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De nombreuses entreprises responsables encouragent leurs clients à se passer de papier. Elles peuvent leur suggérer de faire des affaires sur un portail en ligne ou de recevoir leurs lettres et relevés de compte par courrier électronique.              

Certains détaillants envoient même par courriel les reçus des produits achetés aux clients qui font leurs achats en magasin. Cette démarche est non seulement utile pour le client, mais également bénéfique pour l'entreprise. Elle peut réduire sa dépendance au papier, à l'encre et aux imprimantes, ce qui diminue ses coûts. 

Pour gérer votre propre entreprise, vous devrez remplir un certain nombre de documents, mais vous pouvez suivre l'exemple des entreprises établies.

Si le passage au zéro papier présente plusieurs avantages, cela ne signifie pas que vous pouvez vous débarrasser entièrement des documents. Les informations qu'ils contiennent sont toujours nécessaires, ce qui signifie que vous aurez intérêt à utiliser un système de gestion électronique des documents pour stocker vos documents.

Aidez l'environnement

Si l'on en croit les avis des experts en environnement, la planète a bien besoin d'aide ! En conservant des documents électroniques, vous pouvez éviter l'utilisation inutile de papier. Cela contribuera à réduire l'impact sur la planète en réduisant la nécessité d'abattre des arbres pour fabriquer du papier.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Limitez les risques de perte ou de détérioration

Bien que les documents physiques puissent sembler pratiques, ils sont également susceptibles d'être endommagés et de disparaître. Les documents cornés, froissés ou déchirés peuvent sembler peu professionnels et peu soignés. Cependant, ce n'est rien comparé à la disparition d'un document important. 

Rien de tout cela ne sera un problème lorsque les documents sont stockés électroniquement, car ils resteront en sécurité et sans tache. En outre, vous saurez toujours où ils se trouvent.

Tout garder au même endroit

Il est beaucoup plus facile de tout conserver au même endroit lorsque vous utilisez un système de gestion électronique des documents. Tous vos documents peuvent être conservés en un seul endroit et seront prêts dès que vous en aurez besoin. Vous n'aurez pas besoin de chercher le document dont vous avez besoin, car il sera facilement consultable s'il est conservé sous forme électronique.

Ce système vous permettra également de rester organisé en utilisant différents dossiers pour les documents relatifs à des sujets différents, par exemple, un dossier contenant les documents relatifs aux impôts, un autre contenant les factures. 

Facilité d'intégration

Si vous disposez d'un système de gestion électronique des documents, il sera plus facile de l'intégrer à tout autre logiciel que vous pourriez utiliser. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il sera facile de relier la base de données à ce logiciel. Cela simplifiera le processus d'établissement de vos comptes et de soumission de vos déclarations fiscales.

Réduire le désordre

Lorsque vous avez une nouvelle entreprise, il se peut que vous n'ayez pas à vous préoccuper d'un grand nombre de documents au départ. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la quantité de documents à remplir augmente rapidement et devient plus problématique.

En conservant vos documents au format électronique, vous n'aurez pas besoin de conserver un espace de stockage pour eux. Non seulement la paperasse excessive peut être une source d'ennui en prenant trop de place, mais elle peut aussi attirer des nuisibles comme les petits acariens qui adorent manger du papier.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité. 

Facilité de transfert

De nombreuses entreprises modernes et progressistes auront la possibilité d'envoyer des documents par courrier électronique, qu'elles proposeront à leurs clients. Recevoir des documents dans ce format pour ensuite les imprimer est une perte de temps et de ressources. Au lieu de cela, vous pouvez simplement enregistrer le document qui vous a été envoyé par courrier électronique. 

De même, il est facile d'envoyer des documents électroniques en cas de besoin en les joignant simplement à un courrier électronique.

Vous n'aurez plus besoin d'imprimer un document, d'acheter une enveloppe et un timbre et de poster la lettre.

Conversion facile

Vous privilégiez peut-être un format particulier pour l'enregistrement des documents électroniques, alors que vos contacts professionnels utilisent peut-être un autre type de format. Si tel est le cas, il sera facile de convertir le format de vos documents pour qu'il convienne aux autres avant de les envoyer.

De même, si vous recevez un document dans un format que vous n'utilisez pas normalement, vous pourrez le convertir pour qu'il convienne à votre système. Les documents électroniques vous offrent une plus grande souplesse dans la manière de les traiter.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Expert du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

Facilité d'accès

La possibilité d'accéder aux documents est beaucoup plus facile à réaliser lorsqu'ils sont stockés électroniquement. Vous n'aurez pas à fouiller dans des piles de papiers, à vous inquiéter des coupures de papier ou à respirer un tas de poussière.

Vous pourrez examiner les documents rapidement et commodément tout en travaillant sur d'autres sujets sur votre ordinateur.

Il existe de multiples raisons pour lesquelles vous pouvez avoir besoin de consulter des documents ou d'y accéder, et cela peut se faire en quelques clics de souris.

Réduire les coûts

En utilisant un système de gestion électronique des documents, vous réduisez vos dépenses. Vos frais professionnels ne comprendront plus le coût du papier, de l'encre ou de l'imprimante que vous devrez utiliser pour produire des documents sur papier.  

En outre, vous éviterez les coûts liés à l'envoi de documents à toute personne susceptible d'en avoir besoin, comme votre comptable.

Sauvegarde sécurisée

Pour sauvegarder des copies physiques de documents, il faudrait faire des photocopies, ce qui ne ferait que doubler le volume des documents. Si vous avez besoin d'une copie physique d'un document, vous pourrez toujours en imprimer une copie si vous les conservez sous forme électronique.

En les sauvegardant sur un disque dur, vous vous assurez qu'ils sont en sécurité et qu'ils peuvent toujours être conservés. 

Conclusion

Lorsque vous reconnaissez tous les avantages qui peuvent découler de la conservation de documents électroniques, il vous sera difficile d'argumenter contre l'utilisation d'un système de gestion électronique des documents.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce que la gestion des ressources humaines ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Jusqu'à récemment, le département RH d'une entreprise était classé dans les échelons inférieurs. Cela est surprenant compte tenu du rôle crucial que ce département joue dans la reconstitution et l'alimentation des ressources d'une organisation.

Fonctions des ressources humaines

Le département RH s'est considérablement transformé par rapport à la nature de l'administration axée sur les tâches qu'il était dans les années 1980. Il est désormais considéré comme une extension de chaque entreprise axée sur la stratégie. Le département RH s'appuie sur des principes spécifiques, mis en évidence ci-dessous :

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise.

1. L'engagement

L'un des aspects que le département RH tente de traiter est la sécurité de l'emploi. Pour garantir la sécurité de l'emploi, de nombreux employés savent qu'ils doivent faire preuve d'engagement envers l'entreprise et leurs fonctions. La direction des RH intervient pour mettre en place des mesures qui garantissent que les effectifs correspondent aux besoins de l'entreprise et qui, ce faisant, assurent aux employés leur position à long terme au sein de l'organisation. L'entreprise démontre son engagement à long terme envers les travailleurs en leur offrant régulièrement des formations, des évaluations de performance et des activités de fixation d'objectifs.

2. Compétence

La compétence est l'un des principes fondamentaux qui soutiennent la croissance et le développement d'une entreprise. C'est également un aspect qui affecte la satisfaction professionnelle des employés et la manière dont l'entreprise profite à la société. La réussite d'une entreprise repose sur la compétence de ses employés. Le département de GRH tente de soutenir les compétences de la main-d'œuvre en offrant des possibilités de formation. Il organise également des programmes d'orientation, qui permettent d'éclairer les nouveaux employés sur la mission et les objectifs de l'entreprise.

Ces programmes de formation et d'orientation sont indispensables pour renforcer les aptitudes, les connaissances et les compétences des employés. L'avantage d'une main-d'œuvre compétente est qu'elle permet de produire des produits et des services sûrs et fiables sur lesquels les consommateurs peuvent compter. En l'absence d'un haut niveau de compétence, une entreprise sera susceptible de faire l'objet de poursuites et de réclamations juridiques résultant des produits et services qu'elle fournit.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de gérer en toute efficacité tout le processus de recrutement des entreprises.

Fonctions clés de la gestion des ressources humaines

1. Le recrutement des employés

Le recrutement est le processus qui consiste à identifier les lacunes en matière de talents dans une entreprise et à trouver les bonnes personnes pour occuper ces postes. Le processus de recrutement des employés comporte quatre étapes :

• Analyse du poste - Il s'agit de définir les différents aspects d'un poste par le biais d'une description et d'une spécification du poste. Par le biais de la description du poste, le service de GRH identifie les tâches requises pour un poste spécifique, tandis que la spécification définit les exigences dont un individu a besoin pour remplir ce poste.
• Recherche de candidats - Il s'agit des différentes techniques utilisées par une entreprise pour attirer des candidats potentiels afin de pourvoir un poste donné. Cela peut se faire par le biais d'annonces internes et externes.
• Présélection et sélection - Il s'agit du processus d'évaluation des candidats qui postulent pour le poste. L'évaluation est effectuée pour déterminer les aptitudes, les qualifications, les compétences et l'expérience professionnelle des candidats potentiels.
• Sélection des bons candidats - Une fois que le meilleur candidat a été sélectionné, le processus suivant est l'intégration. Il s'agit simplement d'aider les nouvelles recrues à devenir des membres productifs de l'entreprise.

2. Orientation des employés

L'orientation des employés est une autre fonction essentielle de la gestion des ressources humaines. Également connue sous le nom d'intégration, elle consiste à enseigner aux nouvelles recrues les compétences, les connaissances et les comportements nécessaires pour qu'elles puissent s'intégrer efficacement dans leur nouvelle entreprise.

L'orientation des employés est un vaste processus mené par le département des ressources humaines, qui s'effectue par le biais de différentes méthodes, notamment des conférences, des réunions, des vidéos, du mentorat et des exercices de consolidation d'équipe. L'objectif principal de l'orientation est de fournir aux nouvelles recrues des informations adéquates concernant les objectifs, les règles, les politiques et les activités de l'entreprise.

3. Développement des employés

Le développement du personnel désigne tous les efforts déployés pour améliorer l'efficacité personnelle, collective et organisationnelle. L'un des aspects abordés par le département des ressources humaines est le développement des talents. Il s'agit d'aligner les compétences des employés sur les besoins de l'entreprise. Outre le recrutement, la formation et l'orientation des employés, la GRH doit également améliorer leurs perspectives de carrière.

En fait, il est plus économique d'améliorer la main-d'œuvre actuelle d'une entreprise que d'embaucher de nouveaux employés à l'avenir. Ainsi, le développement des employés est un compromis par lequel la gestion des ressources humaines économise de l'argent en évitant les coûts potentiels de l'embauche de nouveaux employés.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Résumé

La gestion des ressources humaines désigne le processus de recrutement et de développement de la main-d'œuvre d'une entreprise. Le département des ressources humaines s'occupe d'identifier les lacunes en matière de talents au sein de l'entreprise, de publier des offres d'emploi, d'évaluer les candidats potentiels et d'embaucher les meilleurs talents.

La gestion des ressources humaines ne se limite pas au recrutement de nouveaux employés ; elle supervise également les licenciements pour les entreprises qui souhaitent réduire leurs effectifs. La gestion des ressources humaines supervise également les programmes d'orientation pour présenter aux nouveaux employés les buts, les objectifs et les politiques de l'entreprise. Globalement, la gestion des ressources humaines garantit le bon fonctionnement des employés au sein d'une entreprise.

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Pourquoi le suivi et l'évaluation sont-ils importants dans la gestion de projet ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a mis en place un logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes sécurisé avec une gestion des utilisateurs configurable par profil.

Quelle est l'importance du suivi et de l'évaluation dans la gestion de projet ?

Les gestionnaires de projet peuvent suivre et évaluer la mise en œuvre de leurs projets pour s'assurer que les ressources sont utilisées de manière appropriée. Ce document fournit des conseils sur la manière de planifier la durabilité des projets et de procéder à l'avenir.

Objectif du suivi et de l'évaluation

Le but du suivi et de l'évaluation (S&E) est d'améliorer les performances du projet et de l'organisation afin que vous puissiez atteindre vos objectifs. Le suivi est une partie du S&E qui fournit des informations détaillées sur les activités évaluées et sur les améliorations à apporter.

En quoi consiste le suivi et l'évaluation dans la gestion de projet ?

Les plans sont suivis pour s'assurer qu'ils sont respectés. Le suivi est utilisé pour évaluer les données acquises. L'évaluation d'un projet ou d'un programme est une appréciation systématique et objective du projet ou du programme achevé (ou d'une phase d'un projet ou d'un programme en cours).

Quelle est l'importance du suivi de projet ?

Le suivi de la bonne exécution des différentes tâches du projet, du travail et des résultats de vos collaborateurs, permet de s'assurer que votre équipe est efficace et que les objectifs définis sont atteints. En outre, le suivi du projet permet de calculer le budget en fonction du temps écoulé.

Quelle est l'importance du suivi et de l'évaluation dans la gestion de projet ?

Ensemble, le suivi et l'évaluation fournissent les données nécessaires à la planification stratégique, à la conception et à la mise en œuvre de programmes et de projets, ainsi qu'à l'affectation et à la réaffectation plus efficaces des ressources.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Pourquoi le suivi et l'évaluation ?

Un système de suivi et d'évaluation (S&E) peut être un outil efficace pour améliorer la qualité de la planification et de la gestion des projets. Le suivi est un outil que les gestionnaires de projet utilisent pour s'assurer que les intrants, les activités, les extrants et les facteurs externes sont réalisés comme prévu, ainsi que pour suivre l'avancement des projets.

Quels sont les avantages du suivi et de l'évaluation ?

En outre, il fournit une base plus solide pour collecter des fonds et influencer les politiques en évaluant le lien crucial entre les exécutants et les bénéficiaires sur le terrain.

Quels sont les objectifs du suivi ?

Un système de suivi des activités est un moyen d'observer et d'enregistrer les activités qui se déroulent dans un projet ou un programme. Le suivi est un processus de collecte régulière d'informations sur tous les aspects du projet. Le suivi permet de s'assurer que le projet se déroule comme prévu. L'observation est un processus systématique et ciblé.

Quels sont les quatre principaux objectifs du suivi ?

• Le processus d'apprentissage à partir des expériences afin d'améliorer les pratiques et les activités futures.
• L'utilisation des ressources et les résultats obtenus doivent faire l'objet d'une reddition de comptes en interne et en externe.

Quel est l'objectif principal de l'évaluation ?

Une évaluation est une appréciation critique d'un programme. Elle permet d'analyser les activités, les caractéristiques et les résultats d'un programme. 

Que fait un gestionnaire de projet de S&E ?

Les professionnels du S&E sont essentiels pour suivre et mettre à jour les données de S&E, ainsi que pour s'assurer que ces données sont de la plus haute qualité. Ils doivent mettre en place et concevoir des systèmes et des outils de suivi. Les outils de collecte de données.

Quelles sont les 4 étapes du suivi ?

• La conception d'un plan de suivi efficace est la première étape.
• La deuxième étape consiste à concevoir un mécanisme de rapport efficace.
• La troisième étape consiste à formuler des recommandations pour améliorer le projet.
• La quatrième étape consiste à s'assurer que les directives et les recommandations sont suivies de manière cohérente.

Quelle est la différence entre le suivi et l'évaluation dans la gestion de projet ?

Le suivi fait référence à un processus organisé de supervision et de vérification des activités d'un projet pour déterminer s'il est capable d'atteindre ses objectifs. En revanche, l'évaluation est un processus scientifique qui mesure le succès d'un projet ou d'un programme dans la réalisation de ses objectifs.

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