WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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La gestion de projet fait partie de ces choses qui semblent relativement faciles à accomplir, jusqu'à ce que vous vous y mettiez. 

À mesure que les organisations se développent, leur capacité à gérer et à mener à bien des projets de manière cohérente commence à jouer un rôle beaucoup plus important. 

Les meilleures organisations savent que la gestion de projet couvre de nombreux aspects, notamment :

• - Cocher chaque tâche dans le calendrier de gestion du projet
• - Respecter les délais du projet en termes de temps, de budget et de portée. 
• - Réunir les équipes et les clients
• - Créer une formule gagnante pour mettre en œuvre efficacement les processus d'entreprise
• - Développer une vision similaire de ce qui est nécessaire pour rester sur la bonne voie.

Lorsque les projets sont gérés efficacement, ils permettent d'atteindre un état d'esprit gagnant.

Ils peuvent varier, depuis les projets relativement simples qui nécessitent peu de temps et d'efforts, jusqu'aux entreprises complexes à multiples facettes impliquant de grandes équipes, des coentreprises et de vastes sommes d'argent. 

Pour mener à bien un projet, vous devez avoir une sorte de plan en place. 

Avant de commencer à planifier de front l'exécution de votre projet, il est vraiment important de garder à l'esprit quelques autres facteurs, tels que : 

• - Définir clairement les facteurs de risque et les indicateurs clés de performance (ICP) potentiels du projet.
• - Stratégies pour gérer efficacement vos ressources
• - Comment allez-vous tester chaque itération ?

La seule façon de garder tout en ligne et de vous assurer que vous avez tout pris en considération est de choisir la méthodologie de gestion de projet idéale. C'est exactement ce dont nous allons parler ici.

Nous allons présenter les méthodes de gestion de projet les plus courantes et vous aider à choisir l'approche gagnante à chaque fois. Mais avant d'aborder ce sujet, prenons un peu de recul et comprenons ce qu'est réellement le terme "méthodologie", et comment il peut permettre une mise en œuvre plus efficace de la gestion de projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations la réduction des coûts, l'amélioration des résultats, l'amélioration de la satisfaction des parties prenantes.

Qu'est-ce qu'une méthodologie de gestion de projet ?

Une méthodologie est un cadre de processus, de méthodes et de pratiques que les gestionnaires de projet utilisent pour la conception, la planification, la mise en œuvre et la réalisation des objectifs de leur projet.

Les méthodologies de gestion de projet aident à rationaliser un certain nombre d'aspects pour les organisations, notamment :

• - Diriger continuellement les projets dans la bonne direction
• - Réunir les équipes et travailler de manière organisée
• - définir un processus fluide et structuré pour l'exécution du projet
• - Rationaliser la collaboration sur les projets et assurer la transparence entre les équipes.

Maintenant que nous savons ce qu'est une "méthodologie", plongeons dans les différents avantages de la mise en œuvre d'une méthodologie de gestion de projet dans votre organisation.

Avantages de la méthodologie de gestion de projet

La mise en œuvre de méthodologies de gestion de projet peut rationaliser l'exécution des projets et améliorer les performances globales de l'organisation. En somme, avec la bonne méthodologie de gestion de projet, vous pouvez :

• - vous adapter facilement et rapidement aux nouveaux défis posés par les projets
• - Améliorer les compétences des gestionnaires
• - créer une culture de gestion de projet 
• - réduire considérablement les risques liés au projet
• - Augmenter la productivité de l'équipe
• - Comprendre comment investir efficacement toutes vos ressources
• - Respecter les délais du projet sans effort, dans le temps et le budget.

Oui, les avantages de la méthodologie de projet sont nombreux, mais il existe différentes méthodologies qui peuvent être appliquées à un projet donné. Il est donc important de comprendre les différences entre elles et de déterminer quelle est la bonne méthodologie à utiliser dans une situation donnée.

Commençons par un aperçu des méthodologies de gestion de projet les plus couramment utilisées et les plus modernes, ainsi que de leurs avantages et inconvénients. Outre les avantages et les inconvénients des méthodologies de gestion de projet, nous verrons également comment vous pouvez mettre en œuvre la bonne dans votre organisation.

1. La méthode de la chute d'eau

Si vous avez géré des projets de quelque nature que ce soit, vous avez probablement travaillé avec la méthodologie Waterfall. C'est l'une des méthodes de gestion de projet les plus anciennes et les plus traditionnelles.

Waterfall est le processus de gestion de projet séquentiel par défaut que la plupart des équipes adoptent par défaut. 

Pensez à une cascade : La façon dont un courant d'eau descend du haut vers le bas sans jamais s'éloigner du plat principal. 

Qu'est-ce qu'un Système de Gestion des Ressources Humaines (SGRH) ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet à une entreprise de bien comprendre sa main-d'œuvre tout en restant conforme aux lois fiscales et aux réglementations du travail en constante évolution.

Les responsables et le personnel des RH sont les principaux utilisateurs, car ils gèrent les opérations quotidiennes du personnel et sont responsables de la conformité et des rapports de performance. Cependant, les RH ne sont pas le seul service à en bénéficier. Les entreprises peuvent offrir aux managers et aux employés un libre-service pour les tâches courantes, ce qui constitue un argument de vente important pour les jeunes recrues. Les cadres peuvent utiliser un SGRH pour générer des données sur les tendances de la main-d'œuvre et leurs implications commerciales.

Et comme les coûts liés aux RH font partie des dépenses les plus importantes d'une entreprise, l'intégration du SGRH au système comptable est d'une valeur inestimable pour les équipes financières. Les principaux fournisseurs iront au-delà de la comptabilité de base pour aider l'entreprise à tirer plus d'informations financières des données RH.

SIRH vs SGRH

Vous entendrez peut-être le terme " SIRH ", acronyme de système d'information sur les ressources humaines, utilisé de façon interchangeable avec le SGRH. Cela remonte aux années 1980, époque à laquelle les départements informatiques étaient communément appelés départements des systèmes d'information de gestion (MIS). Lorsque les informations et les processus liés aux RH se sont informatisés, un dérivé du MIS, le SIRH est né.

L'une des fonctions essentielles du SIRH était l'enregistrement et la gestion électroniques des dossiers des employés. Ainsi, le SIRH est l'acronyme utilisé par de nombreux professionnels des RH pour décrire l'informatisation des dossiers, des processus et des rapports relatifs aux ressources humaines par l'utilisation d'un logiciel.

Avec l'évolution de la technologie et l'extension du système au-delà de la tenue des dossiers des employés, le SIRH est devenu le SGRH. Aujourd'hui, les deux termes sont toujours utilisés comme synonymes pour décrire les systèmes logiciels qui enregistrent les informations sur les employés et automatisent les processus RH d'une entreprise.

Historique du SGRH

Dans les années 1970, alors que les entreprises cherchaient à automatiser la gestion de leur personnel, la paie est devenue la première fonction du SGRH à être informatisée. Mais il fallait la technologie d'un ordinateur central pour calculer la rémunération d'un travailleur, effectuer les retenues, imprimer un chèque papier et suivre les obligations liées à la paie. Ce n'est qu'au début des années 2000, avec l'adoption généralisée du dépôt direct et du libre-service pour les employés, que le processus de paie est devenu entièrement électronique.

PeopleSoft a été l'un des premiers à proposer un système SGRH plus complet à la fin des années 1980. En plus de la paie, il offrait la gestion des dossiers des employés, le recrutement, la gestion du temps et des présences, l'administration des avantages sociaux, la rémunération, les rapports de conformité et d'autres fonctions pour aider les professionnels des RH à automatiser une plus grande partie du cycle de vie des employés et à prendre de meilleures décisions concernant la main-d'œuvre.

L'essor d'Internet à la fin des années 1990 a permis d'étendre les avantages de l'automatisation à d'autres processus RH. Par exemple, les avis de recherche sur papier ont été remplacés par des sites d'emploi électroniques, offrant aux recruteurs et aux candidats de nouveaux moyens de se connecter. Dans les années 2010, la technologie du "nuage" a été généralisée. Désormais, les équipes RH des entreprises de toutes tailles peuvent s'offrir une suite d'applications sans avoir à investir dans du matériel informatique coûteux ou dans du personnel informatique pour exploiter et maintenir le système.

Quelle est la prochaine étape ?

2020 et au-delà promettent encore plus d'innovations en matière de SGRH. L'apprentissage automatique et l'analyse prédictive sont intégrés à de nombreux systèmes actuels, et l'avènement d'une véritable intelligence artificielle aidera les entreprises à anticiper les besoins futurs en compétences, à détecter les tendances de la main-d'œuvre et à faire correspondre plus rapidement les candidats les plus aptes aux postes à pourvoir.

Pourquoi le SGRH est important

Alors que les dépenses en RH, en particulier les espaces de bureau, sont en pleine évolution en raison du passage à un modèle de travail à domicile, les entreprises doivent toujours calculer avec précision les coûts de la main-d'œuvre afin de maintenir à jour les indicateurs clés de performance du revenu par employé. 

En outre, les entreprises dont les départements des ressources humaines sont surchargés devraient mettre en place des capacités de libre-service. Il n'y a aucune raison pour qu'un spécialiste des RH passe du temps à aider un responsable à effectuer des mises à jour de routine des heures travaillées, par exemple, ou à aider les employés à accéder à des formulaires.

Heureusement, des rapports précis sur les données financières et un libre-service sécurisé ne sont que deux des avantages d'un système moderne de gestion des ressources humaines.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, aide les entreprises à la gestion des dossiers des employés, au recrutement, à la gestion du temps et des présences, à l'administration des avantages sociaux, à la rémunération, aux rapports de conformité et d'autres fonctions.

Fonctions d'un SGRH

Pour déterminer quel SGRH convient le mieux à votre entreprise, il est utile de penser en termes de composants fonctionnels. En général, les systèmes modernes couvrent sept domaines, avec des niveaux d'attention variables.

Gestion des candidats : Il s'agit des offres d'emploi aux candidats et de la manière dont vous faites la promotion de votre marque auprès du monde extérieur et des employés actuels qui peuvent souhaiter postuler à des emplois internes ou faire des recommandations. Ce domaine est essentiel pour les entreprises pour lesquelles l'expérience du candidat est une préoccupation majeure, de la candidature à la gestion des CV, en passant par la planification des entretiens, les offres et l'intégration.

L'engagement des employés : Les personnes qui sont plus engagées ont tendance à produire un travail de meilleure qualité et à adopter plus pleinement les valeurs de l'entreprise et à mettre en œuvre sa vision, de sorte que la façon dont un employé se connecte avec la direction et ses collègues est importante. Souvent, le SGRH est le moyen de suivre un cours de formation, d'acquérir une nouvelle compétence, de développer un parcours professionnel, d'obtenir une reconnaissance ou de devenir un mentor.

La gestion des employés : Ce n'est pas pour rien que cette fonction est souvent qualifiée de "RH de base". Elle fournit un portail central pour soutenir l'analyse, le reporting et les processus de conformité. C'est là que vous structurez votre personnel en unités organisationnelles, comme les départements ou les sites, que vous définissez les relations hiérarchiques entre les responsables et les employés et que vous alignez la paie sur les centres de coûts comptables. C'est ici que les informations personnelles sont enregistrées et conservées, et cette fonction est la pierre angulaire des efforts visant à offrir un libre-service aux employés, à maximiser les rapports et à améliorer la prestation des services RH.

Optimisation : La collecte d'informations dans le SGRH pour développer une vision de la future main-d'œuvre est un argument de vente essentiel. C'est aussi la fonction la moins utilisée d'un SGRH typique. La valeur réelle de cette fonction apparaît généralement lors d'une fusion ou d'une acquisition, de fortes fluctuations économiques dans un sens ou dans l'autre ou lors du départ de dirigeants. Les entreprises qui adoptent une approche proactive de l'optimisation de la main-d'œuvre résistent mieux au changement, conservent davantage les meilleurs talents et suscitent un meilleur engagement des employés.

La paie : Il s'agit également d'une des principales fonctions du SGRH, le calcul des salaires du brut au net ou du net au brut, le prélèvement des déductions individuelles et l'émission des paiements peuvent être aussi routiniers que le paiement du loyer. Les fonctions de paie comprennent les choix de prestations et les coûts de l'employé et de l'employeur. Les solutions de paie à service complet automatisent également la déclaration et le dépôt des impôts. Les fonctions en libre-service permettent aux employés de modifier les déductions facultatives, les comptes de dépôt direct et les retenues d'impôt, et de récupérer des copies des relevés de salaire sans l'aide des RH.

Gestion de la main-d'œuvre : C'est ici que les équipes RH suivent le développement des employés, les évaluations des managers et les actions disciplinaires, enregistrent les heures et les présences et s'assurent que l'entreprise offre un environnement de travail sain et sûr. C'est également là que se trouvent les fonctions de planification de la rémunération, de gestion des performances, d'apprentissage et d'enregistrement des incidents. Les RH peuvent développer des structures de feuilles de temps, des règles relatives aux heures supplémentaires, des politiques de congés et des chaînes d'approbation de manière à maximiser l'automatisation, le contrôle et l'efficacité. Le processus d'évaluation des performances des employés, avec la gestion des objectifs, est également mis en place dans cette fonction.

Gestion du personnel temporaire : Liée à la gestion de la main-d'œuvre primaire, cette fonction est essentielle pour les entreprises où tous les employés ne travaillent pas à temps plein. Les contractants, les consultants, les stagiaires et les employés temporaires fournissent des compétences spécialisées, soutiennent les initiatives communautaires locales ou les programmes universitaires et répondent aux pics de demande de main-d'œuvre. Le SGRH ne gère pas entièrement ces relations, car ces employés ne figurent pas toujours sur la liste de paie et n'ont généralement pas droit aux avantages sociaux ; mais le travail qu'ils accomplissent contribue à la réussite de l'entreprise, et il est important de suivre le nombre d'employés occasionnels à un moment donné et les coûts totaux.

Une fois que vous avez bien compris quelles sont les fonctions les plus importantes, il est temps d'examiner les caractéristiques spécifiques.

Caractéristiques du SGRH

Comme pour les fonctionnalités générales, les ensembles de fonctionnalités du SGRH peuvent varier considérablement d'un fournisseur à l'autre, et le fait de regrouper plusieurs produits peut limiter le système global. Les RH, l'informatique, les finances et les autres parties prenantes doivent évaluer soigneusement quelles sont les fonctionnalités du SGRH qui sont indispensables à l'entreprise.

Gestion des avantages sociaux : Aide les professionnels des RH à élaborer des plans, à configurer les règles d'admissibilité et à effectuer des paiements ou des dépôts aux fournisseurs d'avantages sociaux. Il offre également une inscription ouverte en libre-service et intègre les coûts des avantages sociaux à la comptabilité.

Dossiers centralisés des employés : Fournit un référentiel unique où tous les dossiers des employés sont stockés, mis à jour et conservés. Permet un meilleur reporting et réduit les coûts de conformité et de préparation aux audits.

Gestion de l'apprentissage : Ces fonctionnalités sont conçues pour aider les employés à acquérir ou à développer des compétences par le biais de l'administration des cours, du développement des cours et des programmes, des tests et des certifications. Elles permettent également aux entreprises de mettre en place et de suivre les formations de conformité requises.

Rapports et analyses : Offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise. Recherchez également la possibilité de créer des rapports ad hoc.

Rémunération : Calculez les salaires, les salaires horaires, les paiements variables pour les primes, les heures supplémentaires, les commissions de vente, les différentiels d'équipe et les augmentations au mérite tout en retenant les déductions réglementaires et facultatives, ce qui permet d'obtenir des paiements nets précis aux employés à intervalles réguliers. Les avantages sociaux, comme les cotisations au fonds de retraite, sont parfois inclus dans cet ensemble de fonctionnalités.

Acquisition de talents : Les recruteurs sont en mesure de créer des pages de carrière sur le site Web et l'intranet de l'entreprise, de créer des demandes d'emploi et des descriptions, de gérer les postes, d'intégrer les postes ouverts sur les sites d'emploi, de gérer les CV, de suivre les candidats tout au long du processus de recrutement, de proposer des offres d'emploi, de vérifier les antécédents, d'administrer les vérifications préalables à l'embauche et de créer des formulaires de demande d'emploi, avant de confier les nouvelles recrues à un généraliste ou au responsable du recrutement pour qu'elles commencent leur intégration.

Gestion des talents : Permet aux professionnels des RH de développer et d'évaluer les employés par le biais d'évaluations des performances, de la gestion des objectifs et de l'administration de tests de compétences et d'aptitudes.

Temps et présence : Offre la possibilité de traiter les demandes de congés et de gérer les soldes de congés, la planification des employés et la gestion des absences, et permet d'intégrer les fiches de présence à la paie et aux projets.

Interface utilisateur : Comme un SGRH peut être ouvert à l'ensemble du personnel, une interface conviviale est essentielle. Les systèmes actuels proposent un libre-service pour les employés et les managers, des applications mobiles, la localisation, des tableaux de bord personnalisés, l'automatisation des flux de travail, des contrôles d'accès basés sur les rôles et des notifications pour maintenir l'engagement des employés et réduire au minimum les demandes de renseignements auprès des services RH ou informatiques.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre aux entreprises les fonctions de planification de la rémunération et de gestion des performances.

Planification de la main-d'œuvre : Permet de planifier et de budgétiser les coûts de la main-d'œuvre et de les comparer aux dépenses réelles pour les scénarios actuels et futurs. Il peut également être utilisé pour identifier les lacunes en matière de compétences, créer des plans de succession et hiérarchiser les efforts de recrutement.

Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être trouvées dans des SGRH spécialisés, et toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un système complet. Si vous décidez d'utiliser plusieurs fournisseurs pour former le SGRH, assurez-vous que tous les produits ont une architecture ouverte pour permettre l'échange bidirectionnel de données, les intégrations nécessaires et les téléchargements de fichiers à travers le système. L'utilisation d'un fournisseur unique pour un SGRH réduit le besoin d'intégrations ponctuelles, qui peuvent être coûteuses, complexes et difficiles à sécuriser et à mettre à jour.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Gestion électronique des documents : comment fonctionne la GED ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La Gestion électronique des documents (GED) concentre toutes les informations de l'entreprise dans un même système, ce qui facilite l'accès et rend les données plus sûres.

GED est l'abréviation de Gestion électronique des documents. Il s'agit d'un ensemble de systèmes technologiques permettant de capturer, traiter, stocker, indexer, partager et sauvegarder les documents et informations de l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de sécuriser le travail de tous les employés de l'entreprise d'assurer la sécurité et la confidentialité des informations par la délimitation des droits d'accès, l'utilisation du cryptage, des signatures électroniques et la tenue d'un historique détaillé du travail des utilisateurs.

Savez-vous pourquoi la GED peut être vitale pour la croissance de votre entreprise ?

Formulaires, feuilles de calcul, documents, contrats, factures, dossiers : le manque d'organisation de ces éléments peut avoir un effet négatif important sur la routine de votre entreprise, affectant à la fois les processus quotidiens et la prise de décision assertive et stratégique.

La bonne nouvelle est que la GED peut éliminer cette paperasse banale. Mais c'est bien plus que cela.

Vous apprendrez comment fonctionne la gestion électronique des documents et quel impact elle peut avoir sur votre entreprise !

Qu'est-ce qu'un système de GED ?

Que vos documents soient imprimés ou numériques, la GED est un moyen d'unifier toutes vos informations professionnelles dans un système unique, de faciliter l'accès, qui peut se faire de n'importe où, et de rendre les données plus sûres.

Mais quel est l'intérêt de la GED ? Le principal avantage est de rationaliser le travail quotidien, ce qui permet d'améliorer la productivité et l'efficacité.

À quelle fin la Gestion électronique des documents (GED) est-elle utilisée ?

Le rôle principal de la Gestion électronique des documents (GED) est de permettre la transformation numérique des documents de l'entreprise.

Les dossiers, les contrats, les mémoires, les rapports et les documents administratifs peuvent généralement être numérisés, transformés de la forme physique à la forme numérique, et organisés avec la GED. De cette façon, ils peuvent être facilement accessibles à tout moment.

Cela s'applique non seulement aux textes, mais aussi à d'autres types de documents, tels que les images, les vidéos, les enregistrements et autres, ce qui permet de centraliser toutes les informations commerciales dans un environnement numérique unique.

Outre le stockage et l'organisation des fichiers, la GED peut également réduire l'impression de papier, ce qui est crucial pour les entreprises respectueuses de l'environnement.

Il est important de noter qu'il est possible de gérer non seulement des documents physiques, mais aussi des fichiers numériques. Après tout, à mesure que les technologies s'intègrent aux activités quotidiennes, les processus tendent à être exécutés de manière entièrement virtuelle.

Gardez à l'esprit qu'avec la GED, vous pouvez gérer le flux de documents des processus achevés à des fins d'archives et de mémoire, mais vous pouvez également gérer les processus en cours. Cela donne une plus grande fluidité au développement des activités en temps réel.

Quelle est l'importance de la gestion documentaire ?

La gestion documentaire est une étape importante dans la gestion des connaissances de votre entreprise. Avec des données transparentes et unifiées, il devient possible de superviser l'exécution des processus, de mesurer les résultats et d'apporter des améliorations. En conséquence, la prise de décision devient basée sur des informations organisées.

Nous pouvons souligner une série d'avantages qui, ensemble, optimiseront divers processus d'entreprise :

Réduction des coûts

L'un des principaux avantages concurrentiels apportés par la GED est de rendre votre travail plus rapide en économisant du temps, de l'argent pour les copies et des ressources humaines.

Imaginez que, dans chaque processus d'achat, vous deviez rechercher des documents sur les derniers achats du client, des enregistrements de ses intérêts, des méthodes de paiement ou des contrats.

Réduction de l'espace physique

Le stockage électronique des documents est essentiel pour économiser de l'espace lorsque vous avez d'innombrables feuilles de dossiers et de copies.

Préservation de la mémoire de l'entreprise

Les documents seront stockés électroniquement, préservant ainsi l'histoire de votre entreprise au fil du temps. La GED permet le contrôle des versions des documents édités, ce qui permet de conserver leur historique et de faciliter les audits.

Récupération des documents

Les documents perdus ou endommagés peuvent être le fléau de nombreux secteurs d'une entreprise. Lorsque vous gérez vos documents selon les préceptes de la GED, les contrats, notes et rapports peuvent être stockés dans des emplacements sécurisés et prédéfinis. En outre, vous pouvez rechercher des documents pour les retrouver plus facilement.

Gestion visuelle

La GED permet d'assurer la transparence des informations pour l'ensemble de l'entreprise, les fournisseurs et les clients en mettant les documents à disposition en ligne.

Parmi d'autres avantages comme la possibilité de suivre l'évolution des processus en temps réel, la gestion visuelle vous permet de suivre les données et les métriques des processus.

Le service clientèle, par exemple, est beaucoup plus rapide, car les données nécessaires pour répondre sont visibles et automatisées. Il suffit de rechercher des mots-clés pour trouver les informations dans les documents.

Plus de sécurité pour vos données

La gestion des documents est également essentielle pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données. Lorsqu'il s'agit de documents numériques, la personne qui en est responsable peut définir les autorisations d'accès et les accorder uniquement aux personnes impliquées dans le processus.

Durabilités

Nous sommes au 21e siècle et tout le monde s'accorde à dire qu'il n'est plus viable d'imprimer beaucoup de papier pour qu'il soit un jour jeté dans l'écosystème.

La GED vise à stocker et à distribuer des documents dans un environnement numérique. Ainsi, si différents départements d'une entreprise ont besoin du même document, par exemple, il n'est pas nécessaire de l'imprimer plusieurs fois.

Gestion à distance

Le monde est de plus en plus numérique et global, et cela n'a plus de sens de n'avoir que des documents physiques dans une entreprise. 

La GED permet de gérer les fichiers à distance, surtout si elle est intégrée à un système en nuage.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'améliorer les gains de productivité en réduisant le temps de traitement et de récupération des documents à chaque étape de leur utilisation, de réduire les frais de stockage et de gestion des documents physiques, de fournir un accès rapide et facile aux documents à distance (ce qui peut être un facteur clé pour atteindre les performances souhaitées en termes de rapidité de livraison des produits),de répondre à certaines contraintes légales (archivage, normes de qualité, etc.).

Contrôle d'accès des utilisateurs

Avec la GED, vous pouvez également contrôler les autorisations d'accès aux fichiers et aux dossiers. Cet accès contrôlé, qui peut être appliqué à un document entier ou à une partie seulement de celui-ci, rend les informations plus sûres.

Les documents peuvent également être signés numériquement, ce qui est crucial pour les dossiers financiers, juridiques et de contrôle.

Comment fonctionne la GED ?

Comme expliqué précédemment, la Gestion Electronique des Documents est un ensemble de technologies permettant la gestion complète des documents. Elle comprend généralement plusieurs outils, tels que :

• OCR : grâce à la reconnaissance optique de caractères, la GED peut numériser (scanner) des documents et reconnaître des mots et des lettres même dans des fichiers images. De cette façon, il est possible de rechercher des mots-clés, de trouver des informations spécifiques et de découper des parties d'un document pour les utiliser dans un autre.
• ICR et IHR : selon le même principe, la reconnaissance intelligente des caractères (ICR) et la reconnaissance intelligente de l'écriture manuscrite (IHR) peuvent identifier les caractères dans les documents manuscrits.
• DIP : grâce au traitement d'image des documents (DIP), un scanner peut identifier, stocker et visualiser les images d'un document, en les numérisant sous forme de bitmap.
• RM : le système permet également le Records Management (également appelé Document Management ou DM), qui assure la gestion à long terme des documents physiques et numériques et supervise leur cycle de vie, de la création à l'archivage définitif ou à la suppression.
• COLD/ERM : Enterprise Report Management vous permet de formater, d'indexer et de condenser des rapports, des inventaires, des factures et d'autres documents, libérant ainsi de l'espace et facilitant la recherche d'informations.

Avec toutes ces fonctionnalités intégrées, la GED favorise la gestion des connaissances dans les entreprises en organisant, numérisant et distribuant les documents. En outre, cette technologie permet d'accéder aux documents hors ligne, sans avoir à les télécharger.

Quelle est la différence entre GED ( Gestion Electronique de Documents) et l'ECM (Gestion de Contenu d'Entreprise)  ?

Si vous avez entendu parler de la GED, vous connaissez probablement aussi de l'ECM. Mais il ne s'agit pas de la même chose.

Alors que la GED est un ensemble de technologies conçues pour faciliter et rationaliser le processus de gestion numérique des documents, l'ECM est l'ensemble des technologies utilisées pour gérer le cycle de vie des informations non structurées, en passant par les étapes suivantes :

• création et capture
• stockage
• contrôle des versions
• indexation
• gestion
• nettoyage
• distribution
• publication
• recherche et archivage

Il est important de souligner que la gestion de contenu d'entreprise (ECM) relie tous les contenus aux processus métier.

On peut donc dire que la gestion de contenu d'entreprise (ECM) est un prolongement de la GED. Outre la gestion et l'organisation des documents, l'ECM permet également de gérer les informations de votre entreprise de manière structurée, ce qui permet une meilleure traçabilité des données en gérant les relations existantes entre elles.

Pour mieux comprendre, on peut dire que l'ECM vous permet de modéliser et de stocker toutes les informations relatives aux employés d'une entreprise, par exemple. À partir de là, vous pouvez les relier à d'autres informations d'enregistrement, comme les documents (photo, carte d'identité, contrats, paie), les projets sur lesquels ils ont travaillé, leurs chefs et subordonnés, etc. Tout sera soumis à des autorisations d'accès et de modification appropriées, bien entendu.

Cette structure de données et de documents devient encore plus puissante si l'ECM dispose d'outils de gestion des processus d'affaires (BPM) et de gestion des flux de travail, ce qui n'est pas toujours le cas mais peut constituer un grand avantage concurrentiel. Outre le fait de faciliter l'accès aux données, l'ECM permet d'inclure les données dans les processus et donc de les optimiser.

Gestion des Processus Métier (BPMS) : vers une gestion complète

Alors que la GED gère le contenu d'une entreprise de manière plus ciblée, la gestion par processus vise une gestion complète, qui couvre tous les domaines et activités d'une entreprise, de bout en bout.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, a pour objectif d'organiser, de sécuriser et de gérer les flux d'informations générés par votre entreprise. 

Disposer d'une suite de gestion des processus métier (BPMS) avec une gestion électronique des documents native permet une bien meilleure gestion.

Le BPMS est un outil qui automatise la gestion des processus d'entreprise. L'ensemble du flux de travail peut être cartographié, conçu, exécuté, analysé et optimisé en temps réel, ce qui augmente la productivité et la qualité du service à la clientèle.

Chaque processus métier comporte plusieurs documents intrinsèques, et le BPMS avec GED intégrée permet de documenter, de visualiser et de partager les connaissances relatives au processus entre les personnes concernées. Il crée une base de données d'informations qui aidera à la prise de décision concernant les processus.

En plus des fichiers eux-mêmes, le système permet d'intégrer les données provenant des documents pendant l'exécution du processus, ce qui permet une automatisation plus complexe.

Par exemple, un candidat peut utiliser le BPMS pour stocker un document dans le système, exécuter automatiquement l'OCR et vérifier si le document joint contient les données nécessaires. Il est également possible d'effectuer des recherches rapides dans la base de données des contrats d'un client afin de trouver des solutions qui génèrent plus de valeur pour lui.

Et pour accroître l'intégration de la gestion, il est intéressant d'avoir d'autres solutions intégrées au BPMS en dehors de la GED. 

Lorsque la direction a accès à ces représentations en temps réel, elle peut offrir des informations importantes pour la prise de décision, avec une rapidité maximale, ce qui est essentiel pour s'adapter au marché dynamique actuel.

Avec un système de gestion de la relation client (CRM), les données clients recueillies par la GED peuvent être déterminantes pour de bonnes relations avec les consommateurs, générant des ventes plus fortes et un service après-vente plus personnalisé.