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Comment rédiger un document sur la portée d'un projet en suivi-évaluation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

On parle de dérapage lorsque les exigences de votre projet augmentent lentement tout au long du projet, alors que le calendrier et le budget ne changent pas pour refléter cette croissance. Selon une étude, plus de la moitié des projets sont affectés par ce phénomène. 

Il convient de noter qu'il existe une différence entre la dérive et la surréglementation. Dans ce dernier cas, les exigences peuvent rester les mêmes, mais la charge de travail dépasse le point de rendement décroissant.

Sans un document sur la portée du projet, il est difficile de s'assurer que la portée de votre projet ne s'élargisse pas, ce qui entraîne une augmentation des dépenses et un risque de non-respect des délais. Lisez ce qui suit pour découvrir comment rédiger un document sur l'étendue du projet qui définira correctement l'étendue de votre projet et vous protégera contre toute dérive. 

Qu'est-ce qu'un document sur la portée d'un projet ? 

La portée d'un projet décrit l'ensemble des travaux nécessaires à sa réalisation. Elle comprend les fonctions et les caractéristiques du produit final à livrer, ainsi que tous les facteurs qui définissent la réussite du projet. 

Le document sur la portée du projet, souvent appelé énoncé des travaux, consigne toutes ces caractéristiques, fonctions et exigences que les parties prenantes attendent du projet. Il s'agit de la partie du plan de projet qui décrit le travail à effectuer pour le projet. 

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'identifier les lacunes, les points forts, les meilleures pratiques et les enseignements qui peuvent aider les organisations à améliorer la mise en œuvre des projets et programmes à l'avenir.

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Si un élément n'est pas défini dans le document sur la portée du projet, il est considéré comme hors de portée. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une nouvelle fonctionnalité, mais qu'elle ne figure pas dans le document sur la portée du projet, elle est hors de portée et l'ajouter en tant qu'exigence entraînerait une dérive.

Pourquoi avez-vous besoin d'un document sur la portée du projet ?

L'une des étapes clés de la gestion du champ d'application est la création d'un document sur le champ d'application du projet. Il permet de consigner ce qui a été convenu, afin d'éviter toute confusion tout au long du projet. Sans ce document, les gens doivent se fier à leur mémoire pour se rappeler ce qui a été convenu. 

Un document sur l'étendue du projet permet à votre équipe de ne pas dépasser ou ne pas respecter ses engagements. Sans ce document, des fonctions clés pourraient être oubliées ou omises du projet. Le client pourrait également demander des fonctions supplémentaires. Sans ce document, vous et votre équipe ne disposerez pas de la documentation nécessaire pour prouver que ce qu'il demande est hors de portée et qu'il faudra plus de temps et d'argent pour l'intégrer. 

En fin de compte, un document sur la portée du projet permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde quant à ce qui sera et ne sera pas livré dans le cadre du projet. Vous pouvez trouver un modèle de déclaration de portée pour commencer le processus de création de votre propre document de portée de projet.

Qui rédige le document sur la portée du projet ?

Le chef de projet est généralement responsable de la rédaction du document sur la portée du projet. Ce document nécessite la participation du client et des principales parties prenantes, y compris les utilisateurs finaux, les sponsors du projet, les experts en la matière, etc. 

Étant donné que le document doit rassembler les besoins, les souhaits et les points de vue de plusieurs groupes différents, le chef de projet est le mieux placé pour le faire.  

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, implique la collecte de données, le suivi des indicateurs clés d'un programme et l'évaluation de la réalisation de ses objectifs.

Comment rédiger un document sur l'étendue des travaux

Voici les trois étapes de la rédaction d'un document sur l'étendue des travaux d'un projet :

Étape 1 : Créez votre modèle

Plusieurs éléments standard doivent être inclus dans chaque document sur l'étendue des travaux. En créant un modèle standard, vous gagnerez du temps tout en vous assurant que vos documents sont toujours cohérents et que rien ne manque. 

Voici les principales sections que vous devriez inclure dans votre modèle :

• L'analyse de rentabilisation :  Il s'agit de la raison d'être du projet et des objectifs finaux que vous espérez atteindre.
• Produits livrables du projet : Une description de tous les produits livrables qui seront fournis au client.
• Critères d'acceptation : Il s'agit d'une liste de critères auxquels les produits livrables doivent répondre pour que le client les accepte. 
• Contraintes : Les contraintes sont des limitations du projet, telles que le manque de temps ou d'argent. Si l'on vous demande d'utiliser un certain processus ou de suivre des directives précises, il peut s'agir de contraintes. 
• Hypothèses : Souvent, au début d'un projet, il y a encore beaucoup d'inconnues. Tout ce que vous devez deviner doit être indiqué ici comme une hypothèse. 
• Exclusions : Cette section couvre tout ce que vous souhaitez préciser qui est hors du champ d'application et ne sera pas inclus dans le projet. 
• Accord : Pour qu'il n'y ait aucun doute quant à l'accord de vos principales parties prenantes sur la portée du projet, vous devez leur demander d'examiner et de signer le document. 

Étape 2 : Rassemblez votre équipe

Votre document sur l'étendue des travaux ne doit jamais être rempli de manière isolée. Une fois que vous avez votre modèle, il est temps de réunir votre équipe de projet, les experts en la matière et les autres parties prenantes pour faire un brainstorming sur les exigences. 

Essayez d'inclure autant de détails que possible. Vous ne voulez pas que les déclarations soient vagues, car les gens pourraient les interpréter différemment. Évitez d'utiliser du jargon et des termes que les lecteurs pourraient ne pas comprendre. Si plusieurs parties prenantes ont des demandes contradictoires, il est important de trouver un compromis adéquat et de le documenter, afin qu'il n'y ait pas de question ultérieure. 

Étape 3 : Soyez clair et concis

Lorsque vous rédigez votre document, veillez à ce que les choses soient claires et faciles à comprendre. Les détails sont importants, mais pas au détriment de la lisibilité et de la cohérence. Plus votre document est long, plus le processus d'approbation sera long, et plus votre projet sera impacté. Veillez à ce que votre document contienne toutes les informations nécessaires, et ne soyez pas vague sur les exigences, les délais, etc. La meilleure façon de réussir est d'être clair sur les attentes, afin que vous et votre client soyez tous deux satisfaits du résultat. 

Étape 4 : Finalisez le document

Une fois que vous avez créé votre document, il est temps de l'envoyer à votre client pour la signature finale. Cela doit se faire avant de terminer votre plan de projet et de commencer à exécuter le projet. Sinon, votre équipe pourrait commencer à travailler pour découvrir qu'une exigence est erronée et qu'elle doit recommencer. 

Une fois le document signé, veillez à le conserver dans un endroit sûr et facilement accessible au cas où des questions relatives à la portée du projet se poseraient tout au long de celui-ci. 

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Créez le document parfait sur la portée du projet 

 Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à créer le document parfait sur l'étendue du projet à chaque fois. Vous pouvez créer et stocker votre modèle et vos documents de portée complétés directement dans le logiciel. Au fur et à mesure que vous créez votre nouveau document d'étendue des travaux, les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires et faire des suggestions. De plus, vous pouvez utiliser des outils d'épreuvage pour envoyer le projet de document à votre client pour examen et approbation. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Suivi et évaluation et mesure de l'impact social - S'agit-il vraiment de deux choses différentes ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

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Quelle est la principale différence ?

La mesure de l'impact social n'est pas si différente de la pratique traditionnelle du suivi et de l'évaluation. En fait, le développement d'une stratégie d'investissement utilise la théorie du changement popularisée par la pratique du suivi et de l'évaluation. La principale différence réside dans la capacité à quantifier financièrement le changement mesuré, afin qu'il puisse s'inscrire dans un cadre d'investissement et dans les stratégies qui y sont associées. Le revers de la médaille est que le S&E peut contenir une grande quantité d'apprentissage et d'informations qui sont exclues de l'objectif plus étroit de la mesure d'impact pour l'investissement. Dans un cas comme dans l'autre, une connaissance approfondie des deux aspects vous permettra de maintenir la pertinence de votre projet pour les bailleurs de fonds traditionnels, ainsi que pour les "nouveaux entrants sur le marché" - les investisseurs d'impact. La maîtrise de ces deux aspects vous permettra également de constituer une mémoire institutionnelle en enregistrant vos apprentissages, tout en établissant un bilan solide de la pratique de l'optimisation des ressources. Les deux pratiques convergent et divergent à différents moments, mais toutes deux ont de la valeur.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Quantifier votre impact social en termes financiers

Si vous êtes conscient de la nécessité de quantifier votre impact social en termes financiers, cela peut modifier le type d'indicateurs sur lesquels vous choisissez de vous concentrer, car certains peuvent être difficiles à relier à un indicateur financier fiable. En même temps, ces changements non quantifiables (en termes financiers) sont souvent très significatifs pour expliquer les changements qui ont eu lieu, ou pour décrire les transformations significatives qui ont eu lieu chez les individus ou les organisations, lorsque cette transformation était une condition nécessaire à la réalisation de l'impact final.

En gardant cela à l'esprit, il est important d'adopter une approche bien informée lorsque vous concevez votre système de suivi et d'évaluation afin de pouvoir montrer l'impact social. Choisir des indicateurs qui servent votre impact social ou vos décisions d'investissement vous aidera à renforcer la façon dont vous pensez au changement, comme étant significatif pour l'amélioration des moyens de subsistance, du bien-être ou de la durabilité, mais ces indicateurs ne doivent pas être les seuls que vous incluez dans votre processus analytique.

Un exemple : Programme d'emploi des jeunes

Prenons l'exemple d'un programme d'emploi des jeunes. Votre objectif d'impact social peut mesurer la valeur actuelle des revenus des anciens participants au programme, par rapport aux coûts liés à l'acquisition de compétences et à la mise en relation avec des opportunités d'emploi (les activités de votre programme), mais comme votre équipe de mise en œuvre ne le sait que trop bien, c'est la profonde transformation personnelle dont ont fait état tant de vos bénéficiaires qui leur a véritablement permis d'intégrer le monde du travail. Vous pouvez peut-être attribuer une valeur financière à leurs revenus, mais il est un peu plus difficile d'attribuer une valeur monétaire au bien-être accru, à l'épanouissement personnel et au développement d'un sentiment d'autonomie alors que les jeunes ont surmonté des défis antérieurs et réalisé ce qui leur semblait impossible ! Montrer les retombées sociales à vos investisseurs sociaux sera formidable, mais savoir comment vous y êtes parvenu est vraiment la "recette secrète" sur laquelle repose le succès de l'investissement. Pour recueillir ces informations, vous avez peut-être utilisé des méthodes de collecte de résultats, par le biais de groupes de discussion, d'enquêtes continues ou d'activités de journalisation pour saisir ces changements, qui font tous partie des méthodes mixtes, du S&E complexe.

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Les points communs

Les deux secteurs présentent des outils et des systèmes permettant de comprendre le changement et la valeur. Examinez-les et trouvez ce qui vous permettra de mieux communiquer le changement que vous créez. Sauf incohérence logique flagrante entre les méthodes, rien ne vous empêche d'innover dans ce domaine.

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WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a mis en place un logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes sécurisé avec une gestion des utilisateurs configurable par profil.

Quelle est l'importance du suivi et de l'évaluation dans la gestion de projet ?

Les gestionnaires de projet peuvent suivre et évaluer la mise en œuvre de leurs projets pour s'assurer que les ressources sont utilisées de manière appropriée. Ce document fournit des conseils sur la manière de planifier la durabilité des projets et de procéder à l'avenir.

Objectif du suivi et de l'évaluation

Le but du suivi et de l'évaluation (S&E) est d'améliorer les performances du projet et de l'organisation afin que vous puissiez atteindre vos objectifs. Le suivi est une partie du S&E qui fournit des informations détaillées sur les activités évaluées et sur les améliorations à apporter.

En quoi consiste le suivi et l'évaluation dans la gestion de projet ?

Les plans sont suivis pour s'assurer qu'ils sont respectés. Le suivi est utilisé pour évaluer les données acquises. L'évaluation d'un projet ou d'un programme est une appréciation systématique et objective du projet ou du programme achevé (ou d'une phase d'un projet ou d'un programme en cours).

Quelle est l'importance du suivi de projet ?

Le suivi de la bonne exécution des différentes tâches du projet, du travail et des résultats de vos collaborateurs, permet de s'assurer que votre équipe est efficace et que les objectifs définis sont atteints. En outre, le suivi du projet permet de calculer le budget en fonction du temps écoulé.

Quelle est l'importance du suivi et de l'évaluation dans la gestion de projet ?

Ensemble, le suivi et l'évaluation fournissent les données nécessaires à la planification stratégique, à la conception et à la mise en œuvre de programmes et de projets, ainsi qu'à l'affectation et à la réaffectation plus efficaces des ressources.

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Pourquoi le suivi et l'évaluation ?

Un système de suivi et d'évaluation (S&E) peut être un outil efficace pour améliorer la qualité de la planification et de la gestion des projets. Le suivi est un outil que les gestionnaires de projet utilisent pour s'assurer que les intrants, les activités, les extrants et les facteurs externes sont réalisés comme prévu, ainsi que pour suivre l'avancement des projets.

Quels sont les avantages du suivi et de l'évaluation ?

En outre, il fournit une base plus solide pour collecter des fonds et influencer les politiques en évaluant le lien crucial entre les exécutants et les bénéficiaires sur le terrain.

Quels sont les objectifs du suivi ?

Un système de suivi des activités est un moyen d'observer et d'enregistrer les activités qui se déroulent dans un projet ou un programme. Le suivi est un processus de collecte régulière d'informations sur tous les aspects du projet. Le suivi permet de s'assurer que le projet se déroule comme prévu. L'observation est un processus systématique et ciblé.

Quels sont les quatre principaux objectifs du suivi ?

• Le processus d'apprentissage à partir des expériences afin d'améliorer les pratiques et les activités futures.
• L'utilisation des ressources et les résultats obtenus doivent faire l'objet d'une reddition de comptes en interne et en externe.

Quel est l'objectif principal de l'évaluation ?

Une évaluation est une appréciation critique d'un programme. Elle permet d'analyser les activités, les caractéristiques et les résultats d'un programme. 

Que fait un gestionnaire de projet de S&E ?

Les professionnels du S&E sont essentiels pour suivre et mettre à jour les données de S&E, ainsi que pour s'assurer que ces données sont de la plus haute qualité. Ils doivent mettre en place et concevoir des systèmes et des outils de suivi. Les outils de collecte de données.

Quelles sont les 4 étapes du suivi ?

• La conception d'un plan de suivi efficace est la première étape.
• La deuxième étape consiste à concevoir un mécanisme de rapport efficace.
• La troisième étape consiste à formuler des recommandations pour améliorer le projet.
• La quatrième étape consiste à s'assurer que les directives et les recommandations sont suivies de manière cohérente.

Quelle est la différence entre le suivi et l'évaluation dans la gestion de projet ?

Le suivi fait référence à un processus organisé de supervision et de vérification des activités d'un projet pour déterminer s'il est capable d'atteindre ses objectifs. En revanche, l'évaluation est un processus scientifique qui mesure le succès d'un projet ou d'un programme dans la réalisation de ses objectifs.

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