WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Gestion des documents ou gestion des dossiers : Quelle est la différence ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

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La gestion des documents

La gestion des documents est utilisée pour suivre et gérer les documents en cours de traitement. Plus précisément, elle est utilisée pour gérer l'ensemble du processus de création de documents, du début à la fin. Elle formalise le processus de création de documents afin de garantir la transparence et la responsabilité à chaque étape du processus. Il sert également à rendre le processus plus efficace en automatisant des tâches clés telles que les étapes d'assemblage, d'approbation et d'assurance qualité.

Pour les documents de toute importance ou complexité, ce processus comprendra les étapes suivantes :

1. Création : Le document est créé à partir d'un modèle vierge. Cela aboutit à la création de la version initiale.

2. Rédaction : Le contenu du document est créé par un ou plusieurs contributeurs. Selon la nature du document, le contenu peut inclure du texte dactylographié, du formatage, des images, des hyperliens et tout autre élément.

Si le processus fait appel à plusieurs contributeurs, il faut trouver un moyen de les laisser travailler sur le document sans écraser par inadvertance le travail des autres. Les différents systèmes gèrent ce problème de différentes manières :

• Extraction et archivage : Le système de gestion des documents permet à un seul utilisateur d'extraire le document, ce qui permet aux autres utilisateurs de le lire mais de ne pas y apporter de modifications. Une fois que l'utilisateur a terminé ses modifications, le document est archivé et est disponible pour un autre utilisateur. Chaque fois que le document est archivé avec des modifications, une nouvelle version est créée afin que toutes les personnes concernées puissent voir ce qui a changé entre chaque version. Si une modification non souhaitée est apportée, le document peut être ramené à une version antérieure.
• Co-rédaction : Le système de gestion des documents permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un document, mais effectue un verrouillage interne au sein du document à un certain niveau granulaire. Dans SharePoint, par exemple, un document Word est verrouillé au niveau du paragraphe. Cette approche n'est pas aussi largement soutenue.

3. Révision : Cette étape consiste généralement à demander à une personne autre que le créateur de contenu de vérifier le contenu général du document, ainsi que des éléments tels que la grammaire, l'orthographe, le flux du document, l'exactitude des tableaux et des images, etc. Le système de gestion documentaire peut fournir des règles de gestion permettant d'attribuer une révision à une personne ou à un rôle particulier et de s'assurer que la révision est terminée avant que le document ne puisse avancer dans le processus.

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4. Révision : Une fois la révision terminée, le projet est renvoyé au créateur pour qu'il y apporte les modifications nécessaires. Cette étape est essentiellement similaire à l'étape de rédaction ci-dessus, y compris la création de nouvelles versions.

5. Assemblage : Cette étape n'est pas nécessaire pour tous les documents, mais elle l'est pour de nombreux documents plus complexes. Prenons l'exemple d'un contrat dont les termes et conditions diffèrent selon le lieu où le travail doit être effectué. Le système de gestion des documents peut s'assurer que des conditions générales sont incluses dans le document et qu'il s'agit des conditions correctes sur la base de règles commerciales.

6. Approbation : Certains documents feront l'objet d'un processus d'approbation formel, qui se terminera peut-être par une signature quelconque. Les contrats en sont un excellent exemple. D'autres seront moins formels - le document est approuvé une fois qu'il est publié et prêt à être utilisé.

7. Stockage : Une fois le document terminé, il est bon de le stocker dans une sorte de dépôt pour permettre aux utilisateurs autorisés de le trouver et d'y accéder, ainsi qu'aux informations qu'il contient.

En bref, la gestion des documents est utilisée pour créer des objets d'information et pour assurer la transparence et la responsabilité de la façon dont un objet d'information particulier a été créé.

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Gestion des documents

Certains documents doivent être gérés de manière plus formelle car ils servent de preuve d'une transaction ou d'une décision qui impose une obligation à l'organisation. Nous appelons ces objets d'information des enregistrements et les stockons de manière à préserver leur valeur probante. Un enregistrement particulier peut être composé de plusieurs éléments - par exemple, une demande d'assurance qui comprend le formulaire de demande, des déclarations de témoins ou d'autorités, des photographies, etc.

Les documents sont complets. Une fois qu'un objet d'information a été déclaré comme étant un document, aucune autre modification n'est attendue ou, en fait, autorisée. Si des modifications sont nécessaires, par exemple l'ajout d'une pièce à conviction à un contrat, le résultat est un nouveau document à part entière.

Voici les principales fonctionnalités associées aux processus et systèmes d'archivage :

Déclaration et enregistrement : Le document est placé dans un référentiel et un identifiant unique lui est attribué afin qu'il puisse être géré de manière cohérente tout au long de son cycle de vie.

Contrôles d'accès : Les utilisateurs autorisés pourront accéder au document, le récupérer et le lire, mais ne pourront pas le modifier. Dans certaines circonstances, il peut y avoir une raison d'autoriser des modifications des métadonnées associées à un document.

Règles de conservation : Les différents types de documents ont des exigences différentes quant à la durée de leur conservation, en fonction de leur valeur juridique, fiscale, administrative ou historique. Le système de gestion des documents engage des règles de conservation en fonction du contenu des documents.

Élimination : À la fin du cycle de vie des documents, les documents qui n'ont plus de valeur pour l'entreprise et qui ne sont pas concernés par un audit juridique ou un autre type d'affaire seront soit détruits, soit transférés à une autorité juridique de contrôle telle que les archives nationales ou d'État ou une bibliothèque d'entreprise.

Pistes d'audit : Il s'agit de la documentation finale sur la manière dont un document a été géré, de sa déclaration à son élimination. Dans de nombreuses organisations, les pistes d'audit sont elles-mêmes des documents qui doivent être gérés.

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Conclusion

Les processus et systèmes de gestion des documents et des dossiers apportent tous deux de la valeur à l'organisation. La gestion des documents permet de garantir la responsabilité du processus de création des documents ; la gestion des documents permet de garantir la responsabilité de la gestion des documents nécessaires à la conduite des activités de l'entreprise. La plupart des systèmes de gestion de contenu d'entreprise offrent aujourd'hui des fonctionnalités efficaces pour la gestion des documents et des enregistrements.

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13 meilleurs avantages de la gestion de l'information que vous devriez connaître, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Parmi les principaux avantages de la gestion de l'information, citons l'amélioration de la productivité et de l'efficacité, l'accès plus rapide à l'information, l'amélioration du soutien aux besoins de l'entreprise, l'amélioration de la conformité, l'amélioration de la gestion des risques et la prise de décisions éclairées.

Face à l'augmentation du volume d'informations, la plupart des organisations éprouvent des difficultés à gérer efficacement leurs informations. Cependant, avec l'aide des meilleures pratiques, des outils et des bonnes stratégies, les entreprises peuvent récolter les avantages de la gestion de l'information.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

Les 13 principaux avantages de la gestion de l'information

Les avantages de la gestion de l'information sont la principale raison pour laquelle les entreprises investissent dans les technologies de l'information.

Nous avons identifié les 13 principaux avantages de la gestion de l'information :

1- Amélioration de la productivité et de l'efficacité

Le premier avantage de la gestion de l'information est qu'elle augmente votre productivité et votre efficacité. Votre capacité à gérer l'information augmentera considérablement votre charge de travail en vous rendant plus efficace avec votre temps.

2- Un accès plus rapide à l'information

L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est qu'elle vous permet d'accéder plus facilement aux informations importantes. Si vous êtes un gestionnaire de l'information, votre travail sera beaucoup plus facile si vous avez une meilleure idée de la façon de tirer le meilleur parti de vos ressources en information et d'améliorer la qualité, l'exactitude et la rapidité de la gestion de l'information de votre entreprise.

3- Développer une politique d'information efficace

Le troisième avantage de la gestion de l'information est la possibilité de créer une politique d'information efficace. Sans une politique d'information bien définie, une entreprise ne peut pas prévoir les résultats de ses pratiques d'information ni les appliquer efficacement dans le monde réel.

La clé est de communiquer à tous les employés une image claire de la politique d'information et des directives de l'organisation.

4- Soutenir les besoins de l'entreprise

Une bonne gestion de l'information aidera les entreprises à suivre les changements et à améliorer leurs performances. Elles l'utilisent pour planifier, organiser et suivre l'information.

L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est de fournir les informations nécessaires pour soutenir les processus commerciaux, la prise de décision et les opérations.

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5- Amélioration de la performance

Les organisations sont en mesure d'analyser rapidement l'information en ajustant les détails des tâches et des processus afin d'améliorer les résultats de l'entreprise. Cette analyse leur permet également de savoir comment leurs produits ou services correspondent aux exigences du marché ou aux besoins de l'entreprise.

6- Une sécurité robuste

Les entreprises doivent traiter, stocker et gérer les données de manière sûre et sécurisée. Diverses mesures de sécurité sont utilisées comme le cryptage, les systèmes de contrôle d'accès, les pare-feu et autres.

7- Conformité améliorée

La gestion de l'information aide les entreprises à suivre les données qu'elles génèrent ou fournissent à d'autres personnes ou organisations afin d'assurer le respect des réglementations légales ou des codes de conduite. En outre, les informations peuvent être utilisées pour identifier la source des données et les personnes à qui il faut s'adresser pour y avoir accès.

8- Amélioration de la gestion des risques

L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est d'accroître la sécurité et de réduire les risques. La sécurité de l'information protège les données confidentielles contre les menaces physiques et électroniques, mais surtout, elle empêche les accès non autorisés au réseau de l'entreprise.

Les entreprises doivent suivre un ensemble de règles et de procédures qui garantissent la sûreté, la sécurité et la confidentialité de leurs processus commerciaux. La gestion de l'information est utilisée pour suivre ces règles par des organisations telles que les banques, les institutions financières ou les fournisseurs de services Internet.

9- Optimisation de la prestation de services

Les entreprises doivent fournir aux clients les services requis afin de répondre à leurs besoins et à leurs attentes. La gestion de l'information est l'un des éléments utilisés pour fournir ces services.

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10- L'intelligence économique

Les entreprises jouent un rôle essentiel dans la gestion de grandes quantités de données. La gestion de l'information aide les entreprises, lors de la collecte de données provenant de toutes les parties de l'organisation, en leur fournissant un moyen commun de stocker et d'accéder à ces données.

11- Continuité des activités

La gestion de l'information est utilisée lorsqu'une organisation possède une grande quantité d'informations dans son système. Bien que de nombreuses entreprises disposent de plans de reprise d'urgence, elles perdent quand même des informations qui peuvent être cruciales pour le succès de l'ensemble de l'opération.

12- Reprise après sinistre

Si un système ou un de ses composants venait à tomber en panne, il serait difficile de se remettre en ligne et de terminer la tâche spécifique qui a été interrompue. La gestion de l'information est utilisée pour s'assurer que ces informations peuvent être récupérées en cas de défaillance. Le système doit également être capable de continuer à fonctionner si le composant spécifique est tombé en panne.

13- L'analyse des données

Les organisations qui utilisent l'analyse des données peuvent rapidement identifier des tendances et des idées, qui peuvent ensuite être utilisées pour éclairer la prise de décision. Par exemple, si un certain type d'entreprise a tendance à la fraude ou au vol, il peut être plus efficace de se concentrer sur ces problèmes là où le volume de données est plus élevé que pour d'autres types d'entreprises.

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Qu'est-ce que la gestion des archives et pourquoi est-elle importante ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La gestion des archives est le processus de gestion, d'organisation et de conservation des documents historiques. Elle fait référence à la création, au stockage et à l'accès aux documents et autres matériels pour une utilisation et une conservation à long terme.

En raison de sa profondeur et de sa complexité, l'archivage nécessite un certain nombre d'étapes, qui consistent notamment à assurer la protection des données, à préserver les documents afin qu'ils soient disponibles pour une utilisation future, à leur permettre d'être facilement accessibles en de multiples endroits et à fournir des outils pour gérer la collecte et l'accès. Pour bien comprendre ce processus, il faut d'abord comprendre pourquoi nous archivons en premier lieu.

Les archives sont des collections d'informations et la gestion des documents est le processus qui consiste à garder ces informations en ordre. La principale différence entre les archives et la gestion des documents est que les archives sont collectées dans un certain but, tandis que la gestion des documents est utilisée pour garder la trace de toutes les informations.

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7 Meilleures pratiques en matière de gestion des archives

La gestion des archives est un défi de taille pour de nombreuses entreprises. Cette section aborde les meilleures pratiques en matière d'archivage et la manière de conserver efficacement vos archives.

Les meilleures pratiques en matière de gestion des archives sont les suivantes :

1- Adopter un système d'archivage bien structuré.

La première des meilleures pratiques de gestion des archives est de s'assurer que vous avez mis en place un bon système d'archivage, solide et bien structuré. Un bon système d'archivage aura une bonne base de données stockées dans celui-ci, et il devrait ressembler à un serveur de fichiers. Vous pouvez créer le vôtre à défaut d'en avoir un.

Assurez-vous d'avoir la bonne quantité de stockage pour ce système. Connaissez les limites de chaque disque et ce qui est nécessaire pour chaque application. Cela vous aidera à concevoir votre système correctement, la capacité des disques étant utilisée à bon escient.

2- Minimisez la quantité de données

La deuxième meilleure pratique de gestion des archives consiste à minimiser la quantité de données que vous stockez dans votre serveur ou à la réduire au maximum. Pour ce faire, vous devez éviter de stocker des copies contenant des informations en double et supprimer les données redondantes avant de le faire.

Une seule copie de la même information est souvent plus efficace que le stockage d'un certain nombre de copies et leur duplication. La raison en est que les copies multiples (comme celles d'un système de fichiers) doivent généralement être lues sur le disque, et si le temps de lecture est plus long, vous pouvez alors utiliser les techniques basées sur la mémoire discutées ci-dessous pour analyser tous les fichiers et supprimer leurs données en double.

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3- Disposer d'une solution de partage de fichiers

La troisième meilleure pratique de gestion des archives consiste à disposer d'une solution de partage de fichiers entre vos utilisateurs. Cette solution doit être utilisée lorsque vous avez trop d'utilisateurs qui accèdent à vos propres fichiers, car l'utilisation de la bande passante pour chaque utilisateur sera augmentée.

4- Créez un système de gouvernance

L'un des meilleurs conseils en matière de gestion des archives consiste à créer un système de gouvernance dans lequel les personnes de votre organisation ont accès aux ressources archivistiques, et sont averties si un élément important doit être archivé ou si certains éléments doivent être remplacés ou dissipés.

Les archivistes doivent savoir quand et pourquoi l'organisation actuelle a établi des archives de conservation, ou comment les règles d'archivage ont été modifiées pour répondre aux besoins spécifiques d'une institution. Il convient de noter que toutes les organisations n'ont pas de responsables nommés, qui doivent être dotés d'une autorité conformément aux documents de gouvernance de l'organisation.

5- Sécuriser les archives

Vous devez vous assurer que toutes les informations et les données que vous souhaitez archiver le sont de manière à ce qu'elles puissent être récupérées par le personnel autorisé de votre organisation et que vos données sont à la fois sûres et fiables. Vous devez toujours savoir combien de temps il faudra pour que les données archivées soient accessibles, avec les risques associés.

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6- Vérification périodique des serveurs

Pour une gestion efficace de l'archivage, il est important de s'assurer que vous vérifiez régulièrement vos serveurs d'archives afin de garantir que les employés puissent continuer à travailler correctement sans aucune interruption des données. Il est également nécessaire de maintenir votre système à jour et de le faire fonctionner correctement, ainsi que d'être en mesure de le mettre à niveau si nécessaire.

7- Une connaissance approfondie de la conservation numérique

La meilleure façon d'apprendre les techniques d'archivage est de consulter des livres, de suivre des cours et de lire et partager les expériences d'autres personnes. Si vous ne savez pas ce que vous faites et ne le faites pas déjà, faites-vous une idée en étudiant comment les autres archivent leurs documents.

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Qu'est-ce que le plan de classement de la gestion des documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Un plan de gestion des dossiers est un outil puissant qui permet à votre entreprise de trouver, d'accéder et d'organiser rapidement tous vos documents importants. Sans lui, votre travail peut devenir impossible à gérer, et ce n'est pas l'image que vous voulez donner à votre marque.

Le Guide complet des plans de classement pour la gestion des documents est un article complet qui vous donne tout ce dont vous avez besoin pour élaborer un plan de classement solide comme le roc pour vos documents. Ne laissez plus le fastidieux processus Excel vous bloquer, utilisez ce guide pour vous assurer que vous avez ce dont vous avez besoin dès le départ.

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Qu'est-ce qu'un plan de classement pour la gestion des documents ?

Avec l'avènement des documents numériques, il est maintenant plus facile que jamais de créer un plan de gestion des documents. Ce processus peut vous aider à organiser et à conserver vos documents.

Un plan de gestion des dossiers peut inclure tous les types de dossiers, des documents papier aux fichiers numériques et aux applications logicielles. Il est important que vous gardiez la trace de toutes vos données afin de pouvoir trouver facilement ce dont vous avez besoin en temps voulu.

Les plans de gestion des dossiers ne concernent pas seulement les documents papier, mais aussi les fichiers numériques tels que les programmes informatiques et les feuilles de calcul. Vous devriez disposer d'une base de données ou d'une feuille de calcul où vous stockez toutes les informations en un seul endroit et vous assurez qu'elles sont faciles à trouver en cas de besoin.

Les plans de gestion des documents sont utilisés par de nombreuses organisations différentes pour gérer leurs documents. Ils peuvent être utilisés à des fins diverses, comme l'enregistrement de l'histoire d'une organisation, la gestion des documents qui doivent être conservés pour des raisons juridiques et la gestion du stockage des informations confidentielles.

Un plan de gestion des documents est créé en fonction des besoins et des exigences d'une organisation. Il est généralement créé après la réalisation d'un inventaire ou d'un audit des documents, qui donne une vue d'ensemble des types d'informations existant au sein de l'organisation à un moment donné. Une fois créé, il doit être revu régulièrement par tous les employés pour s'assurer qu'il est toujours pertinent pour les besoins actuels.

8 conseils pour une gestion efficace des documents 

Quels sont certains des avantages de l'utilisation d'un plan de gestion des dossiers ?

Le plan de gestion des dossiers est un type de document qui est utilisé spécifiquement pour gérer les dossiers. Il s'agit d'un document juridique qui est utilisé depuis de nombreuses années.

Il est important pour les entreprises de disposer d'un plan de gestion des dossiers afin de gérer les dossiers qu'elles stockent, en particulier lorsqu'il s'agit de conformité légale. L'utilisation d'un plan de classement des documents présente également des avantages, comme l'amélioration de l'efficacité et la réduction des coûts.

Voici quelques-uns des avantages de l'utilisation d'un plan de gestion des dossiers :

• Réduction du risque de violation des données
• Amélioration de l'efficacité
• Augmentation de la sécurité

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

Quelles sont les principales caractéristiques d'un plan de gestion des dossiers efficace ?

Pour gérer efficacement les documents, il est important de bien comprendre les principales caractéristiques d'un plan de gestion de documents efficace.

Dans le but d'accroître l'efficacité et de réduire les coûts, les organisations se tournent vers la numérisation. Cela a entraîné une augmentation de la demande de professionnels de la gestion des documents qui peuvent aider à la tenue des documents numériques et à la conformité.

Voici les principales caractéristiques d'un plan de gestion des documents efficace :

1) Définir l'objectif du plan

2) Établir un public cible

3) Élaborer une stratégie

4) Établir des politiques et des procédures

5) Établir des buts et des objectifs

6) Établir un échéancier

Considérations clés avant de choisir votre prochain plan de gestion des dossiers

Avant de choisir un nouveau plan de gestion des dossiers, il est important de tenir compte des éléments suivants :

• Quels sont vos besoins en matière de conservation ?
• Comment allez-vous stocker vos dossiers ?
• À quelle fréquence aurez-vous besoin d'accéder à vos dossiers ?
• Quels sont les coûts associés au plan de gestion des dossiers ?
• Quelles autres caractéristiques devraient être incluses dans le plan de gestion des dossiers ?
• Qui est votre public cible et quel type de contenu crée-t-il ?

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Comment mettre en œuvre un plan de classement efficace ?

Un plan efficace de gestion des dossiers aidera votre entreprise à obtenir un avantage concurrentiel. Il vous aidera à améliorer l'expérience client et à faire en sorte que votre marque se distingue de la concurrence.

L'une des erreurs les plus courantes commises par les entreprises est de ne pas mettre en œuvre un plan de gestion des risques efficace. Elles pensent qu'elles peuvent simplement faire certaines choses sans les planifier au préalable, ce qui entraîne beaucoup de confusion et d'incohérence dans leurs efforts de marketing.

La mise en œuvre d'un plan efficace de gestion des dossiers commence par la définition des buts et objectifs de votre stratégie de marketing. Vous devez ensuite créer un plan comportant des objectifs, des étapes et des délais spécifiques pour chaque étape de la réalisation de ces objectifs.

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Qu'est-ce que la structure du plan de classement ?

La structure du plan de classement est une approche standardisée de l'organisation de la documentation des documents de manière systématique et méthodique. Cela peut se faire en créant des fichiers ou des dossiers et en les déplaçant de manière ordonnée.

Un exemple de structure de plan de classement consisterait à créer un dossier pour chaque année, un dossier pour chaque mois, un dossier pour chaque type de mois, et ainsi de suite.

Un plan d'organisation typique pour tout gestionnaire de documents comporterait ces éléments :

• Structure du plan de classement : Un dossier par année, un dossier par mois, etc.
• Schéma d'organisation : Un dossier par département ou unité de travail

Un plan de classement type comprend quatre éléments principaux : les documents physiques, les documents numériques, le stockage hors site et l'élimination.

Les documents physiques contiennent généralement les dossiers papier qui sont stockés dans un lieu spécifique.

Les documents numériques sont généralement des fichiers créés sous forme numérique et stockés sur site ou hors site, par exemple sur un site de stockage en ligne ou sur l'ordinateur personnel d'une personne.

Le stockage hors site correspond généralement aux sauvegardes des fichiers numériques sur des disques durs, des bandes ou d'autres supports accessibles hors des locaux.

L'élimination consiste à détruire complètement les documents physiques et numériques après qu'ils ont atteint leur objectif. En plus de ces quatre composantes, il existe souvent d'autres éléments, notamment des calendriers de conservation pour les systèmes électroniques et les documents papier.

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Retrait d'une demande de gestion électronique de documents - Qu'est-ce que c'est ? Et comment cela fonctionne-t-il ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

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Retrait des applications : Adieu aux anciennes applications

Le retrait d'applications (parfois aussi appelé "déclassement d'applications" ou "extinction d'applications") est un processus qui consiste à fermer des applications obsolètes, des "dinosaures", tout en migrant les données qu'elles contiennent vers des archives normalisées où ces informations seront toujours accessibles.

Le terme "applications", dans ce cas, inclut également les plateformes, les systèmes, les configurations matérielles, les langages de programmation, etc. Quant au contenu, il s'agit de presque tous les types d'informations, mais le plus souvent de données, d'images, de vidéos ou de documents (tels que des contrats).

Le problème de l'entreprise : une entreprise conserve une application ancienne et vieillissante, mais n'y accède que rarement pour fournir des données à partir de sa base de données. Mais le coût de la maintenance permanente - maintenir en vie les applications patrimoniales - est élevé car elles ne sont plus prises en charge par l'auteur/vendeur via le support et la maintenance habituels. De plus, l'ancien système nécessite un savoir-faire spécifique et coûteux et souvent un matériel spécifique.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Outre le coût, cela représente également un risque pour l'entreprise : Que faire si le système tombe en panne ?

"Un bon retrait d'application se traduit par des informations stockées de manière à pouvoir être facilement recherchées et réutilisées pour une autre application."

Quand faut-il opter pour le retrait des applications ?

Le déclassement d'une application se pose typiquement dans ces situations :

• Lorsque vous envisagez de migrer les données de l'entreprise vers le cloud,
• Lorsque votre ou vos applications actuelles atteignent la fin naturelle de leur cycle de vie,
• Lorsque vous êtes sur le point de passer à une application plus moderne, pour offrir une solution actualisée, et
• Lorsque vous devez stocker, organiser et gérer la sensibilité conformément aux règles de conformité des données.

Dans le dernier cas, le problème est que les anciens systèmes - ceux que vous utilisez probablement actuellement - n'ont pas été conçus pour respecter les règles de conformité. Ils ne suppriment jamais aucune information, mais ils n'ont pas non plus été conçus pour démontrer clairement que vous respectez les périodes de conservation.

Lisez notre blog pour vérifier si vous pouvez vous imaginer dans l'un des 4 conseils pour savoir quand utiliser le retrait des applications.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de réduire les coûts, d'améliorer vos processus d'affaires et d'augmenter votre productivité.

POURQUOI LES ANCIENNES APPLICATIONS ET LES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION FANTÔMES DOIVENT-ELLES DISPARAÎTRE ?

Retrait d'une application - avantages et responsabilités

Le déclassement d'une application obsolète permet d'accélérer les processus et de dépenser plus utilement le budget dans l'ensemble de l'entreprise. Mais qui doit poser la question ?

Voyons les principaux avantages pour savoir quels départements sont les plus concernés :

1. Réduction des coûts - La suppression des anciennes applications permet de réaliser d'importantes économies sur les coûts du système.

2. Meilleure accessibilité de l'information - Sortir l'information de l'ancienne application ; partage de l'information externe ; partage de l'information interne.

3. Réduction des risques opérationnels

4. Amélioration de la conformité

5. Préparation à la migration vers le cloud

Comme vous le voyez, le retrait des applications permet de réaliser des économies sur les finances de l'entreprise, de simplifier les choses pour le département informatique et est crucial pour le maintien de la conformité aux normes et réglementations. C'est donc principalement le directeur financier, le responsable informatique et le responsable de la conformité qui doivent être intéressés et impliqués en premier lieu.

"Les anciens systèmes n'ont pas été construits pour démontrer que vous respectez les périodes de conservation des données."

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre la possibilité de faciliter les processus de gestion des documents pour l’utilisateur.

Comment commencer et procéder ?

Le processus de retrait des applications nécessite une solide préparation - ce qui constitue un défi, car les anciens systèmes complexes ne montrent souvent pas tout à première vue.

Vous devez notamment prendre en compte

1) la capacité à organiser l'extraction des données

2) la vitesse d'exportation des données et de recherche,

3) le niveau de simplicité lors de l'ajout de nouvelles recherches, et

4) la facilité d'utilisation de l'archive.

Avec système vous travaillerez non seulement avec des experts du processus de migration des données, mais vous bénéficierez également d'une formation et d'un accueil gratuits.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Quel que soit le stade où vous en êtes dans votre recherche du système qui vous convient, il est très courant de se poser des questions. Dans cet article, nous nous efforçons de répondre à nombre de ces questions :

• Qu'est-ce que la gestion documentaire ?
• Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?
• Pourquoi les entreprises choisissent-elles des systèmes de gestion électronique de documents ?
• Quels sont les types de systèmes de gestion de documents ?
• Quelles sont les fonctionnalités à rechercher ?
• Comment les entreprises utilisent-elles les systèmes de gestion de documents ?
• Comment choisir le bon système de gestion de documents pour votre entreprise ?
• Quelles questions poser lors de l'évaluation des plates-formes ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.

Qu'est-ce que la gestion de documents ?

La gestion documentaire désigne la manière dont vous classez, stockez, récupérez, gérez, partagez et sécurisez vos documents professionnels. Dans le domaine des technologies d'entreprise, le terme "gestion de documents" est souvent utilisé comme synonyme de "système de gestion de documents". Cependant, cela ne tient pas compte du fait que si vous êtes en activité, vous disposez déjà d'une forme de système de gestion de documents.

Par exemple, stocker des documents Word et des feuilles de calcul Excel sur votre PC, c'est gérer des documents. L'utilisation de classeurs pour stocker des documents papier est une autre forme de gestion de documents.

Cela étant, la définition de la gestion des documents est la suivante : comment stocker tous vos documents, qu'ils soient numériques ou papier ?

Autrefois, la gestion des documents papier impliquait des classeurs, des dossiers, des agrafes et des trombones. Aujourd'hui, il s'agit probablement de ces documents et de fichiers numériques tels que Word, Excel, PDF, images et un assortiment d'autres que vous utilisez quotidiennement.

Bien sûr, le défi avec les fichiers numériques est de les organiser et, lorsque vous en avez beaucoup, de les rendre faciles à retrouver. Un système de gestion des documents peut alors s'avérer utile.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

En général, un système de gestion de documents fait référence au stockage électronique sécurisé de vos documents, de sorte que tous les documents - numériques et papier numérisé - peuvent être classés, indexés, archivés, récupérés, annotés et partagés grâce à des droits d'accès cryptés et à un système de rapports pour garantir la conformité.

De nombreux systèmes comprennent également une fonctionnalité de flux de travail automatisé. Vous pouvez préconfigurer des flux de travail ou les créer de manière ad hoc selon les besoins pour accélérer le processus d'approbation d'un document numérique. De cette manière, les documents se déplacent à peu près de la même manière qu'ils le faisaient sur papier. Seulement, cette fois, ils ne se déplacent pas réellement, ce qui les rend plus sûrs et plus faciles à trouver.

Lors de vos recherches sur la gestion des documents, vous rencontrerez probablement le terme de gestion de contenu d'entreprise (GCE). Une gestion de contenu d'entreprise (GCE) offre un plus grand nombre de fonctionnalités et d'intégrations. Par exemple, vous pouvez la relier à votre logiciel de gestion de la relation client ( GRC ). La gestion du cycle de vie des documents - qui vous permet de gérer la durée de conservation d'un document - est une autre caractéristique commune à ces systèmes de gestion documentaire d'entreprise plus robustes.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Pourquoi les entreprises choisissent les systèmes de gestion de documents

Un système de gestion de documents offre de nombreux avantages aux entreprises.

• Simplifie le travail à distance. Le papier ne peut pas passer d'un bureau à domicile à un autre à la vitesse à laquelle vous en avez besoin. Les fichiers stockés localement sur les PC doivent être trouvés, envoyés par e-mail ou téléchargés pour être partagés. Ce mode de travail réduit la productivité de chacun. Ceux qui partagent le fichier doivent interrompre ce qu'ils sont en train de faire tandis que ceux qui ont besoin du fichier doivent attendre.

Les systèmes de gestion de documents éliminent ce problème. Le fichier réside dans un dépôt unique et sécurisé auquel chacun peut accéder de n'importe où, ce qui signifie qu'il n'y a plus d'attente et moins d'interruptions.

• Augmente la productivité. Que vos collaborateurs travaillent au bureau, à domicile ou en déplacement, chacun peut accéder aux fichiers dont il a besoin, quand il en a besoin. Mais la productivité ne se limite pas à la réalisation d'un travail plus important. Les représentants commerciaux peuvent obtenir les réponses dont ils ont besoin lorsqu'ils sont face à un client, ce qui accélère le processus de vente. L'automatisation des flux de travail peut accélérer des processus tels que la comptabilité fournisseurs, ce qui accélère le paiement.
• Améliore la sécurité sur le lieu de travail. Les documents numériques éliminent le besoin de déplacer le papier physique, créant ainsi un partage de documents sans contact. Ils facilitent également la mise en place d'un lieu de travail hybride avec un mélange d'employés à distance et sur place.

Réduction de l'utilisation du papier. Vous continuerez probablement à recevoir des documents papier et vous devrez peut-être en imprimer quelques-uns aussi, mais la majeure partie des impressions de bureau diminuera car un seul document numérique peut servir à toute l'entreprise. Lorsque tout le monde y a accès, il est beaucoup moins nécessaire de créer des copies. Et les nouveaux documents peuvent être imprimés directement dans le système, pour une utilisation et un accès immédiats par tous ceux qui en ont besoin.

• Introduit un meilleur contrôle des coûts et une meilleure budgétisation. Moins de papier signifie que vous utiliserez moins de papier, mais les économies ne s'arrêtent pas là. Les documents numériques signifient moins de classeurs et de coûts associés au classement et au stockage du papier. Vous disposerez de plus d'espace de bureau, ce qui peut s'avérer très utile pour la gestion de la distance entre les employés. Vous pouvez bénéficier d'une réduction des coûts d'envoi de documents papier. Et en tant qu'application, les coûts d'utilisation peuvent être mieux mesurés, suivis et contrôlés.
• Améliore l'agilité de l'entreprise. Les documents électroniques se déplacent à la vitesse de l'internet. Ils ne sont pas non plus limités par les contraintes physiques du papier ou d'un bureau, ce qui signifie que les entreprises peuvent répondre plus rapidement aux besoins des clients, poursuivre leurs activités si le bureau est fermé pour une raison quelconque, accélérer l'exécution des tâches liées aux documents et s'adapter rapidement aux changements dans l'environnement commercial, puisque tout le monde a accès aux informations et aux données nécessaires.
• Assure la continuité des activités. Les documents vitaux sont disponibles pour vous et votre équipe, où que vous soyez. Les mises en œuvre du cloud public ou du cloud privé (dans votre propre cloud) vous permettent de sortir de votre bureau, de vous installer dans un autre lieu et de continuer à travailler.
• Reprise après sinistre. Les documents stockés numériquement peuvent être rapidement restaurés à partir d'une sauvegarde. Si vous utilisez un déploiement en nuage avec ses systèmes redondants, le temps de récupération et la restauration du point de récupération peuvent être immédiats, en fonction de votre mise en œuvre.
• Gouvernance de l'information. Des fonctionnalités telles que le contrôle des versions permettent aux entreprises de suivre les modifications, l'âge des documents et leur cycle de vie. (Le contrôle des versions prend également en charge la reprise après sinistre et la continuité des activités.) Le fait de disposer des documents dans un emplacement centralisé permet également d'éviter l'existence de plusieurs versions dans différentes zones, ce qui consomme de l'espace supplémentaire sur le serveur/le disque dur.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de savoir qui a consulté, modifié, enregistré ou détruit les documents.

Quel système de gestion documentaire choisir ?

Nous avons évoqué dans la section ci-dessus les systèmes de gestion de documents en nuage. Bien qu'ils soient populaires, ils ne sont pas la seule façon de mettre en œuvre la gestion de documents. Il existe deux types d'implémentation : le cloud et le système sur site.

Systèmes de gestion de documents dans le nuage. Ces systèmes vivent et résident dans le nuage, tout comme un grand nombre d'applications que vous utilisez dans votre vie professionnelle et personnelle. Ils sont considérés comme des applications en nuage publiques, ce qui signifie seulement qu'ils sont accessibles via l'internet, mais pas que vos informations sont accessibles au public. Tout ce dont vous et vos employés avez besoin pour accéder au système est une connexion Internet.

Parmi les avantages de ce système, citons

• Aucun besoin de matériel sur site.
• Aucun besoin d'assistance informatique.
• Pas de frais de maintenance ou d'assistance - seulement un abonnement.
• Accès sécurisé partout où il y a une connexion Internet.
• Installation et configuration rapides.
• Toutes les données sont sauvegardées dans un centre de données sécurisé.
• Les redondances du système du centre de données garantissent un accès constant.
• Idéal pour les bureaux et les environnements de travail à distance.

Gestion de documents sur site. Ce type de mise en œuvre signifie que vous achetez le logiciel et l'installez sur votre réseau, que ce soit sur un serveur physique dans votre bureau ou dans votre propre environnement de cloud privé.

Pourquoi choisit-on la gestion de documents sur site ?

• La politique de sécurité des données exige de posséder et d'héberger tous les logiciels au sein du réseau de l'entreprise.
• Le personnel et l'infrastructure informatiques sont déjà en place, pour l'application, la sauvegarde et la connectivité, comme le VPN pour les utilisateurs distants.
• Préférence de l'entreprise.

Caractéristiques à attendre d'un système de gestion de documents

Comme vous pouvez vous y attendre, les différentes plates-formes présentent des caractéristiques différentes. Il existe toutefois des fonctionnalités minimales que vous devez vous attendre à trouver dans chaque plateforme de gestion de documents.

• Sécurité et contrôle d'accès. Chaque système doit exiger une connexion de l'utilisateur et avoir plusieurs niveaux d'accès aux droits de l'utilisateur, c'est-à-dire, administrateur, gestionnaire, utilisateur, lecture seule.
• Méta-données. Parfois appelées indexation, elles permettent d'appliquer des données clés - que vous définissez - au document afin d'en simplifier la recherche. Ainsi, vous n'avez pas besoin de conserver plusieurs copies dans différents dossiers. Par exemple, vous pouvez rechercher un dossier client par numéro de contrat pour trouver les documents relatifs à ce contrat.
• Recherche et récupération. Plutôt que de cliquer dans un dossier, vous saisissez les données indexées dans les champs de recherche (comme indiqué ci-dessus) et vous obtenez instantanément une liste de tous les fichiers et documents associés.
• Annotations. Ajoutez des surlignages, expurgez des copies, appliquez des tampons, etc. aux documents, soit en tant que superposition, soit en les intégrant au fichier lui-même.
• Flux de travail. Vous pouvez créer des flux de travail pour les documents ou même créer des flux de travail ad hoc pour faire passer les documents par un processus standard, comme vous le feriez dans votre bureau. Ces flux de travail peuvent démarrer au moment de la prise de contact avec une capture de données intelligente ou dès qu'un document est déplacé dans un dossier. Il est probable que les capacités des flux de travail varient considérablement d'un système à l'autre.
• Partage de documents et collaboration. Envoyez un lien vers un document à un collègue ou consultez un document avec un membre de votre équipe dans un bureau à l'autre bout du monde.
• Capture et routage. Scannez des fichiers dans le système, glissez et déposez-les depuis votre PC ou votre courrier électronique, ou faites-les acheminer depuis des systèmes de capture tiers. Dans certains systèmes, vous pouvez même créer des formulaires dans le système qui deviennent des documents individuels et dynamiques que vous pouvez remplir.
• Intelligence économique. Cet élément fait référence à votre accès aux dossiers commerciaux essentiels, aux rapports de journal et à d'autres rapports qui vous permettent d'utiliser les données contenues dans vos documents et de recueillir des informations sur la façon dont vos documents sont utilisés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Comment les entreprises utilisent leurs systèmes de gestion de documents

Avec autant de fonctionnalités, la façon dont vous utilisez votre système dépendra de ce dont vous avez le plus besoin. Les utilisations typiques sont :

• Pour la gestion et le stockage des documents. Vous et vos employés l'utilisez comme un classeur électronique. Vous numérisez les documents papier dans le système et stockez les documents numériques. L'avantage par rapport aux processus traditionnels est que l'indexation vous permet d'extraire les documents que vous voulez plus rapidement, de n'importe où.
• Pour piloter les flux de travail et les processus d'approbation. Les documents RH tels que les demandes d'emploi peuvent être examinés, approuvés et transmis, tout en restant sécurisés. Les processus AP/AR peuvent être automatisés. Les options sont presque illimitées lorsque des flux de travail sont disponibles.
• Création de formulaires/documents. Si votre système offre cette fonctionnalité, vous pouvez remplir des formulaires qui, une fois soumis, entrent dans le système de gestion des documents comme un nouveau document et peuvent même déclencher un flux de travail.
• Travail à distance. Les systèmes de gestion électronique de documents mettent le papier à la disposition des employés, quel que soit l'endroit où ils travaillent.

Quel système choisir pour votre entreprise ?

Pour choisir le bon système de gestion de documents, il faut d'abord savoir ce qui motive votre besoin actuel.

• Avez-vous besoin d'un moyen d'organiser les fichiers et de contrôler l'accès des travailleurs à distance ?
• Cherchez-vous à abandonner les processus basés sur le papier ?
• De nouveaux flux de travail sont-ils nécessaires pour répondre à l'environnement de travail actuel ?

Vous devez identifier vos trois à cinq principaux besoins. Vous devez également déterminer le nombre de personnes qui l'utiliseront. Sera-t-il utilisé par tout le monde ou sera-t-il limité à un petit groupe ou à un service ?

Ensuite, demandez-vous si vous voulez un système en nuage ou sur place. Si vous optez pour un système sur site, vous devrez vous demander si vous disposez du budget nécessaire pour acheter du nouveau matériel (si nécessaire) et si vous avez le personnel pour gérer l'installation.

Ensuite, faites quelques recherches. Il s'agit de déterminer quels systèmes vous souhaitez investir du temps pour assister à une démonstration. Vous trouverez peut-être quelques webinaires en ligne qui montrent des utilisations spécifiques du système. Ils peuvent être un bon moyen d'acquérir une compréhension de base du fonctionnement du système. Pendant votre démonstration, assurez-vous de voir comment le système répondra à vos principaux besoins.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des informations documentaires.

Questions à poser lors de l'achat d'un système de gestion de documents

Même si un système de gestion de documents semble parfait, il y a plusieurs questions à poser, surtout si vous avez beaucoup de fichiers - papier ou numériques - à importer. Vous aurez probablement beaucoup d'autres questions spécifiques à votre entreprise, mais ces questions peuvent vous aider à démarrer.

• Comment faire pour que les fichiers papier soient numérisés dans le système et indexés ?
• Quel est le processus d'importation et d'indexation des documents numériques préexistants ?
• Pouvez-vous créer des processus de flux de travail ou des flux de travail ad hoc ?
• Ce système répond-il à mes exigences de conformité ?
• Combien de personnes peuvent utiliser le système ? Y a-t-il des limitations ?
• Comment se présentent la formation et l'assistance ?
• Quel est le programme de développement du produit ? (Vous voulez vous assurer qu'il restera à jour).
• Le produit offre-t-il des intégrations, par exemple avec d'autres applications ou même des multifonctions ?

La gestion des documents aujourd'hui

L'augmentation récente et spectaculaire du nombre de travailleurs à distance a fait de la gestion des documents un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises. La gestion des documents doit être facile d'accès tout en restant sécurisée. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).