WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

De quelle manière évaluer votre système de gestion des performances RH ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

De plus, une fois le système en place, vous trouverez utile de recueillir des données pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Vous pourrez utiliser ces informations pour apporter les corrections nécessaires.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise.

Test pilote du système de gestion des performances

Lors de l'essai pilote du système, vous mettez en œuvre le système dans son intégralité, du début à la fin, y compris toutes les étapes qui seraient incluses si le système était entièrement mis en œuvre. En d'autres termes, des réunions ont lieu entre le superviseur et l'employé, des données sur les performances sont recueillies, des plans de développement sont conçus et un feedback est fourni.

L'essai pilote permet d'identifier et de corriger rapidement les défauts éventuels avant que le système ne soit mis en œuvre dans toute l'organisation.

Raisons d'effectuer un test pilote

Le test pilote vous permet d'obtenir des informations du point de vue des utilisateurs du système sur son bon fonctionnement, de connaître les difficultés et les obstacles imprévus, de recueillir des recommandations sur la manière d'améliorer tous les aspects du système et de comprendre les réactions personnelles à celui-ci.

En outre, la réalisation d'un test pilote est un autre moyen d'obtenir une acceptation précoce de la part d'un groupe de personnes, celles qui participent au test pilote, qui peuvent ensuite se faire les champions du système de gestion des performances.

Une dernière raison de réaliser un test pilote est que les utilisateurs finaux sont susceptibles d'avoir un taux d'acceptation du système plus élevé, sachant que les parties prenantes de l'entreprise ont eu leur mot à dire dans sa conception, plutôt que d'avoir le sentiment que le système a été créé par le seul département RH.

Sélectionnez le groupe de test pilote

Dans les grandes organisations, il est important de sélectionner le bon groupe d'employés pour le test pilote. En choisissant ce groupe, vous devez comprendre que les gestionnaires qui y participeront doivent être prêts à investir les ressources, y compris le temps, nécessaires à la réalisation du test pilote.

En choisissant le groupe, assurez-vous qu'il est suffisamment grand et représentatif de l'ensemble de l'organisation pour que les réactions du groupe puissent être généralisées au reste de l'organisation. Ainsi, lors de la sélection du groupe, choisissez des emplois similaires à ceux de l'ensemble de l'entreprise, et le groupe sélectionné ne doit pas constituer une exception, que ce soit de manière positive ou négative. 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de gérer en toute efficacité tout le processus de recrutement des entreprises.

Suivi et évaluation permanents du système de gestion des performances

Lorsque la période de test est terminée et que le système de gestion des performances a été mis en œuvre à l'échelle de l'organisation, il est important d'utiliser des mesures claires pour contrôler et évaluer que les choses fonctionnent comme prévu.

Comment évaluer l'efficacité du système ? Comment évaluer la mesure dans laquelle le système est mis en œuvre comme prévu, et comment évaluer la mesure dans laquelle il produit les résultats escomptés ?

Ce qu'il faut mesurer dans votre système de gestion des performances

Les données d'évaluation doivent inclure les réactions au système et les évaluations des exigences opérationnelles et techniques du système.

Par exemple, vous pouvez administrer une enquête confidentielle à tous les employés, leur demandant leurs perceptions et leurs attitudes à l'égard du système. Ce sondage peut être administré au cours des étapes initiales de la mise en œuvre, puis à la fin du premier cycle d'examen pour savoir s'il y a eu des changements.

De plus, en ce qui concerne les résultats du système, vous pouvez mesurer les évaluations de performance au fil du temps pour voir quels sont les effets positifs de la mise en œuvre du système.

Enfin, vous pouvez également interroger les principales parties prenantes, notamment les responsables et les employés qui ont participé à l'élaboration et à la mise en œuvre du système de gestion des performances.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Comment mesurer votre système de gestion des performances

Voici de bonnes mesures que vous pouvez utiliser sur une base régulière pour suivre et évaluer le système :

• Le nombre de personnes évaluées : L'une des mesures les plus fondamentales est le nombre d'employés qui participent effectivement au système. Si les évaluations de performance n'ont pas été effectuées pour certains employés, vous devez découvrir qui ils sont et pourquoi une évaluation de performance n'a pas été effectuée.
• Qualité des données qualitatives sur les performances : Un indicateur de la qualité des données de performance fait référence aux informations fournies dans les sections ouvertes des formulaires d'évaluation. Par exemple, combien l'évaluateur a-t-il écrit ? Quelle est la pertinence des exemples fournis ?
• Qualité des actions de suivi : Un bon indicateur de la qualité du système est de savoir s'il conduit à des actions de suivi importantes concernant les activités de développement et les processus améliorés. Par exemple, dans quelle mesure les actions de suivi impliquent-elles exclusivement le superviseur plutôt que l'employé ? Si c'est le cas, le système ne fonctionne pas comme prévu car les employés ne sont pas suffisamment impliqués. De même, dans quelle mesure les employés ont-ils tiré les leçons de leurs succès et de leurs échecs et les ont-ils appliquées à l'avenir ?
• Réunion de discussion sur la qualité des performances : Vous pouvez distribuer régulièrement une enquête confidentielle à tous les employés pour recueillir des informations sur la façon dont le superviseur gère les réunions de discussion sur les performances. Par exemple, les commentaires sont-ils utiles ? Le superviseur a-t-il mis à disposition des ressources pour que l'employé puisse atteindre les objectifs du plan de développement ? Dans quelle mesure la discussion sur l'évaluation des performances était-elle pertinente pour le travail de l'employé ? Dans quelle mesure les objectifs et les plans de développement ont-ils été discutés ? Dans quelle mesure la manière dont le supérieur hiérarchique fournit un retour d'information encourage-t-il les subordonnés directs à recevoir davantage de retour d'information à l'avenir ?
• Satisfaction du système : Vous pouvez également distribuer une enquête confidentielle pour mesurer les perceptions des utilisateurs du système, tant les évaluateurs que les évalués. Cette enquête peut inclure des questions sur la satisfaction concernant l'équité, l'utilité et l'exactitude.
• Rapport coût/bénéfice global : Une façon assez simple d'aborder l'impact global du système est de demander aux participants d'évaluer le rapport coût/bénéfice global du système de gestion de la performance. Il s'agit d'un type de question de fond qui peut fournir des preuves convaincantes de la valeur globale du système. La question du rapport coût/bénéfice peut être posée en référence à un individu (employé ou manager), à un poste et à une unité organisationnelle.
• Performance au niveau de l'unité et de l'organisation : Un autre indicateur du bon fonctionnement du système est fourni par la mesure des performances au niveau de l'unité et de l'organisation. Ces indicateurs de performance peuvent être la satisfaction des clients vis-à-vis d'unités spécifiques et les indicateurs de performance financière des différentes unités ou de l'organisation dans son ensemble. Il peut s'écouler un certain temps avant que les changements au niveau des performances individuelles et collectives ne se traduisent par des résultats au niveau de l'unité et de l'organisation.

Comment suivre et évaluer un projet (avec des conseils)? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Qu'est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi de projet est le processus qui consiste à superviser et à suivre un projet pour s'assurer qu'il est achevé dans les délais et dans le respect du budget. Il fournit aux gestionnaires de projet un moyen complet de définir la structure du projet en comparant les résultats réels d'un projet à son déroulement prévu, en identifiant les problèmes éventuels et en prenant les mesures nécessaires pour les corriger. Le suivi des projets aide également les entreprises à suivre les priorités, à quantifier les coûts et à allouer les ressources nécessaires au bon déroulement des projets.

Grâce au suivi, les entreprises peuvent rester dans le cadre du projet, maximiser leur retour sur investissement et fournir des résultats de qualité aux parties prenantes. Le suivi des projets devrait être au premier plan de tout processus de planification, car il permet aux entreprises d'évaluer les facteurs qui déterminent le succès global, tels que la performance, la durée et le coût, pendant que le projet se déroule. Il permet également de responsabiliser tous les membres de l'équipe et donne aux chefs de projet la possibilité d'apporter des changements pour maintenir l'efficacité du projet.

Comment mettre en œuvre le suivi du projet

Voici une liste d'étapes à suivre pour mettre en œuvre une stratégie efficace de suivi de projet :

1. Créer un plan ou un schéma

Il est important de commencer par un plan ou un schéma sur la façon dont vous pouvez suivre le projet. Déterminez qui est responsable du suivi du projet, de la réalisation des évaluations et de la communication des résultats importants à la direction et aux parties prenantes. Posez des questions pour déterminer comment le projet est réussi et les meilleurs moyens d'y parvenir. Décidez des flux de travail optimaux et discutez des critères d'évaluation d'une équipe et de l'état d'avancement d'un projet.

2. Fixez des objectifs et des attentes

Pour tout projet, il est nécessaire de fixer des objectifs réalistes. Exposez clairement ces objectifs à tous les membres de l'équipe et assurez-vous qu'ils comprennent les conditions de réussite du projet. Il peut être utile d'organiser régulièrement des contrôles ou des réunions avec l'équipe de projet pour lui fournir un retour d'information et l'aider à comprendre les objectifs à long terme.

Au cours de cette étape, vous devez également identifier les indicateurs clés de performance du projet, ou ICP, qui sont des valeurs mesurables permettant à une entreprise de déterminer dans quelle mesure l'équipe atteint les objectifs du projet. Parmi ces indicateurs, on peut citer le bénéfice net, le coût global ou l'efficacité.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

3. Décidez comment surveiller le projet

Une fois que vous avez déterminé les objectifs d'un projet, il est utile d'en examiner les paramètres, notamment le coût, le calendrier et tous les domaines que les parties prenantes ont identifiés comme importants. Utilisez ces facteurs pour définir les risques potentiels du projet et élaborez un plan pour les gérer efficacement. Au cours de cette partie du processus, décidez comment partager les progrès avec toutes les parties concernées. De nombreux chefs de projet utilisent des rapports d'état pour résumer un projet et son avancement. Partagez ces rapports avec la direction et les principales parties prenantes du projet afin de tenir tout le monde informé tout au long du processus de suivi.

4. Évaluer les rapports

Une fois que vous avez compilé les rapports d'étape, il est essentiel d'évaluer ces données dans le contexte du projet dans son ensemble. Utilisez les données fournies dans les rapports pour les mesurer par rapport aux indicateurs clés de performance définis plus tôt dans le processus. Cette évaluation peut vous donner une idée précise de la manière dont le projet répond aux attentes, ainsi que des domaines à améliorer. Vous pouvez alors déterminer les actions nécessaires pour affiner ces parties du projet.

5. Apporter les améliorations nécessaires

Maintenant que vous avez évalué les données, il est temps d'apporter les améliorations nécessaires au bon déroulement du projet et au respect du budget. Décidez des mesures à prendre pour vous assurer que le projet reste dans les limites prévues. En mettant en œuvre un suivi de projet efficace, vous pouvez continuer à travailler à des améliorations bien avant l'achèvement d'un projet. Vous pouvez également utiliser le suivi de projet pour développer des objectifs continus pour les projets futurs, ce qui vous permettra d'être plus productif à l'avenir.

Conseils pour le suivi d'un projet

Voici quelques conseils utiles à garder à l'esprit lors du suivi d'un projet :

Collecter et suivre les données

Décidez comment vous allez obtenir des informations de votre équipe. Vous pouvez utiliser un système d'auto-déclaration et, en mettant en place des rappels, vous pouvez demander des rapports hebdomadaires, comme pour un devoir à rendre. Vous pouvez également organiser une réunion d'équipe hebdomadaire au cours de laquelle tous les membres de l'équipe rendent compte de leurs progrès. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de disposer d'une méthode établie de suivi des données, qu'il s'agisse d'une feuille de calcul à code couleur ou d'un logiciel de gestion de projet. Après avoir choisi vos méthodes de collecte et de suivi, utilisez-les de manière cohérente afin qu'elles constituent une ressource fiable pendant toute la durée du projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de définir les jalons et les indicateurs clés des projets (ICP).

Faites le point sur l'avancement du projet

Assurez-vous que les membres de l'équipe, la direction et les parties prenantes connaissent tous l'état d'avancement du projet et le travail accompli. Si nécessaire, organisez des réunions supplémentaires pour définir les attentes, les étapes et les délais pour chaque partie du projet. Fournissez des mises à jour régulières afin que chacun comprenne la portée, le budget et le calendrier actuels du projet.

Gérer les attentes

De nombreuses variables peuvent affecter le résultat ou l'orientation d'un projet. Il est important de garder ces réalités à l'esprit tout au long des différentes phases d'un projet et d'intégrer ces incertitudes dans toute stratégie de suivi. Disposer d'un plan prêt à gérer les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent peut considérablement simplifier un projet et le maintenir sur la bonne voie.

Maintenir la flexibilité

Tout au long d'un projet, les plans peuvent changer, et ce n'est pas grave. Soyez prêt à faire les changements nécessaires pour respecter le budget et le calendrier d'un projet. Communiquez les nouvelles attentes à l'équipe et réaffectez le travail si nécessaire. En outre, tenez à jour les documents de suivi du projet et informez les parties prenantes de tout changement important.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comment élaborer le plan parfait de mise en œuvre de la gestion électronique des documents? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Un plan de mise en œuvre de l'archivage fournit un cadre de référence sur la manière dont un organisme doit procéder pour créer et maintenir des documents efficaces, un contrôle des documents et d'autres systèmes connexes nécessaires à la gestion de ses actifs informationnels.

Un plan de mise en œuvre de la gestion des documents doit fournir : - le nom et la date de l'organisme ; - les objectifs ; - des informations générales sur l'organisme ; - les lois ou politiques qui affectent la gestion des documents ; - les politiques et procédures de gestion, de stockage et d'élimination des documents.

L'objectif d'un plan de mise en œuvre de la gestion des documents est d'aider un organisme à élaborer une stratégie de mise en œuvre de la gestion des documents. L'objectif principal de ce plan est de fournir des conseils et une orientation sur la meilleure façon de mettre en œuvre la gestion des documents au sein d'un organisme.

Pour les organismes présentant moins de risques et moins d'informations confidentielles, leurs plans peuvent alors prendre la forme de lignes directrices ou de listes de contrôle que les gens peuvent utiliser pour les aider à s'orienter en cas de besoin.

Ce qu'il faut inclure dans un plan de mise en œuvre du programme de gestion des documents

Le processus de mise en œuvre d'un programme de gestion des documents doit être bien pensé et planifié avant de commencer à le mettre en œuvre. Lorsque ce processus est réalisé correctement, la mise en œuvre ne devrait pas prendre plus de six mois ou un an au maximum pour une entreprise de taille moyenne.

La gestion des documents est un élément clé des efforts de conformité de toute organisation. Le processus de mise en œuvre consiste à créer un plan de mise en œuvre de la gestion des documents qui comprend la structure et les procédures de capture, de stockage, de récupération et d'élimination des documents.

Les étapes de la création d'un plan parfait de mise en œuvre de la gestion des documents sont les suivantes :

1- Développer la stratégie de gestion des documents

Il est important d'avoir une stratégie en place en matière de gestion des documents. En effet, sans plan, vous risquez de vous retrouver avec un système de classement désordonné qui rendra plus difficile la recherche de ce que vous cherchez.

La gestion des documents comprend généralement les responsabilités suivantes

• créer une culture d'entreprise qui valorise la gestion des documents
• concevoir un système de classement organisé
• élaborer des politiques et des procédures pour soutenir le stockage et la récupération de l'information.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

2- Identifier les principales parties prenantes

Afin de mettre en œuvre un plan de gestion des documents parfait, vous devez identifier les principales parties prenantes au sein de votre organisation pour vous aider à créer un plan. Les principales parties prenantes de votre plan de gestion des documents peuvent être les suivantes :

Le responsable de la gestion des documents ou une personne ayant une supervision équivalente.

Le directeur des technologies de l'information ou son représentant, qui est le responsable des technologies de l'information de l'organisation.

Un représentant des RH qui est impliqué dans la gestion des ressources humaines et qui comprend l'impact de la gestion des documents sur la stratégie de l'organisation.

Un délégué à la protection des données ou son représentant qui comprend les exigences de conformité et la manière de les mettre en œuvre dans une organisation.

3- Créer un inventaire de tous vos documents actuels

L'inventaire que possède votre entreprise est l'actif le plus important de toute entreprise. Vous devez créer un inventaire de tous vos documents actuels pour pouvoir les identifier rapidement et précisément lorsque vous en avez besoin. Cela est particulièrement important dans un environnement en mutation où les informations changent à un rythme rapide.

Cela les aidera à créer une liste de priorités pour ce qui doit être conservé et ce qui doit être jeté ou détruit.

4- Créez un emplacement pour le stockage des documents

La chose la plus importante à retenir lors de la conception d'une nouvelle installation d'entreposage de documents est l'emplacement. Un endroit mal choisi peut mettre en danger les employés, les clients et l'entreprise elle-même. Il est important de tenir compte de facteurs tels que l'humidité, la température et la lumière disponible pendant le processus de conception.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

5- Créer une équipe de gestion des documents 

Une équipe de gestion des documents est un élément essentiel de tout plan de gestion des documents réussi. Ces personnes sont chargées de gérer et de conserver les informations contenues dans les archives de votre organisation, tout en élaborant des politiques, des procédures et des normes qui répondent aux besoins de votre organisation.

6- Définir les exigences légales

Le plan de mise en œuvre de la gestion des documents juridiques doit comprendre

• Une liste de tous les types de documents juridiques qui doivent être créés ou conservés.
• Le calendrier de conservation des documents et la fréquence à laquelle ils doivent être mis à jour et détruits.
• La manière dont l'organisation va stocker les documents et l'endroit où ils sont stockés, y compris les personnes qui ont accès aux documents.
• La fréquence à laquelle les employés doivent être informés de leurs responsabilités et de leurs droits en matière de conservation des documents.
• La durée pendant laquelle les employés peuvent disposer des documents avant qu'ils ne soient détruits ou qu'ils conservent le droit de les détruire.
• Une liste de tous les endroits où sont stockés les biens personnels des employés, y compris les personnes qui y ont accès.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

7- Mettez en place un système d'archivage pour les anciens documents

Les dossiers papier et les systèmes de stockage obsolètes peuvent être un cauchemar pour les entreprises. Afin de préserver la sécurité des données de vos clients, vous devez mettre en place un système d'archivage. Celui-ci vous permettra de suivre et de stocker les anciens documents afin qu'ils soient facilement accessibles en cas de besoin, tout en fournissant un enregistrement numérique de l'histoire de votre entreprise.

8- Élaborez un calendrier de conservation des documents

Le calendrier de conservation des documents est un document qui est créé pour indiquer quand les documents doivent être conservés, quels documents doivent être conservés et où ils doivent être stockés. Il prévoit également une date d'expiration pour les documents.

Il s'agit d'un document important pour assurer le suivi des informations. Il protège l'entreprise en garantissant que tous les documents sont conservés en un seul endroit et qu'ils sont conservés pendant une durée déterminée.

Ces documents facilitent la recherche d'informations car ils fournissent un cadre pour localiser et accéder aux dossiers nécessaires. Le calendrier peut également être utilisé pour déterminer la durée de conservation de certains dossiers.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).