WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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La gestion des ressources humaines est l'approche tactique de l'administration des ressources humaines. En général, il s'agit de traiter et de gérer les employés en leur fournissant ce dont ils ont besoin pour un environnement de travail harmonieux.

Qu'est-ce que la gestion des ressources humaines ?

Lorsqu'on définit la gestion des ressources humaines, il faut mentionner l'ensemble des pratiques qui permettent de gérer les données relatives aux employés, telles que la paie, la gestion des dépenses, la dotation en personnel, la garantie d'un emploi régulier et la présence. 

Dans ce post, nous aborderons l'ensemble du processus de gestion des ressources humaines, y compris ses objets. Alors sans perdre de temps, entrons directement dans le vif du sujet. 

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place un logiciel de gestion des ressources humaines sur mesure pour aider les entreprises à mieux gérer leurs employés.

Quel est l'objectif de la gestion des ressources humaines ?

L'objectif principal de la gestion des ressources humaines est de veiller à ce que le personnel ait une excellente expérience au travail, afin que l'organisation puisse atteindre ses objectifs. Cependant, la GRH a d'autres objectifs : fournir un accès facile aux données, assurer la disponibilité des ressources, gérer la paie et garantir une conformité totale pour assurer le succès de l'organisation. 

En réalité, les verticales organisationnelles et les objectifs à long terme influencent généralement tous les objectifs de la gestion des ressources humaines. La GRH doit garantir un environnement de travail favorable avec des données collectées et stockées tout en assurant un fonctionnement efficace. 

Les objectifs organisationnels de la gestion des ressources humaines : de quoi s'agit-il ?

Autant la GRH fait un excellent travail en aidant les organisations à atteindre leur objectif, autant il y a le système SGRH qui peut aider à réduire le travail des RH et à éviter les erreurs humaines qui sont imminentes. Pensez à la grande différence que cela fera si votre organisation dispose à la fois de la GRH et du SGRH.

1. Atteindre les objectifs de l'organisation

Si la Gestion des Ressources Humaines ne peut pas atteindre les objectifs de l'organisation, alors elle a terriblement échoué. Pour que la GRH puisse atteindre les objectifs organisationnels, elle doit d'abord utiliser correctement les ressources disponibles. Une bonne gestion des ressources de l'entreprise conduira au succès des exigences de l'entreprise, ce qui est essentiel. 

Parmi les objectifs organisationnels qui doivent être remplis figurent les besoins en personnel, comme le recrutement et l'intégration, la gestion de la main-d'œuvre, la gestion des salaires et l'exécution des plans d'affaires. Pour que la gestion des ressources humaines réussisse à atteindre ces objectifs organisationnels, elle doit les mettre en œuvre de manière efficace. 

Lorsque vous avez établi les bons plans et que vous disposez des ressources nécessaires, la réalisation des objectifs organisationnels ne devrait pas faire débat. Cela devrait venir facilement et naturellement, à moins que la gestion des ressources humaines ne soit pas performante. Ils doivent disposer d'un ensemble de paramètres de ressources, d'objectifs et de mission pour mener à bien le processus. 

2. La culture du travail

Pour une gestion efficace des ressources humaines, l'environnement de travail et l'environnement des employés sont des facteurs clés qui doivent être vérifiés et réglés pour réussir. Soyons d'accord : la culture d'entreprise joue un rôle essentiel dans la détermination des performances de la gestion des ressources humaines et des performances de l'entreprise.  

Un directeur des RH terne n'est pas ce dont vous avez besoin dans votre organisation. Vous avez besoin d'un gestionnaire des ressources humaines actif et autoritaire qui participe activement aux stratégies organisationnelles pour la réussite de l'entreprise. Cependant, certaines activités automatisées, telles que l'accusé de réception des demandes de remboursement et l'approbation des congés, peuvent s'avérer très pratiques pour votre organisation. 

L'exécution rapide des stratégies et la responsabilisation des employés sont idéales et encouragées pour que les employés aient des vibrations positives au travail. Personne ne veut d'une organisation où il y a tant de violence émotionnelle et de mauvaises vibrations. Il est donc essentiel de développer une relation saine et transparente entre les membres de l'organisation et les autres membres de l'équipe qui la composent. 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de faire l'évaluation des performances des employés et de déterminer s'ils sont aptes à recevoir des primes.

3. Intégration des équipes

La gestion des ressources humaines doit veiller à ce que les équipes de direction collaborent efficacement. Pour que les groupes collaborent efficacement, il doit y avoir une bonne communication qui leur permettra de travailler ensemble. Les RH doivent donc veiller à ce que le processus d'intégration soit fluide et facile afin que l'organisation puisse aller de l'avant. 

La fonction première de l'intégration d'une équipe est de garantir la production de tâches et d'opérations rationalisées. Il doit également y avoir une bonne connexion entre les individus pour une meilleure productivité. Ainsi, pour que la gestion des ressources humaines soit efficace en matière d'intégration, elle doit se rendre sur les portails d'intégration afin que les données soient facilement accessibles à tous les membres. 

4. Développement et formation

L'efficacité et la performance au travail sont deux éléments essentiels qui doivent être examinés de près pour atteindre rapidement les objectifs fondamentaux de votre organisation. Grâce à une excellente formation et à la création d'opportunités futures, les employés seront confiants, sûrs et organisés dans l'exécution de leurs autres fonctions. 

Toutefois, notez que l'efficacité de l'emploi dépend des pratiques de formation. Cela signifie que créer des opportunités pour les employés est une démarche intelligente pour assurer une meilleure gestion de la main-d'œuvre. 

Bien que votre organisation puisse rencontrer des difficultés telles que la programmation, la planification et l'évaluation de chaque session d'intégration et de formation, elle devrait être en mesure de relever le défi. La meilleure solution pour atténuer ces difficultés est un logiciel de gestion de la formation efficace qui facilitera la programmation, la création de rapports, les rappels automatiques et le suivi efficace. 

5. Motiver les employés

L'objectif principal d'un responsable des ressources humaines est de garder les choses en ordre et sur le bon chemin. Cela signifie qu'il faut s'occuper des employés à tout moment et les motiver pendant les heures de travail. Mais comment les RH doivent-elles motiver les employés ? 

C'est simple : donnez-leur du pouvoir ! Faites en sorte que les employés se sentent valorisés et appréciés en prenant leur avis sur les choses et en l'incorporant dans votre plan et vos programmes. Même s'il s'agit d'un nouvel employé, faites en sorte qu'il soit important et qu'il se sente rapidement intégré à la fantastique communauté de l'organisation. Notez que les petites choses et les actions telles que l'évaluation annuelle en fonction de leurs performances sont essentielles. 

L'incorporation d'un système de retour d'information automatique qui traite de la gestion de l'évaluation des performances sera accueillie et appréciée par les employés et les motivera à être plus productifs tout au long de leurs heures ou périodes de travail. Des employés satisfaits et épanouis sont ce dont vous avez besoin en tant qu'organisation pour atteindre vos objectifs et vos buts. 

Cependant, vous ne devez pas vous empresser d'intégrer les suggestions destructives de certains employés qui pourraient entraîner le mécontentement de nombreux membres de l'organisation. En bref, donnez du pouvoir aux employés mais gardez le contrôle. 

6. Autonomisation de la main-d'œuvre

Vous devez habiliter les employés à l'aide d'outils qui habilite également la gestion des ressources humaines en réduisant ses fonctions. Il s'agit également de motiver les employés en les responsabilisant. Qui n'aime pas être responsabilisé ? 

Lorsque les employés ont le portail à leur disposition, ils peuvent facilement demander des approbations et les suivre grâce à leur téléphone portable, sans aucun obstacle. Il peut s'agir de générer des fiches de paie, de vérifier des comptes, de demander des congés, de connaître les congés restants, les coordonnées du responsable, les vacances à venir ou tout ce qui nécessite une intervention des RH. Les employés n'ont plus besoin de frapper à la porte des RH à chaque instant. 

Mais que pouvez-vous utiliser d'autre pour responsabiliser les employés ? Et comment garantir un engagement adéquat de la main-d'œuvre ? Vous devrez trouver des mesures créatives pour que cela fonctionne. Optez pour des astuces faciles de gestion des employés, et on vous promet que ce sera un succès. 

7. Rétention

Que doit le responsable RH aux employés et à l'organisation ? C'est simple : de bonnes opportunités, des qualités de leadership, un environnement de travail sain, et le plus important de tous, la fidélisation des employés. Oui, le responsable des ressources humaines doit s'assurer de retenir les employés et de les garder motivés pendant toute la durée de leur service. 

Outre l'accueil, le recrutement et le cycle de formation des employés, la fidélisation des employés est l'un des plus grands défis. Il s'agit d'un défi considérable, car la plupart des employés ont tendance à quitter l'organisation dans les deux mois qui suivent leur entrée en fonction. Il s'agit donc d'un défi dévastateur auquel la GRH doit régulièrement faire face. Cela peut être dû à une formation inadéquate ou à un processus d'embauche approximatif. 

Cela montre que la rétention des employés devrait être un élément essentiel des objectifs de la GRH, car il est difficile de garder tous les employés heureux et désireux de rester dans l'organisation. Mais pour que la GRH puisse retenir plus d'employés, elle doit d'abord embaucher les bonnes personnes avec la bonne mentalité. En outre, ils doivent bien mener leurs affaires et ne pas être extrêmement sévères envers leurs employés ou leur emploi. 

8. Conformité et données

La capacité à gérer les données et la conformité des employés est un autre objectif organisationnel essentiel. Il s'agit de gérer la conformité de la paie des employés et de s'assurer que l'organisation n'a pas à payer de pénalités ou d'amendes. Outre la fidélisation des employés, il s'agit là d'un autre grand défi pour la GRH. 

Lorsque vous entreprenez des tâches telles que la gestion des salaires, vous devez être extrêmement attentif aux lois qui régissent l'organisation. Tout compte, et des erreurs mineures ou des erreurs comme un mauvais calcul peuvent coûter beaucoup d'argent à l'organisation, ce qui est mauvais pour les affaires. L'objectif ici est d'avoir un œil attentif sur la gestion des données et des finances.

Pour gérer efficacement les données et la conformité, essayez d'utiliser un logiciel automatisé comme le système SGRH, qui vous aidera à éviter de faire de nombreuses erreurs. Il est du devoir et de l'obligation de la gestion des ressources humaines de suivre les directives pour un emploi efficace dans l'entreprise. 

Avec le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, les responsables RH peuvent avoir une fiche de poste par employé contenant toutes les informations qui le concerne (ancienneté, diplôme, formation, salaire, type de contrat, missions, congés et absences, etc.)

Comment rendre la GRH facile ?

Pour faciliter la GRH, vous devez anticiper les besoins futurs en matière de RH, tels que la gestion des employés, la gestion des ressources, l'embauche, le stockage des données, l'authentification de la paie, le règlement du Fonds national de garantie, etc. De plus, pour rendre le processus de GRH plus fluide, utilisez un logiciel RH en ligne pour réduire votre travail.

Le bon plan et les bonnes stratégies de gestion des RH, y compris le logiciel SGRH, rendront la gestion des effectifs précise et plus facile à gérer. Un bon logiciel RH doit comporter des modules intégrés comme la gestion des feuilles de temps, la solution de gestion du recrutement et la gestion des présences. 

Comment le système SGRH aide-t-il les organisations à atteindre leurs objectifs ?

Un système SGRH est un système de gestion de la paie et de l'expérience des employés qui réduit la paperasserie et l'intervention humaine, réduisant ainsi l'erreur humaine dans la gestion des données. En bref, le SGRH rationalise les activités de gestion des ressources humaines pour atteindre les objectifs de l'organisation.

Le SGRH permet de générer automatiquement des rapports et des rappels de manière simple et précise. Il est populaire parce que ses chances d'échouer sont minimes. Il accède facilement aux données et produit le travail en temps voulu pour le processus final. Cela montre que le SGRH est essentiel au bon fonctionnement d'une organisation. 

En conclusion

Nous avons vu que la gestion des ressources humaines joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement d'une organisation. Cela montre que la GRH doit faire l'objet d'une attention particulière, car sans elle, l'organisation est aussi bonne que morte. 

Même si la GRH fait un excellent travail en aidant les organisations à atteindre leurs objectifs, il y a le système SGRH qui peut aider à réduire le travail des RH et à éviter les erreurs humaines qui sont imminentes. Pensez à la grande différence que cela fera si votre organisation dispose à la fois de la GRH et du SGRH.

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Comment mesurer les performances du chef de projet ?

Il est notoirement difficile d'évaluer les performances des chefs de projet car une grande partie de leur travail est très qualitative et difficile à mesurer. Les gens ont tendance à remarquer un manque de gestion de projet : les canaux de communication sont faibles, les gens ne savent pas sur quoi les autres travaillent, des problèmes inattendus créent des retards, etc. Cependant, lorsqu'un chef de projet est présent et que tout se passe bien, nombre de ses collègues ne sont pas en mesure de déterminer clairement ce qu'il fait exactement.

Une autre difficulté de l'évaluation des performances est que la profession de gestionnaire de projet est en pleine évolution. Avec l'avènement de l'informatique, d'autres rôles tels que ceux de propriétaire de produit et de maître de mêlée ont repris certaines responsabilités qui étaient traditionnellement assumées par les gestionnaires de projet.

En outre, dans de nombreuses entreprises et équipes, les rôles de gestionnaire de projet et de gestionnaire de produit sont imbriqués. Parfois, un seul d'entre eux endosse les deux responsabilités. Il est utile de considérer le chef de projet comme le directeur des opérations d'un produit, qui est responsable de la manière et du moment où les choses sont construites, tandis que le chef de produit est le PDG et est responsable de ce qui est construit et pourquoi. Le chef de projet est responsable du processus, tandis que le chef de produit est responsable du contenu. En ce sens, le chef de projet doit être évalué pour son efficacité à livrer un projet.

Dans ce contexte, il existe six indicateurs clés de performance (ICP) qui constituent la base de l'évaluation de la performance d'un chef de projet :

La livraison dans les délais :

• Projets à durée déterminée
• Projets flexibles

Respect du budget

Amélioration des processus

Relations et communication

Gestion des risques

Orientation client

La compréhension de ces indicateurs clés de performance sera essentielle pour évaluer le succès des chefs de projet que vous intégrerez à votre entreprise ou à votre équipe, ainsi que pour fournir une base d'évaluation.

• Respect des délais

Le chef de projet est responsable de la gestion du plan global du projet. Il doit notamment coordonner la préparation en temps voulu de tous les éléments livrables et veiller à ce que le budget soit adapté au plan.

Les chefs de projet d'une équipe de développement vont gérer les communications des équipes afin de soutenir les objectifs de mise sur le marché d'un produit dans les délais. Bien qu'il soit entendu que la méthode est conçue pour être flexible afin de créer la bonne solution pour les clients, à moins que les compromis ne soient correctement gérés, cela peut conduire à une dérive de la portée, puis à des retards.

Les retards peuvent également provenir de nombreux points du cycle de publication du produit, et pas seulement des organisations d'ingénierie et de test. Il peut s'agir d'une décision exécutive de retarder pour des raisons tactiques ou stratégiques. Il se peut que les services juridiques ou le bureau des affaires ne soient pas prêts à traiter les offres et les commandes. Il se peut aussi que le marketing veuille coordonner le lancement avec un événement.

Un bon chef de projet examinera constamment le plan par rapport à l'avancement réel afin de détecter toute incohérence.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet, grâce à ses indicateurs de performance, d'expliquer les caractéristiques intangibles, les propriétés, les concepts abstraits et les processus qualitatifs d'un projet.

LIVRAISON À TEMPS DANS LES PROJETS À DURÉE DÉTERMINÉE

Pour les projets à durée et à portée fixes, l'évaluation du chef de projet est relativement explicite. Le chef de projet a-t-il réussi à livrer le projet dans les délais initialement convenus ? La mesure la plus simple serait un oui ou un non binaire. Une façon plus nuancée de mesurer la livraison dans les délais serait une approche à plusieurs niveaux :

Dépasse les attentes : Achevé plus rapidement que prévu

Bon : Terminé à temps

Acceptable : Retard insignifiant

Mauvais : retard important

Ces niveaux sont particulièrement utiles pour évaluer les performances de plusieurs projets. Ils peuvent être modifiés en fonction de la réalité de l'entreprise. Par exemple, si les projets sont liés par un accord contractuel avec le client et que les retards de livraison entraînent des pénalités financières, les évaluations des retards doivent être plus sévères. Les mêmes niveaux peuvent être utilisés non seulement pour l'ensemble du projet, mais aussi pour des périodes plus courtes, comme les jalons.

LIVRAISON À TEMPS DANS LES PROJETS AGRÉÉS

Les projets peuvent également être à temps fixe, auquel cas les mesures de la section précédente sont toujours valables. Cependant, de nombreuses entreprises fonctionnent aujourd'hui sans calendrier fixe, donnant la priorité à la livraison d'une valeur réelle pour le client plutôt qu'à un calendrier de développement strict. Le chef de projet doit être évalué pour fixer les attentes en matière de diffusion et gérer les lignes de communication avec toutes les parties prenantes afin de réduire le mécontentement et de protéger la marque auprès du client.

Les retards des tiers peuvent souvent affecter l'efficacité de l'équipe de projet. Ces retards proviennent généralement des dépendances de l'équipe. Voici quelques exemples de ces retards

• Attendre l'approbation des parties prenantes
• Attendre que les opérations du développeur préparent l'environnement requis
• Attendre que le marketing fournisse une copie pour une page web publique
• Attendre que les équipes de fonctionnalités co-dépendantes terminent leur partie de la portée globale.

Une approche d'évaluation à plusieurs niveaux est également nécessaire pour les projets à calendrier flexible :

Dépasse les attentes : Les retards dus à des tiers étaient pratiquement inexistants.

Bon : La plupart des dépendances de tiers ont été gérées, les retards ont été minimes.

Acceptable : Les retards des tiers ont parfois affecté les résultats de l'équipe.

Mauvais : les retards des tiers ont constamment et lourdement affecté les résultats de l'équipe.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, offre comme avantage des indicateurs quantitatifs, des indicateurs qualitatifs et des indicateurs hybrides.

Respect du budget

Les chefs de projet peuvent avoir des responsabilités en matière de gestion budgétaire, en identifiant les dépassements au fur et à mesure qu'ils se produisent pour éviter les surprises. Pour la gestion du budget, il y a trois domaines clés qui doivent être surveillés attentivement :

• Les ressources (effectifs et budget en dollars associé).
• Ressources pour les opérations de développement
• Ressources d'exploitation du réseau

Lorsque les marges sont un objectif essentiel de l'entreprise, la gestion des coûts opérationnels des produits (hors ventes et marketing) constitue un indicateur clé de performance essentiel pour les chefs de projet. En cas de difficultés budgétaires, un bon chef de projet recherchera des possibilités supplémentaires de réduire les coûts dans d'autres domaines. S'il n'y a aucune possibilité de récupération, il doit alors gérer l'escalade de la situation et, en collaboration avec le chef de produit, demander l'approbation d'un budget supplémentaire.

Tout comme le critère de respect des délais, la gestion du budget peut également être une évaluation binaire : le chef de projet a-t-il réalisé le projet dans les limites du budget ? Il est possible d'apporter plus de nuances en évaluant l'importance des économies ou des dépassements et les efforts de planification budgétaire :

Dépasse les attentes : Le projet a été achevé avec des économies de 10% ou plus, les jalons budgétaires ont été planifiés et atteints.

Bon : Le projet a été achevé avec des économies de 0-10%, les étapes du budget ont été planifiées et réalisées.

Acceptable : Le budget du projet a été dépassé de moins de 10%, les étapes du budget ont été planifiées mais non réalisées.

Mauvais : le budget du projet a été dépassé de plus de 10%, les étapes du budget n'ont pas été atteintes.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de définir des indicateurs de projets qui sont des outils importants pour évaluer, cibler et suivre les performances.

Amélioration des processus

Les processus sont des accords internes sur la façon dont les choses sont faites au sein d'une équipe ou d'une entreprise. La majorité des employés ne remettent pas en question les processus et les considèrent comme des règles. Le chef de projet, cependant, a la responsabilité de remettre constamment en question les processus et de chercher à les améliorer. Cela fait écho aux critères d'évaluation de la livraison à temps des projets agréés, mais va au-delà. Les améliorations des processus peuvent :

• Faire gagner du temps en éliminant les dépendances inutiles.
• Gagner de l'argent en automatisant les processus et en supprimant les efforts manuels.
• Augmenter la satisfaction du client en simplifiant les interactions et en améliorant l'expérience client.

Contrairement aux évaluations de temps et de budget, les améliorations de processus ont rarement un résultat binaire. Il est important d'inclure "l'effort" comme critère d'évaluation car les améliorations de processus incluent souvent d'autres parties de l'entreprise, qui pourraient être difficiles à changer pour le chef de projet. L'effort signifie qu'aucune pierre n'a été négligée et que les gains d'efficacité ont été maximisés dans les circonstances de l'entreprise. De plus, le fait de donner la priorité à l'amélioration des processus les plus lucratifs se traduira par les gains d'efficacité les plus importants. En gardant tout cela à l'esprit, un chef de projet peut être évalué pour ses améliorations de processus selon les niveaux suivants :

Dépasse les attentes : Les améliorations de processus ont été constamment entreprises et ont apporté des gains d'efficacité précieux la plupart du temps.

Bon : Les améliorations de processus ont été entreprises souvent et ont apporté des gains d'efficacité importants la plupart du temps.

Acceptable : Des améliorations de processus ont été entreprises souvent mais ont apporté de faibles gains d'efficacité.

Mauvais : Aucune amélioration des processus n'a été entreprise.

Relations et communication

Le chef de projet est l'interface clé avec toutes les organisations pour la mise sur le marché d'un produit. Il est essentiel que ces relations reflètent l'objectif du chef de projet de fournir une excellente solution pour répondre à leurs besoins dans les délais annoncés. Pour les chefs de projet, cela se traduit par trois questions qui permettront d'identifier si cette organisation partenaire est en mesure de répondre aux exigences du projet.

Pouvez-vous le faire avec le talent dont vous disposez ?

Quand pouvez-vous le faire ?

Que puis-je faire pour vous aider ?

Parler avec des employés d'autres départements peut donner un aperçu précieux de la qualité des relations que le chef de projet a établies. Une approche plus rigoureuse consisterait à procéder à un examen à 360 degrés des compétences interpersonnelles et de communication. Les résultats peuvent ensuite être utilisés pour évaluer les performances du chef de projet.

Dépasse les attentes : Engagement proactif avec les autres départements et engagement proactif des autres départements avec le chef de projet ou son équipe.

Bonne : Engagement proactif avec les autres départements.

Acceptable : S'engage avec les autres départements de manière réactive.

Mauvais : Rarement engagé avec les autres départements.

Les chefs de projet interagissent avec toutes les parties prenantes.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de guider les activités de suivi et évaluation.

Gestion des risques

Tout projet comporte inévitablement des risques, qui peuvent être ignorés ou gérés. Alors qu'un mauvais gestionnaire de projet peut être facilement évalué après qu'un risque non contrôlé a causé des dommages, il est plus difficile d'évaluer un bon gestionnaire de projet parce que les risques sont contrôlés et qu'il n'y a pas de dommages pour calculer et quantifier l'impact négatif.

Une façon d'évaluer un chef de projet est de sonder son degré de préparation et l'impact de ses décisions. Un chef de projet efficace élaborera un plan d'atténuation des risques pour décider quels risques méritent une attention et une action.

Dépasse les attentes : Il a maintenu un plan d'atténuation des risques avec des actions claires et a été capable de communiquer clairement ses décisions.

Bon : A maintenu un plan d'atténuation des risques mais les réponses aux risques n'étaient pas bien réfléchies ou réalistes.

Acceptable : N'avait pas de plan d'atténuation des risques mais y avait réfléchi et était capable de communiquer au moins certains risques.

Médiocre : N'a pas réfléchi aux risques et les a gérés de manière ad hoc lorsqu'ils se sont présentés.

Les chefs de projet prennent le pouls du produit grâce à des mesures de performance de la gestion de projet.

Orientation client

Un bon chef de projet validera constamment ses décisions en fonction de la perspective du client et des objectifs de rentabilité de l'entreprise. Il représentera le point de vue du client dans les décisions relatives au produit et examinera ce que le client pourrait ressentir si une action était prise plutôt qu'une autre. En évaluant l'approche d'un chef de projet dans son poste, écoutez l'attitude gagnant-gagnant qui équilibre les objectifs du client et ceux de l'entreprise.

Pour une évaluation complète, créez des objectifs en gardant le client à l'esprit. Le gestionnaire de projet devra travailler avec l'ensemble de l'organisation pour anticiper les dérapages éventuels qui auront une incidence sur la relation du client avec l'entreprise. Voici quelques questions qu'un chef de projet peut se poser lorsqu'il travaille avec l'ensemble de l'équipe de l'entreprise :

Quel est notre état d'avancement par rapport aux délais prévus ?

Avons-nous la capacité de répondre aux questions des prospects ?

Pouvons-nous prendre une commande ?

Tous les services fonctionnent-ils comme décrit ?

Le service d'assistance est-il prêt à répondre aux questions ?

Sommes-nous prêts à accueillir de nouveaux clients ?

Comment les clients se mettent-ils à jour ?

L'orientation client d'un chef de projet peut être évaluée à l'aide des niveaux suivants :

Dépasse les attentes : Il a intégré le point de vue du client dans toutes les discussions et décisions et a su l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.

Bon : Apporté le point de vue du client dans la plupart des discussions et des décisions et a parfois été capable de l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.

Acceptable : Apportait le plus souvent le point de vue du client aux discussions et aux décisions, mais n'était pas en mesure de l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.

Mauvais : ne représente que rarement le client et se concentre uniquement sur les objectifs commerciaux.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, Grâce aux données collectées et à un plan d'évaluation, le  cadre de suivi des résultats permet de suivre et de contrôler les activités afin de mieux gérer les résultats.

Les indicateurs clés de performance du chef de projet soutiennent une machine bien huilée

Les chefs de projet doivent fonctionner comme l'eau dans un toboggan aquatique, en veillant à ce que tout se déroule comme prévu. Il est tout aussi important pour les chefs de projet, comme pour d'autres rôles, de planifier l'évaluation des performances à l'aide d'un ensemble convenu de paramètres de performance qui peuvent être examinés à tout moment.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Les atouts des SIG (systèmes de gestion électronique de documents), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Les organisations qui se sont appuyées sur des documents et des dossiers papier au fil des ans ont constaté qu'elles conservaient des dizaines de milliers de documents d'importance variable, et qu'elles utilisaient pour cela un espace de bureau précieux. Un système de gestion électronique des documents peut vous aider à réduire la quantité de papier que vous utilisez et à économiser des milliers de dollars par an.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations

Pourquoi un système de gestion des documents est important

Les entreprises créent de nombreux documents et utilisent beaucoup de papier - jusqu'à 10 000 feuilles (20 ramettes) par employé et par an. Si l'on ajoute à cela le coût du toner ou de l'encre (27 000 dollars le gallon), on arrive à 800 dollars par employé et par an. Une entreprise de 100 employés peut dépenser plus de 80 000 $ uniquement en papier et en impression.

Le stockage de tout ce papier dans un classeur à quatre tiroirs occupe environ 9 pieds carrés, ce qui peut également coûter 1 500 $ par classeur et par an.  Et vous avez sans doute plusieurs classeurs que vous avez accumulés au fil des ans, tous remplis de documents du passé dont vous n'avez peut-être même pas besoin.

Les employés peuvent passer jusqu'à 30 % de leur temps à chercher des informations, ce qui nuit à leur productivité et à leur efficacité. Il suffit de regarder votre masse salariale pour estimer ce que coûte 30% du temps improductif d'une personne.

Mémos, rapports, comptes rendus de réunions, ordres du jour, formulaires, communiqués, notes : Tout cela est classé parce que vous en aurez "peut-être" besoin plus tard. Et les documents dont vous aurez effectivement besoin plus tard (quelqu'un a-t-il déjà eu besoin de l'ordre du jour d'une réunion de comité tenue il y a sept ans ?) peuvent souvent se perdre ou être mal classés, ce qui implique de passer beaucoup de temps à les chercher avant de les recréer à partir de notes et d'informations antérieures.

Lorsque vous réalisez ce que coûte le simple fait de mettre les informations sur papier et de les rendre disponibles, vous comprenez pourquoi la dématérialisation avec un système de gestion électronique des documents est plus logique en termes d'économies et d'efficacité.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'optimiser la gestion de la trésorerie de votre entreprise et d'augmenter la productivité des stocks.

Cinq avantages des systèmes de gestion électronique de documents

Un système de gestion électronique de documents permet un stockage centralisé. Tous les fichiers sont conservés en un seul endroit, et non dispersés dans les différents services ou même dans les bâtiments. Tout est accessible à l'ensemble du personnel autorisé, quel que soit le lieu. Cela signifie que vous pouvez accorder un accès - rédactionnel ou en lecture seule - à n'importe qui dans le monde entier. Les organisations à but non lucratif et les entreprises qui ont des collaborateurs dans différentes parties du pays ou du monde peuvent donner accès à tous les documents nécessaires.

Cet accès en ligne peut également conduire à un partage de fichiers et à une collaboration plus poussés. Les parties prenantes des différents services peuvent travailler ensemble sur des projets et des documents, en se transmettant les mises à jour jusqu'à ce qu'une version finale soit publiée. Ensuite, plutôt que d'imprimer un nombre suffisant de copies pour tout le monde et de les distribuer par courrier interne, vous pouvez simplement partager le document par courrier électronique, mesurer les rapports de lecture et suivre les signatures d'accusé de réception.

Il est également beaucoup plus facile de normaliser les conventions de dénomination des fichiers et des dossiers. Dans une grande organisation, les conventions d'appellation des fichiers et des dossiers évoluent, même involontairement, car les différents services et les personnes utilisent ce qu'ils pensent être la bonne façon de nommer tous leurs documents et de les classer. Mais dans un environnement en ligne, les erreurs sont faciles à repérer, à corriger et à recycler.

Il est également possible de suivre les documents dans leur création, leur édition et leur évolution. Si vous avez déjà utilisé le suivi des modifications dans un document Word, vous savez à quel point il est pratique de pouvoir visualiser les modifications et les mises à jour d'un document, puis de les comparer aux versions précédentes. Les solutions de gestion de documents comme Google Drive permettent même à plusieurs collaborateurs d'apporter des modifications à un document sans créer de versions distinctes pour chaque collaborateur.

La recherche de documents est facile, car vous pouvez rechercher des noms de fichiers, des mots-clés ou même des dates de création. Même si un document est mal classé ou mal nommé, une seule recherche peut prendre quelques secondes au lieu de plusieurs minutes, voire quelques heures. Une fois trouvé, un document peut être envoyé en pièce jointe d'un courriel ou partagé avec les personnes concernées.

Mieux encore, un système de gestion électronique des documents réduit les coûts. S'appuyer sur un système de gestion du papier peut coûter bien plus de 10 000 $ par an pour une organisation de 10 personnes et même 100 000 $ pour une organisation de 100 personnes. Et ce chiffre augmentera au fur et à mesure que l'organisation se développera, car il sera nécessaire de stocker de plus en plus de vieux documents.

Un système de gestion de documents basé sur le cloud ne coûte qu'une infime partie de ce montant. Pas de papier, pas de toner, pas de stockage physique - vous pouvez stocker des milliers de documents pour quelques dollars par an, et ils sont tous faciles à trouver.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

Inconvénients d'un système de gestion électronique des documents

Bien entendu, tous les systèmes de gestion électronique de documents ne sont pas conçus de la même manière. Par exemple, si vous avez besoin d'un manuel de politiques et de procédures en ligne et que vous souhaitez y associer vos exigences d'accréditation, ce n'est pas toujours possible. Vous pouvez bien sûr créer et publier un manuel de base des politiques et procédures, et vous pouvez considérer votre serveur en nuage comme un classeur en ligne. Mais vous ne disposerez pas de certaines des fonctionnalités avancées d'une solution de manuel de politiques et de procédures.

Par exemple, vous ne serez pas en mesure de faire correspondre votre manuel de politiques à vos exigences en matière d'accréditation et de formation. Une bonne solution de manuel de politiques et procédures vous permet de créer une connexion vivante entre ces trois domaines, simplifiant ainsi votre processus d'accréditation. La solution de gestion des politiques vous permet d'établir ce lien. Ainsi, lorsque les politiques d'accréditation sont mises à jour, les changements se reflètent dans votre manuel de politiques et vos exigences de formation. Lorsque les employés terminent leur formation, cela se reflète dans le statut d'achèvement de votre accréditation, et ainsi de suite.

Certains systèmes de gestion de documents basés sur le cloud ne peuvent pas créer de groupes de partage personnalisés ou vous permettre de définir facilement les rôles et niveaux d'accès des utilisateurs. Par exemple, dans Google Drive, vous ne pouvez définir que des niveaux de modification et de lecture seule. Il n'existe pas de rôles de contributeur ou d'administrateur.

Enfin, si vous devez respecter des exigences spécifiques de l'État ou du gouvernement fédéral dans le cadre de votre accréditation, vous ne pouvez pas facilement intégrer ces mises à jour dans votre système général de gestion des documents. 

Allez au-delà de la gestion des documents

Quiconque a déjà fouillé dans un dossier après l'autre, dans un classeur après l'autre, comprend la nécessité d'un système de gestion électronique des documents. Quiconque a déjà examiné tous ses coûts de papier et d'impression a rêvé d'un moyen de réduire ce budget. Quiconque a déjà voulu relier ses politiques et ses accréditations pour réduire le temps d'accréditation a cherché une solution de gestion électronique des politiques.

Si vous avez une petite organisation qui n'a besoin de garder la trace que d'une collection de documents, alors un système de stockage de documents basé sur le cloud pourrait être parfait pour vous.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).