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Le mot "audit" vient du verbe latin audire, qui signifie "écouter". Écouter implique une tentative de connaître l'état des affaires telles qu'elles existent et telles qu'elles sont censées exister ou promises. L'audit, en tant que processus formel, est ancré dans cette caractéristique d'écoute. Par conséquent, il s'agit d'un outil de diagnostic permettant de mesurer non seulement l'état actuel des choses, mais aussi les écarts entre l'état actuel et l'état souhaité dans le domaine qui fait l'objet de l'audit.

L'audit est un exercice de routine dans le domaine des finances, notamment parce qu'il s'agit d'une obligation légale. Cependant, dans le cas des ressources humaines, il n'existe aucune obligation légale d'adopter l'audit. Certaines entreprises préfèrent néanmoins procéder à des audits des ressources humaines. Comme tout audit, l'audit des ressources humaines est également un processus formel systématique, qui vise à examiner les stratégies, les politiques, les procédures, la documentation, la structure, les systèmes et les méthodes de gestion des ressources humaines de l'organisation. Il évalue systématiquement et scientifiquement les forces, les limites et les besoins de développement des ressources humaines existantes dans l'optique plus large d'améliorer les performances de l'organisation. 

L'audit des ressources humaines est basé sur le principe que les processus de ressources humaines sont dynamiques et doivent être continuellement réorientés et revitalisés pour rester adaptés aux besoins en constante évolution. L'audit des ressources humaines n'est pas une pratique de routine visant à résoudre des problèmes. Au lieu de résoudre directement les problèmes, les audits des RH, comme les audits financiers, aident à comprendre les causes possibles des problèmes actuels et futurs. Les conclusions de ces audits aident à la prise de décision dans l'organisation et sont généralement des documents internes qui ne doivent pas nécessairement être partagés avec le public. 

En outre, contrairement aux audits financiers qui sont routiniers, réglementés et standardisés, les audits des ressources humaines ne sont pas routiniers et peuvent être conçus pour répondre aux besoins uniques de l'organisation à un moment donné. Il s'agit en fait d'études de nature inhabituelle. La manière dont l'audit est mené peut varier, allant d'enquêtes autogérées à des interventions de consultants extérieurs.

L'audit RH est comme un bilan de santé annuel, il joue un rôle essentiel en instillant un sentiment de confiance dans la direction et les fonctions RH d'une organisation.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de logiciels informatiques en Afrique, permet également de mettre en lumière les meilleures pratiques existantes et de les optimiser davantage.

Définition :

L'audit des ressources humaines est la vérification systématique de l'analyse et de la conception des emplois, du recrutement et de la sélection, de l'orientation et du placement, de la formation et du développement, de l'évaluation des performances et des emplois, de la rémunération des employés et des cadres, de la motivation et du moral, de la gestion participative, de la communication, du bien-être et de la sécurité sociale, de la sécurité et de la santé, des relations industrielles, du syndicalisme, des conflits et de leur résolution. L'audit RH est très utile pour atteindre les objectifs de l'organisation et constitue également un outil essentiel pour évaluer l'efficacité des fonctions RH d'une organisation.

L'audit RH ne se limite pas au processus d'embauche, mais s'étend à des domaines tels que la fidélisation des employés, la budgétisation, la formation, la rémunération des employés, les relations entre la direction et les employés et pratiquement tous les processus ou pratiques de l'entreprise qui affectent son personnel.

Un audit périodique des ressources humaines permet de qualifier leur efficacité au sein d'une organisation. Les audits des ressources humaines peuvent atteindre une variété d'objectifs, comme assurer la conformité légale, aider à maintenir ou à améliorer un avantage concurrentiel, établir des pratiques efficaces en matière de documentation et de technologie, et identifier les forces et les faiblesses de la formation, des communications et d'autres pratiques d'emploi.

De nombreuses entreprises procèdent à un audit des ressources humaines chaque année, tout comme elles vérifient leurs informations financières. Il leur permet de rendre compte de leurs effectifs et de l'efficacité avec laquelle l'organisation en tant qu'entité traite son personnel, du recrutement au licenciement. L'audit des ressources humaines peut être comparé à une personne qui va chez le médecin pour un contrôle général afin de rester en bonne santé. Ce processus permet à une entreprise d'avoir une idée générale de sa situation afin de mieux corriger les problèmes potentiels et de planifier l'avenir.

Lorsqu'il s'agit de santé physique, il vaut mieux prévenir les problèmes que d'attendre qu'un problème survienne et d'essayer de le soigner. Il en va de même pour l'audit des ressources humaines. Il est beaucoup plus facile de prévenir les problèmes que d'essayer de les régler après coup. Une bonne planification et un bon audit des ressources humaines peuvent contribuer à prévenir ces problèmes et à épargner aux entreprises de l'argent et des difficultés.

La comptabilité des ressources humaines permet à l'entreprise de déterminer l'investissement qu'elle a fait dans ses employés et le retour qu'elle peut attendre de cet investissement.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de procéder à une évaluation de la manière dont une entreprise gère ses ressources humaines.

Qu'est-ce que l'audit des ressources humaines ?

Le Comité de la comptabilité des ressources humaines de l'American Accounting Association (1973) a défini la comptabilité des ressources humaines comme suit

"le système d'identification et de mesure des données relatives aux ressources humaines et la diffusion de ces informations aux personnes intéressées".

La comptabilité des ressources humaines implique donc non seulement la mesure de tous les coûts et investissements associés au recrutement, au placement, à la formation et au développement des employés, mais aussi la quantification de la valeur économique des personnes dans une organisation.

Qui doit effectuer la vérification ?

L'équipe chargée de la vérification devrait représenter un échantillon représentatif du personnel de l'organisation, y compris le personnel d'exécution, les cadres intermédiaires et supérieurs et les responsables des fonctions liées aux RH.

Nécessité et objectif de l'audit des ressources humaines

Les audits les plus courants sont les audits comptables établis et réguliers effectués conformément à des réglementations statutaires spécifiques. Cependant, dans le cas des audits des ressources humaines, il n'y a pas d'obligation légale, mais les directions éclairées ont volontairement accepté son utilité en fonction des circonstances. Les circonstances suivantes peuvent être citées à titre d'exemple :

• une préoccupation ressentie par la direction générale,
• les contraintes des forces externes qui nécessitent un audit situationnel,
• évolution de l'entreprise fortement influencée par des décisions commerciales internationales affectant la gestion des ressources humaines, et
• une volonté de la part des professionnels de la gestion des ressources humaines de faire progresser les pratiques et les systèmes.

Il est nécessaire de se pencher sur ces questions et sur d'autres.

• L'organisation prévoit-elle régulièrement l'offre et la demande d'employés dans différentes catégories ?
• Existe-t-il des analyses de postes pour tous les postes de l'organisation ?
• Toutes les sources potentielles de recrutement sont-elles identifiées et évaluées ?
• Des critères de sélection mesurables sont-ils élaborés et utilisés pour pourvoir les postes ?
• Existe-t-il des programmes de formation et de développement efficaces ?
• Existe-t-il un système d'évaluation des performances qui permet d'évaluer les performances passées et potentielles ?
• Le programme de rémunération est-il conçu pour motiver les employés ?
• L'usine est-elle syndiquée ?
• Existe-t-il une procédure de règlement des griefs ?
• La qualité de vie au travail est-elle élevée dans l'organisation ?
• La pratique de la GRH contribue-t-elle à l'efficacité de l'organisation ?
• La direction sous-estime-t-elle la capacité de la GRH à contribuer à l'efficacité de l'organisation ?

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Approches de l'audit des ressources humaines

1. Les approches suivantes sont adoptées aux fins de l'évaluation : Approche comparative

2. Approche par l'autorité extérieure

3. Approche statistique

4. L'approche de la conformité

5. Approche de la gestion par objectifs

Approche comparative

Dans cette approche, les auditeurs identifient la société concurrente comme modèle. Les résultats de leur organisation sont comparés à ceux de cette société/industrie.

Approche par une autorité extérieure

Dans cette approche, les auditeurs utilisent les normes établies par un consultant externe comme référence pour comparer leurs propres résultats.

Approche statistique

Dans cette approche, les mesures statistiques de la performance sont développées en tenant compte des informations existantes de l'entreprise.

Approche de conformité

Dans cette approche, les auditeurs examinent les actions passées pour déterminer si ces activités sont conformes aux exigences légales et aux politiques et procédures du secteur.

Approche de la gestion par objectifs

Cette approche crée des objectifs spécifiques, par rapport auxquels les performances peuvent être mesurées, afin de parvenir à une décision finale sur les performances réelles de l'organisation par rapport aux objectifs fixés.

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Si vous gérez une équipe, il y a de fortes chances que vous ayez entendu parler des indicateurs clés de performance (ICP). Dans sa forme la plus simple, un indicateurs clés de performance est un type de mesure des performances qui vous aide à comprendre les performances de votre organisation ou de votre service. (Pour obtenir une description plus approfondie, lisez cet article, Qu'est-ce qu'un IRC ?) Un bon IRC devrait agir comme une boussole qui indique si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs stratégiques.

Le problème, c'est qu'il existe des milliers d'indicateurs clés de performance parmi lesquels choisir. Lorsque vous vous trompez, vous évaluez quelque chose qui ne reflète pas vos objectifs. Comment, dès lors, sélectionner les bons indicateurs de performance clés pour votre organisation ?

Vous avez déjà eu l'occasion de vous poser cette question, et vous n'êtes pas le seul. Il n'est pas rare que les entreprises s'égarent en raison de l'utilisation de mauvaises mesures. Mais plus tôt vous découvrez vos erreurs, mieux c'est - et vous pouvez toujours revenir sur la bonne voie en revoyant vos indicateurs de performance clés.

Dans cet article, nous vous éclairons sur le processus de sélection et de suivi des indicateurs clés de performance, afin que vous soyez mieux à même de choisir les bons indicateurs pour votre organisation. Nous partagerons également 18 indicateurs clés de performance significatifs qui peuvent être appliqués à la plupart des entreprises.

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Choisir et suivre les indicateurs clés de performance : Un guide étape par étape

On dit souvent que "ce qui est mesuré est fait", mais comment la mesure elle-même est-elle effectuée ? Vous trouverez ci-dessous les étapes importantes à prendre en compte pour suivre efficacement les IRC dans le cadre de votre gestion des performances.

Étape 1 : Choisissez une ou deux mesures qui contribuent directement à chacun de vos objectifs.

Bien que votre organisation ait de nombreux éléments mobiles qui font partie intégrante de ses opérations et de ses performances, il n'est pas possible, ni efficace, de suivre tout ce qui se passe en interne. D'une part, toutes les mesures ne sont pas suffisamment importantes pour être suivies. D'autre part, le suivi de trop de mesures crée un travail inutile qui, en fin de compte, ne sera pas utile.

Choisissez plutôt une ou deux mesures pour chacun de vos objectifs qui seront les plus utiles pour les atteindre. Plusieurs mesures peuvent s'appliquer, mais seules deux d'entre elles auront un impact suffisant pour améliorer les performances.

Par exemple, disons que votre organisation a pour objectif d'améliorer les programmes de formation et de développement de vos employés. Vous pourriez mesurer le pourcentage d'employés formés ou le temps de formation, mais aucun de ces éléments n'est en corrélation avec le résultat réel que vous recherchez : développer les compétences des personnes pour qu'elles puissent assumer des rôles plus avancés. Une meilleure mesure pourrait être la réduction des erreurs résultant de la formation, par exemple.

Étape 2 : Assurez-vous que vos mesures répondent aux critères d'un bon ICP.

En plus de vous assurer que les indicateurs clés de performance que vous avez choisis sont de véritables indicateurs de performance, ils doivent également présenter certaines caractéristiques supplémentaires qui signaleront leur efficacité. Posez ces questions pour chaque ICP que vous envisagez :

• Peut-il être facilement quantifié ?
• Sommes-nous en mesure d'influencer/de conduire le changement à l'aide de cet ICP, ou est-ce hors de notre contrôle ?
• Cet ICP est-il lié à notre objectif ainsi qu'à notre stratégie globale ?
• Est-il simple à définir et à comprendre ?
• Peut-il être mesuré de manière précise et en temps voulu ?
• Contribue-t-il à un large éventail de perspectives - c'est-à-dire le client, les finances, les processus internes, l'apprentissage et la croissance ?
• Sera-t-elle toujours pertinente à l'avenir ?

Si vous répondez "non" à plusieurs de ces questions, c'est peut-être le signe que l'indicateur de performance clé doit être modifié ou remplacé.

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Étape 3 : Attribuez la responsabilité de chaque ICP à des personnes spécifiques.

Les indicateurs clés de performance sont un outil important pour mesurer les progrès, mais ils ont plus de chances d'être utilisés si quelqu'un est responsable de leur suivi et de leur communication. Autre avantage : la partie responsable est généralement plus encline à vouloir que la mesure réussisse, plutôt que d'accepter une sous-performance. Même si la personne n'est responsable que de l'établissement d'un rapport sur l'indicateur de performance clé, vous pouvez être sûr qu'elle préférera annoncer de bonnes nouvelles plutôt que de mauvaises, ce qui la motivera encore plus.

Vous avez peut-être un analyste chargé de collecter les données. C'est important, mais ce qui l'est encore plus, c'est d'avoir un chef d'entreprise qui est responsable du "reporting" des mesures. Ce responsable doit être capable d'analyser les résultats, de replacer les données dans leur contexte et d'expliquer si les performances sont bonnes ou mauvaises et pourquoi. La personne responsable de la mesure sera en mesure d'influencer les ressources consacrées à l'amélioration de la mesure.

Étape 4 : Surveillez les indicateurs clés de performance et établissez des rapports.

Enfin, il est nécessaire d'examiner continuellement vos indicateurs clés de performance et leurs performances selon une fréquence mensuelle, trimestrielle ou autre fréquence de rapport prédéfinie. Un suivi régulier permet de voir facilement la période au cours de laquelle un élément a enregistré des performances inférieures ou supérieures, ainsi que ce qui a pu se produire au cours de cette période pour provoquer ce changement.

Pour s'assurer que toute l'équipe est sur la même longueur d'onde - et parce que de nombreuses mesures et objectifs sont interconnectés - il est essentiel de communiquer ces résultats à toutes les parties concernées. L'utilisation de tableaux de bord personnalisables est un excellent (et simple) moyen de rendre compte à différents publics. Vous pouvez créer un tableau de bord pour les départements qui travaillent sur les indicateurs de performance clés, et un autre qui donne une vue d'ensemble de haut niveau aux équipes de direction.

18 exemples et définitions d'indicateurs de performance clés

Nous avons réparti notre liste d'indicateurs clés de performance dans les quatre catégories du tableau de bord prospectif : Financier, Client, Processus et Personnel. Veillez à en sélectionner quelques-uns dans chaque catégorie afin que votre stratégie soit bien équilibrée dans toute l'organisation.

Paramètres financiers

1. Bénéfice : Cela va sans dire, mais il est important de le noter, car c'est l'un des indicateurs de performance les plus importants. N'oubliez pas d'analyser la marge bénéficiaire brute et la marge bénéficiaire nette pour mieux comprendre dans quelle mesure votre organisation réussit à générer un rendement élevé.

2. Le coût : Mesurez la rentabilité et trouvez les meilleurs moyens de réduire et de gérer vos coûts.

3. Recettes de l'efficacité de la logistique par rapport à l'objectif : Il s'agit d'une comparaison entre vos recettes réelles et vos recettes prévues. La représentation graphique et l'analyse des écarts entre ces deux chiffres vous aideront à identifier les performances de votre service.

4. Coût des marchandises vendues : En comptabilisant tous les coûts de production du produit vendu par votre entreprise, vous pouvez avoir une meilleure idée de ce que devrait être votre marge sur le produit et de votre marge bénéficiaire réelle. Ces informations sont essentielles pour déterminer comment dépasser la concurrence.

5. Nombre de jours de vente en suspens : Prenez vos comptes débiteurs et divisez-les par le nombre total de ventes à crédit. Prenez ce chiffre et multipliez-le par le nombre de jours dans la période que vous examinez. Félicitations, vous venez d'obtenir le chiffre de votre délai de recouvrement moyen ! Plus ce chiffre est bas, plus votre entreprise réussit à recouvrer ses créances. Utilisez cette formule chaque mois, trimestre ou année pour voir comment vous vous améliorez.

6. Ventes par région : En analysant les régions qui atteignent les objectifs de vente, vous pouvez fournir un meilleur feedback aux régions moins performantes.

7. Dépenses de la direction générale par rapport au budget : Comparez vos frais généraux réels avec votre budget prévisionnel. Comprendre où vous avez dévié de votre plan peut vous aider à créer un budget départemental plus efficace à l'avenir.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet, grâce à ses indicateurs de performance, d'expliquer les caractéristiques intangibles, les propriétés, les concepts abstraits et les processus qualitatifs d'un projet.

Mesures du client

8. Valeur du cycle de vie du client ( CVC ) : Minimiser les coûts n'est pas le seul (ou le meilleur) moyen d'optimiser l'acquisition de clients. La CVC vous permet d'évaluer la valeur que votre organisation tire d'une relation client à long terme. Utilisez cet indicateur de performance pour déterminer le canal qui vous permet d'acquérir les meilleurs clients au meilleur prix.

9. Coût d'acquisition des clients (CAC) : Divisez vos coûts d'acquisition totaux par le nombre de nouveaux clients dans la période que vous examinez. Voilà ! Vous avez trouvé votre CAC. Cette mesure est considérée comme l'une des plus importantes dans le domaine du commerce électronique, car elle peut vous aider à évaluer la rentabilité de vos campagnes de marketing.

10. Satisfaction et rétention des clients : En apparence, c'est simple : Rendez le client heureux et il continuera à être votre client. Toutefois, de nombreuses entreprises affirment que cette démarche vise davantage la valeur pour les actionnaires que pour les clients eux-mêmes. Vous pouvez utiliser plusieurs indicateurs de performance pour mesurer la responsabilité sociale des entreprises, notamment les scores de satisfaction des clients et le pourcentage de clients qui réitèrent un achat.

11. Taux de recommandation net : La découverte de votre taux de recommandation nette est l'un des meilleurs moyens d'indiquer la croissance à long terme de votre entreprise. Pour déterminer votre score de recommandation nette, envoyez des enquêtes trimestrielles à vos clients pour savoir s'il est probable qu'ils recommandent votre entreprise à une personne de leur entourage. Établissez une base de référence avec votre première enquête et mettez en place des mesures qui permettront à ces chiffres d'augmenter d'un trimestre à l'autre.

12. Nombre de clients : Comme le bénéfice, cet indicateur de performance est assez simple. En déterminant le nombre de clients que vous avez gagnés et perdus, vous pouvez mieux comprendre si vous répondez ou non aux besoins de vos clients.

Mesures des processus

13. Tickets de support client : L'analyse du nombre de nouveaux tickets, du nombre de tickets résolus et du temps de résolution vous aidera à créer le meilleur service clientèle de votre secteur.

14. Pourcentage de produits défectueux : Prenez le nombre d'unités défectueuses et divisez-le par le nombre total d'unités produites pendant la période que vous examinez. Vous obtiendrez ainsi le pourcentage de produits défectueux. Il est clair que plus ce chiffre est bas, mieux c'est.

15. Mesure de l'efficacité de la logistique : l'efficacité peut être mesurée différemment dans chaque industrie. Prenons l'exemple de l'industrie manufacturière. Vous pouvez mesurer l'efficacité de votre organisation en analysant le nombre d'unités que vous avez produites par heure, et le pourcentage de temps pendant lequel votre usine était opérationnelle.

Mesures du personnel

16. Taux de rotation des employés : Pour déterminer votre taux de rotation des employés, prenez le nombre d'employés qui ont quitté l'entreprise et divisez-le par le nombre moyen d'employés. Si votre taux de rotation du personnel est élevé, prenez le temps d'examiner votre culture d'entreprise, vos formules d'emploi et votre environnement de travail.

17. Pourcentage de réponses aux postes ouverts : Lorsqu'un pourcentage élevé de candidats qualifiés postulent pour vos postes ouverts, vous savez que vous faites un bon travail en maximisant l'exposition aux bons demandeurs d'emploi. Cela se traduira par une augmentation du nombre de personnes interviewées.

18. Satisfaction des employés : Des employés heureux vont travailler plus dur - c'est aussi simple que cela. Mesurer la satisfaction de vos employés par le biais d'enquêtes et d'autres mesures est essentiel pour la santé de votre département et de votre organisation.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce que le système de gestion électronique des documents, à quoi sert-il ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Les documents d'entreprise, comme dans notre vie quotidienne, soutiennent tout le travail effectué. Les documents sont des ressources de savoir-faire d'entreprise produites par les institutions/entreprises dans le cadre de leurs activités. Ils sont utilisés de façon répétée dans des activités similaires.

• Ils sont des sources d'information pour l'entreprise.
• Ils apportent un soutien juridique et assurent la conformité avec les processus juridiques.
• Elle prend en charge différentes normes.
• Il est le garant de la responsabilité.

Les systèmes de gestion de documents font partie des besoins indispensables de nombreuses entreprises de toutes tailles. En particulier dans les entreprises qui effectuent des opérations de grande envergure et à l'échelle mondiale, conserver les documents sur un ordinateur local et les partager par courrier électronique peut être malsain, provoquer des erreurs et des failles de sécurité. Les systèmes de gestion électronique de documents sont des solutions d'entreprise qui ont vu le jour précisément pour résoudre ces problèmes et ces risques.

Selon une étude, 80 à 95 % des données actuelles des entreprises sont conservées sur papier et sur des ordinateurs locaux. Toujours selon une autre étude, 25 % en moyenne des documents sont conservés au mauvais endroit dans le système et les employés passent 60 % de leur temps à chercher ces documents. Les recherches révèlent que cette méthode de travail incorrecte représente un coût négatif de 15 % des revenus de l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de de contrôler qui peut consulter, ou modifier, ou supprimer un document.

Système de gestion de documents ?

Bien que les systèmes de gestion de documents soient connus comme des outils permettant de conserver des données dans le nuage, ils sont bien plus que cela.

Si nous le décrivons de manière basique, les logiciels de gestion de documents sont des outils commerciaux qui couvrent l'ensemble de l'entreprise, vous permettant d'organiser numériquement tous les fichiers, documents et pièces liés à tous vos processus commerciaux. Étiquetage, catalogage, classement, approbation, workflow, signature, transmission, révision, etc. C'est votre outil le plus important pour la numérisation de tous ces travaux que vous effectuez sur papier. Les systèmes de gestion de documents sont des logiciels d'entreprise qui sont répartis dans toute l'entreprise et interagissent avec presque tout le personnel de votre entreprise.

En quoi consistent les avantages des systèmes de gestion de documents ?

1. L'importance de la mémoire d'entreprise

Les systèmes de gestion de documents sont des ressources uniques pour la mémoire d'entreprise et le savoir-faire que les entreprises ont accumulé au fil des ans. Il permet de perfectionner les travaux grâce à l'expérience qu'il procure. Il évite les pertes de données dues au personnel, aux processus ou à différentes raisons. Elle évite aux entreprises d'être dépendantes des personnes.

La mémoire d'entreprise est un trésor très précieux, surtout pour les grandes entreprises gérées par plusieurs points. Si seulement le savoir-faire peut être parfaitement transféré aux nouvelles générations jeunes et dynamiques, un succès continu peut être atteint. Le fait que les nouvelles générations bénéficient des expériences passées et de l'accumulation les aide à faire moins d'erreurs dans leur travail et leur permet d'utiliser le temps de la manière la plus économique lors de la prise de décisions.

2. Toutes les parties prenantes, tous les projets, toutes les sociétés du groupe

La gestion électronique des documents offre un environnement commun de données (CDE) basé sur le web où les utilisateurs peuvent collaborer de manière fluide et sécurisée. Toute la correspondance et le trafic de documents doivent être gérés par le système, cette plateforme doit être accessible même dans des lieux différents avec une connexion Internet limitée.

La plateforme de collaboration doit prendre en charge tout type de fichier, des fichiers de dessin aux modèles 3D BIM nad .ifc, pour une utilisation active et en temps réel par tous les employés. Ce n'est que de cette manière que toutes les parties prenantes et tous les projets pourront travailler ensemble.

3. Politiques de sécurité de l'information

La sécurité de l'information est l'un des problèmes les plus critiques pour les entreprises. Le transfert incontrôlé d'informations critiques dans les mains de concurrents peut avoir des conséquences dangereuses pour les entreprises, allant jusqu'à la faillite. Afin de prévenir de tels risques, les entreprises ont besoin de systèmes fiables et sécurisés pour stocker leurs informations critiques avec un accès critique autorisé. Les systèmes de gestion de documents permettent aux entreprises de stocker toutes les informations conformément aux procédures telles que la sécurité de l'information dans les différentes réglementations internes et externes à l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de capturer, stocker et récupérer les documents de manière à faire gagner du temps, à donner une visibilité sur les révisions et à rassurer sur la sécurité.

4. Trouver ce que vous cherchez

Que vous utilisiez un stockage physique ou des systèmes numériques, la chose la plus courante que font les utilisateurs à propos des documents est la recherche. Le critère de réussite le plus important pour un employé est de trouver facilement le fichier qu'il recherche. Les systèmes de gestion de documents contiennent un large éventail de moteurs pour les opérations de recherche. Grâce à ces moteurs de recherche, vous pouvez approfondir la recherche avec des outils de nom de fichier, d'étiquette, de métadonnées, de dossier, ainsi que des systèmes technologiques de reconnaissance optique de caractères (OCR) permettant de rechercher le contenu du fichier. Le logiciel de contrôle des documents contribue à augmenter la productivité des employés en réduisant la perte de temps dans les opérations de recherche grâce à ces fonctionnalités.

5. Comment prévenir la perte de données ?

La perte de données est l'un des problèmes les plus délicats pour les entreprises. La technologie d'aujourd'hui permet de stocker les documents critiques en les classant correctement avec les autorisations adéquates pour les retrouver facilement en cas de besoin. En suivant de près ces technologies de pointe, les entreprises peuvent bénéficier et utiliser des systèmes adaptés à leurs propres procédures et flux de travail. Il est nécessaire de s'assurer que les systèmes sont conçus pour prévenir toute perte de données en termes d'autorité et de rôles. En prévenant la perte de données dans votre entreprise grâce à un système et des autorisations appropriés, vous pouvez éviter que vos documents critiques / confidentiels ne tombent entre les mains de personnes non autorisées.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.

6. Êtes-vous sûr que votre document / mise en page est le plus à jour ?

Dans la vie pratique, nous rencontrons toujours des fichiers physiques partout. Cependant, ces fichiers comportent des risques qui peuvent entraîner des pertes et des erreurs majeures, comme une fabrication défectueuse.

Les systèmes de gestion de documents offrent des solutions technologiques basées sur le code QR pour vérifier l'actualité/la validité des fichiers et des mises en page. Il est possible de vérifier si le fichier est la dernière version ou la version actuelle en lisant les codes QR sur le papier avec n'importe quel appareil mobile. De cette manière, il est possible d'éviter les mauvaises utilisations ou les mauvaises productions dans les projets.

7. Des fonctions adaptées à vos processus

Les systèmes de gestion de documents permettent d'échanger des documents en interne et en externe (avec des tiers), de traiter les flux de travail et les révisions connexes. Différentes parties prenantes peuvent rapidement soumettre leurs commentaires sur un fichier, de sorte que les cycles de révision/commentaires peuvent être gérés et suivis sans perte de temps. Grâce aux fonctions de journal actif, il est possible de suivre et de contrôler facilement quelles parties prenantes ont accès à quel dossier et à quelles fonctions.

8. Est-il possible de partager les résultats liés à la qualité et à la sécurité ?

Certains systèmes de gestion de documents, dont le champ d'application est très large, permettent de générer automatiquement des formulaires de reconnaissance de non-conformité, de fabrication erronée ou incorrecte, etc. avec des photos prises à partir de dispositifs mobiles. Ils fournissent également des moteurs de messagerie pour partager ces documents avec les clients ou les sous-traitants/fournisseurs. Le système peut créer des rapports avancés sur l'accès à ces données et le suivi de leur statut (ouvert / fermé).

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).