WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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• Créez un plan de projet détaillé
• Vérifier le budget
• Suivre le projet
• Soyez toujours proactif

Bien sûr, la plupart des projets connaissent des aléas, mais le fait d'être bien préparé à toute une série de circonstances possibles peut aider à maintenir les projets sur la voie prévue. Qu'il s'agisse de créer un plan de projet détaillé ou de comprendre les principales surprises qui feront exploser votre budget, vous pouvez apprendre comment budgétiser un projet grâce à ces conseils.

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Créez un plan de projet détaillé

 Chaque élément du plan doit être exposé en détail. Il doit ensuite être examiné et signé par toutes les parties concernées pour éviter toute confusion ultérieure. Le budget doit être soigneusement aligné sur le plan, avec de préférence une marge de manœuvre pour quelques modifications. Si vous rédigez votre premier plan de projet, demandez l'aide d'un membre expérimenté de l'équipe ou d'un mentor. Que vous cherchiez de l'aide en ligne ou auprès d'un collègue, vous n'êtes pas obligé de le faire seul.

Contrôlez le budget

Vérifier régulièrement l'état d'avancement du projet et s'assurer qu'il correspond au budget est un élément important de la maintenance que les chefs de projet devraient mettre en pratique. Recevoir systématiquement des mises à jour pendant les différentes phases du projet, du lancement à la clôture, pour voir si les dépenses sont conformes à la tendance, peut aider à identifier rapidement tout problème. Si une augmentation des coûts se profile à l'horizon, il est important de l'aborder et de la rectifier dès que possible.

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Suivre le projet

Une partie du travail du chef de projet (et l'apprentissage de la gestion des budgets de projet) consiste à prendre l'habitude de vérifier régulièrement tous les aspects du projet. Cela lui donnera l'occasion non seulement de garder un œil sur le budget, mais aussi de vérifier les tâches et les ressources et de les réaffecter si nécessaire.

Soyez toujours proactif

 Une fois que vous avez appris à gérer les budgets d'un projet, ne vous asseyez jamais et ne vous attendez pas à ce que le projet suive son cours comme prévu sans interférence. Si vous attendez que quelqu'un vous signale un problème ou que, soudainement, à la fin du projet, vous êtes prêt à présenter les produits livrables pour découvrir que vous avez largement dépassé le budget, vous vous retrouverez avec un client très mécontent. Si vous êtes en mesure de reconnaître les domaines problématiques qui siphonnent plus de fonds que prévu, vous serez dans une position plus souhaitable pour maintenir le budget du projet à un niveau gérable.

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Les logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à suivre les budgets

 Grâce à un logiciel de gestion de projet performant, vous pouvez suivre toutes les dépenses engagées dans le cadre d'un projet : employé, service, tâche et élément de travail, ce qui vous permet de mieux contrôler les dépenses pour vous assurer que votre projet respecte le budget. Vous pouvez fixer des taux horaires pour l'ensemble de l'entreprise à un niveau élevé et général ou pour un projet spécifique. Vous pouvez également visualiser les projets et les heures effectives du personnel en temps réel, et analyser le taux d'absorption et l'état de la facturation pour chaque projet, ce qui vous permet de remarquer immédiatement si un projet dévie de sa trajectoire et se dirige vers le dépassement du budget.

Le respect du budget exige une participation active du début à la fin. Commencez par un plan de projet détaillé qui a été examiné par tous les participants. Vérifiez régulièrement l'état du budget et suivez le projet de près. Les chefs de projet doivent être proactifs dans le maintien des dépenses engagées au cours du projet et doivent tenir tous les membres de l'équipe informés de l'état d'avancement en utilisant un système de gestion de projet transparent.

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Bien entendu, il n'est pas facile de favoriser le travail d'équipe sur le lieu de travail dans l'environnement actuel, où une partie, voire la totalité, de votre personnel peut travailler à distance. Cet article propose quelques suggestions d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe que vous pouvez réaliser virtuellement ou en personne avec vos employés. Mais d'abord, examinons de plus près pourquoi il est si important de maximiser l'efficacité de votre personnel par une meilleure collaboration - et comment vous pouvez aider vos employés à promouvoir le travail d'équipe.

Vous constituez des équipes et avez besoin de plus de personnel ? Consultez nos candidats à l'emploi. 

Le monde du sport, source d'inspiration pour la constitution d'équipes

Une discussion sur la constitution d'équipes conduit naturellement à une analogie avec le sport - dans ce cas, nous utiliserons le baseball. Dans une équipe de baseball, tous les joueurs travaillent dans le même but : gagner le match. Mais chaque joueur apporte des talents et des capacités différents pour aider l'équipe à atteindre cet objectif.

Le lanceur et tous les joueurs de position doivent exceller dans leur rôle. (Le manager et les entraîneurs aussi !) C'est une évidence. Le truc, c'est qu'ils doivent le faire ensemble, en harmonie. En combinant leurs forces, ils font quelque chose d'essentiel au succès de l'équipe : Ils comblent les lacunes de leur banc. 

Par exemple, on n'attend généralement pas des lanceurs qu'ils soient de bons frappeurs. Cependant, ces joueurs apprécient et encouragent certainement la production de leurs coéquipiers qui sont payés pour frapper la batte et marquer des points. Et bien sûr, les lanceurs aident leurs coéquipiers qui couvrent les bases ou qui sont dans le champ extérieur en gardant un œil sur les coureurs et en essayant d'empêcher les joueurs adverses de bien frapper la balle. 

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Améliorez vos performances grâce au travail d'équipe sur le lieu de travail

Les managers efficaces au bureau, tout comme les managers de baseball efficaces, savent qu'il est important de maintenir l'harmonie au sein de l'équipe et de placer les gens dans des positions où ils peuvent réussir.

En connaissant bien les forces et les faiblesses de chaque employé, les gestionnaires peuvent attribuer les responsabilités de façon plus stratégique. Les différentes tâches sont alors effectuées par des personnes qui excellent dans ces types de tâches - illustrant et soulignant la valeur de la collaboration, du soutien mutuel et de la cohésion de l'équipe. 

Il n'y a peut-être pas de "I" dans équipe, mais il y a très certainement un "nous" dans équilibré. Un travail d'équipe réussi permet d'équilibrer les compétences des employés avec les besoins de l'organisation, ce qui se traduit par une culture organisationnelle plus collaborative et positive.

Soulignez les avantages de la collaboration

Le travail en équipe demande du travail - et devenir plus axé sur l'équipe peut être un ajustement pour les managers et les employés. Certains managers peuvent être plus à l'aise avec la méthode "une personne/un projet" pour définir les fonctions et répartir les responsabilités. Et certains employés peuvent préférer travailler seuls - ou craindre que la collaboration ne les ralentisse.

Les employés qui ont l'habitude de travailler de manière indépendante peuvent également craindre que leur contribution soit négligée ou sous-estimée. Pour atténuer les réserves que peuvent avoir les membres du personnel, soulignez la valeur du travail d'équipe sur le lieu de travail et fixez des directives et des objectifs clairs pour une collaboration accrue. 

Envisagez d'utiliser un cadre ou des critères, comme SMART (spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et limité dans le temps), pour vous aider à lancer vos efforts de renforcement de l'esprit d'équipe et à structurer la fixation de vos objectifs. Par exemple, vous pourriez vous fixer comme objectif de réaliser trois activités de renforcement de l'esprit d'équipe d'une heure au cours des trois prochains mois. (Il s'agit d'un objectif spécifique, limité dans le temps, ainsi que réalisable, mesurable et pertinent, également).

Cette approche peut vous aider à mettre en place un processus de travail en équipe que vous pourrez appliquer à de futures initiatives nécessitant un travail en équipe - comme un projet majeur pour un client important ou le développement d'un nouveau produit ou service pour obtenir un avantage concurrentiel.

Bien entendu, le travail d'équipe ne profite pas seulement à l'organisation ; il peut également améliorer le moral et la camaraderie, accroître la satisfaction au travail et aider les employés à développer leurs capacités et à améliorer leur profil. Le travail en équipe offre aux gens davantage d'occasions de libérer leurs idées créatives et accroît leur sentiment d'appartenance. Veillez donc à souligner également ces résultats positifs.

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Découvrez ces méthodes de consolidation d'équipe virtuelle

Un bon travail d'équipe est le fruit de la pratique et de la familiarité. Pensez donc à utiliser des activités de consolidation d'équipe pour favoriser un environnement de travail plus collaboratif. Ces exercices aideront les membres de votre personnel à mieux se connaître en tant que personnes et à renforcer leur confiance mutuelle. La confiance est particulièrement importante pour un travail d'équipe efficace.

Les activités de renforcement de l'esprit d'équipe doivent être l'occasion de développer des compétences et des connaissances tout en s'amusant. Il existe de nombreuses façons d'atteindre votre objectif de renforcement des équipes, même si votre personnel travaille à distance en ce moment. Voici deux idées créatives à envisager :

1. Organisez un jeu télévisé

Que diriez-vous d'un jeu télévisé virtuel ? Utilisez un format populaire, pour partager des informations et des messages de formation de manière attrayante, et regroupez les participants en équipes aléatoires. Tenez-vous-en au contenu que vos employés peuvent appliquer dans leur travail quotidien ou qui se rapporte à votre entreprise et à sa culture.

Si vous êtes partant pour un type d'exercice de consolidation d'équipe plus informel, incluez des faits intéressants sur les employés (avec leur permission, bien sûr). Mettez l'accent sur les histoires positives et les réalisations professionnelles - comme le fait qu'un collègue ait terminé avec succès une course de 5 km pour une œuvre de charité ou le fait qu'un employé ait travaillé pour la première fois dans votre entreprise en tant que stagiaire universitaire. 

Demandez aux coéquipiers de vous soumettre leurs faits à l'avance. Partagez-les ensuite pendant la réunion et demandez aux employés d'essayer de les associer aux bonnes personnes. 

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2. Utilisez les cafés-rencontres virtuels pour faire du brainstorming

Mettez en place un chat mensuel virtuel avec votre équipe où vous favorisez le partage informel d'idées. Préalablement à la réunion, transmettez un ordre du jour comprenant une ou deux questions auxquelles vous souhaitez que votre équipe réfléchisse. À ce stade, vous pouvez par exemple demander : "Comment pouvons-nous réduire le temps passé sur un processus X ?". Ou " Parmi les nouveaux services que nous pourrions offrir à nos clients, quels sont ceux que nous pourrions proposer ? ". Dans la mesure où votre portefeuille le permet, envisagez d'envoyer à vos employés des collations à déguster tout au long de la réunion. 

Ce ne sont là que deux idées faciles à mettre en œuvre, que les membres de votre équipe travaillent au bureau ou à distance. Au fil du temps, vous apprendrez quels types d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe trouvent le plus d'écho auprès de vos employés et les aident à renforcer la confiance et les relations. En plus d'être un moyen efficace de promouvoir le travail d'équipe sur le lieu de travail, les activités de consolidation d'équipe peuvent contribuer à renforcer votre culture organisationnelle.

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7 avantages clés de la documentation des processus en Gestion Electronique de Documents GED, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La documentation des processus est la méthode qui consiste à capturer en interne toutes les informations nécessaires à la bonne exécution d'un processus métier au sein de votre organisation. Il s'agit d'une activité continue qui doit être réalisée au fur et à mesure de l'élaboration des processus afin de garantir l'obtention du résultat souhaité.

La documentation du processus crée un document de processus : une description détaillée de chaque exigence nécessaire à la bonne exécution d'un processus. Vous devez inclure toutes les informations pertinentes pour que le document soit facile à comprendre et à exécuter. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, favorise la diminution des coûts d’envoi et de stockage des documents d’entreprise.

Si le modèle de processus existe déjà, pourquoi ai-je besoin de la documentation du processus ?

En termes simples, un modèle de processus porte sur le "quoi", tandis que la documentation des processus explique le "comment" et le "pourquoi". 

Un modèle de processus est une représentation graphique du processus métier et de son exécution. Il n'inclut pas de détails précis tels que la propriété ou la responsabilité des étapes du processus, ou la durée prévue de chaque étape du processus. Ce niveau de détail peut être ajouté dans la documentation du processus.  

Par exemple, une étape dans un modèle de processus est "Créer une demande d'achat", une simple description de la tâche. Dans le document du processus, il y a une description plus détaillée, comme la définition de la date de livraison, des informations de livraison et des spécifications du produit. 

Pourquoi dois-je documenter les processus ?

Un document de processus fait office de feuille de route pour votre entreprise. Lorsque vous créez de nouveaux processus ou que vous souhaitez améliorer des processus existants, la documentation des processus sert de guide des meilleures pratiques pour les élaborer et les exécuter.

Les détails contenus dans un document de processus peuvent aider les utilisateurs à comprendre des nuances telles que l'intention ou la raison pour laquelle un processus a été modifié précédemment. Cela peut être particulièrement utile pour prouver que votre organisation répond à des exigences réglementaires spécifiques. 

Les raisons de la documentation des processus sont les suivantes

• Améliorer la cohérence - Les processus reproductibles ne doivent pas être redéfinis à chaque fois et sont toujours créés en utilisant la même logique.
• Apporter de la clarté - Réduire l'ambiguïté opérationnelle en spécifiant les tâches exactes nécessaires à la réalisation d'un processus, les personnes responsables et la manière d'effectuer la tâche.
• Référentiel de connaissances - Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, il emporte souvent avec lui sa connaissance des processus. La documentation des processus permet à chacun d'avoir accès à ces informations importantes. 
• Formation - La documentation des processus peut servir de guide des meilleures pratiques et constitue donc un excellent outil pédagogique pour les nouveaux employés.  
• Amélioration des processus - L'examen des détails dans les documents de processus peut mettre en évidence les goulets d'étranglement et les zones qui pourraient être rendues plus efficaces. 

Quels sont les avantages de la documentation des processus ?

La documentation des processus présente plusieurs avantages, qui peuvent à leur tour contribuer à améliorer la satisfaction des employés et des clients. 

• Améliorer l'efficacité des processus - Examiner les processus pour s'assurer qu'ils sont exécutés de la manière la plus efficace possible.
• Amélioration de la qualité globale - La documentation de chaque étape peut mettre en évidence les points à améliorer. 
• Diminution des coûts - Les processus améliorés permettent de réaliser des économies, grâce à la réduction du temps de construction et à l'amélioration globale des processus. 
• Gagner du temps de développement - Une manière standardisée de créer des processus permet de mettre en place plus rapidement de nouveaux processus.
• Élimination des défauts - La documentation du processus vous permet de localiser les défauts et de les rectifier. 
• Point de référence unique - Éliminez tout doute en interne grâce à un point de vérité unique.  
• Garantir la conformité - En spécifiant précisément comment exécuter les tâches, vous contribuez à respecter les réglementations.

Comment garantir la qualité de la documentation des processus ?

Lors de la documentation des processus, il est important de trouver un équilibre entre rigueur et détail, mais aussi clarté et concision. Cela signifie que vous devez vous assurer que vous n'omettez aucune information importante, mais que vous n'incluez pas d'informations inutiles ou hors sujet.

N'oubliez pas pour qui vous rédigez la documentation du processus. Imaginez que vous accomplissez vous-même la tâche et réfléchissez aux informations qui vous seraient utiles. Il peut s'agir de captures d'écran des aspects les plus complexes qui sont difficiles à expliquer avec des mots seuls.

Il est également utile d'inclure l'objectif ou la motivation de la tâche, car cela explique pourquoi la tâche est exécutée. Ainsi, lors de l'amélioration du processus, les utilisateurs peuvent voir pourquoi le processus a été modélisé de cette manière au départ. Gardez également à l'esprit que la documentation des processus n'est pas une activité ponctuelle. Chaque fois que les processus sont mis à jour, la documentation doit l'être aussi.

Les outils de documentation des processus fournissent souvent un modèle ou des étapes faciles à suivre qui rendent vos documents cohérents, garantissent une bonne qualité et assurent un formatage simple et facile à lire. 

Ai-je besoin d'un outil pour la documentation des processus ?

Les logiciels de documentation des processus constituent un moyen efficace de capturer numériquement tous les détails supplémentaires nécessaires à la bonne exécution des processus métier. L'utilisation d'un logiciel vous permet de tirer parti de fonctionnalités intuitives et de vous assurer que chaque étape dispose de la documentation appropriée. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches. 

Comment puis-je documenter un modèle de processus que j'ai déjà construit ?

C'est une bonne idée de documenter vos processus au fur et à mesure que vous les construisez. Pendant la modélisation des processus, vous pouvez documenter vos processus et inclure des informations au niveau du processus ainsi que des informations détaillées au niveau des éléments dans votre diagramme. 

Une fois votre diagramme de processus et votre documentation terminés, vous pouvez publier la documentation dans le format de votre choix.

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