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Votre personnel est votre plus grande ressource. En traitant vos employés de manière équitable et en leur offrant des possibilités d'évolution, vous pourrez concrétiser vos idées et atteindre vos objectifs commerciaux. Les RH sont bien placées pour vous aider dans ce domaine.

Qu'est-ce que les ressources humaines exactement ?

Les ressources humaines (RH) sont le terme généralement utilisé pour définir la gestion et le développement des travailleurs d'une entreprise. En définitive, il s'agit d'accroître les performances des employés.

Traditionnellement, les RH se concentraient sur le recrutement, le licenciement et la bonne vieille révision annuelle des salaires. Mais plus récemment, les RH ont été recadrées de manière positive et couvrent désormais un champ d'action beaucoup plus large.

Les fonctions de base des RH sont les suivantes

• Le recrutement
• L'intégration
• La gestion de la paie 
• Les avantages sociaux des employés
• Gestion des congés
• Formation et développement
• Respect du droit du travail
• Conformité en matière de sécurité

En outre, les RH jouent un rôle important dans le développement d'une culture d'entreprise positive et dans l'amélioration de l'engagement et de la productivité des employés. La fonction RH est aussi responsable du bien-être et du développement personnel des salariés.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, est utilisé pour gérer, maintenir et automatiser les paiements des employés dans une organisation.

Pourquoi les RH sont-elles si importantes ?

Il peut être facile de négliger les RH dans une PME. De nombreux entrepreneurs font démarrer leur entreprise sur les chapeaux de roue, mais se heurtent à la gestion du personnel lorsque l'entreprise commence à prospérer.

La gestion du personnel demande du temps et des compétences spécifiques. Les RH sont un domaine d'expertise qui fait défaut à de nombreux propriétaires d'entreprise.

Peu importe les compétences, la valeur des RH dans l'entreprise n'est pas toujours perçue immédiatement. Avec quelques employés seulement, les chefs d'entreprise ont l'impression d'avoir le doigt sur le pouls des personnes qu'ils embauchent et gèrent.

Cependant, au fur et à mesure que l'entreprise évolue, les responsables se rendent souvent compte qu'ils n'ont plus assez de temps pour s'occuper de la gestion du personnel et du recrutement au jour le jour, et qu'il est facile de perdre de vue l'aspect humain. Une telle erreur est coûteuse et peut affecter la satisfaction des travailleurs, la culture et la réussite à long terme.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, possède une configuration personnalisable en fonction des besoins de votre entreprise, du nombre d'employés, de la structure de paiement, des déductions fiscales, etc.

Considérez les conséquences d'une mauvaise gestion des RH. Lorsque les employés ne se sentent pas soutenus, qu'ils n'ont pas d'opportunités, qu'ils travaillent pendant de longues heures, etc.

Si vous n'êtes pas à la hauteur en matière de RH efficaces, vous constaterez un effet d'entraînement sur vos résultats. Le personnel, la culture et le succès commercial vont de pair.

La réputation d'un employeur est déterminante pour attirer les talents. Elle a également un impact sur les clients.

L'importance des RH en cas de pandémie

La pandémie de coronavirus nous a obligés à réévaluer notre façon de travailler. Dans ce contexte, la fonction RH occupe une place centrale. Les entreprises sont de plus en plus évaluées en fonction des décisions qu'elles ont prises et de la manière dont elles ont traité leur personnel.

Qu'il s'agisse d'aider les managers à acquérir des compétences en matière de gestion à distance ou de communiquer de manière sensible les conséquences d'un ralentissement de l'activité, les RH sont essentielles à la gestion efficace d'une entreprise pendant une pandémie ou un autre événement important.

Quelles sont les principales fonctions des RH ?

Recrutement et intégration

Trouver les bonnes personnes pour travailler dans votre entreprise peut être difficile. Le processus de recrutement peut prendre des mois et se tromper peut être coûteux. Trouver la bonne adéquation lorsqu'il s'agit de recruter des talents est l'un des aspects les plus importants des RH. Si vous recrutez trop de personnel, pas assez ou un candidat qui ne convient pas, votre entreprise en souffrira.

L'importance de l'intégration est peut-être la partie la plus sous-estimée du processus de recrutement.

À ne pas confondre avec l'orientation, l'intégration fait référence à l'ensemble de l'expérience d'embauche, d'accueil, d'orientation et d'engagement d'une nouvelle recrue et l'aide à s'adapter à la culture de votre organisation.

Une bonne intégration maximise l'engagement des employés et augmente la rétention. Par contre, une mauvaise intégration peut entraîner des conséquences très négatives et décourager les jeunes employés compétents dès le départ.

Gestion des performances et formation

La gestion des performances, la formation et le développement constituent une part importante des RH. Presque tous les employés ont des lacunes en matière de compétences. La gestion des performances aide à résoudre ces problèmes.

Il est généralement constaté que le développement des employés contribue à améliorer leur engagement, à accroître la productivité, à réduire la rotation du personnel et à instaurer une culture plus positive.

Une formation complète et le développement personnel permettent de renforcer les maillons faibles de l'entreprise (y compris les managers). Investir dans vos employés renforce votre organisation et donne à votre entreprise un avantage concurrentiel.

Construire et maintenir une culture d'entreprise

Une culture d'entreprise positive n'est plus un luxe à avoir. Elle favorise l'engagement des employés, la satisfaction au travail et la fidélisation du personnel, et elle définit le succès de l'entreprise. Les RH assument un rôle clé dans le développement, le renforcement et les changements de la culture d'une organisation.

La rémunération, la gestion des performances, la formation et le développement, le recrutement et l'intégration, ainsi que le renforcement des valeurs de l'entreprise sont autant d'éléments essentiels de la culture d'entreprise couverts par les RH.

Communication d'entreprise

Les entreprises ont besoin d'une communication efficace pour bien fonctionner. Et bien souvent, la manière dont la communication se déroule dans une entreprise est définie par les RH.

Une bonne communication permet d'atténuer les malentendus, d'accroître l'engagement des employés, de jeter les bases de meilleures relations avec les clients, d'encourager l'innovation et la créativité et de contribuer à l'instauration d'une culture positive.

Conformité juridique et réglementaire

Les professionnels des RH connaissent parfaitement le droit du travail et les exigences réglementaires d'une entreprise associée à du personnel. Cet énorme domaine doit être pris en compte ; un licenciement abusif peut être une erreur coûteuse.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer la structure des salaires, les déclarations fiscales, les dossiers des employés, les données de présence, les salaires et les comptes bancaires des différents employés.

En résumé

Employer un professionnel des RH n'est pas un luxe pour les PME, c'est essentiel. Les entrepreneurs commencent souvent par porter le chapeau des RH, mais gérer les RH et les aspects complexes du droit du travail n'est pas une gestion efficace du temps, et cela coûte cher à l'entreprise en cas de problème.

L'externalisation de vos besoins en RH ou l'embauche d'un responsable RH à temps partiel permet aux chefs d'entreprise de se concentrer sur le développement de leur activité. Le fait d'avoir quelqu'un qui s'occupe des questions liées aux employés, de la gestion des absences aux politiques de congé parental et au-delà, permettra à votre entreprise de rester conforme et à vos employés de s'engager davantage.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce qu'une GED (Gestion électronique de documents) ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La Gestion électronique de documents est une interface qui facilite la centralisation et la collaboration des documents d'un projet de construction. Elle est également appelée armoire à plans virtuelle.

Elle stocke aussi bien les documents graphiques que les documents écrits d'un projet.

Voici quelques exemples de documents graphiques d'une GED : 

• Images
• Diagrammes.

• Spécifications du projet
• Documentation technique
• Contrats, devis
• Et éventuellement des échanges de courrier et de courriel

Que peut faire une GED ? 

Outre le stockage des documents, une GED rend également possible la collaboration et le copilotage de l'avancement de la validation et de la révision du document sur votre projet.

Parmi les fonctionnalités de base des GED, et sans faire un inventaire de toutes les fonctions existantes, on retrouve souvent :

Le versioning : permet de gérer les différentes versions d'un document. A chaque modification d'un plan, l'index monte d'un cran (par exemple de l'index A à B) et la GED conserve l'historique de l'ancienne version.

Les validations : les divers interlocuteurs sont notifiés de l'arrivée d'un document sur la GED et peuvent les consulter, les baliser ou les valider en fonction de leur rôle dans l'organigramme du projet. Ils peuvent également les commenter s'ils ont des remarques et donner le statut du document.

Visas : Les GED ont souvent des statuts de validation qui peuvent être donnés aux documents lorsqu'ils sont étudiés pour approbation :

• Bon pour l'exécution
• Validé sans observation
• Validé avec observation
• Validé avec Observation bloquante
• Refusé

Workflows de validation et de diffusion : les GED les plus avancées intègrent un ordre de validation des documents appelé workflow. Il permet de définir :

• Qui valide quel type de document,
• Dans quel ordre les valideurs doivent valider le document,
• Et s'il y a des validateurs, dont les visas sont obligatoires ou facultatifs.

Des fonctionnalités de GED plus avancées : 

Chaque éditeur a la possibilité de proposer ses propres fonctionnalités, comme les annuaires ou la messagerie interne.  Enfin, on peut parfois s'interroger sur la valeur réelle ou l'adoption effective de ces fonctionnalités par les utilisateurs.

Parmi les fonctions les plus avancées :

• Les visionneuses de maquettes numériques qui permettent de visualiser des fichiers (par exemple au format Revit ou IFC).
• La gestion des RFI, des appels d'offres, des devis, des factures ou des bons de travail.
• La génération de bordereaux de distribution de documents.
• La visualisation des fichiers sur la plateforme, notamment lorsqu'ils sont dans des formats propriétaires (comme les dessins DWG).

Quand utiliser une GED ?

La GED peut être mise en place dès le début d'un projet. En d'autres termes, dès qu'il est nécessaire de stocker des documents afin de tout centraliser dès le départ. Certains maîtres d'ouvrage installent une GED bien avant que la société de gestion de projet ne soit même désignée. Le besoin principal d'une GED peut commencer dès que l'on commence à partager des documents et à demander leur approbation. Les principaux utilisateurs sont les maîtres d'ouvrage, les entrepreneurs généraux, les cabinets d'architectes et tous les entrepreneurs qui gèrent la documentation de leur projet à l'aide de cette plateforme.

Sur quel type de projet doit-on utiliser une GED ? 

En général, la GED est utilisée sur des projets de grande envergure mais cette tendance semble changer. Jusqu'à présent, elle n'a été adoptée que sur les grands projets d'infrastructure et d'immobilier d'entreprise, un peu moins sur les projets de logements collectifs et très peu sur les maisons individuelles.

Plus il y a de personnes impliquées, plus le projet est complexe, plus il est justifié d'investir dans une GED.

Comment les gens procèdent-ils sans la GED ?

Le courrier électronique : les documents sont encore échangés par courrier électronique.

Mais cette pratique présente plusieurs inconvénients. Par exemple, les entreprises réalisent les travaux sans avoir la dernière version du plan, le projet peut être retardé en attendant éternellement un balisage Quelles en sont les causes ? Elles sont nombreuses : oubli de mettre certaines personnes dans la boucle des emails, documents trop lourds pour certaines boîtes aux lettres, emails qui passent dans les SPAM, etc...

Outils cloud généralistes : tels que Dropbox, Google Drive, Microsoft Onedrive, Box...

Combien coûtent les EDM ?

Le prix d'une GED est très variable. Les modèles économiques diffèrent radicalement selon le type de projet.

Quelle est la meilleure façon d'assurer le suivi de son chantier sur une GED ?

Selon un scénario assez classique : les études prennent du retard et les plans ne sont pas déposés à temps sur la plateforme. Il est donc nécessaire d'envoyer des rappels à plusieurs reprises. Une fois cette étape franchie, les validations de documents peuvent, à leur tour, faire perdre un temps précieux au projet. En effet, si le valideur ne se rend plus sur la plateforme GED, il peut être incité à valider les documents rapidement. Les commandes de matériaux seront donc souvent faites tardivement et il pourra être demandé au fournisseur de comprimer les délais de fabrication et de livraison, alors même que les livraisons sont fréquemment en retard... Les validations tardives de documents peuvent mettre la pression sur les équipes de chantier pour accélérer l'exécution de la construction, ce qui entraîne des erreurs et des risques pour la sécurité. Ainsi, les retards de la phase de conception ont des conséquences tout au long du projet, et lorsqu'ils sont mal gérés ou mal supervisés, cela peut entraîner des reports de délais à long terme.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des informations documentaires.

Bien que le planning soit géré sur un outil de planification, la réussite de la phase de conception et d'exécution peut être obtenue grâce à des plateformes de contrôle des documents. Pour gérer votre projet, ces plateformes fournissent des outils tels que :

Un tableau de bord : Généralement dans la page d'accueil, vous disposez de graphiques qui indiquent l'avancement du projet en un coup d'œil. Les documents déposés ou les validations tardives sont en rouge ; ceux qui le seront bientôt sont en orange....

Tableau de suivi : en général, on peut exporter un tableau excel avec la liste de tous les documents et leur état d'avancement (état du dépôt sur la plateforme, état de sa validation, commentaires associés...).

Une prévision des plans et documents : les entreprises sont invitées à fournir une liste prévisionnelle des documents qu'elles comptent produire, à laquelle on peut ajouter des échéances. Cela permet de contrôler plus précisément le calendrier.

6 éléments à prendre en compte lors de l'achat d'une technologie de Gestion des Ressources Humaines (GRH), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Lorsque vous investissez dans une technologie RH, il est important de tenir compte du secteur et de la taille de l'entreprise. Votre SGRH doit être à la fois un système de gestion de la paie, un système RH complet, une application SGRH pour mobile, un logiciel SGRH en ligne pour ordinateur de bureau et doit également fournir d'autres solutions RH.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de créer des programmes de formation, de personnaliser les plans d'apprentissage et les parcours professionnels et de mettre en place des mentorats.

En tant que recruteur, il est important d'investir dans la technologie RH, afin que vos fonctions RH soient transparentes et efficaces. Mais en tant que responsable du recrutement ou propriétaire d'une entreprise, vous pouvez avoir du mal à trouver la technologie qui répond à vos besoins. Dans votre recherche, vous pouvez tomber sur de nombreux sites Web qui couvrent presque tous les autres aspects des RH, mais qui omettent parfois de parler de la technologie RH. Nous avons donc pensé qu'il serait utile de dresser une liste des éléments à prendre en compte lors de l'achat d'une technologie RH. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive, couvrant tout ce à quoi vous pouvez penser, mais c'est une liste qui vous permettra au moins de commencer.

Lorsque vous investissez dans une technologie RH, il est important de tenir compte du secteur d'activité et de la taille de l'entreprise. Vous devez également garder à l'esprit les points suivants : quand l'acheter, où l'acheter et quand ou à quelle fréquence le remplacer. En outre, votre SGRH doit être à la fois un système de gestion de la paie, un système RH complet, une application SGRH pour mobile, un logiciel SGRH en ligne pour ordinateur de bureau et doit fournir d'autres solutions RH. 

Le choix de la technologie RH diffère d'une entreprise à l'autre en fonction du type et de la taille de la main-d'œuvre. Par exemple, le choix d'une technologie RH pour une équipe de 50 employés débutants est différent de celui d'une équipe de 50 responsables de produits et autres. En outre, le nombre et le type de technologies nécessaires évoluent également en fonction de l'effectif.

Cela dit, quels que soient le secteur d'activité et la taille de l'entreprise, il existe certaines lignes directrices pour l'achat de logiciels RH qui ne doivent pas être ignorées.

Voici une liste de six éléments importants à prendre en compte lors de l'achat d'une technologie RH :

1. Auto-évaluation de l'état actuel

2. Donner la priorité aux fonctionnalités et à la personnalisation

3. Comprendre les besoins de la plate-forme technologique

4. Déterminez le type de formation des utilisateurs qu'ils proposent

5. Vérifiez soigneusement leurs plans de mise en œuvre

6. À la demande ou sur site ?

- Auto-évaluation de l'état actuel

En tant qu'entreprise, vous devrez vous poser les questions suivantes :

1. Est-ce la première fois que vous mettez en œuvre une technologie RH ou s'agit-il d'une mise à niveau du système existant ?

2. Quel est le budget alloué à cette technologie ?

3. L'équipe d'employés, y compris les managers et l'équipe RH, est-elle suffisamment compétente en matière de technologie ?

Une fois que vous aurez les réponses à ces questions, vous devrez peut-être créer un résumé de l'infrastructure et de la technologie actuelle employée, le cas échéant, avant de prendre une décision. L'étude de l'infrastructure vous aidera à déterminer si elle est en mesure de supporter la technologie envisagée sans modifications supplémentaires.

- Priorité aux fonctionnalités et à la personnalisation

Il s'agit d'un point essentiel dont il faut prendre grand soin. Parfois, nous sommes enthousiastes à l'idée de mettre en place une nouvelle technologie pour notre entreprise et, par conséquent, nous identifions de nombreuses fonctionnalités que nous pouvons vouloir intégrer. Et même si la technologie que vous achetez est capable de tout faire, cela ne signifie pas nécessairement qu'en tant qu'organisation, vous en avez vraiment besoin. Comme toute technologie est coûteuse, vous devez donner la priorité aux fonctions dont votre entreprise a besoin plutôt qu'à celles qui sont agréables à avoir.

Voici quelques fonctionnalités auxquelles vous devez absolument penser :

1. Connexion unique ou multiple (en fonction de l'utilisateur ou du nombre de personnes qui l'utiliseront)

2. Réactivité mobile

3. Accès en temps réel

4. Stockage des données

Outre les fonctionnalités, renseignez-vous sur la personnalisation. Il est important de savoir quel degré de personnalisation est possible et quel degré de personnalisation est nécessaire pour votre entreprise actuellement.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'automatiser le traitement des fiches de présence, les demandes d'emploi et les demandes de congés.

- Comprendre les besoins de la plate-forme technologique

En tant qu'organisation investissant dans la dernière technologie RH, vous voudrez obtenir de chacun de vos fournisseurs potentiels des informations sur le type d'infrastructure technologique nécessaire à votre nouveau système. Il est extrêmement important que la technologie que vous intégrez soit absolument compatible avec les systèmes RH et non RH existants. Prenons cet exemple : vérifiez si le nouveau système RH est compatible avec tous les navigateurs Internet. Effectuez tous ces tests de compatibilité pour être sûr avant de finaliser le projet.

- Déterminez le type de formation qu'ils dispensent aux utilisateurs

La technologie n'est pas à la portée de tout le monde. Lorsque vous achetez une technologie pour votre entreprise, il est essentiel que vous receviez une formation à cette technologie non seulement au début, mais aussi plus tard. Cette formation doit être dispensée non seulement à l'équipe des RH de l'entreprise, mais aussi à tous les responsables et employés. Un soutien à la formation serait nécessaire à tous les niveaux. Le matériel de formation dispensé devrait être mis à disposition sous différents formats, comme des forums communautaires, des articles numériques, des webinaires, etc. L'équipe de soutien du système de gestion des ressources humaines (SGRH) doit offrir une formation pour des choses comme :

1. La Gestion de la Paie

2. L'intelligence artificielle dans les RH

3. SGRH en ligne

- Vérifiez soigneusement leurs plans de mise en œuvre

La mise en œuvre d'une nouvelle technologie au niveau de l'entreprise n'est pas une sinécure. Si cela peut être facile pour les personnes qui travaillent dans le domaine de la technologie, il n'en va pas de même pour celles qui ne sont pas issues du milieu informatique. Outre la question évidente du temps qu'il faudra pour mettre en œuvre le nouveau système RH, il faut également se poser d'autres questions, comme celles-ci :

1. Quel niveau et quel type de soutien le fournisseur offre-t-il ?

2. Pour les mises en œuvre plus complètes, y aura-t-il une équipe à plein temps pour superviser la mise en œuvre du nouveau système ?

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de donner aux employés un retour d'information en temps réel sur leurs performances, ce qui leur permet de s'autocorriger.

- À la demande ou sur site ?

Traditionnellement, les gens optent pour des logiciels sous licence sur site. C'était autrefois la méthode de déploiement la plus recherchée pour les produits technologiques, tels que les technologies RH. Mais aujourd'hui, avec l'engouement pour le déploiement dans le nuage, on opte rigoureusement pour cette méthode à la demande. Elle est également devenue une tendance grâce à des caractéristiques telles que des paiements mensuels faciles, l'absence de mise à niveau, l'accessibilité de n'importe où, etc.

En tant qu'entreprise investissant dans un logiciel RH, vous devez comprendre le type de technologie que vous achetez ainsi que ses avantages et inconvénients avant de prendre votre décision.

L'achat d'un logiciel peut sembler simple en théorie. Mais, il peut s'avérer plutôt pénible. De la compréhension de la documentation marketing du fournisseur à la sélection du produit ou de la technologie qui convient le mieux, cette activité prend beaucoup de temps. En plus de la recherche pour trouver la technologie dont vous avez besoin, vous devrez également vous assurer que ce que vous choisissez est bon et qu'il peut naviguer à travers les changements dans l'entreprise ou dans la façon dont votre secteur fonctionne, au moins dans un avenir proche. 

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