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Les 5 piliers d'une stratégie de gestion des ressources humaines (RH) réussie, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Jongler entre les tâches traditionnelles et celles qui incombent aux professionnels des RH sur le lieu de travail moderne peut s'avérer difficile. En essayant de répondre aux besoins de l'entreprise et de ses employés, des détails importants peuvent souvent être négligés.

Vous trouverez ci-dessous cinq piliers RH que toute organisation devrait connaître lorsqu'elle développe ou affine sa stratégie RH.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre à ses utilisateurs l'externalisation et le soutien en matière de ressources humaines, afin qu'ils puissent consacrer plus de temps à l'élaboration et au perfectionnement des compétences de base de leur entreprise.

1. Exigences légales 

Lors de l'intégration d'un employé, il est important que vous suiviez et respectiez toutes les exigences légales afin de protéger l'entreprise et l'employé. Par exemple, chaque employé à temps plein doit remplir un formulaire IRS W-4 et un formulaire I-9. Une autre exigence légale importante est l'indemnisation des travailleurs.

Quelles que soient les conditions de travail, l'indemnisation des travailleurs est obligatoire pour toutes les entreprises :

Vous pouvez également avoir besoin d'une assurance pour les administrateurs et dirigeants et d'une assurance responsabilité civile générale pour protéger les employés contre les problèmes potentiels avec les clients.

2. L'engagement des employés

Saviez-vous que seulement 33 % des employés aux États-Unis sont engagés dans leur travail, selon le rapport "2017 State of the American Workplace" ? En fait, l'engagement des employés dans son ensemble n'a augmenté que de 3 % entre 2012 et 2016, selon le rapport susmentionné.

L'engagement des employés est essentiel au succès d'une entreprise. Après tout, un employé engagé est un employé productif. Pour accroître l'engagement des employés, intégrez les éléments suivants dans votre culture et votre stratégie RH :

• La gamification : Incorporez la gamification dans les activités des employés, comme le suivi des réalisations et la compétition entre pairs.
• Mesures incitatives : Les incitations financières et non financières, telles que les récompenses et la reconnaissance, donnent aux employés une raison de travailler. Vous pouvez faciliter le processus de suivi de ces incitations, et des étapes qui les désignent, grâce à une plateforme de reconnaissance et d'engagement des employés.
• Enquêtes auprès des employés : Réalisez régulièrement des enquêtes pour faire savoir aux employés que leur voix est entendue et valorisée.

3. Programmes d'avancement de carrière

L'investissement le plus important et le plus précieux d'une organisation est son personnel. Pourtant, de nombreuses organisations n'investissent pas suffisamment dans le développement de leurs employés. Un programme d'avancement de carrière contribue à soutenir l'engagement des employés, car ceux-ci ont la possibilité de progresser tant sur le plan personnel que professionnel.

En outre, il permet de développer les talents au sein de l'organisation, réduisant ainsi le temps et les coûts associés à l'embauche de personnel externe.

Un programme d'avancement de carrière réussi doit aider les employés à se fixer des objectifs réalisables et proposer des sessions de formation en interne.

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4. L'image de l'entreprise

Le maintien d'une image d'entreprise forte et positive est important pour votre stratégie RH. Elle vous aide à attirer les meilleurs talents dans une équipe en pleine croissance. Le département RH joue un rôle essentiel dans le maintien de l'image d'une organisation :

Posez-vous les questions suivantes : 

• Si votre image de marque tourne autour de l'innovation, votre culture d'entreprise le reflète-t-elle ?
• Vos campagnes d'image de marque sont-elles axées sur la technologie - et votre personnel a-t-il accès aux équipements les plus récents et les plus performants ?
• Comment votre entreprise se reflète-t-elle sur les médias sociaux, à la fois de manière formelle par le biais des canaux de l'entreprise et de manière informelle par le biais de chaque employé ?"

5. Système de gestion des performances

Pour que la fixation d'objectifs soit un succès, vous devez mettre en place un système de suivi. Sans un système avancé de gestion des performances, il est difficile pour les employés de mesurer leurs progrès et de rester motivés pour atteindre leurs objectifs. Sans compter que le suivi manuel peut être désordonné et moins fiable.

Si vous ne l'avez pas encore fait, investissez dans un système de gestion des performances qui permet aux employés et aux responsables de suivre et de mesurer facilement les progrès réalisés tout au long de l'année. Si vous avez du mal à obtenir l'adhésion des décideurs, demandez un essai gratuit de 30 jours du produit qui vous plaît le plus. À l'issue de cette période d'essai, vous pourrez montrer les avantages à vos supérieurs, plutôt que de leur en parler.

Soyez un professionnel des RH moderne

Les départements des ressources humaines d'aujourd'hui sont responsables de bien plus que de l'embauche et du licenciement des employés. Ils jouent un rôle stratégique dans les opérations quotidiennes de l'entreprise, notamment en ce qui concerne l'engagement des employés, les assurances nécessaires, la marque de l'entreprise et bien plus encore. Lorsque vous développez ou mettez à jour votre stratégie ou votre département RH, n'oubliez pas ces cinq piliers importants.

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5 conseils pour une gestion électronique des documents efficace, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le monde des affaires moderne déborde de fichiers texte, d'images, de graphiques et même de documents audio et vidéo, qui doivent tous être triés, stockés et classés pour une utilisation ultérieure. La gestion d'une entreprise exige la capacité d'organiser et de localiser les documents dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin. C'est pourquoi un système de gestion de documents fiable et polyvalent est indispensable aux entreprises très actives. Mais que faut-il faire pour créer un système qui fonctionne vraiment pour votre entreprise ? Lisez la suite pour obtenir des conseils d'experts sur la gestion électronique des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de réduire les coûts, d'améliorer vos processus d'affaires et d'augmenter votre productivité.

1. Choisissez un logiciel adapté à votre activité

Trop d'entreprises commettent l'erreur d'acheter d'abord un logiciel, puis d'essayer de faire entrer les besoins de leur entreprise dans les fonctionnalités existantes de l'application. Pour éviter de tomber dans ce piège, les responsables informatiques avisés prennent le temps d'examiner leurs besoins uniques en matière de gestion de documents.

Quels sont les types de documents que vous traitez le plus souvent ? Quels sont les principaux besoins de votre entreprise en termes de flexibilité et de sécurité ? Qu'est-ce qui est susceptible de changer à l'avenir, à mesure que votre entreprise se développe ? En faisant un "inventaire" mental des façons dont vous comptez utiliser le système avant de vous lancer dans l'achat d'un logiciel, vous pourriez vous épargner - et épargner à votre service technique - des années de frustration.

2. Rendez vos documents interrogeables

Que vous stockiez des documents électroniques ou que vous créiez une base de données numérique de vos dossiers papier, l'un des facteurs les plus importants d'un système de gestion de documents efficace est de fournir le plus d'informations possible pour permettre les fonctions de recherche. Marquez chaque document de votre système avec des informations complètes, notamment un nom de fichier, une description du contenu, des métadonnées et des mots-clés. Plus votre logiciel indexe d'informations, mieux c'est : vous trouverez plus facilement les documents dont vous avez besoin, ce qui vous fera gagner du temps et vous évitera des frustrations.

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3. Choisissez des fonctions de sécurité qui protègent votre vie privée

La plupart des entreprises ont au moins quelques documents et fichiers clés qui doivent être protégés contre les lecteurs non autorisés. Qu'il s'agisse de protéger votre vie privée, les intérêts commerciaux de votre entreprise ou la sécurité de vos clients, il est important que votre logiciel offre les fonctionnalités et les garanties nécessaires.

Certains systèmes de gestion de documents exigent un mot de passe de chaque utilisateur, tandis que d'autres sécurisent des documents individuels ou des dossiers entiers à l'aide d'un verrouillage par mot de passe. Réfléchissez au niveau de sécurité dont vous avez besoin en fonction des circonstances de votre entreprise. Un seul mot de passe est-il suffisant ? Avez-vous besoin de crypter l'ensemble de votre base de données ? Certains logiciels peuvent même envoyer des alertes par courriel lorsque des documents marqués sont modifiés ou consultés.

4. Pensez aux flux de travail

L'un des principaux avantages d'un logiciel de gestion de documents est sa capacité à rationaliser et à contrôler les flux de travail de votre bureau. L'automatisation de la numérisation, de la conversion, de l'édition, de l'organisation, de la soumission, de la révision, de l'approbation et du partage des documents peut vous faire gagner beaucoup de temps, à vous et à vos employés, et augmenter la productivité et la rentabilité. Là encore, pour choisir un système adapté à vos procédures, il est important de prendre en compte la manière dont vous gérez les documents. Les systèmes qui permettent des flux de travail personnalisables vous offrent une marge de manœuvre pour les changements de procédure futurs.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'assurer un accès sécurisé aux informations et de protéger les documents contre les risques de sinistres.

5. Gérez les cycles de vie de vos documents

La plupart des entreprises s'appuient sur des règles de conformité qui régissent quand et comment les documents sont détruits, mais il peut être difficile de garder trace de la date exacte de création ou de modification d'un fichier lorsqu'il est sur papier - ou éparpillé dans des dizaines de systèmes électroniques désorganisés. Un bon système de gestion documentaire doit faciliter le suivi et l'identification des documents suffisamment anciens pour être archivés ou détruits.

Tenez compte de ces cinq facteurs et vous serez sur la bonne voie pour obtenir un système de gestion de documents qui résoudra les problèmes actuels et futurs et créera une nouvelle efficacité au sein de votre entreprise.

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Meilleures pratiques de gestion des ressources humaines des demandes de congés, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Selon une étude, un travailleur à temps plein s'absente en moyenne 2,8 % de ses journées de travail normales. Ainsi, dans les moyennes et grandes entreprises, les responsables des ressources humaines ont de nombreuses absences à gérer. Dans cet article, nous allons parler des meilleures pratiques pour gérer les demandes de congé.
Les employés ont besoin de s'absenter du travail pour de nombreuses raisons. Qu'il s'agisse de problèmes de santé, d'un accouchement ou d'une formation, les entreprises doivent respecter le droit des employés à s'absenter du travail et prendre leurs besoins au sérieux. En tant que responsable RH, vous devez aider les employés à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée tout en respectant les politiques de l'entreprise.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux employés de faire leurs demandes de congé en ligne (congés payés, congés de maladie et  beaucoup d'autres).

Qu'est-ce qu'une autorisation d'absence ?

Un congé autorisé est une demande d'absence du travail accordée à un employé en raison de circonstances particulières dans sa vie. Les raisons de demander un congé peuvent varier de l'accouchement et du congé de maternité au stress professionnel excessif et à l'épuisement professionnel. Voici quelques autres raisons possibles pour un congé :

• Un employé peut s'absenter pour se remettre d'une maladie ou pour prendre soin d'un membre de sa famille malade - congé de maladie et congé de maladie pour personnes à charge respectivement.
• Il peut s'absenter du travail pour partir en vacances ou poursuivre d'autres activités en dehors du travail - congé annuel.
• Du temps libre pour les parents biologiques ou adoptifs - congé parental.
• Un congé pour poursuivre l'éducation de l'employé si cela est bénéfique à son rendement au poste actuel - congé d'éducation.

En fonction de sa demande, l'employé peut continuer ou non à recevoir son salaire et ses avantages sociaux pendant son congé. Dans la plupart des pays, les employés disposent de quatre types de congés payés : les congés de maladie, les vacances payées, les jours fériés payés et les congés payés. Tout ce qui n'est pas couvert par ces avantages est également connu sous le nom d'absence non autorisée. Il s'agit d'un congé non rémunéré qui est généralement géré comme un problème de conduite de l'employé et peut entraîner des mesures disciplinaires.

En résumé, les types de congés varient en fonction des réglementations des pays et des États, ainsi que des politiques de l'entreprise et des conditions du contrat de travail. Les congés peuvent être autorisés et non autorisés, rémunérés et non rémunérés, ce qui crée beaucoup de tracas pour les chefs d'équipe, les responsables des RH et les comptables.

Comment gérer les congés

Les responsables RH doivent traiter les demandes de congé, surveiller les absences des employés, etc., ce qui exige de solides compétences en matière de planification et une connaissance de la loi. Passons donc aux meilleures pratiques de gestion des congés.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de fournir un historique ou une base de données des absences et des congés pour chaque employé.

Suivez et révisez une politique de présence claire

Chaque entreprise devrait avoir des normes clairement définies en matière d'absence des employés. Elle doit informer les travailleurs de la manière et du moment où ils doivent demander un congé, des modalités de rémunération, de ce qui se passe lorsqu'ils prennent des congés non autorisés et du type de mesures disciplinaires qui peuvent être prises.

La récente pandémie de COVID a montré que les entreprises doivent être capables de s'adapter rapidement à l'évolution des circonstances et des tendances. C'est pourquoi il est important que les responsables RH passent en revue les politiques de présence existantes et organisent des séances de calibrage avec les chefs d'équipe. Le personnel décisionnaire doit avoir une compréhension claire de la manière dont les politiques d'absence sont appliquées, du type de situations qu'elles peuvent impliquer et de la manière dont elles doivent être gérées.

Grâce aux sessions de calibrage, les équipes RH ont la possibilité de reconsidérer les déclarations de politique d'absence strictes et de permettre certaines absences imprévues telles que les accidents de la route, les tempêtes de neige, les retards de transport. Pour vous assurer que vos employés n'abuseront pas de ces marges de manœuvre, définissez ce que l'entreprise attend d'eux pendant les intempéries et autres événements majeurs.

Les politiques de présence doivent également prévoir des rapports clairs en fonction des types d'absence possibles (maladie de courte et de longue durée, congé d'urgence, congé de maternité et de paternité, congé sans solde) et des modalités de gestion de ces absences, de leur durée maximale, de leur rémunération, du délai de prévenance à respecter, etc.

Contrôlez l'absentéisme excessif des employés

Les absences des employés ont un coût élevé pour les employeurs et la productivité des équipes. Pour prévenir l'absentéisme excessif des employés, les équipes RH peuvent considérer les conseils suivants :

• Gardez la trace des congés et des absences. La plupart des entreprises utilisent des logiciels de suivi du temps ou des systèmes de gestion des congés pour collecter les données et rechercher les tendances en matière d'absence et de faible productivité. Les taux d'absentéisme élevés peuvent être causés par certains jours de la semaine (lundis ou vendredis), certains projets et tâches ou révéler des cas d'épuisement professionnel.
• Réalisez des enquêtes hebdomadaires, mensuelles ou annuelles auprès des employés sur les sources de stress. Le stress est l'une des plus fortes sources d'absentéisme sur le lieu de travail. Vous devez donc déterminer quelles sont les parties du travail qui mettent le plus de pression sur les employés et réfléchir à la manière dont l'entreprise peut améliorer l'assiduité.
• Organisez des rencontres avec les chefs de projet. Il arrive souvent que le stress naisse d'un travail peu stimulant et répétitif ou du manque d'opportunités d'évolution professionnelle. Si de telles tendances ont été révélées, les responsables RH et les chefs d'équipe doivent revoir la charge de travail qu'ils attribuent à ces membres de l'équipe.
• Envisagez d'inclure des horaires flexibles ou personnalisés dans les politiques de l'entreprise. S'ils sont gérés correctement, ils entraînent une baisse des situations d'absentéisme car elles sont souvent dues à des raisons qui échappent au contrôle des employés.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de mieux appréhender l'impact des congés et de planifier des actions appropriées.

Mettre leur équipe en garde

Dans la plupart des entreprises, les responsables des RH récupèrent les demandes de congé à partir de notes, de demandes papier, d'e-mails, de messageries, et les ajoutent manuellement à un seul endroit, le plus souvent - des feuilles de calcul Excel. Une fois la demande de congé d'un employé approuvée, les responsables RH doivent généralement contacter les chefs d'équipe pour les informer de l'absence d'un membre de l'équipe afin qu'ils puissent gérer la charge de travail en conséquence.

Dans les équipes où la communication est essentielle, comme les équipes de marketing, l'absence des employés affecte la productivité, les performances et, finalement, le chiffre d'affaires de l'entreprise. Ainsi, pour les moyennes et grandes entreprises, il est essentiel de disposer d'un calendrier d'entreprise où les responsables et les membres de l'équipe peuvent voir les congés planifiés de leurs collègues et planifier leurs congés et vacances en conséquence. Cette approche permet également de soulager l'équipe des RH et d'automatiser la plupart des processus de gestion des congés.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de réduire le temps consacré à la gestion des congés à des fins plus utiles.

Transférez les données à l'équipe de comptabilité

La gestion des congés est délicate et nécessite non seulement un contrôle pour prévenir l'absentéisme et les abus de congés, une communication entre les équipes et des ajustements de la charge de travail, mais aussi une gestion comptable propre et soignée.

La plupart des logiciels de comptabilité coûtent des milliers de dollars, de sorte que les équipes de petite et moyenne taille ne peuvent se les offrir. Dans la plupart des entreprises, les comptables doivent donc utiliser des feuilles de calcul Excel pour calculer les congés et les paiements.

Imaginez maintenant que votre équipe RH dispose de ses propres documents Excel pour suivre les congés des employés et que votre équipe comptable dispose de quelques autres documents Excel pour calculer les congés payés et les paiements. Cette approche crée non seulement des tonnes de paperasse, mais ne fournit pas non plus de graphiques, de rapports ou d'autres aides visuelles que le PDG ou la direction générale pourrait utiliser pour prendre le pouls de la situation.

C'est là que nous en arrivons à la meilleure pratique la plus essentielle de cette liste.

Utilisez des systèmes de gestion des congés

Les systèmes modernes de gestion des absences sont créés pour suivre les meilleures pratiques de gestion des congés et automatiser la plupart des routines liées aux congés pour les employés, les équipes RH, les managers et les comptables.

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