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Qu'est-ce qu'un système efficace de gestion des performances ? Qu'est-ce qu'un cycle de gestion des performances et comment peut-il motiver de bonnes performances ?

La gestion des performances n'est pas un domaine facile à naviguer. Elle est en constante évolution, d'où la nécessité d'un système de gestion des performances efficace. De nouvelles tendances en matière de gestion des performances apparaissent chaque année et, trop souvent, les services des ressources humaines se trompent. Les employés se sentent découragés, démotivés et non engagés et les managers sont frustrés par les faibles niveaux de performance des équipes et des employés individuels. Heureusement, de plus en plus d'entreprises prennent conscience de l'importance (et des avantages qui en découlent) de systèmes efficaces de gestion des performances. La première étape pour revitaliser et améliorer vos processus de performance existants est de comprendre ce qu'est un système de gestion de la performance efficace. Pour ce faire, nous allons aborder les questions suivantes :

Qu'est-ce que la gestion des performances ? (Définition de la gestion des performances)

Lorsque l'on parle de gestion des performances, beaucoup de gens pensent immédiatement au processus d'évaluation annuelle des performances. Mais l'évaluation des performances n'est qu'une composante de ce qui est considéré comme la gestion des performances.

" Le management de la performance est le processus continu qui consiste à augmenter la performance en fixant des objectifs individuels et d'équipe qui sont alignés sur les objectifs stratégiques de l'organisation, en planifiant la performance pour atteindre les objectifs, en revoyant et en évaluant les progrès, et en développant les connaissances, les compétences et les aptitudes des personnes. "

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise.

Un point essentiel ici est que la gestion des performances est un processus continu, et non une activité annuelle. Une gestion des performances de qualité doit donc rassembler un certain nombre d'activités différentes et intégrées pour former un "cycle de gestion des performances" continu, comme indiqué ci-dessous.

Quelles sont les étapes du cycle de gestion des performances ?

La première étape du cycle de gestion des performances d'Armstrong est la phase de "planification" pour la période à venir. La planification doit impliquer

• Un accord sur des objectifs SMART
• Un plan de développement personnel
• Les mesures à mettre en œuvre dans les mois à venir
• Un examen des exigences professionnelles de l'employé, en mettant à jour le profil de rôle si nécessaire.

Historiquement, les organisations avaient tendance à effectuer cette étape de planification une fois par an. Toutefois, l'environnement commercial devenant de plus en plus agile et rapide, de nombreuses organisations adaptent leurs processus pour fixer des objectifs "à court terme" tous les trois mois. Les objectifs et les valeurs de l'organisation doivent être intégrés dans la planification des performances afin de garantir que les performances individuelles s'alignent sur la stratégie globale de l'organisation. Plus précisément, chaque objectif SMART doit contribuer à la réalisation d'un ou plusieurs des buts de l'organisation. 

La planification du développement personnel, quant à elle, doit prendre en compte les comportements, les compétences ou les connaissances que l'individu doit développer pour atteindre ses objectifs et respecter les valeurs de l'organisation.

Traditionnellement, les organisations ont mis l'accent sur la partie "bilan" du cycle, souvent parce qu'une évaluation des performances est nécessaire à des fins de récompense. Cependant, nous avons toujours conseillé que ce sont les étapes "Act" et "Track" qui sont les plus importantes. Ces étapes sont celles où les performances sont réellement fournies et les résultats obtenus. Les individus doivent être encouragés à prendre régulièrement le temps de travailler à la réalisation de leurs objectifs et de leurs plans de développement personnel. De même, les managers doivent s'entretenir régulièrement avec leur personnel. Ils doivent donner un feed-back fréquent et efficace et utiliser leurs compétences en matière de coaching pour aider les membres de leur équipe à surmonter les difficultés et à identifier les possibilités d'apprentissage et d'amélioration des performances. Si l'on attend l'examen de fin d'année pour le faire, il est trop tard les objectifs et les plans de développement risquent de n'être que partiellement atteints.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de traiter les demandes de congés et de gérer les soldes de congés, la planification des employés et la gestion des absences, et permet d'intégrer les fiches de présence à la paie et aux projets.

À quoi ressemble le nouveau cycle de gestion continue de la performance ?

Les performances sont généralement axées sur le développement et l'avenir. Elles donnent aux membres de l'équipe l'occasion d'explorer ce qui a bien fonctionné et comment reproduire ce succès, les difficultés rencontrées et comment les surmonter, et de convenir des mesures que l'individu et le manager doivent prendre pour développer l'individu et améliorer encore ses performances. Ces contrôles sont également une excellente occasion d'aborder le développement de l'employé en offrant des possibilités de formation et en renforçant régulièrement les attentes en matière de performances. Voici comment ce processus de gestion continue des performances se présente généralement dans les grandes organisations :

Processus de gestion des performances : Les éléments de base nécessaires à une gestion efficace de la performance ?

Quelques éléments de base sont nécessaires à la mise en place d'un cadre de gestion des performances efficace, notamment :

Fixation des objectifs : Vous devez fixer les objectifs de la bonne manière. Ils doivent être significatifs et compris. Les employés doivent savoir pourquoi ces objectifs individuels sont importants et comment ils contribuent aux objectifs de l'organisation. Les employés s'intéresseront beaucoup plus à leur rôle et seront beaucoup plus engagés s'ils savent, et comprennent vraiment, en quoi leur travail est important. 

La fixation des objectifs doit être un processus de collaboration. Alors qu'autrefois, les objectifs descendaient des échelons supérieurs de l'organisation, les entreprises modernes alignent les objectifs vers le haut. La fixation des objectifs doit donc impliquer de rencontrer les employés et de faire preuve de transparence quant aux objectifs, à la direction et aux obstacles de l'entreprise. Armés de ces informations, les employés peuvent créer des objectifs qui complètent les objectifs organisationnels et prendre des décisions quotidiennes pour favoriser ces objectifs. En outre, lorsque les employés sont mis aux commandes et autorisés à définir leurs propres objectifs (avant de les faire approuver par leur supérieur hiérarchique), ils éprouvent un sentiment accru d'autonomie et d'appropriation de leur travail. Cela se traduit inévitablement par une amélioration de leurs performances.

Communication et collaboration transparentes : Les employés veulent, et méritent que leurs managers et dirigeants soient ouverts et authentiques à tout moment. Ils ne veulent pas être tenus à l'écart lorsque leur entreprise traverse des moments difficiles. Ils veulent être tenus au courant des informations pertinentes. En outre, ils veulent une communication en temps réel tout en établissant des relations saines avec leurs collègues et leurs responsables. Cela implique un retour d'information régulier et une discussion honnête, même lorsque cette communication est difficile ou inconfortable. 

Reconnaissance des employés : Un système efficace de gestion des performances doit donner la priorité à la reconnaissance et à la récompense des employés. Les employés doivent se sentir valorisés et appréciés pour le travail qu'ils font et les efforts qu'ils fournissent. Si la reconnaissance des employés n'est pas une priorité, cela aura très probablement une incidence négative sur votre taux de rotation volontaire.

Un feedback et des examens honnêtes et réguliers : Plus le feedback est fréquent et précis, meilleures sont les performances individuelles. C'est aussi simple que cela. Les employés veulent avoir un aperçu régulier de leur travail et plus ils sont informés sur leurs performances, plus ils sont en mesure de s'améliorer et d'exceller.

Développement du personnel : Aucun employé ambitieux et performant ne souhaite rester longtemps dans une entreprise sans affiner et développer ses compétences. L'avancement et le développement sont importants pour les employés, sans compter que les entreprises ont tout à gagner lorsque les employés sont plus qualifiés et plus compétents.

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En quoi consiste donc une gestion efficace des performances des employés ?

Il est très important de disposer de tous les éléments du cycle de gestion des performances, mais cela ne signifie pas nécessairement que la gestion des performances de votre entreprise est efficace. Beaucoup de facteurs entrent en ligne de compte, notamment :

• L'adhésion de la direction et des cadres supérieurs à la gestion des performances.
• Veiller à ce que le cycle de gestion des performances soit continu et non annuel.
• Veiller à ce que les entretiens et les évaluations de la performance soient significatifs et non des exercices de type "case à cocher".
• Disposer d'un logiciel de gestion des performances facile à utiliser qui favorise une gestion efficace des performances et vous donne une visibilité de l'activité de gestion des performances.
• Les compétences et la volonté de vos managers d'assurer une gestion efficace des performances au quotidien.

La gestion des attentes d'un projet en Suivi-Evaluation de projets et programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Vous est-il déjà arrivé qu'après avoir travaillé de toutes vos forces sur un projet, tout ce que vous recevez à la fin, c'est la déception du client ? 

Cela peut être décourageant, surtout lorsque le résultat final est de haute qualité et qu'il respecte le délai et le budget prévus. 

Une telle situation peut sembler inattendue si un projet se déroule sans problème depuis le début, sans que le client ne se soit plaint de quoi que ce soit. 

Alors, qu'est-ce qui peut bien faire qu'un client soit mécontent du résultat final ? 

Des attentes inadaptées et irréalistes peuvent en être la cause !

Des attentes démesurées qui n'ont pas été communiquées dès le départ, ou une différence d'attentes, peuvent être à l'origine de l'échec d'un projet et d'une relation flétrie entre vous et votre client. 

La gestion des attentes dès le début du projet est essentielle à sa réussite. Elle permet de garder les choses parfaitement claires et d'éviter les suppositions inutiles de part et d'autre. 

Définir correctement les attentes et les gérer tout au long du processus n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît. Nous vous expliquons tout sur la manière de gérer avec succès les attentes d'un projet, du début à la fin. 

Il est temps de mener votre projet à la réussite !

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de hiérarchiser les projets, de partager des fichiers, de lancer des discussions avec leur équipe, le tout sur un seul tableau de bord. 

Que sont les attentes et pourquoi sont-elles importantes ? 

Les attentes découlent d'hypothèses ou d'expériences passées. Il est dans la nature humaine de faire des suppositions et d'avoir des attentes pour tout dans la vie, notre restaurant préféré, la boutique en ligne où nous faisons souvent nos achats, le café du coin, et la liste est longue. 

La même logique s'applique à la gestion de projet. 

Vous avez certaines attentes vis-à-vis d'un projet, et vos clients ont également diverses attentes lorsqu'ils vous choisissent pour ce projet. Le moindre décalage entre ces attentes peut entraîner : 

• - une confusion et un malentendu accrus
• - une diminution de la confiance mutuelle
• - des heures perdues et une baisse de la productivité de l'équipe.

Cela peut nuire à la performance du projet et le vouer à l'échec. Il est donc important de définir les attentes en matière de gestion de projet dès le début. Si vous savez ce que veut votre client, et si le client sait ce que vous avez promis, il n'y aura pas de possibilité de déception ou de surprise choquante. 

Le simple fait de définir correctement les attentes apporte de la transparence dans le processus et vous évite des tracas et des maux de tête par la suite. 

Examinons maintenant rapidement quelques méthodes éprouvées pour gérer les attentes d'un projet.

Comment gérer les attentes d'un projet

1. Parlez à vos clients avant la planification du projet

Savez-vous ce qui vous ennuie le plus lorsque vous travaillez sur des projets ?

Une demande continue de changements ! 

Cela se produit lorsque vous ne discutez pas des attentes des clients de manière approfondie avant de vous plonger dans la phase de planification. En conséquence, il y a un va-et-vient d'e-mails concernant les changements de projet, ce qui, à son tour, conduit à la frustration. Cela remet également en question votre crédibilité et influence votre relation avec les clients.     

Il est donc crucial de discuter des résultats attendus, puis de passer à la phase de planification. Cela vous permettra d'éviter les changements de dernière minute et vous aidera à répondre aux attentes des clients, voire à les dépasser si tout se passe bien. 

Si vous avez l'impression que les clients ont des attentes irréalistes en matière de gestion de projet vis-à-vis de vous et de votre équipe, discutez-en immédiatement. Soyez proactif et trouvez un terrain d'entente pour éviter les pertes de temps et le gaspillage des ressources. 

Pour ce faire, vous devrez faire preuve de transparence lors des discussions et communiquer clairement les capacités de votre équipe, la disponibilité des ressources et les résultats que vous pouvez concrètement fournir.  Plus vous serez transparent, plus il sera facile de créer une situation gagnant-gagnant.  

2. Constituez la bonne équipe

Une équipe peut faire ou défaire un projet. Si vous avez les bons membres dans votre équipe, cela peut donner un coup de fouet à la performance de votre projet. Au contraire, une équipe inexpérimentée ou incompétente peut entraîner l'échec du projet. 

Une bonne équipe gère bien les attentes du client et vous donne l'assurance que le produit final sera génial. Soyez donc très prudent lorsque vous sélectionnez les membres de votre équipe de projet et que vous leur attribuez des responsabilités. 

Reprenez l'historique des membres de l'équipe, recherchez leurs forces et leurs faiblesses afin d'identifier ceux qui conviennent à votre projet et qui ont fait preuve d'une sincérité et d'une diligence décentes dans des projets précédents. La constitution d'une équipe sera ainsi plus facile et plus efficace pour vous. 

Divisez votre projet en petits morceaux et attribuez-les à chaque membre de l'équipe. Si une tâche nécessite plusieurs membres, confiez-la uniquement à ceux qui peuvent travailler dans un environnement collaboratif. Analysez la façon dont ils s'entendent avec leurs collègues et leur propension à travailler collectivement avant de leur confier la tâche. 

Voici quelques astuces qui pourraient vous aider à constituer la bonne équipe pour votre projet :  

• - Choisissez des personnes qui s'entendent bien entre elles 
• - Soyez sûr des forces et des faiblesses de tous les membres de votre équipe. 
• - Expliquez en détail les responsabilités professionnelles lors de la première réunion de l'équipe. 
• - Communiquez les objectifs et les attentes dès le début.

3. Communiquez régulièrement

Vous ne voulez pas que les hypothèses et les attentes créent un chaos indésirable pendant la phase d'exécution du projet, n'est-ce pas ? 

Pour éviter cela, il est essentiel de communiquer souvent avec vos clients ainsi qu'avec votre équipe de projet. 

La communication commence dès la phase de planification et doit se poursuivre à toutes les étapes jusqu'à la livraison finale du projet. Organisez régulièrement des réunions en tête-à-tête avec vos clients après avoir franchi une étape importante. S'il n'est pas possible de rencontrer souvent votre client, utilisez les courriels ou les appels téléphoniques pour lui faire part des progrès réalisés. Posez autant de questions que vous le souhaitez, et encouragez même le client à faire des suggestions sur les tâches réalisées. 

Veillez à conserver une trace de chaque discussion avec votre client. L'idéal est de rédiger un "compte rendu de réunion" après chaque discussion et de le partager avec votre client et votre équipe de projet. En fin de compte, si votre client pose des questions, vous devez avoir des raisons logiques pour toutes les décisions importantes que vous avez prises en travaillant sur le projet. 

La communication est tout aussi importante lorsqu'il s'agit de votre équipe de projet. Chaque fois qu'il y a un développement ou un changement dans le schéma actuel des choses, communiquez clairement à votre équipe. 

Organisez des réunions régulières avec votre équipe ou, si vous estimez que les réunions vous font perdre du temps, les courriels sont la meilleure solution. Lorsque tous les membres du projet sont sur la même longueur d'onde, ils sont en mesure de travailler collectivement à la réussite du projet.

S'il s'agit d'un projet important et que de nombreuses parties prenantes sont impliquées, un outil de gestion de projet constitue une meilleure option. Il rend la gestion de projet et la collaboration d'équipe extrêmement facile. Vous pouvez suivre et hiérarchiser les projets, partager des fichiers, lancer des discussions avec votre équipe, le tout sur un seul tableau de bord. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de définir des autorisations de tâches afin que les membres autorisés de l'équipe reçoivent des notifications concernant les mises à jour du projet.

4. Ne promettez pas trop

Soyez réaliste et ne promettez que ce que votre équipe peut fournir. Si vous promettez trop de choses en vous emballant, c'est votre équipe qui devra en faire les frais et travailler jour et nuit pour atteindre ces objectifs irréalistes. 

Ne convenez que des objectifs que vous pensez que votre équipe est capable de réaliser. Une fois que vous et votre client vous êtes mis d'accord sur les objectifs du projet, veillez à ce qu'ils soient réalisés dans les délais et selon des normes exceptionnelles. 

Une bonne pratique consiste à consulter votre équipe de projet et à prendre en compte les suggestions de chaque membre avant de donner votre accord sur un délai. Votre équipe effectuera une grande partie du travail, il est donc conseillé de prendre leurs suggestions avant de décider de la date limite. 

Il est inutile de faire de fausses promesses à votre client. Les clients mettront en doute votre crédibilité si les promesses ne sont pas tenues. Par conséquent, ne promettez que ce que vous pouvez tenir !

5. Les choses peuvent parfois mal tourner. Soyez honnête à leur sujet

Les projets sont sujets aux risques, et le fait est que vous n'y pouvez rien. Il y aura des moments où les choses se détraqueront et où la situation semblera hors de contrôle. Il y aura des jours où un petit retard de votre part peut entraîner des gaffes.

Cela signifie-t-il que vous devez souffrir en silence et laisser vos clients et votre direction dans l'ignorance ?

Les erreurs sont inévitables. Il est préférable de les accepter, de les transmettre aux bonnes parties prenantes, de trouver un moyen de les corriger et d'aller de l'avant. 

Il n'y a rien de mal à être honnête sur ses erreurs. Cela ne fera que renforcer la confiance des parties prenantes à votre égard. Elles peuvent se montrer frustrées au début, mais elles vous laisseront le temps de rectifier le tir et de poursuivre le projet. 

Il est vrai que les erreurs ralentissent un projet, mais une plus grande erreur sera de ne pas transmettre la situation à votre client ou à vos seniors. Parfois, le fait d'être honnête et transparent vous ouvre d'autres portes, dont vous ne soupçonniez même pas l'existence. 

Par exemple, si vous communiquez le problème à votre supérieur immédiat, il ou elle peut proposer une solution rapide et pratique à laquelle vous n'auriez pas pensé. 

Être honnête dès le départ permet d'éviter que les erreurs ne s'aggravent davantage. 

6. Préparez-vous à des conflits

Les membres de votre équipe de projet peuvent aussi travailler sur d'autres projets. Ils devront gérer leur temps en fonction de l'urgence des tâches et des exigences du projet. 

C'est là que les conflits surgissent. D'autres chefs de projet voudront qu'un membre consacre plus de temps à un projet particulier, alors que vous voudrez qu'il fasse de même pour votre projet. Une situation conflictuelle de ce type peut mettre en péril les délais du projet. 

Ce n'est pas parce que vous êtes préoccupé par les délais que vous devez bombarder les membres de votre équipe d'une charge de travail. Cela serait à nouveau malsain, tant pour votre équipe que pour le projet. 

Ce que vous devez faire, c'est comprendre le scénario. Discutez avec d'autres chefs de projet des priorités et des échéances du projet. Ensuite, demandez à votre équipe combien de temps elle peut consacrer à votre projet. Comprenez leur flux de travail et soyez informé des distractions auxquelles ils sont confrontés en raison d'autres projets. 

Gardez tous ces éléments à l'esprit et proposez une solution pragmatique. Adoptez une approche systématique. Élaborez une stratégie qui permette à votre équipe de passer d'un projet à l'autre en toute transparence, sans que cela n'affecte ses performances. 

La Gestion Electronique des Documents : un outil sur mesure pour votre système de gestion de la qualité, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La Gestion Electronique des Documents (GED) est la base du système de gestion de la qualité et chaque organisation doit disposer d'un système de documentation performant dans le cadre de son processus qualité. L'utilisation d'un système basé sur le papier peut prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs. C'est pourquoi il existe des outils électroniques.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de mettre en place un système pour acquérir et stocker l'information, contrôler les accès et diffuser les documents. Elle participe également au travail collaboratif et à la capitalisation de l'information.

Quels sont les avantages de la GED et comment la mettre en œuvre ?

La numérisation des documents pour qu'ils soient immédiatement disponibles crée de la valeur pour les employés afin de libérer leur productivité.

À l'ère du numérique, cette notion de documentation liée à la paperasse a été progressivement abandonnée et remplacée par des systèmes de gestion électronique de documents accessibles sur différents formats tels que les smartphones ou les tablettes. Un changement motivé par la volonté d'optimiser au mieux les performances de l'organisation.

Comment est organisée la documentation sur la qualité ?

Le système de documentation de la qualité est composé de différents documents ayant un rang et un degré d'importance spécifiques. Ils sont structurés comme une pyramide : du sommet, qui est la politique de qualité, à la base, qui est un ensemble de divers documents d'enregistrement tels que les formulaires d'enregistrement, etc...

Voyons ce que représente chaque couche de la pyramide :

• Le manuel qualité : ce document est le premier document du système de management de la qualité d'une entreprise. C'est un document de synthèse qui définit comment une démarche qualité s'inscrit dans la stratégie globale de l'entreprise.

Selon la dernière version de l'ISO 9001, le manuel qualité n'est plus un document obligatoire. 

• Fiches de processus : c'est un document qui rassemble les informations nécessaires à une compréhension complète du champ d'activités de chaque processus, des éléments d'entrée qui déclenchent l'initiation du processus, des éléments de sortie et de leur niveau de performance attendu.
• Les procédures : elles formalisent la manière dont une ou plusieurs activités doivent être réalisées dans l'entreprise. Elles déterminent avec précision qui fait quoi, comment, où et pourquoi. 
• Instructions de travail : les instructions de travail et les procédures opérationnelles complètent les procédures en détaillant chacune des tâches décrites dans le processus.
• Les enregistrements : leur fonction est de prouver les résultats des opérations et d'assurer leur traçabilité (preuves et traces).

La gestion documentaire traditionnelle

C'est un système de gestion documentaire qui consiste à conserver les documents sur papier, sur des serveurs ou sur des disques durs. Les documents sont généralement au format Word, Excel ou PDF et sont la plupart du temps classés manuellement. Cette activité prend beaucoup de temps et la gestion des différentes versions et la mise à jour des documents peuvent être difficiles.  

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, prend en charge la gestion des flux de documents au sein d'une organisation.

Ce système présente plusieurs risques et inconvénients dans la gestion des données de l'entreprise :

• Une mauvaise centralisation des données : La centralisation des documents est essentielle pour assurer un rendement optimal.  Au sein de chaque entreprise, toutes les personnes participent au classement et au tri des documents. Dans chaque entreprise, tout le monde participe au classement et au tri des documents. Cette activité est souvent source d'erreurs, comme la création de plusieurs versions ou le classement d'un même document plusieurs fois. De plus, chaque membre de l'équipe a sa propre logique et méthode de classement, ce qui peut poser problème à un autre membre de l'équipe qui se retrouve dans une méthode de classement qui n'est pas la sienne.
• Les problèmes de traçabilité : Une déficience de la traçabilité des documents, voire une absence totale de visibilité sur la partie mise à jour des documents. 
• Une maîtrise limitée de la diffusion : la gestion du cycle de vie de ces versions papier est très complexe en termes de diffusion et de destruction.

Ainsi, lorsque le système traditionnel de gestion des documents d'une entreprise n'est pas optimisé, celle-ci s'expose à des risques qui peuvent affecter sa performance et même la satisfaction de ses clients. 

Ces risques se traduisent par : la perte de temps des employés à rechercher des documents ou des informations, le coût de la gestion des archives papier, ou encore la sécurité et l'intégrité des données de l'entreprise.

C'est pourquoi nous verrons que la GED est un allié majeur dans cette démarche. 

La gestion électronique des documents et ses fonctionnalités

La GED est une solution logicielle permettant de gérer le cycle de vie d'un document électronique depuis sa création, son stockage, sa diffusion, jusqu'à son archivage ou sa destruction, le cas échéant. Elle prend en charge la gestion des flux de documents au sein d'une organisation.

La GED offre un large éventail de fonctions :

• Le classement des documents, basé sur l'indexation ou le balisage, qui consiste à décrire le document (type, auteur, titre, source, date, etc.) ou en fonction de leur contenu (mots-clés), afin de faciliter leur utilisation.
• La diffusion de documents ou d'informations sous forme électronique peut être réalisée par le biais d'Internet ou d'Intranet. 
• L'intégration de documents existants dans le logiciel en les numérisant avec des photos ou des versions scannées, l'intégration de documents électroniques existants et la production de nouveaux documents électroniques.
• L'archivage, qui consiste à classer les documents qui ne sont plus pertinents pour les opérations courantes mais qui doivent être conservés. L'indexation ou le balisage des documents archivés pour en faciliter l'accès.

Ces différentes fonctions permettent à la GED de garantir à chaque membre de l'équipe un accès dédié et sécurisé pour une gestion fiable des documents et des informations. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, garantit aux entreprises un accès dédié et sécurisé pour une gestion fiable des documents et des informations. 

La GED est également un outil qui permet aux collaborateurs de gagner du temps en offrant un accès immédiat aux versions électroniques de chaque document via une barre de recherche, tout en réduisant les coûts liés à l'archivage physique. 

La GED facilite le traitement et la diffusion des documents : les membres de l'équipe sont automatiquement avertis par e-mail lorsqu'une mise à jour ou une nouvelle version du document est disponible.

L'outil permet également aux utilisateurs d'attribuer un code couleur aux documents afin qu'ils puissent voir quelles modifications ont été apportées d'une version à l'autre, tout en ayant la possibilité de consulter l'historique correspondant.

La GED est une avancée technologique en termes d'optimisation de la gestion documentaire, offrant des fonctionnalités utiles et pratiques pour les entreprises qui aspirent à optimiser leurs performances. C'est un changement que les entreprises doivent opérer si elles veulent rester compétitives sur le marché actuel.

Passer d'un système de gestion documentaire traditionnel à une GED n'est pas chose aisée. Cependant, cette approche assure une meilleure diffusion de l'information, surtout dans un contexte de travail à distance où les entreprises ont dû s'adapter en conséquence.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).