WEBGRAM

Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration de projets et programmes? Pourquoi est-il important pour votre organisation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Votre équipe vous a aidé à traverser la phase de planification du cycle de vie d'un projet. Toutes les ressources ont été alignées en fonction des tâches à venir. Leurs dates d'échéance sont fixées et tout le monde s'est mis au travail pour commencer la phase d'exécution.

Cette même équipe peut être confrontée à divers défis auxquels elle n'est pas encore préparée. Et si :

  • Votre client demande une modification qui change en plein milieu de l'exécution du projet ?
  • Votre équipe ne suit pas correctement le plan du projet, ce qui accroît les inefficacités ?
  • Toutes les parties prenantes sont toujours occupées et ne participent pas à l'exécution du projet ?

Il existe de nombreux obstacles qui peuvent entraîner des retards dans la réalisation d'un projet. Vos clients et les autres parties prenantes seront les premiers à subir les conséquences de ces retards. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de visualiser les jalons avec les membres de votre équipe, de planifier la stratégie d'exécution parfaite du projet, de garder toutes les équipes concernées dans la boucle, de partager des fichiers.

Le projet peut finalement échouer. Donc, avant de vous retrouver dans cette situation, il est temps de réfléchir à toutes les raisons possibles qui pourraient en être la cause. En voici quelques-unes qui sont courantes :

  • Un plan de projet imprécis,
  • Collaboration inefficace de l'équipe,
  • Vision imprécise du client.

Le manque de collaboration peut certainement conduire votre équipe à un tel scénario. Alors, comment faire pour que vos projets donnent les résultats que vos clients attendent ? 

Vous devez intégrer un logiciel de collaboration de projet qui vous aide à communiquer facilement les dernières mises à jour aux équipes internes et distantes.

Vous vous demandez peut-être "pourquoi un logiciel de gestion de projet collaboratif est important pour notre organisation". Mais avant de nous plonger dans cette tangente, comprenons d'abord ce qu'est un logiciel de collaboration de projet.

Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration de projet ? 

Il existe plusieurs définitions de logiciel de collaboration de projet que vous rencontrerez si vous effectuez une recherche.

  • Un logiciel de collaboration de projet est conçu pour aider les membres d'une équipe à communiquer toutes les mises à jour du projet qui les aident à atteindre leurs objectifs de projet dans les délais. Pourtant, un logiciel de gestion de projet en collaboration était auparavant défini comme "des processus de groupe intentionnels et un logiciel pour les soutenir."
  • Un logiciel de collaboration de projet est un outil qui permet le partage, le traitement et la gestion de fichiers et d'autres types de données entre plusieurs utilisateurs et/ou systèmes. Ce type de logiciel permet à deux ou plusieurs utilisateurs distants de travailler ensemble sur une tâche ou un projet. 
  • Un logiciel ou une plate-forme de collaboration de projet est une catégorie d'outils commerciaux qui ajoute toutes les larges capacités de réseau social aux processus de travail.  L'objectif d'un logiciel de collaboration est de favoriser l'innovation en incorporant la gestion des connaissances dans les processus d'entreprise afin que les employés distants puissent partager des informations et résoudre efficacement les problèmes de l'entreprise. 

Si nous devions donner la définition la plus simple d'un logiciel de collaboration de projet, elle serait la suivante :

Un logiciel de collaboration de projet est une plateforme qui rassemble des équipes de régions éloignées pour travailler en équipe sur une tâche ou un projet.

Types de logiciels de collaboration de projet

Avec autant d'options sur le marché, il existe différents types de logiciels de collaboration que l'on doit connaître avant de faire le bon choix.

Les types de logiciels de collaboration sont les suivants :

  • La communication
  • La coordination
  • Conférence

Tous ces outils de collaboration pour la gestion de projet font la même chose, mais de manière différente.

D'autre part, au lieu d'une large catégorisation, voici sept types principaux de logiciels de gestion de projet. Ce sont :

  • Le partage de fichiers
  • Partage de calendrier 
  • Messagerie instantanée
  • Vidéo-conférence
  • Stockage en nuage
  • Synchronisation de documents
  • Tableaux blancs

Cependant tous les types de logiciels susmentionnés peuvent faire partie d'un seul et même logiciel.

C'est là une des caractéristiques des logiciels de collaboration de projet. Il vous offre toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus, ce qui facilite la collaboration avec vos équipes de manière instantanée.
Maintenant que nous savons clairement ce qu'est un logiciel de collaboration de projet, il est essentiel de comprendre les raisons qui rendent l'intégration de ce logiciel importante pour une organisation. Mais avant cela, discutons des principales caractéristiques des logiciels de collaboration de projet.

Caractéristiques des logiciels de collaboration de projet

Travailler avec des équipes à distance peut être très difficile et le plus difficile est de garder tous vos employés sur la même longueur d'onde. Même si vous disposez de 100% d'employés internes, il est impossible pour eux de savoir ce qui doit être fait et quand.
C'est pourquoi il est essentiel d'avoir toutes les informations clés du projet sur un seul tableau de bord. Par exemple, le logiciel de gestion de projet propose un tableau de bord unique qui vous permet de :
  • Voir qui travaille sur quoi
  • de suivre l'évolution du projet
  • de voir combien de temps chaque membre de l'équipe consacre aux tâches qui lui sont assignées
  • de vous assurer que toutes les échéances sont respectées. 
La gestion de tâches multiples est une tâche ardue. Tout d'abord, vous devez vous assurer que les membres de votre équipe comprennent les buts et les objectifs du projet, puis vous leur attribuez une tâche et leur donnez une échéance.


Dans une configuration manuelle, comment allez-vous vous assurer que tout sera livré à temps ?

Saviez-vous que, beaucoup de projets échouent parce qu'ils fixent des délais irréalistes (de moins d'un an), ce qui oblige les membres de l'équipe à se précipiter dans les phases du projet ?
Ainsi, lorsqu'il s'agit de délais, le plus important est la gestion des tâches. Cette fonctionnalité ne se limite pas au suivi et à l'affectation. Le logiciel de gestion de projet simple propose une gestion des tâches qui vous permet de :
  • créer des dépendances de tâches, en veillant à ce que les membres de votre équipe ne passent à une nouvelle tâche qu'après avoir terminé la tâche en cours.
  • de définir des autorisations de tâches afin que les membres autorisés de l'équipe reçoivent des notifications concernant les mises à jour du projet.
  • d'ajouter des commentaires sur les tâches afin de donner aux équipes un retour d'information et de tenir tout le monde au courant.
  • calendrier partagé
La visualisation des jalons est un autre obstacle auquel les membres de l'équipe sont confrontés lors de l'exécution d'un projet. C'est pourquoi il devient impossible de collaborer à l'achèvement du projet dans les délais impartis.
Avec un logiciel de gestion de projet collaboratif robuste, vous pouvez :
  • Visualiser les jalons avec les membres de votre équipe
  • Planifier la stratégie d'exécution parfaite du projet
  • Garder toutes les équipes concernées dans la boucle
  • Partage de fichiers
Pouvez-vous imaginer travailler sur des projets avec des documents papier pour chaque petite tâche ? Ne serait-ce pas un véritable casse-tête ?
À part cela, imaginons que vous utilisiez une plateforme de documents en ligne. Serait-il facile de séparer les documents en fonction des projets et de s'assurer que seules les équipes concernées ont accès à ces documents ?
Cela ne peut être réalisé qu'avec un logiciel de collaboration de projet qui offre le partage de fichiers. Avec l'aide de cette fonctionnalité, vous pouvez :
  • Partager les fichiers pertinents aux membres autorisés de l'équipe
  • garantir la sécurité des fichiers
  • Accéder, gérer et stocker plusieurs fichiers sur une seule plateforme.
  • Suivi du temps
Tout responsable souhaite savoir sur quoi travaillent les membres de son équipe, surtout s'ils ne respectent pas les délais. Cela devient un cauchemar de les suivre en permanence, eux et leurs produits livrables. Mais il existe aussi une solution à ce problème.
Un logiciel de collaboration pour la gestion de projets doté d'une fonction de suivi du temps peut résoudre tous vos problèmes. Il vous aide à :
  • Suivre le temps passé sur chaque projet/tâche
  • Comparer le temps passé sur une tâche avec le temps estimé qui devrait être consacré à cette tâche.
  • Respecter facilement les délais.
Raisons d'utiliser les outils de collaboration de projet dans votre organisation

Lorsque vous demandez "quels sont les avantages d'un logiciel de collaboration de projet", vous devez penser à l'organisation dans son ensemble. Examinons donc quelques-uns des avantages dont votre équipe et votre organisation peuvent bénéficier après avoir intégré cette solution logicielle dans votre processus de travail.

- Améliorer le travail d'équipe en augmentant l'engagement
Il est évident que le travail d'équipe est important pour que toute équipe de projet puisse fournir des résultats de qualité en temps voulu. Mais le travail d'équipe ne peut s'améliorer que s'il existe des occasions ou des moyens pour l'équipe de s'engager les uns envers les autres.
Avec des moyens tels qu'un logiciel de collaboration de projet, l'équipe peut accroître son engagement envers le projet et travailler à la réalisation des objectifs dans les délais fixés.

Cela conduit à deux conclusions :
1. L'organisation ne s'efforce pas de stimuler l'engagement des employés de manière proactive.
2. L'entreprise risque de recevoir moins de projets et de voir ses bénéfices diminuer.
Mais cette conclusion peut être évitée pour votre organisation si elle travaille activement à augmenter l'engagement des employés, ce qui conduit à un meilleur travail d'équipe.

- Collaboration efficace, réunions d'équipe efficaces
Après avoir adopté une approche proactive pour développer le travail d'équipe, vous pouvez organiser moins de réunions. Pourquoi ? C'est clair, des modes de collaboration efficaces permettent de mener des réunions efficaces qui, au final, réduisent le nombre de réunions d'équipe.
Un outil de collaboration de projet permet d'atteindre les objectifs d'une tâche et de documenter l'avancement du projet sans difficulté. De plus, vous pouvez facilement assigner des tâches aux membres de l'équipe.
Une fois que cette part de travail est cochée dans la liste, les équipes se mettent au travail et partagent des informations plus proactives pendant les réunions, ce qui augmente également l'engagement de l'équipe.

- Collaboration transparente avec les parties prenantes
L'une des plaintes des parties prenantes à laquelle vous pouvez mettre un terme est le manque de collaboration. L'utilisation d'un outil de collaboration peut être utile à bien des égards.
Examinons-en quelques-unes.
1. Vous pouvez vous concentrer sur la collaboration externe
2. Vos équipes ne manquent pas une seule nouvelle mise à jour sur un projet.
3. Vous évitez les retards dans les livrables du projet.
4. Votre équipe peut travailler sans problème à la gestion des risques.

Ce qui est encore plus utile avec l'utilisation d'une solution de collaboration, c'est que vous pouvez obtenir un retour de vos clients à chaque étape de l'exécution du projet. Cela vous aidera à améliorer la qualité du produit ou du service et à atteindre facilement l'objectif prévu.


- Amélioration de la productivité de l'équipe
La communication et l'engagement des employés sont stimulés, tout comme la productivité globale. Les outils de mise en réseau, comme les logiciels de collaboration de projet ou les outils de collaboration de projet en ligne, ont tendance à augmenter la productivité pour les équipes de développement de logiciels à l'échelle mondiale.
Qu'une équipe de développement soit complètement distante ou dans un environnement de travail hybride, il est essentiel de s'assurer que chaque employé est aligné. Des réunions et des réunions régulières sont indispensables pour discuter des projets et des tâches, mais il ne faut pas en faire trop et tuer la productivité des employés. Mettez en place un outil de communication pour les petits détails auquel tout le monde a accès.

Ainsi, si une organisation intègre un outil qui l'aide :
1. Améliorer la communication entre les équipes et les autres parties prenantes
2. Augmenter l'engagement des employés
3. Réduire les multiples réunions d'équipe à quelques-unes
4. Et, faire évoluer la collaboration externe vers un autre niveau tend également à stimuler la productivité de l'équipe.

- Collaboration = Profits
En fin de compte, il est important de compter tout ce qu'un logiciel de collaboration peut vous apporter. Bien qu'il soit essentiel de comprendre les bénéfices offerts par l'utilisation d'un logiciel, il est tout aussi important de se concentrer sur la manière de l'intégrer à votre équipe et à votre organisation.

Une fois cette étape franchie, il deviendra plus facile pour votre équipe de :
1. Travailler à l'amélioration de la flexibilité du travail
2. Améliorer l'engagement des employés envers les projets existants et à venir
3. Stimuler une culture de réunion d'équipe plus ou moins productive.
4. Terminez vos projets à temps avec des livrables de qualité, augmentant ainsi le nombre de projets entrants.
5. Augmenter le taux de rétention des clients
6. Obtenir un maximum d'idées innovantes pour passer à la phase d'exécution.
7. Collaborer avec les parties prenantes de manière transparente

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Avantages d'un Système de Gestion des Ressources Humaines (SGRH), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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L'avantage fondamental d'un SGRH est de disposer de toutes les informations sur votre personnel dans un référentiel central. Cela réduit les risques de non-conformité, fournit un ensemble de données riches pour éclairer la prise de décision, aide à garder les employés engagés et rend les professionnels des RH plus productifs et leurs processus plus efficaces.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux organisations de développer et d'évaluer les employés par le biais d'évaluations des performances, de la gestion des objectifs et de l'administration de tests de compétences et d'aptitudes.

Examinons les cinq principaux avantages commerciaux d'un SGRH.

Une vision plus détaillée : Sans SGRH, les travailleurs et les managers créent des informations à différents niveaux, des tableaux aux dossiers papier en passant par les applications de gestion des coûts, ce qui ne permet pas d'obtenir une vue d'ensemble des coûts de la main-d'œuvre. Avec un SGRH, toutes les données se trouvent dans un seul et même endroit, avec une plus grande intégrité. Il est également essentiel à une initiative de planification et d'analyse de la main-d'œuvre, dans le cadre de laquelle une entreprise évalue ses effectifs actuels et compare cette réalité aux besoins futurs déterminés par les objectifs commerciaux. Parmi les principaux avantages, citons la possibilité d'identifier et de combler les lacunes en matière de compétences avant qu'elles ne nuisent à la productivité, de codifier les plans de succession et de maîtriser les coûts de main-d'œuvre en analysant l'incidence des paiements d'heures supplémentaires ou de temps double sur les performances financières.

Avec un SGRH, les équipes RH peuvent également repérer les indicateurs précoces de problèmes. Par exemple, si les employés les plus performants d'un département quittent l'entreprise à un rythme plus élevé que la normale, cela peut indiquer que le manager est toxique. Un SGRH peut relier les points et aider à identifier les employés à risque.

Amélioration de l'engagement des employés : Un SGRH est d'une aide précieuse pour développer et retenir les talents, un sujet qui passionne les dirigeants des RH. Dans un SGRH, les RH peuvent créer des programmes de formation, personnaliser les plans d'apprentissage et les parcours professionnels et mettre en place des mentorats.

Le développement des compétences est de première importance pour les jeunes employés et suggère spécifiquement un programme de mentorat axé sur le partage de l'expertise. Les travailleurs de la génération Z et du millénaire s'attendent également à ce qu'on leur demande, de façon régulière, de parler de leurs expériences. Un SGRH peut à la fois mettre en relation les seniors d'un département ou d'une région avec ceux qui peuvent bénéficier d'une relation de mentorat, menée virtuellement, et réaliser et dépouiller des enquêtes de satisfaction et d'engagement des employés.

Toutes ces activités de développement sont ensuite suivies dans le SGRH afin de reconnaître les étapes de développement. Cela permet de maintenir les employés sur la bonne voie et de les fidéliser à l'entreprise.

Efficacité des processus et culture du libre-service : Répondre aux demandes de renseignements ou administrer de grands programmes, comme l'inscription aux avantages sociaux ou les évaluations de performance, peut prendre jusqu'à 40 % du temps d'un professionnel des RH chaque semaine, et dans de nombreux cas, les individus seraient plus qu'heureux de faire ce travail eux-mêmes. Dans un SGRH, les RH peuvent mettre en place un référentiel de connaissances pour que les gens puissent trouver des réponses aux questions fréquemment posées, et les employés et les managers peuvent accéder en toute sécurité à leurs propres dossiers, ce qui permet aux RH de se concentrer sur des services à plus forte valeur ajoutée.

En outre, les processus RH qui nécessitent plusieurs niveaux d'approbation, comme le traitement des fiches de présence, des demandes d'emploi et des demandes de congés, peuvent être de gros consommateurs de temps. Un SGRH fournit des workflows d'approbation pour automatiser ces processus et d'autres encore, de sorte que les approbateurs sont avertis lorsque c'est leur tour d'approuver (ou de rejeter). Cela peut réduire le temps de traitement de plus de 50 % et améliorer la précision.

Réduire les frais généraux : Du point de vue de l'informatique et des dépenses d'investissement, la nature centralisée d'un SGRH, surtout s'il est vendu dans un modèle de logiciel-service entièrement basé sur le cloud, nécessite moins de matériel, d'espace de centre de données et de ressources en personnel informatique et de développement pour la maintenance, le support et la formation. Cela permet de rationaliser les dépenses informatiques pour la technologie RH, de réduire le nombre d'employés du service d'assistance et, en général, d'améliorer la satisfaction des utilisateurs à plein temps d'un SGRH, c'est-à-dire l'équipe RH elle-même.

Un recrutement plus rapide : Attirer les meilleurs talents et construire la réputation de votre entreprise comme "l'endroit où tout le monde veut travailler" est un autre domaine qui passionne les professionnels des RH. L'expérience du candidat, cependant, a été largement ignorée parce qu'il est difficile de comprendre le processus de recherche d'emploi lorsque les annonces sont publiées en dehors de l'entreprise. Un SGRH résout ce problème en mettant en relation les recruteurs et les candidats par voie électronique via des sites d'emploi et des applications mobiles, ce qui rend le processus plus agréable et plus efficace.

Les RH peuvent même accéder à une technologie de mise en commun des candidats qui accélère le recrutement passif lorsque de nouveaux postes sont ouverts.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de créer des demandes d'emploi et des descriptions, de gérer les postes, d'intégrer les postes ouverts sur les sites d'emploi, de gérer les CV, de suivre les candidats tout au long du processus de recrutement, de proposer des offres d'emploi, de vérifier les antécédents, d'administrer les vérifications préalables à l'embauche et de créer des formulaires de demande d'emploi.

Sécurité du SGRH

Les informations personnelles des employés nécessitent un haut niveau de protection, non seulement pour faire respecter le droit à la vie privée et répondre aux exigences de conformité, mais aussi pour maintenir une culture positive. Aucune autre information ne peut semer la discorde comme celle qui permet à un employé de savoir ce que gagnent ses collègues dans des fonctions similaires, à l'exception peut-être des détails des actions personnelles qui deviennent publiques.

Par conséquent, les fonctions de sécurité destinées à protéger l'accès aux informations sensibles des employés doivent figurer en tête de liste de vos exigences en matière de SGRH.

Si certains secteurs, comme les soins de santé ou la finance, et les entreprises multinationales peuvent avoir des exigences particulières en matière de sécurité, tous les acheteurs de SGRH devraient insister sur les points suivants :

Un accès basé sur les rôles : Le personnel RH a besoin de droits différents de ceux du reste du personnel, et ce pour une bonne raison. Les managers doivent pouvoir effectuer certaines tâches, les employés individuels, d'autres qui concernent leurs propres données. Le SGRH doit prévoir tous les rôles dont vous avez besoin pour gérer les groupes d'utilisateurs.

Segmentation du système : Le SGRH doit être configuré de manière à ce que certaines données ne soient accessibles que par certaines personnes ou certains rôles. Même au sein du département des RH, certaines entreprises ont déployé des protocoles de sécurité pour que les professionnels des RH n'aient accès qu'aux segments du personnel qu'ils servent. Souvent, la paie des cadres est complètement séparée dans des entités comptables uniques afin de protéger ces informations.

Authentification à deux facteurs : L'adoption généralisée des téléphones mobiles facilite grandement l'activation de la technologie d'authentification à deux facteurs pour un niveau de sécurité supplémentaire.

Cryptage des données : Toutes les données relatives au personnel doivent être cryptées au repos dans le SGRH et en transit vers l'utilisateur final.

Politiques de résistance et de réinitialisation des mots de passe : Le service informatique devrait pouvoir exiger des mots de passe d'une certaine longueur et d'une certaine complexité et préciser des périodes de réinitialisation, par exemple tous les 30 jours, afin d'empêcher l'accès non autorisé aux données du SGRH.

Une approche multidimensionnelle de la sécurité du SGRH est une chose qu'un investisseur ou un acheteur potentiel ou un assureur en matière de cybersécurité recherchera certainement, alors intégrez-la dès le départ.

Choisir un SGRH

Le marché du SGRH est très fragmenté et peut être écrasant, certains sites Web d'évaluation de logiciels de premier plan répertorient plus de 700 entreprises qui fournissent des systèmes de gestion des ressources humaines. Les évaluer toutes, à raison de deux par jour, prendrait presque une année entière.

La première étape consiste donc à séparer les fournisseurs potentiels en trois groupes :

Les fournisseurs de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) intègrent leurs autres applications commerciales, telles que la comptabilité, la gestion de la relation client et les achats, ce qui vous permet de bénéficier des avantages de la centralisation, comme le fait de n'avoir à saisir qu'une seule fois la fiche d'un employé. Avec des coûts d'intégration plus faibles, le modèle ERP peut offrir une expérience utilisateur plus cohérente, et vous bénéficiez d'un modèle de sécurité unique, c'est pourquoi 95 % des entreprises font état d'améliorations des processus après la mise en œuvre d'un ERP.

Les prestataires de services offrent une solution entièrement externalisée, dans laquelle l'entreprise paie un prestataire pour gérer les salaires, les déclarations fiscales, les avantages sociaux, la conformité du service RH et l'envoi de données à la comptabilité afin que les dépenses liées aux RH puissent être incluses dans les rapports financiers. Le prestataire de services joue le rôle de votre service des RH, ce qui réduit le nombre de spécialistes des RH employés par votre entreprise.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise.

Quand acheter un SGRH

Il n'y a pas de réponse unique à la question de savoir quand entreprendre un projet SGRH. Parmi les événements courants qui incitent les entreprises à acheter ou à mettre à niveau un SGRH, citons l'embauche d'un nouveau responsable des RH, l'expansion de l'entreprise dans d'autres états ou pays, l'échec d'un audit, l'achat d'un nouveau système comptable ou une fusion ou une acquisition. Parmi les autres facteurs, citons les nouvelles exigences réglementaires en matière de rapports, une croissance rapide ou la nécessité de mieux planifier les effectifs futurs.

Une fois que les choix sont limités, il est bon de faire appel à un échantillon représentatif d'employés qui utiliseront réellement le système afin qu'ils donnent leur avis sur l'interface et les fonctionnalités. Ces employés pourront ensuite se faire les champions du système une fois qu'il sera déployé.

Les composantes du succès du SGRH

En résumé, voici les cinq clés pour tirer le meilleur parti d'un achat de SGRH :

1. Si votre éthique informatique est tournée vers l'avenir, explorez les systèmes qui peuvent utiliser l'apprentissage automatique et l'analyse prédictive dès maintenant et qui ont une feuille de route pour l'IA. Plus tôt vous commencerez à alimenter le système en données, mieux il pourra vous conseiller sur les besoins futurs en main-d'œuvre et faire correspondre les candidats aux postes.

2. Les différents SGRH excellent dans certains domaines. Vous avez un taux de rotation élevé ? Alors examinez attentivement les capacités de gestion des candidats. Vous avez une main-d'œuvre répartie sur plusieurs états ou pays ? Vous embauchez beaucoup d'intérimaires mais vous vous demandez s'il ne serait pas plus judicieux d'embaucher ? Une fonction de gestion du personnel temporaire peut vous aider dans cette analyse.

3. Vous ne vendrez pas un SGRH aux détenteurs de budget en leur parlant de fonctionnalités intéressantes. Ce qui permet de financer un projet, c'est la façon dont le système aidera à retenir les talents, à libérer le personnel RH pour des projets à valeur ajoutée et à minimiser les résultats des audits.

4. Faites participer votre équipe ou votre consultant en sécurité au processus de sélection dès le début, surtout si vous êtes dans un secteur hautement réglementé comme la finance ou la santé.

5. Si vous décidez d'opter pour la meilleure solution, recherchez des API ouvertes qui rendent l'intégration, sinon simple, du moins possible sans un projet de développement important et coûteux.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

3 bonnes raisons d'utiliser un système de gestion documentaire complet, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Système de gestion de documents 

Avez-vous remarqué une augmentation du nombre de publicités pour de simples logiciels de gestion de documents en ligne ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est doté d'outils d'indexation structurée des documents, de contrôle des versions, de flux de travail basé sur des règles, d'intégration, de conformité à la conservation des documents et de gestion des processus métier (BPM) qui augmentent considérablement la productivité et l'efficacité des organisations et offrent un retour sur investissement immédiat. 

Commercialisés comme un moyen facile et rentable de réduire la quantité de papier tout en organisant et en stockant les fichiers papier, ces systèmes sont devenus extrêmement abordables pour les petites entreprises. Mais si votre entreprise utilise la gestion de documents en ligne uniquement comme un moyen de réduire la consommation de papier ou de stocker vos fichiers dans le nuage, vous manquez la vue d'ensemble.

La technologie d'aujourd'hui a progressé à des années-lumière de la simple capture, du classement et du stockage de documents en front-end. Les véritables systèmes de gestion de documents sont dotés d'outils d'indexation structurée des documents, de contrôle des versions, de flux de travail basé sur des règles, d'intégration, de conformité à la conservation des documents et de gestion des processus métier (BPM) qui augmentent considérablement la productivité et l'efficacité de votre organisation et offrent un retour sur investissement immédiat. 

En adoptant cette technologie qui structure l'indexation et le stockage des documents tout en s'efforçant d'automatiser davantage vos processus de flux de travail, vous pouvez mieux tirer parti de votre système de gestion des documents pour maximiser les investissements globaux de votre organisation en matière d'informatique et de processus métier.

En fin de compte, dans l'économie mondiale concurrentielle d'aujourd'hui, vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas automatiser.  Trois domaines en particulier peuvent générer un énorme retour sur investissement grâce à l'automatisation des processus et des flux de travail. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet aux entreprises d'automatiser leurs opérations de back-office telles que les achats, les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et d'autres fonctions à forte intensité de papier.

1. Le service client

De nombreuses entreprises pensent que, parce qu'elles réduisent l'utilisation du papier, elles ont poussé le système de gestion des documents en ligne aussi loin que possible. Si les dossiers des clients sont disponibles sous forme électronique et que vous pouvez y accéder en quelques secondes, le service à la clientèle est immédiat et vous constaterez de grandes améliorations dans la satisfaction des clients.

2. Opérations de back-office

Les fonctions et processus de votre back-office sont le moteur de votre entreprise, et l'automatisation d'un maximum d'entre eux est donc une bonne idée.  Les ressources humaines sont un excellent exemple de processus qui devraient être automatisés.  L'utilisation de la fonctionnalité de collaboration et de messagerie avec le flux de travail peut vous permettre de rationaliser les processus RH, notamment les entretiens, les embauches et les licenciements. 

Les curriculum vitae des employés, les congés maladie, les demandes de congé parental, les augmentations de salaire, les évaluations de performance, les mesures disciplinaires, etc. peuvent tous être instantanément capturés, stockés, récupérés et faire l'objet d'une collaboration en toute simplicité.  D'autres opérations de back-office telles que les achats, les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et d'autres fonctions à forte intensité de papier peuvent également être entièrement automatisées, ce qui permet d'affecter le personnel à d'autres domaines de l'entreprise qui apportent une valeur ajoutée.

3. Gestion des risques

Les entreprises sont soumises à des responsabilités en matière de gestion des risques.  Avec la gestion de documents en ligne, les informations privées et hautement confidentielles sur les clients ou les entreprises sont protégées à tout moment, même lors du partage et du stockage de millions de documents.  Les dossiers des clients et du personnel ne seront jamais perdus, égarés ou tombés dans de mauvaises mains. 

Si votre organisation est confrontée à une situation de divulgation électronique, les documents demandés peuvent être accessibles et présentés immédiatement.  En outre, l'utilisation de la gestion de documents en ligne pour automatiser les exigences strictes en matière de conservation et d'élimination des documents atténuera le risque lié à leur conservation manuelle. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, possède une fonctionnalité de collaboration et de messagerie avec le flux de travail qui permet aux entreprises de rationaliser les processus RH, notamment les entretiens, les embauches et les licenciements. 

Si vous conservez des documents au-delà de leur période de conservation, votre entreprise court un risque. À l'inverse, si vous détruisez des documents prématurément, vous courez le risque de ne pas être en conformité, ce qui entraîne en soi des sanctions financières coûteuses. 

En profitant de la fonctionnalité de conservation des documents pour automatiser vos calendriers de conservation, vous réduisez de manière rentable le risque d'erreur humaine qui pourrait vous coûter cher.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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