WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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En quoi consiste un système de gestion électronique de documents ?

Un SGED est un logiciel de gestion utilisé pour créer, stocker, organiser et récupérer des documents dans différents formats. Il est doté de fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de suivre et de gérer les documents commerciaux dans une base de données centralisée. Le logiciel stocke numériquement les documents originaux.

À partir de la base de données centralisée, les utilisateurs peuvent se connecter et lancer la gestion des documents, comme la gestion de contenu d'entreprise ( GCE ).

Certaines personnes pensent que les systèmes de gestion électronique de documents et la gestion de contenu d'entreprise sont identiques, mais ce n'est pas le cas. Bien qu'ils partagent de nombreuses caractéristiques, le SGED diffère du SGCE.

Le premier est utilisé pour archiver des documents numériques dynamiques dans des organisations à fort contenu, tandis que le second permet aux utilisateurs de stocker des documents nécessitant peu d'ajustements dans un dépôt central auquel les parties autorisées peuvent accéder.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, facilite la localisation des informations documentaires.

Comment fonctionne un système de gestion électronique de documents

• Permet le partage de documents entre clients
• Facilite la collaboration entre les groupes ou les membres d'une équipe
• Suivi de l'historique et de l'activité du système

Caractéristiques du SGED

1. Flux de travail et navigation faciles à configurer

L'accès aux informations sur les flux de travail dans une GED est facile. Les informations sur les flux de travail peuvent être rationalisées pour une efficacité optimale. De plus, une GED simplifie la collaboration afin de s'assurer que tout le monde comprend clairement le projet et est impliqué.

2. Capacités multi-sites

Les membres de l'équipe travaillent aujourd'hui sur plusieurs plateformes et appareils. Les GED ont des capacités de déploiement en nuage mobile qui rendent la gestion du contenu et la maintenance de l'intégrité des données possibles sur diverses plates-formes et appareils. Les utilisateurs et les entreprises bénéficient grandement de cette fonctionnalité.

3. Outils de collaboration

Un GED dispose d'outils de collaboration qui permettent aux groupes et aux membres de l'équipe de modifier les documents et de rationaliser la prise de décision. Les GED sont dotés d'outils de collaboration tels que des zones de texte, des rédactions, des annotations, et bien d'autres encore.

Ces fonctionnalités sont parmi celles qui rendent ce système de gestion très attrayant.

4. Recherche et localisation faciles des documents

La GED facilite la localisation rapide d'un document en cas de besoin. Grâce aux métadonnées et aux fonctionnalités hiérarchiques, vous pouvez suivre n'importe quel document parmi les nombreux documents du dépôt, ce qui peut être essentiel pour le processus de prise de décision d'une entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet la prévention de la perte de données.

Avantages de la GED

1. Intégrité accrue des données

Une GED améliore l'intégrité des données stockées dans son référentiel. En se connectant à des sources de données pertinentes telles qu'un GRC et une GCM, les utilisateurs peuvent conserver les informations stockées.

Les entreprises peuvent utiliser les informations stockées dans ce système de gestion pour résoudre des problèmes courants, tels que des informations incomplètes ou périmées.

2. Temps de recherche réduit au minimum

Les utilisateurs n'ont pas besoin de passer beaucoup de temps sur un SGED pour rechercher un document. Les informations et les données sont accessibles facilement. Le système est conçu de telle sorte que, à partir d'une source unique de vérité, toutes les informations importantes recherchées sont disponibles rapidement.

3. Contrôle et sécurité des données améliorés

Les données et les informations d'une organisation peuvent être sensibles et doivent donc être protégées de manière adéquate. Il peut être difficile, voire impossible, d'obtenir un contrôle et une sécurité complets avec un système de stockage sur papier.

Les fonctions de traçabilité et de réglementation d'une GED garantissent que vos documents sont aussi sûrs que possible.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre un accès instantané aux documents, ce qui améliore la collaboration en ce qui concerne le partage de l'information entre les bureaux et les services et garantit ainsi la sécurité des enregistrements et des fichiers.

4. Moins de coûts de gestion

Une GED organise et stocke les documents pour un prix très bas. La gestion des documents papier peut être longue et coûteuse, selon la durée de gestion.

Dans l'espace électronique d'une GED, la gestion des documents est facile. Les utilisateurs peuvent stocker autant de fichiers qu'ils le souhaitent sans se ruiner.

5. Gestion cohérente du contenu

Faire en sorte que les auteurs adhèrent aux derniers formats lorsqu'ils éditent un document papier peut être décourageant. Un GED fournit automatiquement des modèles et veille à ce que tous les documents nouvellement formatés soient mis à jour selon les dernières normes.

Il met automatiquement à jour tous les documents publiés afin qu'ils restent uniformes et conformes aux directives stipulées.

6. Un système de sauvegarde solide

Stocker des documents sur des ordinateurs traditionnels ne garantit pas qu'ils soient sauvegardés correctement. Tous les fichiers sauvegardés peuvent être perdus en cas de panne du système. Dans un GED, les documents sont enregistrés dans une base de données centrale en nuage, ce qui garantit que les documents sont correctement sauvegardés et peuvent être récupérés à tout moment.

Derniers points à retenir

Au XXIe siècle, les entreprises changent la façon dont elles stockent et gèrent leurs documents, passant du papier au numérique. Les solutions de gestion électronique des documents sont la tendance et la clé d'une gestion efficace des documents.

Le stockage numérique des documents, qui permet aux parties prenantes et aux employés d'y accéder facilement à tout moment, accroît l'efficacité et la compétitivité des entreprises.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Ce n'est certainement pas une bonne nouvelle pour les entreprises, car les dépassements de coûts ont non seulement un impact sur leurs marges, mais entravent également leur capacité à exécuter de futurs projets. Comprendre ce qu'est la gestion des coûts d'un projet et comment être efficace dans ce domaine peut aider les entreprises à garder le cap.

Découvrez dans cet article ce qu'est la gestion des coûts d'un projet, ses avantages et les étapes de son application.

Que signifie la gestion des coûts d'un projet ?

La gestion des coûts d'un projet est le processus d'estimation, de budgétisation et de contrôle des coûts tout au long du cycle de vie du projet, dans le but de garder les coûts dans les limites du budget autorisé.

Pour qu'un projet soit qualifié de réussi, il est nécessaire que

• qu'il réponde aux exigences et à la portée du projet
• la qualité de son exécution soit élevée
• qu'il soit terminé dans les temps et
• qu'il soit achevé dans les limites du budget.

La gestion des coûts d'un projet est donc l'un des principaux piliers de la gestion de projet et est pertinente quel que soit le domaine, qu'il s'agisse de fabrication, de vente au détail, de technologie, de construction, etc. Elle permet de créer une base financière à partir de laquelle les chefs de projet peuvent évaluer l'état actuel des coûts de leur projet et réorienter la direction si nécessaire.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de planifier et d’utiliser ces ressources le plus efficacement possible, afin que votre projet puisse être mené jusqu’à son terme.

Pourquoi la gestion des coûts d'un projet est-elle importante ?

Il est facile de comprendre l'importance de la gestion des coûts. Pour prendre un exemple simple et concret, si vous décidez de construire une maison, la première chose à faire est de fixer le budget. Lorsque vous avez une idée du montant à dépenser pour le projet, l'étape suivante consiste à diviser le budget de haut niveau en dépenses pour des sous-tâches et des postes plus petits.

Le budget déterminera des points de décision critiques tels que : quel concepteur engager - un concepteur haut de gamme qui construira et réalisera le projet de bout en bout, ou quelqu'un qui peut aider sur quelques éléments et être capable de travailler avec un budget plus petit ? Combien d'étages la maison doit-elle comporter ? Quelle qualité de matériaux doit-on utiliser ?

Sans budget prédéfini, il est non seulement difficile de répondre à ces questions, mais il devient impossible d'évaluer si vous avancez dans la bonne direction une fois le projet en cours. Dans les grandes organisations, l'ampleur de ce problème est encore amplifiée par la gestion simultanée de plusieurs projets, la modification des hypothèses initiales et l'ajout de coûts imprévus. C'est là que la gestion des coûts peut aider.

En appliquant des pratiques de gestion des coûts efficaces, les chefs de projet peuvent :

• Définir des objectifs précis avec les acteurs du projet
• Contrôler la dérive du projet grâce aux transparences établies avec le client.
• suivre les progrès et prendre rapidement des mesures correctives
• maintenir la limite prévue, accroître le retour sur investissement et ne pas perdre d'argent sur le projet
• générer des données de référence pour les projets futurs et suivre les tendances des coûts à long terme.

Les quatre étapes de la gestion des coûts d'un projet

Bien que la gestion des coûts soit considérée comme un processus continu, il est utile de diviser la fonction en quatre étapes : planification des ressources, estimation, budgétisation et contrôle. Ces étapes sont généralement séquentielles, mais il est possible que des changements de ressources surviennent à mi-parcours du projet, obligeant à ajuster les budgets. Ou encore, les écarts observés au cours du processus de contrôle peuvent nécessiter une révision des estimations.

Examinons en détail chacune de ces quatre étapes.

1. Planification des ressources du projet

La planification des ressources est le processus qui consiste à identifier les ressources nécessaires pour exécuter un projet et le mener à bien. Les ressources sont, par exemple, les personnes (employés et entrepreneurs) et les équipements (infrastructures, gros véhicules de construction et autres équipements spécialisés en quantité limitée).

La planification des ressources se fait au début d'un projet, avant que le travail ne commence réellement.

Pour commencer, les gestionnaires de projet doivent d'abord préparer la structure de répartition du travail (SRT). Ils doivent examiner chaque sous-tâche de la SRT et se demander combien de personnes, avec quel type de compétences, sont nécessaires pour accomplir cette tâche, et quel type d'équipement ou de matériel est requis pour accomplir cette tâche.

En adoptant cette approche au niveau de la tâche, les gestionnaires de projet peuvent dresser un inventaire précis et complet de toutes les ressources, qui est ensuite utilisé pour l'étape suivante de l'estimation des coûts.

Quelques conseils à prendre en compte au cours du processus :

• Tenez compte des données historiques - calendriers et efforts antérieurs - avant de déterminer les sous-tâches et les ressources correspondantes.
• Prenez en compte les commentaires des PME et des membres de l'équipe - une approche collaborative fonctionne bien, en particulier dans les projets qui ne disposent pas de données antérieures à utiliser.
• Évaluez les conséquences du délai sur les exigences en matière de ressources. Par exemple, une ressource peut n'être disponible qu'après quelques mois, ce qui fait glisser le calendrier du projet. Cela pourrait avoir un impact sur l'estimation des coûts.
• Bien que cette étape se situe au stade de la planification, les gestionnaires de projet doivent tenir compte des réalités du terrain. Par exemple, vous pouvez identifier le besoin d'une ressource possédant une certaine expertise, mais si cette ressource n'est pas disponible au sein de l'organisation, vous devez envisager d'engager un entrepreneur ou de former votre équipe pour la mettre à niveau. Tous ces aspects réels influent sur la gestion des coûts.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet d'établir le budget du projet ou la référence de base des coûts.

2. L'estimation des coûts

L'estimation des coûts est le processus qui consiste à quantifier les coûts associés à toutes les ressources nécessaires à l'exécution du projet. Pour effectuer les calculs de coûts, nous avons besoin des informations suivantes :

• Les besoins en ressources (résultat de l'étape précédente).
• Prix de chaque ressource (par exemple, le coût horaire du personnel, les coûts d'embauche des fournisseurs, les coûts d'acquisition des serveurs, les taux de matériel par unité, etc.)
• Durée durant laquelle chaque ressource est nécessaire
• Liste des hypothèses
• Risques potentiels
• Coûts des projets antérieurs et références industrielles, le cas échéant.
• un aperçu de la santé financière de l'entreprise et des structures de rapport.

L'estimation est sans doute l'étape la plus difficile de la gestion des coûts, car la précision est la clé. Les gestionnaires de projet doivent également tenir compte de facteurs tels que les coûts fixes et variables, les frais généraux, l'inflation et la valeur temporelle de l'argent.

Plus l'écart entre l'estimation et les coûts réels est important, moins le projet a de chances de réussir. Cependant, il existe de nombreux modèles d'estimation parmi lesquels choisir. L'estimation analogique est un bon choix si vous disposez de nombreuses données historiques sur les coûts de projets similaires. Certaines organisations préfèrent les approches mathématiques telles que la modélisation paramétrique ou la technique d'évaluation et de révision des programmes.

Il faut ensuite choisir entre une approche descendante et une approche ascendante. L'approche descendante fonctionne généralement lorsque des données antérieures sur les coûts sont disponibles. Dans ce cas, les chefs de projet ont généralement l'expérience de l'exécution de projets similaires et peuvent donc prendre une bonne décision. L'approche ascendante fonctionne pour les projets pour lesquels les organisations n'ont pas beaucoup d'expérience, et il est donc logique de calculer une estimation des coûts au niveau de la tâche, puis de la faire remonter au niveau supérieur.

Les prévisions de coûts comme outil de décision

Il est utile de rappeler que l'estimation des coûts est effectuée au stade de la planification et que, par conséquent, tout n'est pas encore figé. Il arrive souvent que les responsables de projet proposent plusieurs formules pour un même projet, et l'estimation des coûts les amène à prendre une décision. Il existe de nombreuses méthodes de calcul des coûts, telles que la comptabilité par activité, la comptabilité par tâche et la comptabilité du cycle de vie, qui permettent de réaliser cette analyse comparative.

Le coût du cycle de vie, par exemple, prend en compte le cycle de vie complet d'un projet. Dans les projets informatiques, par exemple, les coûts de maintenance sont souvent ignorés, mais le calcul du coût du cycle de vie porte sur le long terme et tient compte de l'utilisation des ressources jusqu'à la fin du cycle. De même, dans les projets de fabrication, l'objectif est de minimiser les coûts de service et les frais de remplacement futurs.

Parfois, le processus d'estimation permet également aux équipes d'évaluer et de réduire les coûts. L'ingénierie de la valeur, par exemple, permet d'obtenir la valeur optimale d'un projet tout en réduisant les coûts.

3. Budgétisation des coûts

La budgétisation des coûts peut être considérée comme faisant partie de l'estimation ou comme un processus distinct. La budgétisation est le processus d'affectation des coûts à une certaine partie du projet, telle que des tâches ou des modules individuels, pour une période de temps spécifique. Les budgets comprennent des réserves pour imprévus allouées pour gérer les coûts inattendus.

Par exemple, disons que le coût total estimé pour un projet qui s'étend sur trois ans est de 2 millions de dollars. Cependant, comme l'allocation budgétaire est fonction du temps, le chef de projet décide de ne considérer pour l'instant que les deux premiers trimestres. Il identifie les éléments de travail à réaliser et alloue un budget de, disons, 35 000 $ pour cette période et ces éléments de travail. Le chef de projet utilise la structure de répartition du travail et certaines des méthodes d'estimation présentées dans la section précédente pour parvenir à ce chiffre.

La budgétisation crée une base de référence des coûts par rapport à laquelle nous pouvons continuer à mesurer et à évaluer la performance des coûts du projet. Sans le budget, le coût total estimé resterait un chiffre abstrait, et il serait difficile de le mesurer à mi-parcours. L'évaluation des performances du projet permet de déterminer le montant du budget qui doit être libéré pour les phases ultérieures du projet.

Le fait que les organisations comptent souvent sur les flux de trésorerie futurs prévus pour leur financement constitue une autre raison de consolider les budgets. Au cours des phases initiales, le gestionnaire de projet dispose d'une réserve financière limitée et doit fixer des objectifs en conséquence. C'est un peu comme si vous construisiez les fondations et un étage de la maison dans les premiers mois et que vous acheviez le reste du projet plus tard, en économisant davantage.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement de systèmes d'informations en Afrique, permet de définir le coût des ressources nécessaires à la réalisation des activités du projet.

4. Le contrôle des coûts

Le contrôle des coûts est le processus qui consiste à mesurer les écarts de coûts par rapport à la base de référence et à prendre les mesures appropriées, comme l'augmentation du budget alloué ou la réduction de l'étendue des travaux, pour corriger cet écart. Le contrôle des coûts est un processus continu réalisé tout au long du cycle de vie du projet. L'accent est mis ici autant sur la production de rapports clairs et opportuns que sur la mesure.

Avec la base de référence des coûts, le plan de gestion des coûts est un élément essentiel du contrôle des coûts. Ce plan contient des détails tels que la manière dont les performances du projet seront mesurées, le seuil de déviation, les mesures à prendre en cas de dépassement du seuil et la liste des personnes et des rôles qui ont l'autorité exécutive pour prendre des décisions.

La gestion de la valeur acquise est l'une des approches les plus populaires pour mesurer la performance des coûts. 

Lorsqu'il s'agit de traiter des centaines de tâches dans le cadre d'énormes projets, le contrôle des coûts peut fournir le niveau de transparence dont les décideurs ont besoin pour réagir rapidement à la situation.

Logiciel de gestion des coûts de projet

La gestion des coûts, comme d'autres aspects de la gestion de projet, devient complexe avec de nombreuses variables en jeu. Le processus lui-même est élaboré, nécessitant une attention aux détails et une approche rigoureuse. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet peut simplifier considérablement ce processus.

Examinons quelques avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des coûts de projet :

• L'automatisation des analyses chiffrées complexes pendant les phases d'estimation et de calcul permet de prévenir les erreurs manuelles.
• L'intégration des données dans la planification, l'estimation, la budgétisation et le contrôle permet un suivi continu et des réponses rapides et proactives, plutôt que des interventions ponctuelles.
• La prise de décision est facilitée par le fait que le logiciel de calcul des coûts permet d'évaluer des solutions alternatives en utilisant des scénarios de prévision et des analyses de simulation.
• Des rapports clairs et simples sous forme de tableaux de bord et d'autres interfaces utilisateur riches.
• La complexité de la gestion multidevise des projets sur différents sites géographiques est simplifiée par les logiciels de gestion des coûts de projet.
• De nombreuses solutions de gestion des coûts de projet permettent des intégrations avec des tiers, de sorte que les données peuvent être mises en commun et analysées.
• L'analyse comparative et la standardisation sont réalisables grâce à la disponibilité de données sur les résultats de plusieurs projets.

Gestion des coûts et performance des projets d'entreprise

Il n'est donc pas surprenant que 40 % des participants à l'enquête considèrent " l'investissement dans la technologie pour mieux permettre la réussite des projets " comme leur priorité absolue.

La maîtrise des coûts est fortement liée à la capacité d'une entreprise à gérer avec succès ses projets en cours et à venir. La mise en place d'un logiciel de gestion des coûts efficace permet de faire des économies importantes. Une bonne solution pour la gestion des coûts ne la traitera pas comme une fonction isolée mais l'exploitera comme partie intégrante de la performance du projet et du portefeuille, et corrélera les données entre les projets.

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5 avantages clés d'un système de gestion des ressources humaines (SGRH) intégré, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La raison d'être de la stratégie " meilleure solution " est que les fonctionnalités spécialisées et les caractéristiques plus avancées de ces solutions offrent des avantages qu'un système intégré ne peut pas offrir. C'est le cas, par exemple, d'un outil de recrutement spécialisé qui offre toute la gamme des fonctions dont vous pourriez avoir besoin, telles que le multipostage, le suivi des candidatures, la gestion des candidats, etc.

En revanche, avec cette approche, vous devrez peut-être développer des intégrations sur mesure entre ces systèmes ou les exploiter de manière isolée, ce qui entraînera la multiplication des ensembles de données.

Pour la plupart des gens, aucun de ces scénarios n'est attrayant. La question est donc de savoir si vos besoins sont si complexes que vous devez disposer d'un système spécialisé, ou si vous pouvez faire un compromis pour profiter des avantages considérables de l'intégration.

Il est également important de garder à l'esprit que les systèmes RH intégrés se sont améliorés dans tous les principaux domaines fonctionnels au cours des deux dernières années, de sorte que vous ne ferez peut-être pas autant de compromis qu'il n'y paraît à première vue.

Travailler avec un seul système peut faciliter la vie de votre département RH. Avant de décider de votre stratégie, vous devez donc évaluer soigneusement tous les avantages et les inconvénients. Cela signifie que vous devez prendre en compte l'impact de votre décision sur l'ensemble du service et de l'entreprise, et pas seulement sur un seul domaine, aussi unique ou complexe soit-il.

Pour vous aider, cet article présente cinq des avantages les plus importants qui découlent du choix d'une option intégrée :

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre un espace de stockage illimité dans un environnement numérique sécurisé, pour faciliter la gestion des dépenses, des factures et de la facturation.

1. Un gain de temps

Disposer de différents systèmes pour différents services peut être source de confusion et de difficultés pour vos employés. Les RH peuvent alors être amenées à répondre à un nombre croissant de questions de la part des employés sur les problèmes liés à ces différents systèmes, ce qui peut faire perdre un temps précieux à tout le monde et ralentir la productivité.

Avec un système intégré, vous réunissez tous les éléments, de sorte que les employés n'ont qu'à se connecter à un seul système pour consulter les informations clés (état actuel de la formation, données de paie, dates de congé, etc.

En outre, avec un système unique, les possibilités d'automatisation et de flux de travail sont beaucoup plus grandes, ce qui réduit le nombre d'interventions manuelles nécessaires pour mener à bien un processus. Cette fonctionnalité sera déjà intégrée au système, il n'est donc pas nécessaire de créer des interfaces complexes et coûteuses entre deux ou plusieurs systèmes disparates.  

2. Il vous fournit un ensemble unique de données

Avec différents systèmes en place, vous risquez de reproduire les données, ce qui entraîne des solutions manuelles et des doublons inutiles. Un système intégré, en revanche, vous fournit un ensemble unique de données à jour, ce qui permet aux informations de circuler plus librement dans votre système - toute modification ou mise à jour doit être effectuée une seule fois et est ensuite cohérente pour tous les domaines. Là encore, il n'est pas nécessaire de recourir à des intégrations supplémentaires pour synchroniser les données au fur et à mesure des modifications apportées aux différents systèmes.

Pour vous donner un exemple simple, si le contrat d'un employé est résilié, les détails nécessaires sont saisis une seule fois et chaque domaine concerné est automatiquement mis à jour, au lieu que la tâche doive être répétée dans plusieurs systèmes.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'enregistrer les absences, organiser la couverture des membres du personnel et numériser les notes de maladie, les formulaires d'auto-certification et les notes d'hôpital.

3. Une précision accrue

Le fait que les données ne doivent être saisies qu'une seule fois dans votre système a l'avantage supplémentaire d'améliorer la précision de vos données. Avec des systèmes multiples, davantage de personnes doivent saisir davantage de données, ce qui multiplie les possibilités d'erreur humaine - et tous les problèmes qui en découlent.

Un système intégré, même s'il n'élimine pas complètement le risque d'erreur humaine, le réduit considérablement grâce à une saisie de données simplifiée et beaucoup moins importante, ce qui vous donne une plus grande confiance dans l'exactitude des dossiers de vos employés.

4. Il améliore considérablement le reporting et l'analyse

L'un des défis les plus courants auxquels sont confrontées les équipes RH est la quantité d'efforts nécessaires pour produire des rapports apparemment simples. La cause première est la qualité des données. Avec des systèmes disparates, la collecte, le nettoyage et l'agrégation des données est généralement un processus manuel. Il faut parfois plusieurs jours pour établir des rapports à l'aide de feuilles de calcul peu maniables et de formules compliquées.

La plupart des systèmes intégrés intègrent des outils de reporting et d'analyse, ainsi qu'un ensemble unique de données précises sur lesquelles travailler. Les rapports peuvent donc être générés en quelques clics, ce qui permet aux équipes RH de consacrer plus de temps à l'analyse des données, à l'identification des tendances et à la prise de mesures, plutôt que de perdre d'innombrables heures à manipuler des feuilles de calcul.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique, permet de gagner du temps, désencombrer votre bureau, sécuriser vos documents confidentiels, gérer les congés et les maladies, développer votre entreprise et votre personnel.

5. La conformité est facilitée

Les exigences réglementaires imposées aux professionnels des RH augmentent, avec l'introduction du règlement général sur la protection des données (RGPD), l'exemple le plus évident. Il y a beaucoup de nouvelles choses à faire, qui ne font que s'ajouter à une assiette déjà bien remplie.

Les systèmes RH intégrés aident les équipes RH à remplir bon nombre de ces nouvelles obligations, en minimisant à la fois la quantité d'efforts requis et le risque d'erreur. Ils automatiseront certains aspects des processus de conformité et fourniront une piste d'audit des activités de conformité. Il peut s'agir, par exemple, de fonctionnalités permettant d'assurer un suivi correct du consentement, de gérer rapidement les demandes d'accès des personnes concernées et de fonctionnalités de suppression pour se conformer au droit à l'effacement.

Les logiciels les plus performants offriront certainement un grand nombre de ces fonctions, mais imaginez que vous deviez reproduire ce processus sur plusieurs systèmes, sans compter les nombreux contrôles supplémentaires nécessaires pour garantir la conformité ? Un système intégré peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous épargner bien des tracas, tout en vous protégeant d'amendes potentiellement paralysantes si les autorités de réglementation venaient à contrôler vos systèmes.

En résumé

Dans la plupart des cas, les systèmes intégrés offrent la meilleure solution globale pour les équipes RH. Même si vous devrez peut-être faire quelques compromis en ce qui concerne la richesse des fonctionnalités offertes par une solution de pointe, dans l'ensemble, un seul et même système vous facilite grandement la vie.

Bien sûr, il peut y avoir des exceptions lorsqu'une certaine fonction RH est très spécialisée et nécessite un logiciel très complexe. Mais en général, les petites et moyennes entreprises ne sont pas assez complexes pour justifier un tel niveau de fonctionnalités spécialisées.

Le fait est que de nombreuses organisations ont accordé une importance excessive aux fonctionnalités avancées fournies par les meilleures solutions, même si la complexité de leurs opérations ne le justifie tout simplement pas. Cela a conduit à un investissement important dans des solutions ponctuelles qui n'ont pas été récompensées par un avantage concurrentiel conséquent. En fait, cela a souvent augmenté la charge de travail des RH, ce qui signifie que le système est rarement utilisé.

Globalement, l'intégration améliore la précision, permet une plus grande automatisation, élimine les répétitions et garantit que tous les systèmes sont gérés de manière cohérente. Cela améliore la productivité et permet aux équipes RH d'apporter plus de valeur ajoutée grâce à des rapports plus précis et plus cohérents.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).