi est une activité d'observation, l'évaluation est une activité de jugement.

3. Le suivi est une activité de niveau opérationnel, réalisée par les superviseurs. En revanche, l'évaluation est une activité de niveau opérationnel réalisée par les gestionnaires.

4. Le suivi est un processus à court terme, qui concerne la collecte d'informations relatives au succès du projet. A l'inverse, l'évaluation est un processus à long terme, qui non seulement enregistre les informations mais évalue également les résultats et l'impact du projet.

5. Le suivi se concentre sur l'amélioration de l'efficacité globale du projet, en éliminant les goulots d'étranglement, pendant que le projet est en cours de réalisation. A l'inverse, l'évaluation met l'accent sur l'amélioration de l'efficacité du projet, en effectuant une comparaison avec les normes établies.

6. Le suivi est généralement effectué par les personnes qui sont directement impliquées dans le processus de mise en œuvre. En revanche, l'évaluation peut être menée par le personnel interne de l'organisation, c'est-à-dire les gestionnaires, ou par une partie externe indépendante, qui peut donner son avis impartial sur le projet ou le programme.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Conclusion

Dans les projets de développement, le suivi et l'évaluation jouent des rôles différents, dans le sens où le suivi est un processus continu, alors que l'évaluation est effectuée périodiquement. En outre, l'objectif de l'évaluation différencie également les deux, c'est-à-dire que le suivi concerne ce qui se passe, tandis que l'évaluation s'intéresse à la façon dont cela s'est passé.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

15 avantages remarquables des systèmes d'archivage et de gestion électronique de documents, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Les avantages des systèmes de gestion de documents amélioreront les opérations globales de votre entreprise, réduiront les coûts, augmenteront la productivité, sécuriseront vos documents, amélioreront la collaboration, augmenteront la conformité et, plus important encore, vous mettront sur la voie d'un espace de travail entièrement numérique.

Un système de gestion de documents, à la base, est un logiciel qui capture, maintient, récupère et distribue des documents numériques. Dans sa forme la plus simple, il vous permet de fournir rapidement et simplement aux employés, aux clients et aux fournisseurs les informations dont ils ont besoin, réduisant ainsi les inefficacités et vous permettant d'atteindre vos objectifs commerciaux.

Comme la plupart des hommes d'affaires le savent, il est assez difficile de maintenir un lieu de travail propre en permanence ; c'est pourquoi il a toujours été nécessaire de mettre en place un système garantissant qu'une entreprise fonctionne de la manière la plus organisée possible.

En réalité, les recherches montrent que plusieurs organisations dans le monde entier subissent des pertes financières importantes en raison de la perte inutile de temps et d'argent dans la gestion du lieu de travail.

Mais la bonne nouvelle, c'est que vous pouvez vous débarrasser de ces risques bureautiques en adoptant l'un des logiciels de gestion de documents en ligne les plus récents, qui permet à une entreprise de fonctionner aussi harmonieusement que possible.

Dans ce poste, nous allons discuter des 15 principaux avantages des systèmes de gestion de documents qui peuvent améliorer vos processus d'affaires.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

Qu'est-ce qu'un SGD ?

Un système de gestion de documents est un système qui permet d'organiser, de stocker et de récupérer toute la documentation qu'une entreprise utilise quotidiennement. Il vous permet de contrôler le cycle de vie complet des documents numérisés, de leur création à leur élimination.

Non seulement il contribue à la mise en place d'un bureau sans papier, mais il vous permet également de rationaliser les opérations de l'entreprise et de développer les activités importantes pour elle.

Il doit être considéré comme la solution fondamentale de toute entreprise numérique, tous les documents provenant de diverses sources étant finalement archivés dans un référentiel numérique ou détruits en fonction des diverses réglementations en matière de conservation.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'optimiser la gestion de la trésorerie de votre entreprise et d'augmenter la productivité des stocks.

Les 15 principaux avantages des systèmes de gestion de documents

Toutes les solutions de gestion de documents ne sont pas identiques. Plusieurs facteurs les distinguent les unes des autres... Comprendre ce qui constitue une plateforme bien conçue est essentiel pour les organisations modernes de toutes tailles - petites, moyennes et grandes.

Investir dans un système de gestion de documents et numériser vos documents papier vous permettra non seulement d'obtenir un excellent retour sur investissement, mais aussi de créer une base solide pour développer votre entreprise en optimisant vos procédures et votre flux de travail.

Voici les 15 principaux avantages des systèmes de gestion de documents :

1- Moins de stockage physique

L'un des avantages les plus importants des systèmes de gestion de documents est la possibilité de numériser vos documents, ce qui réduit le stockage physique nécessaire pour les documents papier.

Le stockage des documents physiques nécessite beaucoup d'espace de stockage, de maintenance, d'armoires, etc. Tous ces coûts seront réduits à une fraction de ce qu'ils étaient avant la transition vers un monde numérique.

Selon une étude, le stockage des documents physiques occupait près de 15 % de la surface totale des bureaux. Et, en moyenne, l'espace de bureau aux États-Unis coûte 285 dollars par pied carré. À ce montant, c'est beaucoup d'argent à dépenser pour le seul stockage de documents.

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, l'archivage numérique des documents est bien moins coûteux et plus pratique.

2- Réduire les coûts opérationnels

Les entreprises modernes sont constamment à la recherche de moyens de réduire leurs coûts opérationnels. L'abandon des documents papier au profit du numérique et la mise en place d'un système les aideront à atteindre cet objectif.

Une GED, lorsqu'elle est correctement déployée, peut aider les entreprises à ne plus jamais perdre un document, à découvrir des documents plus rapidement, à protéger des documents et à partager des documents entre départements et entre pairs plus rapidement.

Ces dépenses sont considérablement réduites lorsqu'une fonction de recherche est incluse dans votre plateforme de gestion de documents, et que la récupération des documents est simple et rapide.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

3- Favoriser un meilleur contrôle des versions

Combien de fois avez-vous découvert qu'un autre collègue avait écrasé vos dernières modifications d'un document ? Ou avez-vous fait un choix professionnel basé sur une version antérieure d'un document ?

Le contrôle des versions des documents est une fonctionnalité cruciale de la liste des avantages de la gestion documentaire. Sans elle, votre entreprise serait en plein désarroi.

L'un des avantages les plus importants de l'adoption d'un système est qu'il garantit toujours que vous travaillez sur la version la plus récente du document ; les modifications simultanées des documents ne sont pas autorisées ; en d'autres termes, lorsque quelqu'un a besoin de mettre à jour un document, celui-ci doit être verrouillé.

En d'autres termes, lorsque quelqu'un a besoin de mettre à jour un document, celui-ci doit être verrouillé. En outre, il aide à la génération automatique de numéros de version (mineure et majeure) en fonction de paramètres établis.

4- Améliorer la sécurité

La plupart des organisations s'accordent à dire que l'un des avantages les plus importants du système de gestion des documents sur lequel elles comptent est la création d'une architecture de sécurité solide pour sécuriser les documents numériques.

La sécurité des documents est un sujet majeur car l'absence d'informations ou l'exposition d'informations sensibles au public peut avoir une influence significative sur le taux de réussite global d'une entreprise.

Les documents papier peuvent tomber dans de mauvaises mains, être égarés ou même détruits pour diverses raisons. Les documents numérisés, en revanche, doivent faire l'objet d'un traitement spécifique et distinct afin d'être correctement conservés et entretenus.

Une solution réputée dispose souvent d'une pléthore de fonctionnalités permettant de gérer la sécurité de vos documents pendant toute leur durée de vie, du cryptage au filigrane, en passant par la gestion des droits numériques ou la restriction de l'accès aux seuls rôles autorisés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

5- Une meilleure collaboration

La GED facilite la collaboration, la visibilité et l'accessibilité. Par conséquent, elle améliore la collaboration tant en interne au sein de l'entreprise qu'en externe avec les parties prenantes.

La plupart des solutions offrent une variété de méthodes de collaboration, à la fois faciles et compliquées.

Les employés peuvent facilement collaborer en partageant un lien vers le document, en le commentant et en prenant des mesures. Les utilisateurs peuvent collaborer en temps réel, redéfinir et annoter la pièce jointe du document pour une meilleure collaboration.

6- Un accès plus facile

Les employés peuvent désormais travailler de presque n'importe où dans le monde, et votre entreprise doit permettre un accès instantané aux documents professionnels.

L'un des avantages les plus importants d'un système de gestion de documents est sa capacité à fournir les documents demandés aux utilisateurs depuis le creux de leur main.

7- Améliorer la conformité réglementaire

En fonction de leur secteur d'activité et de leur région d'implantation, les entreprises doivent se conformer à une variété de lois et de réglementations.

Un système solide aidera l'entreprise à rester conforme aux règles et à garantir que les documents sont conservés conformément à une stratégie clairement définie.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

8- Rationaliser les processus centrés sur les documents

La gestion et la numérisation des documents sont deux des composantes ou critères les plus importants pour l'adoption efficace d'un flux de documents numériques.

La majorité des entreprises s'appuient sur des centaines, voire des milliers, de documents pour mener à bien leurs activités quotidiennes. Ces documents sont souvent envoyés entre les services, les travailleurs, les patients et les fournisseurs pour approbation, signature et modification.

L'utilisation d'un système de gestion de documents pour simplifier les activités centrées sur les documents peut avoir un avantage significatif sur les opérations de votre entreprise.

9- Améliorer l'indexation des documents

L'un des avantages les plus importants des systèmes de gestion de documents est leur capacité à permettre la récupération rapide des documents, ce qui aide les employés à réduire le temps perdu à rechercher des documents.

L'indexation des documents est la pratique qui consiste à marquer les documents avec certains attributs afin qu'ils puissent être facilement recherchés et récupérés ultérieurement.

Chaque organisation étant différente, le choix des critères d'indexation à employer est un choix essentiel pour tirer le meilleur parti de vos nouvelles données numériques.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

10- Améliorer la capture des données

Certaines solutions du marché incluent un module de capture de données sophistiqué qui permet d'extraire les informations critiques d'un document numérisé pendant l'étape de numérisation.

Le processus de capture est renforcé par des capacités informatiques pour obtenir les résultats les plus précis.

11- Intégration avec d'autres systèmes

Lorsque les documents sont enregistrés dans une GED, ils peuvent être accessibles via des services par d'autres applications métiers.

C'est un avantage considérable si vous avez besoin d'un document pour un nouveau formulaire ou si vous avez besoin d'une autorisation après qu'il ait été enregistré dans votre système.

Par exemple, de nombreuses entreprises continuent de s'appuyer sur la messagerie électronique pour le partage de documents et la collaboration, et la majorité des systèmes bien connus disposent d'une connectivité avec les plateformes de messagerie pour l'archivage automatique des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est un système centralisé qui permet aux entreprises de localiser un dossier en quelques clics seulement.

12- Améliorer la recherche

La capacité à identifier rapidement des documents est la caractéristique la plus importante dont les employés ont besoin dans leurs tâches quotidiennes.

La plupart des solutions du marché incluent des fonctions de recherche robustes et étendues, permettant aux employés de rechercher des documents sur la base d'informations précédemment collectées, de métadonnées et d'informations contenues dans la pièce jointe.

13- Une meilleure sauvegarde

Nous avons entendu de nombreuses histoires d'entreprises perdant des documents importants en raison de catastrophes naturelles, d'incendies et d'autres incidents.

Une GED, avec des fonctionnalités telles que le stockage centralisé, la numérisation, l'archivage, etc., permet d'améliorer la sauvegarde et la récupération des documents en cas d'incidents imprévus.

14- Piste d'audit

À notre avis, l'un des avantages les plus importants des systèmes de gestion de documents est la piste d'audit, qui permet à la direction de voir à tout moment qui a accédé au document, qui l'a modifié, combien de versions il a, quand il a été mis à jour pour la dernière fois, etc.

La capacité à gérer les documents de la GED pendant leur cycle de vie est essentielle. L'affichage de l'historique complet de toutes les opérations effectuées est l'une des mesures les plus importantes. Cela vous permettra de voir qui a lu le document GED, apporté des améliorations, téléchargé la pièce jointe, etc.

15- Se mettre au vert

Une GED réduit le besoin de papier dans votre bureau, ce qui le rend plus écologique. Avec la GED, vous sauvez plus de trois fois plus d'arbres chaque année. Un bureau vert est un lieu d'emploi pour les générations futures.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).