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Toute entreprise ayant des employés peut bénéficier de la mise en œuvre de politiques RH. Elles aident les employés à comprendre les attentes et les employeurs à gérer avec transparence. Cet article explique les politiques RH les plus courantes et les étapes de leur mise en œuvre.

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Que sont les politiques RH ?

Les politiques RH soutiennent et complètent les lois et règlements locaux et nationaux concernant l'embauche et la gestion des employés. Elles régissent généralement quatre domaines :

• Le recrutement et l'embauche
• Politiques et procédures sur le lieu de travail
• la discipline
• la séparation.

Pourquoi les politiques de ressources humaines sont-elles importantes ?

Les politiques de ressources humaines sont essentielles pour assurer la stabilité et la productivité des entreprises. Des politiques clairement formulées garantissent que l'entreprise fonctionne efficacement, que les employés comprennent ce que l'on attend d'eux et que le recrutement, la gestion et la rémunération des employés sont conformes aux lois et aux règlements.

Liste et exemples de politiques RH

Les politiques RH de votre entreprise varient en fonction de votre activité et de votre secteur. Voici quelques exemples de politiques RH :

• Lois anti-harcèlement et non-discriminatoires
• Classification des emplois et avantages sociaux
• Périodes de repas et de pause
• Temps libre payé
• Éthique et pratiques sur le lieu de travail
• Mesures disciplinaires
• Séparation

Lois anti-harcèlement et non-discriminatoires

Les lois sur l'égalité des chances en matière d'emploi stipulent que les employeurs ne doivent pas pratiquer de discrimination fondée sur la race, l'âge, la couleur, le sexe, la religion ou l'origine nationale. L'orientation sexuelle, bien qu'elle ne soit pas spécifiquement mentionnée dans le titre VII de la loi sur les droits civils de 1964 qui régit l'égalité en matière d'emploi, relève de la discrimination sexuelle. Le titre VII protège les employés et les candidats à l'emploi contre la discrimination lors du recrutement, de l'embauche, de la rémunération, de la promotion, de la formation et des avantages.

Ces lois et politiques visent à protéger les employés et la direction contre le harcèlement, ainsi que contre les représailles lorsqu'une personne fait valoir ses droits en vertu du titre VII ou lorsqu'elle participe à une procédure en matière d'égalité des chances, par exemple en témoignant. Il est important que les politiques de ressources humaines se tiennent au courant de l'interprétation actuelle des lois sur l'égalité des chances en matière d'emploi afin de les mettre en œuvre dans leur entreprise.

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Classification des emplois et avantages sociaux

Décrivez les classifications d'emploi et l'éligibilité aux avantages sociaux. La classification des emplois fait référence au type d'emploi - par exemple, à temps plein, salarié, à temps partiel, saisonnier ou conditionnel. Consultez les lois locales et nationales pour vous assurer que votre entreprise est conforme et définissez clairement les critères d'éligibilité aux avantages sociaux.

Périodes de repas et de pause

Aux États-Unis, les lois relatives aux périodes de pause sont mises en œuvre au niveau des États. Si votre État n'a pas défini de lois régissant les périodes de pause, les règles relatives aux pauses sont considérées comme relevant du domaine de l'employeur. Il est très important que les employeurs énoncent clairement les directives relatives aux pauses en termes de fréquence et de durée. Les périodes de pause couvrent les périodes de repos, l'allaitement et les repas.

Temps libre rémunéré

L'éligibilité et les procédures de demande de congés doivent être clairement énoncées. Les congés comprennent les vacances, les congés de maladie et les jours personnels. Les politiques relatives à d'autres types de congés peuvent également être incluses dans cette section - par exemple, le congé familial ou de deuil. Les employeurs doivent également déterminer si les politiques permettront le report des congés payés à l'année civile suivante.

Éthique et pratiques en milieu de travail

Un large éventail de politiques et de pratiques peut entrer dans cette catégorie : rapports financiers pour le chronométrage et les dépenses professionnelles, code vestimentaire, conduite des employés, sécurité des données, règles de manipulation des biens de l'entreprise, santé et sécurité au travail. Assurez-vous d'avoir pris en compte les lois locales et nationales, ainsi que toute réglementation applicable à votre secteur d'activité.

Actions disciplinaires

Il est essentiel que les causes et les procédures des actions disciplinaires soient établies et énoncées dans vos politiques RH. Les actions disciplinaires peuvent inclure la mise à l'épreuve, le licenciement et, dans certains cas, des actions en justice.

Séparation

Les politiques de séparation traitent des départs volontaires et involontaires des employés de l'entreprise. Pour les départs volontaires, comme la démission, une politique peut exiger une lettre de démission officielle et un entretien de départ. Pour les départs involontaires, qui peuvent inclure des licenciements ou des cessations d'emploi, un processus doit être mis en place pour s'assurer que les employés sont correctement notifiés et informés de l'annulation de leur emploi et de leurs avantages. Une procédure doit également être mise en place pour s'assurer que tous les employés qui quittent l'entreprise ont restitué les biens prêtés par l'entreprise, soldé les comptes en souffrance pour les frais de voyage d'affaires ou toute autre responsabilité financière.

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Comment mettre en œuvre les politiques de ressources humaines

Voici quelques lignes directrices pour la mise en place de politiques de ressources humaines :

1. Créez un département ou un groupe de direction des RH

2. Déterminez les besoins de votre population d'employés

3. Vérifiez toutes les lois et réglementations locales, nationales et sectorielles.

4. Communiquez à vos employés

1. Mettre en place un département RH ou une équipe dirigeante

Pour les petites entreprises, un département RH peut ne pas être nécessaire ou pratique, auquel cas il convient de nommer un comité directeur. Il est important que les employés et la direction soient clairs sur les politiques et les personnes chargées de les gérer.

2. Déterminez les besoins de votre population d'employés

Vos employés sont-ils salariés, à temps partiel, saisonniers ou occasionnels ? De nombreuses entreprises emploient un mélange de types d'employés. Considérez également les rôles et les responsabilités des différents types d'employés. S'il est bon que tous les employés comprennent les règles de sécurité et de santé, un manutentionnaire, par exemple, peut avoir besoin d'une formation plus poussée que les employés de votre centre d'appels.

3. Vérifiez toutes les lois et réglementations locales, nationales et sectorielles.

Assurez-vous de comprendre et d'aborder les lois et réglementations applicables dans vos politiques RH.

4. Communiquez avec vos employés

Annoncez toutes les politiques RH aux employés. Si vous établissez un ensemble entièrement nouveau de politiques, une séance d'information peut être utile. Fournissez un manuel ou créez un site web sur les politiques. Tout changement ou mise à jour des politiques doit être annoncé. De nombreuses entreprises demandent aux employés de signer des documents attestant qu'ils ont lu et compris les politiques RH.

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De nombreuses entreprises responsables encouragent leurs clients à se passer de papier. Elles peuvent leur suggérer de faire des affaires sur un portail en ligne ou de recevoir leurs lettres et relevés de compte par courrier électronique.              

Certains détaillants envoient même par courriel les reçus des produits achetés aux clients qui font leurs achats en magasin. Cette démarche est non seulement utile pour le client, mais également bénéfique pour l'entreprise. Elle peut réduire sa dépendance au papier, à l'encre et aux imprimantes, ce qui diminue ses coûts. 

Pour gérer votre propre entreprise, vous devrez remplir un certain nombre de documents, mais vous pouvez suivre l'exemple des entreprises établies.

Si le passage au zéro papier présente plusieurs avantages, cela ne signifie pas que vous pouvez vous débarrasser entièrement des documents. Les informations qu'ils contiennent sont toujours nécessaires, ce qui signifie que vous aurez intérêt à utiliser un système de gestion électronique des documents pour stocker vos documents.

Aidez l'environnement

Si l'on en croit les avis des experts en environnement, la planète a bien besoin d'aide ! En conservant des documents électroniques, vous pouvez éviter l'utilisation inutile de papier. Cela contribuera à réduire l'impact sur la planète en réduisant la nécessité d'abattre des arbres pour fabriquer du papier.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Limitez les risques de perte ou de détérioration

Bien que les documents physiques puissent sembler pratiques, ils sont également susceptibles d'être endommagés et de disparaître. Les documents cornés, froissés ou déchirés peuvent sembler peu professionnels et peu soignés. Cependant, ce n'est rien comparé à la disparition d'un document important. 

Rien de tout cela ne sera un problème lorsque les documents sont stockés électroniquement, car ils resteront en sécurité et sans tache. En outre, vous saurez toujours où ils se trouvent.

Tout garder au même endroit

Il est beaucoup plus facile de tout conserver au même endroit lorsque vous utilisez un système de gestion électronique des documents. Tous vos documents peuvent être conservés en un seul endroit et seront prêts dès que vous en aurez besoin. Vous n'aurez pas besoin de chercher le document dont vous avez besoin, car il sera facilement consultable s'il est conservé sous forme électronique.

Ce système vous permettra également de rester organisé en utilisant différents dossiers pour les documents relatifs à des sujets différents, par exemple, un dossier contenant les documents relatifs aux impôts, un autre contenant les factures. 

Facilité d'intégration

Si vous disposez d'un système de gestion électronique des documents, il sera plus facile de l'intégrer à tout autre logiciel que vous pourriez utiliser. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il sera facile de relier la base de données à ce logiciel. Cela simplifiera le processus d'établissement de vos comptes et de soumission de vos déclarations fiscales.

Réduire le désordre

Lorsque vous avez une nouvelle entreprise, il se peut que vous n'ayez pas à vous préoccuper d'un grand nombre de documents au départ. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la quantité de documents à remplir augmente rapidement et devient plus problématique.

En conservant vos documents au format électronique, vous n'aurez pas besoin de conserver un espace de stockage pour eux. Non seulement la paperasse excessive peut être une source d'ennui en prenant trop de place, mais elle peut aussi attirer des nuisibles comme les petits acariens qui adorent manger du papier.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité. 

Facilité de transfert

De nombreuses entreprises modernes et progressistes auront la possibilité d'envoyer des documents par courrier électronique, qu'elles proposeront à leurs clients. Recevoir des documents dans ce format pour ensuite les imprimer est une perte de temps et de ressources. Au lieu de cela, vous pouvez simplement enregistrer le document qui vous a été envoyé par courrier électronique. 

De même, il est facile d'envoyer des documents électroniques en cas de besoin en les joignant simplement à un courrier électronique.

Vous n'aurez plus besoin d'imprimer un document, d'acheter une enveloppe et un timbre et de poster la lettre.

Conversion facile

Vous privilégiez peut-être un format particulier pour l'enregistrement des documents électroniques, alors que vos contacts professionnels utilisent peut-être un autre type de format. Si tel est le cas, il sera facile de convertir le format de vos documents pour qu'il convienne aux autres avant de les envoyer.

De même, si vous recevez un document dans un format que vous n'utilisez pas normalement, vous pourrez le convertir pour qu'il convienne à votre système. Les documents électroniques vous offrent une plus grande souplesse dans la manière de les traiter.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Expert du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

Facilité d'accès

La possibilité d'accéder aux documents est beaucoup plus facile à réaliser lorsqu'ils sont stockés électroniquement. Vous n'aurez pas à fouiller dans des piles de papiers, à vous inquiéter des coupures de papier ou à respirer un tas de poussière.

Vous pourrez examiner les documents rapidement et commodément tout en travaillant sur d'autres sujets sur votre ordinateur.

Il existe de multiples raisons pour lesquelles vous pouvez avoir besoin de consulter des documents ou d'y accéder, et cela peut se faire en quelques clics de souris.

Réduire les coûts

En utilisant un système de gestion électronique des documents, vous réduisez vos dépenses. Vos frais professionnels ne comprendront plus le coût du papier, de l'encre ou de l'imprimante que vous devrez utiliser pour produire des documents sur papier.  

En outre, vous éviterez les coûts liés à l'envoi de documents à toute personne susceptible d'en avoir besoin, comme votre comptable.

Sauvegarde sécurisée

Pour sauvegarder des copies physiques de documents, il faudrait faire des photocopies, ce qui ne ferait que doubler le volume des documents. Si vous avez besoin d'une copie physique d'un document, vous pourrez toujours en imprimer une copie si vous les conservez sous forme électronique.

En les sauvegardant sur un disque dur, vous vous assurez qu'ils sont en sécurité et qu'ils peuvent toujours être conservés. 

Conclusion

Lorsque vous reconnaissez tous les avantages qui peuvent découler de la conservation de documents électroniques, il vous sera difficile d'argumenter contre l'utilisation d'un système de gestion électronique des documents.

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Jusqu'à récemment, le département RH d'une entreprise était classé dans les échelons inférieurs. Cela est surprenant compte tenu du rôle crucial que ce département joue dans la reconstitution et l'alimentation des ressources d'une organisation.

Fonctions des ressources humaines

Le département RH s'est considérablement transformé par rapport à la nature de l'administration axée sur les tâches qu'il était dans les années 1980. Il est désormais considéré comme une extension de chaque entreprise axée sur la stratégie. Le département RH s'appuie sur des principes spécifiques, mis en évidence ci-dessous :

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1. L'engagement

L'un des aspects que le département RH tente de traiter est la sécurité de l'emploi. Pour garantir la sécurité de l'emploi, de nombreux employés savent qu'ils doivent faire preuve d'engagement envers l'entreprise et leurs fonctions. La direction des RH intervient pour mettre en place des mesures qui garantissent que les effectifs correspondent aux besoins de l'entreprise et qui, ce faisant, assurent aux employés leur position à long terme au sein de l'organisation. L'entreprise démontre son engagement à long terme envers les travailleurs en leur offrant régulièrement des formations, des évaluations de performance et des activités de fixation d'objectifs.

2. Compétence

La compétence est l'un des principes fondamentaux qui soutiennent la croissance et le développement d'une entreprise. C'est également un aspect qui affecte la satisfaction professionnelle des employés et la manière dont l'entreprise profite à la société. La réussite d'une entreprise repose sur la compétence de ses employés. Le département de GRH tente de soutenir les compétences de la main-d'œuvre en offrant des possibilités de formation. Il organise également des programmes d'orientation, qui permettent d'éclairer les nouveaux employés sur la mission et les objectifs de l'entreprise.

Ces programmes de formation et d'orientation sont indispensables pour renforcer les aptitudes, les connaissances et les compétences des employés. L'avantage d'une main-d'œuvre compétente est qu'elle permet de produire des produits et des services sûrs et fiables sur lesquels les consommateurs peuvent compter. En l'absence d'un haut niveau de compétence, une entreprise sera susceptible de faire l'objet de poursuites et de réclamations juridiques résultant des produits et services qu'elle fournit.

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Fonctions clés de la gestion des ressources humaines

1. Le recrutement des employés

Le recrutement est le processus qui consiste à identifier les lacunes en matière de talents dans une entreprise et à trouver les bonnes personnes pour occuper ces postes. Le processus de recrutement des employés comporte quatre étapes :

• Analyse du poste - Il s'agit de définir les différents aspects d'un poste par le biais d'une description et d'une spécification du poste. Par le biais de la description du poste, le service de GRH identifie les tâches requises pour un poste spécifique, tandis que la spécification définit les exigences dont un individu a besoin pour remplir ce poste.
• Recherche de candidats - Il s'agit des différentes techniques utilisées par une entreprise pour attirer des candidats potentiels afin de pourvoir un poste donné. Cela peut se faire par le biais d'annonces internes et externes.
• Présélection et sélection - Il s'agit du processus d'évaluation des candidats qui postulent pour le poste. L'évaluation est effectuée pour déterminer les aptitudes, les qualifications, les compétences et l'expérience professionnelle des candidats potentiels.
• Sélection des bons candidats - Une fois que le meilleur candidat a été sélectionné, le processus suivant est l'intégration. Il s'agit simplement d'aider les nouvelles recrues à devenir des membres productifs de l'entreprise.

2. Orientation des employés

L'orientation des employés est une autre fonction essentielle de la gestion des ressources humaines. Également connue sous le nom d'intégration, elle consiste à enseigner aux nouvelles recrues les compétences, les connaissances et les comportements nécessaires pour qu'elles puissent s'intégrer efficacement dans leur nouvelle entreprise.

L'orientation des employés est un vaste processus mené par le département des ressources humaines, qui s'effectue par le biais de différentes méthodes, notamment des conférences, des réunions, des vidéos, du mentorat et des exercices de consolidation d'équipe. L'objectif principal de l'orientation est de fournir aux nouvelles recrues des informations adéquates concernant les objectifs, les règles, les politiques et les activités de l'entreprise.

3. Développement des employés

Le développement du personnel désigne tous les efforts déployés pour améliorer l'efficacité personnelle, collective et organisationnelle. L'un des aspects abordés par le département des ressources humaines est le développement des talents. Il s'agit d'aligner les compétences des employés sur les besoins de l'entreprise. Outre le recrutement, la formation et l'orientation des employés, la GRH doit également améliorer leurs perspectives de carrière.

En fait, il est plus économique d'améliorer la main-d'œuvre actuelle d'une entreprise que d'embaucher de nouveaux employés à l'avenir. Ainsi, le développement des employés est un compromis par lequel la gestion des ressources humaines économise de l'argent en évitant les coûts potentiels de l'embauche de nouveaux employés.

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Résumé

La gestion des ressources humaines désigne le processus de recrutement et de développement de la main-d'œuvre d'une entreprise. Le département des ressources humaines s'occupe d'identifier les lacunes en matière de talents au sein de l'entreprise, de publier des offres d'emploi, d'évaluer les candidats potentiels et d'embaucher les meilleurs talents.

La gestion des ressources humaines ne se limite pas au recrutement de nouveaux employés ; elle supervise également les licenciements pour les entreprises qui souhaitent réduire leurs effectifs. La gestion des ressources humaines supervise également les programmes d'orientation pour présenter aux nouveaux employés les buts, les objectifs et les politiques de l'entreprise. Globalement, la gestion des ressources humaines garantit le bon fonctionnement des employés au sein d'une entreprise.

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