WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Voici 10 conseils pour gérer les équipes de projet, afin d'améliorer leur efficacité :

1. Constituez une équipe équilibrée

Identifiez les membres de l'équipe de projet possédant à la fois l'expertise technique adéquate et un large éventail de styles de communication et de réflexion.

Cet équilibre peut être identifié grâce aux questionnaires que les membres potentiels de l'équipe de projet ont pu remplir.

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2. Assurer la clarté et l'adhésion aux objectifs du projet

Indépendamment de l'ancienneté ou du niveau d'expérience des membres de l'équipe de projet, chaque personne doit être totalement claire et s'engager à atteindre les objectifs du projet.

En donnant à l'équipe la possibilité de vous faire part de ses préoccupations ou de ses problèmes dès le début du projet, en public ou en privé, vous éviterez les effets négatifs liés au manque d'engagement.

Toute " vibration " ou tout comportement négatif doit être exploré immédiatement pour s'assurer que le problème peut être résolu. L'implication de votre équipe dès les premières étapes de la planification du projet sera d'une grande aide.

3. Assurez-vous du soutien de la hiérarchie

Lorsque vous sélectionnez des membres de l'équipe de projet issus de différents services, il est essentiel d'obtenir le soutien et l'engagement de leur supérieur hiérarchique à l'égard du projet et du temps que le membre du projet devra consacrer aux réunions, aux recherches et aux actions convenues.

Identifiez avec le responsable hiérarchique tout domaine ou moment de conflit potentiel avec le travail ou l'engagement personnel du membre de l'équipe.

4. Établir un code d'équipe

Lors de la première réunion de l'équipe de projet, faites appel au groupe pour identifier les comportements qui aideront l'équipe de projet. Pour ce faire, il suffit de noter sur un tableau de papier les "attentes du chef de projet" et les "attentes de chaque membre de l'équipe". Celles-ci peuvent ensuite être dactylographiées et distribuées à l'équipe et utilisées comme rappel au début de chaque réunion.

Tout écart par rapport à ces comportements peut alors être contesté de manière constructive en se référant au code de l'équipe.

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5. Reconnaître les étapes du développement de l'équipe

Les recherches montrent que toutes les équipes passent par différents stades de développement pour atteindre des performances maximales, et quelles que soient les compétences et l'expérience de chaque membre de l'équipe, la dynamique de groupe variera pour chaque nouvelle équipe.

Vous devrez adapter votre style de leadership (d'une approche directive à une approche consultative) à chacune de ces étapes pour vous assurer que vous faites passer l'équipe rapidement et efficacement par les trois premières étapes (formation, tempête et normalisation) afin qu'elle soit au maximum de ses performances le plus rapidement possible.

6. Faites appel à un facilitateur pour les réunions critiques

Un facilitateur neutre pour aider l'équipe de projet à se mettre en route ou à progresser à un stade critique tel que la génération d'idées ou la prise de décision peut être d'une grande aide pour l'équipe de projet.

Vous pouvez également développer vos propres compétences en matière d'animation de groupes, afin de vous assurer que l'équipe de projet donne le meilleur d'elle-même.

7. Utilisez tous les réseaux internes et externes

Avec l'équipe de projet, déterminez dès le début du projet qui d'autre pourrait vous aider à atteindre les objectifs de votre projet, par exemple pour mener des recherches, voir les meilleures pratiques, demander des avis et tirer des leçons des expériences passées.

Regardez dans l'ensemble de l'organisation avant de regarder à l'extérieur, car il se peut que d'autres personnes aient été confrontées à des problèmes similaires ou veuillent unir leurs forces, car elles souhaitent aborder l'objectif du projet. Tout à coup, vos ressources peuvent avoir augmenté !

8. Communiquez avec les principales parties prenantes

En même temps que vous identifiez qui peut vous aider, considérez qui sont vos principaux influenceurs pour ce projet, c'est-à-dire le sponsor du projet, le propriétaire du projet, les principales parties prenantes, et planifiez votre stratégie de communication pour vous assurer de leur engagement et de leur soutien total tout au long du projet.

9. Planifiez comment célébrer le succès de l'équipe du projet

En aidant l'équipe à visualiser le succès au début du projet, alors que les objectifs sont encore en train d'être définis, clarifiés ou transmis, vous augmenterez votre taux de réussite et les membres de l'équipe de projet se sentiront valorisés dès le début et seront donc plus enclins à relever les défis qui les attendent.

Réfléchissez à la manière dont vous célébrerez la réussite du projet à la fin du projet en impliquant tous les contributeurs clés et en vous assurant que le sponsor du projet est présent pour remercier personnellement l'équipe.

10. Examinez régulièrement l'apprentissage de l'équipe

Des examens réguliers et opportuns prévus dans votre plan de projet garantiront que l'équipe de projet travaille de la manière la plus efficace possible et contribueront à développer l'esprit d'équipe et, en fin de compte, son engagement envers le projet.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comment suivre efficacement l'avancement d'un projet pour en assurer le succès ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Trop souvent, cependant, les choses dérapent dans la gestion des projets. Les taux varient selon les secteurs, mais le Project Management Institute rapporte qu'environ 15 % des projets sont considérés comme des échecs complets. Parmi ceux qui réussissent, près de la moitié ne respectent pas les délais prévus, 43 % dépassent le budget et 32 % n'atteignent pas un aspect quelconque de la livraison du produit.

Que pouvez-vous faire pour éviter que votre projet n'échoue ? Si le temps, l'argent et le produit sont les trois pierres angulaires les plus courantes, que pouvez-vous faire pour créer des résultats positifs dans ces domaines ? Suivez l'évolution de votre projet.

Cela peut sembler trop simple pour être la clé du succès, mais le suivi de l'avancement du projet peut faire toute la différence entre le succès et l'échec du projet. Cela n'a pas besoin d'être compliqué, et avec un peu de dévouement, vous pouvez mener votre équipe à la réussite du projet.

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Les défis du suivi de l'avancement des projets

S'il est essentiel de se tenir au courant de l'avancement du projet, il est souvent difficile de le faire. Voici quelques exemples de difficultés qui rendent le suivi de l'avancement des projets difficile :

• Souvent, les projets ne sont pas planifiés et documentés en détail.
• La répartition des tâches du projet est parfois arbitraire, ce qui rend le suivi difficile.
• De nombreux projets manquent de communication et tout le monde n'est donc pas sur la même longueur d'onde.
• Des réunions de mise à jour fréquentes ne sont pas mises en place dans certains projets.
• De nombreux projets n'utilisent pas les outils de gestion de projet de Google qui s'intègrent aux applications de Google pour un suivi efficace.

Il est possible de surmonter les difficultés liées au suivi des projets en inversant un ou plusieurs des aspects mentionnés ci-dessus.

Comment suivre efficacement l'évolution d'un projet

Voici les cinq conseils pour mesurer efficacement l'avancement d'un projet dans le cadre de la gestion de projet :

1. Faites-en un effort d'équipe

Chaque membre de votre entreprise veut la même chose : un projet réussi. Dans cette optique, faites participer tout le monde en organisant une réunion de lancement, en partageant votre vision et les motivations du client, et en sollicitant la contribution de votre équipe.

Il est particulièrement important que les membres de votre équipe de projet contribuent à la définition de vos objectifs, car c'est à eux qu'il incombe en grande partie d'atteindre les objectifs du projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

2. Utilisez des outils de reporting pour suivre l'évolution du projet

Il est extrêmement utile d'utiliser un logiciel de gestion de projet pour générer des rapports automatiques sur votre progression. Plutôt que d'évaluer individuellement les progrès réalisés par rapport aux délais ou d'essayer de calculer les pourcentages d'achèvement, une fonction de rapport du système de gestion de projet peut vous fournir des informations précises en quelques clics.

3. Fixez de bons objectifs

Vous ne pouvez pas suivre ce que vous n'avez pas établi. Les objectifs de qualité sont à la fois réalistes, précis et quantifiables. Rédigez une ébauche des objectifs de votre projet, puis examinez-les pour voir s'ils répondent aux exigences suivantes :

• Réaliste - Il est bon d'avoir des objectifs élevés, et les objectifs élargis constituent un excellent moyen de stimuler votre équipe, mais gardez toujours les choses réalistes. Évitez de faire à vos clients des promesses qui ne peuvent être tenues. Posez-vous la question : Pouvons-nous atteindre cet objectif dans le temps imparti et avec les ressources dont nous disposons ?
• Clair- De nombreux chefs de projet citent le manque d'objectifs clairs comme la cause la plus fréquente d'échec des projets. Interrogez-vous : Connaissons-nous exactement ce que l'on nous demande ? Tous les membres de l'équipe comprennent-ils ?
• Mesurable - Il ne suffit pas de dire "terminer la phase 1 en temps voulu" ou "augmenter la capacité", par exemple. Vous avez besoin de chiffres. Décidez de la date à laquelle la phase 1 doit être achevée et établissez vos chiffres de base, acceptables et idéaux pour la capacité. Posez-vous la question : Existe-t-il des indicateurs quantifiables permettant d'évaluer chaque objectif ?

4. Rendez le projet visible

L'une des meilleures façons de promouvoir le succès est de rendre le projet visible pour tous les membres de votre équipe. Il est extrêmement motivant que votre équipe puisse voir les objectifs qu'elle a contribué à établir ainsi que les progrès réalisés (ou non) vers ces objectifs.

Les tableaux peuvent être physiques, sous la forme de notes autocollantes placées sur un mur vide, ou numériques, avec des espaces de travail en ligne partagés dans le monde entier.

Tout d'abord, identifiez les étapes ou les phases de projet de votre flux de travail et créez une colonne pour chacune d'elles. Ensuite, déterminez le nombre d'heures de travail nécessaires pour chaque étape de votre flux de travail. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Les tableaux peuvent être physiques, sous la forme de notes autocollants

Tout d'abord, identifiez les étapes ou les phases de projet de votre flux de travail et créez une colonne pour chacune d'elles. Ensuite, établissez une carte pour chaque tâche ou élément de projet à accomplir. Enfin, placez vos cartes dans les colonnes qui correspondent à la position de chaque tâche ou projet dans le processus. Lorsque les tâches passent d'une phase à l'autre, faites passer la carte dans la colonne suivante jusqu'à ce qu'elle soit passée par toutes les étapes de votre processus.

Tous les membres de l'équipe peuvent voir en un coup d'œil comment les tâches évoluent dans les phases. Ainsi, chaque membre de l'équipe sait qui attend, qui a besoin d'aide, quelles tâches sont en retard et ce qui doit être fait ensuite.

5. Faites régulièrement le point avec votre équipe

Soyez cohérent. Évitez la tentation du "tout régler et tout oublier". Créez un calendrier de projet pour vous-même afin de vérifier les objectifs que vous avez créés avec votre équipe. Les échéances sont des points évidents, mais si vous attendez l'échéance, il sera trop tard pour rectifier le tir. Plutôt que de suivre cette approche réactive, agissez de manière proactive.

Fixez-vous des rendez-vous pour mesurer les progrès à intervalles réguliers tout au long du projet. Cela vous permettra d'aborder les problèmes dès le début et de garder votre projet sur la bonne voie.

Un logiciel de suivi de projet de qualité peut faire toute la différence pour votre projet. Bon nombre des meilleurs outils du marché sont dotés de fonctions de suivi efficaces. Ces fonctionnalités permettent au chef de projet de ne plus avoir à se soucier du suivi.

La plupart des outils permettent de recevoir des courriels lorsqu'une phase ou une tâche du projet est sur le point d'être terminée ou lorsqu'une échéance se rapproche. En outre, les outils de qualité offrent une variété de moyens pour mieux visualiser les projets afin d'obtenir les informations requises plus rapidement.

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6 avantages du stockage des documents d'archives, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

1. Le stockage hors site des documents périmés et inutilisés libère de l'espace de bureau

L'espace de bureau ou d'entreposage est utilisé pour la productivité ; votre entreprise n'atteint pas son plein potentiel avec des rangées et des rangées de boîtes de stockage qui occupent ce précieux espace. L'utilisation d'une installation de stockage de documents d'archives permet à votre entreprise de fonctionner à plein régime, car tous vos documents sont stockés en toute sécurité dans notre site sécurisé, hors site, dans la région de Philadelphie.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

2. Les documents sont conservés dans un lieu sécurisé, sans risque d'utilisation non autorisée.

Comment stockez-vous actuellement vos dossiers importants ? Si vous craignez que votre salle d'archives ne soit compromise par un vol, ou même par des regards indiscrets, c'est que vos documents ne sont pas assez sûrs. 

3. Les documents sont protégés contre les dommages causés par le feu

Les documents sont l'élément vital de votre entreprise. Les dommages causés par le feu détruiraient les contrats, les décharges de responsabilité et les polices d'assurance. L'installation d'entreposage de documents d'archives protégée contre le feu a mis en place plusieurs protocoles qui éliminent les risques d'incendie.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

4. Les documents sont facilement récupérables

Grâce à une technologie de pointe, notre installation de stockage hors site peut suivre vos documents à chaque étape du processus d'archivage, ce qui garantit que l'archivage et la récupération des documents se font sans problème.

5. Le stockage des documents d'archives vous fait économiser de l'argent

Une bonne gestion des documents prend du temps. Les employés qualifiés de votre entreprise devraient mettre leur expertise à profit, et non perdre des heures à ranger des contrats terminés. L'entreposage des documents hors site élimine ce problème, ce qui signifie que l'argent de votre entreprise est utilisé de manière optimale.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est un système centralisé qui permet aux entreprises de localiser un dossier en quelques clics seulement.

6. Vous pouvez rester en conformité avec la loi en conservant tous les documents pertinents.

La mise au rebut de vieux documents par des procédures de gestion de dossiers désordonnées peut conduire à l'usurpation d'identité, à la non-conformité HIPAA et à d'autres problèmes juridiques. L'archivage des documents auprès d'une société réputée et certifiée garantit la conformité de votre entreprise aujourd'hui et à l'avenir.

Assurez la sécurité de vos documents professionnels, tout en préservant votre tranquillité d'esprit et en améliorant vos résultats. Contactez un spécialiste de l'archivage de documents dès aujourd'hui pour en savoir plus.

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