WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique des documents et comment peut-il aider votre entreprise ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de savoir qui a consulté, modifié, enregistré ou détruit les documents.

Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents (SGED) ?

Avant d'expliquer comment cet outil indispensable peut accroître l'efficacité et aider votre entreprise et votre flux de travail, commençons par définir ce qu'il est réellement. Un SGED est un logiciel qui organise et stocke pour vous différents types de documents sous forme électronique. Il s'agit d'une version électronique avancée d'un classeur. En utilisant un système de gestion électronique de documents, des milliers de fichiers peuvent être facilement gérés et stockés, ce qui permet aux utilisateurs de retrouver rapidement et facilement des documents en cas de besoin.

Comment fonctionnent-ils ?

Le processus d'un système de gestion électronique de documents fonctionne en trois étapes qui comprend :

1. Capture des documents et des données - Les documents peuvent être stockés en les capturant d'abord à partir de n'importe quelle source. Le plus souvent, les documents papier sont capturés par un scanner à haute vitesse. Ils peuvent également être obtenus à partir de courriels en enregistrant les pièces jointes. Des métadonnées sont généralement ajoutées à ces documents capturés afin de mieux les indexer sur un GED. Il peut s'agir de dates, de sujets, de mots-clés ou de tout autre système de classification pouvant être utile.

2. Stockage central des documents - Après avoir numérisé et indexé les documents, il est temps de les stocker électroniquement. Il est généralement important que ces documents électroniques soient accessibles à de nombreux employés pour permettre le partage des fichiers et la collaboration en temps réel. Un GED peut être configuré pour un accès sur site ou par le biais d'un stockage de documents dans le nuage, afin que les documents soient accessibles de n'importe où.

3. Récupération/distribution des documents - La troisième étape est la récupération des documents, de préférence au pied levé. C'est à ce moment-là que les métadonnées classées précédemment sont utiles. Les GED utilisent une fonction de recherche pour retrouver facilement un document afin de l'avoir sous la main le plus rapidement possible. La GED permet également le partage de fichiers par e-mail ou le téléchargement et le partage via une application pour une distribution facile.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des informations documentaires.

Comment une GED peut-elle aider mon entreprise ?

Maintenant que nous savons ce qu'est une GED et comment elle fonctionne, voyons comment elle peut aider votre entreprise.

1. Il aide votre entreprise à fonctionner plus efficacement.

Le fait de devoir rappeler un client ou de le mettre en attente pendant dix minutes pour trouver un dossier n'est pas très utile en matière de gestion du temps. Il n'y a qu'un nombre limité de minutes dans une journée pour faire les choses, et la possibilité de trouver rapidement un document peut faire une grande différence.

Qu'il s'agisse d'une entreprise qui vient de démarrer ou d'une entreprise bien établie qui existe depuis 20 ans, il vous est sans doute arrivé de ne pas pouvoir trouver un dossier dont vous aviez absolument besoin. Cela aurait pu avoir des conséquences néfastes pour votre entreprise en termes de confusion entre les employés ou de perte d'argent et aurait même pu vous mettre dans l'embarras devant un client. Lorsque vous ajoutez automatiquement un dossier à un GED, vous pouvez le retrouver sans avoir à trier des piles de papier. La possibilité qu'un dossier papier soit perdu est éliminée.

2. Il permet à votre entreprise de faire des économies.

Comment une GED peut-elle vous faire économiser de l'argent ? Après tout, il s'agit simplement d'un classeur numérique, non ? Il y a plusieurs raisons pour lesquelles le stockage électronique des documents peut vous faire économiser de l'argent.

La première raison est que le classement et la récupération des dossiers papier prennent un temps précieux. Le temps que vous payez aux employés pour classer des documents peut être utilisé à meilleur escient et réorienté vers des tâches productives qui renforcent votre entreprise.

La deuxième raison est que vous aurez besoin de classeurs supplémentaires et de plus d'espace à mesure que votre entreprise se développera. Une GED élimine la nécessité d'acheter des systèmes de stockage physique coûteux.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.

3. Il protège votre entreprise.

Un GED est le moyen le plus sûr de stocker des fichiers - plus sûr que de les stocker dans votre courrier électronique ou sur votre disque dur et certainement plus sûr que des fichiers en vrac dans votre bureau. Nous connaissons tous les violations de données qui ont eu lieu ces dernières années et un GED est conçu pour la sécurité. Un GED dispose également d'une sauvegarde sur site si les copies physiques et numériques de vos fichiers sont détruites.

4. Il contribue aux bonnes pratiques de conformité pour votre entreprise.

Il est facile de respecter les bonnes pratiques de conformité lorsqu'on choisit de stocker ses fichiers dans une GED. Pour des raisons juridiques et de conformité réglementaire, il existe souvent un certain nombre d'années pendant lesquelles vous pouvez conserver des fichiers avant d'être obligé de les détruire. Il est facile de respecter ce délai lorsque vos fichiers sont stockés dans un SGED plutôt que dans un garage ou un entrepôt. Un GED peut également être configuré pour détruire automatiquement les fichiers qui sont datés au-delà d'une certaine période, ce qui garantit automatiquement la conformité de votre entreprise.

Alors que nous nous dirigeons de plus en plus vers le monde numérique, le besoin de dossiers physiques disparaît peu à peu. De plus en plus d'entreprises choisissent de se passer de papier, et ce pour une bonne raison : non seulement c'est meilleur pour l'environnement, mais le stockage de documents en ligne augmente également la productivité, la sécurité et les possibilités de collaboration. Un GED simplifie la gestion de votre entreprise et rend les employés et les clients beaucoup plus heureux.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce que le contrôle du rendement des employés ? Processus, Objectifs, Caractéristique, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le suivi des performances peut être défini comme le processus d'évaluation d'un environnement d'apprentissage et de développement continu. Il se fera par le maintien de la performance de l'employé, l'amélioration des compétences individuelles afin de les rendre plus productifs pour l'organisation.

Une gestion d'entreprise réussie nécessite un suivi permanent des performances afin de générer des données permettant de juger de la réussite ou non de stratégies spécifiques. L'amélioration des performances ne peut être réalisée de manière réaliste que lorsque la direction est correctement informée des performances actuelles et, à cette fin, il est important d'identifier les indicateurs clés de performance (ICP) qui permettront à la direction de suivre les progrès.

Selon l'American Compensation Association, il est important de développer la gestion des performances sur la base d'une "communication ouverte, honnête, positive et à double sens entre les superviseurs et les employés tout au long de la période".

Pour expliquer cela du point de vue de la performance, cela signifie un retour instantané aux individus et aux équipes sur les choses qu'ils ont bien ou moins bien faites. Dans toute organisation, si l'on peut fournir aux gens les informations dont ils ont besoin pour contrôler leurs propres performances, c'est tant mieux.

Il est vrai que ces données ne sont pas facilement disponibles ; on peut les encourager à les rechercher. L'objectif principal est de fournir une motivation intrinsèque en donnant aux gens l'autonomie et les moyens de contrôler leur travail.

Des examens intermédiaires informels peuvent être organisés selon les besoins, que ce soit tous les mois, tous les trimestres, etc., afin de fournir un retour d'information plus structuré et, surtout, de réviser les objectifs et les plans en fonction de l'évolution des circonstances.

Les progrès réalisés dans la mise en œuvre du plan de développement personnel peuvent également être suivis au cours de l'année.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de promouvoir la communication entre le manager et l'employé.

Caractéristiques du suivi des performances

Les principales caractéristiques du suivi des performances sont indiquées ci-dessous :

1. Dans les organisations, un plan de suivi des performances est un outil essentiel pour planifier, gérer et documenter la collecte de données.

2. C'est une partie importante du système de gestion des performances pour contrôler et mesurer les comportements.

3. Cela permet de maintenir la performance des employés conformément aux buts et objectifs de l'organisation.

4. Le suivi des performances permet d'établir des relations solides entre la direction et les employés afin d'obtenir des performances efficaces.

5. Il facilite le développement de la carrière des employés et leur offre des possibilités de formation et de développement.

Certains comportements de suivi et de mentorat du manager sont les suivants :

• Ils font l'éloge des bonnes performances.
• Ils aident à critiquer le comportement sans rejeter la personne.
• Ils partagent leurs sentiments plutôt que de prononcer des jugements de valeur.
• Ils croient qu'il faut démontrer et exiger l'intégrité dans le comportement et l'intention.
• Ils encouragent les employés efficaces en réaffirmant continuellement leur valeur pour l'organisation.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet d'améliorer les compétences des employés et corriger les mauvaises performances.

Processus de suivi des performances

Dans ce processus, le manager observe les performances de son employé par le biais de :

• Des rapports écrits périodiques.
• De réunions planifiées.
• Des inspections sur place, ou des visites sur le terrain ou sur le site dans le cas de gestionnaires dont l'emplacement est différent de celui du gestionnaire.
• Des informations pertinentes et fiables provenant d'autres sources disponibles.

Tout au long du processus de suivi, le responsable fournit un retour d'information aux dirigeants et demande un retour d'information aux dirigeants lors des réunions de groupe ou d'équipe. Ils doivent discuter des questions communes, des problèmes, etc.

Des réunions individuelles sont organisées pour discuter de questions et de problèmes spécifiques rencontrés par certains cadres.

Le manager et le manageré discutent ensuite des mesures correctives nécessaires, des actions à entreprendre par l'un ou l'autre ou par les deux. Ils discutent des autres aides ou soutiens nécessaires pour accomplir les tâches et les objectifs requis.

Objectifs du suivi des performances

Le suivi des performances promeut explicitement la valeur selon laquelle un manager et son collaborateur acceptent la responsabilité conjointe du suivi de la progression des tâches et des objectifs convenus lors de la réunion initiale de planification des performances ou de définition des attentes et des réunions d'évaluation ultérieures. Les managers utilisent des instruments tels que les rapports écrits, les discussions de révision et les inspections sur place pour assurer le suivi :

• L'accomplissement opportun et de qualité des tâches et des objectifs de gestion.
• L'aide et le soutien légitimement requis par les tâches du manager, y compris ceux convenus lors des réunions de planification et d'examen.
• Améliorer les performances professionnelles des employés ainsi que les méthodes et techniques de mesure.
• Introduire le processus d'apprentissage et de développement continu.
• Les examens périodiques aident le gestionnaire des performances.
• Ils permettent de corriger les hypothèses de planification et les erreurs à mi-parcours avant qu'il ne soit trop tard.
• Il surveille et encourage les progrès, et maintient le travail sur la bonne voie.
• Il renforce une relation dyadique entre le manager et l'employé.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'évaluer les droits de l'employé en matière de formation et de développement.

Importance du suivi des performances

Le suivi des performances est important pour les raisons suivantes :

• Le suivi des performances permet de modifier, de changer ou d'altérer le système de gestion des performances existant en fonction des résultats mesurés au cours du processus.
• Il permet de réviser et de corriger les objectifs de performance. Parce qu'il est lié à la mission et aux objectifs de l'organisation.
• Il identifie les domaines d'amélioration des compétences pour le développement global des employés et de l'organisation.
• Il améliore continuellement les performances des employés et les rend efficaces.
• Elle aide à réaliser le plein potentiel des employés et des organisations en vue de l'excellence des performances.

Le coaching et le mentorat dans l'organisation

L'importance du coaching et du mentoring pour l'organisation moderne réside dans quatre aspects clés qui sont les suivants :

• Les individus bénéficient d'une attention particulière grâce à ces activités. En soi, il s'agit d'un changement par rapport aux attitudes précédentes en matière de gestion des subordonnés et cette attention peut fournir un point de stabilité qui rend les personnes plus aptes à répondre efficacement au changement.
• L'objectif sous-jacent de ces deux activités est de faire de l'individu un apprenant habile et réfléchi. Les individus utilisent de plus en plus leur propre expérience comme matériel clé pour l'apprentissage. Il sera aidé par les connaissances et la sagesse du coach ou du mentor.
• L'importance de la relation joue un grand rôle car les deux activités sont des exemples de ce qui a été décrit comme des "relations de travail évolutives". En effet, une grande partie du succès du mentor ou du coach dépend de la manière dont il gère la relation à un niveau humain et personnel.

Cette capacité est transférée dans d'autres domaines de travail, non seulement comme une compétence de survie dans le nouveau style d'organisation, mais aussi comme un moyen de partager les connaissances et l'expertise.

• L'effet du climat organisationnel et l'effet sur celui-ci d'une relation individuelle sont clairement centraux dans le coaching et le mentorat. Pour être pleinement efficace, le coaching et le mentorat doivent s'inscrire dans le cadre d'une appréciation, à l'échelle de l'organisation, de la valeur de l'apprentissage en tant que moteur d'un changement pertinent.

Pour être pleinement efficace, il doit s'inscrire dans le cadre d'une appréciation de la valeur de l'apprentissage en tant que moteur d'un changement pertinent. Le coaching et le mentorat peuvent contribuer à développer ce processus plus large, tout en en tirant des avantages.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).