WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Comment le logiciel de gestion des ressources humaines et de la paie peut être bénéfique pour votre PME? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Quelle est la recette secrète des processus commerciaux réussis ? C'est de se donner à 100% dans tout ce que l'on fait !

Que font les RH dans l'excellence de la gestion des ressources des entreprises ? La réponse est : tout !

Aussi passionnant que cela puisse paraître, le travail d'un responsable des RH est épuisant, surtout s'il suit encore les méthodes de travail traditionnelles et les systèmes de paie manuels avec des papiers et des feuilles de calcul empilés.

Grâce aux progrès technologiques, vous pouvez utiliser un logiciel RH basé sur le cloud pour faciliter les opérations commerciales et augmenter le rendement des investissements.

Quel est l'intérêt d'un logiciel RH ? La réponse à cette question est simple. Il existe une multitude de solutions logicielles RH. Il suffit aux entreprises de déterminer ce dont elles ont besoin.

Examinons la question plus en détail.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer la structure des salaires, les déclarations fiscales, les dossiers des employés, les données de présence, les salaires et les comptes bancaires des différents employés.

Consacrez-vous beaucoup de temps et d'efforts au traitement manuel de la paie des employés ? De nombreux propriétaires de petites entreprises consacrent chaque année la majeure partie de leur temps de travail au calcul des impôts et au traitement des salaires.

Il n'est pas humainement impossible de suivre régulièrement tous les paiements et les mises à jour fiscales. Il est d'autant plus difficile de se tenir au courant de la structure des salaires, des déclarations fiscales, des dossiers des employés, des données de présence, des salaires et des comptes bancaires des différents employés.

Et si on vous disait qu'un logiciel peut vous aider à accomplir ces tâches complexes et extrêmement chronophages ?

Les logiciels de paie modernes sont capables de vous aider à accomplir des tâches de paie complexes. Avant de nous plonger dans les avantages de l'utilisation d'un logiciel de paie, examinons le fonctionnement d'un logiciel de paie en ligne.

Qu'est-ce qu'un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie est une application utilisée pour gérer, maintenir et automatiser les paiements des employés dans une organisation. Une paie automatisée utilise des fonctions programmées qui compilent et calculent la paie d'un employé en ligne sur une plateforme sécurisée.

Un logiciel de paie basé sur le cloud peut stocker toutes les données des employés en toute sécurité sur un serveur sécurisé ou un système de cloud qui peut être consulté à tout moment via un navigateur sur un ordinateur portable ou des applications mobiles sur un Smartphone Android ou un iPhone.

En outre, la convivialité du logiciel permet au responsable des ressources humaines d'effectuer des dépôts directs et de générer des rapports de paie. Les logiciels de paie disposent également de portails en libre-service pour les salariés, qui regroupent toutes les informations relatives à leur paie.

Le logiciel de paie idéal, permet de réduire l'effort manuel nécessaire aux RH. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger toutes les informations nécessaires concernant les détails de paiement de vos employés, les paquets et les documents, et le logiciel commencera à traiter la paie immédiatement.

Il organisera l'ensemble des données en colonnes et en structures qui calculeront le paiement dû pour chaque employé, y compris la taxe sur les salaires.

L'ensemble du processus permet aux RH d'effectuer facilement le rapprochement mensuel des salaires, ce qui accroît la satisfaction et la motivation des employés.

Découvrons maintenant les principaux avantages des solutions de paie en ligne pour votre entreprise.

Quels sont les avantages des logiciels de paie ?

1. Des calculs sans erreur

"L'erreur est humaine".

Comme le dit l'idiome mentionné ci-dessus, les erreurs humaines sont naturelles. L'un des principaux inconvénients du système traditionnel de traitement de la paie sur papier est sa vulnérabilité aux erreurs coûteuses.

Les RH trouvent qu'il est difficile de gérer une énorme charge de travail et d'effectuer une analyse détaillée de nombreux employés. Ainsi, les logiciels de paie basés sur le cloud peuvent gérer les processus de paie bien mieux que les humains.

2. Gagner du temps

Le temps a une grande valeur pour les entreprises. Grâce aux solutions logicielles de paie, vous n'avez pas à vous soucier de la saisie manuelle de longues fiches de paie et des calculs de paie.

Dans un premier temps, vous devrez saisir les détails relatifs aux employés et la structure de paiement suivie par votre entreprise. Le logiciel se chargera des étapes suivantes et se mettra même à jour.

Pendant que la plateforme de gestion de la paie s'occupe de tous les processus qui prennent du temps, votre entreprise peut se concentrer sur la réalisation d'objectifs commerciaux importants.

3. Sécurité des données

L'avènement de la technologie a renforcé les normes de sécurité des logiciels. Les fournisseurs RH / Paie fiables s'assurent toujours que toutes les données partagées sont cryptées et sauvegardées en toute sécurité sur ses serveurs.

4. Coût-efficacité

La gestion d'une PME (petite et moyenne entreprise) est un travail complexe car elle implique de jongler avec de multiples tâches dans un budget limité.

Les plateformes de paie peuvent vous aider à économiser d'importantes sommes d'argent consacrées au traitement manuel de la paie. Votre entreprise peut réduire ses coûts grâce à des services professionnels qui peuvent vous aider à contrôler la paie et à augmenter vos rendements.

Les logiciels de paie premium basés sur le cloud prennent en charge les processus comptables et peuvent être intégrés à un logiciel de gestion des présences des employés et à un logiciel SGRH à un coût économique.

Voici donc l'occasion d'économiser de l'argent et d'investir dans d'autres domaines de votre entreprise.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, est utilisé pour gérer, maintenir et automatiser les paiements des employés dans une organisation.

5. Système de support client

Que se passe-t-il si vous rencontrez un quelconque problème lors de l'utilisation du logiciel et que vous ne savez pas comment procéder ?

Vous pouvez vous adresser à l'excellente équipe du service clientèle qui peut prendre en charge vos préoccupations et vos questions.

En cas de complexité ou d'interruption du travail, n'hésitez pas à les contacter à votre convenance. Vous recevrez une réponse rapide et une suggestion experte sur la façon de procéder.

6. Des rappels opportuns

Vous craignez d'être pris dans une journée de travail chargée et d'oublier d'effectuer une vérification de la paie ?

L'utilisation d'un logiciel de paie peut s'avérer utile pendant les heures de travail extrêmement chargées. Vous pouvez définir des rappels personnalisés sur le logiciel qui vous aideront à respecter les délais sans faute.

Un logiciel intelligent peut vous aider à maintenir les fichiers de paie et à gérer les calendriers de paiement des salaires. Cette fonction de suivi du temps vous permet de rester à jour et efficace.

7. Génération de fiches de paie

Générer les fiches de paie et les chèques papier pour tous les employés est une tâche ardue qui peut prendre une part importante de votre temps de travail.

Heureusement, le logiciel de gestion de la paie est équipé d'un logiciel de génération de fiches de paie qui peut vous faciliter la tâche. Vous pouvez procéder à la routine de paiement mensuel sans crainte de tout gâcher.

Il est plus avantageux pour les entreprises dont le nombre d'employés augmente. Vous pouvez choisir un modèle approprié et remplir les conditions requises pour créer une fiche de paie personnalisée et l'imprimer en masse.

8. Suivre les impôts à jour

Vous avez du mal à suivre l'évolution fréquente des règles relatives aux charges sociales ?

Le logiciel de paie donne des mises à jour instantanées sur toutes les nouvelles lois fiscales et les formulaires d'impôt et leur impact sur le bulletin de paie final.

Lors de l'organisation de la colonne de paiement du travail, le logiciel demandera au système de déduire le montant de la taxe avant d'effectuer le paiement final. Il vous aidera à calculer le bon montant de la rémunération et à le distribuer aux employés.

9. Liens avec plusieurs entreprises

Si vous êtes propriétaire d'une PME et que vous devez jongler avec plusieurs choses, voici une fonctionnalité intéressante pour vous.

Vous pouvez créer un compte unique sur le logiciel de paie et l'utiliser pour contrôler les détails de l'emploi de plus d'une entreprise.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, possède une configuration personnalisable en fonction des besoins de votre entreprise, du nombre d'employés, de la structure de paiement, des déductions fiscales, etc.

10. Calculs avancés

Êtes-vous doué pour les chiffres ? Eh bien, ce n'est plus un critère nécessaire.

Les méthodes traditionnelles consistant à additionner des chiffres sur vos doigts ou à utiliser une calculatrice obsolète ne sont plus pertinentes.

Vous pouvez compter sur les paramètres de calcul avancés du logiciel de paie pour prendre en charge les grands chiffres et les nombres difficiles.

11. Conception personnalisable

Vous pouvez véritablement vous approprier la plate-forme logicielle et personnaliser les applications en fonction des besoins de votre entreprise.

Vous pouvez personnaliser les configurations en fonction du nombre d'employés, de la structure de paiement, des déductions fiscales...

Vous pouvez concevoir une structure salariale unique qui respecte les directives et les politiques de votre entreprise et offrir le meilleur service aux employés.

12. Une source fiable

Vous pouvez absolument compter sur le fonctionnement fluide et efficace du logiciel de paie et être assuré de ses résultats fiables.

Le logiciel de gestion de la paie utilise les meilleures techniques du marché et suit ardemment le pouls du secteur des affaires.

Non seulement vous pouvez gagner du temps sur le traitement, mais la probabilité d'erreurs est également réduite à zéro. Les outils intégrés à ce logiciel peuvent vous aider à contrôler tous les aspects de la paie tout en automatisant le processus de paiement.

13. Boostez la productivité de vos employés

Le cœur et l'âme d'une entreprise, ce sont ses travailleurs qui travaillent dur et apportent leur contribution unique à la croissance et à la production globales.

Un système traditionnel de gestion de la paie peut retarder le paiement. Mais vous pouvez compter sur le logiciel de paie pour répondre aux attentes des employés au bon moment.

Lorsque le paiement est effectué systématiquement, cela renforce la confiance des employés dans l'entreprise. Le moral des employés s'en trouve renforcé et ils sont incités à donner le meilleur d'eux-mêmes.

14. Des résultats rapides

Grâce au fonctionnement rapide du logiciel, vous n'avez pas besoin d'attendre de longues heures à votre bureau pour additionner des sommes importantes.

L'utilisation d'un logiciel de paie double la vitesse de fonctionnement et vous donne accès à des résultats instantanés. Vous pouvez rédiger rapidement les rapports et les déclarations des employés sans craindre d'être pris dans une boucle de temps infinie.            

Quelle que soit la complexité des calculs et des déductions fiscales, le logiciel se fraie un chemin à travers tous les obstacles et produit des résultats dans les délais impartis.

15. Exactitude et précision

Ce n'est pas une tâche facile de calculer les composantes salariales. Avec l'utilisation du logiciel de paie, vous pouvez additionner plusieurs comptes et effectuer des calculs fiscaux complexes sans compromettre l'exactitude et la précision des résultats.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer la structure des salaires, les déclarations fiscales, les dossiers des employés, les données de présence, les salaires et les comptes bancaires des différents employés.

16. Suivre les actions des employés

L'un des avantages du logiciel de paie est sa capacité à suivre les actions des employés, telles que la présence, les quarts de travail, etc.

Il permet aux RH d'observer et d'enregistrer avec précision les habitudes de travail de chaque employé. Le logiciel dispose de colonnes spécialisées pour saisir les détails des travailleurs et leurs heures totales de travail.

Sans l'utilisation de ce logiciel spécialisé, il est pratiquement impossible de suivre chaque travailleur et son horaire de travail unique.

Choisir le bon personnel est une étape importante pour votre entreprise, mais vos efforts peuvent être vains si vous n'investissez pas dans un logiciel de paie efficace.

Alors que de nombreuses PME ont recours à l'externalisation de la paie, il est conseillé de conserver ce processus essentiel au sein de votre propre entreprise. Bien que vous puissiez économiser de l'argent en faisant appel à un processeur tiers, vous perdrez le contrôle des opérations de paie.

En choisissant un logiciel de paie, vous pouvez contrôler plusieurs décisions. Qu'il s'agisse de générer des rapports, de modifier la structure des salaires ou d'ajouter et de modifier des informations, les opérations peuvent rester au sein de votre entreprise. Tout ce que vous avez à faire est de former votre personnel de paie à l'utilisation du logiciel.

Un autre avantage du passage à un logiciel de paie est la réduction de l'utilisation du papier. En passant à un mode de fonctionnement numérique, vous pouvez réduire l'empreinte carbone de votre entreprise.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comment utiliser les diagrammes de Gantt pour la planification de projets et programmes en Suivi-Evaluation? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Avez-vous déjà vu un jongleur de couteaux en action ? Imaginez à quel point il serait difficile, voire dangereux, de jongler avec plusieurs couteaux tranchants en même temps. Chaque mouvement nécessite du temps pour être parfait. Si vous en manquez un seul, non seulement cela gâchera toute votre performance, mais vous risquez également de causer des dégâts.

La gestion de projet n'est pas différente de la jonglerie avec de multiples couteaux tranchants. Pour mener à bien un projet, vous devez non seulement contrôler plusieurs activités en même temps, mais aussi vous assurer qu'elles sont achevées dans les délais prévus.

Si vous ratez une échéance ou si vous prenez plus de temps que prévu pour accomplir une tâche, c'est tout le projet qui risque d'être compromis. Vous risquez non seulement de ne pas respecter le délai de livraison du projet ou de faire exploser les coûts, mais aussi de perdre le projet.

C'est précisément la raison pour laquelle il est si utile de pouvoir visualiser d'un seul coup d'œil toutes les petites tâches à accomplir et de savoir exactement quand chaque activité doit être terminée.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre des fonctionnalités telles que le calendrier partagé et les diagrammes de Gantt et aide les organisations à définir, gérer et suivre les jalons sur un seul tableau de bord.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

La première chose à savoir est : qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Au cas où vous n'en auriez pas encore entendu parler, un diagramme de Gantt est une représentation visuelle des activités du projet (tâches et événements) programmées en temps supplémentaire. En général, un diagramme de Gantt contient une liste des activités sur la gauche et une échelle de temps appropriée en haut.

Les diagrammes de Gantt sont l'un des moyens les plus populaires et les plus utiles pour planifier des projets de toutes tailles. Il s'agit d'un moyen très intuitif d'indiquer visuellement les tâches qui doivent être réalisées un jour donné et dans quel délai. Ils vous permettent également de voir les dates de début et de fin d'un projet en une seule vue.

Quelle est l'importance des diagrammes de Gantt ?

Maintenant que vous savez ce qu'est un diagramme de Gantt, il est essentiel de connaître son importance.

Au cours des dernières années, gérer les projets de la bonne manière pour atteindre les résultats attendus est devenu une nécessité. C'est pourquoi, lorsque les diagrammes de Gantt ont fait leur apparition, les gestionnaires ont compris leur importance. Avec le diagramme de Gantt, vous pouvez :

• - Organiser et planifier les tâches
• - Définir les durées et les dépendances
• - Collaborer avec des commentaires
• - Identifier le chemin critique
• -Définir des alertes et des rappels
• - Stocker des fichiers et des informations clés
• - Suivre les jalons
• - Déterminer les ressources nécessaires pour mener à bien le projet
• - Déterminer le temps nécessaire à la réalisation du projet.

La liste est longue, mais une chose est claire : grâce à ses nombreuses fonctionnalités, un diagramme de Gantt permet de mener à bien un projet. Et c'est ce qui a fait prendre conscience aux managers de l'importance des diagrammes de Gantt.

Histoire des diagrammes de Gantt

Croyez-le ou non, mais les gens ont déjà encré des plans sur papier et même utilisé des blocs de couleur pour représenter les tâches d'une manière similaire à celle décrite ci-dessus.

En fait, avant l'avènement des logiciels de gestion de projet équipés d'un affichage de diagramme de Gantt, les blocs magnétiques et les Legos étaient régulièrement utilisés comme outils de planification de Gantt. 

Le premier diagramme de Gantt a été créé par Karol Adamiecki, un ingénieur polonais, au milieu des années 1890. Adamiecki exploitait une aciérie dans le sud de la Pologne et souhaitait améliorer les techniques de gestion.

Une quinzaine d'années plus tard, Henry Gantt, un ingénieur américain et consultant en gestion de projet, a repris le concept d'Adamiecki et créé sa propre version du diagramme. La méthode est rapidement devenue très populaire dans les pays occidentaux et son usage s'est répandu.

Les premiers diagrammes de Gantt étaient préparés presque exclusivement à la main, un processus laborieux et chronophage. Et chaque fois que les directives du projet changeaient, il était nécessaire de recréer le diagramme.

C'était un inconvénient majeur à l'époque et cela limitait l'utilité des diagrammes de Gantt puisque le changement est généralement la seule constante dans la plupart des projets. Aujourd'hui, cependant, avec l'avènement des ordinateurs et des logiciels de gestion de projet sophistiqués, les diagrammes de Gantt peuvent être créés, modifiés et imprimés facilement.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de diviser vos projets en tâches et sous-tâches, de les attribuer aux membres de l'équipe concernés et d'obtenir des mises à jour en temps réel sur l'avancement du projet.

Qui a besoin d'un diagramme de Gantt ?

La réponse courte est : à peu près tout le monde.

Aujourd'hui, quiconque a besoin d'un meilleur moyen d'organiser et de visualiser ses tâches peut utiliser un diagramme de Gantt.

Étant donné que le travail le plus difficile (la conception du diagramme) est effectué par des applications logicielles, la plupart des gens peuvent profiter des diagrammes de Gantt pour créer des listes de tâches, même simples, avec des dates de début et de fin.

La plupart des entreprises, cependant, l'utilisent pour gérer des projets beaucoup plus complexes, obtenir une vue d'ensemble instantanée de l'état d'avancement du projet, des tâches associées et des délais correspondants.

Les diagrammes de Gantt sont des outils efficaces pour les personnes ayant les rôles suivants :

• - Chefs de projet
• - Chefs d'équipe
• - Directeurs généraux
• - Directeurs des opérations
• - Responsables RH
• - Responsables de l'ordonnancement
• - Responsables du travail
• - Responsables marketing
• - Designers
• - PDG et directeurs techniques

Archivage des documents : Quelle est la meilleure façon de conserver des documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Votre certificat de naissance. Vos formulaires de déclaration d'impôts. Les dossiers financiers de votre entreprise. L'acte de propriété. Même si vous ne les utilisez pas très souvent, ce sont tous des documents importants que vous ne voudriez pas perdre, ou pire, tomber dans de mauvaises mains.

Mais posez-vous la question suivante : êtes-vous vraiment certain d'avoir rangé ces documents en toute sécurité ? Ces documents sont-ils bien classés et rapidement identifiables en cas de besoin ?

Nous allons vous parler du stockage et de l'archivage des documents et vous montrer les meilleures façons de stocker vos documents papier et numériques afin que vous puissiez avoir l'esprit tranquille en sachant qu'ils sont en sécurité.

Quelle est donc la meilleure façon de stocker vos documents ? Avant de répondre à cette question, nous allons d'abord vous expliquer pourquoi c'est important.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de rassembler, d'organiser, de numériser et de classer tous les contenus papiers d'une entreprise.

Pourquoi s'embêter avec l'archivage ?

Lorsque nous stockons des documents que nous n'utilisons plus activement, on parle d'archivage. Voici cinq des nombreuses raisons pour lesquelles l'archivage est si important pour les entreprises et les particuliers.

1. Répondre aux exigences réglementaires

De nos jours, la protection des données est un sujet dont la plupart des entreprises sont parfaitement conscientes. À la lumière des récentes mises à jour importantes de la loi sur la protection des données, les entreprises sont désormais soumises à une pression croissante pour gérer correctement et en toute sécurité les données des consommateurs, sous peine de se voir infliger de lourdes amendes. Cela leur impose de disposer de processus de gestion des données efficaces et de solutions de stockage des documents sécurisées.

D'autres exigences réglementaires imposent de conserver certains documents financiers pendant un certain nombre d'années. Grâce à l'archivage de documents, les entreprises peuvent satisfaire à ces exigences en stockant en toute sécurité des données et des documents.

2. Réduire les coûts et gagner de l'espace

Que vous soyez à la tête d'une grande entreprise internationale ou d'une jeune pousse, il est important de faire des économies là où vous le pouvez. Dans cette optique, l'archivage de documents permet de libérer de l'espace et de limiter les coûts opérationnels. Moins vous avez de documents à gérer sur site, moins vous devez consacrer de temps et d'argent à leur gestion.

3. Améliorer le flux de travail et les performances

Un archivage approprié des documents peut améliorer le flux de travail et les performances de votre entreprise. Selon les estimations, pas moins de 80 % des données de production n'ont pas besoin d'être facilement accessibles. 

4. Protection contre le vol d'identité

Les entreprises ne sont pas les seules à bénéficier de l'archivage. Chacun d'entre nous possède des documents importants qui pourraient potentiellement être utilisés pour le vol d'identité.

Quelles sont les différentes options de stockage des documents ?

Lorsqu'il s'agit d'archiver vos documents, il existe trois principales solutions de stockage à envisager : le stockage traditionnel, le stockage numérique et le stockage par numérisation à la demande. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu de chacune d'entre elles.

Stockage traditionnel sur papier

Le stockage traditionnel de documents est essentiellement un stockage sur papier. Il s'agit d'archiver vos documents papier en les classant ou en payant une installation de stockage sécurisée hors site. Il s'agit d'une pratique courante pour les grandes entreprises qui ont besoin de conserver une trace écrite des documents non essentiels à leur mission.

Le stockage numérique

Il y a quelques décennies, le stockage de documents pour les entreprises signifiait des rangées et des rangées de classeurs. Cela signifiait dépenser de l'argent pour acheter de grandes quantités de papier, de crayons et de personnes pour les organiser. Heureusement, grâce à la technologie moderne, ce n'est plus nécessaire. 

Il est désormais possible de numériser tous vos documents à l'aide d'un scanner et de détruire les copies papier inutiles.

Il existe des sociétés d'archivage de documents qui se chargent de l'ensemble du processus pour vous. Elles numérisent vos documents, vous les remettent sur des clés USB ou des CD, ou les sauvegardent sur le cloud.

Néanmoins, cette option ne convient pas à tout le monde. De nombreux propriétaires d'entreprise aiment conserver des copies physiques et n'aiment pas l'idée de mettre tout leur système de stockage de documents entre les mains d'un ordinateur.

Stockage de documents à la demande

Le stockage de documents à la demande est le meilleur des deux mondes. Il s'agit d'une solution dans laquelle une entreprise stocke vos documents papier hors site pour vous, mais les numérise également et vous envoie une copie numérique sur demande.

Il s'agit donc d'une bonne option pour les entreprises qui souhaitent stocker une grande quantité de documents hors site, mais qui peuvent avoir besoin d'y accéder occasionnellement.

Cependant, les solutions de numérisation à la demande sont plus coûteuses que le stockage papier classique, car vous payez pour un service supplémentaire.

Stockage des documents sous forme de papier

Vous pourriez penser que le stockage de vos documents sur papier est superflu à l'ère du numérique.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Où dois-je stocker mes documents papier ?

En fin de compte, la meilleure façon de stocker vos documents dépend de la quantité que vous devez stocker et du montant que vous êtes prêt à dépenser. Voici vos deux principales options.

1. Le stockage interne

Le stockage interne est une solution intéressante pour les particuliers et les PME qui n'ont qu'un petit nombre de documents à stocker. Si vous choisissez cette option, vous devez vous assurer que vous disposez de l'équipement nécessaire pour les stocker en toute sécurité.

Pour les documents vraiment importants, vous pouvez envisager d'acheter un coffre-fort ignifugé (résistant au feu), qui garantira que vos documents papier pourront survivre à tout sinistre dans vos locaux.

Si vous optez pour des classeurs ordinaires ou d'autres unités de stockage, assurez-vous qu'ils sont sécurisés et organisez-les avec des trombones et des séparateurs.

2. Installations de stockage

Le recours à des installations de stockage hors site est une option rentable, dans la mesure où elles offrent une excellente sécurité et un espace accessible.

Lorsque vous choisissez un centre de stockage, tenez compte des éléments suivants :

• Quelle est la proximité entre le centre et votre lieu de travail ? Pouvez-vous accéder rapidement à vos documents si vous en avez besoin ?
• Services de gestion des documents : Selon les documents que vous prévoyez d'entreposer, vous voudrez peut-être choisir un établissement qui offre des services tels que l'indexation et la récupération des fichiers.
• La qualité des rayonnages : Choisissez un établissement qui met les documents dans des boîtes et les stocke sur des étagères métalliques. Si vous les entreposez sur le sol, ils risquent d'être endommagés par l'eau et les déversements.
• La sécurité et l'accès : Il va sans dire que vous devez vous assurer que les locaux que vous avez choisis sont sécurisés, avec des caméras internes et externes et un personnel formé.
• Climatisation : Certaines installations utilisent l'air conditionné pour éviter la dégradation du papier. Demandez-vous si vous avez besoin de cette fonctionnalité et choisissez un site en conséquence.

Stockage de documents numériques

Si vous ne souhaitez pas investir dans des solutions de stockage de documents sur site ou hors site, vous pouvez stocker vos documents sous forme numérique. Cela peut réduire les coûts en éliminant le besoin d'espace de stockage et améliorer votre flux de travail en rendant l'accès à vos documents numériques plus rapide.

Vous pouvez choisir parmi plusieurs solutions de stockage de documents numériques :

• Utilisez les bibliothèques pour stocker les documents sur votre disque dur.
• Stockez vos documents dans le nuage via un service.
• Enregistrez vos documents sur du matériel de stockage externe, comme des disques durs amovibles.
• Stockez vos documents à l'aide d'une GED spécialement conçue

La dernière solution, l'utilisation d'une GED, est probablement la meilleure façon de stocker vos documents sous forme numérique. Mais qu'est-ce qu'une GED ? Nous allons le découvrir.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents (SGD) ?

Les systèmes de gestion de documents sont des solutions logicielles qui vous aident à classer, stocker et gérer vos documents. Ils sont un peu comme un comptable numérique. Ils s'occupent du classement physique des documents, tout comme vous le feriez pour vos documents papier, mais sous forme électronique.

Il existe de nombreux systèmes de gestion de documents différents sur le marché, mais la plupart d'entre eux présentent les mêmes caractéristiques.

Conseils généraux pour le stockage des documents

Quelle que soit la manière dont vous choisissez de stocker vos documents, il existe certaines bonnes pratiques que vous devez suivre afin de vous assurer que votre système de stockage reste organisé et efficace. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils qui peuvent vous y aider.

1. Stockez vos documents en tenant compte de l'accessibilité

Si vous stockez vos documents en interne, vous pourrez probablement économiser de l'argent, mais il est important de mettre en place un bon système pour vous assurer que vos documents archivés sont facilement accessibles.

Envisagez de stocker ensemble les documents de même type et veillez à les étiqueter pour pouvoir choisir facilement les documents nécessaires.

2. Gardez une trace du moment où vos documents peuvent être détruits

L'archivage des documents est important pour vous assurer que vous restez en conformité et que vous disposez de preuves telles que des reçus et des fiches de paie en cas de besoin. Cependant, lorsque les documents ont quelques années, il n'est souvent plus nécessaire de les conserver.

Lorsque vous archivez des documents, indiquez sur ceux-ci une date de destruction à laquelle ils ne seront plus nécessaires. Vous pourrez ainsi facilement vous occuper des documents périmés et vous assurer que vous utilisez efficacement votre espace de stockage.

3. Protégez vos documents papier de l'usure

Pour vous assurer que vos documents ne seront pas endommagés, vous devez penser à l'usure. Même s'ils sont stockés en toute sécurité, ils peuvent être endommagés par des manipulations fréquentes, l'exposition au soleil et les déversements. Placez-les dans des pochettes en plastique avant de les classer pour réduire le risque d'usure.

4. Envisagez l'utilisation de coffres-forts bancaires si vous souhaitez stocker des documents hors site.

Les banques accordent souvent des réductions sur les coffres-forts si vous êtes un client existant. Les coffres-forts peuvent être une bonne solution de stockage de papier hors site si vous n'avez besoin de stocker qu'un très petit nombre de documents importants.

5. Réfléchissez aux matériaux et à la conception de votre coffre

Certains matériaux résistent mieux à l'usure que d'autres. Si vous choisissez de stocker vos dossiers sur place dans des boîtes de rangement, essayez de choisir un matériel durable et résistant, comme le métal ou le plastique. Vous pouvez faire un meilleur usage de votre espace de stockage disponible si vous choisissez des boîtes empilables.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de gagner du temps avec sa fonctionnalité de recherche avancée optimisée multicritère.

6. Veillez à stocker vos documents dans un endroit frais et sec

La chaleur et l'humidité sont des tueurs de papier. Pour conserver vos documents en bon état, essayez de les stocker dans un endroit frais et sec. Si vous vivez dans un climat humide, pensez à utiliser un climatiseur ou un déshumidificateur pour contrôler l'humidité de votre espace de stockage. Si vous stockez vos documents hors site, surveillez les signes d'humidité dans l'installation que vous envisagez.

7. Assurez-vous qu'ils sont à l'abri des catastrophes naturelles

Si vous stockez des documents importants en interne, assurez-vous que vous avez pensé aux risques potentiels de catastrophes naturelles. Gardez-les en hauteur pour les protéger des inondations et optez pour un conteneur ignifuge (résistant au feu) si possible.

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