WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Un système d'archivage et de gestion électronique des documents, qu'est-ce que c'est ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

En quoi consiste un système de gestion électronique de documents ?

Un SGED est un logiciel de gestion utilisé pour créer, stocker, organiser et récupérer des documents dans différents formats. Il est doté de fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de suivre et de gérer les documents commerciaux dans une base de données centralisée. Le logiciel stocke numériquement les documents originaux.

À partir de la base de données centralisée, les utilisateurs peuvent se connecter et lancer la gestion des documents, comme la gestion de contenu d'entreprise ( GCE ).

Certaines personnes pensent que les systèmes de gestion électronique de documents et la gestion de contenu d'entreprise sont identiques, mais ce n'est pas le cas. Bien qu'ils partagent de nombreuses caractéristiques, le SGED diffère du SGCE.

Le premier est utilisé pour archiver des documents numériques dynamiques dans des organisations à fort contenu, tandis que le second permet aux utilisateurs de stocker des documents nécessitant peu d'ajustements dans un dépôt central auquel les parties autorisées peuvent accéder.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, facilite la localisation des informations documentaires.

Comment fonctionne un système de gestion électronique de documents

• Permet le partage de documents entre clients
• Facilite la collaboration entre les groupes ou les membres d'une équipe
• Suivi de l'historique et de l'activité du système

Caractéristiques du SGED

1. Flux de travail et navigation faciles à configurer

L'accès aux informations sur les flux de travail dans une GED est facile. Les informations sur les flux de travail peuvent être rationalisées pour une efficacité optimale. De plus, une GED simplifie la collaboration afin de s'assurer que tout le monde comprend clairement le projet et est impliqué.

2. Capacités multi-sites

Les membres de l'équipe travaillent aujourd'hui sur plusieurs plateformes et appareils. Les GED ont des capacités de déploiement en nuage mobile qui rendent la gestion du contenu et la maintenance de l'intégrité des données possibles sur diverses plates-formes et appareils. Les utilisateurs et les entreprises bénéficient grandement de cette fonctionnalité.

3. Outils de collaboration

Un GED dispose d'outils de collaboration qui permettent aux groupes et aux membres de l'équipe de modifier les documents et de rationaliser la prise de décision. Les GED sont dotés d'outils de collaboration tels que des zones de texte, des rédactions, des annotations, et bien d'autres encore.

Ces fonctionnalités sont parmi celles qui rendent ce système de gestion très attrayant.

4. Recherche et localisation faciles des documents

La GED facilite la localisation rapide d'un document en cas de besoin. Grâce aux métadonnées et aux fonctionnalités hiérarchiques, vous pouvez suivre n'importe quel document parmi les nombreux documents du dépôt, ce qui peut être essentiel pour le processus de prise de décision d'une entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet la prévention de la perte de données.

Avantages de la GED

1. Intégrité accrue des données

Une GED améliore l'intégrité des données stockées dans son référentiel. En se connectant à des sources de données pertinentes telles qu'un GRC et une GCM, les utilisateurs peuvent conserver les informations stockées.

Les entreprises peuvent utiliser les informations stockées dans ce système de gestion pour résoudre des problèmes courants, tels que des informations incomplètes ou périmées.

2. Temps de recherche réduit au minimum

Les utilisateurs n'ont pas besoin de passer beaucoup de temps sur un SGED pour rechercher un document. Les informations et les données sont accessibles facilement. Le système est conçu de telle sorte que, à partir d'une source unique de vérité, toutes les informations importantes recherchées sont disponibles rapidement.

3. Contrôle et sécurité des données améliorés

Les données et les informations d'une organisation peuvent être sensibles et doivent donc être protégées de manière adéquate. Il peut être difficile, voire impossible, d'obtenir un contrôle et une sécurité complets avec un système de stockage sur papier.

Les fonctions de traçabilité et de réglementation d'une GED garantissent que vos documents sont aussi sûrs que possible.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre un accès instantané aux documents, ce qui améliore la collaboration en ce qui concerne le partage de l'information entre les bureaux et les services et garantit ainsi la sécurité des enregistrements et des fichiers.

4. Moins de coûts de gestion

Une GED organise et stocke les documents pour un prix très bas. La gestion des documents papier peut être longue et coûteuse, selon la durée de gestion.

Dans l'espace électronique d'une GED, la gestion des documents est facile. Les utilisateurs peuvent stocker autant de fichiers qu'ils le souhaitent sans se ruiner.

5. Gestion cohérente du contenu

Faire en sorte que les auteurs adhèrent aux derniers formats lorsqu'ils éditent un document papier peut être décourageant. Un GED fournit automatiquement des modèles et veille à ce que tous les documents nouvellement formatés soient mis à jour selon les dernières normes.

Il met automatiquement à jour tous les documents publiés afin qu'ils restent uniformes et conformes aux directives stipulées.

6. Un système de sauvegarde solide

Stocker des documents sur des ordinateurs traditionnels ne garantit pas qu'ils soient sauvegardés correctement. Tous les fichiers sauvegardés peuvent être perdus en cas de panne du système. Dans un GED, les documents sont enregistrés dans une base de données centrale en nuage, ce qui garantit que les documents sont correctement sauvegardés et peuvent être récupérés à tout moment.

Derniers points à retenir

Au XXIe siècle, les entreprises changent la façon dont elles stockent et gèrent leurs documents, passant du papier au numérique. Les solutions de gestion électronique des documents sont la tendance et la clé d'une gestion efficace des documents.

Le stockage numérique des documents, qui permet aux parties prenantes et aux employés d'y accéder facilement à tout moment, accroît l'efficacité et la compétitivité des entreprises.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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L'article, intitulé "Les principes de la maîtrise des documents", examine non seulement les objectifs fondamentaux de la gestion des documents et ce qu'un logiciel de gestion des documents (GED) performant peut apporter à une organisation, mais il jette également un regard sur ce à quoi une entreprise moderne pourrait ressembler si elle ne respectait pas les principes de la maîtrise des documents. Enfin, l'article fournit des conseils pour mettre en œuvre un logiciel de gestion de documents dans votre propre entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux utilisateurs de stocker, de localiser, de filtrer, de récupérer, de partager et de suivre électroniquement des informations basées sur des documents.

La vie sans la gestion documentaire

Votre entreprise applique-t-elle déjà des politiques de contrôle des documents et de gestion des documents électroniques ? Si oui, imaginez un instant que toutes ces politiques soient effacées du grand livre pendant un mois ou un an. Souvent, lorsque nous pensons à la "vie sans gestion des documents", nous commençons automatiquement à réfléchir à la façon dont les choses étaient autrefois, lorsque tous les documents devaient être stockés dans des classeurs physiques et que chaque dossier prenait une éternité à trouver.

Une entreprise qui n'a pas de politique de gestion des documents n'est pas nécessairement une entreprise qui est restée à l'âge de pierre, utilisant encore des systèmes de classement physiques inefficaces. Au contraire, de nombreuses entreprises sont entrées de plain-pied dans le monde numérique, mais n'ont toujours pas mis en place de règles de contrôle des documents. Le résultat est hors de contrôle. Des documents sont créés chaque jour à des fins diverses, qu'il s'agisse de communiquer des idées ou de fournir des instructions. La distribution de ces documents peut être tout aussi aléatoire et chaotique : les gens impriment les documents, les copient, les partagent, les envoient comme pièces jointes à un e-mail, etc. La suppression n'est souvent pas organisée non plus ; certaines personnes laissent des fichiers sur leur ordinateur ou dans leur boîte aux lettres électronique pendant des semaines, des mois, voire des années. D'autres les suppriment immédiatement.

Les politiques de gestion des documents, en plus de fournir un lieu central pour stocker, sécuriser et accéder aux documents, définissent également des exigences organisationnelles sur la façon dont les fichiers doivent être créés, partagés, copiés, imprimés, distribués, révisés, formatés, etc. En d'autres termes, lorsque votre entreprise adopte un système de gestion électronique des documents, elle adopte probablement aussi des principes de contrôle des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de réduire les coûts et minimiser les erreurs en ce qui concerne les installations de traitement des documents du client et augmente ainsi la rentabilité de l'organisation.

Pourquoi le contrôle des documents est important

Alors pourquoi ce type de contrôle des documents est-il important ? Pourquoi les entreprises qui utilisent des systèmes d'archivage électronique ont-elles besoin d'établir des règles sur la manière dont les employés peuvent créer et utiliser les documents ? Et ces règles ne créent-elles pas un système encombrant, annulant ainsi les avantages en termes d'efficacité qui découlent du passage à un SGD électronique ?

En fait, si la commodité et l'efficacité des systèmes de gestion électronique des documents sont souvent mises en avant, les recherches montre que la protection de la valeur du contenu des fichiers de l'entreprise est la première raison d'adopter des politiques globales de contrôle des documents. La raison numéro deux, quant à elle, est de rendre les informations contenues dans ces documents accessibles et utiles aux personnes de l'organisation. Il cite également l'élimination du gaspillage des ressources, la garantie de la validité des informations, la mise à jour des informations, la protection des informations confidentielles, classifiées ou exclusives, la conservation des informations pour créer des opportunités, éviter les erreurs et éviter les litiges, et bien d'autres raisons pour lesquelles une entreprise doit adopter un système de gestion des documents qui applique les principes de contrôle des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet la gestion du flux de travail électronique, l'archivage de documents, la recherche avancée et la gestion des données de courrier électronique.

La première étape : Trouver un bon SGD

Une entreprise doit réfléchir à de nombreux aspects lorsqu'elle élabore une politique de contrôle des documents. Qu'il s'agisse de déterminer les types d'informations à inclure dans les différents documents ou formulaires, ou de décider comment les documents doivent être examinés et approuvés, la planification d'une politique de contrôle des documents équivaut presque à la planification d'une mini hiérarchie d'entreprise au sein de votre organisation.

L'ensemble du processus commence cependant par la recherche du bon logiciel de gestion de documents. Un bon SGD est plus qu'un simple emplacement central pour le stockage et l'accès aux fichiers numériques. Au contraire, un bon SGD comprendra des fonctions de versionnement des fichiers, d'audit, de révision et d'approbation, de cryptage et autres sécurités, de permissions d'accès des utilisateurs, etc. En bref, une bonne GED sera plus qu'un simple classeur numérique ; elle sera un système qui vous guidera à travers les principes du contrôle des documents et vous permettra de les appliquer dans votre entreprise.

Vous souhaitez trouver une GED qui soit à la fois un système de gestion des documents et un maître des principes de contrôle des documents ? 

Qu'il s'agisse de la sécurité des fichiers ou des fonctions permettant de savoir qui accède à quels fichiers et les modifie, le système de gestion électronique des documents vous permettra de mettre fin à votre système de classement physique tout en assurant la sécurité et la confidentialité des données de votre entreprise. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Pourtant, la conformité en matière de gestion des documents ne doit pas nécessairement être aussi difficile. Les organisations se compliquent la tâche en traitant la gestion des documents comme une réflexion après coup, au lieu d'en faire une partie intégrante de leurs opérations quotidiennes. Dans cet article, nous abordons neuf principes fondamentaux des meilleures pratiques de gestion des documents électroniques.

Premièrement, la non-conformité n'est PAS une option !

Dans un climat de renforcement des réglementations, les organisations courent un risque de plus en plus élevé de non-conformité. Et, malheureusement, la non-conformité peut avoir des conséquences assez lourdes. Outre l'inévitable effet négatif sur les relations publiques et le risque potentiel de perdre la confiance des clients, les entreprises peuvent être confrontées à d'importantes mesures punitives.

En faisant des meilleures pratiques de gestion des documents électroniques le fil conducteur de vos activités, vous contribuerez à atténuer le risque de non-conformité. Voici neuf principes qui vous aideront à rester conforme sans compromettre l'efficacité opérationnelle.

Logiciel de GED développé par WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est numéro 1 en matière d'archivage et de gestion électronique de documents.

1) Donner la priorité à la sécurité et à la confidentialité

L'une de vos principales priorités doit être de veiller à ce que des mesures strictes de sécurité et de confidentialité des données soient en place. Si la sécurité est relâchée, vos données peuvent être exposées à une violation. Une fuite de données peut avoir d'énormes répercussions financières et créer une multitude de problèmes de relations publiques. Il est prudent pour les entreprises de sauvegarder leurs dossiers et de traiter les données et informations des clients avec la sécurité qu'elles méritent.

Sans les bonnes mesures de sécurité en place, les cybercriminels peuvent non seulement accéder à vos dossiers, mais aussi installer des logiciels malveillants sur vos systèmes qui pourraient capturer les informations personnelles de votre clientèle. La réponse aux alertes de sécurité doit être considérée comme une partie intégrante des meilleures pratiques de gestion des documents électroniques. 

Votre système de gestion des documents et des enregistrements électroniques doit être doté de solides fonctions de sécurité intégrées pour garantir la sécurité des informations, notamment le cryptage des données en transit par une connexion SSL puissante.

L'accessibilité est un autre élément clé de la sécurité et de la confidentialité des données, qui peut être décomposé en deux parties : des niveaux d'accès appropriés pour les utilisateurs au sein d'une organisation et la possibilité de découvrir/utiliser les informations pour soutenir les activités commerciales. Les organisations doivent veiller à ce que les informations sensibles, privées ou classifiées ne soient accessibles qu'à des personnes spécifiques disposant des autorisations appropriées.

Rendre l'information facile à trouver et à utiliser n'a pas seulement un impact significatif sur l'efficacité de l'organisation, c'est aussi l'un des principes de continuité numérique introduits par les Archives nationales d'Australie pour garantir que l'information numérique est découvrable, accessible et utilisable.

Des processus et des mesures de protection doivent également être mis en place pour empêcher toute destruction ou suppression non autorisée des documents physiques et numériques enregistrés, ainsi que des métadonnées qui leur sont associées. L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents et des dossiers facilitera l'enregistrement, le suivi et la surveillance des dossiers.

2) Enregistrer, suivre et surveiller les documents organisationnels

La mauvaise gestion des documents et l'absence d'un système de gestion électronique des documents et des enregistrements efficace sont des facteurs clés de la mauvaise tenue des dossiers et peuvent facilement empêcher une organisation de se conformer aux exigences législatives. La disparition ou l'absence de documents peut empêcher une agence de répondre à une demande de liberté d'information ou entraîner des mesures punitives en vertu des lois et normes.

Un système de gestion électronique de la propriété intellectuelle complet est un élément fondamental de la capacité d'une organisation à enregistrer, suivre et surveiller sa propriété intellectuelle.

Un système efficace de gestion de la propriété intellectuelle comporte de nombreuses caractéristiques importantes. Les fonctionnalités clés que votre système de gestion de la propriété intellectuelle doit fournir sont les suivantes ;

• Capture automatique des enregistrements, et application de la classification et des métadonnées en arrière-plan. La capacité à localiser le bon contenu lorsqu'on en a besoin dépend souvent des métadonnées ; il est donc important de capturer des métadonnées de qualité.
• La capacité de gérer le contenu à travers les référentiels. Les organisations trouvent souvent des informations sauvegardées dans des lecteurs réseau, sur les disques durs des ordinateurs, dans des applications et dans des référentiels en nuage tels que SharePoint ou OneDrive.
• La capacité de gérer les enregistrements physiques, numériques et hybrides, y compris les conversations par courriel et les enregistrements sur les médias sociaux.
• La mise à disposition d'une piste d'audit défendable. Lorsqu'un enregistrement est supprimé, votre système de gestion électronique des ressources documentaires doit préserver les métadonnées de l'enregistrement supprimé afin que les informations sur les actions historiques effectuées sur l'enregistrement et par quels utilisateurs puissent être retracées. Ceci est essentiel lorsqu'il s'agit d'identifier si les directives commerciales et légales ont été respectées et de retracer toute activité non autorisée.

Le contenu organisationnel doit être traité conformément à la stratégie de gestion des documents de votre entreprise. Cela garantira qu'un système approprié est en place pour enregistrer, suivre et surveiller le contenu, et atténuer le risque de perte de contenu, et ce d'une manière qui ne se fait pas au détriment des processus de travail des utilisateurs finaux.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux membres de l'équipe de collaborer où qu'ils se trouvent. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur des documents et coordonner leurs activités d'édition et de révision.

3) Créer et mettre en œuvre une stratégie de gestion des documents

Une stratégie de gestion des documents claire et applicable doit être au cœur de l'architecture, des processus et des procédures de votre entreprise en matière de documents et d'informations. Elle doit être basée sur une recherche approfondie des politiques et normes appropriées et faire l'objet d'un audit régulier.

Les organisations doivent créer et documenter de manière exhaustive leurs processus et procédures de gestion des documents et de l'information, et s'assurer que tout le personnel a accès à cette documentation. Les entreprises doivent identifier clairement les responsabilités des personnes qui traitent les documents et comprendre comment cette stratégie s'inscrit dans le plan stratégique de l'entreprise.

Pour s'assurer que votre stratégie de gestion des documents est conforme à la législation en vigueur, des révisions régulières sont impératives.

4) Révision et audit annuels

La conformité n'est jamais une activité ponctuelle, surtout lorsqu'il s'agit de gestion des documents et de l'information. Votre politique de gestion des documents doit prévoir un examen et une évaluation annuels de la conformité interne et externe par rapport aux lois et normes appropriées. Les normes à l'aune desquelles vous mesurez l'efficacité de la gestion des documents doivent être fondées sur les normes nationales, régionales et internationales.

Un audit approfondi doit porter un regard impartial sur vos politiques et processus de gestion des documents. L'exécution correspond-elle au langage de la politique et à la législation qui la sous-tend ? Quelles sont les lacunes ? Où pourraient-ils être améliorés ? Pourraient-ils être plus efficaces en termes de temps tout en respectant les exigences législatives ? Déraillent-ils ? Si oui, comment pouvez-vous en atténuer les causes ?

5) Détruire les documents à la fin de leur cycle de vie

Tout comme les enregistrements numériques, vos documents physiques peuvent être vulnérables aux violations de données. Si les réglementations légales imposent de conserver certains documents indéfiniment, la plupart d'entre eux doivent être détruits après une période donnée.

Naviguer dans la complexité des exigences en matière d'élimination et de conservation des documents est une tâche difficile pour la plupart des entreprises. C'est pourquoi il est important que les organisations fassent preuve de diligence raisonnable pour déterminer ces exigences ou qu'elles fassent appel aux services d'un spécialiste de la gestion des documents et de l'information pour le faire en leur nom. Cela permettra de s'assurer que les politiques organisationnelles sont précises et conformes.

6) Veillez à ce que l'architecture de vos dossiers et de vos informations soit efficace et précise.

La meilleure façon d'envisager l'architecture de l'information est de la considérer comme un plan de votre "entrepôt" d'informations et comme un élément essentiel de votre stratégie de gouvernance. Une bonne infrastructure garantit que le contenu de votre organisation est sécurisé, qu'il peut être trouvé/recherché et qu'il est éliminé à la fin de son cycle de vie. Lorsque vous concevez votre architecture d'information, tenez compte des éléments suivants ;

• Système de classification des activités ou taxonomie - L'une des façons les plus simples pour les organisations de gérer l'information est de regrouper les contenus connexes, puis d'étiqueter et d'affecter chacun de ces groupes à un arrangement principal. Il s'agit d'une forme de taxonomie qui facilite la recherche et la localisation du contenu. Par exemple, avec un système de classification, vous pouvez plus facilement accorder des autorisations afin que des utilisateurs spécifiques aient accès à certaines informations sur la base du regroupement défini dans la classification.
• Plans de conservation et d'élimination ou conception du cycle de vie de l'information 
• Un plan de conservation et d'élimination est nécessaire pour garantir que les organisations respectent leurs obligations légales et conformes aux lois nationales et fédérales. En disposant d'un processus qui détermine combien de temps les documents doivent être conservés avant d'être détruits, ainsi que des méthodes d'identification des documents devant être détruits, les entreprises peuvent non seulement réduire leur exposition aux risques de conformité, mais aussi réduire considérablement le temps et les ressources consacrés à la récupération des documents.
• Systèmes de métadonnées - La plupart des entreprises pensent que l'organisation de leurs dossiers dans un lecteur réseau est suffisante. Cependant, une gestion de l'information vraiment efficace exige que vos documents internes comportent des métadonnées. L'inclusion de métadonnées élimine le temps passé à déterminer manuellement dans quel dossier placer un fichier, car un système de gestion des documents peut lire les métadonnées d'un document et le classer en conséquence. La recherche de documents s'en trouve facilitée, car il n'est plus nécessaire de cliquer manuellement dans une myriade de dossiers différents pour localiser le fichier recherché.

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Conçu pour répondre aux besoins de collaboration et d'archivage de contenu

• Sécurité

Vos documents et vos données sont protégés en toute sécurité

• Collaboration en matière de contenu

Collaboration améliorée au sein des équipes distribuées et mises à jour en temps réel

• Conservation des documents

Gérez facilement le cycle de vie des documents et recevez des notifications lorsque les documents sont prêts à être éliminés.

• Conformité et exactitude

Respectez la politique de conformité du gouvernement

Un système de gestion électronique de documents rentable et respectueux de l'environnement

Les organisations qui dépendent du stockage des documents et qui ont besoin d'une présentation structurée des données ont tout intérêt à investir dans un système de gestion électronique de documents. Il permet de gagner du temps, de réduire la charge supplémentaire et d'améliorer l'efficacité. En outre, il est également rentable.

Le système intelligent de gestion électronique des documents vous permet d'enregistrer, de suivre et de stocker un document électronique sous forme de PDF, de documents Word, d'images numériques et bien plus encore.

Pour les longs processus de documentation, vous économisez sur les coûts d'impression, les espaces d'armoire et les porte-documents encombrants en numérisant l'ensemble du processus. Il permet d'économiser du papier et d'éviter le gaspillage d'encre et de papier. Ainsi, ce système est aussi écologique.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, garantit aux entreprises un accès dédié et sécurisé pour une gestion fiable des documents et des informations. 

Accédez rapidement à votre contenu

Il existe une barre de recherche qui vous permet d'accéder rapidement à votre contenu sans perdre de temps. Vous pouvez accéder à vos documents par le biais de mots-clés, de noms d'utilisateur, d'informations sur l'identité et d'autres recherches personnalisées qui peuvent vous aider à accéder à votre contenu aussi rapidement que possible.

Vous ne devez pas perdre votre temps à faire défiler les documents. Il vous suffit d'utiliser la fonction de recherche pour trouver les documents que vous souhaitez. Elle filtre les résultats en fonction des mots-clés que vous saisissez pour vous donner les meilleurs résultats possibles pour vos recherches.

Un système de gestion électronique de documents qui facilite la collaboration et le partage de contenu

Le système de gestion documentaire permet aux employés et aux responsables de collaborer sur le contenu en temps réel. Il leur permet également d'interagir avec les membres par le biais d'un réseau sécurisé afin de faciliter les solutions immédiates et de résoudre les problèmes urgents.

Grâce à aux systèmes de gestion de documents pour les entreprises, les employés peuvent accéder, rassembler, partager et gérer les connaissances cruciales de l'entreprise et les informations d'inventaire afin de réduire les délais de mise sur le marché d'une entreprise.

Protection des données et confidentialité

Grâce aux systèmes de gestion électronique de documents, vous pouvez intégrer tous vos documents et fichiers provenant d'endroits dispersés dans une seule unité de dépôt. Vous pouvez intégrer des documents provenant de plusieurs plateformes et sources dans une solution unifiée avec des cryptages supérieurs.

Avec un système de gestion électronique de documents, vous pouvez facilement restreindre l'accès aux documents et aux informations en gérant les autorisations d'accès. C'est vous seul qui décidez qui peut accéder et gérer les documents que vous avez stockés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, prend en charge la gestion des flux de documents au sein d'une organisation.

Indexation intelligente

Nous comprenons combien il est fastidieux de trier et de scanner manuellement l'index des documents. C'est un processus long mais important pour diriger, gérer et rassembler les documents facilement. Par conséquent, avec ce SGED, vous pouvez utiliser le contenu des documents, comme les mots et les modèles de mots, pour identifier et classer les documents.

Par exemple, catégorisez les factures, les devis et les lettres en utilisant le contenu de votre document dans des fichiers individuels. Cela réduit la numérisation et l'indexation manuelles des documents et vous permet de vous concentrer sur d'autres aspects essentiels de l'organisation.

Accès via n'importe quelle plateforme

Vous pouvez désormais accéder aux documents via n'importe quel environnement natif des applications Microsoft Office compatibles avec les tablettes, les ordinateurs de bureau, les services iOS et Android. Vous pouvez désormais accéder immédiatement à tous vos documents et fichiers via une seule plateforme et tous les appareils disponibles.

Vous n'avez pas à vous soucier des délais, de l'accessibilité et de la sécurité de vos documents. Vos documents sont non seulement sûrs, mais aussi instantanément accessibles à tout moment et en tout lieu.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de mettre en place un système pour acquérir et stocker l'information, contrôler les accès et diffuser les documents. Elle participe également au travail collaboratif et à la capitalisation de l'information.

Collaboration sans faille entre les équipes

Vous travaillez avec plusieurs équipes en même temps ? Améliorez la collaboration entre vos équipes grâce à un système de gestion électronique de documents sûr et intelligent. Ce système de gestion documentaire améliore la collaboration entre les équipes distribuées en temps réel avec des mises à jour en direct.

Le système de gestion de documents assure une collaboration transparente entre les membres de l'équipe et rationalise le travail des équipes travaillant sur un projet.

Conservation des documents

Nous comprenons l'importance de la gestion du cycle de vie de tout document. Nous comprenons également combien il peut être frustrant et chronophage de gérer un trop grand nombre de documents à la fois. Le système de gestion des documents a été conçu pour faciliter cette tâche.

Désormais, vous recevez une notification immédiate lorsque les documents sont prêts à être traités. Cela élimine la paperasserie inutile et la gestion désordonnée des documents en créant des cycles de vie consécutifs des documents.

Renforcer la conformité réglementaire

Le système de gestion électronique de documents (GED) intuitive rationalise l'accès aux informations et améliore l'efficacité en se conformant aux obligations légales et aux règles de sécurité. Il garantit une gestion efficace des données et une conversion précise des données pour une meilleure productivité.

Le logiciel gestion électronique de documents utilise des modèles et automatise le processus de création de documents pour une conservation efficace du contenu. Il élimine le risque de perdre des documents sensibles au facteur temps et régule le flux de travail du bureau.

Sécurité

La GED est conçue pour traiter et stocker vos documents en toute sécurité. Vos documents sont stockés dans un portail électronique sécurisé qui empêche tout élément suspect et malveillant d'y accéder.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce que la gestion des documents électroniques ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Votre organisation devrait gérer le plus grand nombre possible de ses documents par voie électronique. S'il est vrai que la numérisation de tous vos anciens documents représente une charge de travail trop importante, vous devez gérer les documents plus récents sous forme de documents électroniques dans un système de gestion électronique des documents.  Comme nous le verrons dans un instant, cette approche vous permet d'effectuer des tâches améliorées et réduit la charge de travail de vos gestionnaires de documents.

Le logiciel d'Archivage et de gestion intelligente et avancée de documents de WEBGRAM, (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, se connecte aux référentiels existants en appliquant des métadonnées et des relations aux documents stockés dans d'autres systèmes.

Qu'est-ce que la gestion des documents électroniques ?

La gestion des documents électroniques est la gestion des fichiers et documents électroniques en tant que documents. La principale différence entre la gestion des documents électroniques et la gestion traditionnelle des documents physiques est l'objectif. La gestion des documents électroniques saisit les documents dans le cadre d'un processus opérationnel numérique. Vous préservez les documents numériques originaux, et non les copies papier qui s'empilent dans des boîtes dans des magasins ou des entrepôts. Cela vous permet de créer des gains d'efficacité en améliorant l'automatisation de vos activités commerciales, en fournissant un audit précis et en appliquant vos calendriers d'archivage de manière fiable.

Pourquoi avez-vous besoin d'un système de gestion des risques d'entreprise ?

La gestion des risques d'entreprise est un élément clé de toute stratégie de transformation numérique et de tout effort de gouvernance de l'information. De nombreuses organisations ont une peur profonde des efforts de gestion des risques d'entreprise, car ils ont l'habitude d'ajouter des risques et des frais généraux aux projets. Mais la réalité est que lorsque vous considérez la gestion des risques d'entreprise comme faisant partie de vos efforts de gestion de l'information, vous pouvez réaliser des gains importants pour votre entreprise. En gérant les documents par voie électronique, vous pouvez capturer automatiquement les métadonnées des documents, que votre gestionnaire de documents électroniques peut utiliser pour identifier les documents, les classer par catégorie et faciliter leur récupération. En outre, vos gestionnaires de documents peuvent exercer un contrôle plus strict sur les fichiers, et l'élimination des copies en double devient une simple tâche de maintenance.

La gestion des documents numériques permet de s'assurer que les informations sont saisies, que les anciennes versions sont supprimées et que les gens peuvent trouver les bonnes informations lorsqu'ils en ont besoin. Elle vous aide à comprendre les décisions passées et à répondre aux demandes de communication électronique, car vous pouvez trouver rapidement toutes les preuves pertinentes. Vous pouvez également prouver que tout document demandé qui a atteint la fin de son calendrier de conservation des documents a réellement disparu.

En outre, la gestion des documents électroniques vous aide à atteindre et à prouver rapidement votre conformité avec les politiques internes et les exigences externes, afin que votre organisation puisse se consacrer à sa mission.

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Quelles sont les principales fonctionnalités d'un système moderne de gestion des documents électroniques ?

Les systèmes de gestion des documents électroniques existent depuis la fin des années 1990. Pendant des années, ils se sont intégrés aux principaux systèmes de gestion des documents. Avec l'augmentation du nombre de documents électroniques, les plans de classement, l'élimination automatisée des documents et l'intégration avec les logiciels d'archivage sont devenus des fonctionnalités standard des solutions de gestion des documents.

Cependant, les systèmes qui se contentent de copier les pratiques de gestion des documents du monde physique au monde numérique ne profitent pas des nombreux avantages liés au travail avec des informations électroniques. Par conséquent, les systèmes de gestion des documents électroniques modernes comprennent que vos fichiers numériques ne seront pas créés ou ne résideront pas au même endroit ; ils doivent être capables de gérer et d'ingérer automatiquement des documents provenant de sources multiples (p. ex. SharePoint, magasins de fichiers et courriel). Ces documents doivent ensuite être facilement accessibles aux personnes, quel que soit leur contexte professionnel.

Les systèmes de gestion des risques d'entreprise doivent également être en mesure de gérer les documents en place. Les documents ne sont pas des instantanés périmés que l'on prend puis que l'on archive. Les enregistrements fournissent des informations qui peuvent piloter les processus opérationnels dans toute l'organisation.

Un système de gestion des risques d'entreprise moderne présente deux autres caractéristiques importantes : l'auto-classification et la fédération des enregistrements. Toutes deux aident les personnes à se concentrer davantage sur leur travail et moins sur la gestion des documents qui les entoure.

• L'auto-classification est essentielle pour la précision et l'exhaustivité. Même les personnes les mieux intentionnées sont faillibles et commettent des erreurs lorsqu'elles déclarent des documents. D'autres personnes se contenteront d'omettre cette tâche ; le plus gros mensonge jamais dit à un gestionnaire de documents est : "Je déclarerai ces documents après le déjeuner". Rendre la déclaration des documents automatique libère vos employés de cette charge et garantit que les documents sont déclarés et gérés correctement.
• La gestion fédérée des documents vous permet de gérer les documents là où ils se trouvent. Historiquement, les gestionnaires de documents électroniques ingéraient tous les fichiers électroniques et les plaçaient dans un dépôt central. Cela posait des problèmes lorsque les personnes devaient trouver, accéder et utiliser le contenu après qu'il ait été déclaré comme document. La technologie permet à un gestionnaire d'archives électroniques d'accéder à d'autres systèmes, d'identifier les documents et de les placer sous une gestion et des calendriers de conservation appropriés, sans avoir d'impact négatif sur les processus opérationnels.

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Comment choisir un système de gestion des risques d'entreprise ?

Pour choisir le bon système de gestion des risques pour votre organisation, vous devez prendre en compte deux facteurs principaux : votre niveau actuel d'exposition au risque et la maturité de vos systèmes de gestion de l'information. Ces facteurs sont étroitement liés, mais ils orienteront votre processus de décision sous deux angles distincts.

Lorsque vous considérez le risque, examinez la manière dont les documents sont actuellement gérés. Sont-ils déjà stockés dans un système de gestion ? Même s'il ne s'agit pas d'un véritable système de gestion de l'information, le fait que vos informations électroniques soient déjà dans une application de gestion de l'information est un bon début. Si quelque chose se produisait, vous pourriez probablement trouver ce dont vous avez besoin. En revanche, si vos documents se trouvent sur les lecteurs du réseau personnel des gens et sont partagés par courrier électronique, il s'agit d'une situation à haut risque.

Cela nous amène à la maturité de votre infrastructure actuelle de gestion de l'information. De nombreuses organisations utilisent un mélange de systèmes pour stocker leurs informations. C'est normal, car les différents groupes de l'organisation travaillent avec l'information de différentes manières et ont besoin de systèmes qui correspondent à leur façon de travailler. Les organisations plus matures en sont conscientes et veillent à ce que les systèmes utilisés soient connus et s'intègrent dans une architecture plus large. Les organisations dont les infrastructures de gestion de l'information sont moins matures ne savent même pas ce qui existe au-delà du courrier électronique et des outils de gestion financière.

En examinant ces deux facteurs, vous pouvez déterminer si votre organisation a besoin d'un système qui puisse également servir de dépôt pour certains de vos documents. D'un autre côté, vous pourriez avoir besoin d'un système de gestion des risques d'entreprise qui agisse simplement comme un gestionnaire de politiques, en appliquant des contrôles aux documents là où ils se trouvent actuellement. Savoir où vous êtes et où vous allez fera une grande différence dans le choix du bon système de gestion des ressources documentaires.

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Conclusion

La vraie question n'est pas de savoir si votre organisation a besoin d'un gestionnaire des risques d'entreprise, mais plutôt de savoir de quel type de système vous avez besoin et quel travail vous devez accomplir pour améliorer vos processus numériques. Les systèmes de gestion des risques d'entreprise sont plus efficaces lorsqu'ils sont intégrés à vos processus d'entreprise, de sorte que la définition et la numérisation de vos processus constituent toujours une bonne première étape.

N'oubliez pas que la mise en œuvre d'un système de gestion des risques d'entreprise ne se limite pas à la résolution d'un problème d'archivage. C'est l'étape finale de la gestion de votre monde numérique et de la maîtrise de vos processus numériques. La capture des documents permet à votre organisation de regarder en arrière et de déterminer comment mieux faire les choses. Ce n'est qu'en appréhendant pleinement la taille et l'étendue de vos informations électroniques que vous pourrez réellement préparer votre organisation au monde numérique de la prochaine décennie.

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Un système de gestion des documents électroniques vous permet de stocker, de gérer et de suivre les documents électroniques et les images dans toute votre organisation et facilite le flux d'informations vers tous les utilisateurs. Le système intègre la capture de documents et de contenus par l'indexation de documents électroniques, la numérisation et l'importation de documents par les utilisateurs. Les documents créés au sein de l'entreprise peuvent être stockés ainsi que les documents provenant de l'extérieur de l'organisation, et les utilisateurs peuvent accéder aux documents de manière sécurisée dans toute l'entreprise.

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Avantages de la gestion électronique des documents

Les documents sont l'une des exigences les plus importantes pour toute entreprise. Tous les utilisateurs d'une organisation traitent quotidiennement de multiples documents. Les avantages de la gestion électronique des documents sont les suivants

• le stockage centralisé des documents
• Organisation et gestion des documents
• Sécurité et contrôle d'accès
• Audit de l'accès aux documents
• Possibilité d'accéder aux documents à partir de plusieurs endroits
• Indexation automatisée des documents électroniques
• Importation de codes-barres et d'OCR de documents scannés
• Permettre aux utilisateurs de rechercher facilement tous les documents requis
• Lier les documents connexes entre les départements
• Permettre des solutions de sauvegarde et de reprise après sinistre pour les documents essentiels à l'entreprise.
• Des politiques de conservation peuvent être mises en place pour garantir que l'organisation dispose de tous les documents requis.
• Permettre la création de rapports sur les documents et les données
• Réduire la dépendance à l'égard des documents papier
• Gagner du temps dans le classement et la récupération des documents

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Composants du système de gestion de documents

De nos jours, de nombreux documents sont créés et partagés sous forme de documents électroniques. La numérisation est l'un des composants d'un système de gestion électronique de documents; ce composant permet aux utilisateurs de transformer des documents papier en documents électroniques.

Un deuxième composant est la fonction d'importation. Elle permet aux utilisateurs d'importer des documents numériques directement dans le système de gestion de documents en utilisant la fonction glisser-déposer ou une interface de navigateur de fichiers.

Le troisième composant est le processus d'importation automatisé qui permet aux documents créés au sein de votre entreprise d'être acheminés et stockés automatiquement à l'aide des données figurant sur les documents. Une boîte aux lettres électronique peut être configurée pour permettre aux utilisateurs d'envoyer des courriels pour stocker des documents dans le système en utilisant des balises dans la ligne d'objet ou des données sur les documents dans le courriel. Le système peut également accéder à des emplacements réseau ou Internet pour importer des documents d'autres systèmes ou de sources extérieures et agir comme une imprimante réseau pour capturer les documents qui sont imprimés à partir d'autres systèmes.

En facilitant l'accès aux informations sur l'ensemble de votre site, vous faites gagner du temps à vos utilisateurs, vous offrez un meilleur service à la clientèle et vous économisez de l'argent lorsque les utilisateurs peuvent trouver facilement les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

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