WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Les entreprises disposent d'une large gamme d'options pour les aider à améliorer la gestion de leurs documents électroniques. D'autres ont besoin d'une solution sophistiquée pour gérer leurs documents et se penchent sur le marché pour trouver une solution informatique spécifique. De nombreux systèmes d'archivage commerciaux, à condition qu'ils soient mis en œuvre et maintenus dans le cadre d'un projet de gestion des documents électroniques bien géré, peuvent être utilisés pour gérer les documents électroniques conformément aux normes requises.

Tous les organismes n'ont pas les moyens d'acheter et de gérer un tel système ou de le considérer comme approprié à leur situation. Pour les organisations plus petites ou moins complexes, les systèmes internes, la réutilisation de plateformes existantes, les applications open source ou une combinaison de ces options peuvent s'avérer appropriés. L'approche la plus pratique sera déterminée par une analyse attentive et réaliste des besoins.

Indépendamment de l'approche systémique que vous choisirez d'adopter, il existe des mesures simples que vous pouvez prendre pour améliorer la gestion de vos documents électroniques. Il s'agit notamment de réorganiser la façon dont vos documents sont stockés et éliminés, et d'utiliser des contrôles d'accès, des conventions de nommage et des règles de version. Ces mesures peuvent toutes être bénéfiques et aideront votre entreprise à se préparer à une transition ultérieure vers un système complet de gestion des documents électroniques. Cependant, vous devez également comprendre leurs limites car elles peuvent ne pas fournir le niveau de contrôle dont votre entreprise a besoin.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de mettre en place un système pour le bon fonctionnement de votre entreprise ou organisation.

Réorganiser le stockage

La restructuration des environnements de travail en réseau pour améliorer la création, le stockage, la modification, l'archivage et la récupération des documents électroniques améliorera le partage des informations et des connaissances à l'échelle de l'entreprise. La mise en place d'une structure hiérarchique de dossiers dans un système de fichiers fournira une zone cohérente dans laquelle les documents pourront être créés et stockés. Si vous conservez des documents dans des dossiers sur des disques partagés ou des espaces de travail, vous pouvez réorganiser la structure des dossiers pour reproduire le plan de classement de votre entreprise. Si vous utilisez un plan de classement existant dans le cadre d'un système d'archivage papier bien géré, cela ne signifie pas automatiquement qu'il s'agit de la structure la plus appropriée pour gérer vos documents électroniques.

Contrôles d'accès

Il est important de savoir que si vous choisissez de stocker des documents électroniques dans des dossiers sur des lecteurs partagés sur lesquels aucun contrôle formel n'a été mis en place, vos documents risquent d'être modifiés ou supprimés. Les contrôles d'accès peuvent être utilisés pour atténuer ce risque en réglementant le nombre d'utilisateurs qui peuvent créer, accéder, modifier ou supprimer des documents stockés dans des dossiers particuliers. Vous pouvez également les utiliser pour restreindre l'accès à des informations plus sensibles. Le maintien de contrôles d'accès compliqués est gourmand en ressources ; il peut donc être plus pratique de garder les groupes de dossiers auxquels les autorisations d'accès sont attribuées relativement simples.

Il est préférable d'éviter autant que possible les contrôles par mot de passe. Lorsque des mots de passe simples sont utilisés, ils n'offrent qu'un faible niveau de sécurité et si les mots de passe sont oubliés, vous risquez de perdre l'accès à vos documents.

Si les contrôles d'accès peuvent fournir une certaine mesure de protection, ils ne sont pas une panacée. Si vos documents doivent avoir une valeur probante et que vous ne pouvez pas la garantir dans leur environnement électronique, cette approche peut ne pas convenir à votre entreprise. L'impression des documents électroniques sur papier pour les conserver dans un dossier enregistré dans votre système d'archivage physique ne peut être une option privilégiée. L'impression et le stockage sur papier ont un coût et vous devez le mettre en balance avec le coût de mise en œuvre et de maintenance d'un système capable de gérer les documents électroniques dans leur format d'origine. Les aspects environnementaux doivent aussi être pris en compte.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de mettre fin à la perte ou la détérioration de vos documents.

Conventions de nommage et règles de version

Le fait de nommer les documents de manière cohérente en suivant des conventions établies peut améliorer considérablement le stockage et la recherche des documents. L'identifiant principal de tout document est son nom. Les documents qui sont nommés de manière cohérente sont naturellement plus faciles à gérer. En donnant à un document une description cohérente et logique, il est plus facile de différencier des documents similaires en un coup d'œil. Les utilisateurs trouveront plus simple de parcourir et d'accéder aux informations. Le respect des conventions convenues simplifie également la dénomination des documents, car les collègues n'ont pas à reconsidérer le processus de dénomination à chaque fois.

Si vous utilisez une structure de dossiers sur votre système de fichiers qui reproduit le plan de classement de votre entreprise, les noms des dossiers doivent autant que possible correspondre aux titres utilisés dans le plan de classement.

Lorsque vous créez et enregistrez un document, vous devez lui donner un nom. Ce nom sera le principal moyen pour vous et vos collègues de localiser et d'identifier ce document à l'avenir. Le nom vous aidera également à relier le document qu'il décrit à d'autres documents. Il est donc important que vous lui donniez un nom approprié. Les noms de documents doivent contenir suffisamment d'informations pour permettre à un utilisateur qui verrait le document hors de son contexte, séparé de son dossier parent, de comprendre en quoi consiste le document et quel est son objectif. Les noms de documents doivent être aussi descriptifs que possible tout en conservant leur signification et la cohérence de l'approche.

Un nom de document doit être composé des éléments suivants :

• Description - le sujet et l'objet du document. Cet élément peut être utilisé de nombreuses fois au fur et à mesure que des documents sont créés et sauvegardés sur le même sujet.
• Type - le type de document, par exemple lettre, rapport, procès-verbal, etc. À ne pas confondre avec le format, par exemple une feuille de calcul Excel.
• Date, le cas échéant - la date d'un événement, d'une réunion, etc., et non celle de la création du document (qui est généralement saisie automatiquement par l'application logicielle). Utilisée pour distinguer le document des autres documents sur le même sujet.
• Numéro de version - utilisé pour garder la trace des modifications apportées au document. Ne s'applique pas aux courriels.

Les documents sont rarement statiques et peuvent faire l'objet de nombreuses modifications au cours de leur cycle de vie. Les documents publiés dans les espaces partagés sont souvent diffusés, modifiés et reformulés. Afin de garder la trace des modifications et de s'assurer que tout le monde travaille à partir de la version actuelle d'un document, le titre du document doit finalement comporter un numéro de version.

Les numéros de version sont généralement placés à la fin du titre du document et préfixés par la lettre v pour identifier le numéro comme un outil de contrôle de version. Lors de la numérotation, vous pouvez utiliser des numéros ordinaux pour refléter les changements majeurs (c'est-à-dire 1.2, 2.5, 3.4) et des numéros décimaux (c'est-à-dire 1.2, 2.5, 3.4) pour refléter les changements mineurs dans les documents.

Une modification majeure d'un document comprend un remaniement important qui change le sens ou l'importance du document, une fusion de modifications, une mise à jour annuelle d'un document, une refonte d'une base de données, l'ajout d'un nouveau champ ou d'une nouvelle cellule, ou une nouvelle version d'une publication. Une modification mineure constitue un travail de remaniement qui ne change pas le sens ou l'accent du document, par exemple, des changements d'édition, un ajustement stylistique. Dans ces circonstances, le numéro ordinal doit rester le même et le numéro décimal doit être augmenté pour refléter le changement.

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Gestion de l'élimination et nettoyage des données

Une bonne gestion des systèmes de fichiers partagés est fondamentale pour maintenir leur viabilité à long terme. Comme pour les documents physiques, la suppression de tout matériel électronique qui ne devrait plus être conservé est un aspect fondamental d'une bonne gestion des documents et répond à des obligations légales comme la protection des données. Pour que vos informations restent organisées et pertinentes, vous devez essayer de faire régulièrement le ménage en examinant et en éliminant les documents conformément au calendrier d'élimination de votre organisation. Les documents qui n'ont pas de valeur permanente doivent être éliminés. Les doubles des documents finaux, les copies de travail, les versions précédentes et les brouillons doivent tous être éliminés afin de libérer l'espace de stockage de tout contenu superflu et de faciliter la localisation des documents ayant une valeur pour l'entreprise. Il peut être nécessaire de continuer à dupliquer certains documents pour garantir un bon accès à l'information à des fins professionnelles.

La réalisation manuelle des activités d'élimination n'est pas un processus simple, mais plus facile à réaliser dans un système de fichiers bien structuré. En décidant de la manière dont vous allez contrôler l'élimination et qui vous autoriserez à supprimer ou à retirer les documents, vous devez trouver un équilibre entre la protection des documents contre la perte ou la mauvaise gestion et l'efficacité du processus pour les utilisateurs. Les documents seront normalement éliminés sous forme d'agrégats ou de groupes dans un dossier, car l'élimination des documents individuels serait, dans la plupart des cas, trop inefficace et consommatrice de ressources. Des outils logiciels peuvent également être utilisés pour identifier et supprimer les contenus inappropriés, dupliqués et redondants.

Si vous conservez des documents dans des systèmes à la fois physiques et électroniques, vous devez également déterminer, dans le cadre de votre politique, dans quel format la copie maîtresse sera stockée, puis éliminer l'autre lorsqu'elle n'est plus nécessaire. Avant de se débarrasser de tout matériel, il faut s'assurer que le document conservé possède toute la valeur probante nécessaire.

La conservation des documents dans un système de fichiers partagé et la gestion manuelle de leur élimination ne conviendront pas à toutes les organisations. Avant d'adopter cette approche, vous devez évaluer les risques et examiner soigneusement si elle convient au cadre dans lequel vous opérez.

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L'importance de la gestion des partenaires

Un partenariat solide peut avoir un impact considérable sur votre entreprise. S'il s'agit d'un bon partenariat, il peut permettre à votre entreprise d'atteindre de nouveaux sommets. Si le partenariat est mauvais, il peut vous faire perdre un temps et un argent précieux. La manière de réaliser efficacement la gestion des partenaires est un sujet qui n'est pas assez discuté. La principale raison en est que chaque entreprise a différents types de partenaires et différentes exigences pour chacun d'entre eux. Pourtant, de nombreux éléments sont communs à des relations de partenariat réussies, comme la communication, l'établissement de relations, la confiance, la transparence et l'intérêt mutuel. Voici quelques conseils pour vous aider à vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour établir un partenariat réussi !

WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre la possibilité de créer des contrats qui profitent aux fournisseurs et aux entreprises.

1. Créez une vision et une feuille de route communes pour le partenariat

Avant de formaliser votre partenariat, vous devez vous assurer que le partenaire et votre équipe sont en phase. Partagez vos visions les uns avec les autres, y compris les objectifs et les jalons. Cela vous aidera à éviter les surprises inattendues. Soyez transparent et partagez également la vision et les plans de votre entreprise. Vous obtiendrez ainsi un niveau d'engagement plus élevé de la part du partenaire et de toute autre partie prenante. Vous pouvez utiliser un outil de collaboration pour faciliter cette tâche, comme le montre l'exemple ci-dessous :

2. Soyez transparent

Comme mentionné ci-dessus, la transparence est l'un des facteurs clés du maintien d'un partenariat réussi. Si vous encouragez la transparence et l'ouverture des canaux de communication, vous et votre partenaire aurez de meilleures chances de réussir. Soyez honnête quant à vos propres faiblesses, ainsi qu'à vos forces. Si, par exemple, le partenaire doit réaliser des ventes réussies, le fait de fournir le maximum d'informations sur l'entreprise et le secteur augmentera ses chances de conclure l'affaire. Une fois que le partenaire vous aura fait confiance et qu'il aura obtenu des résultats de qualité grâce au partenariat, il investira davantage de temps et de ressources dans votre entreprise, ce qui se traduira par un partenariat plus lucratif et un succès futur accru.

3. Connaissez les forces et les faiblesses de votre partenaire

Si vous avez un partenaire qui est meilleur pour conclure des ventes et un autre qui est meilleur pour trouver de nouvelles opportunités de vente, vous devrez travailler avec eux de différentes manières afin d'obtenir les meilleurs résultats. En tant que gestionnaire de partenariats, je m'attache dès le départ à déterminer ce qui différencie chaque partenariat après avoir identifié les capacités de chacun. 

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4. Communiquez efficacement

Cela peut sembler évident, mais il est surprenant d'entendre combien de partenariats prometteurs ont échoué à cause d'une communication de mauvaise qualité. Le partenaire fait peut-être un excellent travail, mais ne vous le fait pas savoir et vous n'avez donc aucun moyen de connaître son activité. Une bonne façon de surmonter ce problème est de programmer un appel hebdomadaire avec votre partenaire et de vous assurer que vous recevez une mise à jour de toute activité pertinente pour votre entreprise. La communication renforcera la responsabilisation et vous aidera également à suggérer de nouvelles idées et approches au partenaire, qui auraient pu vous échapper auparavant. Il existe de nombreux systèmes de gestion des partenaires qui se concentrent spécifiquement sur la gestion de la communication entre l'entreprise et le partenaire, mais parfois, il peut être plus bénéfique d'utiliser un outil qui combine à la fois la collaboration et la gestion des processus. De cette façon, vous pouvez partager tout ce dont vous avez besoin avec votre partenaire et vice versa, mais vous pouvez également gérer d'autres processus au sein de votre entreprise en parallèle.

5. Sachez quand dire au revoir

Gérer un partenaire (et le plus souvent plusieurs partenaires simultanément) demande du temps et de l'énergie. Dans de nombreux cas, elle peut déboucher sur un merveilleux résultat de réussite pour les deux parties du partenariat. En gérant un partenaire, vous créez des relations étroites, et parfois même des amitiés. Il est donc très difficile de dire au revoir à un partenaire qui n'est pas performant, malgré une relation personnelle positive. Vous devez vous rappeler qu'en disant au revoir à ce partenaire, non seulement vous gagnez du temps pour gérer d'autres partenariats plus fructueux, mais vous aidez et encouragez également le partenaire à créer d'autres partenariats qui peuvent être plus bénéfiques pour lui aussi.

8 avantages de l'utilisation d'un logiciel de recrutement, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Dans un marché du travail en constante évolution, le recrutement est un processus continu. Les sociétés de recrutement et les départements RH sont toujours à la recherche de nouveaux talents. Cependant, le besoin croissant d'identifier et d'embaucher de plus en plus d'employés qualifiés et expérimentés peut nuire considérablement à l'efficacité de votre entreprise. Heureusement, il existe une solution adaptée et accessible à toutes les entreprises : les logiciels de recrutement.

Avec un logiciel de recrutement, votre entreprise peut automatiser de nombreux processus d'embauche et ainsi consacrer du temps à des tâches plus difficiles. Non seulement l'automatisation vous permet d'économiser des heures de travail, mais elle vous permet également d'atteindre beaucoup plus de candidats et d'identifier les bons employés. Si vous souhaitez savoir ce que les logiciels de recrutement ont d'autre à offrir, poursuivez votre lecture.

Logiciels de recrutement sur mesure

En raison de sa popularité croissante, il existe un large éventail de logiciels de recrutement sur le marché. Cependant, il y a une chose importante que toute entreprise devrait prendre en considération avant d'acheter une solution logicielle standard : étant donné qu'ils sont produits pour répondre aux exigences du plus grand nombre possible de recruteurs, ils sont souvent dotés de multiples fonctionnalités que votre entreprise n'utilisera jamais. Il est donc plus raisonnable de faire concevoir et développer un logiciel sur mesure pour répondre aux besoins exacts de votre organisation.

Principaux problèmes des recruteurs

Avant d'acquérir une solution logicielle de recrutement, vous devez savoir quels problèmes elle doit résoudre. Les problèmes les plus courants, qui ralentissent souvent le flux de travail des recruteurs et qui indiquent qu'il est temps de mettre en place un logiciel de recrutement, sont les suivants :

1. La concurrence pour les talents

Lorsque vos processus de recrutement prennent trop de temps, vous pouvez perdre des candidats parfaits au profit de vos concurrents, en particulier lorsque vous recrutez pour les secteurs les plus difficiles, comme l'informatique et l'ingénierie. Effectuer toutes les opérations manuellement ralentit votre flux de travail, ce qui vous frustre et a un impact négatif sur l'expérience du candidat.

 2. Manque de collaboration

En l'absence d'un flux d'informations immédiat entre tous les recruteurs, il arrive souvent que plusieurs de vos employés s'occupent de la même tâche, ce qui entraîne une perte de temps et d'argent. Lors du recrutement, il est nécessaire que les recruteurs coopèrent entre eux et envoient régulièrement des mises à jour aux membres de leur équipe afin que les autres puissent facilement gérer leurs opérations.

 3. Se noyer dans la paperasse

Les recruteurs se retrouvent souvent à filtrer des piles de CV et de demandes d'emploi afin de trouver le candidat idéal. Quel que soit le format, il est presque impossible de garder une trace de tous les CV qu'une entreprise reçoit. Cela peut conduire à enfreindre les lois sur le recrutement (concernant la durée de conservation des dossiers des candidats) et, surtout, à effectuer un mauvais recrutement.

Avantages des logiciels de recrutement

Vous pouvez rapidement résoudre ces problèmes et bien d'autres en équipant vos processus de recrutement de la bonne technologie. Une solution logicielle de recrutement vous permet, à vous et à votre équipe, de :

 1. Accélérer le processus de recrutement

Vous pouvez accéder à toutes les informations nécessaires et atteindre les candidats et les employeurs de n'importe où et à n'importe quel moment de la journée. Vous êtes toujours informé car tous les changements sont introduits automatiquement dans le système. Cela vous permet de réduire le temps nécessaire pour identifier et embaucher les bonnes personnes.

 2. Développez votre base de données

Il n'est plus nécessaire de filtrer des piles de papiers lorsque vous pouvez stocker tous les CV et les demandes d'emploi en un seul endroit. Vous pouvez également permettre aux candidats de se connecter à la plateforme et de télécharger eux-mêmes leur CV, ce qui vous permet d'atteindre un public plus large.

 3. Réduire le travail administratif

Vous pouvez économiser des heures de travail si vous automatisez la publication des offres d'emploi sur plusieurs sites d'offres d'emploi. Imaginez publier une offre d'emploi sur plusieurs sites d'offres d'emploi en un seul clic ! Avec un logiciel de recrutement, vous pouvez également utiliser un calendrier partagé et ainsi simplifier la planification des entretiens.

 4. Améliorer la qualité des embauches     

Stocker tous les CV en un seul endroit vous permet également de trouver de meilleurs candidats en un temps beaucoup plus court, car vous pouvez classer les CV reçus dans diverses catégories, puis les filtrer lors de la recherche de candidats possédant des compétences spécifiques. De cette façon, vous êtes sûr de faire correspondre les candidats potentiels aux postes appropriés.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de mettre en évidence les techniques de recrutement qui fonctionnent et celles qui doivent être améliorées.

 5. Améliorer la communication

Grâce à un système unique, les recruteurs peuvent se tenir au courant de toutes les tâches effectuées par leur équipe. De plus, ils peuvent mettre à jour toutes les informations recueillies sur un candidat à chaque étape du processus de recrutement, en conservant toutes vos notes en annexe. Le transfert numérique des candidats tout au long du processus vous aide à traiter tous les candidats de la même manière.

 6. Gardez la trace des candidats

Pour vous assurer que vous tenez compte de chacun des candidats tout en pourvoyant les postes vacants, le système met automatiquement à jour toute action entreprise sur un candidat, avec toutes vos notes jointes. Le fait de faire passer les candidats par les étapes du recrutement en ligne vous permet de vous assurer qu'aucune des candidatures ne manque.

 7. Améliorez vos performances

En gardant la trace de tous vos candidats, vous pouvez également fournir de meilleures performances. Une fois que vous aurez analysé le nombre de postes que vous avez pourvus et le nombre de candidats que vous avez rejetés à chaque étape du recrutement, vous pourrez remarquer d'importantes inefficacités et des possibilités de devenir un meilleur recruteur.

 8. Sécurisez les données sensibles

Lors du recrutement, vous avez accès à des informations extrêmement personnelles sur chacun des candidats. En utilisant une solution logicielle de recrutement, vous pouvez être sûr qu'ils sont tous stockés dans un endroit sécurisé et crypté et qu'ils ne peuvent être consultés que par vous et votre équipe.

La gestion de tous les processus de recrutement est plus que difficile lorsqu'elle est effectuée manuellement. Avec une solution logicielle de recrutement, vous pouvez facilement automatiser plusieurs processus d'embauche, améliorer vos opérations commerciales et vous concentrer sur l'identification des bons talents.

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