WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

5 raisons pour lesquelles les outils de suivi-évaluation de projets et programmes sont importants pour les ONG, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Les essais et les erreurs dans le secteur du développement et de l'humanitaire au cours des dernières décennies ont transformé la façon dont le développement est pratiqué dans le monde. L'évolution des tendances et des pratiques de développement inclut les attentes accrues des donateurs en matière de responsabilité, de transparence et de preuve de l'efficacité des projets. L'accent a donc été mis sur une approche du développement plus quantifiable, basée sur les résultats et les données.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de planifier, organiser et communiquer avec les coéquipiers tout en gérant simultanément les ressources, les budgets et les calendriers.

Comment cela affecte-t-il les ONG ?

Pour répondre à la demande croissante, les ONG sont désormais soumises à une pression plus forte pour démontrer aux donateurs la réussite de leurs projets de développement d'une manière claire, complète, convaincante et innovante. 

On attend des ONG qu'elles rendent leurs opérations aussi transparentes et responsables que possible, en fournissant une image claire et nette dès le premier jour, en indiquant où, pourquoi et comment chaque franc est dépensé et s'il contribue à favoriser un changement dans la communauté d'intérêt. Il est vital pour les ONG de présenter des résultats tangibles et d'afficher des améliorations perceptibles dans la vie des bénéficiaires, ou l'absence de celles-ci, à l'aide de données claires. 

Aujourd'hui, les projets de développement réussis sont donc fondés sur une planification minutieuse, une collecte de données rigoureuse, une mise en œuvre méticuleuse et une analyse et un rapport approfondis, et c'est là que le suivi et l'évaluation entrent en jeu.

Les avantages du suivi et de l'évaluation pour les ONG sont nombreux, mais voici une liste des cinq principaux avantages établie par nos experts en suivi et en évaluation :

1. Plus de transparence et de responsabilité

L'un des plus grands avantages du S&E est d'aider les organisations à suivre, analyser et rendre compte des informations et données pertinentes tout au long du cycle de vie d'un projet. Cela permet à l'équipe du projet de fournir des preuves solides de toutes ses actions et décisions aux parties prenantes, aux donateurs et aux membres de la communauté dès le premier jour. D'autre part, les parties prenantes et les donateurs acquièrent les informations et la compréhension dont ils ont besoin pour collaborer, communiquer, apporter des contributions et prendre des décisions éclairées sur les améliorations de la stratégie et les opérations du projet. En outre, le S&E aide les donateurs à évaluer l'efficacité de leurs fonds dans un projet, ce qui influence leurs plans de financement actuels et futurs.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de prévenir les problèmes majeurs qui pourraient autrement faire dérailler un projet.

2. Amélioration des performances du projet

Un S&E bien planifié aide l'équipe du projet à mieux comprendre les besoins de la population cible. Cela permet de définir la portée du projet et de concevoir des objectifs qui sont pertinents, mesurables et réalisables. Un plan de S&E bien défini clarifie également le processus et les interventions qui mèneront aux résultats et aux livrables du projet. En outre, le S&E aide l'équipe à planifier un système de gestion des indicateurs de bout en bout, à identifier des outils et des méthodologies efficaces pour mesurer, analyser et démontrer chaque intervention et son impact sur les résultats attendus. Cela permet aux organisations de voir leurs progrès et d'identifier les lacunes au fur et à mesure qu'elles se présentent et d'apporter des modifications en temps utile pour atteindre les résultats souhaités.

3. Affectation efficace des ressources

Toutes les opérations d'un projet s'articulent autour de son budget. Le montant de l'argent disponible dicte la durée et l'ampleur des interventions, le choix des ressources, le nombre d'employés, etc. Le S&E est un outil efficace pour améliorer l'efficience et l'efficacité des finances dans la mise en œuvre du projet. Le S&E facilite l'estimation de la valeur, de l'intérêt et de l'impact des composantes du projet ; il permet à l'équipe de vérifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et de déterminer où il faut investir davantage ou réduire le budget. Le S&E permet à l'équipe d'apporter régulièrement les modifications appropriées au plan financier afin d'éviter les imprévus défavorables.

4. Promouvoir l'apprentissage et la prise de décision basée sur les données

Les données de S&E fournissent des résultats quantifiables qui aident les parties impliquées à tirer des leçons des succès et des défis du projet et à mieux s'adapter. Les parties impliquées sont mieux préparées à répondre à des situations de projet en constante évolution, à déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, pourquoi cela n'a pas fonctionné et comment cela pourrait être amélioré, et à faire des révisions basées sur des données probantes plutôt que sur des hypothèses. L'équipe est en mesure d'établir des liens entre les actions passées, présentes et futures afin d'améliorer la mise en œuvre du projet et d'identifier ce qui pourrait être reproduit et mis à l'échelle pour la durabilité du projet actuel et pour les efforts futurs.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide l'équipe à planifier un système de gestion des indicateurs de bout en bout, à identifier des outils et des méthodologies efficaces pour mesurer, analyser et démontrer chaque intervention et son impact sur les résultats attendus.

5. Gestion systématique de l'organisation

Le S&E fonctionne également comme un outil de gestion de la performance car il permet aux organisations de recueillir, diffuser et utiliser des informations et des données pour améliorer leurs opérations internes et apporter une valeur ajoutée à leur organisation. Les organisations peuvent ainsi se concentrer sur leurs objectifs tels que l'amélioration des performances, l'encouragement de l'innovation, le partage et l'intégration des leçons apprises pour une amélioration continue, etc. Le S&E rationalise également les procédures organisationnelles afin de parvenir à une coordination constructive entre les différentes parties prenantes et unités organisationnelles.

Qu'est-ce que l'indexation de documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Par rapport au reste de votre projet de gestion documentaire, l'indexation peut sembler être l'un des éléments les moins importants. Il peut être tentant de traiter l'indexation plus tard, bien après la capture du document, ou de simplifier à l'excès la méthode d'indexation pour accélérer le processus ou pour économiser des coûts, mais cela pourrait causer des problèmes en cours de route.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre un accès instantané aux documents, ce qui améliore la collaboration en ce qui concerne le partage de l'information entre les bureaux et les services et garantit ainsi la sécurité des enregistrements et des fichiers.

Chaque projet est différent. Une organisation peut avoir besoin d'une gestion documentaire spécifique qu'une autre n'a pas. Mais si je peux transmettre quelque chose au sujet de l'indexation, c'est qu'il faut absolument envisager un plan avant la capture, et si un processus d'indexation spécifique est déterminé comme étant nécessaire, le mettre en œuvre dès que possible. Non seulement l'application rétroactive de méthodes d'indexation est coûteuse en temps et en argent (en plus de l'appliquer plus tôt, au moment de la capture), mais une indexation efficace permettra de réaliser des économies importantes au fil du temps, dès sa mise en place. Retarder les bonnes pratiques d'indexation ne fera que retarder votre retour sur investissement.

Mais qu'est-ce que l'indexation de documents ?

C'est une excellente question, ne serait-ce que parce que c'est le titre de ce blog ! En termes simples, l'indexation est un ensemble de méthodes permettant d'organiser numériquement des documents électroniques, généralement dans un logiciel de GED ou de GCE (l'indexation peut aussi s'appliquer techniquement à l'organisation de fichiers papier, mais dans le cadre de ce blog, nous parlerons de documents électroniques).

C'est maintenant la partie la plus importante : Parce que les documents sont si bien organisés, ils peuvent être retrouvés rapidement et efficacement. La possibilité d'appeler immédiatement une facture, un dossier d'étudiant ou un dossier important permet de passer moins de temps penché sur une cabine de classement et de se concentrer sur d'autres tâches plus importantes.

Il existe plusieurs façons d'indexer vos documents. Vous pouvez même combiner les méthodes pour créer la meilleure stratégie d'organisation pour votre entreprise. Voici quatre méthodes d'indexation clés :

Nommage des fichiers

Cette méthode est tellement évidente qu'elle donne presque l'impression de tricher, mais pour les projets simples ou de petite envergure, une bonne stratégie de dénomination des fichiers peut suffire à organiser vos documents. 

Certaines applications de GED et même certains appareils multifonctions ont des conventions de nommage automatiques qui peuvent être appliquées, comme l'ajout de la date du jour au nom du fichier, ou l'ajout de préfixes spécifiques à des séquences de numéros pour produire quelque chose comme "ABC_001.pdf", "ABC_002.pdf", etc. Si vous vous basez uniquement sur les noms de fichiers, il est important d'avoir une convention cohérente et compréhensible pour éviter toute confusion à l'avenir. Pour cette raison, il n'est pas recommandé de se fier uniquement aux noms de fichiers pour les projets importants ou complexes.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre la possibilité à tout utilisateur du système qui dispose d'une habilitation de sécurité, quelle que soit sa situation géographique, d'accéder facilement à toute information sur les documents.

Structure des dossiers

L'utilisation d'une bonne structure de dossiers est un autre moyen simple, mais très efficace, d'indexer vos documents. L'imbrication des dossiers est utile dans les situations où un simple nom de fichier ne suffit pas. 

Texte consultable / ROC

C'est maintenant que nous nous mettons vraiment à la page avec des méthodes d'indexation puissantes ! L'OCR est l'abréviation de "optical character recognition" (reconnaissance optique de caractères), et c'est le moyen par lequel votre logiciel de numérisation ou de gestion de documents lit les mots sur une page imprimée une fois que vous l'avez numérisée pour construire une base de données consultable de vos fichiers. L'OCR s'appuie sur des lettres, des chiffres et d'autres caractères standard, et ne fonctionne donc pas aussi bien avec les polices atypiques ou surtout avec l'écriture manuscrite, mais pour les pages imprimées les plus courantes, l'OCR vous donne les moyens de trouver rapidement un mot unique ou une phrase spécifique parmi la multitude de documents de votre système.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de joindre des informations utiles à un document ou à un fichier, comme le numéro de facture, l'identifiant du dossier ou la date d'embauche, etc.

Métadonnées

Les logiciels de gestion de documents vous permettent souvent de joindre des informations utiles à un document ou à un fichier, comme le numéro de facture, l'identifiant du dossier ou la date d'embauche, etc. Les métadonnées sont l'un des outils d'indexation les plus longs à mettre en œuvre et à maintenir, mais c'est aussi l'un des atouts les plus puissants à votre disposition. 

L'indexation de documents peut être assez intimidante, mais nous espérons avoir levé une partie du mystère. Aborder votre projet de numérisation avec un plan d'indexation solide peut demander un peu plus de temps, un peu plus d'efforts et, pour être honnête, un peu plus d'argent, mais le retour sur investissement est imbattable.

Lorsque vos employés ou vos collègues trouveront des documents en quelques secondes et passeront sans problème à de nouvelles tâches, vous serez reconnaissant d'avoir planifié et exécuté votre stratégie d'indexation à l'avance.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Afin de couvrir toutes les tâches RH quotidiennes et les besoins en matière de personnel et de paie, vous pouvez tirer parti d'un système de gestion des ressources humaines (SGRH), un logiciel spécialisé qui facilite les activités RH.

Examinons maintenant les problèmes typiques des RH et la façon dont les logiciels SGRH les résolvent.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, assure un suivi efficace et sans erreur de la gestion du temps et des présences.

#1 Gérer les tâches RH de routine

Dans de nombreuses entreprises, le département RH est confronté à un dilemme. Les responsables RH souhaitent réellement améliorer l'environnement de travail global des employés, mais la plupart du temps, ils doivent s'occuper de la paperasserie et des tâches administratives de routine, comme traiter les informations sur les employés et répondre aux questions. Pour traiter ces tâches de routine, les entreprises peuvent utiliser un système de gestion des ressources humaines. Voyons comment un SGRH améliore réellement la productivité.

- Réduction de la paperasserie. Un SGRH élimine une grande partie de la paperasserie associée aux opérations de RH. Plus précisément, il normalise les processus liés aux informations sur les employés (historique d'emploi, licences, certifications, éducation, compétences, performance et informations sur la rémunération, etc.), à l'embauche, à la modification des salaires, etc.

- Accélère la création de documents. Un SGRH aide les responsables RH à conserver toutes les données sur les employés en un seul endroit et à créer rapidement tout document basé sur ces informations. Avec un SGRH, les responsables RH n'ont pas besoin de trier des piles de documents pour créer des évaluations des employés, des plans d'actions ou tout autre document.

- Gain de temps. Un SGRH permet de gagner du temps en conservant toutes les informations en un seul endroit sécurisé et en structurant toutes les tâches administratives.

#2. Surveille les ICP

Un indicateur clé de performance (ICP) est une valeur mesurable qui montre l'efficacité avec laquelle les travailleurs ou une entreprise entière atteignent leurs objectifs commerciaux. Les entreprises ne devraient mesurer que les choses qui comptent vraiment, et un SGRH peut automatiser ce processus. Les ICP les plus importants à surveiller avec un SGRH sont les suivants :

La durée dans le poste

La productivité d'un employé diminue s'il garde le même poste pendant trop longtemps. La tâche d'un SGRH est de surveiller combien de temps chaque employé reste à son poste et de rappeler aux responsables des RH quand il est temps de le promouvoir.

Rétention des employés

Le taux de rétention mesure le maintien des employés dans une entreprise et indique la stabilité de l'emploi au sein de l'entreprise. Il en coûte beaucoup à une entreprise lorsqu'un employé démissionne et que l'entreprise doit en embaucher un nouveau. Un SGRH permet de surveiller la rétention des talents et de suivre les stratégies officielles de rétention qui augmentent la productivité globale.

Absentéisme

Il s'agit du nombre de jours d'absence d'un employé pour cause de congé de maladie, de retard ou d'autres raisons. Un SGRH assure un suivi efficace et sans erreur du temps et des présences.

Temps pour atteindre les objectifs

Cet ICP mesure l'efficacité de la main-d'œuvre et le temps qu'il faut à un employé pour atteindre certains objectifs.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, facilite la collecte centralisée des données, l'automatisation des flux de travail et la visibilité au moyen de tableaux et de graphiques. 

#3 Gérer efficacement les employés

La réduction des tâches administratives répétitives et l'automatisation de certains processus au sein d'une entreprise améliorent l'efficacité globale. La plupart des SGRH facilitent la collecte centralisée des données, l'automatisation des flux de travail et la visibilité au moyen de tableaux et de graphiques. Voici les principales fonctionnalités qu'un système de gestion des RH peut offrir pour améliorer la gestion des employés et le flux de travail :

Gestion du temps et des présences

Cette fonction permet de suivre les heures de travail des employés et de s'assurer qu'ils sont correctement rémunérés pour les heures supplémentaires. Sans un SGRH, il est difficile de suivre ces informations sans manquer de détails.

Gestion de la formation

Cette fonction permet de suivre et de rendre compte des programmes et des cours de formation dispensés par des instructeurs pour les employés. Elle organise les programmes de formation, la notation, les dossiers, l'historique et les horaires.

Paie

Les erreurs de paie peuvent entraîner la chute d'une entreprise, il est donc extrêmement important que la paie soit bien gérée. Un SGRH peut calculer les chèques de paie, contrôler le calendrier de paie et garantir l'exactitude.

Gestion des performances

Habituellement, les performances des employés sont suivies pendant longtemps et un feedback est donné une fois par an. Mais il faut beaucoup de temps et d'efforts pour sauvegarder toutes ces informations sur chaque employé. Avec l'aide d'un SGRH, les entreprises peuvent obtenir un feedback à 360 degrés en temps réel. L'enregistrement constant des données relatives aux performances est susceptible d'affecter positivement les performances des employés. En outre, les données relatives à la gestion des performances permettent de mieux comprendre la rémunération, les récompenses, la planification des objectifs professionnels, etc.

Embauche et intégration

Le processus d'intégration de votre entreprise est-il simple, rapide et efficace ? Si ce n'est pas le cas, alors un SGRH est ce dont vous avez vraiment besoin. Un SGRH peut augmenter l'efficacité du processus d'intégration :

• - Contrôlant le processus d'intégration
• - en clarifiant le rôle de chaque employé
• - permettant aux entreprises de suivre les progrès réalisés
• - Faire en sorte que les nouveaux arrivants se sentent concernés

#4 Améliorer le libre-service des employés

Le libre-service des employés est l'une des fonctionnalités les plus demandées des logiciels SGRH modernes. Les employés ont souvent des questions détaillées sur les conditions de travail, les salaires, les congés, etc. Mais il est extrêmement difficile pour le département RH de répondre individuellement à toutes ces questions pour des centaines de travailleurs.

Un système automatisé de gestion des RH offre un meilleur libre-service aux employés et augmente leur satisfaction. Avec un SGRH, si un employé veut vérifier ses congés payés disponibles, ses congés de maladie payés ou sa capacité à travailler à distance, il peut le faire lui-même. Les logiciels SGRH fournissent généralement aux employés leurs propres comptes où ils peuvent trouver toutes les informations nécessaires.

#5 Est rentable

En remplaçant les tâches fastidieuses de saisie de données par une technologie automatisée, vous économiserez beaucoup d'argent à votre entreprise. Au-delà des économies initiales, l'automatisation libère une entreprise de l'utilisation du papier en rendant tous les processus numériques.

Comme pour la gestion de la paie, les entreprises ont également besoin d'un employé pour contrôler et suivre les processus de présence et de congé. Mais au lieu d'embaucher des personnes pour gérer ces processus, les entreprises peuvent passer au numérique et utiliser un SGRH pour rationaliser les tâches de gestion habituelles.

#6 Éliminer l'erreur humaine

L'erreur humaine est une autre source majeure de coûts inutiles pour les entreprises. L'automatisation des tâches RH réduit la probabilité d'erreurs typiques comme les doubles saisies et donne aux employés la possibilité de revérifier leur travail pour éviter toute erreur de frappe.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, est doté d'une fonctionnalité de paie, offrant un moyen plus sûr de traiter la paie en sécurisant ce type de données avec une autorisation par mot de passe.

#7 Offre la confidentialité et la sécurité des données

Investir dans un SGRH est une étape importante pour assurer la protection des données des employés. L'employeur est responsable de la prévention de l'utilisation abusive des données personnelles des employés et de la protection de ces données contre les menaces extérieures. Un système de gestion RH aide à protéger les informations personnelles contre les pirates et les utilisateurs non autorisés en les cryptant.

En outre, un SGRH est doté d'une fonctionnalité de paie, offrant un moyen plus sûr de traiter la paie en sécurisant ce type de données avec une autorisation par mot de passe et en stockant les informations sur du matériel interne.

Un logiciel SGRH  utilise le principe de sécurité "défense en profondeur" pour verrouiller les données des employés à tous les niveaux. Il fournit des analyses de vulnérabilité hebdomadaires, un test de pénétration annuel avec des mesures de sécurité, et bien plus encore. Cela permet d'éviter toute fuite de données commerciales.