8 avantages importants d'un système de gestion de documents en ligne développés par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique.
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Lorsqu'il s'agit de stocker des politiques et des procédures, un système de gestion de documents en ligne présente de nombreux avantages. Qu'il s'agisse de politiques relatives à l'utilisation d'Internet, ou de procédures pour travailler seul, vous pouvez télécharger tous vos documents de sécurité vers un système de gestion de dossiers basé sur le cloud, où vous pouvez ensuite définir des autorisations pour permettre à des employés spécifiques d'accéder à la documentation, de la modifier, de la compléter ou de la signer. Ce système offre de nombreux avantages.
1. Organisé
Toutes sortes de documents provenant de sources diverses peuvent être téléchargés dans le système, qu'il s'agisse de politiques ou de procédures au format PDF, de documents Microsoft Word et de feuilles de calcul Excel, de formulaires interactifs numériques ou de copies numériques de documents papier. Une fois la documentation téléchargée, des autorisations peuvent être définies pour chaque document, précisant qui peut y accéder, le visualiser, le modifier ou le signer. Cela permet non seulement de réduire le besoin d'espace de stockage pour les documents papier, mais aussi de gagner du temps. Il est beaucoup plus facile de retrouver un document via un système de gestion de documents en ligne que de chercher dans des classeurs. Vous pouvez effectuer une recherche à partir d'un mot ou d'une expression spécifique pour trouver ce que vous cherchez, et tout est centralisé, ce qui signifie que vous n'êtes plus limité à l'accès aux documents uniquement sur le site où vous vous trouvez. Pour plus de commodité, le système de gestion de documents en nuage est compatible avec les smartphones iOS et Android.
2. Sécurisé
L'accès aux documents confidentiels est plus facile à contrôler avec un système de gestion de documents en ligne.
Des autorisations peuvent être définies pour chaque document afin de s'assurer que seules les personnes qui devraient y avoir accès y ont accès. Le système vous protège des pirates et des utilisateurs non autorisés et vous pouvez vérifier qui a consulté ou modifié un document et quand. Grâce à la sauvegarde des données et à la reprise après sinistre, les informations stockées dans un système de gestion de documents en ligne sont également beaucoup moins menacées que les documents papier. Alors qu'un incendie ou une inondation pourrait faire disparaître des documents cruciaux, les documents stockés dans un système de stockage en nuage resteront intacts. Les documents papier sont souvent égarés ou mal classés, ce qui n'est pas un problème avec un système de gestion de documents en ligne, car tout est stocké de manière centralisée. Et même dans les cas où un document a été mal classé, l'indexation croisée permet de le retrouver beaucoup plus facilement.
3. Mise à jour
La possibilité de modifier ou de mettre à jour les documents sur un système centralisé signifie que quiconque accède à un document particulier obtient la version la plus récente, ce qui n'est pas toujours le cas avec les copies papier. Cet avantage est inestimable lorsque des personnes travaillent ensemble sur différents sites, dans différentes villes ou différents pays, et rend le partage d'informations plus facile et plus pratique que jamais.
4. Attribuez des droits d'accès et des permissions aux employés
Les droits d'accès et les autorisations peuvent être définis à la fois au niveau du dossier et du document. Lors de la création d'un dossier, les autorisations peuvent être définies pour des sites et des utilisateurs spécifiques de l'entreprise, ou pour tous les sites et utilisateurs. Le système avancé de gestion des autorisations vous permet ensuite d'attribuer le dossier et son contenu à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs spécifiques. Le type d'accès peut également être spécifié en fonction du document et de l'utilisateur. Par exemple, il est possible de donner l'autorisation de modifier le document ainsi que d'assigner des employés pour les exigences de signature.
5. Réaffectation automatique des documents arrivant à expiration
Les documents ou formulaires attribués aux employés apparaissent dans la section "Attribué" de leur page d'accueil. Lorsqu'un employé ouvre le document, le bouton "Conditions générales" est activé. L'employé peut alors lire les informations, vérifier la déclaration d'affirmation et signer numériquement la politique de l'entreprise. Lorsque l'employé commence à signer les formulaires qui lui sont attribués, le dossier passe à la section En cours, et une fois que tous les formulaires ont été signés, il passe à la section Terminé. Si un document arrive à expiration, le dossier revient automatiquement dans la section Affecté et l'employé est informé qu'il doit à nouveau signer.
6. Attribution automatique des documents mis à jour
Au fur et à mesure que des changements interviennent dans le secteur, les politiques et les procédures sont mises à jour pour en tenir compte. Le système de gestion des documents en nuage veille à ce que ces changements ne soient pas négligés. Chaque fois qu'une mise à jour est apportée à un document, le dossier qui le contient s'affiche avec une icône d'avertissement jaune à côté de lui dans la section Assigné de la page d'accueil de l'utilisateur. Vous pouvez mettre en évidence les modifications pertinentes dans le document et l'employé est alors invité à le signer une nouvelle fois. Une fois cette opération effectuée, le dossier retourne dans la section Terminé.
7. Suivi numérique et rapports Excel
Le suivi et les rapports numériques du système vous permettent de mieux contrôler les signatures. Vous pouvez savoir quels employés ont signé un document particulier et lesquels ne l'ont pas fait. Les utilisateurs administratifs peuvent accéder à n'importe quel dossier auquel ils sont autorisés, sélectionner un document et télécharger un historique complet de celui-ci. Cela génère un rapport Excel indiquant les employés qui ont ouvert le document et les dates auxquelles ils l'ont approuvé. Vous pouvez également suivre numériquement des employés spécifiques en générant des rapports individuels détaillés. Ces rapports indiquent les documents que l'employé a signés et les formulaires qu'il doit encore remplir.
8. Les signatures numériques
Lorsqu'ils signent des documents de politique et de procédure, les employés apposent une signature numérique qui est capturée et stockée. Les données uniques qui composent une signature numérique sont intégrées de manière permanente dans le formulaire ou le document et comprennent un horodatage permettant de vérifier la date de signature. Toute tentative de falsification du formulaire original est facilement détectée et toute modification invalide le document. Les signatures numériques sont déjà reconnues comme juridiquement contraignantes dans de nombreux pays et d'autres commencent à suivre l'exemple, ce qui signifie que le système de gestion de documents en ligne offre non seulement la commodité mais aussi la tranquillité d'esprit.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
