WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Les avantages de l'utilisation d'un système d'archivage et de gestion des stocks (2022), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Au fur et à mesure que vous développez votre activité de commerce électronique en vous tournant vers de nouveaux canaux de vente et différents marchés, vos volumes de commandes augmentent, mais la complexité de l'exécution des commandes provenant de plusieurs canaux de vente augmente également. Si vous gérez encore vos stocks manuellement, il arrivera un moment où la situation passera de gérable à incontrôlable. 

La gestion manuelle des stocks entraîne toute une série de problèmes. Qu'il s'agisse de traiter séparément les commandes de chaque canal de vente ou de procéder à des vérifications manuelles régulières des stocks afin d'ajuster les niveaux de stock sur chaque plateforme, tout cela prend un temps considérable. Et ce temps serait mieux employé à développer votre entreprise. Le temps nécessaire pour rapprocher ces informations peut également entraîner un manque de visibilité sur les niveaux de stock en temps réel, des retards dans le réapprovisionnement lorsque les niveaux de stock sont bas, et donc des ruptures de stock et des ventes manquées.

Sans parler du risque d'erreurs humaines entraînant des problèmes tels que la survente, qui peut se traduire par des clients déçus, un gaspillage du budget marketing et une atteinte à la réputation, et qui pourrait entraîner votre suspension de certaines places de marché. Un autre risque potentiel est de passer à côté de précieuses ventes en ne réactivant pas automatiquement les annonces lorsque le produit est de nouveau en stock.     

La solution consiste à mettre en œuvre un système de gestion des stocks qui automatise le travail difficile à votre place.  

L'automatisation de cette partie essentielle de votre activité présente des avantages considérables. Dans cet article, nous allons examiner les principaux avantages de l'automatisation de la gestion des stocks et l'impact qu'elle peut avoir sur d'autres parties de votre entreprise. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'optimiser la gestion de la trésorerie de votre entreprise et d'augmenter la productivité des stocks.

Qu'est-ce que la gestion des stocks ? 

La gestion des stocks est un élément crucial de votre chaîne d'approvisionnement globale qui vous permet de suivre l'acquisition, le stockage et la vente de vos produits, à tout moment. 

Une fois que vous connaissez l'emplacement de chaque produit, vous avez également acquis la capacité de surveiller vos niveaux de stock à tout moment à un niveau précis et granulaire. 

Lorsque vous pouvez suivre automatiquement le volume de vos stocks et leur emplacement exact, la gestion de votre inventaire passe d'un processus manuel difficile à un élément essentiel de la stratégie de croissance de votre entreprise. 

Une fois qu'il est possible de maintenir des détails précis sur les stocks dans chaque canal de vente, vous pouvez utiliser ces informations pour prévoir la planification des stocks et automatiser le processus de réapprovisionnement, créant ainsi encore plus d'efficacité dans votre processus de gestion des stocks. Une fois que ces produits ont été achetés, vous pouvez également les suivre depuis votre fournisseur jusqu'à vos entrepôts (jusqu'à l'étagère exacte), et tout au long du processus d'exécution jusqu'au client, puis à travers le processus de retour. 

Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante ? 

La gestion des stocks vous permet de suivre vos niveaux de stock dans tous les entrepôts et à toutes les étapes du cycle d'inventaire (stock physique disponible, stock demandé aux fournisseurs et stock enregistré dans les commandes en cours) et de vous assurer que vous n'êtes jamais à court d'un produit. En même temps, il peut aider à prévenir le surstockage et le sous-stockage en prévoyant la demande sur la base des données de consommation. Il vous aide également à traiter les commandes plus rapidement et plus efficacement, ce qui peut vous faire gagner du temps et de l'argent.

En outre, l'utilisation d'un système de gestion des stocks permet d'éviter les ventes excessives, qui peuvent nuire à votre réputation. Enfin, un système de gestion des stocks peut vous aider à prendre de meilleures décisions concernant vos niveaux de stock et à améliorer l'efficacité globale de votre entreprise.

Avantages de l'utilisation d'un système de gestion des stocks

L'utilisation d'un logiciel pour un processus commercial clé tel que la gestion des stocks présente une multitude d'avantages, dont les suivants : 

Gestion automatisée des stocks 

L'automatisation est potentiellement le plus grand avantage d'un système de gestion des stocks. L'automatisation évite le risque d'erreur humaine, vous fait gagner des heures interminables et vous assure de ne pas faire d'erreurs. Il s'agit d'un système capable d'exécuter des tâches répétitives avec peu d'aide manuelle, une fois qu'un ensemble de règles a été mis en place. Il vous permet non seulement d'avoir une visibilité en temps réel sur vos niveaux de stock, mais aussi de mettre à jour automatiquement votre inventaire lorsqu'une vente est effectuée. Cette fonction est essentielle non seulement pour établir des prévisions précises, mais aussi pour offrir une bonne expérience au client en évitant la survente. La gestion automatisée des stocks vous donne également une visibilité en temps réel de l'endroit où se trouve votre stock, ce qui est essentiel, notamment si vous stockez votre stock en plusieurs endroits, comme un entrepôt et un magasin physique, ou si vous avez plusieurs canaux de vente.  

Prévision des stocks pour la préparation des fêtes et de la haute saison 

Lorsque les volumes de commandes augmentent considérablement en raison des fêtes ou d'événements survenant tout au long de l'année, comme une campagne de marketing importante menée par un influenceur, la quantité de stock dont vous disposez sera adaptée à la demande grâce à une prévision précise de la demande. Les données historiques et saisonnières peuvent également être utilisées pour comprendre les schémas de vente qui nécessitent des ajustements des niveaux de stock à différents moments de l'année. 

Prévenir les ruptures de stock et les ventes excessives 

La survente est un défi majeur pour les entreprises de commerce électronique en pleine croissance. Lorsque vous n'avez pas un contrôle précis de votre inventaire, il est très facile de manquer de produits sans le savoir, ce qui entraîne des ruptures de stock. Non seulement vos clients ne reviendront probablement pas, ce qui entraîne un gaspillage du budget marketing et des coûts d'acquisition de clients, mais vous pourriez également être suspendu de certaines places de marché. Un système de gestion des stocks gère simultanément les commandes et les stocks de tous vos canaux de vente, ce qui vous permet de savoir quand réapprovisionner vos stocks. 

Réduire les coûts des entreprises de commerce électronique

Les rapports avancés de gestion des stocks vous indiquent ce que vous avez en stock, de sorte que votre personnel d'entrepôt ne perd pas son temps à chercher des stocks qui ne sont pas réellement à l'entrepôt. Le processus de prélèvement, d'emballage et d'expédition est ainsi facilité, ce qui vous permet d'honorer davantage de commandes de la manière la plus efficace possible. 

Une autre façon d'économiser de l'argent est de ne pas commander une trop grande quantité d'un produit dont les volumes de vente sont faibles. Grâce à des données précises et à des rapports d'analyse, vous serez en mesure de comprendre clairement les produits que vos clients achètent. 

Une meilleure planification et prévision des stocks 

La précision des rapports et des informations est la clé de la réussite de toute entreprise. Un système logiciel qui s'intègre à tous les marchés et canaux de vente sur lesquels vous vendez, ainsi qu'aux fournisseurs de services d'expédition et de logistique tierce partie ( LTP ), garantira l'exactitude de toutes les informations et fournira une visibilité en temps réel de votre activité. Cela vous permettra de prendre de meilleures décisions commerciales, de prévoir et de planifier les stocks avec précision et, par conséquent, de réduire les coûts liés à la détention de stocks invendus ou au mauvais emplacement. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

Améliorer les opérations de la chaîne d'approvisionnement 

Les défis inattendus sont normaux lorsqu'il s'agit de la chaîne d'approvisionnement. Avec un système en place pour la gestion des stocks, les détaillants et les entreprises de commerce électronique peuvent établir plus efficacement une stratégie de diversification de la chaîne d'approvisionnement. En multipliant les fournisseurs, vous réduisez le risque de longs délais d'attente pour les produits si un fournisseur ne peut pas livrer à temps. Vous pouvez vous préparer bien avant une période spécifique, comme la haute saison, pour commander la bonne quantité de stock à un fournisseur et atténuer les problèmes éventuels. 

Ajoutez facilement de nouveaux canaux de vente 

Vous voulez essayer un nouveau canal de vente pour y référencer vos produits, comme une place de marché ? Un système de gestion des stocks simplifie l'ajout de nouveaux canaux car il centralise la gestion de vos stocks en un seul endroit, ce qui vous permet d'avoir une vue en temps réel de vos stocks, même s'ils sont vendus en plusieurs endroits. Des fonctions telles que la synchronisation de l'inventaire en temps réel et les prévisions sont encore plus essentielles au maintien du contrôle de l'inventaire lorsque votre stock peut être vendu dans plusieurs endroits à la fois.  

Techniques de gestion des stocks    

En matière de gestion des stocks, il n'y a pas de solution universelle. L'un des grands avantages de ce système est que vous pouvez choisir parmi une variété de techniques de gestion des stocks. Sélectionnez celle qui convient à votre entreprise pour vous concentrer sur la croissance.

Établir des niveaux de parité 

Les niveaux par sont également connus sous le nom de niveaux de réapprovisionnement automatique périodique. Ils vous permettent de fixer une quantité de stock qui doit être disponible en permanence. Lorsque vos niveaux de stock atteignent ce chiffre, il est temps de passer une nouvelle commande. Cela vous permet d'équilibrer le taux de demande standard pour des articles spécifiques avec le risque de survente. Le niveau de par pour les articles individuels varie, mais vous pouvez les calculer à l'aide d'une formule de point de commande en utilisant votre volume de ventes quotidien moyen et le délai d'approvisionnement et le numéro de stock de sécurité pour chaque produit de votre inventaire. 

Premier entré, premier sorti 

La technique du premier entré, premier sorti  permet de suivre l'ordre dans lequel les stocks sont comptabilisés puis expédiés. Cela peut contribuer à réduire les stocks obsolètes et vous aider à surveiller la valeur de vos stocks. Laisser des produits sur les étagères peut entraîner des écarts entre les valeurs du marché et la valeur de votre stock. La technique du premier entré, premier sorti permet d'aligner plus facilement vos prix et de réduire l'impact de l'inflation. C'est aussi une façon de gérer les produits ayant une date de péremption et de minimiser la durée de stockage de ceux-ci.  

Premier périmé, premier sorti 

Variante du principe premier entré - premier sorti, la technique du premier périmé - premier sorti consiste à expédier en premier les produits dont la date de péremption est la plus proche. Privilégiée par les entreprises qui vendent des produits périssables comme les cosmétiques, les produits pharmaceutiques, les aliments et les boissons, cette technique garantit que vous vous retrouverez rarement avec des produits périmés invendables dans vos stocks. Pour être efficace, cette technique doit être associée à un système de gestion des stocks capable de suivre les dates de péremption. 

Juste à temps

La technique du juste à temps (JAT) est parfois appelée fabrication allégée. Son principe est d'accroître l'efficacité et de réduire les coûts en ne commandant et en ne recevant des stocks que lorsque cela est nécessaire. Le JAT permet de réduire les coûts de détention des stocks et de diminuer la dépendance à l'égard du stockage. Cette technique est populaire auprès des entreprises de commerce électronique qui créent des produits personnalisés. Elle ne convient cependant pas à tout le monde, car elle ne laisse qu'une faible marge d'erreur, ce qui peut créer des problèmes d'exécution des commandes. 

Analyse ABC 

La demande de différents produits est rarement répartie de manière égale entre tous vos stocks. La technique de l'analyse ABC vous permet d'en tenir compte en classant vos produits en trois catégories : A, B et C. Cette classification peut être basée sur la demande, la valeur ou l'importance des coûts. Le fait de répartir votre stock en différentes classifications vous permet d'établir un ordre de priorité pour la commande d'articles spécifiques que vous avez identifiés comme prioritaires. 

Élaborez un plan d'urgence 

Si les dernières années ont appris quelque chose aux entreprises de commerce électronique, c'est qu'il faut se préparer à l'inattendu. Un pic inattendu des ventes en ligne dû à une pandémie mondiale entraînant la fermeture des magasins physiques ? Des problèmes de chaîne d'approvisionnement dus à un cargo bloquant l'une des plus importantes routes maritimes ? Votre entreprise survivrait-elle à une hausse soudaine des ventes que vous ne pourriez pas satisfaire, ou à une demande des clients pour des produits que vous ne pourriez pas vous procurer ? Il est essentiel pour la survie de votre entreprise de disposer de stratégies d'atténuation, comme des fournisseurs alternatifs ou la capacité de faire pivoter vos opérations vers différents canaux de vente.    

Gérer les stocks excédentaires et les stocks morts 

Le terme "stock mort" désigne les produits qui occupent un espace d'entreposage précieux et entraînent des coûts supplémentaires, bien qu'ils aient été retirés de la vente aux clients. Ces produits sont des stocks morts parce qu'ils peuvent être périmés ou ne pas avoir la qualité que les clients attendent. 

Un stock excédentaire est un stock trop important, ce qui entraîne un stock mort. Un stock excédentaire se produit lorsque vous n'avez pas la visibilité nécessaire sur vos ventes et vos niveaux de stock pour pouvoir prévoir avec précision vos niveaux de stock. Un système de gestion des stocks avec une visibilité en temps réel vous permet de prévoir quand et où déplacer les produits sur différents marchés ou canaux de vente afin d'éviter l'accumulation de stocks excédentaires. Ceci est particulièrement important pour la vente sur les places de marché, car un stock à faible rotation détenu par la place de marché peut entraîner une augmentation des coûts de stockage ou des pénalités. 

Indicateurs clés de performance pour la gestion des stocks 

Pour améliorer les flux de travail et la planification des stocks, vous devez veiller à établir des rapports sur les indicateurs clés de performance importants pour l'entreprise. 

Pourquoi avez-vous besoin d'un système de gestion des stocks ?

Comme nous l'avons mentionné, un système de gestion des stocks rationalisera l'ensemble du processus de commerce électronique en arrière-plan pour vous. Ainsi, plutôt que de mettre à jour manuellement chaque canal de vente avec vos niveaux de stock, vous pouvez facilement les synchroniser tous ensemble et laisser le logiciel de gestion des stocks faire tout le travail pour vous. 

Par exemple, lorsqu'un client achète un article sur l'un des canaux sur lesquels vous vendez (comme Amazon ou eBay), ces articles seront automatiquement déduits de vos niveaux de stock sur toutes les plateformes. Cela signifie que vous n'aurez plus jamais à vous soucier d'une vente excessive et que vous pourrez vous concentrer sur d'autres aspects de votre activité.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est un système centralisé qui permet aux entreprises de réduire les coûts de transport grâce à une meilleure planification et de diminuer des dépenses imprévues.

Intégrer un système de gestion des stocks dans votre pile technologique de commerce électronique 

La facilité d'intégration avec les autres outils de commerce électronique que vous utilisez devrait être l'une des caractéristiques les plus importantes que vous recherchez lorsque vous choisissez un système de gestion des stocks. Vous avez des canaux de vente, des systèmes de gestion de la relation client, des logiciels de service client et des fournisseurs de services logistiques et d'exécution des commandes que vous utilisez pour vous aider à gérer votre entreprise. Plus un logiciel de gestion des stocks peut prendre en charge d'intégrations, plus il sera efficace pour les opérations de votre commerce électronique. 

Caractéristiques du système de gestion des stocks 

Les avantages de faire appel à un système de gestion des stocks sont plutôt évidents. Le logiciel de gestion des stocks vous permet de saisir toutes les opportunités de revenus en connectant et en automatisant vos opérations de commerce électronique à l'aide d'une série de fonctionnalités avancées. 

Actualisez l'inventaire en temps réel 

Des données granulaires en temps réel vous permettent de mettre à jour vos niveaux de stock à la seconde où une commande est traitée. 

Rapports et analyses 

L'accès à des informations sur l'historique des ventes ou les tendances saisonnières vous permet de maximiser vos ventes potentielles. Prévoyez la demande de produits spécifiques à l'aide de fonctions de rapport et de mesures des stocks pour mieux comprendre vos schémas de vente. De telles données vous permettent de prendre des décisions stratégiques qui vous aident à garder une longueur d'avance sur la concurrence.  

Planification de la demande

Prévoir la demande de produits spécifiques peut sembler être une capacité à lire l'avenir. Mais avec le bon système de gestion des stocks, ce n'est pas si compliqué. Il existe de nombreuses techniques différentes pour prévoir la demande, notamment les séries chronologiques et les prévisions occasionnelles. La bonne nouvelle est qu'il est possible de contrôler efficacement votre stock et de maximiser votre rentabilité en utilisant la planification de la demande avec un logiciel de gestion des stocks robuste.   

Empêchez les ventes excessives

Empêchez les ventes excessives en surveillant les données de consommation en temps réel sur chacun de vos canaux de vente. En synchronisant vos commandes et vos stocks, vous aurez une image précise de vos niveaux de stock. Optimiser votre gestion des stocks de cette manière permet également de réduire le risque de surstockage et de sous-cotation, ce qui, au final, contribue à améliorer l'expérience client et à maintenir votre réputation auprès des marketplaces.   

Automatisez le processus de commande d'achat

Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs fait une énorme différence. Vous pouvez instantanément rationaliser votre gestion des stocks en stockant les informations essentielles sur chacun de vos fournisseurs dans un emplacement central. Suivez et gérez l'ensemble de la chronologie des commandes individuelles à partir d'un tableau de bord central pour une facilité d'utilisation optimale.  

Suivi des stocks 

Sachez exactement où se trouve votre stock, même si vous stockez des produits dans différents endroits, au niveau national et international. Cela réduit considérablement le temps nécessaire au suivi manuel des produits individuels dans votre chaîne d'approvisionnement. Le suivi de vos stocks permet également de réduire les frais d'expédition et les délais d'approvisionnement des fournisseurs, ce qui signifie que vous pouvez maintenir des niveaux de stock plus bas et réduire vos coûts d'entreposage. 

Transformez votre entreprise avec le bon logiciel de gestion des stocks.

Exploitez la puissance du bon logiciel de gestion des stocks pour le commerce électronique - et vous pourrez réduire les coûts, augmenter la rentabilité et améliorer l'efficacité, tout à la fois. L'automatisation de la gestion de vos stocks vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur le marketing et la croissance, tout en vous donnant une visibilité totale sur les données relatives à vos ventes et aux mouvements des stocks, afin de repérer les opportunités de vente ou d'atténuer les problèmes de stock avant même qu'ils ne surviennent. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Un système d'archivage et de gestion électronique des documents, qu'est-ce que c'est ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

En quoi consiste un système de gestion électronique de documents ?

Un SGED est un logiciel de gestion utilisé pour créer, stocker, organiser et récupérer des documents dans différents formats. Il est doté de fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de suivre et de gérer les documents commerciaux dans une base de données centralisée. Le logiciel stocke numériquement les documents originaux.

À partir de la base de données centralisée, les utilisateurs peuvent se connecter et lancer la gestion des documents, comme la gestion de contenu d'entreprise ( GCE ).

Certaines personnes pensent que les systèmes de gestion électronique de documents et la gestion de contenu d'entreprise sont identiques, mais ce n'est pas le cas. Bien qu'ils partagent de nombreuses caractéristiques, le SGED diffère du SGCE.

Le premier est utilisé pour archiver des documents numériques dynamiques dans des organisations à fort contenu, tandis que le second permet aux utilisateurs de stocker des documents nécessitant peu d'ajustements dans un dépôt central auquel les parties autorisées peuvent accéder.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, facilite la localisation des informations documentaires.

Comment fonctionne un système de gestion électronique de documents

• Permet le partage de documents entre clients
• Facilite la collaboration entre les groupes ou les membres d'une équipe
• Suivi de l'historique et de l'activité du système

Caractéristiques du SGED

1. Flux de travail et navigation faciles à configurer

L'accès aux informations sur les flux de travail dans une GED est facile. Les informations sur les flux de travail peuvent être rationalisées pour une efficacité optimale. De plus, une GED simplifie la collaboration afin de s'assurer que tout le monde comprend clairement le projet et est impliqué.

2. Capacités multi-sites

Les membres de l'équipe travaillent aujourd'hui sur plusieurs plateformes et appareils. Les GED ont des capacités de déploiement en nuage mobile qui rendent la gestion du contenu et la maintenance de l'intégrité des données possibles sur diverses plates-formes et appareils. Les utilisateurs et les entreprises bénéficient grandement de cette fonctionnalité.

3. Outils de collaboration

Un GED dispose d'outils de collaboration qui permettent aux groupes et aux membres de l'équipe de modifier les documents et de rationaliser la prise de décision. Les GED sont dotés d'outils de collaboration tels que des zones de texte, des rédactions, des annotations, et bien d'autres encore.

Ces fonctionnalités sont parmi celles qui rendent ce système de gestion très attrayant.

4. Recherche et localisation faciles des documents

La GED facilite la localisation rapide d'un document en cas de besoin. Grâce aux métadonnées et aux fonctionnalités hiérarchiques, vous pouvez suivre n'importe quel document parmi les nombreux documents du dépôt, ce qui peut être essentiel pour le processus de prise de décision d'une entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet la prévention de la perte de données.

Avantages de la GED

1. Intégrité accrue des données

Une GED améliore l'intégrité des données stockées dans son référentiel. En se connectant à des sources de données pertinentes telles qu'un GRC et une GCM, les utilisateurs peuvent conserver les informations stockées.

Les entreprises peuvent utiliser les informations stockées dans ce système de gestion pour résoudre des problèmes courants, tels que des informations incomplètes ou périmées.

2. Temps de recherche réduit au minimum

Les utilisateurs n'ont pas besoin de passer beaucoup de temps sur un SGED pour rechercher un document. Les informations et les données sont accessibles facilement. Le système est conçu de telle sorte que, à partir d'une source unique de vérité, toutes les informations importantes recherchées sont disponibles rapidement.

3. Contrôle et sécurité des données améliorés

Les données et les informations d'une organisation peuvent être sensibles et doivent donc être protégées de manière adéquate. Il peut être difficile, voire impossible, d'obtenir un contrôle et une sécurité complets avec un système de stockage sur papier.

Les fonctions de traçabilité et de réglementation d'une GED garantissent que vos documents sont aussi sûrs que possible.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre un accès instantané aux documents, ce qui améliore la collaboration en ce qui concerne le partage de l'information entre les bureaux et les services et garantit ainsi la sécurité des enregistrements et des fichiers.

4. Moins de coûts de gestion

Une GED organise et stocke les documents pour un prix très bas. La gestion des documents papier peut être longue et coûteuse, selon la durée de gestion.

Dans l'espace électronique d'une GED, la gestion des documents est facile. Les utilisateurs peuvent stocker autant de fichiers qu'ils le souhaitent sans se ruiner.

5. Gestion cohérente du contenu

Faire en sorte que les auteurs adhèrent aux derniers formats lorsqu'ils éditent un document papier peut être décourageant. Un GED fournit automatiquement des modèles et veille à ce que tous les documents nouvellement formatés soient mis à jour selon les dernières normes.

Il met automatiquement à jour tous les documents publiés afin qu'ils restent uniformes et conformes aux directives stipulées.

6. Un système de sauvegarde solide

Stocker des documents sur des ordinateurs traditionnels ne garantit pas qu'ils soient sauvegardés correctement. Tous les fichiers sauvegardés peuvent être perdus en cas de panne du système. Dans un GED, les documents sont enregistrés dans une base de données centrale en nuage, ce qui garantit que les documents sont correctement sauvegardés et peuvent être récupérés à tout moment.

Derniers points à retenir

Au XXIe siècle, les entreprises changent la façon dont elles stockent et gèrent leurs documents, passant du papier au numérique. Les solutions de gestion électronique des documents sont la tendance et la clé d'une gestion efficace des documents.

Le stockage numérique des documents, qui permet aux parties prenantes et aux employés d'y accéder facilement à tout moment, accroît l'efficacité et la compétitivité des entreprises.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Ce n'est certainement pas une bonne nouvelle pour les entreprises, car les dépassements de coûts ont non seulement un impact sur leurs marges, mais entravent également leur capacité à exécuter de futurs projets. Comprendre ce qu'est la gestion des coûts d'un projet et comment être efficace dans ce domaine peut aider les entreprises à garder le cap.

Découvrez dans cet article ce qu'est la gestion des coûts d'un projet, ses avantages et les étapes de son application.

Que signifie la gestion des coûts d'un projet ?

La gestion des coûts d'un projet est le processus d'estimation, de budgétisation et de contrôle des coûts tout au long du cycle de vie du projet, dans le but de garder les coûts dans les limites du budget autorisé.

Pour qu'un projet soit qualifié de réussi, il est nécessaire que

• qu'il réponde aux exigences et à la portée du projet
• la qualité de son exécution soit élevée
• qu'il soit terminé dans les temps et
• qu'il soit achevé dans les limites du budget.

La gestion des coûts d'un projet est donc l'un des principaux piliers de la gestion de projet et est pertinente quel que soit le domaine, qu'il s'agisse de fabrication, de vente au détail, de technologie, de construction, etc. Elle permet de créer une base financière à partir de laquelle les chefs de projet peuvent évaluer l'état actuel des coûts de leur projet et réorienter la direction si nécessaire.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de planifier et d’utiliser ces ressources le plus efficacement possible, afin que votre projet puisse être mené jusqu’à son terme.

Pourquoi la gestion des coûts d'un projet est-elle importante ?

Il est facile de comprendre l'importance de la gestion des coûts. Pour prendre un exemple simple et concret, si vous décidez de construire une maison, la première chose à faire est de fixer le budget. Lorsque vous avez une idée du montant à dépenser pour le projet, l'étape suivante consiste à diviser le budget de haut niveau en dépenses pour des sous-tâches et des postes plus petits.

Le budget déterminera des points de décision critiques tels que : quel concepteur engager - un concepteur haut de gamme qui construira et réalisera le projet de bout en bout, ou quelqu'un qui peut aider sur quelques éléments et être capable de travailler avec un budget plus petit ? Combien d'étages la maison doit-elle comporter ? Quelle qualité de matériaux doit-on utiliser ?

Sans budget prédéfini, il est non seulement difficile de répondre à ces questions, mais il devient impossible d'évaluer si vous avancez dans la bonne direction une fois le projet en cours. Dans les grandes organisations, l'ampleur de ce problème est encore amplifiée par la gestion simultanée de plusieurs projets, la modification des hypothèses initiales et l'ajout de coûts imprévus. C'est là que la gestion des coûts peut aider.

En appliquant des pratiques de gestion des coûts efficaces, les chefs de projet peuvent :

• Définir des objectifs précis avec les acteurs du projet
• Contrôler la dérive du projet grâce aux transparences établies avec le client.
• suivre les progrès et prendre rapidement des mesures correctives
• maintenir la limite prévue, accroître le retour sur investissement et ne pas perdre d'argent sur le projet
• générer des données de référence pour les projets futurs et suivre les tendances des coûts à long terme.

Les quatre étapes de la gestion des coûts d'un projet

Bien que la gestion des coûts soit considérée comme un processus continu, il est utile de diviser la fonction en quatre étapes : planification des ressources, estimation, budgétisation et contrôle. Ces étapes sont généralement séquentielles, mais il est possible que des changements de ressources surviennent à mi-parcours du projet, obligeant à ajuster les budgets. Ou encore, les écarts observés au cours du processus de contrôle peuvent nécessiter une révision des estimations.

Examinons en détail chacune de ces quatre étapes.

1. Planification des ressources du projet

La planification des ressources est le processus qui consiste à identifier les ressources nécessaires pour exécuter un projet et le mener à bien. Les ressources sont, par exemple, les personnes (employés et entrepreneurs) et les équipements (infrastructures, gros véhicules de construction et autres équipements spécialisés en quantité limitée).

La planification des ressources se fait au début d'un projet, avant que le travail ne commence réellement.

Pour commencer, les gestionnaires de projet doivent d'abord préparer la structure de répartition du travail (SRT). Ils doivent examiner chaque sous-tâche de la SRT et se demander combien de personnes, avec quel type de compétences, sont nécessaires pour accomplir cette tâche, et quel type d'équipement ou de matériel est requis pour accomplir cette tâche.

En adoptant cette approche au niveau de la tâche, les gestionnaires de projet peuvent dresser un inventaire précis et complet de toutes les ressources, qui est ensuite utilisé pour l'étape suivante de l'estimation des coûts.

Quelques conseils à prendre en compte au cours du processus :

• Tenez compte des données historiques - calendriers et efforts antérieurs - avant de déterminer les sous-tâches et les ressources correspondantes.
• Prenez en compte les commentaires des PME et des membres de l'équipe - une approche collaborative fonctionne bien, en particulier dans les projets qui ne disposent pas de données antérieures à utiliser.
• Évaluez les conséquences du délai sur les exigences en matière de ressources. Par exemple, une ressource peut n'être disponible qu'après quelques mois, ce qui fait glisser le calendrier du projet. Cela pourrait avoir un impact sur l'estimation des coûts.
• Bien que cette étape se situe au stade de la planification, les gestionnaires de projet doivent tenir compte des réalités du terrain. Par exemple, vous pouvez identifier le besoin d'une ressource possédant une certaine expertise, mais si cette ressource n'est pas disponible au sein de l'organisation, vous devez envisager d'engager un entrepreneur ou de former votre équipe pour la mettre à niveau. Tous ces aspects réels influent sur la gestion des coûts.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet d'établir le budget du projet ou la référence de base des coûts.

2. L'estimation des coûts

L'estimation des coûts est le processus qui consiste à quantifier les coûts associés à toutes les ressources nécessaires à l'exécution du projet. Pour effectuer les calculs de coûts, nous avons besoin des informations suivantes :

• Les besoins en ressources (résultat de l'étape précédente).
• Prix de chaque ressource (par exemple, le coût horaire du personnel, les coûts d'embauche des fournisseurs, les coûts d'acquisition des serveurs, les taux de matériel par unité, etc.)
• Durée durant laquelle chaque ressource est nécessaire
• Liste des hypothèses
• Risques potentiels
• Coûts des projets antérieurs et références industrielles, le cas échéant.
• un aperçu de la santé financière de l'entreprise et des structures de rapport.

L'estimation est sans doute l'étape la plus difficile de la gestion des coûts, car la précision est la clé. Les gestionnaires de projet doivent également tenir compte de facteurs tels que les coûts fixes et variables, les frais généraux, l'inflation et la valeur temporelle de l'argent.

Plus l'écart entre l'estimation et les coûts réels est important, moins le projet a de chances de réussir. Cependant, il existe de nombreux modèles d'estimation parmi lesquels choisir. L'estimation analogique est un bon choix si vous disposez de nombreuses données historiques sur les coûts de projets similaires. Certaines organisations préfèrent les approches mathématiques telles que la modélisation paramétrique ou la technique d'évaluation et de révision des programmes.

Il faut ensuite choisir entre une approche descendante et une approche ascendante. L'approche descendante fonctionne généralement lorsque des données antérieures sur les coûts sont disponibles. Dans ce cas, les chefs de projet ont généralement l'expérience de l'exécution de projets similaires et peuvent donc prendre une bonne décision. L'approche ascendante fonctionne pour les projets pour lesquels les organisations n'ont pas beaucoup d'expérience, et il est donc logique de calculer une estimation des coûts au niveau de la tâche, puis de la faire remonter au niveau supérieur.

Les prévisions de coûts comme outil de décision

Il est utile de rappeler que l'estimation des coûts est effectuée au stade de la planification et que, par conséquent, tout n'est pas encore figé. Il arrive souvent que les responsables de projet proposent plusieurs formules pour un même projet, et l'estimation des coûts les amène à prendre une décision. Il existe de nombreuses méthodes de calcul des coûts, telles que la comptabilité par activité, la comptabilité par tâche et la comptabilité du cycle de vie, qui permettent de réaliser cette analyse comparative.

Le coût du cycle de vie, par exemple, prend en compte le cycle de vie complet d'un projet. Dans les projets informatiques, par exemple, les coûts de maintenance sont souvent ignorés, mais le calcul du coût du cycle de vie porte sur le long terme et tient compte de l'utilisation des ressources jusqu'à la fin du cycle. De même, dans les projets de fabrication, l'objectif est de minimiser les coûts de service et les frais de remplacement futurs.

Parfois, le processus d'estimation permet également aux équipes d'évaluer et de réduire les coûts. L'ingénierie de la valeur, par exemple, permet d'obtenir la valeur optimale d'un projet tout en réduisant les coûts.

3. Budgétisation des coûts

La budgétisation des coûts peut être considérée comme faisant partie de l'estimation ou comme un processus distinct. La budgétisation est le processus d'affectation des coûts à une certaine partie du projet, telle que des tâches ou des modules individuels, pour une période de temps spécifique. Les budgets comprennent des réserves pour imprévus allouées pour gérer les coûts inattendus.

Par exemple, disons que le coût total estimé pour un projet qui s'étend sur trois ans est de 2 millions de dollars. Cependant, comme l'allocation budgétaire est fonction du temps, le chef de projet décide de ne considérer pour l'instant que les deux premiers trimestres. Il identifie les éléments de travail à réaliser et alloue un budget de, disons, 35 000 $ pour cette période et ces éléments de travail. Le chef de projet utilise la structure de répartition du travail et certaines des méthodes d'estimation présentées dans la section précédente pour parvenir à ce chiffre.

La budgétisation crée une base de référence des coûts par rapport à laquelle nous pouvons continuer à mesurer et à évaluer la performance des coûts du projet. Sans le budget, le coût total estimé resterait un chiffre abstrait, et il serait difficile de le mesurer à mi-parcours. L'évaluation des performances du projet permet de déterminer le montant du budget qui doit être libéré pour les phases ultérieures du projet.

Le fait que les organisations comptent souvent sur les flux de trésorerie futurs prévus pour leur financement constitue une autre raison de consolider les budgets. Au cours des phases initiales, le gestionnaire de projet dispose d'une réserve financière limitée et doit fixer des objectifs en conséquence. C'est un peu comme si vous construisiez les fondations et un étage de la maison dans les premiers mois et que vous acheviez le reste du projet plus tard, en économisant davantage.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement de systèmes d'informations en Afrique, permet de définir le coût des ressources nécessaires à la réalisation des activités du projet.

4. Le contrôle des coûts

Le contrôle des coûts est le processus qui consiste à mesurer les écarts de coûts par rapport à la base de référence et à prendre les mesures appropriées, comme l'augmentation du budget alloué ou la réduction de l'étendue des travaux, pour corriger cet écart. Le contrôle des coûts est un processus continu réalisé tout au long du cycle de vie du projet. L'accent est mis ici autant sur la production de rapports clairs et opportuns que sur la mesure.

Avec la base de référence des coûts, le plan de gestion des coûts est un élément essentiel du contrôle des coûts. Ce plan contient des détails tels que la manière dont les performances du projet seront mesurées, le seuil de déviation, les mesures à prendre en cas de dépassement du seuil et la liste des personnes et des rôles qui ont l'autorité exécutive pour prendre des décisions.

La gestion de la valeur acquise est l'une des approches les plus populaires pour mesurer la performance des coûts. 

Lorsqu'il s'agit de traiter des centaines de tâches dans le cadre d'énormes projets, le contrôle des coûts peut fournir le niveau de transparence dont les décideurs ont besoin pour réagir rapidement à la situation.

Logiciel de gestion des coûts de projet

La gestion des coûts, comme d'autres aspects de la gestion de projet, devient complexe avec de nombreuses variables en jeu. Le processus lui-même est élaboré, nécessitant une attention aux détails et une approche rigoureuse. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet peut simplifier considérablement ce processus.

Examinons quelques avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des coûts de projet :

• L'automatisation des analyses chiffrées complexes pendant les phases d'estimation et de calcul permet de prévenir les erreurs manuelles.
• L'intégration des données dans la planification, l'estimation, la budgétisation et le contrôle permet un suivi continu et des réponses rapides et proactives, plutôt que des interventions ponctuelles.
• La prise de décision est facilitée par le fait que le logiciel de calcul des coûts permet d'évaluer des solutions alternatives en utilisant des scénarios de prévision et des analyses de simulation.
• Des rapports clairs et simples sous forme de tableaux de bord et d'autres interfaces utilisateur riches.
• La complexité de la gestion multidevise des projets sur différents sites géographiques est simplifiée par les logiciels de gestion des coûts de projet.
• De nombreuses solutions de gestion des coûts de projet permettent des intégrations avec des tiers, de sorte que les données peuvent être mises en commun et analysées.
• L'analyse comparative et la standardisation sont réalisables grâce à la disponibilité de données sur les résultats de plusieurs projets.

Gestion des coûts et performance des projets d'entreprise

Il n'est donc pas surprenant que 40 % des participants à l'enquête considèrent " l'investissement dans la technologie pour mieux permettre la réussite des projets " comme leur priorité absolue.

La maîtrise des coûts est fortement liée à la capacité d'une entreprise à gérer avec succès ses projets en cours et à venir. La mise en place d'un logiciel de gestion des coûts efficace permet de faire des économies importantes. Une bonne solution pour la gestion des coûts ne la traitera pas comme une fonction isolée mais l'exploitera comme partie intégrante de la performance du projet et du portefeuille, et corrélera les données entre les projets.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).