WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Avec un tableau de bord dans la gestion de projet, les équipes peuvent :

• Visualiser les projets de manière significative,
• Suivre les indicateurs clés de performance, et,
• générer des informations exploitables, c'est-à-dire des informations qu'elles peuvent traduire en actions ou sur lesquelles elles peuvent travailler.

Dans l'ensemble, le tableau de bord de projet sert d'outil de suivi aux équipes pour déterminer ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qu'il faut ajuster pour atteindre les objectifs du projet.

Qu'est-ce qui fait un bon tableau de bord de projet ?

Les tableaux de bord de projet sont conçus pour aider les équipes à prendre des décisions rapides en leur apportant des données essentielles là où elles se trouvent. Mais comment un tableau de bord de projet permet-il d'atteindre cet objectif ? Plus important encore, quelles sont les fonctions essentielles d'un bon tableau de bord de projet ? Découvrez-les ci-dessous :

Un outil complet

L'objectif fondamental d'un tableau de bord de projet est de rassembler les données de tous les points de données et rapports de projet où elles sont projetées en une interface simple où une équipe peut prendre ce dont elle a besoin et travailler avec. Il doit s'étirer pour rassembler toutes les données essentielles dont l'équipe a besoin afin qu'à tout moment, l'équipe de projet puisse être sûre d'avoir un statut à jour sur ce qui se passe dans son projet en cours.

Un tableau de bord de projet qui ne couvre pas efficacement tous les points de données n'atteint pas son objectif et peut empêcher l'équipe de faire son meilleur travail, voire conduire à des décisions mauvaises et improductives.

Clarté et mise en évidence des données

Pour qu'un tableau de bord de projet remplisse son rôle, il doit non seulement rassembler des données éparses en une seule présentation, mais il doit également les restituer de la manière la plus claire possible afin que l'équipe puisse leur donner un sens.

Dans un monde où tout va très vite et où l'on n'a pas le temps de parcourir des rapports exhaustifs, le tableau de bord doit constamment fournir à l'équipe des informations exploitables dans un format simple, afin qu'il soit facile de prendre ces données en temps réel et de les mettre en œuvre. Des tableaux et des graphiques de gestion de projet doivent offrir des informations de manière visuelle.

Flexibilité et contrôles approfondis pour l'utilisateur

Dans ce contexte, la flexibilité exige qu'un tableau de bord de projet, ou mieux encore, le logiciel de gestion de projet utilisé pour le contrôler, soit aussi simple et techniquement réactif que possible, afin que l'équipe puisse l'ajuster et le personnaliser pour qu'il réponde réellement à ses besoins. Un tableau de bord unique peut ne pas être utile dans tous les cas, car les besoins de chaque équipe sont différents.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de suivre et d'anticiper plus facilement les dérapages qui peuvent survenir en cas de dépassement des délais.

Pourquoi devrais-je utiliser un tableau de bord de projet ?

Les tableaux de bord de projet permettent de visualiser facilement ce qui est important dans le processus de gestion de projet, c'est-à-dire de mesurer et de suivre l'avancement du projet. Alors, comment un tableau de bord de projet peut-il aider à mieux mesurer et gérer les projets de manière plus productive ? C'est ce que nous allons voir.

1. Coordination

Dans le processus de gestion de projet, il peut être facile pour les membres de l'équipe de partir chacun de leur côté, de ne plus se concentrer sur les objectifs clés et, indirectement, de faire stagner le projet. Avec un tableau de bord de projet, il est plus facile pour l'équipe d'avoir une seule source de vérité à laquelle chacun peut se référer. Le tableau de bord indique à chacun ce qui doit être fait et quand.

Ainsi, chaque membre de l'équipe peut avoir une vue approfondie des paramètres de gestion du projet et de son avancement. Ainsi, chacun peut se concentrer sur ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs plus rapidement.

2. Une meilleure visibilité des données

Un bon tableau de bord de projet prend les données importantes et les amène là où l'équipe en a besoin. L'équipe de gestion du projet peut se concentrer sur l'exploitation de ces informations et les transformer en actions et en résultats finis, au lieu de passer du temps à localiser les paramètres du projet qui changent constamment.

3. Des informations exploitables

En fin de compte, la raison pour laquelle les tableaux de bord de projet sont utilisés en premier lieu est d'offrir des informations qui peuvent être interprétées et utilisées pour définir un plan d'action. Les tableaux de bord dynamiques permettent de voir facilement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, afin que l'équipe puisse facilement interpréter et prendre les mesures appropriées le plus rapidement possible.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour vous aider à mieux organiser vos projets en automatisant vos tâches tout en centralisant vos données.

Métriques et fonctionnalités à avoir dans le tableau de bord d'un projet

Parmi les caractéristiques et les mesures essentielles qu'un tableau de bord de gestion de projet doit couvrir pour répondre aux besoins de visibilité des données d'une équipe, citons les suivantes:

1. Widget d'allocation des ressources

Il donne une ventilation de la façon dont les ressources disponibles du projet ont été allouées, y compris comment (c'est-à-dire ce que les ressources sont censées réaliser là où elles ont été allouées), où (quelle partie exacte du projet), et à quelles tâches spécifiques.

2. Le widget d'état des tâches

Il offre à l'équipe un aperçu de l'état des tâches liées au projet en question.

3. Rapports de suivi des jalons

Il offre des mises à jour périodiques sur les progrès réalisés par l'équipe sur les objectifs plus petits dans lesquels le projet a été divisé, ainsi que sur les jalons du projet qui ont été prévus pour être atteints à l'avenir.

4. Rapports d'avancement et widget d'état

Ils donnent à l'équipe et aux autres parties prenantes du projet un aperçu de l'avancement du projet, de son statut (en cours, en pause, terminé, etc.) et des ressources allouées (budget).

Les indicateurs clés de performance de la gestion de projet à mesurer dans un tableau de bord

Les indicateurs clés de performance à mesurer dans un projet sont susceptibles de changer en fonction du type de projet. Cependant, ces 5 indicateurs sont susceptibles de figurer dans la plupart des types de projets.

1. Efficacité des coûts : Combien de valeur est générée par rapport au montant dépensé pour générer cette valeur ? Cette mesure est également appelée l'indice de performance des coûts (IPC).

2. Alignement sur les objectifs de l'entreprise : Vous devez mesurer périodiquement si votre projet reste aligné sur les objectifs de l'organisation au sens large. Cela peut se faire par le biais des notes d'alignement obtenues grâce à des enquêtes administrées aux principales parties prenantes.

3. Temps : Il est important de mesurer le temps nécessaire à la réalisation du projet (temps de cycle) et des phases spécifiques du projet. Plus le délai d'exécution est court, plus le retour sur investissement est rapide.

4. Le retour sur investissement ( RSI ) : Cette métrique mesure le rendement de chaque dollar investi dans le projet. Plus le RSI est élevé, plus la rentabilité du projet est importante.

5. Productivité : Elle mesure la part du temps alloué au projet qui est effectivement consacrée à la production par membre de l'équipe. Le résultat est susceptible de varier d'un projet à l'autre.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'établir la liste des missions à réaliser, à évaluer le coût de l'exécution de chaque mission et à sélectionner les profils et les ressources nécessaires.

Comment mettre en place et créer un tableau de bord de projet ?

Lors de la création d'un tableau de bord de projet, il faut d'abord clarifier ce que vous voulez exactement réaliser avec les données qu'il offrira une fois mis en place. Pour ce faire, décomposez vos objectifs en posant des questions qui vous aideront à comprendre pourquoi vous avez besoin d'un tableau de bord.

1. Pourquoi ? Quelles données ce tableau de bord doit-il offrir ?

2. A qui s'adresse ce tableau de bord ? A l'équipe ? A un individu ? La clarté permet d'adapter les données aux utilisateurs finaux.

3. Combien de temps faudra-t-il pour analyser les données qu'il offrira ? Un tableau de bord doit offrir des données faciles à analyser.

4. Quelles mesures allez-vous associer au tableau de bord ?

5. De quels outils le tableau de bord va-t-il tirer ses données ?

6. Quelles sont les données les plus importantes ?

7. Qui sera le propriétaire du tableau de bord ? Qui sera chargé d'agir sur les données qu'il contient ?

8. Enfin, et surtout, quelles actions voulez-vous susciter à partir de ce tableau de bord ? Lorsque quelqu'un le consulte, que doit-il faire ensuite ?

En substance, ces questions en posent toutes une : Qu'essayons-nous d'atteindre ici ? Ces questions vous aideront à creuser et à visualiser l'utilisation prévue des données que votre tableau de bord offrira.

Une fois que vous avez réussi à répondre à ces questions, votre prochain effort consistera à identifier le bon outil de gestion de projet à utiliser pour votre tableau de bord. Les novices optent généralement pour Excel, mais il existe sur le marché des alternatives à Excel qui facilitent le suivi de vos mesures.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comment réduire les coûts de stockage des documents pour mon entreprise ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Mettez en place un calendrier de conservation des documents

Pour minimiser le stockage des documents hors site et réduire les coûts de gestion des documents, vous devez établir un calendrier de conservation. Un calendrier de conservation est un moyen plus organisé de séparer les documents essentiels et pertinents des documents périmés.

Grâce à un calendrier de conservation des documents, votre entreprise peut déterminer avec précision les documents à conserver. En même temps, vous serez en mesure de savoir quels documents vous pouvez supprimer. Ce faisant, votre entreprise réduira le volume de documents papier à emporter hors site chaque mois.

Un calendrier de conservation des documents donnera également à votre entreprise un système plus organisé de classement et de suppression des documents. Au fil du temps, les économies s'accumuleront, car vous aurez moins besoin de conserver et de transporter des documents dans des installations de stockage surpeuplées. De plus, votre entreprise évitera plus facilement les conséquences juridiques qui surviennent parfois lorsque des documents sont conservés au-delà de leur date d'expiration.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de réduire l'achat d'équipements de stockage coûteux et autres matériels associés. 

Utilisez la numérisation de documents en arrière-plan

Un autre moyen de réduire les coûts de gestion des documents est d'utiliser un système de numérisation des documents antérieurs. Au cours d'une année donnée, une entreprise est susceptible de dépenser des sommes incalculables en stockage de documents. Et cette somme ne cesse d'augmenter à mesure que vous accumulez des documents à conserver. Grâce à la numérisation des archives, vous pouvez réduire ces coûts et obtenir rapidement la numérisation et la sécurisation de tous vos documents.

Une fois que vous avez numérisé tous vos documents d'archives, il devient beaucoup plus facile de répondre aux clients lorsque des questions se posent au cours des interactions avec le service clientèle. Si, par exemple, un client a besoin de savoir quand son abonnement doit être renouvelé, vous pouvez extraire l'information numériquement sur votre système informatique et répondre immédiatement.

La numérisation de fichiers anciens permet également de protéger chaque volume de documents pertinents contre la destruction. En cas d'inondation ou d'incendie au siège de votre entreprise ou dans votre entrepôt, les documents existeront toujours sous forme numérique et seront disponibles à tout moment pour une réimpression instantanée.

Activez le logiciel de gestion des documents

Pour que les documents numérisés soient classés correctement, il est essentiel d'installer un logiciel de gestion de documents sur le système informatique de votre entreprise. Les logiciels de gestion de documents vous permettent de gérer vos fichiers pour un accès instantané, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Le logiciel de gestion de documents est le ciment des opérations d'une entreprise à l'ère moderne. Entre le tri et le classement des documents et la sauvegarde de chaque pièce de papier sous forme numérique, le logiciel de gestion permet de garder la trace de tous ces milliers de fichiers. Avec un logiciel de gestion, aucun document n'est égaré ou ne tombe dans de mauvaises mains.

Les logiciels de gestion facilitent également l'automatisation de la sauvegarde et du stockage des fichiers de l'entreprise parmi le personnel affecté à votre entreprise. Tant que le logiciel fonctionne en conjonction avec la planification de la conservation et la numérisation des dossiers, votre équipe peut améliorer son efficacité et économiser de l'argent qui serait autrement consacré à un classement désorganisé, à des protocoles de numérisation incohérents et à une consommation de stockage inutile.

Formez les employés aux protocoles du système de stockage des documents

Pour réussir à réduire le coût du stockage des documents d'entreprise, il faut un volet éducatif qui permettra à votre personnel de se familiariser avec cette nouvelle initiative. La sauvegarde et le stockage des documents peuvent être un processus confus et désordonné à l'échelle de l'entreprise, surtout si votre personnel se compose de dizaines, voire de centaines d'employés qui traitent et classent des documents quotidiennement.

Lorsque votre entreprise met en place un calendrier et un protocole pour sauvegarder les documents numérisés en vue de leur accès et de leur stockage, assurez-vous que chacun est suffisamment informé des étapes à suivre. Seule la formation permet à une entreprise de s'assurer que son système de classement est complet, efficace et conforme à la loi.

Établissez un calendrier de purge

L'accumulation de documents peut rapidement devenir un véritable casse-tête, surtout pour les moyennes et grandes entreprises. À mesure que les documents s'accumulent, le personnel de l'entreprise doit savoir quels documents conserver et lesquels éliminer. En outre, il est essentiel que les employés sachent quand supprimer les documents inutiles.

Les calendriers de tri et de suppression des documents doivent figurer parmi les éléments de base du volet formation. Veillez à former chaque membre du personnel qui manipule des documents sur la manière de distinguer les documents essentiels des documents non essentiels. Mettez en place un calendrier de purge pour éviter à votre entreprise des ennuis juridiques et pour réduire la consommation de stockage de documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet aux entreprises de simplifier les procédures telles que les achats, la gestion comptable, le service clientèle et les ressources humaines.

Attribuez des zones pour le classement et l'élimination des documents

Pour réduire davantage les coûts de stockage hors site, attribuez un espace sur place pour le tri, le classement et l'élimination des documents. Selon la taille du siège de votre entreprise, ces trois tâches pourraient se dérouler dans trois pièces distinctes, ou dans trois coins différents d'une grande pièce.

Réservez une pièce ou un coin pour le tri des documents entrants. Ici, les employés peuvent séparer les documents essentiels de ceux qui ne sont pas importants. Les documents essentiels comprendraient les papiers qui doivent toujours rester dans le dossier, ainsi que ceux à garder dans le dossier pour la durée d'un contrat donné. Les documents non essentiels sont ceux qui doivent être jetés immédiatement ou très prochainement.

La deuxième pièce ou coin est l'endroit où classer les documents essentiels pour les mettre en sécurité. Ici, classez les documents de nécessité permanente séparément des dossiers dont la date d'expiration est lointaine. Placez les dossiers qui ne sont que temporairement nécessaires dans une autre catégorie.

Enfin, il devrait y avoir une zone ou une pièce séparée pour le déchiquetage des documents inutiles. Equipez cet espace de bacs de recyclage pour tout le papier déchiqueté qui s'accumule au cours d'une journée donnée.

Vérifiez toutes les boîtes actuellement stockées hors site

Tout en prenant des mesures pour trier, numériser et classer les documents entrants, vous pouvez réduire davantage les coûts de stockage des documents pour les entreprises en effectuant un audit des boîtes dans votre installation de stockage.

Selon la taille de votre entreprise et l'ancienneté de vos activités, un audit complet de vos archives de documents hors site peut prendre beaucoup de temps. Toutefois, ce processus pourrait vous faire économiser de l'argent, car votre équipe trie et élimine finalement des dizaines de milliers de documents. Une fois cet audit terminé, vous pourriez réduire de moitié la consommation de stockage de votre entreprise.

Optimisez votre espace de stockage sur site

Lorsque vous attribuez des espaces pour le classement et le déchiquetage des documents, réfléchissez aux moyens d'optimiser votre espace de stockage sur site. Au siège d'une entreprise, les coûts et l'inefficacité découlent souvent de la désorganisation sur place. Si vos salles de stockage sont tellement encombrées qu'il n'y a que peu ou pas de place pour circuler, mais que les piles sont basses et les murs clairs, il y a de fortes chances que vous n'ayez pas utilisé l'espace de manière efficace.

Pour faire le ménage et optimiser l'espace de rangement, installez des étagères pour le classement des documents sur place. Désignez des dossiers de classement pour chaque boîte mensuelle et classez les mois successifs côte à côte sur chaque étagère. Placez les documents de l'année en cours sur des étagères à hauteur des yeux et les documents plus anciens sur des étagères hautes. Il peut être plus efficace d'avoir un système d'étagères qui s'étend sur toute la hauteur de la pièce avec une échelle pour atteindre les étagères supérieures.

Avec un espace de stockage sur site organisé, vous pouvez maximiser le nombre de boîtes et de dossiers que vous stockez sur site et, par conséquent, minimiser la quantité d'espace dont vous avez besoin hors site. Certaines petites entreprises utilisent cette stratégie et découvrent qu'elles n'ont plus du tout besoin d'espace de stockage hors site. Dans tous les cas, un espace de stockage sur site optimisé peut vous aider à réduire le coût du stockage des documents pour votre entreprise.

La gestion des documents réduit vos coûts opérationnels

On ne saurait trop insister sur l'importance du calendrier de conservation, de la numérisation des archives et de la gestion des documents numériques pour toute entreprise du XXIe siècle. Pour les entreprises qui refusent de passer au zéro papier, il est également crucial d'organiser et d'optimiser les systèmes de classement physique et de contrôler les boîtes de stockage sur site et hors site. Cependant, les entreprises qui passent à la dématérialisation et gèrent l'ensemble de la gestion des documents sous forme numérique bénéficient des avantages suivants :

Élimination des coûts de stockage

Lorsque vous passez à une forme numérique de gestion des documents, vous pouvez éliminer les coûts de stockage des documents hors site de la liste des dépenses de l'entreprise. Au lieu de cela, vous pouvez numériser tous les fichiers entrants et progressivement numériser et éliminer les anciens documents jusqu'à ce que tout ce dont vous avez besoin pour l'espace de stockage physique soit une petite niche dans une pièce sur site.

Dans le monde d'aujourd'hui, il est inutile d'avoir des copies papier de la plupart des documents dans les dossiers. Tant que les fichiers sont numérisés et accessibles sur un système logiciel de l'entreprise, vous pouvez les consulter sur demande, les imprimer si nécessaire et réduire au minimum votre consommation d'espace.

Réduire les coûts de copie et d'impression

Avec un système de gestion des fichiers numériques, vous pouvez minimiser, voire éliminer, le besoin de copies papier et d'impressions de documents actifs. Pour de nombreuses entreprises, les copies papier redondantes représentent la part la plus importante de la consommation d'espace et des dépenses d'impression, notamment le papier, le toner et l'entretien des photocopieurs.

Une fois que tout est numérisé, il n'est plus nécessaire d'imprimer plusieurs exemplaires d'un document donné pour différents services, car le fichier source se trouve dans un dépôt centralisé. Lorsque vous avez besoin d'une copie papier, un employé autorisé peut accéder au fichier numérique et le copier sur papier pour la partie en question.

Réduction des coûts des processus métier

En réduisant le besoin de copies papier de documents et d'espace de stockage, vous pouvez également réduire les coûts des opérations de votre entreprise et réaliser d'importantes économies annuelles. Tout cela est possible grâce aux capacités de rationalisation d'un système de gestion des documents, qui simplifie le processus de communication entre les différents services qui composent une entreprise.

Dans le domaine de la comptabilité, par exemple, un système d'archivage numérique rend tout accessible en un clin d'œil. Dès qu'une transaction de vente est effectuée, une copie du reçu apparaît instantanément dans le référentiel de classement pour un accès instantané à l'ensemble du système. Si une question se pose dans le service clientèle, les employés peuvent accéder au dossier à partir de ce même référentiel pour obtenir des réponses immédiates à la question posée.

Un système d'archivage numérique peut même rationaliser les processus des grandes entreprises possédant de nombreux sites répartis dans plusieurs régions. Grâce à un accès instantané à des dizaines de milliers de fichiers sécurisés, les services peuvent accélérer le flux de travail pour un traitement rapide des paiements et des remboursements, ce qui renforce la confiance et la satisfaction des clients.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de gagner de l'espace dans votre bureau pour un usage plus utile et plus fructueux que le stockage de concentrations de documents papier.

Éliminez les coûts de reprise après sinistre

Lorsque vous convertissez des volumes de paperasse au format numérique, vous ne risquez plus de perdre des documents essentiels en cas de sinistre. En revanche, si des milliers de dossiers sont stockés dans des boîtes et empilés sur des étagères, ils peuvent tous être détruits en quelques minutes par un incendie ou une inondation. Par conséquent, votre entreprise pourrait être confrontée à des temps d'arrêt prolongés et à une série de plaintes de clients dans ce qui serait finalement un effort coûteux pour récupérer les informations perdues.

Bien sûr, vous pouvez investir davantage dans un espace de stockage ignifugé situé en hauteur, mais rien ne garantit qu'il protégera vos documents des flammes ou des dégâts des eaux.

Avec un système de gestion des documents, vos fichiers sont stockés dans un dépôt à distance et sont donc à l'abri de tout danger. De plus, l'archivage numérique vous permet de réduire les coûts associés aux dispositions de stockage à l'épreuve des catastrophes, car vous n'avez même plus besoin d'un lieu physique pour conserver vos documents.

Limitez le temps et les frais de main-d'œuvre

Le classement et le stockage des documents papier peuvent être une tâche fastidieuse. Si vous dirigez une grande entreprise comptant des centaines d'employés, les heures consacrées à ce travail peuvent absorber une part importante de la productivité et de la masse salariale.

Avec un système de gestion des documents numériques, les tâches qui prenaient autrefois des minutes, voire des heures, ne prennent plus que quelques secondes. La division du travail requise pour un classement papier à grande échelle devient encore plus rationnelle lorsque tous les documents sont disponibles sous forme numérique dans un dépôt central et sécurisé. Grâce à ce nouveau type de système, vous pouvez réaffecter vos employés à des tâches plus efficaces et stimuler la productivité globale de votre entreprise.

Diminuer le prix du stockage des documents d'entreprise

Le prix du stockage des documents hors site peut amputer votre marge bénéficiaire à mesure que les papiers et les boîtes s'accumulent. Les coûts de stockage de documents pour une entreprise peuvent être exceptionnellement élevés si votre société sert des dizaines de milliers de clients dans plusieurs zones géographiques. Cependant, vous pouvez réduire le coût de la conservation des documents à pratiquement zéro en numérisant les dossiers et documents commerciaux sous forme numérique et en gérant une entreprise sans papier.

Lorsqu'il s'agit de numériser des documents, il est préférable de faire appel à une entreprise spécialisée dans la numérisation pour que le travail soit bien fait. 

Grâce à la numérisation de tous vos documents, votre entreprise peut libérer de l'espace sur site et faire des économies en réduisant le coût du stockage des documents professionnels. Mieux encore, votre personnel sera plus productif grâce à la commodité de la base de données consultable, dans laquelle il peut accéder à n'importe quel document à tout moment.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Liste de contrôle RH : Les 7 principes fondamentaux des ressources humaines, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La gestion des ressources humaines (GRH) ou simplement "RH" est le service de l'organisation chargé de gérer les personnes afin d'obtenir des performances optimales.

Un département des ressources humaines géré efficacement peut fournir la structure nécessaire pour atteindre les objectifs de l'entreprise en gérant l'atout le plus précieux de votre société : les employés. Pour ce faire, vous devez cocher un certain nombre de cases parmi les sept fonctions essentielles des RH.

Dans notre liste de contrôle RH ci-dessous, nous examinons chaque domaine fonctionnel et suggérons des mesures à prendre.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer la structure des salaires, les déclarations fiscales, les dossiers des employés, les données de présence, les rémunérations et les comptes bancaires de chaque employé.

Liste de contrôle RH

1. Recrutement et sélection

Le recrutement et la sélection sont les aspects les plus visibles des pratiques de GRH pour les personnes extérieures à l'entreprise. L'embauche de talents qui s'intègrent à la culture de l'entreprise est un impératif pour une croissance continue. Mais pour embaucher le personnel le plus talentueux, il faut d'abord l'identifier et l'engager - une tâche difficile sur ce marché concurrentiel. Si cela n'est pas fait correctement, les efforts de recrutement de l'entreprise peuvent aboutir à des candidats non qualifiés, à des candidats qui manquent de diversité ou qui refusent les offres.

Actions de la liste de contrôle RH :

• Fixer des objectifs de recrutement : type de postes à pourvoir, nombre de postes ouverts, qualifications des candidats en termes de formation et d'antécédents professionnels.
• Développer une stratégie de recrutement : implique un plan d'action spécifique pour atteindre les objectifs de recrutement. Cela comprend une stratégie d'approvisionnement, les coûts de recrutement, les messages de recrutement, l'engagement des talents afin de positionner l'entreprise comme un lieu de travail attrayant, les outils de présélection tels que les évaluations, les délais d'embauche, les initiatives en matière de diversité et d'inclusion afin de favoriser la diversité des talents et de soutenir leur croissance et leur développement dans l'entreprise.
• Collaborez avec les responsables du recrutement : l'établissement d'un partenariat consultatif avec les responsables du recrutement peut contribuer à la fluidité du processus de recrutement. Comme les responsables du recrutement sont souvent pressés d'embaucher, les recruteurs doivent définir les attentes dès le début du processus, en fournissant un calendrier et une stratégie d'approvisionnement réalistes.

2. La gestion des performances

La gestion des performances est le processus d'amélioration des performances par le biais du retour d'information, des évaluations, de la fixation d'objectifs et du suivi. Il est important que la direction définisse clairement les attentes en matière de performances ou fixe des objectifs en collaboration avec les employés, car ceux-ci ne peuvent pas atteindre une cible invisible !

La communication des attentes et la formulation de critiques constructives contribuent à renforcer et à maintenir le moral des employés. Les employés qui ont la possibilité d'atteindre leur plein potentiel et qui bénéficient d'un soutien pour surmonter les obstacles augmentent leur productivité, travaillent plus efficacement et fournissent un travail de qualité, ce qui améliore la marge bénéficiaire de l'entreprise.

Actions de la liste de contrôle RH :

• Choisissez votre approche de la gestion des performances : il peut s'agir d'un modèle de gestion continue des performances dans lequel le manager rencontre ses employés régulièrement, en cas de besoin ; de tête-à-tête hebdomadaires ; de bilans mensuels ; de réunions de groupe ; de bilans annuels, etc. L'une des méthodes les plus efficaces pour responsabiliser les employés est de confier à un employé expérimenté le rôle de mentor et d'accompagnateur des nouveaux employés. L'une des méthodes les plus efficaces pour responsabiliser les employés est de confier à un employé expérimenté le rôle de mentor et de coach pour les nouveaux employés.
• Outils de gestion de la performance : voyez si les RH fournissent aux managers un modèle d'évaluation de la performance, ou si vous utiliserez votre logiciel RH ou des outils dédiés à la gestion de la performance pour rationaliser le processus.
• Mesurez l'amélioration des performances : réfléchissez à la manière dont les managers vont contrôler et mesurer l'amélioration. Il peut s'agir de la réalisation d'objectifs ou d'une mesure qualitative comme la gestion par objectifs, où le manager fixe des objectifs spécifiques et examine la réalisation des objectifs au cours de réunions individuelles. Par exemple, dans le développement de logiciels, les managers pourraient calculer les erreurs par milliers de lignes de code. Dans le secteur de la fabrication, les défauts de produits sont une autre méthode observable et objective d'évaluation des performances.

3. Apprentissage et développement

La formation et le développement sont la partie de la gestion des ressources humaines chargée d'aligner les performances des employés sur celles de l'entreprise.

Les responsables de l'apprentissage et du développement doivent identifier les lacunes en matière de connaissances ou de compétences parmi les employés (que ces lacunes découlent d'un changement de processus, d'une nouvelle technologie ou de nouvelles réglementations légales) et élaborer et dispenser une formation pour combler ces lacunes. De cette façon, les politiques d'apprentissage et de développement aident les employés à se recycler et à se perfectionner, offrant ainsi des possibilités de croissance future pour l'entreprise.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place un logiciel de gestion des ressources humaines sur mesure pour aider les entreprises à mieux gérer leurs ressources humaines, à optimiser leurs résultats et à atteindre leurs objectifs.

Actions de la liste de contrôle RH :

• Aligner la formation et le développement sur les objectifs généraux de l'entreprise : considérez les nouvelles initiatives de l'entreprise et assurez-vous qu'il existe une stratégie de formation et de développement pour accompagner le changement. Par exemple, si l'entreprise change de marque, veillez à intégrer cette initiative dans les cours de formation et de perfectionnement et à la rendre accessible à tous les employés de l'organisation, que ce soit par une présentation en direct ou par un webinaire.
• Faites du développement du savoir et de la formation une priorité de l'organisation : l'un des facteurs les plus fréquemment cités par les nouvelles recrues qui acceptent une offre est la possibilité de développement professionnel. Cet avantage est un facteur important dans la rétention à long terme des employés. Il faut donc faire du développement professionnel et de la formation continue une priorité organisationnelle en prévoyant un budget, des ressources et un soutien adéquats. En termes de ressources, il faut se demander s'il est plus rentable d'organiser des formations et des ateliers en interne ou s'il est plus stratégique de faire appel à des fournisseurs, ce qui libère le temps du personnel interne de développement et de formation pour qu'il puisse travailler sur d'autres initiatives.
• Réaliser des évaluations des besoins internes : pour tirer le plus grand profit des programmes de développement du savoir et de la connaissance, réalisez un examen interne de ce que les employés attendent de votre stratégie de développement du savoir et de la connaissance. Cela permet de favoriser leur adhésion en les faisant participer au développement des programmes d'apprentissage et de développement. 

4. Rémunération et avantages

Une rémunération juste et équitable est un facteur essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talents. Si la rémunération est un élément clé de la négociation de l'offre et de la rétention, elle doit être équilibrée avec les budgets et les marges bénéficiaires de l'entreprise.

L'équipe de GRH doit surveiller les augmentations de salaire et établir des normes basées sur l'analyse de la rémunération, tant au sein du secteur que dans les différents lieux géographiques.

Rémunération primaire et secondaire

La rémunération se compose de la rémunération primaire et de la rémunération non primaire.

• La rémunération primaire est l'argent payé pour le travail (salaire et primes).
• Les avantages secondaires sont toutes les compensations et avantages non monétaires tels que les pensions, les ordinateurs portables, les téléphones cellulaires, les horaires flexibles et les avantages comme les vacances supplémentaires ou les garderies. L'objectif est de récompenser les employés d'une manière qui les motive à rester.

Actions de la liste de contrôle RH :

Nous recommandons de procéder à des audits salariaux de routine (c'est-à-dire chaque année) et d'ajuster les fourchettes salariales pour être compétitif dans le cadre des marges bénéficiaires. Vous trouverez ci-dessous les éléments que vous devrez prendre en compte :

• Expérience et niveau d'éducation : plus un candidat a d'expérience et de niveau d'éducation, plus ses exigences en matière de rémunération seront élevées. Si vous recherchez des candidats ayant une formation de niveau master ou plus de 10 ans d'expérience professionnelle dans une ville où le coût de la vie est élevé, préparez-vous à les rémunérer en conséquence.
• Secteur d'activité : des candidats ayant les mêmes compétences et le même titre de poste peuvent gagner des salaires très différents en fonction de leur secteur d'activité. Par exemple, un chef de produit pour une startup de logiciels peut gagner un revenu beaucoup plus élevé qu'un chef de produit pour une entreprise d'énergie renouvelable.
• Géographie : le coût de la vie (principalement le coût du logement) est un facteur important dans la détermination de la rémunération. C'est généralement la raison pour laquelle les salaires dans les zones urbaines de haute technologie dépassent de loin les salaires pour le même poste dans les zones plus rurales.
• Compétences demandées : lorsqu'il s'agit de déterminer la rémunération, les compétences peuvent être un facteur plus important que l'intitulé du poste. De nombreuses entreprises ont des titres différents pour des rôles qui requièrent fondamentalement les mêmes compétences. Dans notre exemple ci-dessus, un chef de produit dans une entreprise peut être appelé analyste commercial dans une autre. Il est important que les recruteurs et les responsables du recrutement tiennent compte de la valeur des compétences requises pour le poste lorsqu'ils décident de la rémunération.

5. Planification de la relève

La planification de la relève consiste à élaborer des plans d'urgence pour le cas où un employé démissionnerait ou prendrait sa retraite. Par exemple, si un cadre supérieur quitte l'entreprise, le fait d'avoir un remplaçant prêt à partir assure la continuité et permet d'économiser des coûts réels et d'opportunité.

La planification de la succession est souvent basée sur le vivier de talents et les évaluations de performance. La constitution et l'entretien du vivier de talents et le développement des compétences de leadership de tous les employés constituent une tâche importante des dirigeants et du personnel des ressources humaines. Cela peut prendre la forme d'opportunités d'apprentissage et de développement ou de mentorat par un dirigeant de haut niveau et d'exposition à différents départements de l'entreprise.

Actions de la liste de contrôle RH :

• Privilégiez les candidats internes : non seulement l'entreprise améliorera le moral de ses employés en promouvant un candidat interne, mais les promotions permettent également à l'entreprise de réaliser d'importantes économies. Les candidats recrutés à l'extérieur peuvent renoncer à des actions et à des primes qui feront partie de la négociation. Les candidats internes n'auront généralement pas besoin de la même augmentation de rémunération, ni d'une courbe d'apprentissage aussi abrupte, ni du temps nécessaire pour atteindre des performances optimales, comme vous pouvez le voir sur la courbe du cycle de vie des employés ci-dessous.
• Développez plusieurs candidats : une entreprise devrait développer plusieurs candidats internes à des niveaux inférieurs afin de disposer d'un choix de qualité lorsque vient le moment de remplacer un dirigeant. Si vous limitez le remplacement potentiel à une seule personne et que cette dernière n'est pas à la hauteur, l'entreprise devra alors consacrer du temps au développement d'un autre candidat interne ou embaucher à l'extérieur.
• Problèmes de rétention : si le fait de préparer plusieurs candidats est une bonne pratique, un seul d'entre eux obtiendra le poste, ce qui peut donner aux autres un sentiment d'amertume. Assurez-vous qu'il existe d'autres voies de développement et d'autres récompenses, à moins que l'entreprise ne soit prête à risquer de perdre ces précieux employés.
• Mettez l'accent sur la diversité : si votre entreprise souhaite disposer d'une équipe de direction diversifiée, tenez-en compte lors de la planification de la succession. Sélectionnez des employés qui représentent différents milieux en termes d'ethnie, de race, de culture, etc. L'accent mis sur la diversité doit remonter jusqu'à des efforts de recrutement intimes lors de l'arrivée de nouvelles recrues extérieures à l'organisation. L'accent sur la diversité devrait être mis dès le recrutement des nouveaux employés venant de l'extérieur de l'organisation. De cette façon, un pipeline de diversité est établi. N'oubliez pas que la diversité et l'inclusion ne concernent pas seulement la diversité du recrutement, mais aussi l'inclusion.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de gérer en toute efficacité tout le processus de recrutement des entreprises.

6. Logiciels RH / Systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH)

Les systèmes d'information sur les ressources humaines sont des outils qui permettent de réaliser plus efficacement les programmes et les activités de RH. Un SIRH soutient toutes les fonctions RH dont nous avons parlé plus haut. Par exemple, les outils de gestion des performances peuvent aider à évaluer et à soutenir les performances des employés, et un système de gestion de l'apprentissage permet de suivre les objectifs des employés et d'enregistrer les scores et les notes de performance.

Actions de la liste de contrôle RH : Tenez compte des éléments suivants lors du choix d'un SIRH (et essayez d'éviter ces 3 erreurs !).

• Taille du personnel : un SIRH peut faciliter la gestion de bout en bout d'un effectif important en éliminant les longues chaînes d'e-mails et le suivi sur plusieurs feuilles de calcul. Pour une entreprise plus petite, les avantages d'un SIRH sont les mêmes, mais vous n'aurez peut-être pas besoin de la même étendue de fonctionnalités. Il est également possible de ne payer que pour les parties du SIRH dont votre entreprise a besoin, un logiciel de vérification des antécédents ou un système de gestion des ressources humaines par exemple.
• Rapports et analyses : une plateforme SIRH peut être utilisée pour générer des rapports permettant d'analyser des domaines tels que les fourchettes de rémunération et les tendances en la matière, la rotation et l'attrition du personnel, la diversité des employés, l'historique de formation et l'investissement par employé, ainsi que les mesures de performance.

Modélisez votre taux d'attrition dans le temps et filtrez selon des critères spécifiques tels que l'ancienneté, le niveau de rémunération et le sexe.

• Apprentissage et développement : il est important de formaliser et de suivre la formation du personnel lors de l'intégration et dans le cadre du développement professionnel continu. Les plateformes de systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) peuvent programmer, dispenser et suivre les progrès de chaque employé en matière de conformité ou de formation professionnelle. Le système peut émettre des alertes et des rappels pour toute formation non complétée et générer des rapports pour les gestionnaires.
• Informations sur les employés : la plupart des plateformes SIRH actuelles permettent aux employés et aux gestionnaires d'accéder à leurs informations RH. Cette fonctionnalité en libre-service permet aux employés de mettre à jour leurs informations personnelles, de télécharger leurs fiches de paie et de remplir leurs feuilles de temps sans avoir besoin d'appeler les RH.

7. Diversité et inclusion

La diversité est tout facteur qui peut être utilisé pour différencier les personnes et les groupes.

Une culture de la diversité sur le lieu de travail consiste à responsabiliser les employés en valorisant ce qui les différencie, que ce soit l'âge, l'origine ethnique, la race, l'orientation sexuelle, le sexe ou l'origine nationale.

L'inclusion consiste à favoriser une culture qui nourrit ces différences dans un environnement psychologiquement sûr et favorable. L'inclusion va au-delà de la tolérance pour garantir que les employés valorisent réellement la différence en embrassant et en célébrant l'enrichissement que la diversité apporte à l'ensemble de l'organisation et à la communauté dans laquelle elle opère.

Actions de la liste de contrôle RH :

• Recruter pour la diversité : pour favoriser une main-d'œuvre diversifiée, certains aspects du processus d'embauche doivent être normalisés. Il peut s'agir de créer des descriptions de poste non sexistes, de proposer aux responsables du recrutement une révision en aveugle des CV où le nom et l'adresse du candidat sont omis. En ce qui concerne les entretiens, le fait de poser les mêmes questions, dans le même ordre, à tous les candidats contribue à réduire les préjugés.
• Considérez l'"ajout de culture" plutôt que l'"adaptation à la culture" : l'adaptation à la culture décrit la façon dont un employé s'intègre dans les mœurs organisationnelles existantes, mais peut aboutir à un lieu de travail partial et homogène. En revanche, la "culture ajoutée" est une philosophie qui embrasse et célèbre les employés d'origines diverses. Cette approche donne naissance à des équipes plus innovantes et créatives, car les employés issus de groupes différents peuvent apporter des perspectives uniques à la résolution des problèmes.
• Développer des candidats diversifiés à haut potentiel : assurez-vous que la direction soutient le mentorat, l'accompagnement et le soutien des employés très performants issus de groupes diversifiés qui n'ont peut-être pas toutes les compétences requises, ou envisagez de promouvoir ces employés dans un rôle plus stimulant pour préparer leur croissance future.
• Développer des groupes de ressources pour les employés : la création de groupes de ressources pour les employés ( GRE ) est une approche très efficace pour créer un environnement de travail plus inclusif et aborder la diversité et l'inclusion d'une manière communautaire. L'objectif principal des groupes de ressources pour les employés est de fournir un forum aux employés issus de milieux similaires qui partagent des intérêts ou des préoccupations communs, afin qu'ils puissent se rencontrer et aborder ces questions. Les groupes de ressources des employés peuvent également être une excellente méthode de recrutement d'une réserve de talents diversifiés, car les membres ont leurs propres cercles d'influence auxquels ils peuvent s'adresser pour discuter des avantages de travailler pour l'entreprise. Les membres peuvent également avoir un impact sur l'initiative de développement et d'intégration dans les domaines de la rétention des employés, du développement du leadership, du marketing et des ventes, ainsi que des relations avec la clientèle.

Conclusion

Les sept fonctions fondamentales des RH présentées dans cette liste de contrôle ne s'excluent pas mutuellement, mais interagissent et s'influencent mutuellement. Considérez les sept processus fondamentaux des RH comme les maillons d'une chaîne - une gestion solide de chaque élément contribue à la force du processus d'embauche et de l'expérience des employés dans son ensemble. Collectivement, ces composantes RH permettent aux employés d'une organisation d'atteindre une performance optimale tout en établissant une culture de reconnaissance, de récompense et de transparence de la diversité.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).