WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Voici 10 stratégies de recrutement qui vous aideront à captiver immédiatement les chercheurs d'emploi, à créer une première impression mémorable de votre entreprise et à embaucher les meilleurs candidats.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Qu'est-ce qu'une stratégie de recrutement ?

Une stratégie de recrutement est un plan d'action qui vous permet d'identifier, d'attirer et d'embaucher les meilleurs candidats pour vos postes vacants. Il s'agit de points de départ fondamentaux qui peuvent vous aider à recruter les demandeurs d'emploi que vous recherchez. Elles vont des méthodes de base, comme la publication d'offres d'emploi, à des stratégies plus avancées, comme le recours à une agence de recrutement traditionnelle ou la création d'un programme de recommandation des employés. Vous pouvez mettre en œuvre des stratégies de recrutement à chaque étape du processus d'embauche.

1. Traitez les candidats comme des clients

Qu'il s'agisse d'une présélection téléphonique, d'un entretien vidéo ou d'un entretien en personne, la première impression qu'un candidat a de votre entreprise est cruciale. Il est important de lui donner l'impression que vous êtes tout aussi enthousiaste à l'idée de faire sa connaissance qu'à celle d'être considéré pour le poste. L'une des meilleures techniques de recrutement consiste à traiter les personnes interrogées de la même manière que vous traitez vos clients.

• Respectez leur temps. Qu'il s'agisse d'un appel téléphonique, d'une vidéoconférence ou d'une réunion en personne, veillez toujours à arriver à l'heure. Si vous êtes en retard, prévenez le candidat aussi longtemps à l'avance que possible.
• Soyez accueillant. Lorsqu'un candidat arrive pour un entretien sur place, demandez-lui s'il souhaite boire quelque chose et montrez-lui où se trouvent les toilettes. Faites en sorte qu'il se sente bienvenu et à l'aise.
• Soyez disponible. Donnez aux candidats potentiels vos coordonnées pour qu'ils puissent vous contacter s'ils ont des questions ou des préoccupations tout au long du processus d'embauche.

2. Utilisez les médias sociaux

Les médias sociaux sont un outil de recrutement fantastique. Le recrutement social vous permet de partager les offres d'emploi avec l'ensemble de votre réseau et encourage une conversation à double sens. Même si les personnes que vous touchez ne sont pas intéressées par le poste pour lequel vous recrutez, il est probable qu'elles connaissent quelqu'un qui conviendrait. De plus, en partageant des photos et des vidéos d'événements de l'entreprise, de votre lieu de travail et/ou de la vie quotidienne au bureau qui correspondent à votre marque employeur, vous donnez aux candidats potentiels un aperçu de votre culture d'entreprise.

3. Mettez en place un programme de recommandation des employés

Les personnes exceptionnelles ont généralement l'habitude de s'entourer d'autres professionnels très compétents. Si de nombreux employés partagent déjà les postes à pourvoir avec des contacts qualifiés dans leurs réseaux, un programme de recommandation bien conçu peut encourager encore plus d'employés à recommander les meilleurs talents qu'ils connaissent. Envisagez d'offrir des primes et des concours afin de susciter l'enthousiasme autour du programme.

4. Créez des descriptions de poste convaincantes

La rédaction d'une description de poste complète et qui attire l'attention est l'une des parties les plus importantes du processus d'embauche.

Voici quelques conseils à prendre en compte :

• Rendez les titres aussi précis que possible. Plus votre titre est précis, plus vous serez efficace pour piquer l'intérêt des demandeurs d'emploi les plus qualifiés et les plus intéressés.
• Commencez par un résumé captivant. Donnez un aperçu qui suscite l'intérêt des demandeurs d'emploi pour le poste et l'entreprise.
• Incluez les éléments essentiels. Décrivez les principales responsabilités, les compétences physiques et morales, les activités quotidiennes et expliquez comment le poste s'intègre dans l'organisation.
• Mettez en avant votre culture. 72 % des demandeurs d'emploi déclarent qu'il est extrêmement ou très important de voir des détails sur votre culture, alors profitez-en pour mettre en avant vos valeurs et votre personnel.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de gérer en toute efficacité tout le processus de recrutement des entreprises.

5. Utilisez les offres d'emploi sponsorisées pour vous démarquer

Comme des milliers d'offres d'emploi sont publiées chaque jour sur internet, la visibilité de votre offre d'emploi peut diminuer avec le temps. L'un des meilleurs moyens de vous assurer que votre offre d'emploi continue de se démarquer est de proposer une offre d'emploi sponsorisée. Ces offres d'emploi payantes apparaissent plus souvent dans les résultats de recherche pertinents et leur position ne diminue pas dans les résultats de recherche au fil du temps, contrairement aux offres d'emploi gratuites, ce qui peut se traduire par un plus grand nombre de candidats de qualité. 

6. Vérifiez les CV publiés en ligne

Les employeurs peuvent trouver rapidement des candidats en saisissant un titre de poste ou une compétence et une ville, un état ou un code postal. Vous pouvez affiner les résultats en fonction de critères tels que les années d'expérience, le niveau d'études, etc. Vous pouvez également créer une alerte CV pour recevoir quotidiennement des courriels contenant des liens vers de nouveaux CV correspondant aux critères des postes que vous cherchez à pourvoir.

7. Tenez compte des anciens candidats

Lorsque vous recrutez pour un poste, il y a souvent quelques candidats talentueux qui ne sont pas retenus en raison du calendrier ou d'autres facteurs externes. Lorsque vous recrutez pour un poste similaire, pensez à revoir les CV des anciens candidats. Ces candidats connaissent déjà votre entreprise et ont peut-être acquis de nouvelles compétences et expériences depuis votre dernier entretien.

8. Revendiquez votre page d'entreprise

Les personnes à la recherche d'un emploi prennent souvent le temps de consulter les avis des employés, les données salariales, les avantages sociaux et autres avant de postuler. Toutes ces informations peuvent être trouvées sur la page d'entreprise. Toutes les entreprises ayant un emploi ont une page d'entreprise. En revendiquant votre page d'entreprise, vous pouvez répondre aux avis, personnaliser votre page et ajouter votre marque d'employeur. 

9. Participez à des réunions liées au secteur

Si les salons de l'emploi peuvent être utiles pour trouver des candidats qualifiés, les événements non spécifiques au recrutement sont également une excellente occasion de rencontrer des professionnels motivés du secteur, désireux de se constituer un réseau et de progresser dans leur domaine. Par exemple, si vous cherchez à embaucher un ingénieur logiciel, trouvez un groupe, une réunion ou une association locale axée sur le développement de logiciels et participez à une réunion locale. Les professionnels les plus passionnés se distingueront rapidement.

10. Faites participer vos pairs au processus d'entretien

Parfois, la meilleure personne pour interviewer un candidat est quelqu'un qui occupe déjà le même poste ou un poste similaire. Cet employé sait déjà ce qu'il faut pour exceller dans le poste et peut vérifier si les candidats ont les compétences et l'expérience nécessaires pour bien faire le travail. Les employés actuels peuvent également donner une description précise des expériences quotidiennes et aider les candidats à mieux comprendre ce à quoi ils peuvent s'attendre s'ils sont embauchés.

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FAQ sur les stratégies de recrutement

Qu'est-ce que le cycle complet de recrutement ?

Le cycle complet de recrutement (également appelé "cycle de vie complet") fait référence à chaque étape du processus de recrutement, de la recherche et de la sélection des candidats à l'embauche et à l'intégration des meilleurs candidats, en passant par les entretiens.

Dans les start-ups et les petites entreprises, une seule personne est généralement responsable de l'ensemble du cycle de recrutement. Cependant, dans les grandes entreprises, plusieurs personnes peuvent être impliquées dans le cadre d'une équipe RH.

Quels sont les indicateurs clés de performance les plus importants en matière de recrutement ?

Parmi les indicateurs clés de performance (ICP) les plus importants que vous pouvez suivre pour mesurer le succès de vos stratégies de recrutement figurent : le nombre de candidats qualifiés par offre d'emploi, le délai d'embauche, le taux d'acceptation des offres, la source d'embauche (par exemple, l'offre d'emploi, les médias sociaux), le coût par embauche et le taux de rotation.

Comment fixer un objectif de recrutement ?

Pour vous aider à créer des objectifs de recrutement (et à vous préparer à un recrutement réussi), suivez le cadre de définition des objectifs SMART :

• Spécifique - Commencez par définir votre objectif de recrutement, par exemple la constitution d'une nouvelle équipe marketing de quatre personnes.
• Mesurable - Établissez des indicateurs clés de performance spécifiques pour mesurer cet objectif dans le temps. Par exemple, l'un de vos indicateurs clés de performance pourrait être d'accélérer votre processus de recrutement de 30+ jours à 14 jours.
• Réalisable - Assurez-vous que vous disposez des ressources nécessaires pour atteindre l'objectif.
• Réaliste - Ce but est-il aligné sur d'autres objectifs commerciaux ?
• Temporel - Quand allez-vous atteindre cet objectif ?

Lorsqu'il s'agit de trouver et d'embaucher des personnes de qualité, vous devez être persévérant et prêt à sortir des sentiers battus. En utilisant ces stratégies de recrutement, vous pouvez découvrir rapidement des professionnels hautement qualifiés et passionnés prêts à rejoindre votre équipe.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Introduction au système d'information de gestion de projet, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Qu'est-ce que le système d'information de gestion de projet ?

Les projets sont constitués de données provenant de l'environnement interne et externe. Les données recueillies dans le cadre du projet sont précieuses et doivent être stockées pour une utilisation future. Le système d'information de gestion de projet (SIGP) est une application logicielle utilisée pour stocker, organiser et contrôler les données et les informations du projet. Avec l'aide de ces données, les gestionnaires de projet peuvent facilement exécuter les livrables du projet sans avoir besoin de fournir les données réelles aux membres de l'équipe. Il existe plusieurs SIGP disponibles sur le marché pour gérer et contrôler les données du projet. Bien qu'il existe des différences entre les différents systèmes, les caractéristiques essentielles sont communes. Voici les caractéristiques essentielles des systèmes d'information de gestion de projet.

Nécessité d'un système d'information de gestion de projet

Avec les anciens systèmes traditionnels de gestion de projet, les gestionnaires de projet ont eu des difficultés. Cela est dû à diverses raisons comme la gestion des données et des informations concernant le projet. En outre, le cloisonnement des équipes de projet entraîne des problèmes tels que le manque de coordination et de collaboration entre les équipes. La communication et les connaissances entre les autres équipes sont également en retard dans le système traditionnel de gestion de projet. Pour surmonter ces problèmes, le système d'information de gestion de projet a été développé comme un outil logiciel que les gestionnaires de projet peuvent utiliser pour gérer et communiquer avec le projet. Il offre diverses caractéristiques et avantages par rapport à la gestion de projet traditionnelle.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Caractéristiques essentielles du système d'information de gestion de projet

Un système d'information de gestion de projet nécessite des caractéristiques essentielles pour gérer ses différentes fonctions. Voici quelques-unes des caractéristiques importantes qu'un SIGP doit posséder :

Planification et ordonnancement

C'est l'une des fonctions les plus importantes de la gestion de projet. Lorsque vous lancez un projet, le plan et le calendrier sont les deux composantes importantes. Le SIGP aura des outils de planification avec lesquels le projet peut être contrôlé. Le calendrier est communiqué aux membres de l'équipe pour qu'ils s'y conforment. La planification du projet est plus facile avec le SIGP puisque la disponibilité des ressources et les coûts peuvent être facilement liés à la planification.

Budget et estimation

Le budget et l'estimation sont des fonctions qui sont combinées avec le plan et le calendrier du projet. La raison en est que les coûts sont affectés à chaque tâche du projet. L'estimation de l'ensemble du projet est calculée en estimant les coûts de chaque tâche. Elle permet de suivre le flux actuel et les dépenses du projet. L'estimation doit prendre en compte les ressources du projet, le temps disponible et le budget du client.

Gestion des ressources et des achats

Les ressources du projet peuvent être de plusieurs types : ressources humaines, ressources matérielles, machines, etc. La gestion des ressources est essentielle car elle permet de calculer le temps et le coût de chaque tâche. Les coûts d'acquisition de biens ou de services sont gérés. La gestion des ressources est essentielle, car elle permet de calculer le temps et le coût de chaque tâche.

Performance du projet

La mesure de la performance de la gestion est une autre fonctionnalité disponible dans le SIGP. Les plans existants sont mis à jour en cas de changements effectués en interne ou par les clients. Certains de ces changements doivent être acceptés et mis à jour dans le plan du projet. L'état actuel du projet est identifié à l'aide de calculs tels que l'estimation de l'achèvement, l'estimation de l'achèvement, la variation de l'achèvement, etc.

Rapports d'avancement et communication

Les rapports sont générés pour chaque tâche et projet afin de comprendre et de livrer le travail effectué. Ils sont utilisés pour les projets futurs afin de tirer des enseignements positifs du projet. Le système de gestion de projet permet de générer des rapports d'avancement pour communiquer avec les différents membres de l'équipe et les parties prenantes. Les rapports sont analysés pour toute sélection qui est faite. Le SIGP est utile pour communiquer avec les différents membres de l'équipe de projet.

Intégration

Le cloisonnement est le principal problème en matière de gestion de projet. Cela est dû au fait que les équipes travaillent sur des aspects différents. Pour surmonter ces défis, le SIGP est très utile pour maintenir l'intégration des données dans le projet. Plusieurs applications et programmes sont intégrés au SIGP afin que les informations soient collectives et puissent produire des informations productives et utiles. Les informations nécessaires peuvent être collectées ou analysées efficacement.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Avantages du système d'information de gestion de projet

Comme nous l'avons vu, le système traditionnel de gestion de projet présente certains inconvénients qu'il faut surmonter. Cependant, le système d'information sur la gestion de projet offre plusieurs avantages, dont voici quelques-uns.

Une meilleure collaboration et un meilleur travail d'équipe

Les équipes peuvent collaborer et travailler ensemble car la communication est efficace avec le système d'information de gestion de projet. Comme les équipes travaillent ensemble, le temps et les coûts sont réduits. En outre, tout changement ou problème peut être immédiatement adressé aux autres équipes, qui peuvent alors y travailler instantanément. Un autre avantage est la documentation qui est plus facile à transmettre entre les membres de l'équipe.

Avantage concurrentiel

Les équipes de projet ont migré vers le système basé sur PMIS pour en tirer des avantages. La concurrence dans l'industrie n'est abordée qu'en utilisant des technologies nouvelles et de pointe. Ici, avec l'aide de PMIS, chaque processus est géré efficacement sans prendre beaucoup de temps et de coûts. Plus de projets sont réalisés avec l'augmentation du nombre de clients.

Garder la trace de tout

L'avantage principal de l'utilisation du SIGP est la concentration et le suivi qu'il permet. Les chefs de projet peuvent travailler sur l'objectif du projet à l'aide de divers outils et techniques. Par exemple, la planification, l'estimation, la gestion, etc. ont permis de se concentrer sur l'objectif du projet. Le contrôle complet du projet est assuré avec l'aide de ce SIGP. Le coût et le temps sont les deux facteurs importants qui ont été suivis facilement avec le système de gestion des projets.

Capacités de prise de décision

La prise de décision est l'un des rôles les plus importants du chef de projet. Rien ne sera un problème quand un projet va bien, et si un projet a perdu le contrôle, les conséquences seront graves. Avec le SIGP, les défis qui arrivent dans le projet peuvent être traités efficacement afin que les gestionnaires de projet puissent prendre les décisions de la bonne manière. Par exemple, tout changement ou problème dans le projet sera résolu immédiatement sans prendre beaucoup de temps.

Gérer plusieurs projets à la fois

Le nombre de projets pouvant être gérés avec le SIGP est plus important. Comme il s'agit d'un outil logiciel, plusieurs projets sont gérés efficacement en se concentrant sur les paramètres essentiels. Les risques d'erreurs et de défaillances sont également réduits grâce au SIGP. Les projets sont gérés simultanément avec cette option avancée. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Comment choisir un système d'information sur la gestion de projets

Tous les systèmes d'information sur la gestion de projets ne sont pas identiques, c'est pourquoi il faut choisir celui qui convient au projet. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lors de la sélection d'un système d'information de gestion de projet. Voici quelques facteurs qui aideront à sélectionner le bon SIGP pour le projet.

Adéquation

L'adéquation fait ici référence à divers aspects tels que la taille du projet, la taille de l'équipe, le coût de la suite PMIS, etc. La compatibilité et les autres facteurs sont vérifiés avant de sélectionner le SIGP pour l'organisation.

Facilité d'utilisation

La facilité d'utilisation diffère d'un système SIGP à l'autre. La facilité d'utilisation du SIGP doit être prise en compte lors de sa sélection. Les membres de l'équipe ne doivent pas trouver difficile de travailler avec lui.

Fonctionnalités

L'étape suivante est la sélection des fonctionnalités qui sont disponibles dans le système. La plupart des systèmes SIGP ont les fonctions de base essentielles pour gérer le projet, mais les fonctions requises sont sélectionnées en fonction des besoins.

Application mobile

La disponibilité de l'application mobile doit être vérifiée avant d'acheter le système d'information de gestion de projet. L'application mobile sera utile aux utilisateurs pour gérer la tâche efficacement sans avoir besoin d'un ordinateur, et donc elle est attendue.

Communication

La plate-forme ou l'option de communication et de partage des fichiers est vérifiée lors de la sélection du SIGP. Ici, il est important de communiquer avec les membres de l'équipe du projet.

Intégration d'applications tierces

Il est prévu d'intégrer des applications tierces au SIGP afin de le rendre plus efficace. En outre, elles aideront à gérer les tâches grâce à l'intégration et à la collaboration avec les autres tâches.

Exemples de systèmes d'information sur la gestion de projets

Plusieurs systèmes d'information de gestion de projet sont disponibles sur le marché. En fonction des besoins et du budget, on peut choisir celui qui est nécessaire à l'organisation. 

En dehors de ceux-ci, il existe de nombreux autres logiciels de gestion de projet disponibles. Le choix de l'outil logiciel est uniquement basé sur les exigences, les budgets et la facilité d'utilisation.

Conclusion

On comprend clairement qu'avec le système d'information de gestion de projet, les défis rencontrés dans le système traditionnel sont surmontés. Il permet également de répondre aux divers autres avantages de la gestion de projet pour les gestionnaires de projet. Les caractéristiques et les fonctions du SIGP permettent aux chefs de projet de travailler efficacement avec lui. Comme la gestion de projet est la tâche principale des chefs de projet, un outil qui les aide dans toutes leurs tâches serait utile. Cette application logicielle informatique avancée aide les chefs de projet à gérer les tâches liées au projet de manière efficace et effective.

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Sept avantages d'un système de gestion électronique des documents, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

1. Trouver plus facilement des informations spécifiques

Toute entreprise a besoin d'un accès rapide aux informations importantes. Trier les classeurs et les piles de papiers prend beaucoup de temps. Des échéances importantes sont souvent manquées en raison d'un système organisationnel inefficace. Il est stressant pour les employés de ne pas être en mesure d'obtenir des documents pertinents. De nombreuses entreprises utilisent des services de numérisation de documents par le biais d'un système électronique. Les systèmes de numérisation de documents électroniques permettent aux travailleurs de rechercher et de trouver rapidement les informations pertinentes.

2. Garantir que les documents sont formatés de manière cohérente

Il arrive qu'une entreprise doive modifier les paramètres de ses documents. Une seule mise à jour de l'entreprise peut faire basculer toute la charge de travail de la journée dans un chaos de mauvaise communication. Vous n'avez pas envie d'envoyer un autre e-mail que les rédacteurs risquent de ne pas ouvrir immédiatement. Les rédacteurs ne veulent pas découvrir que le travail qu'ils ont effectué pour la journée doit être entièrement réécrit. Un système de gestion des documents permet d'accéder immédiatement aux derniers modèles de l'entreprise en un instant. Les membres du personnel peuvent être assurés qu'ils utilisent les derniers modèles approuvés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

3. L'assurance de sauvegardes sécurisées

De nombreux propriétaires d'entreprise pensent que les sauvegardes locales suffisent à assurer la sécurité des documents. Malheureusement, une surtension ou une erreur informatique peut signifier que les documents de l'entreprise ont disparu à jamais. Si les informations d'une entreprise sont récupérées à partir d'un ordinateur cassé, il est probable que tout ne sera pas restauré. L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents garantit la sécurité des informations de l'entreprise. La perte d'accès aux informations commerciales peut coûter cher à une entreprise, il est donc impératif d'utiliser un système de stockage sûr.

4. Amélioration de la sécurité de l'entreprise

L'envoi de documents importants par courrier électronique présente des risques. Vous ne voulez pas craindre qu'un employé compromette accidentellement votre entreprise. En cas d'erreur, l'entreprise doit rendre des comptes. La gestion des documents par le biais d'un système obsolète est risquée. Les systèmes plus anciens ont tendance à présenter une sécurité affaiblie. Toutes les entreprises savent qu'une sécurité faible est synonyme de risque accru de piratage. Les piratages coûtent aux entreprises du monde entier des milliards de dollars chaque année. Le stockage électronique des documents permet de garantir que les documents sont stockés en toute sécurité et hors de portée des pirates informatiques.

5. Stockage rapide des documents

Dans de nombreux cas, les documents papier doivent passer par différents services. Tout propriétaire d'entreprise sait que les affaires de l'entreprise sont de la plus haute importance. Un système de gestion électronique des documents stocke les informations dans une base de données de manière rapide. Les employés peuvent accéder aux informations par le biais de cette base de données sans attendre que les autres départements classent les documents. Des délais de stockage des documents plus rapides permettent à tous les employés de travailler de manière plus efficace. Le stockage électronique des documents réduit le temps que les employés passent à utiliser des méthodes de stockage moins efficaces. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage un classement personnalisable en fonction du métier et des réalités de chaque organisation.

6. Une excellente méthode pour accroître les efforts de collaboration

De nombreuses entreprises doivent fournir des rapports aux parties prenantes et aux collaborateurs extérieurs. Un système de stockage inefficace crée souvent des goulots d'étranglement qui ralentissent la collecte d'informations. La gestion électronique des fichiers permet de s'assurer que toutes les parties ont accès aux mêmes informations. Il est beaucoup plus facile de disposer de documents dans un système électronique facile à utiliser que de tâtonner dans des piles de papiers.

7. Économies potentielles de coûts

Le stockage de grandes quantités de papier coûte cher et prend de la place. Toute entreprise souhaite réduire ses coûts dans la mesure du possible. Il est sage d'utiliser un service de stockage de documents électroniques pour votre entreprise. Le stockage électronique des documents réduit l'encombrement dû au stockage excessif de papier.

En résumé, il y a plusieurs avantages à stocker des documents électroniquement. Des méthodes de stockage obsolètes peuvent entraîner la perte d'informations et la menace de piratage. Le stockage électronique des documents constitue une méthode simple et sûre de stockage des informations commerciales.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).