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Votre entreprise a-t-elle besoin d'un service des ressources humaines? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Bien que ces services soient souvent assortis d'honoraires élevés, ils limitent le temps que les propriétaires d'entreprise ou les autres employés doivent consacrer aux tâches liées aux ressources humaines et coûtent souvent beaucoup moins cher que le recrutement d'un nouvel employé. Cependant, lorsque les petites entreprises deviennent grandes, la gestion de ces fonctions prend une nouvelle dimension. Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque votre entreprise est sur le point d'embaucher du personnel de ressources humaines.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer la structure des salaires, les déclarations fiscales, les dossiers des employés, les données de présence, les salaires et les comptes bancaires des différents employés.

Savoir quand faire le grand saut en matière de RH

Les propriétaires de petites entreprises s'occupent souvent eux-mêmes des opérations internes de l'entreprise dans le cadre de mesures d'économie destinées à maintenir l'entreprise à flot. Qu'il s'agisse de faire le ménage dans le bureau, de répondre au téléphone ou de fournir des services de base en matière de comptabilité et d'informatique, les propriétaires de petites entreprises portent de nombreux chapeaux différents pour économiser de l'argent.

Les fonctions RH font souvent partie de cette catégorie de bricolage pour de nombreuses petites entreprises. Les propriétaires prennent en charge des tâches telles que la paie, la gestion des avantages sociaux, le recrutement, la formation, etc. au lieu d'engager un généraliste des ressources humaines. Cependant, à mesure que vous assumez de plus en plus de responsabilités professionnelles, d'autres processus et tâches de l'entreprise peuvent en pâtir.

C'est à ce moment-là que vous devez vous demander ce que vaut votre temps en tant que propriétaire d'entreprise et, si vous déléguez des tâches à d'autres membres de l'équipe, ce que vaut leur temps pour l'entreprise. Ces tâches non liées peuvent s'accumuler et vous faire perdre un temps précieux au détriment de la productivité et de la rentabilité réelles de votre entreprise. Si vous commencez à constater une baisse notable de votre niveau de productivité ou si d'autres employés ne sont pas en mesure de répondre aux demandes supplémentaires de temps en raison des tâches liées aux RH, il est probablement temps d'envisager d'embaucher un généraliste des ressources humaines.

L'embauche d'un généraliste en ressources humaines est aussi une question de nombre d'employés. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe en termes de services et de nombre d'employés, le besoin d'un service des RH augmentera en même temps. En général, vous devriez embaucher un membre du personnel des ressources humaines à temps plein lorsque l'entreprise compte environ 50 employés.

Pour les effectifs plus réduits, vous pouvez envisager de faire passer un employé actuel à un rôle à temps plein de professionnel des RH de votre entreprise en compensant les frais de scolarité d'un diplôme en ligne en RH. Vous économiserez ainsi du temps et de l'argent pour former quelqu'un aux processus de votre entreprise tout en offrant une excellente opportunité de carrière à un employé actuel.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique, permet d'automatiser la collecte, le stockage et l'agrégation des informations sur les candidats.

Conception du poste de généraliste RH

Les ressources humaines remplissent une fonction interne pour une entreprise en aidant à soutenir des relations positives avec votre personnel. Un professionnel des RH peut jouer de nombreux rôles différents, allant d'une approche étroite et spécialisée à une approche plus générale. Avant de franchir le pas de l'embauche, il est important de bien comprendre comment vous souhaitez utiliser les ressources humaines dans votre entreprise et comment vous allez structurer le rôle, y compris ses responsabilités quotidiennes, la hiérarchie organisationnelle et la valeur ajoutée qu'il apportera à votre entreprise.

La plus grande question lors de la structuration initiale de ce rôle est de savoir s'il faut se concentrer sur des tâches plus administratives ou sur des services RH spécialisés. Les petites entreprises dont la croissance est limitée bénéficieront probablement d'un professionnel capable d'assumer des rôles variés - autrement dit, un généraliste. Les entreprises qui évoluent dans un domaine en pleine croissance et qui doivent embaucher et former rapidement de nouveaux talents auront besoin d'un professionnel formé aux processus de recrutement et de rétention. Les grandes entreprises qui offrent de solides avantages sociaux peuvent envisager d'embaucher un professionnel ayant de l'expérience dans les programmes de rémunération et d'avantages sociaux. Il est important que vous abordiez le processus d'embauche avec une bonne compréhension des besoins en RH de votre entreprise.

Tout employé doit s'acquitter de toute une série de tâches générales en matière de ressources humaines, notamment le recrutement et la fidélisation, la formation et le développement professionnel, la paie et les avantages sociaux, la gestion des politiques et procédures de l'entreprise, etc. Abordez le processus d'embauche de votre professionnel des RH en tenant compte de la valeur intrinsèque d'un membre du personnel axé sur les employés. Cela peut contribuer à améliorer la satisfaction des employés, la productivité et les profits de l'entreprise.

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Les objectifs de gestion en suivi-évaluation de projets et programmes : de quoi s'agit-il ? Définition, exemples et conseils, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Que sont les objectifs de gestion de projet ?

Les objectifs de gestion de projet sont des objectifs de projet qui impliquent le développement de plans, la mise en œuvre de stratégies, l'exécution du projet jusqu'à son terme et la réalisation des plans d'affaires. Ces objectifs peuvent reposer sur le résultat d'un projet, les performances d'un employé ou la réalisation d'un objectif plus large de l'entreprise. Les chefs de projet créent souvent ces objectifs en déterminant ce qu'ils veulent atteindre. Il est utile de se référer à la déclaration de mission de l'entreprise pour définir ces objectifs. Ainsi, les chefs de projet peuvent réaliser des initiatives plus importantes, comme la mise en œuvre d'un nouveau processus.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Avantages de la définition d'objectifs de gestion de projet

Les objectifs de gestion de projet peuvent aider les entreprises à développer des habitudes ou à atteindre des objectifs qui s'appliquent au-delà de l'achèvement d'un projet. Voici quelques autres avantages :

Augmente vos réalisations

La création d'objectifs de gestion de projet peut vous aider à réaliser davantage tout en menant à bien un projet. Par exemple, les équipes peuvent se fixer un objectif pour renforcer leurs compétences en matière de communication et de collaboration. Les membres individuels de l'équipe peuvent atteindre des objectifs personnels, comme devenir plus organisés ou développer une autre compétence.

Les objectifs de la gestion de projet visent également à soutenir les objectifs plus larges d'une organisation, tels que l'accroissement de la clientèle ou l'expansion des opérations commerciales. La réalisation de ces objectifs offre davantage d'opportunités professionnelles et aide la direction à reconnaître l'équipe de projet comme un atout précieux.

Mettre l'accent sur les objectifs

La définition d'objectifs peut aider l'équipe de projet à se concentrer sur les tâches. Il est important de définir les résultats attendus afin que les équipes puissent travailler en vue de ces résultats. Cette pratique peut également aider les professionnels à adopter des pratiques plus efficaces, puisqu'ils travaillent en vue d'un objectif spécifique. Elle peut également remonter le moral des troupes, car lorsque les professionnels atteignent leurs objectifs, ils sont plus susceptibles d'éprouver un sentiment d'accomplissement.

Améliorer les processus opérationnels

Comme les objectifs de la gestion de projet définissent des attentes claires, les professionnels peuvent examiner les processus opérationnels habituels et déterminer comment les rendre plus efficaces. En améliorant ces processus pour les adapter aux objectifs d'un projet, les professionnels peuvent atteindre ces objectifs plus rapidement et améliorer les opérations futures de l'entreprise. Par exemple, si l'un des objectifs du projet consiste à réaliser une application web à une date donnée, les professionnels de la conception web peuvent trouver un langage de codage plus efficace pour accomplir cette tâche. Cette efficacité accrue peut ensuite profiter aux projets ultérieurs.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Permettre le développement professionnel

Les chefs de projet peuvent assigner des objectifs à une équipe ou à ses membres spécifiques. Lorsqu'un professionnel atteint l'un de ces objectifs, il gagne en expérience et en reconnaissance sur le lieu de travail. Cela peut contribuer à encourager le développement professionnel en offrant la possibilité de développer des compétences et une expérience de travail sur des projets de grande envergure.

8 exemples d'objectifs de gestion de projet

Voici quelques domaines opérationnels que les objectifs de gestion de projet peuvent soutenir :

1. Communication

Une communication efficace est bénéfique pour mener à bien les projets et améliorer l'environnement de travail. Les objectifs de gestion de projet peuvent aider à établir ou à renforcer la communication des équipes par des pratiques telles que l'organisation de réunions, la création de canaux permettant de joindre les autres membres de l'équipe, l'adoption de méthodes de communication et la facilitation de la collaboration. Avoir un objectif lié à la communication peut soutenir les objectifs généraux du projet et rendre les équipes plus productives.

2. Productivité

L'amélioration de la productivité est souvent un objectif de gestion de projet, car elle aide la main-d'œuvre à devenir plus efficace, ce qui peut conduire à une augmentation des revenus ou à une meilleure satisfaction des clients. Le respect des délais est important pour les chefs de projet, il est donc utile d'identifier les problèmes à l'origine des inefficacités, comme les distractions ou une mauvaise gestion du temps. Un chef de projet peut alors se fixer un objectif pour augmenter la productivité et améliorer la réalisation des projets.

3. Le développement professionnel

En travaillant sur un projet, les membres de l'équipe peuvent souvent améliorer et développer leurs compétences grâce aux nouvelles tâches qu'ils peuvent accomplir et aux connaissances qu'ils peuvent acquérir. Les chefs de projet peuvent également se développer professionnellement. Chaque projet qu'ils gèrent peut leur apporter des informations et, s'ils dirigent des équipes avec succès, les cadres supérieurs peuvent les récompenser par des promotions ou des augmentations de salaire.

4. Intégration

L'intégration est le processus qui consiste à amener des départements, des systèmes d'exploitation, des logiciels ou d'autres ressources à travailler en collaboration avec un autre. L'intégration peut être un objectif de gestion de projet car elle coïncide souvent avec d'autres objectifs. Par exemple, si une entreprise souhaite mettre à jour ses systèmes d'exploitation, le service informatique peut poursuivre cet objectif tout en réalisant des installations de logiciels pour d'autres projets. La gestion de projet peut également rechercher l'intégration lorsqu'un projet nécessite une collaboration entre plusieurs départements. Ces départements peuvent partager des idées et des processus et s'intégrer les uns aux autres pour être plus collaboratifs.

5. Développement de procédures

Le développement et l'amélioration des procédures est un objectif commun de la gestion de projet. La plupart des projets comportent cinq étapes : la planification, la mise en œuvre, l'exécution, l'achèvement et la révision. Au cours de la phase de révision, les chefs de projet peuvent analyser comment les procédures ont aidé ou entravé la productivité de l'équipe. Ils peuvent alors utiliser l'achèvement du projet pour améliorer les procédures. La gestion de projet peut également avoir pour objectif de développer de nouvelles procédures spécifiques au projet. Lorsque les équipes de projet créent un produit innovant, cela nécessite souvent des procédures innovantes.

6. L'optimisation des ressources

L'optimisation des ressources signifie qu'une organisation surveille attentivement l'utilisation et l'affectation efficaces de ses ressources. L'optimisation des ressources peut inclure la programmation de la maintenance des équipements qui ne sont pas utilisés ou l'organisation des horaires pour éviter les conflits entre les équipes qui ont besoin du même équipement. Cet objectif peut également contribuer à éliminer le gaspillage. En analysant les plans de projet, les gestionnaires peuvent déterminer si une ressource est utilisée au maximum de son potentiel.

7. La satisfaction du client

L'amélioration du taux de satisfaction des clients est souvent un objectif commun aux entreprises. Pour atteindre cet objectif, il faut souvent respecter régulièrement les délais et fournir un travail de qualité. Cet objectif est souvent associé à des objectifs de communication. En améliorant la communication avec les clients, les entreprises peuvent comprendre leurs souhaits et adapter le travail en conséquence. Le fait d'inclure le client dans l'avancement du projet peut également l'aider à se sentir plus confiant dans le travail et plus enclin à offrir un retour positif.

8. Maximisation du rôle

Les chefs de projet peuvent se fixer pour objectif de maximiser l'efficacité de chaque membre de l'équipe. Cela signifie qu'il faut augmenter leurs responsabilités et s'assurer qu'ils contribuent autant que possible tout en restant dans les limites de leurs rôles. Les méthodes de maximisation des rôles peuvent inclure une formation supplémentaire, le soutien des autres membres de l'équipe et la réalisation de recherches pour aider à l'exécution du projet. S'efforcer de maximiser l'impact des membres de l'équipe peut aider chacun à rester productif et à adopter des pratiques efficaces qui permettent d'atteindre ou de dépasser les attentes d'autres objectifs personnels et professionnels.

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Astuces pour définir des objectifs de gestion de projet

Tout professionnel travaillant sur le projet peut apporter sa contribution aux objectifs fixés. Pensez à suivre ces conseils pendant le processus de définition des objectifs :

Soyez précis

Soyez explicite lorsque vous fixez des objectifs afin que les équipes puissent comprendre les objectifs du projet. Par exemple, partager les échéances pour aider à clarifier les attentes du projet. Le fait de laisser moins de place à l'interprétation permet également de s'assurer que chaque professionnel effectue les tâches de manière uniforme, ce qui peut améliorer les niveaux d'efficacité.

Fixer des objectifs mesurables

Les professionnels ont tout à gagner à se fixer des objectifs mesurables. Cela les aide à suivre leurs progrès au cours d'un projet. Les objectifs mesurables sont souvent plus faciles à atteindre car ils favorisent l'objectivité lors de l'évaluation de la productivité et des progrès de l'équipe. Par exemple, si l'objectif d'un projet est d'optimiser une pratique spécifique, les équipes peuvent mesurer le temps standard nécessaire à la tâche et suivre facilement les progrès.

Tenez compte des forces des membres de l'équipe

Tenez compte des forces individuelles et collectives des membres de l'équipe lorsque vous fixez des objectifs. Cela permet de s'assurer que les objectifs sont raisonnables, réalisables et stimulants. Les membres de l'équipe ont probablement des niveaux d'expérience différents, essayez donc de représenter chaque professionnel lorsque vous fixez des objectifs. Donner à chaque membre de l'équipe des objectifs spécifiques peut permettre à ceux qui ont plus d'expérience de travailler à des objectifs plus ambitieux, tandis que les professionnels moins expérimentés peuvent se concentrer davantage sur le développement.

Ayez plusieurs types d'objectifs

Il est important d'appliquer différents types d'objectifs à votre projet. Cela permet d'impliquer les professionnels dans l'avancement du projet tout en développant des compétences et une expérience utiles. Par exemple, il est bénéfique de mettre en œuvre des objectifs basés sur la performance et des objectifs d'apprentissage. Les objectifs basés sur la performance sont souvent mesurables et encouragent des niveaux de productivité élevés, tandis que les objectifs d'apprentissage se concentrent généralement sur l'achèvement d'une certaine tâche.

Permettez à certains objectifs d'être facultatifs

Pour encourager les professionnels et gérer le stress lié au travail, il est utile d'inclure des objectifs facultatifs. Il s'agit généralement de petits objectifs qui peuvent soutenir les principaux objectifs du projet sans pour autant faire partie intégrante de la réussite du projet. Par exemple, un objectif facultatif peut être que chaque membre de l'équipe suggère une idée pour améliorer l'efficacité du lieu de travail. Le fait de laisser aux professionnels le choix de poursuivre ou non un objectif peut les aider à se concentrer sur les tâches essentielles tout en encourageant ceux qui souhaitent plus de défis au travail.

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La numérisation de documents présente t-elle des avantages pour votre entreprise? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

En numérisant vos documents pour en faire des fichiers numériques, vous débloquez de sérieux avantages pour votre organisation. Lisez ce qui suit pour découvrir les avantages de base et les avantages étendus.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est un logiciel indispensable pour vous permettre d'optimiser le flux de travail de votre entreprise.

Avantages de base de la numérisation de documents

1. Réduire les coûts, augmenter la productivité et améliorer l'accès aux informations clés

Ce sont les trois raisons les plus courantes pour lesquelles les gens envisagent de numériser leurs documents. La décision est généralement motivée par une perte de temps dans le classeur ou par l'égarement accidentel de documents.

Une enquête a révélé qu'il faut en moyenne 37 minutes pour retrouver la copie papier d'un document dans un classeur. Ces 37 minutes pourraient être consacrées à aider un client, à réaliser une vente ou à améliorer l'entreprise, mais elles sont plutôt utilisées pour retrouver un seul document.

Le fait de numériser et de localiser vos fichiers dans un système de gestion centralisée des documents vous permet de le faire en moins de 25 secondes.

Non seulement vous pouvez accéder plus rapidement aux informations clés, mais vous n'avez pas non plus à dépenser de l'argent pour stocker les documents (sur site ou hors site), vous n'avez pas besoin d'acheter régulièrement des boîtes ou des classeurs, et vous n'aurez pas à payer les coûts associés à l'impression et à l'envoi des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de favoriser la croissance numérique.

2. Audits, découvertes et conformité plus rapides

Les organisations et les services qui font l'objet d'audits, de demandes de communication de documents et d'enquêtes au titre de la loi sur la liberté d'information ont tout à gagner à numériser leurs documents. Si vous traitez ces demandes, vous savez qu'elles sont souvent très médiatisées et extrêmement sensibles au facteur temps.

Alors comment réduire le temps de recherche des informations ? Des fichiers numériques permettant la recherche de texte. Une stratégie de numérisation devrait être un élément clé du plan d'évaluation des risques de votre organisme. Les dossiers numériques sont faciles à stocker et à rechercher. Ils peuvent vous aider à répondre rapidement aux demandes et à éviter les amendes et la publicité négative.

3. Meilleure conservation des données

Même si les livres rares et les documents anciens sont très utiles pour la recherche, il ne faut pas non plus trop les manipuler.

En numérisant ces objets historiques, ainsi que tout document important mais fragilisé par l'âge, vous préserverez ces informations sous forme numérique. Quel que soit le type de recherche que vous, un employé, un client ou un consommateur effectue, vous n'aurez pas à vous inquiéter de la manipulation de matériaux délicats.

Les fichiers numériques permettent également de conserver vos informations en toute sécurité dans le cas (heureusement improbable) d'un incendie, d'une inondation ou d'une autre catastrophe naturelle.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, comporte des fonctions de communication, telles que l'envoi d'alertes par un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes marquées dessus. 

4. Reprise après sinistre

En parlant de catastrophes naturelles, les dossiers papier sont vulnérables à plusieurs menaces. Les données des systèmes informatiques sont sauvegardées, mais il n'existe aucune sauvegarde pour les documents papier. En raison de l'absence de sauvegarde, la plupart des petites entreprises touchées par une catastrophe naturelle ne s'en remettent jamais. La numérisation de vos fichiers devrait faire partie de votre plan de continuité des activités.

Vous conservez vos dossiers inactifs dans des entrepôts de stockage ? Même les bâtiments de stockage sécurisés dotés de systèmes d'extinction des incendies présentent un risque de détérioration des documents.

En numérisant vos fichiers et en les stockant dans un système de gestion de documents basé sur le cloud (ou en ayant une sauvegarde sur un serveur hors site), vous pouvez rebondir après une catastrophe avec un minimum de perturbations pour vos clients. Les documents électroniques vous permettent de transmettre rapidement tous les fichiers requis à votre compagnie d'assurance ou au gouvernement.

C'est une bonne option même si vous n'êtes pas confronté à une véritable catastrophe. Vous devriez avoir une sauvegarde numérique de vos documents financiers importants, de vos licences, de vos permis, de vos informations fiscales et de tout ce qui est essentiel à la gestion de votre entreprise. Les fichiers numériques signifient que vos informations sont en sécurité, même en cas d'inondation ou d'incendie mineur.

5. Plus d'espace dans votre bureau

C'est un peu évident, mais si vous n'avez pas de boîtes et de classeurs partout dans votre bureau, vous pouvez récupérer et réutiliser cet espace. Avec vos documents papier numérisés et stockés sur un serveur ou dans le nuage, vous constaterez probablement que vous avez plus de place dans votre bureau que vous ne le pensiez. Cela signifie peut-être que si vous manquiez de place à votre bureau, vous n'avez pas besoin de déménager après tout.

Si vous souhaitez déménager dans un nouveau bureau, pourquoi emporter tout ce papier avec vous ? Plus de 30 % des travaux de numérisation que nous recevons sont liés à un déménagement ou à une délocalisation, car le stockage de documents papier dans des locaux de premier ordre coûte cher. (Et si vous déménagez, n'oubliez pas de vous procurer notre liste de contrôle gratuite pour le déménagement de bureaux).

À propos, saviez-vous que plus de 1 000 000 d'images numérisées peuvent être stockées sur une clé USB de 32 Go ? Une clé USB prend certainement moins de place que toutes ces boîtes de dossiers.

Imaginez à quel point votre bureau sera impressionnant et épuré, sans armoires de classement encombrantes ni boîtes partout !

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

6. Une sécurité accrue

Vous stockez peut-être vos dossiers sous clé, mais sont-ils vraiment aussi sûrs qu'ils pourraient l'être ? Les classeurs et les salles d'archives peuvent être laissés ouverts et rien n'empêche vraiment quelqu'un de jeter un coup d'œil.

L'avantage des documents numériques est qu'ils peuvent être protégés par un mot de passe, cryptés et stockés en toute sécurité sur le cloud. Les systèmes fournissent un accès sécurisé en fonction du réseau, des informations d'identification de l'utilisateur et du type de document. Toute l'activité du système fait également l'objet d'un suivi. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de l'accès non autorisé aux dossiers juridiques, aux documents des employés et/ou aux informations sur les clients.

Comment suivre l'utilisation d'un système sur papier ? Vous ne le pouvez pas !

Un autre avantage d'un bon système en nuage est que les données sont sauvegardées régulièrement et surveillées 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cela signifie que vous ne perdrez rien de précieux et que les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent accéder à ces données à tout moment.

Maintenant que nous avons couvert les avantages de base, passons aux avantages étendus.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage une expérience utilisateur de grande qualité. 

Avantages étendus de la numérisation de documents

1. Favoriser la transparence et l'ouverture

Les processus papier peuvent ralentir les affaires et ennuyer les employés. Après tout, y a-t-il quelque chose de pire que de travailler sur une facture ou une demande pour découvrir que quelqu'un d'autre a commencé à travailler dessus il y a une demi-heure ? Ou d'apprendre que vous travaillez sur un document qui date de plusieurs révisions ?

Lorsque chacun peut accéder aux informations dont il a besoin, sans craindre qu'elles soient périmées ou erronées, cela améliore le moral et la productivité. Les documents numériques sont également essentiels pour les équipes distantes ou distribuées, afin que chacun travaille à partir d'une seule collection d'informations.

Et la transparence ne s'arrête pas aux employés - elle est également bénéfique pour vos clients ! Les enregistrements peuvent être utilisés pour améliorer l'expérience client tout en permettant aux employés de fournir des niveaux de service plus élevés. Les documents numérisés sont également très simples à publier en ligne lorsque le partage d'informations est utile et approprié.

Refuser agressivement l'accès aux documents a l'effet inverse. Les employés de valeur, ainsi que les partenaires et les clients, peuvent se sentir déconnectés et moins appréciés.

2. Une meilleure conservation des documents et une meilleure gestion des dossiers

Lorsqu'il s'agit de gérer votre entreprise, vos priorités ne comprennent généralement pas la connaissance du calendrier de conservation de chaque document utilisé par votre entreprise. Par conséquent, une pratique courante dans la plupart des entreprises avec lesquelles nous avons travaillé consiste à mettre les vieux documents dans des boîtes et à les envoyer hors site lorsqu'ils manquent d'espace.

Bien sûr, cela fonctionne techniquement, mais ce n'est pas une bonne stratégie à long terme. La seule partie qui bénéficie de cette situation est la société de stockage de documents. En toute honnêteté, de nombreux documents qui devraient être jetés sont conservés inutilement pendant de nombreuses années. Cela signifie que vos frais pour les sociétés d'entreposage de boîtes ne font qu'augmenter.

Une fois que vous avez numérisé vos documents, les fichiers doivent être classés par type de fichier et par date. C'est tout ce dont vous avez besoin pour créer une certaine organisation, une identification et la capacité de vous conformer à l'obligation de ne pas conserver les dossiers plus longtemps que nécessaire.

Conseil de pro : Nous vous suggérons également de créer une politique de conservation des documents. Si vous avez un calendrier et un système de gestion des documents, vous pouvez définir des règles pour que le système vous rappelle quand supprimer certains documents.

3. Réduisez votre empreinte carbone

La numérisation de documents n'est pas seulement bénéfique pour votre entreprise, mais aussi pour le développement durable et l'environnement. En réduisant votre dépendance au papier, vous diminuez l'empreinte carbone de votre entreprise et vous préservez le papier, les arbres et l'environnement.

Saviez-vous qu'un employé de bureau moyen manipule plus de 10 000 feuilles de papier par an ? En numérisant vos documents, vous pouvez les envoyer par courriel ou y accéder en ligne, ce qui signifie que vous n'avez plus besoin de copier, d'imprimer et/ou d'envoyer des demandes par la poste.

Vous devriez également chercher comment éliminer complètement le papier de votre bureau. Pour commencer, vous pouvez investir dans des scanners pour tronquer le papier au fur et à mesure de son arrivée. Vous pouvez également convertir les formulaires papier en formulaires électroniques. Cela ne permet pas seulement d'éliminer le papier, mais aussi de sécuriser vos informations !

Voilà : neuf avantages que votre entreprise tirera de la numérisation de ses documents. L'idée de ne plus avoir de boîtes ou de classeurs remplis de papier et de bénéficier de tous ces avantages doit être séduisante, non ?

La meilleure chose à faire est de contacter une société de numérisation de documents et de voir si elle peut numériser un échantillon gratuitement. Une bonne société mettra également votre échantillon sur un système de démonstration pour que vous puissiez l'essayer et comprendre réellement les avantages de la numérisation.

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