WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Les ingénieurs de fiabilité de site travaillent dans des environnements d'intégration et de livraison continues (CI/CD) où la demande des utilisateurs entraîne des cycles de publication fréquents et performants et où les systèmes évoluent rapidement. Cette dynamique est telle que les approches de surveillance traditionnelles tentent de résoudre des problèmes qui n'existent plus et ne répondent tout simplement pas aux nouvelles attentes et exigences en matière de surveillance.

Les ingénieurs de fiabilité de site ont besoin d'une nouvelle approche actualisée de la surveillance.

Les systèmes actuels sont nés dans un monde agile et restent fluides pour s'adapter aux changements du paysage des fournisseurs et des consommateurs. Ce système hautement dynamique remet en question les paradigmes de surveillance traditionnels.

Au fond, la surveillance consiste à observer et à déterminer le comportement des systèmes. Son but est de répondre à la question omniprésente : Mes systèmes font-ils ce qu'ils sont censés faire ? Dans l'ancien monde des cycles de publication lents, souvent entre six et 18 mois, le système déployé au début d'une publication ressemblait beaucoup au même système plusieurs mois plus tard. En d'autres termes, il n'était pas très fluide, ce qui est excellent pour le suivi. Si le système d'aujourd'hui est le système de demain et que l'exercice que fait ce système aujourd'hui est en grande partie le même demain, alors les lignes de base développées en observant le comportement des composants du système auront probablement une vie longue et utile.

Dans le nouveau monde des processus d'affaires et de développement rapides et fluides, le changement se produit continuellement. Le problème ici est que les principes fondamentaux qui alimentent la surveillance, les méthodes mêmes qui permettent de juger si votre machine se comporte bien, exigent une compréhension de ce à quoi ressemble un bon comportement. Pour comprendre si les systèmes se comportent mal, vous devez savoir à quoi ressemble leur comportement.

Dans ce nouveau monde, de nombreuses organisations adoptent un modèle d'architecture microservices-systèmes. Selon ce modèle, la solution à un problème technique spécifique doit être isolée dans un service accessible par le réseau et doté d'interfaces clairement définies, de sorte que le service est libre. Cette liberté est très puissante, mais la véritable valeur réside dans le découplage des calendriers de publication et de maintenance, et dans la possibilité de prendre des décisions indépendantes de haut niveau en matière de sécurité, de résilience et de conformité. La fusion de ces deux changements aboutit à quelque chose de tout à fait inattendu pour le monde de la surveillance : Le système d'aujourd'hui ne ressemble ni ne doit se comporter comme le système de demain.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, assure la transparence sur l'utilisation des fonds alloués aux projets par les parties prenantes.

Caractéristiques d'une surveillance réussie

Pour que les ingénieurs de fiabilité de site réussissent, ils ont besoin d'une nouvelle méthode moderne de gestion et de surveillance des infrastructures informatiques qui évoluent et se développent rapidement, et pour lesquelles la surveillance est un élément clé de la prestation de services. À quoi doit donc ressembler la surveillance dans le monde des ingénieurs de fiabilité de site ? Les organisations et les ingénieurs de fiabilité de site qui parviennent à adapter leurs stratégies de surveillance ont en commun les caractéristiques suivantes :

1. Mesurer les performances pour répondre aux exigences de qualité de service

Il est temps d'aller au-delà de l'envoi d'un ping à un système pour voir s'il est en service ou non. Le ping est utile, mais ce n'est pas la même chose que de savoir si le service fonctionne bien et répond aux exigences de l'entreprise. Savoir qu'une machine fonctionne et fournit un sous-ensemble du service fourni à un client, et avoir cette connaissance en temps réel, est une véritable valeur commerciale.

La question suivante est de savoir comment mesurer le plus efficacement possible les performances pour répondre à ces exigences de qualité de service. La réponse est de mesurer la latence de chaque interaction entre chaque composant du système. Dans ce monde centré sur les services, une latence élevée est le nouveau "down". Au lieu de se contenter de vérifier l'espace disque disponible ou le nombre d'opérations d'entrée/sortie sur ce disque, il est important de vérifier, par exemple, la distribution de la latence des demandes d'API. Il ne suffit pas de connaître la quantité de mémoire utilisée par le système. Il est beaucoup plus important de savoir combien de microsecondes de latence se produisent pour chaque requête.

Ce qu'il faut mesurer, c'est la performance réelle de tous les composants du système et le long du chemin de la prestation de services entre le client et le centre de données. Ne vous contentez pas de vérifier si un temps de transaction "moyen" déterminé arbitrairement a été respecté ou si un système est opérationnel. Bien que ces types de mesures traditionnelles soient toujours utiles et nécessaires à surveiller, il est crucial de voir si vos exigences en matière de qualité de service sont respectées.

Chaque utilisateur d'une application web ou chaque visite d'un site web client utilise une pléthore de composants d'infrastructure, et la qualité de l'expérience de l'utilisateur est affectée par les performances de nombreux microservices. Pour bien comprendre les performances, il faut vérifier la latence de chaque composant et microservice du système. Toutes ces latences s'additionnent pour faire ou défaire l'expérience du client, déterminant ainsi la qualité de votre service.

La qualité de votre service sera-t-elle affectée si une requête de base de données sur 100 est douloureusement lente ? Votre activité sera-t-elle affectée si cinq clients sur cent ont une expérience désagréable avec votre service ? La méthode traditionnelle de stockage et d'alerte sur les moyennes laisse les SRE aveugles à ces situations. Chaque utilisateur compte, tout comme chaque interaction avec lui. Leur expérience est directement affectée par chaque interaction avec un composant, chaque interaction avec un disque, chaque interaction avec un service en nuage, chaque interaction avec un microservice et chaque requête d'API, et elles doivent donc toutes être mesurées.

Imaginez que vous puissiez mesurer la latence totale subie par l'utilisateur et alerter les ingénieurs-conseils en informatique sur les latences inacceptables dans les sous-composants et les microservices, avant qu'elles n'affectent la qualité du service de bout en bout. Si la latence n'est pas mesurée, les ingénieurs de fiabilité de site  ne savent pas ce qui fait qu'une application Web ou un site Web respecte ou non les accords de niveau de service.

Les ingénieurs de fiabilité de site  doivent pouvoir mesurer de manière fiable et rentable toutes les données, et pas seulement des échantillons, de tout. Vous avez besoin d'une observabilité totale de toute votre infrastructure et de toutes vos mesures. Non seulement cela contribuera à accélérer la résolution des problèmes, mais une fois ces mesures collectées, vos équipes pourront faire apparaître une valeur commerciale supplémentaire dans cet océan de données.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, fournit un plan détaillé de tout ce qui a bien fonctionné et de tout ce qui a mal fonctionné au cours d'un projet.

2. Démocratiser les données pour améliorer la productivité et gagner du temps

L'une des caractéristiques de la surveillance conventionnelle est de disposer d'outils de surveillance disparates qui ont chacun un objectif spécifique et créent des silos de données métriques. Il s'agit d'un environnement disparate, sans normes ni processus cohérents, qui ne permet pas de partager les informations de manière claire et cohérente entre les différentes équipes de l'entreprise.

Le fait de disposer d'outils disparates entraîne souvent des coûts et des ressources supplémentaires, et souvent, seules quelques personnes savent comment les utiliser. Cela crée non seulement un risque de graves perturbations si ces personnes quittent l'organisation, mais cela empêche également les équipes de l'organisation informatique de trouver des réponses par elles-mêmes. Par exemple, un ingénieur responsable du contrôle des performances des applications ne peut pas obtenir les informations nécessaires sur la santé du réseau sans demander à un membre de l'équipe de les obtenir pour lui, ce qui allonge la durée de certaines tâches comme le dépannage. Au niveau stratégique, il n'existe aucun moyen d'obtenir une vue complète et consolidée de la santé et des performances des systèmes qui sous-tendent l'entreprise.

En centralisant toutes vos mesures - application, infrastructure, cloud, réseau, conteneur - dans une seule plate-forme d'observabilité, votre organisation bénéficie d'un cadre de mesure cohérent entre les équipes et les services. Vous démocratisez vos données afin que tout le monde puisse y accéder immédiatement et à tout moment et les utiliser en corrélation avec les autres parties de votre entreprise, éliminant ainsi les obstacles chronophages associés aux outils de surveillance existants. Une plate-forme centralisée qui présente et corrèle toutes les données de manière cohérente et en temps réel consolide les efforts de surveillance de toutes les équipes de l'organisation et permet à l'entreprise de tirer le maximum de valeur de ses efforts de surveillance.

3. Obtenir un contexte plus approfondi pour réduire le délai d'attente et obtenir des informations plus détaillées

Les ingénieurs de fiabilité de site d'aujourd'hui nagent dans des données qui proviennent en permanence de chaque composant de l'infrastructure - virtuelle, physique ou en nuage. L'identification de la source d'un problème de performance à partir de millions de flux de données peut demander des heures et des heures d'ingénierie avec les processus de surveillance traditionnels. Pour résoudre rapidement les problèmes de performance, les ingénieurs informatiques ont besoin de plus de contexte.

Les mesures contextuelles permettent aux spécialistes en informatique de corréler les événements et de réduire le temps nécessaire à l'identification et à la correction de la cause profonde des pannes ayant un impact sur les services. C'est pourquoi il est impératif que les ingénieurs de fiabilité de site disposent de solutions de surveillance conformes à la norme Metrics 2.0. Metrics 2.0 est un ensemble de conventions, de normes et de concepts autour des métadonnées des séries temporelles dans le but de générer des métriques dans un format auto-décrit et standardisé.

Le principe fondamental de Metrics 2.0 est que les mesures sans contexte n'ont pas beaucoup de valeur. Metrics 2.0 exige que les métriques soient étiquetées avec des métadonnées associées ou un contexte sur la métrique collectée. Par exemple, collecter l'utilisation du processeur d'une centaine de serveurs sans contexte n'est pas particulièrement utile. Mais avec les balises Metrics 2.0, vous saurez que cette mesure particulière du processeur provient de ce serveur particulier, dans ce rack particulier, dans ce centre de données spécifique, faisant ce type de travail particulier. C'est beaucoup plus utile.

Lorsque toutes les mesures sont étiquetées de cette manière, les requêtes et les analyses deviennent très puissantes. Vous pouvez effectuer des recherches sur la base de ces balises, et vous êtes en mesure de découper les données de nombreuses façons afin de glaner des informations et des renseignements sur vos opérations et vos performances.

4. Articuler ce à quoi ressemble le succès

L'utilisation d'un langage permettant d'articuler ce à quoi ressemble le succès permet aux gens de gagner. Il est décourageant de penser que vous avez fait du bon travail et répondu aux attentes, puis d'apprendre que les poteaux d'objectif ont changé ou que vous ne pouvez pas expliquer pourquoi vous avez réussi. C'est ici que règne l'art de l'objectif de niveau de service (OLS). Les SLO sont un accord sur un niveau acceptable de disponibilité et de performance. Comprendre le service fourni par votre entreprise et les niveaux auxquels vous souhaitez le fournir est au cœur de la surveillance.

Parce qu'un SLO est une garantie de disponibilité et de performance, il ne doit pas être défini pour identifier les cas de panne. Les objectifs de niveau de service doivent plutôt être définis en fonction de la valeur perçue par le client, car c'est ce qui affecte directement votre capacité à réussir.

Beaucoup d'organisations consacrent beaucoup d'efforts à essayer de définir correctement leurs objectifs de niveau de service. Malheureusement, ce sont des efforts inutiles, car vous allez vous tromper. L'approche ne doit pas consister à obtenir des objectifs stratégiques parfaits du premier coup, ce qui est impossible. Les objectifs stratégiques de carrière doivent plutôt être un processus itératif. Vous devez disposer d'une boucle de rétroaction qui vous indique si vous devez modifier votre concept de ce qui mérite un objectif de niveau de compétence et quels doivent être les paramètres, en fonction des informations que vous apprenez chaque jour. L'essentiel est de faire preuve de souplesse avec vos objectifs stratégiques de développement. Vous devrez les réévaluer régulièrement pour vous assurer qu'ils ne sont ni trop lâches ni trop serrés.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de collecter et d'analyser des données, et de déterminer si un projet/programme a atteint ses objectifs.

5. Conservez vos données pour pouvoir réduire les risques futurs

Les données de suivi ont souvent été considérées comme ayant une faible valeur et un coût élevé. Les temps ont changé et, comme pour tout ce qui touche à l'informatique, le coût du stockage des données a considérablement diminué. Plus important encore, les informaticiens ont changé la valeur de la conservation à long terme de ces données. Les spécialistes en informatique évoluent dans une culture de l'apprentissage. Lorsque les choses tournent mal, et c'est toujours le cas, il est essentiel de disposer d'un processus solide pour interroger le système et l'organisation afin de comprendre comment la panne s'est produite. Cela permet de modifier les processus afin de réduire les risques futurs. Au rythme où nous évoluons, il est indéniable que votre organisation développera des questions intelligentes concernant une défaillance qui n'a pas été détectée immédiatement après des défaillances antérieures. Ces nouvelles questions sont cruciales pour le développement de votre organisation, mais elles deviennent absolument précieuses si vous pouvez remonter le temps et poser ces questions sur des incidents passés. La conservation des données peut souvent conduire à un apprentissage précieux qui réduit les risques futurs.

Les services informatiques requièrent une surveillance plus avancée

La réalité des environnements informatiques d'aujourd'hui, centrés sur les services et toujours opérationnels, signifie que la surveillance joue un rôle différent et plus important que par le passé. Les spécialistes en informatique ont donc des exigences et des attentes nouvelles et plus avancées en matière de surveillance. En adoptant ces caractéristiques de surveillance, vous commencerez immédiatement à accroître la pertinence de la surveillance pour le succès de votre entreprise. Vous bénéficierez également de nombreux autres avantages, comme l'identification et la résolution plus rapides des problèmes, une visibilité totale de toutes vos mesures, de meilleures performances, des coûts réduits et une confiance accrue dans l'exactitude de vos décisions.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

La gestion des ressources humaines : quels sont ses principaux objectifs, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Les tendances récentes montrent que le rôle et les objectifs de la GRH sont passés de la simple fonction de "recrutement et de licenciement" à celle de département central de chaque organisation. Il existe quatre objectifs principaux de la gestion des ressources humaines.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de faire l'évaluation des performances des employés et de déterminer s'ils sont aptes à recevoir des primes.

Objectif sociétal

L'objectif sociétal de la Gestion des Ressources Humaines doit être socialement responsable et répondre aux besoins, demandes et défis de la société. La Gestion des Ressources Humaines doit faire face aux défis de la société. La violation de questions juridiques telles que le refus de l'égalité des chances et de l'égalité de rémunération ne doit pas être faite et doit être prise en charge. Ils doivent s'assurer que les ressources disponibles sont utilisées au profit de la société. La GRH doit s'occuper de manière adéquate des différents types de questions juridiques, éthiques et sociales qui se posent au sein de l'organisation.

Objectif organisationnel

L'objectif suivant est l'objectif organisationnel, pour lequel le département de gestion des RH doit s'assurer que les objectifs de l'organisation sont atteints de manière efficace et efficiente. Il est chargé d'aider l'organisation à atteindre tous ses objectifs. Un autre objectif organisationnel essentiel de la GRH consiste à créer et à maintenir une main-d'œuvre composée de professionnels bien qualifiés et à l'utiliser à son plein potentiel. Le travail des RH consiste à planifier, recruter, former et développer correctement les ressources humaines d'une organisation afin d'atteindre les objectifs de cette dernière, tels que la croissance, l'expansion ou la diversification.

Avec le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, les responsables RH peuvent avoir une fiche de poste par employé contenant toutes les informations qui le concerne (ancienneté, diplôme, formation, salaire, type de contrat, missions, congés et absences, etc.)

Objectif personnel

Pour être un RH responsable, il faut savoir comment acquérir, utiliser et maintenir les employés de la meilleure manière possible. Cela permet de créer un équilibre entre travail et vie privée. Le GRH doit aider les employés à atteindre leurs objectifs personnels afin qu'ils restent satisfaits et utiles à l'entreprise. Si les objectifs individuels ne sont pas atteints, les performances de l'employé peuvent se détériorer et le niveau de satisfaction peut baisser. Si la situation s'aggrave, il est possible que les employés quittent l'organisation en raison de leur mécontentement et de leur insatisfaction. La réalisation des objectifs personnels permettra d'améliorer la contribution individuelle à l'organisation.

Objectifs fonctionnels

Les RH sont chargées de faire en sorte que les départements contribuent aux besoins de l'organisation. La GRH doit vérifier si les fonctions requises sont exécutées en temps voulu et de manière adéquate par les ressources humaines. Les RH doivent s'assurer qu'elles offrent continuellement des opportunités aux individus et les motivent à travailler dans le sens des objectifs de l'organisation.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place un logiciel de gestion des ressources humaines sur mesure pour aider les entreprises à mieux gérer leurs employés.

En dehors de ces quatre objectifs principaux, les autres objectifs de la GRH sont :

1. Aider l'organisation à atteindre ses objectifs de manière efficace et efficiente en recrutant du personnel hautement compétent et en plaçant la bonne personne au bon endroit.

2. Exploiter au maximum le potentiel de la main-d'œuvre

3. S'assurer que la qualité de vie au travail est maintenue et que davantage de personnes sont prêtes à travailler dans l'organisation. 4.

4. Établir une relation saine entre les employés et la direction et même entre les employés.

5. Insuffler le sentiment d'esprit d'équipe parmi les employés de l'organisation.

6. Créer un environnement dans lequel les employés se sentent valorisés et appartiennent à l'organisation ; accepter leurs suggestions, écouter leurs doléances.

7. Créer de nouvelles opportunités, la motivation nécessaire, l'inspiration, les facilités pour les employés ou le groupe pour leur croissance individuelle en particulier et la croissance de l'organisation en général.

8. Créer et maintenir des politiques éthiques et établir un comportement sain au sein de l'organisation.

9. Identifier et satisfaire les besoins individuels et collectifs tels que des salaires équitables, des primes, des compensations, la sécurité sociale, la reconnaissance, le statut, etc.

10. Mener des programmes réguliers de formation et de développement pour développer le capital humain.

Les objectifs spécifiques des RH varient d'une organisation à l'autre en fonction des besoins, de la composition de la main-d'œuvre et des objectifs de l'organisation. L'incorporation de ces objectifs de gestion des ressources humaines dans le plan stratégique de l'organisation permettra à celle-ci de réussir et d'atteindre ses objectifs.

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Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents et 8 raisons pour lesquelles votre entreprise en a probablement besoin ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Que font les systèmes de gestion de documents ?

Les systèmes de gestion de documents : Regardons de plus près

Pour faire simple, les systèmes de gestion de documents sont conçus pour rendre les tâches liées à la gestion de la documentation plus rapides, plus faciles et plus efficaces. Regardons de plus près ce qu'un système de gestion de documents peut faire pour une entreprise ou une organisation.

Logiciel d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet  d'organiser, de sécuriser, de stocker, de capturer, de numériser et d'étiqueter des documents.

1) Alléger la charge de travail

Le papier était à une époque une grande invention en soi. Comparé à la roche, aux tablettes d'ardoise ou au dessin sur les murs de pierre, le papyrus était un grand pas en avant ! Cependant, même le papier est devenu un lourd fardeau lorsque les entreprises et les organisations ont dû stocker et traiter de grandes quantités d'informations documentées. Les colonnes de papier empilées et les documents perdus sont devenus monnaie courante dans de nombreux secteurs. La technologie de numérisation inventée en 1957 est entrée en jeu dans les années 1980 lorsque les développeurs de logiciels l'ont utilisée pour créer les premiers systèmes de gestion de documents. La première tâche était simple en théorie : numériser des centaines, des milliers, voire des dizaines de milliers de documents dans un environnement numérique sécurisé et intégrer la possibilité de rechercher la documentation numérique. Pour de nombreuses entreprises, cela signifiait qu'il n'était plus nécessaire de chercher dans des pièces froides et sécurisées et dans des rangées de classeurs. Au lieu de cela, cela signifiait trouver des documents en utilisant simplement un ordinateur portable, une console professionnelle ou, plus récemment, un appareil mobile.

2) Produire une documentation sécurisée ;

La documentation sur papier n'a jamais été facile à stocker. Il est facile de les perdre, difficile de les rechercher et les garder en sécurité était et est toujours coûteux. La plupart des entreprises et des organisations ne pouvaient tout simplement pas se permettre de verrouiller les documents papier dans des salles de stockage à environnement contrôlé. La plupart des entreprises se contentaient d'utiliser des classeurs ou des salles de stockage exiguës. En raison de ces processus peu sophistiqués de stockage des documents, il était inévitable que les montagnes de documents rendent la gestion difficile.

Dans les années 1980, cependant, les logiciels de gestion de documents ont fait leur apparition sur la scène commerciale. Les entreprises ont commencé à acheter ces nouvelles solutions et les anciens classeurs et salles de stockage ont été jetés, vidés ou utilisés à d'autres fins. Certaines entreprises et organisations qui ont acheté des systèmes de gestion de documents, conformément aux réglementations du secteur, étaient toujours tenues de conserver les fichiers papier pendant une période déterminée, mais même pour ces entreprises, le fait que la documentation soit toujours sécurisée et disponible dans un espace numérique (en plus d'un espace physique) était une assurance et une commodité précieuses.

Les entreprises qui envisagent l'achat d'un système de gestion de documents peuvent se demander comment trouver le système le plus sûr et le plus sécurisé. Il existe, en fait, diverses certifications de sécurité numérique et techniques de gestion de la sécurité de l'information utilisées par les développeurs de chaque système de gestion de documents. Un système qui fonctionne pour une entreprise donnée peut ne pas convenir à une autre. Les acquéreurs potentiels devraient effectuer leurs vérifications préalables. Par exemple, commencez par une recherche Google sur les "systèmes de gestion de documents pour les entreprises de [ENTREZ LE NOM DE L'INDUSTRIE]", puis recherchez les résultats, en vous concentrant sur les témoignages des clients ainsi que sur les certifications de sécurité et les techniques de gestion utilisées par les différentes solutions.

Le logiciel d'Archivage et de gestion intelligente et avancée de documents de WEBGRAM, (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, se connecte aux référentiels existants en appliquant des métadonnées et des relations aux documents stockés dans d'autres systèmes.

3) Itinéraire en un clin d'œil

Si le processus de stockage de la documentation sur papier semble difficile, les processus de routage sont bien pires. Imaginez être chargé de transférer physiquement un document officiel à un ou plusieurs (généralement plusieurs) réviseurs, éditeurs ou signataires approuvés, puis imaginez acheminer des centaines, des milliers, voire des dizaines de milliers de documents à tous ces mêmes approbateurs. Il est facile de voir à quel point l'acheminement physique de la documentation devient rapidement un véritable cauchemar et exige que de nombreux employés à temps plein consacrent la majeure partie de leur temps à cette tâche. Même avec la technologie du courrier électronique, qui reste utile à de nombreux égards, la documentation est toujours susceptible de se perdre dans les dossiers de courrier électronique, pour ne plus jamais être retrouvée.

Avec un système de gestion des documents, cependant, l'acheminement se fait en une fraction du temps qu'exige l'acheminement physique ou par courrier électronique et évite que le document ne se perde !

4) Suivre à la vitesse de la pensée

En plus de l'acheminement de la documentation sur papier, il y avait le problème du suivi de la documentation. Les employés apportaient un document à un réviseur ou à un approbateur pour qu'il le signe, mais que se passait-il si cette personne n'était pas là ? Ou si un ou plusieurs réviseurs demandaient des modifications supplémentaires avant de signer ? Et s'ils signaient le document mais demandaient qu'il soit acheminé à quelqu'un d'autre à une date ultérieure ? De nombreux scénarios de ce type font qu'il est facile de perdre la trace des documents ou d'oublier comment un document s'intègre dans un processus métier. Il est assez facile de garder un seul document à l'esprit, mais des centaines, des milliers ou des dizaines de milliers de documents représentent un autre niveau de complexité qui nécessite des outils de gestion supplémentaires.

L'une des principales raisons pour lesquelles les systèmes de gestion de documents ont été développés était de pouvoir acheminer les documents rapidement et efficacement. Il est naturel, au cours des processus d'acheminement et d'approbation des documents, que des modifications supplémentaires soient nécessaires. C'est pourquoi de nombreux systèmes de gestion de documents intègrent également une technologie de suivi et d'horodatage dans leurs solutions, de sorte que le suivi de la documentation devient simple.

5) Trouver l'aiguille dans le classeur

Autrefois, pour trouver un document parmi des milliers d'autres, il fallait trouver le bon classeur, le bon tiroir ou, plus récemment, le bon courriel. Même avec le courrier électronique, la localisation d'un document prenait beaucoup de temps et n'était pas toujours sûre. C'est alors qu'apparaissent les systèmes de gestion de documents. La plupart des systèmes de gestion de documents sont dotés d'une technologie de recherche de pointe afin que les entreprises et les organisations n'aient pas à perdre du temps et de l'argent à rechercher les documents nécessaires. Même pour les entreprises comptant des milliers d'employés et des millions de documents, le bon système de gestion de documents fournira des organisateurs de documents numériques efficaces qui permettront aux utilisateurs de localiser un document (parmi des millions) en quelques secondes.

6) La validation peut être requise

Aujourd'hui, de nombreux secteurs sont fortement réglementés. Les institutions financières, les cabinets d'avocats et les entreprises du secteur des sciences de la vie sont parmi celles qui doivent respecter un niveau élevé de normes pratiques et éthiques pour rester en activité. Étant donné que ces secteurs (entre autres) exigent des systèmes de gestion de documents hautement sécurisés qui fonctionnent selon des normes industrielles uniques, les systèmes de gestion de documents spécialisés peuvent contribuer à garantir aux inspecteurs et aux auditeurs que la sécurité des documents et la gestion des processus sont conformes aux réglementations. Tous les systèmes de gestion de documents ne sont pas créés de la même manière, bien sûr. Certains offrent plus d'innovations que d'autres. Par exemple, certains systèmes de gestion de documents incluent des capacités d'audit afin que les entreprises et organisations hautement réglementées puissent effectuer des audits internes "pratiques" en préparation des audits externes. Ces audits internes peuvent être utilisés pour réaliser tout type d'audit et pas seulement ceux liés à la gestion documentaire.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de la fonctionnalité de traçabilité qui permet de suivre toutes les actions menées au sein du logiciel par qui et quand.

7) Systèmes de gestion de documents basés sur le cloud

Au cours de la dernière décennie, il est devenu populaire de se référer aux systèmes hébergés sur Internet comme étant "basés sur le nuage". Étant donné que la plupart des systèmes logiciels sont moins accessibles et moins pratiques à utiliser lorsqu'ils ne sont pas basés sur le cloud, il serait logique que la plupart des systèmes logiciels de gestion de documents passent au cloud et c'est effectivement la tendance. Bien sûr, de nombreuses entreprises et organisations ont des préoccupations (la plupart liées à la sécurité) concernant la gestion de leur contenu très précieux en ligne. Cependant, comme pour la plupart des solutions, la nécessité est la mère de l'invention et il existe déjà de nombreuses solutions viables de systèmes de gestion de documents sécurisés et basés sur le cloud.

8) Les systèmes de gestion de documents sont-ils "devenus mobiles" ?

La plupart des systèmes de gestion de documents sont devenus "mobiles" au cours des dernières années. Les applications mobiles sont essentielles dans l'environnement professionnel actuel.

9) Les avantages immédiats d'un système de gestion de documents

En résumé, voici une liste concise de certains des avantages de haut niveau qu'un système de gestion de documents peut apporter à toute entreprise ou organisation :

• Augmenter la vitesse de travail tout en réduisant les erreurs
• Éliminer les documents perdus et mal classés
• Gagner du temps, de l'espace et de l'argent
• Automatisation des processus redondants
• Améliorer le service à la clientèle
• Sachez où se trouvent vos documents à tout moment
• Travaillez de n'importe où
• Contrôlez l'accès
• Suivre les dossiers
• Le traitement des documents est rapide et efficace
• Développez rapidement vos activités
• Optimiser les performances

Résumé

En résumé, les systèmes de gestion de documents sont une solution évolutive et souvent personnalisable utilisée pour la gestion de la documentation. Pour la plupart des entreprises, les systèmes de gestion de documents peuvent être utilisés pour améliorer les processus opérationnels à tous les niveaux de l'entreprise, mais comme pour tout achat important, il convient d'effectuer les recherches et les consultations nécessaires.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).