WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

La gestion des transactions numériques en Gestion Electronique de Documents GED : de quoi s'agit-il et comment cela fonctionne-t-il ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

De nombreuses entreprises ont troqué leurs classeurs pour des GED basés sur le cloud, leurs documents clients et employés pour des CRM et HRM, leurs feuilles de calcul pour des ERPs - mais elles reviennent au stylo et au papier lorsqu'il s'agit de vérifier l'identité, d'approuver et d'auditer. En d'autres termes, ils interrompent leur transformation numérique au meilleur moment et passent à côté de tous les avantages de la gestion numérique des transactions.

Cet article explore les opportunités offertes par les solutions de gestion des transactions numériques et les avantages pour les entreprises en termes d'efficacité et de sécurité de leurs processus documentaires.

Qu'est-ce que la gestion des transactions numériques ?

La gestion des transactions numériques consiste à tirer parti d'un ensemble d'outils et de pratiques électroniques pour optimiser les tâches documentaires courantes. Cette expression est généralement utilisée pour désigner la catégorie de services en nuage conçus pour gérer les transactions basées sur des documents.

Les solutions de gestion des documents vont au-delà des avantages du classement sécurisé des documents fournis par les systèmes de gestion des documents (SGD). Il s'agit de passer de la gestion des documents à la gestion des transactions documentaires avec une variété de processus - notamment la signature, la vérification de l'identité, le contrôle et le routage sécurisé.

Un logiciel de GED permet de réaliser des processus commerciaux plus rapides, plus faciles et plus sûrs grâce à des fonctionnalités intégrées telles que la signature électronique, l'authentification numérique et l'automatisation des flux de travail.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de favoriser la croissance numérique. 

Les éléments essentiels de la gestion des transactions numériques

La gestion des transactions numériques touche tous les aspects du cycle de vie d'un document, de la création au stockage. Quatre domaines fonctionnels principaux permettent à la gestion des transactions numériques de traiter toutes les activités autour d'un document à un niveau avancé d'efficacité et de sécurité.

1. Gestion des archives

Les fondements du bureau sans papier reposent sur la gestion et le stockage des archives dans le cloud. La capture, l'indexation, la recherche et la récupération de documents, le partage sécurisé et le contrôle d'accès, la sauvegarde, le cryptage et les capacités d'intégration sont des éléments clés des systèmes de gestion de documents et les bases nécessaires à la gestion des transactions numériques.

Il n'est pas surprenant que les entreprises désignent les capacités de capture et d'analyse du contenu (29 %), l'élimination de la saisie et de la classification redondantes des données (33 %) et la prévention du tri et de l'acheminement manuels des documents (35 %) comme les trois principaux catalyseurs numériques de la mise en œuvre de la GED.

Les pratiques de gestion électronique des documents comportent un certain nombre d'avantages, tels que :

• L'amélioration de la manipulation des données, de l'accessibilité et de la collaboration pour augmenter la productivité globale.
• L'atténuation des cyber-risques et la prévention de la perte de données pour renforcer la sécurité et assurer la continuité des activités.
• La conservation, l'élimination et l'effacement appropriés des données des clients et des entreprises pour répondre aux obligations légales et maintenir la conformité réglementaire.

2. Authentification numérique

L'identification sécurisée est la condition préalable à toute action impliquant des documents. De nombreux processus documentaires quotidiens peuvent tirer parti de l'authentification numérique : connexion au système de stockage, accès et partage de fichiers, approbation de documents, etc. L'authentification numérique conforme à la lutte contre le blanchiment d'argent est également largement utilisée pour répondre aux exigences en matière d'accueil de nouveaux clients.

La vérification de l'identité via une carte d'identité électronique avant de permettre l'accès à un document offre la plus haute sécurité sur l'identité de la personne. Et cela devient encore plus important à l'ère du numérique où les relations à distance ou transfrontalières nécessitent nécessairement une validation d'identité sans contact pour être certain de l'identité des parties et accélérer les tâches administratives.

C'est pourquoi l'authentification numérique est essentielle pour la gestion des transactions numériques. Les méthodes d'identité électronique permettent aux utilisateurs de remplacer les anciennes pratiques et les pièces d'identité en papier par des mécanismes d'identification plus rapides, plus sûrs et plus pratiques.

En fait, la satisfaction des attentes des clients en matière d'accès et d'utilisation de l'information (38 %) et l'application et l'automatisation de la gouvernance et de la conformité (28 %) figurent parmi les principaux facteurs d'évolution vers la gestion des transactions numériques.

3. Signature électronique

La signature électronique est incontournable pour toute entreprise. En fait, les signatures électroniques constituent une grande partie des solutions de gestion des transactions numériques , captant la plus grande part de marché (44,32 %) en 2020. Un logiciel de gestion des transactions numériques avec des capacités de signature électronique intégrées évite d'avoir à intégrer cette fonctionnalité primordiale depuis une source externe.

Une solution de gestion des transactions numériques offre un aperçu complet de l'état du processus documentaire, de sorte qu'il est facile de vérifier qui a signé et quelles signatures manquent. 95 % des entreprises reconnaissent l'importance d'un retour d'information permanent et de mises à jour de l'état d'avancement du processus. La solution de gestion des transactions numériques permet d'y parvenir grâce à un suivi en temps réel et à une surveillance permanente du parcours du document.

Ce qui compte encore plus que les économies de temps et de coûts, c'est le niveau de fiabilité et de sécurité beaucoup plus élevé offert par les signatures numériques par rapport aux signatures traditionnelles.

Les documents papier peuvent être facilement modifiés : les signatures manuscrites peuvent être falsifiées, des modifications peuvent être apportées au contenu du document papier et les parties contractantes peuvent nier l'avoir signé. Rien de tout cela n'est possible lorsque des signatures numériques sont utilisées, car le document est protégé d'un triple point de vue :

• L'authentification des signataires au moyen d'identifiants numériques confirme l'identité du signataire et lie les données de validation de la signature électronique à cette personne.
• L'intégrité du contenu du document est garantie car chaque étape est capturée dans une piste d'audit sécurisée qui permet aux utilisateurs de détecter toute tentative de modification.
• L'intention de signer et d'être lié à l'accord est explicitement exprimée après lecture et acceptation d'une déclaration et d'un consentement. Chaque signature numérique est horodatée de sorte que le moment fiable de la génération de la signature peut être utilisé comme preuve de non-répudiation.

4. Automatisation du flux de travail

Les capacités d'automatisation fusionnent et relient les trois premiers domaines pour des opérations fonctionnelles et combinées. Avec l'automatisation du flux de travail, toutes les tâches à effectuer autour d'un document sont traitées et exécutées de manière cohérente, efficace et sécurisée. Il en résulte des économies de temps et d'argent, une réduction des efforts manuels, une standardisation des processus documentaires et une protection contre les erreurs.

Le système de gestion des transactions numériques permet aux utilisateurs de mettre en place des scénarios de routage personnalisés afin de créer des flux basés sur des règles qui déclenchent les étapes nécessaires de manière autonome et systématique.

Par exemple, imaginez que vous avez un document qui doit être signé par plusieurs personnes dans un ordre particulier. Avec la gestion des transactions numériques En outre, vous pouvez définir des paramètres de sécurité tels que l'authentification par carte d'identité électronique avant la consultation du document, afin de vous assurer que seules les bonnes personnes y ont accès. De plus, des rappels automatiques notifieront les participants pour s'assurer que le document suit son chemin vers la finalisation du processus.

Avec le logiciel de gestion des documents, plusieurs processus peuvent être traités simultanément. Aucune étape critique ne peut être manquée, et aucun document ne peut être perdu. Les flux de documents sans entrave améliorent les performances d'évolutivité et accélèrent la prestation de services pour l'utilisateur final. En d'autres termes, l'automatisation est synonyme de résultats commerciaux plus rapides et d'une meilleure expérience client, qui sont les deux principaux facteurs de la croissance continue du marché de la gestion des transactions numériques.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage une expérience utilisateur de grande qualité. 

Comment fonctionne la gestion des transactions numériques ?

Une solution de gestion des transactions numériques intègre et automatise la gestion d'archives en ligne sécurisées, l'authentification fiable, la signature numérique et l'automatisation des flux de travail sur la même plateforme afin de faciliter le contrôle et la surveillance des documents commerciaux. Au lieu d'adopter un logiciel différent pour chacun des objectifs mentionnés ci-dessus, les utilisateurs peuvent s'appuyer sur un outil unique pour gérer toutes les transactions documentaires.

Quel type de transactions documentaires pouvez-vous gérer avec le système de gestion des documents ?

Toutes les fonctions d'une organisation gèrent des processus documentaires à un certain niveau, et peuvent donc toutes bénéficier de la gestion des transactions numériques. Les flux de travail interdépartementaux qui impliquent plusieurs personnes sont ceux qui ont le plus besoin d'une automatisation numérique. La solution de gestion des transactions numériques s'avère donc particulièrement bénéfique pour la collaboration interne et externe.

Le logiciel de gestion des transactions numériques permet aux utilisateurs d'interagir avec les documents depuis différents endroits et d'accroître l'efficacité et la productivité à tous les niveaux de l'entreprise.

Que vous souhaitiez essayer la solution de gestion des transactions numériques pour répondre à un besoin administratif spécifique ou que vous soyez prêt à lancer une initiative globale à l'échelle de l'entreprise, les cas d'utilisation suivants peuvent vous aider à bien comprendre les applications réelles de gestion des transactions numériques:

• Finances, achats et comptabilité : la gestion des transactions numériques facilite le traitement des factures, des créances et des documents de paie en supprimant les remises de documents papier et en numérisant les approbations des responsables. Il en va de même pour l'audit des bilans et des comptes de résultat, le traitement des documents de fusion et d'acquisition, les bons de commande, les déclarations de travaux et la gestion de tout autre type de documents et de rapports financiers. On attend des départements financiers une sécurité et une fiabilité de haut niveau, et la gestion des transactions numériques ne laisse aucune place aux erreurs et améliore la précision.
• Services juridiques : La plupart des transactions de documents juridiques incluent des processus de signature. Lorsqu'il s'agit d'opérations sensibles au facteur temps ou à forte valeur ajoutée, la rapidité et la conformité sont de la plus haute importance. La signature numérique réduit considérablement le temps et les efforts à consacrer à la gestion des contrats et à la conformité interne. De la paperasse quotidienne aux documents de l'entreprise, en passant par les règlements, et jusqu'aux dossiers des dirigeants et du conseil d'administration et aux documents relatifs aux réunions d'actionnaires - les documents de grande valeur peuvent être traités en toute tranquillité et protégés contre tout accès non autorisé.
• Gestion informatique et support client : La gestion des accès et des changements, le suivi des actifs et les rapports d'incidents sont cruciaux pour toute entreprise en ligne. Le système de gestion des données permet d'agir immédiatement pour répondre aux besoins des clients. Grâce à l'amélioration de la gestion et de l'accessibilité des données, les informations et les dossiers des clients peuvent être retrouvés en un rien de temps. La gestion des accès et des changements permet d'effectuer des modifications de compte, des demandes d'annulation et, plus généralement, d'aider les clients à un rythme et avec une efficacité qui seraient impossibles pour une entreprise qui s'appuie sur le papier et les armoires physiques.
• Ressources humaines : Les documents d'embauche, les accords de confidentialité, les formulaires de paie et tous les documents et données sensibles impliqués dans les processus RH peuvent être traités en toute sécurité par une solution de gestion des données numériques. Une meilleure protection des données, une efficacité accrue des processus et des transactions plus rapides donnent une meilleure image à vos employés avant même qu'ils ne commencent à travailler pour vous.
• Ventes : L'inscription de nouveaux clients et le traitement des commandes de vente peuvent être facilement automatisés pour améliorer les indicateurs clés de performance, tels que des cycles de commercialisation plus courts et des niveaux de transformation plus importants. La solution de gestion de la relation client peut être utilisée pour envoyer des devis et des contrats sous forme numérique afin qu'ils soient examinés et signés par les clients, sans perdre de temps en courriels et en appels téléphoniques. Grâce à l'authentification numérique, la vérification de l'identité des nouveaux clients peut être effectuée sans effort. Le système permet un accueil facile et efficace des clients dans le respect de la législation anti-blanchiment.
• Administration générale et relations avec les tiers : Quel que soit le sujet de la tâche - lorsqu'il s'agit de documents à partager, à signer, puis à stocker en toute sécurité - la GED change la donne. Tout le travail administratif peut être rationalisé et automatisé, tant en interne pour des processus commerciaux plus efficaces qu'en externe pour les clients, partenaires et fournisseurs.

Voici le marché des solutions de gestion de la relation client

83% des décideurs ressentent un besoin pressant pour une solution de gestion de la relation client qui n'est pas ou peu prise en compte par leurs solutions existantes. Et ce besoin devient plus urgent en raison de la croissance prévue du volume d'informations entrantes dans l'organisation, ainsi que de l'expansion et de la diversification des types d'informations. Un pourcentage exceptionnel de 98 % des entreprises ont signalé un impact sur le chiffre d'affaires dû à une mauvaise gestion des transactions, sous la forme d'affaires perdues, de prospects qui abandonnent les processus d'accueil, d'expériences décousues qui créent une faible satisfaction client, et d'affaires perdues en raison de l'absence de libre-service et de plateformes numériques orientées vers le consommateur.

La croissance du marché de la gestion des transactions numériques démontre la demande toujours croissante et l'efficacité de cet outil pour les entreprises modernes. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de fournir des renseignements à partir de données.

Quels sont les avantages de la gestion des transactions numériques ?

La gestion des transactions numériques offre de grands avantages aux organisations, quels que soient leur taille et leur secteur d'activité, à trois niveaux :

1. Des économies de coûts et de temps qui rendent votre entreprise plus efficace et plus rentable.

Numériser les processus documentaires signifie permettre des actions sur ces documents sur tous les appareils, à tout moment et de n'importe où. Les employés, les clients et toutes les parties prenantes concernées peuvent accéder au document dont ils ont besoin au même moment, sans avoir à se trouver au même endroit. Cette activation mobile améliore la collaboration et stimule la productivité. En outre, le logiciel de gestion des documents peut être intégré à d'autres programmes existants afin de minimiser la saisie de données et d'automatiser les flux d'informations entre différentes plateformes.

Le logiciel de gestion des documents réduit les dépenses de l'entreprise et fait progresser les bénéfices :

• Supprimant les coûts superflus liés aux processus papier
• libérant le temps des employés pour qu'ils puissent se concentrer sur des activités plus orientées vers les résultats.
• en accélérant le délai de rentabilisation grâce à des transactions plus courtes.

2. Les fonctions de sécurité garantissent des transactions plus sûres et une conformité de haut niveau.

Les gens sont traditionnellement habitués à traiter avec des papiers, et le manque de familiarité avec les solutions électroniques peut les amener à craindre les risques plus élevés des transactions numériques. Pourtant, il n'existe aucun moyen d'assurer un contrôle total des documents papier, ni d'avoir une visibilité sur les modifications apportées, ni de superviser le parcours du document. C'est à cela que sert le logiciel de gestion des documents numériques.

• Chaque document porte en lui une piste d'audit numérique détaillant qui y a accédé, quand et ce qu'il a fait. Tout est enregistré, suivi et contrôlable. Grâce aux paramètres de permission et au contrôle d'accès basé sur les rôles, seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux fichiers et aux informations.
• Le stockage dans le nuage et les sauvegardes automatiques évitent toute perte potentielle de données. Les transferts de documents peuvent être cryptés, de sorte que vous pouvez envoyer des dossiers en toute sécurité, même s'ils contiennent des informations sensibles, et être sûr qu'ils ne seront jamais exposés au risque de falsification et de fraude. Des politiques de conservation des données peuvent être mises en place pour automatiser la durée de conservation de chaque type de document et répondre aux exigences de protection des données.
• Les signatures numériques sont tout aussi valables et juridiquement contraignantes que les signatures manuscrites, mais elles sont beaucoup plus sûres et fiables. Les documents signés numériquement intègrent des éléments cryptographiques qui peuvent être utilisés comme preuves légales en cas de litige devant un tribunal ou de contestation de la fiabilité du document. Le PDF final est verrouillé pour les modifications et certifie que le document est intact, non falsifié et original.

3. Des clients plus heureux et une meilleure performance en matière de responsabilité sociale

L'augmentation du nombre de clients numériques est un moteur important pour l'amélioration de l'orientation numérique. La gestion des transactions numériques améliore la satisfaction des clients en leur donnant un moyen facile de s'identifier et de signer des documents.

La gestion des transactions numériques est également le moyen le plus efficace de parvenir à un bureau entièrement sans papier. Réduire l'impact de l'entreprise sur l'environnement peut sembler un petit pas dans une perspective plus large. Mais toute organisation a la même responsabilité (et le même potentiel) pour déclencher ce que l'on appelle l'effet papillon numérique et façonner le futur standard de l'entreprise durable. Il s'agit de changer l'état d'esprit en passant de "réduire les coûts pour maximiser les revenus" à "réduire les déchets pour optimiser les profits".

Une transparence radicale et une approche environnementale consciente sont des facteurs de différenciation commerciale importants, qui vous permettent d'attirer et de fidéliser les clients et de vous démarquer sur le marché.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Supposons que vous ayez planifié un projet, attribué des tâches et fixé la date d'achèvement prévue. Vous avez affaire à de nombreux éléments mobiles, ce qui signifie que vous voulez faciliter le suivi de chaque ressource importante.

Un détail crucial que vous ne devez pas négliger ? Les feuilles de temps des employés. 

Vos feuilles de temps, ou journaux d'heures des employés, vous aident à savoir où va votre temps et où il est le plus dépensé. 

Si certains avantages de la tenue des feuilles de temps sont assez évidents, d'autres le sont moins. 

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de déterminer si votre programme est efficace ou pas.

Qu'est-ce qu'une feuille de temps ? 

Une feuille de temps est un registre de la façon dont chaque employé a passé son temps de travail. Elle vous aide à suivre le temps qu'il faut aux employés pour terminer les tâches, mener à bien les projets ou s'occuper de la gestion des clients.

Mais la tenue d'une feuille de temps présente bien d'autres avantages qu'il n'y paraît. Les feuilles de temps sont également un élément crucial de l'estimation du coût des projets et de la gestion de la charge de travail.

Les feuilles de temps vous donnent une vue d'ensemble de la façon dont chacun de vos projets est géré, et si la gestion est bonne. Lorsque vous considérez les heures de travail des employés comme une ressource, vous pouvez en tirer parti pour une efficacité maximale sur chaque projet.

Une étude récente a constaté en suivant plus de 500 travailleurs ne suivaient pas le temps passé sur les e-mails et autres tâches liées au travail. 

Si l'on ajoute à cela le fait que plus de la moitié de leurs employeurs utilisaient des informations inexactes pour fixer le prix de leurs honoraires, on comprend qu'il y a un vrai problème. 

Plus de 80 % des feuilles de temps des employés doivent être corrigées. Cela indique que les travailleurs ne sont pas les meilleurs pour tenir à jour les feuilles de temps. 

C'est une raison de plus pour adopter une approche infaillible du suivi du temps avec les bons outils. Ainsi, vous éviterez que des tâches importantes, mais faciles à oublier, ne passent à travers les mailles du filet.

Avantages des feuilles de temps

Maintenant que vous savez ce qu'est une feuille de temps, examinons les avantages de sa création et de sa conservation. 

Calculer le bénéfice d'un projet 

Une feuille de temps vous permet de savoir combien d'heures vous avez payées aux salariés et aux contractants pour travailler sur un projet donné. Avec cette information en main, vous pouvez la comparer aux revenus générés par votre projet pour voir si la façon dont vous gérez le temps vous rapporte des bénéfices. 

Avez-vous passé trop de temps sur l'activité A et pas assez sur l'activité B ? L'embauche d'un entrepreneur a-t-elle été une perte de temps compte tenu des tâches qu'il a effectuées ? Trop de membres de l'équipe ont-ils consacré du temps à des tâches qui se chevauchent ?

Les feuilles de temps répondent à des questions clés de gestion de projet comme celles-ci, ce qui vous aide à créer de meilleures approches pour les projets futurs. Sans une feuille de temps appropriée, vous ne pouvez pas calculer avec précision les bénéfices du projet. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de guider les activités de suivi et évaluation.

Prévoir la capacité future

Près de 74 % des membres d'une équipe sont surchargés de travail sur des projets au moins une fois par mois, et cela va continuer sans une feuille de temps sur laquelle vous pouvez compter dans le cadre de votre gestion de projet. 

La prévision de la capacité future et le suivi du temps vont de pair. Que vous utilisiez la méthode de l'avance, du retard ou de la correspondance pour travailler sur des projets, chacune d'entre elles implique de mesurer le temps en tant que ressource allouée. 

Par exemple, supposons que vous utilisiez l'approche de la correspondance pour la planification prévisionnelle. Comment saurez-vous quelle est la capacité temporelle actuelle de votre équipe ? Jusqu'où pouvez-vous étendre cette capacité sans surcharger les membres de votre équipe ni décevoir vos clients ?

Presque tout dans la gestion de projet repose sur la gestion des heures. C'est la raison pour laquelle les feuilles de temps font partie intégrante de toute approche saine et mesurable de la gestion de projet. 

Exécuter une paie précise

Si vous avez déjà travaillé dans le domaine des ressources humaines ou de la comptabilité, vous savez à quel point il est important de gérer la paie avec précision. Sans feuilles de temps, il n'y a pas d'enregistrement du temps passé au travail. Sinon, comment pourrez-vous avoir la preuve du total des heures travaillées ? 

Par exemple, avec la feuille de temps, vous pouvez indiquer le taux horaire d'un employé sur son profil. Cela permet de calculer facilement les éventuelles heures supplémentaires dues, mais aussi d'évaluer la gestion des ressources. Si une partie de votre projet est à la traîne, vous pouvez rectifier le tir en temps réel.

La bonne feuille de temps peut également permettre de suivre des tâches plus complexes de suivi du temps. 

Par exemple, si un membre de l'équipe consacre 20 heures à une tâche, et qu'un autre membre consacre 10 heures à la même tâche, cela donne un total de 30 heures passées sur ce projet. "L'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources nous a permis de mieux calculer le coût par embauche en fonction du nombre d'heures travaillées pour chaque rôle".

Comment créer des feuilles de temps

Manuellement

C'est un peu vieux jeu, mais vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel ou des fiches de présence en papier (ou même un tableau blanc) pour suivre les tâches liées aux feuilles de présence, par exemple

• le temps passé sur un projet
• Temps passé sur des tâches spécifiques
• Temps passé en réunion avec les clients
• les heures d'arrivée, les heures facturables, les heures de repos ou les heures de travail
• le temps d'un entrepreneur ajouté au projet à la dernière minute.

Or, opter pour des modèles papier ou des tableurs allonge le processus de suivi du temps. Les choses deviennent plus fastidieuses qu'elles ne doivent l'être, et vous vous exposez à des erreurs faciles. 

Il est également difficile pour les chefs de projet et les RH d'analyser les données. Si quelque chose ne va pas dans le projet, il n'y a pas de point de référence auquel se référer pour rendre des comptes.

Pourtant, il existe une meilleure façon d'aborder la gestion des feuilles de temps. Cela commence et se termine par le choix du bon logiciel pour le travail. 

Logiciel de feuille de temps

Les logiciels de gestion des feuilles de temps changent la donne (si l'on peut dire). En voici quelques avantages :

• Réduire de moitié le temps que vous consacrez au suivi des heures de travail 
• Gérer tous vos projets de manière rentable
• Un accès facile aux dossiers

Comme si cela ne suffisait pas, vous pouvez vous débarrasser de l'horrible pile de papiers à laquelle aboutissent toujours les feuilles de temps de la vieille école.

Comment gérer les feuilles de temps des employés 

Une fois que vous avez configuré votre feuille de temps, quelle est l'étape suivante ? Voici comment gérer les feuilles de temps des employés et améliorer votre productivité.

Définissez vos attentes

Le meilleur point de départ est de définir des attentes claires pour l'équipe. Cela suppose une approche organisée de la gestion de projet dès le départ, surtout si vous planifiez plusieurs projets. 

Lorsque vous définissez les attentes, soyez prêt à répondre à des questions telles que :

• Quand le personnel doit-il soumettre des feuilles de temps ?
• Comment doivent-ils étiqueter chaque entrée ?
• Comment doivent-ils arrondir les heures irrégulières ? 
• Comment doivent-ils suivre le temps des clients ?
• Comment allez-vous comptabiliser et payer les heures supplémentaires ?

En fixant des attentes et en anticipant toutes les questions relatives aux feuilles de temps, vous réduirez automatiquement les allers-retours inutiles au sein de votre équipe. L'association de cette première étape avec l'automatisation constitue une combinaison puissante (nous y reviendrons plus loin). 

Catégorisez le temps

La gestion des feuilles de temps n'est pas toujours aussi simple que d'enregistrer une heure de début et de fin et d'appeler cela une journée. Souvent, vous devez catégoriser vos temps. Le temps passé sur différentes tâches ne compte pas tous de la même façon. 

Demandez aux membres de l'équipe de diviser leurs feuilles de temps en heures facturables et non facturables pour mieux comprendre la portée du projet. Il faut également tenir compte de la soumission des feuilles de temps pour les congés de maladie ou les heures supplémentaires lors de la catégorisation du temps. 

Le bon logiciel de suivi du temps facilite la catégorisation du temps. Au lieu de demander aux membres de votre équipe de se rappeler comment gérer et catégoriser chacune de leurs heures, vous pouvez utiliser l'automatisation, les règles et les préréglages qui leur donnent un endroit fiable pour suivre et étiqueter leur temps correctement.

Utiliser l'automatisation des feuilles de temps

L'automatisation est votre meilleur ami si vous voulez rationaliser le processus de saisie des temps. Par exemple, le système vous permet de définir un modèle de temps pré-rempli pour les projets avec des heures précises. À partir de là, les employés n'ont plus qu'à vérifier l'exactitude des données et à soumettre leur journal.

Cela améliore la précision et vous fait gagner un temps précieux. Vous pouvez également essayer de configurer des rappels automatiques par e-mail ou Slack aux membres de l'équipe qui ont oublié de soumettre leurs feuilles de temps en ligne.

Voici un fait amusant : saviez-vous que près de la moitié des membres de l'équipe maquillent leurs heures déclarées ? Ce n'est pas tout, environ 1 membre d'équipe sur 4 estime ne pas avoir les outils ou les ressources nécessaires pour fournir son meilleur travail. Même si 68 % des agences demandent à leurs équipes de suivre leur temps, 43 % de leurs employés décrivent leur processus de suivi du temps comme "inférieur à la moyenne".

Quelque chose d'aussi bénéfique que l'automatisation du suivi du temps n'est pas quelque chose dont vous voulez priver votre équipe. Avec un processus de feuille de temps en ligne reproductible en place, les chefs de projet et les équipes s'en portent mieux. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, Grâce aux données collectées et à un plan d'évaluation, le  cadre de suivi des résultats permet de suivre et de contrôler les activités afin de mieux gérer les résultats.

Faites approuver les feuilles de temps par une seule personne

Une solution de sécurité simple pour la gestion des feuilles de temps consiste à confier à une seule personne la responsabilité des tâches de suivi du temps. Cela peut contribuer à améliorer la précision et la responsabilité.

Il peut s'agir d'un chef de projet ou d'un membre des ressources humaines. Cette personne devrait être en mesure de vérifier les feuilles de temps chaque semaine pour confirmer leur exactitude. 

Analysez vos feuilles de temps

En plus de vous assurer que vous gérez correctement les salaires et la facturation, vous ne tirerez pas grand profit de vos feuilles de temps si vous ne les analysez pas.

Au fur et à mesure que vous avancez dans votre prochain projet, prenez le temps d'examiner les paramètres des feuilles de temps, comme la durée moyenne des activités, les heures facturables et non facturables, les heures réelles et les heures budgétées, la capacité, le temps alloué au travail contractuel ou même le temps passé avec les clients. 

Par exemple, si vous avez budgétisé 50 heures pour un projet mais que vous en avez passé 35 facturables et 20 non facturables, voyez comment vous pouvez réduire les tâches administratives (ou augmenter vos tarifs).

Ou, si vous êtes une petite entreprise qui fait appel à des sous-traitants pour un ensemble de tâches récurrentes, voyez s'il ne serait pas plus rentable de développer un rôle interne pour ces besoins récurrents.

Facilitez la gestion des feuilles de temps

La gestion des feuilles de temps ne doit pas être une corvée. Avec un logiciel de gestion du temps, vous n'aurez plus à vous soucier du suivi manuel du temps ou à trébucher sur des erreurs d'enregistrement.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Les rôles et responsabilités des gestionnaires et directeurs des RH, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Pour comprendre les rôles de gestionnaire et de directeur des ressources humaines, il faut d'abord replacer les RH dans leur contexte. En termes simples, le service des RH gère le cycle de vie des employés. Il s'agit d'embaucher de nouveaux employés, de les intégrer et de les former, de gérer la relation employé-employeur (y compris la rémunération, les avantages sociaux et les promotions), et de renvoyer ou de licencier des employés. 

La distinction entre les gestionnaires des RH et les directeurs des RH n'est pas très nette, et vous remarquerez que les deux termes se chevauchent souvent et sont utilisés de manière interchangeable. Il existe cependant quelques nuances : 

• Que fait un gestionnaire des ressources humaines ? Les directeurs des ressources humaines ont un rôle plus concret et sont responsables de la planification et de l'exécution quotidiennes des stratégies de haut niveau du département des ressources humaines, de la planification et du développement de nouvelles stratégies de recrutement, de la supervision des avantages sociaux du personnel, etc. 
• Que fait un DRH ? Les DRH élaborent la stratégie globale de recrutement de l'organisation, s'assurent que ses politiques et programmes sont conformes aux lois et règlements du travail et créent une culture d'entreprise conforme aux valeurs et aux objectifs de l'organisation. 

Dans le présent article, nous aborderons les deux rôles et soulignerons certaines différences essentielles. 

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Que fait un directeur des ressources humaines par rapport à ce que font les responsables des ressources humaines ?

Selon la taille et le type de l'entreprise, les directeurs et les responsables des ressources humaines peuvent avoir des rôles ou des responsabilités différents, ou très similaires. Les grandes entreprises peuvent employer un directeur des ressources humaines qui supervise le travail de l'ensemble du département des ressources humaines et des différentes personnes qui y travaillent, telles que les responsables des ressources humaines, les spécialistes ou les agents de recrutement.

Par ailleurs, certaines entreprises peuvent simplement avoir un directeur des RH et quelques autres professionnels des RH qui travaillent avec lui. Le Bureau of Labor Statistics des États-Unis prévoit que l'emploi des gestionnaires des ressources humaines augmentera de 6 % jusqu'en 2029, ce qui est supérieur à la croissance moyenne de l'emploi pour toutes les professions (4 %). En outre, le travail à distance pose de nouveaux défis aux entreprises, tant sur le plan juridique qu'organisationnel, et les professionnels des RH les aident à s'y adapter et à les résoudre. 

Examinons maintenant les responsabilités spécifiques des gestionnaires et directeurs des RH. 

Recruter et embaucher de nouveaux employés

Le processus de recrutement est la pierre angulaire des fonctions de tous les professionnels des RH. Il est assez complexe et comporte de multiples étapes. Pour embaucher une nouvelle personne, les responsables RH doivent généralement

• Rédiger et publier une offre d'emploi
• Examiner les CV 
• présélectionner les candidats
• faire passer des tests de compétences
• interviewer les candidats
• Discuter des bénéfices et de la compensation
• Prendre une décision d'embauche 
• Faire une offre d'emploi

Ensuite, ils doivent veiller au bon déroulement du processus d'intégration et coordonner les formations supplémentaires avec le superviseur de l'employé et le responsable de la formation. Nous abordons ainsi le point suivant : 

Gérer les initiatives de formation et de développement 

Les responsables RH doivent être en mesure de reconnaître rapidement le talent et le potentiel des employés afin de leur proposer une formation adéquate pour les aider à développer leurs compétences. Tout le monde y gagne : l'entreprise peut définir ses besoins exacts et former les employés aux méthodes spécifiques qu'elle souhaite utiliser, et les employés se sentent plus engagés et plus motivés pour réussir, car ils voient que leurs talents sont reconnus et valorisés.

En fait, selon un rapport de recherche du SHRM, les travailleurs qui ont la possibilité d'utiliser leurs compétences et leurs capacités considèrent qu'il s'agit d'un élément clé de leur engagement envers l'entreprise. Les responsables et les directeurs des RH développent et supervisent les initiatives et les programmes de formation à long terme, bien qu'ils n'administrent généralement pas les sessions de formation - dans de nombreux cas, c'est le responsable de la formation et du développement qui s'en charge.

Suivre les performances des employés

Les responsables RH travaillent avec les managers de différents niveaux pour suivre et analyser les performances des employés et être en mesure de leur fournir un retour et des conseils. Les buts et les objectifs - à court et à long terme - doivent être clairs et transparents, tout comme les critères de réussite, sinon les responsables RH risquent d'être victimes de préjugés inconscients. 

Les efforts continus de gestion des performances sont beaucoup plus efficaces que les évaluations annuelles, selon 89 % des professionnels des RH. Ils doivent créer et mettre en œuvre un cadre d'évaluation continue et être capables d'interpréter correctement les tendances en matière de performance. 

Les responsables des ressources humaines gèrent et supervisent également les promotions et la distribution des primes, en coordination avec les responsables d'équipe et de département. 

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Gérer et améliorer la communication

Un élément clé de la responsabilité des responsables RH est de faciliter et de modérer la relation employé-employeur. Cela est nécessaire pour s'assurer que la direction de l'entreprise est capable de communiquer efficacement les objectifs et les exigences, et que les employés disposent de bonnes conditions pour être performants, créatifs et travailler à la réalisation des objectifs de l'entreprise.

Les directeurs des ressources humaines doivent également contribuer à garantir que la communication au sein des différentes équipes et des différents services (et entre eux) est fluide et s'efforcer d'identifier et de résoudre les conflits potentiels. Les directeurs des ressources humaines supervisent les tendances générales, identifient les domaines à améliorer et développent des stratégies globales à long terme pour une meilleure communication.

Gérer la culture de l'organisation et de l'entreprise

La gestion de la culture de l'organisation et de l'entreprise relève à la fois des responsables et des directeurs des ressources humaines, et elle est cruciale pour le bon fonctionnement de chaque organisation.

La culture d'entreprise est l'ensemble des attitudes, valeurs et objectifs partagés par les employés et les managers. Elle donne aux employés un sentiment d'appartenance et d'épanouissement et aide chacun à travailler ensemble à la réalisation des objectifs.

Si les directeurs des RH sont responsables de l'élaboration de la stratégie de haut niveau en matière de culture d'entreprise, les responsables des RH doivent lui donner vie et s'assurer que ses principes sont appliqués. 

Créer un environnement de travail sûr et inclusif

Les responsables et directeurs RH doivent garantir la sécurité physique et psychologique des employés. Ils doivent être en mesure d'identifier et de traiter toute question potentielle liée à la sécurité des employés avant qu'elle ne se transforme en problème. 

En outre, ils doivent garantir le traitement équitable de tous les employés à tout moment et veiller à ce que chacun ait un accès égal aux opportunités, aux informations et aux conseils. Un environnement de travail véritablement inclusif favorise la satisfaction et le bonheur des travailleurs, stimule les performances des entreprises et les aide à retenir les meilleurs talents.

Les professionnels des RH jouent un rôle clé dans la création d'un lieu de travail inclusif et dans l'élimination des pratiques d'impact et de traitement disparates. Ils doivent établir des procédures transparentes pour l'embauche, la promotion ou le licenciement des employés, et sensibiliser les dirigeants et les employés de l'entreprise à l'importance de l'inclusion et de la diversité, qui ne sont pas la même chose, même si elles sont souvent mises dans le même sac. 

Les responsables RH qui demandent aux employés de leur dire s'ils sont traités équitablement et s'ils se sentent écoutés et acceptés peuvent découvrir que ce n'est pas toujours le cas - et ils sont dans une position unique pour y remédier.

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Superviser et gérer les avantages sociaux et la rémunération

Les responsables et directeurs des RH sont chargés de superviser et de gérer les avantages sociaux et la rémunération des employés et de créer un programme complet d'avantages sociaux, qu'ils soient volontaires ou obligatoires. Les avantages sociaux peuvent inclure une assurance maladie et dentaire, un plan de retraite, des options d'achat d'actions, des congés payés, des congés parentaux et autres, et ils constituent un outil important pour attirer et retenir des travailleurs qualifiés.

Trouver le bon équilibre entre la limitation des coûts opérationnels et la création d'un environnement de travail stimulant afin de pouvoir retenir les meilleurs talents et offrir une rémunération et des avantages compétitifs est compliqué - et les directeurs des ressources humaines doivent s'y retrouver pour aider leur entreprise à prospérer. 

Gérer les conflits, les actions disciplinaires et les licenciements

Les DRH gèrent les conflits au sein de l'entreprise afin de les résoudre, de les désamorcer et de prendre des mesures si nécessaire. Pour cela, ils doivent connaître les aspects juridiques de la gestion des conflits sur le lieu de travail et des licenciements et être capables d'appliquer les meilleures pratiques et de résoudre les situations difficiles sans perturber les opérations et le fonctionnement quotidiens de l'entreprise.

Comment le rôle du responsable RH évolue-t-il ?

Le recrutement à distance n'est pas nouveau, bien sûr, mais en 2020, il est devenu une nécessité pour de nombreuses entreprises dans différents secteurs, et le rôle du département RH pour naviguer dans la complexité du travail à distance est crucial. Au cours de l'année écoulée, le recrutement à distance a modifié le travail des responsables et directeurs des RH de différentes manières. 

Naviguer dans le recrutement à distance et ses défis

Les responsables RH doivent désormais interviewer et sélectionner les candidats à distance et assurer un processus d'intégration sans heurts. L'engagement des employés lorsqu'ils travaillent à domicile - et en particulier pour les employés qui n'ont jamais travaillé dans les bureaux de l'entreprise et vu leurs coéquipiers en face à face - nécessite un leadership et un engagement, et ne se limite pas à avoir un canal Slack pour les discussions hors sujet.

La gestion de la dynamique d'équipe à distance est compliquée, et les responsables RH doivent aider les responsables d'équipe et de département à cet égard, afin de garantir que les membres de l'équipe puissent bien travailler ensemble, et être efficaces pour atteindre leurs objectifs communs.

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Fournir l'infrastructure informatique nécessaire au travail à distance 

Les responsables et directeurs des RH doivent également s'assurer, en coordination avec le département informatique, que l'entreprise est en mesure de fournir l'infrastructure nécessaire aux employés nouveaux et existants, tant en termes de matériel que de logiciels. Bien sûr, il n'appartient pas au responsable RH de s'attaquer aux problèmes techniques, mais il doit garantir que les employés disposent des bonnes conditions pour bien travailler. 

S'adapter aux nouvelles tendances et technologies

La pandémie a également accéléré les progrès en termes de technologies et d'applications utilisées pour le recrutement : il existe de plus en plus d'applications logicielles qui facilitent le recrutement à distance, des programmes de vidéoconférence aux plateformes de tests de compétences. Bien que de nombreuses applications disposent d'une interface utilisateur intuitive et facile à naviguer, le véritable défi survient lorsqu'il faut intégrer et synchroniser différents outils.

Embaucher des talents à l'étranger 

L'embauche de talents à l'échelle mondiale est désormais techniquement possible, mais elle s'accompagne de son propre lot de défis juridiques, sur lesquels les responsables et directeurs des RH doivent naviguer. De nombreuses entreprises se contentent d'embaucher des salariés dans le pays où elles opèrent, tout en confiant une partie de la charge de travail de leurs employés à des contractants tiers indépendants. 

Les responsables et directeurs RH sont essentiels au succès de l'entreprise

Les responsables et directeurs des RH jouent un rôle clé dans les organisations : leurs responsabilités ne se limitent pas à la création et à l'exécution d'une stratégie de recrutement, mais comprennent également la gestion des politiques, la formation et le développement des employés, la résolution des conflits, la préservation de la culture d'entreprise, etc.

Afin de créer et de définir la stratégie globale de gestion des talents et de garantir l'égalité de traitement et des chances pour tous les travailleurs, ils doivent collaborer avec la direction de l'entreprise, voire même jouer un rôle de leader et d'éducateur lorsque cela est nécessaire.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).