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Mais comme pour toute autre stratégie, le succès repose sur des bases solides et sur la cohérence. Avant de se lancer dans de nouveaux canaux, il est préférable de s'assurer que votre communication actuelle est synchronisée sur toutes les plateformes et garantit une expérience omnicanale transparente.

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Qu'est-ce que le marketing omnicanal ?

Le marketing omnicanal désigne l'ensemble des stratégies et des solutions marketing qui contribuent à une communication fluide et optimisée pour chaque plateforme que vous utilisez pour vous adresser à vos clients.

Principales caractéristiques du marketing omnicanal :

• Il atteint les clients là où ils se trouvent.
• Il s'adapte à l'emploi du temps du client.
• Si le client décide de changer de plateforme préférée, le marketing omnicanal le suivra au lieu de le persuader de revenir.
• Le client peut s'attendre à un modèle de communication établi sur n'importe quel canal.

Tout cela semble bien, mais comment cela se traduit-il dans la pratique ? Disons que vous êtes une marque de produits de beauté et de soins. Vous disposez d'un site web doté d'un chatbot, d'un blog, d'une application, de comptes sur Instagram, Facebook et Twitter, et de votre chaîne YouTube proposant des tutoriels de maquillage. Vous lancez des campagnes régulières d'envoi d'emails, de SMS, de pushs web et de pushs mobiles. Certains de vos clients peuvent interagir régulièrement avec tous ces canaux, d'autres peuvent seulement visiter un site web et suivre sur Facebook, d'autres encore peuvent être abonnés aux emails mais pas aux notifications push.

L'omnicanalité permet à tous vos clients et abonnés de communiquer avec votre marque et le contenu que vous produisez sur le canal qu'ils privilégient. Quelle que soit l'information dont ils ont besoin en ce moment, disons comment expédier à l'international ou comment prendre soin d'une peau de plus de 35 ans, ils doivent pouvoir l'obtenir sur le site web, dans les articles du blog, via un chatbot, sur les comptes sociaux et par le biais de vos campagnes.

Il en va de même pour les entreprises du secteur du commerce interentreprises. Le contenu sur votre blog, sur YoutTube ou dans les podcasts peut différer en termes de format, mais doit suivre une même stratégie.

Une plateforme d'automatisation du marketing publie un article de blog sur le marketing par e-mail de la Journée internationale de la femme, crée un tutoriel vidéo sur la façon de concevoir la campagne de la Journée internationale de la femme et en assure la promotion par le biais d'une newsletter, d'un push Web et des médias sociaux.

Ainsi, la promotion d'une campagne de contenu est assurée par six canaux : le blog, la chaîne YouTube, la lettre d'information par e-mail, les notifications par push Web, Twitter et Facebook. À chaque fois que l'audience est présente, elle reçoit un contenu utile accompagné d'offres sur les offres promues.

Il s'agit d'une approche omnicanale du marketing de contenu et de la communication avec les clients, et elle est aujourd'hui impérative pour la performance des entreprises.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de logiciels informatiques en Afrique, permet également de mettre en lumière les meilleures pratiques existantes et de les optimiser davantage.

Pourquoi vous avez besoin du marketing omnicanal

Les principes de l'omnicanalité s'appliquent à toute stratégie de marketing.

Une approche omnicanale peut être utilisée à toutes les étapes du parcours client, qu'il s'agisse d'acquisition, de reciblage, de fidélisation ou de réengagement.

De plus, elle est assez souple. Vous ne devez pas nécessairement utiliser toutes les plateformes à la fois pour une certaine tâche. Vous pouvez vous concentrer sur celle ou celles qui correspondent le mieux à vos besoins actuels et y consacrer tout votre budget et vos ressources. Ainsi, si vous avez un blog solide avec des adeptes fidèles et une lettre d'information comptant 10 000 abonnés, ils seront vos principales priorités lorsque vous lancerez un nouveau produit ou que vous organiserez un événement. Et si vous êtes très suivi sur Instagram, des stories régulières, des diffusions en direct avec des partenaires et des sessions de questions-réponses seraient les activités principales.

Le marketing omnicanal peut être automatisé

Lorsque les gens pensent à des stratégies omnicanales, ils imaginent beaucoup de routines à prendre en charge et de multiples plateformes à apprendre à utiliser. Ce n'est pourtant pas si difficile. Grâce aux technologies modernes, il est possible à présent d'automatiser vos processus de marketing et d'exécuter la majorité des activités au sein d'un seul et même système.

Si vous choisissez un logiciel professionnel d'automatisation du marketing tout-en-un qui prend en charge l'envoi de messages en masse et transactionnels, le suivi et la collecte de données sur les clients, la personnalisation, la segmentation, etc.

Regardez cet exemple de flux de travail multicanal qui implique 4 canaux : email, web push, mobile push et Viber. Le processus est automatique et les messages sont envoyés à l'utilisateur en fonction de sa réponse.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de procéder à une évaluation de la manière dont une entreprise gère ses ressources humaines.

Workflow multicanal avec 4 types de messages

• Il permet de préserver votre base de contacts : Les gens peuvent arrêter de vous suivre sur un certain canal tout en maintenant la conversation sur d'autres. Les utilisateurs peuvent se désabonner de vos campagnes d'e-mailing mais être toujours disposés à recevoir vos notifications par SMS ou par l'application. C'est pourquoi, lors d'un marketing omnicanal, vous pouvez déplacer la communication avec un client vers un autre au lieu de le supprimer de votre base.
• Il permet de collecter des données sur les clients : Aujourd'hui, les données clients dirigent le monde du marketing. Plus vous en savez sur vos clients, leurs habitudes d'achat, leurs schémas comportementaux et leurs préférences, plus vous pouvez établir une communication personnalisée et offrir une expérience plus satisfaisante. En outre, plus vous exploitez de canaux, plus vous êtes en mesure de recueillir de données. Savoir quelles catégories de produits les gens parcourent, quand ils ont tendance à ouvrir leur courrier électronique, quelles offres ils sont le plus susceptibles de cliquer permet de construire une image solide du client et de mieux comprendre votre public cible.
• Le marketing omnicanal offre une meilleure expérience client : Bien sûr que oui, à condition que vous le gériez correctement. L'idée même de l'omnicanalité est de guider le client à travers tous les cycles de son parcours de la manière la plus confortable et la plus fluide possible. Si vos clients parlent à des responsables de l'assistance qui connaissent l'historique des interactions, s'ils reçoivent du contenu basé sur leurs intérêts de navigation, s'ils reçoivent des messages, groupés ou transactionnels, sur les canaux qu'ils préfèrent, ils n'auront aucune raison d'aller ailleurs à la recherche d'un meilleur service.

En résumé

Le marketing omnicanal offre aux entreprises de nombreux avantages tels que l'amélioration de l'expérience client, la collecte de données personnelles, l'augmentation des taux de vente, l'allongement du cycle de vie des clients et la fidélisation du public. Si vous êtes novice en marketing, ajoutez les canaux à votre stratégie de marketing un par un, en veillant à ce qu'ils respectent le ton de votre entreprise et la stratégie de contenu générale.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comment rédiger un document sur la portée d'un projet en suivi-évaluation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

On parle de dérapage lorsque les exigences de votre projet augmentent lentement tout au long du projet, alors que le calendrier et le budget ne changent pas pour refléter cette croissance. Selon une étude, plus de la moitié des projets sont affectés par ce phénomène. 

Il convient de noter qu'il existe une différence entre la dérive et la surréglementation. Dans ce dernier cas, les exigences peuvent rester les mêmes, mais la charge de travail dépasse le point de rendement décroissant.

Sans un document sur la portée du projet, il est difficile de s'assurer que la portée de votre projet ne s'élargisse pas, ce qui entraîne une augmentation des dépenses et un risque de non-respect des délais. Lisez ce qui suit pour découvrir comment rédiger un document sur l'étendue du projet qui définira correctement l'étendue de votre projet et vous protégera contre toute dérive. 

Qu'est-ce qu'un document sur la portée d'un projet ? 

La portée d'un projet décrit l'ensemble des travaux nécessaires à sa réalisation. Elle comprend les fonctions et les caractéristiques du produit final à livrer, ainsi que tous les facteurs qui définissent la réussite du projet. 

Le document sur la portée du projet, souvent appelé énoncé des travaux, consigne toutes ces caractéristiques, fonctions et exigences que les parties prenantes attendent du projet. Il s'agit de la partie du plan de projet qui décrit le travail à effectuer pour le projet. 

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'identifier les lacunes, les points forts, les meilleures pratiques et les enseignements qui peuvent aider les organisations à améliorer la mise en œuvre des projets et programmes à l'avenir.

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Si un élément n'est pas défini dans le document sur la portée du projet, il est considéré comme hors de portée. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une nouvelle fonctionnalité, mais qu'elle ne figure pas dans le document sur la portée du projet, elle est hors de portée et l'ajouter en tant qu'exigence entraînerait une dérive.

Pourquoi avez-vous besoin d'un document sur la portée du projet ?

L'une des étapes clés de la gestion du champ d'application est la création d'un document sur le champ d'application du projet. Il permet de consigner ce qui a été convenu, afin d'éviter toute confusion tout au long du projet. Sans ce document, les gens doivent se fier à leur mémoire pour se rappeler ce qui a été convenu. 

Un document sur l'étendue du projet permet à votre équipe de ne pas dépasser ou ne pas respecter ses engagements. Sans ce document, des fonctions clés pourraient être oubliées ou omises du projet. Le client pourrait également demander des fonctions supplémentaires. Sans ce document, vous et votre équipe ne disposerez pas de la documentation nécessaire pour prouver que ce qu'il demande est hors de portée et qu'il faudra plus de temps et d'argent pour l'intégrer. 

En fin de compte, un document sur la portée du projet permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde quant à ce qui sera et ne sera pas livré dans le cadre du projet. Vous pouvez trouver un modèle de déclaration de portée pour commencer le processus de création de votre propre document de portée de projet.

Qui rédige le document sur la portée du projet ?

Le chef de projet est généralement responsable de la rédaction du document sur la portée du projet. Ce document nécessite la participation du client et des principales parties prenantes, y compris les utilisateurs finaux, les sponsors du projet, les experts en la matière, etc. 

Étant donné que le document doit rassembler les besoins, les souhaits et les points de vue de plusieurs groupes différents, le chef de projet est le mieux placé pour le faire.  

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, implique la collecte de données, le suivi des indicateurs clés d'un programme et l'évaluation de la réalisation de ses objectifs.

Comment rédiger un document sur l'étendue des travaux

Voici les trois étapes de la rédaction d'un document sur l'étendue des travaux d'un projet :

Étape 1 : Créez votre modèle

Plusieurs éléments standard doivent être inclus dans chaque document sur l'étendue des travaux. En créant un modèle standard, vous gagnerez du temps tout en vous assurant que vos documents sont toujours cohérents et que rien ne manque. 

Voici les principales sections que vous devriez inclure dans votre modèle :

• L'analyse de rentabilisation :  Il s'agit de la raison d'être du projet et des objectifs finaux que vous espérez atteindre.
• Produits livrables du projet : Une description de tous les produits livrables qui seront fournis au client.
• Critères d'acceptation : Il s'agit d'une liste de critères auxquels les produits livrables doivent répondre pour que le client les accepte. 
• Contraintes : Les contraintes sont des limitations du projet, telles que le manque de temps ou d'argent. Si l'on vous demande d'utiliser un certain processus ou de suivre des directives précises, il peut s'agir de contraintes. 
• Hypothèses : Souvent, au début d'un projet, il y a encore beaucoup d'inconnues. Tout ce que vous devez deviner doit être indiqué ici comme une hypothèse. 
• Exclusions : Cette section couvre tout ce que vous souhaitez préciser qui est hors du champ d'application et ne sera pas inclus dans le projet. 
• Accord : Pour qu'il n'y ait aucun doute quant à l'accord de vos principales parties prenantes sur la portée du projet, vous devez leur demander d'examiner et de signer le document. 

Étape 2 : Rassemblez votre équipe

Votre document sur l'étendue des travaux ne doit jamais être rempli de manière isolée. Une fois que vous avez votre modèle, il est temps de réunir votre équipe de projet, les experts en la matière et les autres parties prenantes pour faire un brainstorming sur les exigences. 

Essayez d'inclure autant de détails que possible. Vous ne voulez pas que les déclarations soient vagues, car les gens pourraient les interpréter différemment. Évitez d'utiliser du jargon et des termes que les lecteurs pourraient ne pas comprendre. Si plusieurs parties prenantes ont des demandes contradictoires, il est important de trouver un compromis adéquat et de le documenter, afin qu'il n'y ait pas de question ultérieure. 

Étape 3 : Soyez clair et concis

Lorsque vous rédigez votre document, veillez à ce que les choses soient claires et faciles à comprendre. Les détails sont importants, mais pas au détriment de la lisibilité et de la cohérence. Plus votre document est long, plus le processus d'approbation sera long, et plus votre projet sera impacté. Veillez à ce que votre document contienne toutes les informations nécessaires, et ne soyez pas vague sur les exigences, les délais, etc. La meilleure façon de réussir est d'être clair sur les attentes, afin que vous et votre client soyez tous deux satisfaits du résultat. 

Étape 4 : Finalisez le document

Une fois que vous avez créé votre document, il est temps de l'envoyer à votre client pour la signature finale. Cela doit se faire avant de terminer votre plan de projet et de commencer à exécuter le projet. Sinon, votre équipe pourrait commencer à travailler pour découvrir qu'une exigence est erronée et qu'elle doit recommencer. 

Une fois le document signé, veillez à le conserver dans un endroit sûr et facilement accessible au cas où des questions relatives à la portée du projet se poseraient tout au long de celui-ci. 

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Créez le document parfait sur la portée du projet 

 Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à créer le document parfait sur l'étendue du projet à chaque fois. Vous pouvez créer et stocker votre modèle et vos documents de portée complétés directement dans le logiciel. Au fur et à mesure que vous créez votre nouveau document d'étendue des travaux, les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires et faire des suggestions. De plus, vous pouvez utiliser des outils d'épreuvage pour envoyer le projet de document à votre client pour examen et approbation. 

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Guide des systèmes de gestion électronique des documents pour les petites entreprises, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le passage au zéro papier est une bonne idée. Qui ne voudrait pas transformer le fouillis de notes manuscrites, de reçus, de documents et de dossiers que vous mélangez chaque jour en une bibliothèque numérique ordonnée qui trie, classe et récupère tout pour vous ?

Mais pour y arriver, il faut un peu de temps. Il ne s'agit pas seulement de l'argent, mais aussi des défis que représentent le choix du bon système, son intégration à vos applications existantes et la migration d'énormes quantités de données.

Grâce aux nombreuses options disponibles aujourd'hui, vous pouvez trouver un système de gestion électronique de documents (GED) qui vous permettra de profiter de tous les avantages du passage au numérique avec un minimum de coûts et de difficultés.

Découvrez ce qu'il faut rechercher dans un SGED et comment les documents numériques peuvent transformer votre petite entreprise.

Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents (GED) ?

Un SGED est un logiciel qui gère la création, le stockage et le contrôle des documents par voie électronique.

Un SGED vous permet de tout numériser, des reçus aux manuels des employés, pour les stocker et les utiliser en ligne. Le bon système peut rendre votre entreprise plus légère et plus souple, en vous permettant d'accéder facilement aux informations, de rationaliser la gestion des documents et d'automatiser les flux de travail.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

9 caractéristiques d'un système de gestion électronique des documents (SGED)

Lorsque vous cherchez le meilleur système d'archivage électronique, recherchez les caractéristiques suivantes.

1. Intégration aux systèmes existants

Certains systèmes de documents électroniques peuvent facilement s'intégrer à des systèmes existants tels que les systèmes de gestion de contenu (SGC), les systèmes de gestion de la relation client (SGRC) et les logiciels de ressources humaines (RH). Recherchez des caractéristiques telles que :

• Une intégration avec les plateformes que vous utilisez déjà.
• Un tableau de bord unique qui offre une visibilité sur les documents stockés dans plusieurs systèmes.
• Un système qui peut accéder aux données stockées dans le cloud et dans vos locaux.

2. Une tarification et un stockage adaptés à votre activité

La gamme de fonctionnalités, de stockage et de prix des solutions de dépôt électronique est suffisamment large pour qu'il existe une solution pour chaque entreprise.

Les systèmes de gestion de documents à code source ouvert sont disponibles gratuitement en version de base. Ces systèmes sont compatibles avec divers environnements d'exploitation, mais leur maintenance nécessite une expertise interne en matière de codage et de gestion des bases de données.

La plupart des solutions de GED comportent une tarification échelonnée en fonction de la capacité de stockage, des fonctionnalités et des niveaux de support client. Il est intéressant de comparer les prix pour trouver un système qui réponde à vos besoins en matière de gestion documentaire.

3. Numérisation rapide et précise

Les systèmes de GED font le gros du travail de création et de classement des documents à votre place, en offrant des fonctionnalités telles que :

• La numérisation rapide et à haut volume des documents et la reconnaissance avancée des caractères pour extraire les données des documents et formulaires numérisés.
• Conversion des documents numériques en types de fichiers optimaux pour le stockage selon les besoins.
• Le marquage automatique des documents avec des métadonnées telles que la date de création, les dates d'accès et de révision, le type de document, l'origine et les mots-clés pour faciliter le tri et la récupération.
• Attribution de noms et indexation des documents selon une structure de fichiers logique.
• Dispositions pour les signatures électroniques, les filigranes et autres attributs.

4. Fonctions de classement et de recherche intelligentes

Votre GED doit vous permettre de trouver et d'accéder facilement à tous vos documents et informations professionnels grâce à des fonctions telles que les suivantes :

• Une interface conviviale pour le tri et la récupération des documents.
• Un contrôle facile des documents pour le contenu lié à la qualité, comme les procédures opérationnelles standard.
• Une fonction de recherche intuitive et intelligente que les utilisateurs peuvent utiliser avec un minimum de configuration et de formation.
• La possibilité de filtrer par des attributs de fichiers tels que la date de révision ou le dernier utilisateur.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

5. Partage et accès

Un système de contrôle des documents en ligne doit également faciliter la collaboration et le contrôle de l'accès aux informations. Recherchez un système qui vous permet de :

• Partager facilement les documents entre les parties prenantes internes et externes telles que les membres de l'équipe, les partenaires, les vendeurs et les fournisseurs.
• Attribuer des autorisations d'utilisateur telles que lecture seule, éditeur et propriétaire au niveau de l'utilisateur et du document pour éviter tout partage accidentel avec les mauvaises personnes.
• Masquez les fichiers sécurisés.
• Attribuez des tâches, ajoutez des commentaires et gérez les révisions de plusieurs contributeurs.

6. Contrôle des versions

Le contrôle des versions est une fonction essentielle d'un SGED, qui permet d'éviter des erreurs telles que l'écrasement de documents et l'accès à un contenu périmé. Recherchez un système qui :

• Crée automatiquement une piste d'audit des révisions et des approbations afin que vous puissiez toujours récupérer les modifications perdues.
• Rationalise les transferts d'informations entre les équipes.
• archive les versions obsolètes afin qu'elles ne soient pas accessibles accidentellement.
• Élimine la génération et la maintenance de contenu redondant.

7. Flux de travail automatisés

Un GED peut automatiser de nombreux aspects de la gestion des documents pour améliorer la précision et l'efficacité. Recherchez un système qui :

• Transmet automatiquement les documents aux utilisateurs pour révision et publication.
• Notifie toutes les modifications et approbations.
• Permet aux utilisateurs d'assigner des tâches, de transmettre du contenu et de suivre les délais jusqu'à leur achèvement.
• gère automatiquement les documents en fonction des calendriers de conservation établis afin de garantir la conformité.
• Vous permet de créer des flux de travail personnalisés pour automatiser vos processus commerciaux internes et superviser les projets.

8. Accès mobile

De nombreux systèmes de contrôle électronique des documents incluent des applications mobiles afin que vos équipes puissent être encore plus productives. Parmi les fonctionnalités utiles, citons :

• L'accès en temps réel à votre référentiel de documents sur site depuis n'importe quel appareil.
• Possibilité de créer, de rechercher et de télécharger du contenu via des appareils mobiles.
• Compatibilité avec une gamme de téléphones et de tablettes.

9. Stockage sécurisé

Avec une telle quantité de vos données et de votre documentation dans un seul référentiel, vous avez besoin d'une sécurité de pointe. Un GED peut protéger vos données grâce à des fonctionnalités telles que :

• Un stockage sécurisé dans le cloud avec chiffrement des données.
• Une protection par mot de passe entièrement chiffrée, facile à appliquer aux documents individuels et aux lots de documents.
• Des fonctions de sauvegarde automatique des données et de reprise après sinistre.
• Une sécurité avancée pour l'accès mobile.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité. 

Pourquoi choisir un système de gestion électronique des documents ?

Un SGED marque votre entreprise de son empreinte. Voici les principaux avantages.

1. Efficacité et productivité

En offrant un accès facile à tous vos documents et données, vous réduisez le temps que le personnel passe à rechercher et à manipuler des documents papier. Cela permet également aux employés de ne pas perdre de temps à conserver des documents redondants. Toutes ces heures économisées à gérer des fichiers papier se traduisent par une productivité et une efficacité accrues dans votre entreprise.

Une GED permet également de répondre facilement aux audits et de produire d'autres documents officiels sur demande. Plus besoin de fouiller dans les boîtes de dossiers pour trouver la déclaration d'impôts de l'année dernière : Tout est à portée de main.

2. Collaboration

Au lieu d'envoyer des documents pour approbation, de discuter des modifications au téléphone et d'envoyer des pièces jointes par courriel, vos équipes peuvent consulter les documents et collaborer en temps réel, même avec des parties prenantes externes. Une GED offre également une visibilité sur les processus métier pour une meilleure gestion.

3. Sécurité

Dans de nombreuses entreprises, les documents sont éparpillés sur plusieurs systèmes, et chaque utilisateur gère indépendamment les mots de passe, la sécurité des données et les sauvegardes. Une GED peut éliminer ces vulnérabilités en garantissant que tous vos documents sont protégés et sauvegardés de manière cohérente.

4. Qualité

Le contrôle des versions garantit que votre personnel travaille avec les informations les plus récentes, évitant ainsi des erreurs coûteuses. Tous vos documents et enregistrements étant visibles dans un seul système, vous pouvez extraire les informations dont vous avez besoin pour suivre l'avancement des initiatives, éclairer les décisions et la stratégie, et assurer la conformité aux procédures de l'entreprise.

5. De l'espace pour se développer

La raison la plus convaincante de se débarrasser du poids du papier est peut-être l'espace qu'il libère dans vos bureaux. Les dossiers papier occupent une surface précieuse que vous pouvez utiliser à meilleur escient. Si vous payez pour le stockage de fichiers hors site, vous pouvez également utiliser cet argent à meilleur escient.

En investissant dans un GED dès maintenant, votre entreprise se positionne pour une croissance illimitée au fur et à mesure que les transactions migrent vers un environnement numérique.

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