WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Selon une étude, un travailleur à temps plein s'absente en moyenne 2,8 % de ses journées de travail normales. Ainsi, dans les moyennes et grandes entreprises, les responsables des ressources humaines ont de nombreuses absences à gérer. Dans cet article, nous allons parler des meilleures pratiques pour gérer les demandes de congé.
Les employés ont besoin de s'absenter du travail pour de nombreuses raisons. Qu'il s'agisse de problèmes de santé, d'un accouchement ou d'une formation, les entreprises doivent respecter le droit des employés à s'absenter du travail et prendre leurs besoins au sérieux. En tant que responsable RH, vous devez aider les employés à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée tout en respectant les politiques de l'entreprise.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux employés de faire leurs demandes de congé en ligne (congés payés, congés de maladie et  beaucoup d'autres).

Qu'est-ce qu'une autorisation d'absence ?

Un congé autorisé est une demande d'absence du travail accordée à un employé en raison de circonstances particulières dans sa vie. Les raisons de demander un congé peuvent varier de l'accouchement et du congé de maternité au stress professionnel excessif et à l'épuisement professionnel. Voici quelques autres raisons possibles pour un congé :

• Un employé peut s'absenter pour se remettre d'une maladie ou pour prendre soin d'un membre de sa famille malade - congé de maladie et congé de maladie pour personnes à charge respectivement.
• Il peut s'absenter du travail pour partir en vacances ou poursuivre d'autres activités en dehors du travail - congé annuel.
• Du temps libre pour les parents biologiques ou adoptifs - congé parental.
• Un congé pour poursuivre l'éducation de l'employé si cela est bénéfique à son rendement au poste actuel - congé d'éducation.

En fonction de sa demande, l'employé peut continuer ou non à recevoir son salaire et ses avantages sociaux pendant son congé. Dans la plupart des pays, les employés disposent de quatre types de congés payés : les congés de maladie, les vacances payées, les jours fériés payés et les congés payés. Tout ce qui n'est pas couvert par ces avantages est également connu sous le nom d'absence non autorisée. Il s'agit d'un congé non rémunéré qui est généralement géré comme un problème de conduite de l'employé et peut entraîner des mesures disciplinaires.

En résumé, les types de congés varient en fonction des réglementations des pays et des États, ainsi que des politiques de l'entreprise et des conditions du contrat de travail. Les congés peuvent être autorisés et non autorisés, rémunérés et non rémunérés, ce qui crée beaucoup de tracas pour les chefs d'équipe, les responsables des RH et les comptables.

Comment gérer les congés

Les responsables RH doivent traiter les demandes de congé, surveiller les absences des employés, etc., ce qui exige de solides compétences en matière de planification et une connaissance de la loi. Passons donc aux meilleures pratiques de gestion des congés.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de fournir un historique ou une base de données des absences et des congés pour chaque employé.

Suivez et révisez une politique de présence claire

Chaque entreprise devrait avoir des normes clairement définies en matière d'absence des employés. Elle doit informer les travailleurs de la manière et du moment où ils doivent demander un congé, des modalités de rémunération, de ce qui se passe lorsqu'ils prennent des congés non autorisés et du type de mesures disciplinaires qui peuvent être prises.

La récente pandémie de COVID a montré que les entreprises doivent être capables de s'adapter rapidement à l'évolution des circonstances et des tendances. C'est pourquoi il est important que les responsables RH passent en revue les politiques de présence existantes et organisent des séances de calibrage avec les chefs d'équipe. Le personnel décisionnaire doit avoir une compréhension claire de la manière dont les politiques d'absence sont appliquées, du type de situations qu'elles peuvent impliquer et de la manière dont elles doivent être gérées.

Grâce aux sessions de calibrage, les équipes RH ont la possibilité de reconsidérer les déclarations de politique d'absence strictes et de permettre certaines absences imprévues telles que les accidents de la route, les tempêtes de neige, les retards de transport. Pour vous assurer que vos employés n'abuseront pas de ces marges de manœuvre, définissez ce que l'entreprise attend d'eux pendant les intempéries et autres événements majeurs.

Les politiques de présence doivent également prévoir des rapports clairs en fonction des types d'absence possibles (maladie de courte et de longue durée, congé d'urgence, congé de maternité et de paternité, congé sans solde) et des modalités de gestion de ces absences, de leur durée maximale, de leur rémunération, du délai de prévenance à respecter, etc.

Contrôlez l'absentéisme excessif des employés

Les absences des employés ont un coût élevé pour les employeurs et la productivité des équipes. Pour prévenir l'absentéisme excessif des employés, les équipes RH peuvent considérer les conseils suivants :

• Gardez la trace des congés et des absences. La plupart des entreprises utilisent des logiciels de suivi du temps ou des systèmes de gestion des congés pour collecter les données et rechercher les tendances en matière d'absence et de faible productivité. Les taux d'absentéisme élevés peuvent être causés par certains jours de la semaine (lundis ou vendredis), certains projets et tâches ou révéler des cas d'épuisement professionnel.
• Réalisez des enquêtes hebdomadaires, mensuelles ou annuelles auprès des employés sur les sources de stress. Le stress est l'une des plus fortes sources d'absentéisme sur le lieu de travail. Vous devez donc déterminer quelles sont les parties du travail qui mettent le plus de pression sur les employés et réfléchir à la manière dont l'entreprise peut améliorer l'assiduité.
• Organisez des rencontres avec les chefs de projet. Il arrive souvent que le stress naisse d'un travail peu stimulant et répétitif ou du manque d'opportunités d'évolution professionnelle. Si de telles tendances ont été révélées, les responsables RH et les chefs d'équipe doivent revoir la charge de travail qu'ils attribuent à ces membres de l'équipe.
• Envisagez d'inclure des horaires flexibles ou personnalisés dans les politiques de l'entreprise. S'ils sont gérés correctement, ils entraînent une baisse des situations d'absentéisme car elles sont souvent dues à des raisons qui échappent au contrôle des employés.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de mieux appréhender l'impact des congés et de planifier des actions appropriées.

Mettre leur équipe en garde

Dans la plupart des entreprises, les responsables des RH récupèrent les demandes de congé à partir de notes, de demandes papier, d'e-mails, de messageries, et les ajoutent manuellement à un seul endroit, le plus souvent - des feuilles de calcul Excel. Une fois la demande de congé d'un employé approuvée, les responsables RH doivent généralement contacter les chefs d'équipe pour les informer de l'absence d'un membre de l'équipe afin qu'ils puissent gérer la charge de travail en conséquence.

Dans les équipes où la communication est essentielle, comme les équipes de marketing, l'absence des employés affecte la productivité, les performances et, finalement, le chiffre d'affaires de l'entreprise. Ainsi, pour les moyennes et grandes entreprises, il est essentiel de disposer d'un calendrier d'entreprise où les responsables et les membres de l'équipe peuvent voir les congés planifiés de leurs collègues et planifier leurs congés et vacances en conséquence. Cette approche permet également de soulager l'équipe des RH et d'automatiser la plupart des processus de gestion des congés.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de réduire le temps consacré à la gestion des congés à des fins plus utiles.

Transférez les données à l'équipe de comptabilité

La gestion des congés est délicate et nécessite non seulement un contrôle pour prévenir l'absentéisme et les abus de congés, une communication entre les équipes et des ajustements de la charge de travail, mais aussi une gestion comptable propre et soignée.

La plupart des logiciels de comptabilité coûtent des milliers de dollars, de sorte que les équipes de petite et moyenne taille ne peuvent se les offrir. Dans la plupart des entreprises, les comptables doivent donc utiliser des feuilles de calcul Excel pour calculer les congés et les paiements.

Imaginez maintenant que votre équipe RH dispose de ses propres documents Excel pour suivre les congés des employés et que votre équipe comptable dispose de quelques autres documents Excel pour calculer les congés payés et les paiements. Cette approche crée non seulement des tonnes de paperasse, mais ne fournit pas non plus de graphiques, de rapports ou d'autres aides visuelles que le PDG ou la direction générale pourrait utiliser pour prendre le pouls de la situation.

C'est là que nous en arrivons à la meilleure pratique la plus essentielle de cette liste.

Utilisez des systèmes de gestion des congés

Les systèmes modernes de gestion des absences sont créés pour suivre les meilleures pratiques de gestion des congés et automatiser la plupart des routines liées aux congés pour les employés, les équipes RH, les managers et les comptables.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Avantages des tableaux de bord interactifs de performance en suivi-évaluation de projets et programmes pour la visibilité et le contrôle de la direction, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Les gestionnaires de projet prudents utilisent également d'autres mesures et paramètres afin d'avoir une compréhension plus complète des performances actuelles du projet. Le gestionnaire de projet adapte ces indicateurs clés de performance (ICP) en fonction de l'ampleur du travail, de la complexité, des priorités, des facteurs de risque et de ce qui est important pour lui afin de garantir la réalisation des objectifs du projet. Il dispose ainsi d'informations factuelles pertinentes supplémentaires pour aborder les problèmes du projet de manière proactive - et efficace.

Grâce à des informations factuelles utiles, ils peuvent poser les bonnes questions au personnel du projet, identifier la cause profonde d'un problème et déterminer la meilleure façon d'y remédier. Le chef de projet peut être amené à travailler avec le personnel technique, les responsables fonctionnels ou la direction supérieure pour aider le personnel du projet à résoudre rapidement les problèmes. Il est dans l'intérêt de tous que le personnel du projet dispose de ce dont il a besoin pour mener à bien ses tâches.

Il y a un avantage à élever l'information sur la performance du projet au-delà de l'environnement d'exécution du projet vers d'autres niveaux de gestion. Les gestionnaires de niveau supérieur ont également besoin de données fiables qu'ils peuvent utiliser pour effectuer leurs propres analyses financières et de performance de projet, que ce soit pour un seul projet ou pour un portefeuille de projets. Cela les aide à déterminer les travaux futurs pour lesquels ils doivent faire une offre, s'ils doivent procéder à des ajustements de personnel, ou s'ils doivent procéder à d'autres ajustements stratégiques pour augmenter les marges bénéficiaires.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de faire fonctionner ensemble la conception et l’exécution du projet.

Exemples d'autres indicateurs de performance

Quelles sont les autres mesures de performance que les chefs de projet et autres managers utilisent souvent ? Voici quelques-unes des mesures les plus fréquemment utilisées :

• Les mesures de temps et autres mesures de calendrier qui les informent sur les tendances du calendrier, telles que la consommation totale de marge, l'épuisement de la marge du calendrier, ou la façon dont ils exécutent la ligne de base ou le plan actuel.
• Les mesures de coûts. Les plus courantes sont les écarts de calendrier et de coût, les indices de performance de calendrier et de coût, l'écart à l'achèvement et les formules de performance à ce jour (pour compléter les indices de performance) pour vérifier l'estimation d'un chef de projet à l'achèvement.
• Mesures des risques et des opportunités. Ces mesures aident les chefs de projet à évaluer le succès de l'exécution des plans de gestion des risques et de recherche d'opportunités pour leur projet. Les données et les mesures disponibles dépendent du processus de gestion des risques et des opportunités mis en place pour le projet.
• Mesures de la dotation en personnel.
• Paramètres contractuels et financiers. Il peut s'agir d'un large éventail de mesures utiles au suivi du financement, des revenus et des marges bénéficiaires.

Par exemple, le plan budgétaire doit s'aligner sur les événements de financement et le chef de projet a souvent besoin de savoir quand son projet est susceptible d'atteindre un pourcentage de dépenses. Ils sont souvent tenus par contrat d'informer leur client lorsqu'ils atteignent un pourcentage défini de dépenses. Ils doivent également être en mesure d'évaluer avec précision si l'estimation actuelle la plus probable du projet à l'achèvement dépasse le financement ou les limites contractuelles. La direction de haut niveau et le client doivent être conscients de ce type de situations. Selon le contrat, l'entreprise peut être responsable de tout dépassement de coûts.

Le chef de projet et les autres gestionnaires doivent également savoir si les dépenses réelles pour effectuer le travail dépassent les entrées d'argent. Les tendances en matière de flux de trésorerie sont toujours importantes pour évaluer si des mesures correctives sont nécessaires pour s'assurer que l'entreprise ne perd pas d'argent sur le projet. Personne n'aime les mauvaises surprises.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour vous aider à mieux organiser vos projets en automatisant vos tâches tout en centralisant vos données.

Comment les bons outils logiciels de gestion des propositions et des coûts peuvent faire la différence

 Les logiciels de gestion des propositions et des coûts comprennent un tableau de bord visuel interactif intégré, de sorte que les chefs de projet et les autres responsables peuvent évaluer rapidement les paramètres de coût, de dotation en personnel et de performance financière. Ils disposent d'une visibilité supplémentaire sur l'avancement des travaux et la situation financière. Le chef de projet ou les cadres supérieurs peuvent configurer les indicateurs de performance clés ( ICP) applicables pour qu'ils correspondent à des objectifs de performance ou d'activité pour un projet spécifique, un groupe de projets ou l'ensemble de l'entreprise. Ils peuvent attribuer à chaque ICP un poids afin de définir l'importance relative de la mesure.

Par exemple, la direction peut créer des vues combinées des besoins en ressources pour les contrats à venir ainsi que pour les projets existants afin d'obtenir une évaluation plus complète. Cela les aide à planifier à l'avance et à être conscients de toute limitation des ressources critiques à court terme. Ils peuvent mieux aligner la disponibilité des ressources sur le moment où les projets ont besoin de ressources spécifiques. Pour certaines entreprises, la disponibilité de quelques ressources clés peut faire toute la différence entre la réussite ou l'échec d'un projet, en particulier juste après l'attribution du contrat. La direction doit être consciente des points de défaillance uniques et être prête à intervenir pour aider les chefs de projet ou le personnel de projet au démarrage du projet ou pour surmonter les problèmes, accomplir leurs tâches ou respecter les livrables contractuels.

Les logiciels de gestion des coûts de projet permettent également aux chefs de projet et aux autres responsables de suivre les inscriptions au projet, les profils de financement et la réception des paiements du projet. Ils peuvent facilement intégrer d'autres mesures de performance financière utiles pour suivre les flux de trésorerie et déterminer si les projets atteignent les objectifs de rentabilité.

Grâce à l'utilisation des données sources, les utilisateurs autorisés peuvent explorer en profondeur les données du logiciel de gestion des propositions et des coûts afin d'identifier les éléments de travail qui posent problème et d'en isoler la cause probable. Grâce à des informations factuelles pertinentes, ils peuvent commencer à poser des questions éclairées et travailler avec le personnel du projet ou le personnel fonctionnel pour déterminer la meilleure façon de résoudre le problème. Le résultat ? Ils peuvent s'attaquer rapidement aux problèmes avant qu'ils ne prennent de l'ampleur et n'aient un impact sur le calendrier ou les objectifs de coût du projet.

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Où trouver plus d'informations sur les autres indicateurs de performance des projets ?

Ce guide traite de plus de 30 indicateurs que les gestionnaires de projets ou autres utilisent souvent et qui peuvent fournir des informations utiles pour les aider à poser les bonnes questions, à rechercher les causes profondes probables et à gérer le travail de manière proactive.

Vous trouverez peut-être que ce guide est un document de référence utile car il donne un aperçu supplémentaire de la signification des mesures. Peut-être y a-t-il quelques métriques que vous aimeriez intégrer dans votre processus de contrôle de projet. Ce qui rend ce document si utile, c'est que la discussion de chaque métrique est divisée en sections, notamment

• Une brève discussion sur la métrique et sa définition.
• Comment la métrique est calculée.
• Les informations fournies par le résultat du calcul, souvent sous forme de graphique, et les seuils à prendre en compte lors de l'utilisation de la mesure à des fins d'analyse ou de gestion.
• Quels aspects de la mesure fournissent des informations prédictives.
• Les questions potentielles qu'un chef de projet peut vouloir prendre en compte lorsqu'il effectue une analyse plus approfondie de la mesure pour aider à la gestion du programme.
• Les avertissements, les limites et les notes qui discutent des aspects de la métrique qui peuvent être intéressants, comme par exemple quand une métrique particulière est moins prédictive.

Appelez ou planifiez dès aujourd'hui une démonstration de notre logiciel de rédaction de propositions et de gestion des coûts de projets. Nous vous montrerons comment un tableau de bord visuel interactif peut vous aider à évaluer rapidement les mesures de performance des projets, à suivre les tendances de performance d'un portefeuille de projets ou à identifier les domaines de préoccupation pour garantir que les projets atteignent les objectifs financiers.

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Les 5 principales façons dont la gestion électronique des documents réduit vos coûts opérationnels, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Dans le cadre d'une étude sur le retour sur investissement des investissements dans la gestion documentaire, un rendement de 8,55 dollars a été constaté pour chaque dollar dépensé par les petites et moyennes entreprises (PME). Ce rapport révèle les principaux avantages et les meilleures pratiques permettant aux PME de commencer à économiser chaque dollar et à regagner le temps des employés. Cinq façons d'économiser sur les coûts opérationnels.

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1. Coûts de stockage

En abandonnant les processus papier au profit de la gestion numérique des documents, vous n'avez plus besoin de payer pour stocker et conserver des copies papier de vos documents professionnels sur site ou hors site.

2. Coûts de copie et d'impression

La gestion des documents numériques élimine la nécessité d'imprimer et de classer les documents papier. Et dans l'environnement de travail à distance d'aujourd'hui, les fichiers numériques peuvent être partagés en toute sécurité et instantanément - c'est ce dont nous avons tous besoin, pas des copies imprimées.

Avec un système de gestion des documents, tout, de la correspondance et des e-mails aux factures et aux contrats, est stocké au format numérique. Une copie à jour de ces documents électroniques est archivée dans le référentiel centralisé du système, où elle est disponible pour tous les utilisateurs autorisés. Le contrôle des versions garantit que chacun travaille sur un document unique et à jour. Le résultat ? Vos employés gagnent du temps et votre entreprise économise de l'argent sur les impressions, les fournitures et les équipements.

3. Temps du personnel

Les employés passent moins de temps à stocker, retrouver et partager des documents. Les tâches qui prenaient des minutes ou des heures avec un système manuel, sur papier, prennent quelques secondes avec un système de gestion de documents numériques. Par exemple, c'est un énorme avantage pour les services des ressources humaines. Ils peuvent rationaliser le recrutement, automatiser toutes les tâches d'accueil, sécuriser les dossiers des employés dans un référentiel crypté pour satisfaire aux exigences en matière de confidentialité et de réglementation, et contrôler les délais d'évaluation des performances. Le personnel RH peut également éliminer la saisie de données redondantes en utilisant des formulaires Web pour saisir les données des employés.  

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4. Coûts des processus métier

Les flux de travail automatisés rationalisent les processus opérationnels dans les services de comptabilité, de vente, de service à la clientèle, de RH et autres. L'utilisation d'un système optimisé de gestion des flux de travail permet d'accélérer le recouvrement des paiements, de réduire les coûts d'achat, d'accroître la satisfaction des clients et de fidéliser les employés.

5. Les frais de sécurité et de récupération après sinistre

La sauvegarde de vos documents est un jeu d'enfant lorsque vous utilisez des solutions basées sur le cloud. Les systèmes de gestion de documents protègent les informations critiques pour l'entreprise grâce au cryptage des documents et des communications, à la séparation des données clients et des données système et au stockage sécurisé des données.  Plusieurs instances de redondance des données garantissent la restauration des données même si le système actif devient indisponible. Même les utilisateurs mobiles ont un accès sécurisé aux données nécessaires. En outre, grâce à de solides fonctionnalités de journalisation et d'analyse, les organisations disposent d'un registre indiquant qui a accédé, modifié ou supprimé un document et à quel moment.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'assurer un accès sécurisé aux informations pour se protéger contre les cyberattaques.

Considérez ces cinq façons dont la gestion des documents numériques réduit les coûts. Il existe une grande opportunité d'améliorer le résultat net et de mettre en œuvre des processus efficaces pour garantir que votre entreprise est agile et réactive face à l'évolution de l'environnement commercial.

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